Рассмотрим первые этапы планирования:

• определение приоритетов в направлениях деятельности;

• выявление бюджета активного и пассивного времени;

• выполнение хронометража, уточнение направлений;

• правила составления недельного расписания;

• простой месячный план.

• покажем, что основная цель управления временем состоит в максимальном сближении весомостей и приоритетов дел.

 

3.1. Предварительное планирование

 

Структура Системы планирования и контроля

Рассмотрим в общих чертах нашу СПК – систему планирования и контроля. Она состоит из двух взаимосвязанных подсистем 1-го уровня: Цели и Планы.

Подсистемам более низких уровней соответствуют:

стратегическим целям – долгосрочные планы, на 3–5 лет;

проектам – годовые планы,

задачам – месячные и недельные планы,

занятиям – недельные и ежедневные планы.

Итак, эскиз здания СПК готов, остаётся наполнить её этажи содержанием.

 

Постановка целей и Приоритеты

Классическую постановку целей мы рассмотрели в разделе 1.3. Постановка целей. Теперь нам предстоит операция сбалансирования наших целей в соответствии с запасами имеющегося активного времени.

Приступим к планированию, составив Первоначальный список направлений нашей деятельности или, как иногда их называют, областей жизни.

1) ЛИТ: Литература

2) ПЛР: Плановая работа по специальности

3) ДОМ: Домашняя работа, Семья

4) КЛТ: Культура: книги, театры, Иностранные языки

5) СПР: Парус, Теннис, Шахматы

Поставим на первый план такие направления, которые исходят из наших желаний и жизненных ценностей, и только на второй – внешнюю необходимость. Мы должны решить заниматься больше тем, что действительно имеет для нас значение. Пусть это защита диссертации, карьерный рост, бизнес, культурное развитие, финансовое и семейное благополучие, спортивные достижения, кому что.

Будем считать порядковый номер направления числовым выражением (показателем) ее приоритета. Слово «приоритет» обычно трактуется как первенство в каком-либо открытии, изобретении, либо преобладающее значение чего-то одного по сравнению с рядом других.

Как отмечено ранее (Раздел 1.3, Определение приоритетов, Правило 80/20), в тайм-менеджменте часто расстановка приоритетов – это определение очередности выполнения задач: приоритетные задачи выполнять в первую очередь, остальные – потом, или совсем не выполнять. На коротком промежутке, например, в течение одного дня краткосрочная не важная задача бывает приоритетнее, т. е. выполняется раньше, чем долгосрочная важная задача. Таким образом, в понятии Приоритет важность и срочность задачи взаимосвязаны. Вспомним матрицу Эйзенхауэра в разделе 1.3: А/Важные, Срочные…D/Неважные, Несрочные.

Если от задач перейти к направлениям деятельности, слово Приоритет обретает несколько иной смысл. Будем считать Задачей то, что необходимо выполнить для решения конкретной проблемы. Позвонить другу по телефону, написать третью главу этой книги. Направление деятельности личности – это специфическая область деятельности с её целями и задачами. Например, специальность, бизнес, наука, семья, спорт. Задачи могут меняться ежедневно, направления сохраняются иногда годами, а то и на всю жизнь. И мы можем определить приоритеты направлений в числовых показателях, а не просто в качественных определениях важности и срочности, как для кратковременных задач.

Так, в Списке направлений приоритет Работы по специальности П плр = 2, а домашней работыП дом = 3.

Отсюда, если уж мы какой-то род занятий приняли для себя к планированию, он становится относительно приоритетным, то есть его приоритет определен местом среди других приоритетов.

Далее, мы можем на направления выделять определенное время на неделю, месяц, т. е. составлять бюджет времени, различая два вида Времени – активное и пассивное.

 

3.2. Бюджет активного и пассивного времени дня

День – наш основной жизненный цикл. Чем бы он ни был наполнен, в нем постоянно присутствует пассивное время (ПВ), свободное от продвижения к нашим целям: сон, прием пищи, утренний и вечерний туалет, поездки на работу и обратно.

Представим это пассивное время в виде остановок на пути нашего поезда к конечной цели – завершению очередного дня. Расписание этих остановок показано в табл. 3.2.

Подведя впервые итог, я удивился с прискорбием, сколь много часов занимает это ужасное ПВ. Оно подобно вынужденным остановкам в пути, неприятно, но что поделаешь. А если это рассматривать как отдых? Остановки способствуют желанию в дальнейшем интенсивнее работать. Ведь осталось еще 9 часов для любимых занятий и работы. Энтузиасты легко найдут в расписании ПВ скрытые внутренние резервы. Например, когда-то я решил работать над своими рукописями в метро (живу недалеко от конечной станции) и так к этому привык, что замечаю порой за собой, пишу не за столом, а на коленях, сидя на диване.

Другие скажут, берем, кроме часа дороги туда и обратно, один час ото сна, полчаса за счет послеобеденной прогулки, не смотрим телевизор – еще час, в результате «наполнитель» сократился до 11,5 часов. Возможно, они правы, но как долго можно продержаться в режиме Наполеона? По сведениям, в перерывах между сражениями Наполеон-чиновник имел несколько рабочих столов и, когда уставал заниматься одним делом, переходил к новому – на другом столе. Интересно, какой у него был показатель ПВ?

Кто как работает, тот так и спит. (Ницше). Согласно табл. 3.1, на активное время остается около 9 часов, проверим реальность этого остатка с помощью хронометража.

 

3.3. Хронометраж

Посмотрим, как мы разместим наши занятия в отведенном им времени. Вначале общая прикидка. Многие специалисты тайм-менеджмента считают хронометраж основой основ личного управления времени. Учет всего времени был одним из главных принципов системы доктора Любищева.

А теперь оставим в покое ПВ – пассивное время, это наши резервы отдыха. Возьмемся за АВ – активное время. Примем на веру рамочные условия: 8 часов активного времени в день, 50 – в неделю, 200 – в месяц, совсем немало. Эти данные удивительно схожи у тайм-менеджеров всех континентов и островов. Впрочем, можем проверить это опытным путем, ведя хронометраж ежедневно в течение недели.

Несколько дней подряд я записывал с точностью до 6-ти минут, т. е. 0,1 часа, сколько уходит времени и на что. Хронометраж выглядел примерно таким образом:

Хронометраж одного дня активных занятий

ПЛР: 09:20–12:30 = 3,1 час

НТР: 14:10–16: 12 = 2,2

ЛИТ: 21:05–22:50 = 0,7

ИТОГО: = 6,0 час

Хочу подчеркнуть, что записываем только активное время. Пассивное время в расчет не идет.

Результаты не внушали оптимизма. Оказалось, при очень напряженных занятиях получалось не более 10 часов в сутки, обычно же выходило 6–8 часов активного времени. При этом не обязательно придерживаться строгой системы «сделал – тут же – записал». Достаточно в конце дня, перед сном или на следующее утро вспомнить дела текущего дня и время, потраченное на них. Заодно тренируем память.

Например, сегодня я встал в 8 часов утра, сейчас 20:00, т. е. прошло 12 часов. По опыту знаю, что 8 часов активного времени я набираю обычно к 21–22 часам. Проверим:

Из активного времени вычитаем: завтрак, обед, кофе, ужин – 2,5 часа; Телевизор – 1 час; Дорога в ремонтную мастерскую туда и обратно, время в мастерской – 1,5 часа (точнее 2, но полчаса были активными, я работал с записной книжкой). Итого остается 7 часов активного времени, так и запишем. Советы по составлению плана на день приведены в разделе 1.3 Как составить распорядок дня.

Жизнь была бы прекрасна и удивительна, если бы мы могли всегда уделять наибольшее время наиболее приоритетным занятиям. Но – мы живём не в свободном пространстве под названием хочу, есть ещё много Надо. И чаще всего надо требует больше нашего времени, чем Хочу.

Пусть приблизительно, но с помощью хронометража мы узнали, на что у нас тратится больше времени, на что – меньше. Теперь попробуем составить компромиссный список наших дел, давая по-прежнему преимущество хочу, но уступая по справедливости Надо.

Расположим те же задачи в порядке убывания выделенного на них времени. Получаем вариант, учитывающий наше внутреннее соглашение. Место задачи в порядке убывания выделенного времени назовем Весомостью.

Хронометраж и таблица 3.2 позволяют сделать следующий шаг – составить недельный бюджет активного времени по направлениям деятельности. Как видим, поставленные рамки – 50 часов в неделю – несколько изменили начальные идеализированные представления об объёме занятий.

В столбце 3 таблицы 3.2 поставлены против каждого направления деятельности количество часов, которые мы на него предполагаем выделить в неделю. При этом ранг (место в ряду) весомости совпадает с рангом приоритета не по всем позициям, хотя мы на данном этапе Предварительного Планирования старались пропустить вперед наши приоритетные дела, дать им больше времени.

Если у Ваших дел ранги приоритетов и весомостей совпадают, значит Вы нашли философский камень, раскрыли формулу счастья.

Несовпадение приоритета и весомости наших дел – обычное дело. Наша задача – свести это несовпадение к минимуму. А это значит: любимым делам – больше времени!

 

3.4. Недельное расписание

 

Обычно наши дни недели не совсем похожи друг на друга, понедельник отличается от воскресенья не только по названию. Будние дни тоже имеют свое расписание: скажем, по понедельникам с утра планирование, в среду совещание с участием постоянных клиентов, по вечерам во вторник и четверг у нас спортивные тренировки и т. д.

Зачем нужно недельное планирование?

Ведь мы намечаем задачи почти на каждый день, кроме того, имеется раскладка времени по различным направлениям нашей деятельности на месяц (Глава 5). Но, как ни говори, мы живем еще и недельными повторяющимися циклами. Составив недельное расписание, мы хорошо упорядочим свою жизнь. Исчезнут сомнения, чем заниматься, когда в срочных делах наметилась передышка. Недельное расписание позволяет улучшить равномерность наших дел и уменьшить затраты времени на ежедневное планирование. Оно является связующим звеном между месячным и дневным планами.

Именно недельное расписание показывает нам наглядной схемой, имеем ли мы на самом деле столько времени на основные жизненные цели, прочие дела и отдых, сколько нам хочется. Поэтому Джулия Моргенстерн называет недельное расписание Планом распределения времени (ПРВ). Это расписание поможет прийти к разумному балансу между хочу и надо (Операционный менеджмент, Глава 2).

 

Как составить недельное расписание

Развернув таблицу 3.2 по дням недели, получим бюджет активного времени по всем направлениям деятельности.

Выполнить это совсем не трудно: общее активное время по направлениям и в целом определено, пассивное время – сон, приём пищи, ничегонеделание – не принимаем во внимание.

После этой прикидки в табл. 3.3 у нас практически всё готово для недельного расписания активного времени по дням и часам, табл. 3.4.

Неизбежен конфликт дневного и недельного плана, например, срочные дела «ломают» ровную стену недельного расписания или мы не успели вовремя уложиться с выполнением какого-либо дела, но не желаем прерывать его.

Конфликт месячного и недельного плана: появилась большая задача, и направление, под флагом которого она выступает, съедает время у других направлений.

В этих случаях преимущество отдается дневному и месячному планам по отношению к недельному. Дело в том, что дневные и месячные планы относятся к конкретным задачам, малым для одного дня и большим для месяца. Недельное расписание – просто регулярные ориентиры.

Другой случай похуже: мы увидим, что все дела, которыми хотели бы заниматься, не умещаются в рамках недельной стены. Можно, конечно, увеличить ее высоту за счет уменьшения сна и другого отдыха. Не будем делать этого! Мы не вечный двигатель, лучше доберемся до наших целей чуть позднее, чем упадем от усталости в нескольких шагах от нее. Подумаем, на какие занятия нужно сократить время.

Основной принцип строительства «стены» – недельного расписания – работа крупными блоками, а не мелкими кирпичиками. Экономия времени несомненная. Мы знаем по опыту, любое новое дело требует подготовительного периода для вхождения в него.

Недельный план (расписание, распорядок) даст ориентировочное представление, чем и сколько времени мы можем заниматься для достижения наших целей, – в этом его главное значение.

Чем стабильнее наша недельная «стена», тем уютнее мы чувствуем себя во времени. Недельные планы – статические планы, которые желательно изменять не слишком часто. Ведь именно в малой изменчивости их основное преимущество.

Конечно, мы не собираемся подобно хозяйке пансиона мисс Рони из книги Федина «Города и годы» устанавливать распорядок жизни раз и навсегда. Но все же их статичность – хорошая опора для динамического движения к нашим целям. Чтобы прыгнуть дальше, отталкиваются от прочной опоры. Пусть это будет летний недельный распорядок. И зимний распорядок.

 

3.5. Простой месячный план

Итак, поверив на слово или проверив хронометражем, будем считать, что затраты времени по всем направлениям деятельности (в сумме) около 50 час в неделю реальны.

Но затраты времени – далеко не все. Остается вопрос, действительно ли нам удастся хотя бы по нескольким основным направлениям выполнить то, что мы хотели, скажем, за месяц?

Естественно, наилучшая проверка достигается практикой. Попробуем составить для себя Простой месячный план, как это показано в табл. 3.5.

В первый столбец данного плана включим список основных Направлений Деятельности.

В столбце 2 записываем активное время, выделенное на каждое направление(Время по плану Тп ).

Третий столбец (Дневник выполнения плана) разделен на более мелкие части соответственно числу дней в месяце, и число этих дней в каждом месяце равно 25. Это сделано для удобства подсчета: норма времени в день – 8 часов, в неделю – 50, в месяц – 200. Эти дни я называю Активными днями. Параллельно шкале активных дней можно разместить шкалуДней календарных, которая здесь не показана. Естественно, в ней тоже должно быть 25 ячеек: суббота и воскресенье – как один день. Аналогично первым двум-трём дням месяца – все они помещаются в один день, это маленькие каникулы, дни подведения итогов и расслабления. Естественно, правило 8 * 25 = 200 – вопрос не принципа, а индивидуальной нормы.

Каждому направлению в Дневнике соответствуют две строки. В верхней строке ставим наработку активного времени с точность до 0,1 часа (6-ти минут). Нижняя строка каждого направления предназначена для отметки о выполнении той или иной задачи. Содержание задачи дано в Примечаниях под таблицей 3.5.

Например, по направлению ПЛР в первый день затрачено 4 часа активного времени (верхняя ячейка). На этот день намечено завершение задачи з1, согласно примечанию з1 – Месячный план. Задача з1 выполнена, что отмечено как Jз1. Ана 23-й день намечена задача з3 – НИР, раздел4, которая не выполнена, почему и осталась с первоначальной отметкой з3.

В строке Итого записывается суммарная наработка нарастающим итогом, т. е. с начала месяца.

В центре таблицы (после 4-го дня) Дневник имеет разрыв для экономии места.

В четвертый столбец (Время Т) заносится итоговое за месяц активное время, затраченное по направлению и всему объему месячного плана.

Продвижение по плану затрат времени отмечается на любой день коэффициентом активности, или просто Активностью.

А=Т/Т п , (3.1)

где Т – суммарное время наработки с начала месяца на данный день;

Т п – плановое время, исходя из нормы 8 часов в день.

Например, на 2-й день А= 15,8/16 = 0,98, где 15,8 – наработка активного времени за 2 дня.

Месяц прошел, пора оценить его результаты. Как видно, сделать это очень просто, за что план и назван Простым. Каждый день мы видим, насколько выполняется план по активности, причем не только текущего дня, но и всего прошедшего периода данного месяца. Это можно сравнить с получением зарплаты не раз в месяц, а ежедневно.

Однако, простота, как известно, хуже воровства. Да, коэффициент активности в итоге равен 0,96, но сколько-то задач не выполнено. Итог вызывает сомнение. Хотелось бы иметь более однозначную оценку, как, например, прибыль в бизнесе или три очка за победу в футбольной встрече. Выход есть, придётся дочитать до 5-й главы.

Примечания:

ПЛР: з1 – Месячный план; з2 – Испытания двигателя; з3 – НИР, раздел4; з4 – Заявка на изобретение генератора

ЛИТ: з5 – Беловик «Киномарины»; з6 – Черновик «Крыма»

ДОМ: з7 – Ремонт пылесоса; з8 – в театр

СПР:

КЛТ: з9 – Рассказ Киплинга, анг; з10 – Французский, урок 6

Лучше всего отмечать движение по плану, конечно, на компьютере в таблицах Excel. Тогда подсчет в строках Итого, Коэффициент активности и столбце Затраты времени, Т, будет выполняться по формулам автоматически. В редакторе Word или в чисто бумажном варианте придется вычисления выполнять в уме или на калькуляторе. Надеюсь, мой читатель, освоив простой план, в своей жизни будет всё-таки пользоваться несколько более сложным Эффективным планом, изложенным в Главе 5. Хотя…