Согласно Бодо Шефферу (Статья «Искусство управлять своим временем») в управлении временем нужно пользоваться двумя инструментами, это часы и компас. Часы помогают лучше наполнить день, выполнить больше дел, но это не компас, мы не думаем, куда мы идем и чего хотим в жизни достичь.
Часы отвечают за то, что скорее, больше, эффективнее, т. е. за организацию времени. Компас ответственен за нашу миссию, наше представление и планы, он отвечает за понятия «важно», за руководство нашей жизнью.
В этой связи Шеффер отдает предпочтение Искусству управления временем над Менеджментом. Менеджмент времени – это умение организовывать спешное. Управлять временем означает концентрироваться на важном, делать те вещи, которые близки к сердцу.
Менеджмент времени работает в системе, в то время как искусство управления временем систему создаёт и над системой работает. Менеджмент времени ориентирован на проблемы, искусство руководить временем – на шансы.
Альберт Эйнштейн сказал однажды – «Проблемы, которые перед нами встают, не могут быть разрешены на том же уровне, на котором они возникли».
В дополнение к «Искусству успевать», изложенному в разделе 1.3, приведем вкратце дополнения, вытекающие из вышеизложенного в этой книге.
Система персонального планирования и контроля (СПК)
Планировать не только время на достижение основных целей, но все активное время.
Приоритет задачи в ряду других задач определяется выделенным на нее временем (весомостью).
Управление временем направить на гармонизацию наших потребностей.
Превращать пассивное время в активное, но не во вред здоровью.
Эффективность решает проблемы, чрезмерная активность увеличивает их количество.
Искать новые идеи, в том числе за пределами основного дела.
Недельный распорядок уменьшает время на ежедневное планирование.
Лень изобретательна, порой найдёт кратчайшие пути к цели.
Выделять на трудные дела больше времени, чем кажется нужно.
Давать легким делам меньше времени, чем они заслуживают.
Суть игры в планировании – результат и сравнение результатов.
Правила игры более просты и более жестки, чем жизнь.
Планирование добавляет уверенности в нашем иногда чересчур свободном мире.
Определение необходимого времени на задачу
Определение необходимого времени на выполнение сложной задачи – задача не совсем простая. Ее смело можно отнести в разряд проблем, не поддающихся расчету. Это область скорее не науки, а опыта и искусства.
Как-то я переводил с английского курс лекций, по оценке недвижимости. На многих страницах приводилось описание разнообразных точных и глубоко научных методов. От формул несло самой высшей математикой. Но автор закончил примерно так: «Если Вы не знаете, как оценить стоимость большого здания, найдите опытного риелтора, который уже оценивал нечто подобное, и спросите у него».
При управлении собственным временем, спрашивать приходится самого себя. Набирайтесь опыта, и все дела. Рано или поздно, этот опыт придет. Главное, у вас есть определенные рамки – график движения, ваш месячный план. Разбрасывайте это время смело по направлениям и корректируйте в процессе движения.
Но если Вы сторонник почти научного подхода, руководствуйтесь положениями Закона Мерфи из книги Питера Лоуренса, например, следующими:
19. Закон Мескимена. Всегда не хватает времени, чтобы выполнить работу как надо.
20. Первый закон Паркинсона. Работа заполняет все отведенное на нее время.
23. Закон Хеопса. Ничто никогда не строится в срок.
127. Правило для лаборантов. Когда не знаешь, что именно ты делаешь, делай это тщательно.
(Следствие закона 20)
135. Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег.
177. Закон Хлейда. Ленивый в решении сложной задачи найдет более легкий путь.
252. Закон Муира. Когда мы пытаемся вытащить что-нибудь одно, оказывается, что оно связано со всем остальным.
257. Законы мира ЭВМ по Голубу. Неточно спланированная программа требует в три раза больше времени, чем предполагалось; тщательно спланированная – только в два раза.
Итак, приступая к работе, не забывайте про Закон капитана Мерфи, и разочарование от срыва сроков будет меньше.
«ЧАС»: человек асинхронный
ЧАС – известная всем единица времени. Но у нас, кроме того, ЧАС – сокращенно «Человек Асинхронный». Асинхронный, – значит, почти, не совсем синхронный. В этом-то почти и состоит один из секретов планирования жизни.
Возьмем для примера синхронный двигатель, ротор которого вращается синхронно, т. е. с одинаковой скоростью, которая задается вращением электромагнитного поля питающей сети. Что бы ни случилось, наш синхронный двигатель вращается с одной скоростью, определяемой частотой сети и числом магнитных полюсов на нем, такова его судьба. Полюса, сцепившись накрепко с вращающимся магнитным полем, не дают никакого послабления. Шаг влево, шаг вправо – это не для него. Но уж если навалили слишком много работы, перегрузили, наступает опрокидывание – мотор останавливается. Может и сгореть, если не сработает защита.
Иное дело – асинхронный двигатель, имеющий, в отличие от синхронного, замечательное свойство – скольжение. Нет нагрузки – он вращается на холостом ходу с почти синхронной скоростью чуть тепленький. Нагрузили его, – пожалуйста, мы выполним эту работу. но скорость вращения немного снизим, чтобы не перегреться.
Скольжение – вот чего нам иногда не хватает в жизни. Вращаемся с постоянной скоростью, что бы ни случилось. Иногда во имя результата мы выкладываемся на все сто пять процентов, словно желаем получить золотую олимпийскую медаль на марафонской дистанции. И вдруг – перегрузка, стоп машине, полная депрессия. Давайте выбросим на свалку нашу внутреннюю обмотку возбуждения: которая своими полюсами привязывает нас намертво к колесу внешней жизни.
Чем больше дел, тем полезнее режим скольжения.
Если постоянно двигаться по жизни в ритме, который диктуется внешними обстоятельствами, не заметишь, как проходит время, подобно тому, как нельзя чувствовать свежего дыхания ветра, двигаясь с ним в одном направлении и с одной скоростью.
Известный совет: не приступай ко второму делу, не закончив первого. Действительно, если выполнять дело № 1 до тех пор, пока оно будет не кончено, это увеличивает производительность труда по этому делу, сокращает время на подготовительные этапы, но:
– до дела № 2 можно и не добраться;
– втянувшись в дело № 1, не заметишь, как его сократить: все в нем кажется важным, так что даже в периоды стрессовых ситуаций можно включать свой асинхронный режим: подумать, оглядеться.
Позвольте, возразят нам люди, отравленные здравым смыслом, – если не побежать за уходящим трамваем, можно и опоздать. Но можно и угодить под колеса попутного транспорта. На одной чаше весов – опоздание на 10 минут, а на другой – вся оставшаяся жизнь.
Собственно, управление временем – это «тихая игра», сопоставимая с компьютерными играми, где вы набираете очки и подводите итоги, определяя свой рейтинг в конце каждого периода.
Ежедневное время игры составляет 10–20 минут (не обязательно каждый день, ведь мы в асинхронном режиме!), ежемесячное – 3–4 часа. Если же подведение итогов идет в полуавтоматическом режиме, например, в программе Excel, иногда не терпится ввести данные, не дожидаясь конца дня. Как там очередное приращение эффективности Е изменит мой график?
Наибольший результат зависит не только от количества затраченного времени, но и повышения навыков его рационального использования, вашего «спортивного» мастерства.
Однако имеется существенное отличие от таких игр, как карточные, компьютерные, шахматные и пр. Эти игры замкнуты сами в себе, хотя повышение результатов для игроков-профессионалов делает иногда игру солидным средством к существованию. СПК имеет двустороннюю связь с жизнью иного рода:
• прямая связь (деловая, утилитарная) – управление временем позволяет решать жизненные цели, а также совмещать приятное с полезным;
• обратная связь (игровая) – отражение жизни в системе управления временем делает ее Игрой.
Автор – не сторонник жесткого, «синхронного» режима, хронометража, длинных списков необходимых срочных дел, четких компьютерных программ планирования и контроля, короче того состояния, когда обстоятельства начинают управлять нами. Он – за то, чтобы мы сами управляли временем в свободном, «асинхронном» режиме.
Рассмотрим некоторые ситуации игры в СПК.
Ситуация 1. Конец января, январские итоги подведены. Составлен план на февраль, до начала которого имеется два-три «вольных дня».
Действия. Если нет срочной задачи, делаем все, что захотим, расслабление. Если при этом под руку попадают некоторые плановые задачи, выполняем их с удовольствием, ибо это задел на будущий месяц. Срочная задача также не вызывает планового напряжения, можно ею только и заниматься без досады, что ты упускаешь нечто важное.
Ситуация 2. Начало февраля: у нас достаточно запасов по всем направлениям.
Действия. Спокойная работа по всем направлениям. В первые дни особенно высокое значение эффективности за счет задела от прошлого месяца.
Ситуация 3.1. Середина февраля.
Подходят сроки выполнения некоторых задач, а выделенное плановое время Т п на них исчерпано.
Действия. Берем недостающее время от других задач своего или, в крайнем случае, «чужого» направления. Можно подумать о делегировании части вопросов, если это возможно.
3.2. Если эффективное время Те направления больше активного Т,рассмотрим возможность уделить время на повышение качества и уравняем их. Когда Те постоянно меньше Т подумаем об изменении нормативов со следующего месяца.
Ситуация 4. Конец февраля.
Напряжение увеличивается, основная задача месяца не решена, исчерпан весь резерв времени, за исключением незаменимых задач.
Действия. Увеличить усилия по решению основной задачи. Смириться с тем, что критерий эффективности E = Те/Тc по итогам месяца будет ниже единицы. Зато активность высока.
Нетерпение: в конце месяца желание скорее подвести итоги из-за медленного продвижения и составить новый план.
Излишняя мотивация загоняет в классический тупик: неужели я этого хотел?
Или снять напряжение: подвести итоги месяца раньше и начать работать в счет следующего месяца. Попробуйте войти внутрь Игры, гарантирую: это на всю жизнь. Хотя ваши правила (ограничения!) и комбинации в Игре могут быть совсем иными, но они должны быть.
Американский писатель Вашингтон Ирвинг сказал: «Великие люди ставят перед собой цели, остальные следуют своим желаниям». Добавлю: есть еще плодотворные, они совмещают то и другое.
СПК – темперирование жизни?
Мы рассмотрели СПК с четырех сторон, которые определяются ее базовыми основами.
Первая сторона – системный подход. Это управление единой системой – собственной неповторимой жизнью, в которой все взаимосвязано временем. Это не только научный, но и подход здравого смысла в противоположность узкоспециализированному.
Настоящая персональная система управления временем слагается из формирования личностью:
• ценностей жизни, того, что особенно дорого, но осмыслено, возможно, через годы;
• целевых установок, того, что мы добиваемся, преодолевая все новые и новые рубежи;
• сближения приоритетов деятельности с весомостями, т. е. затратами времени;
• эффективного взаимодействия между различными видами деятельности;
• структуры деятельности, определяющей ее иерархию – разделы, направления и пути;
Вторая сторона – организационная, операционный менеджмент, т. е. управление:
• самим собой;
• своим временем как некоторым запасом;
• операционным преобразованием запасов времени в определенные результаты;
• балансом видов деятельности, распределением, упорядочением работ;
• благоприятным сочетанием эффективности и рациональности, достижением цели и снижением затрат времени.
Третья сторона – психологическая, мотивация личности.
Это управление:
• все возрастающими потребностями личности, гармонизация интересов с помощью разумного распределения времени;
• по достижению стабильного режима жизни, когда мы знаем, что проходим именно тот путь, который намечен;
• по реализации стремления личности к самовоплощению заложенных в ней способностей;
• удовлетворения эстетические потребностей, в том числе и создания стройных жизненных планов на бумаге.
Четвертая сторона – игровая, а именно:
• личное планирование является свободным действием, по своим правилам;
• соль игры – состязание с самим собой, установление новых и новых достижений;
• повторяемость – возможность сравнения достижений в различные периоды жизни;
• напряженность планов, соответствующих уровню игрока;
• вариантность планирования, т. е. гибкость, не закоснелость при изменении жизни;
• условность цели, определяющей смысл игры (критерий эффективности);
• СПК является не только средством достижения целей, но и сама является целью, игрой, смысл которой заключен внутри себя.
Особенность управления собственным временем состоит в том, что в одной персоне, Организаторе действуют четыре героя, которые могут ладить между собой, а могут и нет. Назовём их условно Плановик, Исполнитель, Потребитель и, наконец, Игрок.
Плановик обычно выдает очень красивые планы. При подведении итогов предыдущего месяца он никогда не бывает доволен, потому что план выполнен не по всем направлениям. Его главные претензии – к исполнителю, который легкомысленно отдает потребителю несколько ценных часов на второстепенные дела за счет главных.
Исполнитель считает, что плановик всегда составляет такие неудобные планы, что их приходится ломать в первую же неделю.
Потребитель – добродушный парень, который старается выбирать дела полегче. Он, конечно, немного бездельник, но должен же кто-то поставлять в систему чувство глубокого удовлетворения!
Игрок просто стремится превратить систему планирования из серьезного дела в игру, поднять критерий эффективности выше, дальше, быстрее! Иногда он применяет для этого сомнительные приемы вопреки плановику. Например, перебрасывая часы из одного направления в другое или выполняя два дела одновременно.
Объединяющим названием для всех этих действий могло бы быть темперирование Организатором (Композитором, Дирижёром). В музыке это означает стремление к правильному соотношению, соразмерности – tеmрегеtio (лат.). Этот термин восходит к слову temрus – время, а мы только о нем и говорим. И если мы славно потрудились, то в конце месяца, можем получить подобно Баху «хорошо темперированный клавир» – выполненный план.
Однако не для столь высокого, а практического употребления я бы оставил термин планирование, хотя бы потому, что планирование является сквозным действием на всех этапах – составления плана, выполнения, корректировки и подведения итогов. Он не вполне отвечает сути, зато традиционен, рядом с ним даже управление временем кажется чрезмерно научным.
Улучшение составляющих СПК
Содержание нашей системы – это человек, стремящийся к достижению определенных целей и его орудия труда. Повышение квалификации и совершенствование орудий труда – путь, не вызывающий никаких сомнений. Человек, освоивший компьютер, добровольно не вернется к пишущей машинке. Чем выше квалификация мастера, тем больше он ценит хорошие инструменты.
Но на пути улучшения имеются свои опасности: каждое новое средство требует времени для его освоения. Если мы действительно хотим быстрее достигать своих целей, а не просто получать удовольствие от работы на все более совершенных и более сложных инструментах, нужно уметь на какой-то стадии отказаться от подобного инструментального совершенствования. В свое время писательница Мариэтта Шагинян выбросила в окно подаренную ей авторучку «Паркер» и продолжала писать перьевой ручкой. Наверное, сейчас бы она не торопилась менять свой компьютер на новую модель.
Когда я захотел вместо проверенной старушки – операционной системы Windows-XP поставить Windows-7, мой компьютерный гуру отговорил меня от этого подвига, сказав: «И зачем тебе Кировский завод на дому?» Теперь, вспоминая добрым словом простоту старушки XP, я, однако. не жалею о замене, убедившись на практике в большей устойчивости к вирусам W-7, а теперь и W-10.
Улучшение структуры системы представляется иногда весьма трудным делом. Например, можно пытаться синтезировать оптимальный технологический комплекс путем объединения индивидуально сконструированных машин, каждая из которых считается наилучшей. Такой подбор машин в сложных комплексах не дает хороших результатов.
Отдельный агрегат может быть не самым лучшим для выполнения своей частной операции, но он должен в наиболее полной мере удовлетворять требованиям всей системы. Допустим, система имеет ограниченный объем, в этом случае нам придется выбирать некоторые узлы по данному условию, а не только по производительности.
Также в нашей системе деятельности мы не можем иногда тратить массу времени на отделку деталей при решении какой-либо задачи, чтобы не сорвать выполнение других дел.
Если для реализации проекта необходимо выполнение двух задач, незачем решать третью. Избыток проектов не должен отягощать направление. А множество направлений ведет к потере баранов, как говорил чрезвычайно древний китайский философ Лао-Цзы. Казалось бы, это тривиально, но сколько времени и сил уходит иногда на выполнение так называемых перспективных заделов!
В другом случае, если нам нужно только читать специальную литературу по электротехнике на английском языке, мы не будем тратить время на курсы с богатой устной практикой и тренировкой лондонского произношения.
Эти соображения о значении элемента в системе относятся и к структуре, т. е. связи между элементами, порядку их чередования. Например, вы заметили, что занятия теннисом не просто доставляют радость, но и улучшают производительность вашего творческого труда. Кроме того, если у вас есть возможность выбора выходить на площадку – утром или вечером, вы сможете убедиться, что результаты по улучшению вашей физической формы и затраты времени будут различными.
Системный подход предполагает следующие приемы при управлении собственным временем:
• наиболее возможное сближение разнородных задач, например, изучение иностранного языка по текстам основной специальности, ремонт собственных бытовых приборов как практическое изучение электротехники,
• активный отдых посредством чередования занятий, крупных и мелких блоков времени,
• извлечение новых идей, почерпнутых в смежных занятиях, что помогает продвижению к основным целям,
• взаимную увязку краткосрочных и долгосрочных планов.
Каждая сложная система индивидуальна, что хорошо для одной, не подходит другой.
Вам не подходит моя СПК? Это нормально, придумайте свою.
Цели и средства решения проблем
При решении сложных проблем, стоящих перед человеком, всегда существовала опасность отождествления средств и целей. Только конечный результат деятельности позволяет судить, насколько правилен был выбранный метод. Несомненно, мы обязаны заботиться и о средствах, т. е. технической, методологической стороне поиска решения, но лишь постольку, поскольку средства быстрее приближают к поставленной цели.
Под словом «метод» обычно понимается научный способ и исследования, а к методологии, методике относится совокупность методов, более или менее известных, для целесообразного проведения работы.
Забывая о цели, исследователь становится на путь автолюбителя, который столь часто перебирает свою машину, что использовать ее как средство передвижения у него не остается ни времени, ни возможности.
Приоритет, отдаваемый средствам над целью, возводит непреодолимые барьеры между отдельными областями знаний. Проблемный подход, напротив, открывает возможности сотрудничества ученого и художника. Общеизвестны примеры, когда выдающиеся ученые объединяли в себе таланты художника и поэта и черпали свои догадки не из работ своих коллег, но из философии, повседневной жизни и искусства.
Проблема, стоявшая перед автором данной книги, состояла в создании системы управления его личным временем. В молодости он даже не подозревал, что будет создавать такую систему, и начинал с упорядочения своего времени с помощью общеизвестных средств: записной книжки, дневника, электронной книжки, наконец, компьютера. И только тогда, когда была сформулирована цель, определились и области исследования, и средства, а именно Система управления временем, или система планирования и контроля (СПК).
СПК может стать некоторым регулятором балансирования между нашими возможностями и желаниями. При этом возможности – не только имеющееся у нас время, но и совершенствование навыков по его эффективному использованию. СПК – это также способ извлечения новых идей из ваших «второстепенных» занятий, идей, помогающих достижению «основных» целей.
СПК – не просто средство оптимизации движения к частным целям, а средство достижения плодотворной жизни, направленной на удовлетворение все более и более высоких потребностей за счет оптимального использования личного времени.
Как мы уже говорили, средство может подменить цель: вместо поиска решения проблемы, применяют известный способ, проверенную методику, не всегда эффективную. Такую подмену мы не одобряем. Но предположим, что средство соответствует поставленной цели. Личность начинает ощущать комфорт от использования именно этого средства, которое может само по себе стать источником удовлетворения. Например, обучение как средство достижения цели играет важнейшую роль в мотивации человека. Поправляя Остапа Бендера, можно сказать, что для многих автомобиль – не только средство передвижения, но настоящая роскошь. Эта роскошь – получение удовольствия от самого движения, удара, что по-английски звучит как драйв(drive). На русском языке этому слову близко стремление, а еще лучше – тяга.
СПК также сама по себе является средством-целью; она служит источником мотивации и удовлетворения личности; наконец, СПК может выступать как Игра, тяга на всю жизнь, в которой конкретные цели меняются, но средство-цель остается.
Надо жить играючи, пел Андрей Миронов, и это если не совсем правильно, то, по крайней мере, хорошо. Поэтому к людям творческих профессий и спортсменам, я надеюсь, когда-нибудь присоединится армия организаторов своего времени.
Основные цели и цели Игры под названием СПК будут различаться всегда. Основные цели – добиваться успеха в своих начинаниях в разные периоды жизни. Цели СПК – добиваться высокой эффективности деятельности, точнее высокого значения критерия эффективности Ке на всех плановых отрезках времени – день, месяц, год.
Разумеется, никакое средство не может гарантировать полной гармонизации наших потребностей и степени их удовлетворения. Возможно, такое согласие и не нужно человеку? Даже при идеальном управлении временем всегда остается не преодоленный промежуток между достигнутым и желаемым.
«Пусть будет всё! Но пусть чего-то не хватает!» – сказал Михаил Жванецкий.
Настоящая книга не дает полезных советов, как добиться успеха в жизни. Но она, как надеется автор, поможет читателю научиться управлению самим собой и своим главным запасом – временем.
Целью предлагаемой в книге системы СПК – системы планирования и контроля – является содействие успешному выполнению основных жизненных задач, поддержанию хорошей физической и моральной формы. Во многом, если не в главном, это достигается благодаря разумному распределению и чередованию активного и пассивного времени.
Нет в жизни цели выше, чем сама жизнь. Наверно разумное управление временем, которое отпущено на наш век, должно составить основу нашего бытия. Не конкретная цель на всю жизнь, а движение от одной цели к другой – вот что может дать ощущение большого счастья.
Прежде всего речь идет о желаниях, соизмеримых с нашими возможностями и в тот период времени, в котором мы живем сейчас. И тогда становится понятным, что как бы ни была желанна цель, мы должны знать, что она не конечна, радость от ее достижения не умаляет наших грядущих дел, не ведет к разочарованию и скуке.
И в заключение, для снижения пафоса, который не свойственен автору:
• Время, что дарено нам – лишний билетик Судьбы.
• Время – сплошной сериал, где хеппи-энд исключен.
• Нужно ли к целям идти, если приятен процесс?
• Опережая свой век, годы вдвойне сократишь.
• Время излечит недуг, цены в аптеках растут.
• Молодость можно вернуть, лично проверил во сне.
• Раньше не смог поумнеть, позже тем более глупо.
• Как обойтись без войны, в прошлом решения нет.
• Те времена, что убил, вспомнить приятно потом.
• Веру нельзя доказать, Время нельзя обмануть.
• С Будущим будь начеку, в самом начале дави.
• Как я попал в этот век? Мог бы и хуже писать.
• Власть создаёт Вертикаль, Время течёт поперёк.
• Если готов ко всему, значит, тебя уже нет.
Успешной вам игры!
Глоссарий
Время активное – та часть общего времени суток, которая используется на выполнение задач, занятий и активного отдыха;
Время пассивное – оставшееся за вычетом активного (сон, ничегонеделание);
Время эффективное – эквивалент полученного результата, подобно тому, как денежный доход является эквивалентом затраченного труда;
Время плановое – отпущенное на выполнение задач.
Весомость какой-либо деятельности – её реальная значимость, выраженная в единицах затраты времени, например, за месяц.
Задача – дело, требующее выполнения для достижения какой-либо цели. Задачи бывают маленькие, большие и невыполнимые.
Занятия – времяпрепровождение, иногда дела, не связанные прямо с основными целями. Понятие относительное: для нас шахматы – занятие, для профессионала – работа.
Личная деятельность – здесь считается целесообразная работа, занятия и проявление активности личности.
Мотив – субъективно предвидимый полезный результат, то, что толкает нас на какое-либо действие.
Область (сфера) деятельности – некоторая часть деятельности личности: работа по профессии, наука, искусство, спорт и пр.
Направление деятельности – некоторая постоянная часть области деятельности, например, в области «работа» можно выделить направления: выполнение основных должностных обязанностей, совершенствование по профессии, текущая работа.
Организатор (Тайм-менеджер) – человек, управляющий собственным временем.
Приоритет – степень важности задачи в ряду других задач.
Проект – совокупность задач, объединенных общими целями. Скажем, провести концерт для певца – это задача, гастроли – уже проект, в наши дни они только так и называются.
Результат деятельности – завершение намеченного этапа, задачи.
Рационализация – постепенное совершенствование деятельности.
Структура задач – список задач с выделенным на них временем.
СПК – система управления временем (система планирования и контроля деятельности).
Управление личным временем – это, по сути, управление деятельностью.
Цель – субъективно предвидимый конкретный результат работы, ценность деятельности, предмет стремления, достижения.
