Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Аллен Дэвид

Напоминание о главном, или Здравый смысл не все считают здравым

 

 

 

Пять уровней мастерского управления потоками работ

1. Сбор

– Собирайте все, что привлекает ваше внимание, во внешние «резервуары», защищенные от «протечек» (корзины для входящих документов, электронную почту, блокноты, носители для записи голосовой почты и так далее). Освободите тем самым свою «оперативную память».

– Таких «резервуаров» должно быть как можно меньше, но при этом все же достаточно.

– Регулярно очищайте их, обрабатывая и организуя все содержимое (подробнее – в следующем разделе).

2. Обработка

– Обрабатывайте содержимое «резервуаров» (принимайте решения по поводу собранных элементов исходных данных).

– Если тот или иной элемент исходных данных не имеет практического значения, удалите его, отложите (если он пригодится в будущем) или сохраните (для информации).

– Если элемент исходных данных имеет практическое значение, решите, какое следующее действие вы выполните сразу (если оно займет меньше двух минут): делегируете его (список «В ожидании») или отложите (список напоминаний о действиях или папка «Действия»). Если для завершения дела требуется более одного действия, определите свое обязательство как проект (список напоминаний о проектах).

3. Организация

– Сгруппируйте результаты обработки исходных данных, отнеся их к категориям, в которых данные будет легко найти в любой момент. Четыре основные категории, подразумевающие ваши действия, таковы:

– «Проекты» (проекты, которые вы обязаны завершить);

– «Календарь» (действия, которые должны произойти в определенный день или установленное время);

– «Следующие действия» (действия, которые должны быть выполнены как можно скорее);

– «В ожидании» (прочие проекты и действия, которые предполагается выполнить и которые вызывают ваше беспокойство).

– Добавьте к этим спискам – если это облегчит их использование – подкатегории («Звонки», «Командировки», «Дома», «За компьютером» и так далее).

– Добавьте списки долгосрочных целей и ценностей, которые влияют на вашу жизнь.

– Добавьте материалы, которые могут быть полезными (служебные обязанности, список триггеров событий, организационные диаграммы и так далее).

– Поддерживайте в актуальном состоянии систему файлов со справочной информацией и материалами, которые не требуют немедленных действий, но могут пригодиться впоследствии.

– Поддерживайте в актуальном состоянии систему возможного переноса действий на более поздние даты (список «Когда-нибудь / может быть», календарь, напоминания).

– Поддерживайте в актуальном состоянии систему вспомогательной информации по проектам (она может храниться в системе файлов со справочной информацией или отдельно).

4. Ревизия

– Проводите ежедневную ревизию календаря и списков действий (или по мере возникновения возможности выполнить какое-либо из внесенных в них дел).

– Проводите тщательную еженедельную ревизию системы, чтобы актуализировать и обновить ее данные; поддерживайте и по возможности улучшайте ее (подробнее – в разделе «Еженедельная ревизия»).

– Проводите ревизию списков долгосрочных целей, ценностей и ви́дения так часто, чтобы список проектов всегда оставался полным и актуальным.

5. Выполнение

– Выбирайте действия, отталкиваясь от собственных возможностей (контекст) и приоритетов. Учитывайте при этом, каким количеством времени и энергии вы располагаете.

– Оставайтесь гибкими, поддерживайте в актуальном состоянии систему напоминаний о действиях «для всей жизни» и доверяйте своей интуиции, принимая решения.

– Регулярно и последовательно фокусируйтесь на приоритетах, чтобы быть уверенными в правильности интуитивно принятых решений («Почему сделать Х лучше, чем Y?»). «Навещайте» свои обязательства и проводите их перенастройку через различные интервалы времени для разных уровней работы и личной жизни:

– на взлетной дорожке – текущие действия (ежедневно);

– 10 000 футов – текущие проекты (еженедельно);

– 20 000 футов – текущие обязанности (ежемесячно);

– 30 000 футов – цели на один-два года (ежеквартально);

– 40 000 футов – цели на три-пять лет (ежегодно);

– 50 000 футов и выше – карьера, предназначение, образ жизни (ежегодно или реже).

 

Схема обработки и организации потока работ

 

Модель естественного планирования

1. Предназначение / Руководящие принципы

– Зачем это делается? Что является истинной целью этого дела?

– Каких ключевых стандартов нужно придерживаться, принимая решения по проекту и выполняя его? По каким правилам мы играем?

– Какие цели и принципы являются руководящими критериями для принятия решений по проекту.

2. Миссия / Видение / Цель / Успешный результат

– Как будет выглядеть результат проекта в случае его полного успеха? Откуда я это знаю?

– Что этот успех будет означать для каждой из заинтересованных сторон?

3. Мозговой штурм

– Какие мысли вызывает у меня данный проект? Какова реальная картина ситуации?

– Какой информацией я владею? Чего не знаю? Что следует иметь в виду? Что мной еще не обдумано? И так далее.

– Как я могу сохранить открытость, непредвзятость, избегая критического анализа?

– Как я могу сохранить возможность в любой момент видеть проект с разных сторон?

4. Организация

– Идентифицируйте компоненты (подпроекты), их последовательность и/или приоритеты.

– Создайте схемы, списки или организационные диаграммы, необходимые для ревизии и контроля.

5. Следующие действия

– Определите следующие действия для каждого независимого компонента. (Что необходимо делать дальше? Кто этим займется?)

– Определите следующее действие в случае, если требуется больше усилий по планированию.

При необходимости переместите фокус проекта на другой уровень:

– если ваш проект нуждается в большей ясности, повысьте уровень собственного фокуса (например, вернитесь от действий к планам, от планов – к «мозговому штурму», от видения – к цели);

– если ваш проект нуждается в быстром выполнении, понизьте уровень собственного фокуса (например, перейдите от видения к «мозговому штурму», от планов – к действиям).

Сколько должно продолжаться планирование?

– Если ваш ум уже освободился от проекта, значит, можно завершить процесс планирования. Если разум все еще занят им, продолжайте применять модель планирования, пока не добьетесь полной ясности.

 

Еженедельная ревизия

 

Неразобранные бумаги

– Собирайте все клочки бумаги, визитки, чеки и прочие документы. Складывайте их в корзину для входящих документов с целью дальнейшей обработки.

 

Обрабатывайте свои заметки

– Просматривайте все свои записки, заметки, записи, примечания, сделанные на ходу, в поездке или во время совещаний. Принимайте своевременные решения о том, к каким пунктам списков действий, проектов, «В ожидании» и так далее их можно отнести.

 

Освободите голову

– Зафиксируйте в письменном виде (в соответствующих категориях) все новые проекты, действия, дела из списков «В ожидании», «Когда-нибудь / может быть» и так далее, которые не зафиксировали раньше.

 

Проанализируйте списки действий

– Отметьте выполненные действия. Проверьте, какие напоминания о следующих действиях должны быть созданы.

 

Проанализируйте список «В ожидании»

– Запишите необходимые действия, требующие соответствующих напоминаний. Вычеркните действия, на которые уже получена реакция.

 

Проверьте списки проектов (и более крупных задач)

– Последовательно оцените статус проектов, целей и крупных задач. Убедитесь в том, что для каждого дела из этого списка определено хотя бы одно следующее действие. Просмотрите сопутствующие материалы – что-то в них с большой долей вероятности поможет вам спланировать новые действия, привести к завершению проектов или появлению элементов списка «В ожидании».

 

Просмотрите прошлые данные календаря

– Внимательно изучите прошедшие дни в календаре, чтобы выявить действия, которые не были выполнены, и найти актуальные дела, требующие немедленного внимания. Перенесите их в активную часть календаря.

 

Просмотрите будущие данные календаря

– Изучите в своем календаре грядущие события – близкие и далекие. Зафиксируйте следующие действия, которые могут потребоваться в связи с ними.

 

Проанализируйте все имеющие отношение к делу контрольные перечни вопросов

– Используйте их как триггеры для новых действий.

 

Проанализируйте список «Когда-нибудь / может быть»

– Проверьте его на наличие проектов, которые могут стать активными уже сейчас, и перенесите их в список проектов. Удалите из него пункты, больше не представляющие для вас интереса.

 

Будьте креативными и смелыми

– Подумайте, есть ли у вас какие-нибудь новые чудесные, безумные, креативные, провокационные, рискованные идеи, которые можно добавить в вашу систему.

 

Послесловие

Неожиданности в нашей жизни, скорее всего, будут происходить и дальше. Поэтому я предполагаю, что идеи и приемы повышения продуктивности будут постоянно развиваться и распространятся, помогая людям достигать совершенства как в «игре в работу», так и в «бизнесе жизни».

Я приглашаю вас принять участие в этом увлекательном процессе и присылать мне свои отклики.

Мы продолжим обсуждать все актуальные и волнующие вас темы посредством регулярной новостной рассылки. Подписку на нее можно оформить бесплатно на сайте (, где также в свободном доступе находятся дополнительные материалы по вопросам продуктивности) или написав нам по адресу .

Желаю вам всего наилучшего.

Готовы?

 

Об авторе

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных теоретиков продуктивности. Он работает с журналом New York Life, Мировым банком, Фондом Форда, L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит мастер-классы по вопросам продуктивности для частных лиц и компаний по всем США. Кроме того, Дэвид является президентом David Allen Company и в течение более чем двадцати лет работает консультантом по менеджменту и персональным тренером менеджеров высшего звена. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall StreetJournal и других популярных изданиях. Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в двенадцати странах мира.