Секреты приложений Google

Балуев Денис

Глава 4

Презентации

 

 

Если честно, то меня сложно назвать фанатом презентаций. Нет, а что вы хотите от человека, в обязанности которого еще недавно входила еженедельная подготовка докладов из сорока слайдов, битком набитых фотографиями, цифрами и графиками? Много презентаций было сделано, но еще больше просмотрено. Сказать честно, большинство из них никуда не годились. В лексикон офисных работников прочно вошло выражение «Смерть через PowerPoint» – намек на чрезвычайно затянутые и утомительные совещания, сопровождающиеся просмотром десятков тоскливых слайдов. Это добровольная каторга, на которую обрекают друг друга коллеги из многих тысяч компаний.

Конечно, люди делают это не нарочно. Просто в современном деловом мире электронные презентации стали практически единственным способом донесения информации до аудитории. Почему же это делается так уныло? Казалось бы, возможности современных программ по созданию самых разнообразных презентаций чрезвычайно широки и практически не ограничивают фантазию пользователя. Однако все чаще именно отсутствие подобных рамок превращает презентации в поистине печальное действо! Проблема, как всегда, не в программах. Она, как всегда, в нас.

Презентации логически завершают рассказ о триаде Документов Google. Это самый молодой продукт из трех офисных компонентов, который, пожалуй, обладает наибольшим потенциалом в плане своего развития. Тем не менее уже сейчас с его помощью можно создавать как самые скучные в мире доклады, так и самые потрясающие и удивительные рассказы, которые только видел мир. В этой главе мы научимся пользоваться этим инструментом так, чтобы истории, создаваемые с его помощью, были по-настоящему захватывающими. Это не так сложно, как кажется.

 

Создание

Глупо нырять с десятиметровой вышки, даже не научившись плавать. Точно так же неразумно пытаться сделать что-либо, напоминающее хорошую презентацию, не изучив все возможности предлагаемого инструмента. Начнем с алфавита: для создания очередного набора слайдов выберем на основном экране Документов Google пункт «Новый – Презентация». Возникший на экране документ носит имя «Презентация без названия». Изменим его, щелкнув прямо по тексту заголовка, и введем более достойное будущей великой презентации имя. Например, «Немного о тайм-менеджменте» (рис. 4.1).

Рисунок 4.1. Как вы презентацию назовете, так она и… поплывет

Начало положено: перед нами – чистый слайд. Белый, как лист бумаги. Вам не скучно? Мне – да! Первое, что нам нужно сделать, – выбрать соответствующий фон. Если вы готовите очередную презентацию для очередного управляющего комитета долгоиграющего проекта, то у вас, должно быть, уже заготовлена удовлетворяющая корпоративным политикам и утвержденная на всех необходимых уровнях подложка. В этом случае добавить ее просто: пункт меню «Изменить – Изменить фон» даст вам возможность вставить произвольное изображение, загрузив его со своего компьютера. Для этого в появившемся окне щелкните по ссылке «Вставить изображение», а затем выберите нужную картинку с помощью кнопки «Choose file» (рис. 4.2). После загрузки файла вид будущего фона появится рядом, в небольшом окошке просмотра. Конечно, вместо этого можно, не мудрствуя лукаво, залить фон любым цветом, доступным при нажатии на кнопку выбора палитры (она находится все в том же диалоговом окне). Но я рекомендую пользоваться этим способом только в крайнем случае – нет ничего скучнее, чем однотонный коричневый или даже нежно-голубой цвет. Уж лучше оставьте минималистичный белый!

Рисунок 4.2. Меняем фон презентации

Сделать фон одинаковым для всех слайдов поможет находящийся рядом флажок «Применить фон ко всем слайдам». Однако поступать таким образом стоит лишь в случаях, если вам категорически запрещено использовать собственные подложки. Делать все одинаковым, банальным, шаблонным – СКУЧНО! Если вы хотите, чтобы презентация действительно запомнилась слушателям, меняйте фон, используйте каждую картинку как иллюстрацию собственных идей. Новый слайд – новое изображение. В нашей презентации мы, кажется, говорим о тайм-менеджменте, о скорости большого города? Ассоциации первого уровня не всегда плохи – давайте в качестве фонового изображения сделаем стрелки часов, бегущего человека, фотографии мегаполиса! Что? Не знаете, где их взять? Вы удивитесь, но очень много неплохих фонов можно найти в собственной коллекции цифровых фотографий. Достаточно просто потратить однажды некоторое количество времени и отсортировать наиболее удачные снимки общих планов природы и города, людей за работой и даже… собственных детей! Не удивляйтесь: однажды я присутствовал на одном увлекательном семинаре, и перед его началом тренер рассказывал нам о правилах поведения, сопровождая все это слайдами с фотографиями своей пятилетней дочки. Та держала в руках мобильный телефон (поясняющая надпись на слайде предупреждала о том, что звонки мобильных нужно отключать), тянула руку (это было правилом задавания вопросов) и играла с другими детьми на игровой площадке (иллюстрировался принцип взаимопомощи на тренинге). Такое начало было очень необычным, трогательным и сразу же расположило нас к ведущему. Конечно, подобные личные снимки нужно использовать с умом и тактом, но они могут выручить вас в сложную минуту, положительно повлиять на аудиторию и сделать вашу презентацию по-настоящему уникальной и запоминающейся. Если же в собственной фотоколлекции не найдется подходящих снимков, то в вашем распоряжении – целая сеть Интернет с ее фотохостингами и фотобанками. В качестве примера гигантского хранилища классифицированных по множеству тем фотографий можно привести сайт http://www.freefoto.com, снимки которого бесплатны для использования в презентациях. Ну а если изображений из одного банка данных вам покажется мало, то вот список из 99 сайтов с бесплатными фотографиями, который можно найти в блоге известного презентационного тренера Дмитрия Лазарева: http://b23.ru/4mk (подробнее о Дмитрии – в разделе «Экстра»).

Если же вы все-таки хотите воспользоваться чем-нибудь стандартным, то не забывайте, что у вас в запасе есть несколько десятков шаблонов презентаций, доступных из пункта меню «Новый – Из шаблона…». О работе с прототипами документов было достаточно подробно рассказано в предыдущей главе: из появившегося на экране списка нужно лишь выбрать понравившийся вариант, нажав на кнопку «Использовать этот шаблон». В этом случае на основе выбранного образца будет создана новая презентация, с которой можно немедленно начать работу. Ну а если вы хотите просто оценить внешний вид шаблона и проверить, насколько он подходит для ваших целей, стоит воспользоваться ссылкой «Просмотр». Она выведет на экран несколько стандартных текстовых слайдов в выбранном оформлении (рис. 4.3).

Как и остальные шаблоны Документов Google, прототипы презентаций можно сортировать по различным критериям, а также оценивать по пятибалльной шкале – для этого рядом с каждым из них есть соответствующая шкала в виде ряда звездочек. Удобно, что единожды выбранный шаблон навсегда останется на закладке «Использованные шаблоны» для легкого поиска в будущем. К сожалению, в отличие от Таблиц шаблоны Презентаций выглядят неброско, и советовать использовать их для создания действительно хороших, запоминающихся докладов я бы не стал.

Рисунок 4.3. Шаблоны презентаций. Попадаются неплохие, но… лучше использовать свои наработки

Определившись с подложкой слайда, самое время приступить к наполнению его содержанием. Важное правило, которое стоит заучить наизусть перед тем, как вы начнете добавлять на чистый лист слова, цифры и графики: не превращайте слайды в документы! Не прячьте себя за экранами, набитыми килобайтами данных, – это не идет на пользу ни докладчику, ни зрителям. Люди пришли слушать вас, а не читать слова с экрана. Текст слайдов должен содержать опорные точки доклада, сопроводительные графики, иллюстрирующие основную мысль (помните о принципах визуализации из предыдущей главы? Пользуйтесь ими на полную катушку!), а также яркие графические образы для облегчения запоминания. Если без цифр и большого количества текста никак не обойтись, изготовьте два варианта презентации – полный и краткий. Последним вы будете пользоваться в ходе доклада, а первый можно раздать зрителям в качестве сопроводительных материалов, разместить в Сети или разослать по почте для самостоятельного ознакомления.

 

Текст

Добавить текст к слайду просто – для этого достаточно выбрать пункт меню «Вставить – Текст» или нажать на иконку с заглавной буквой Т на панели инструментов. В появившейся рамке можно вводить слова и предложения, пользуясь стандартными инструментами форматирования текста (рис. 4.4).

Рисунок 4.4. Инструменты форматирования текста

Перечислим все инструменты по порядку следования.

Вид шрифта.

Размер шрифта.

Полужирный, курсив, подчеркивание.

Цвет шрифта.

Цвет фона – как все-таки жаль, что нельзя регулировать его прозрачность! Это помогло бы здорово улучшить внешний вид презентации, сделать его более современным.

Вставка гиперссылки. Вы не забыли? Мы все еще онлайн – пользуйтесь ссылками!

Маркированный и немаркированный списки. Этот список – маркированный.

Уменьшение и увеличение отступа – пригодится при вставке больших массивов текста, от которых я только что пытался вас отговорить. Что ж, из любого правила могут быть исключения.

Управление выравниванием текста по горизонтали – по левому, правому краю и середине ограничительной рамки.

Управление выравниванием по вертикали. Для выбора из выпадающего списка доступны значения, позволяющие прижать текст к верхнему или нижнему краю, а также расположить его ровно посередине.

Наконец, последняя кнопка, как и при работе с документами, позволяет очистить форматирование текста, если при работе над ним вы немного перемудрили с оформлением.

Рамки, внутри которых пишется текст, можно свободно перемещать в пределах слайда, а также менять их размер и форму. Для того чтобы передвинуть рамку, просто наведите курсор на одну из ее сторон, а для изменения размера – на один из белых маркеров, расположенных по углам. При щелчке правой кнопкой мыши внутри самой рамки на экране возникнет контекстное меню. Большинство его пунктов касается уже описанного форматирования, но есть и кое-что новое. Команды «По центру слайда – по горизонтали» и «По центру слайда – по вертикали» позволяют отцентрировать текст относительно экрана. Подменю «Упорядочить» пригодится, если на слайде у вас одновременно несколько объектов, перекрывающих друг друга. Например, фотография и подпись к ней. Когда текст находится под фотографией, его, разумеется, никто не увидит. Но если, щелкнув на подписи, мы скомандуем «Упорядочить – на передний план», то фраза моментально всплывет на самый верхний слой и будет видна до тех пор, пока вы не решите установить поверх нее что-нибудь еще (рис. 4.5).

Рисунок 4.5. Центрируем, поворачиваем, меняем местами

Опция «Показывать постепенно» управляет порядком появления объектов на экране. Установите ее для любой вашей надписи – и рядом с текстом возникнет изображение часов. Теперь в момент показа текст появится на экране не сразу, а лишь после того, как вы нажмете кнопку показа следующего слайда. Естественно, режим постепенного отображения доступен и для других объектов – графики, рисунков, видео. Если объектов с таким режимом на слайде несколько, то порядком их появления можно управлять, щелкая правой клавишей мыши на изображении часов и выбирая нужную порядковую цифру (рис. 4.6).

Рисунок 4.6. Меняем цифру на часах – меняем порядок «проявления» текстов и картинок на слайде

Тем не менее не советую слишком уж увлекаться такой анимацией. Отсроченное появление тех или иных фрагментов хорошо лишь для привнесения в доклад некоторой динамики: заготовленного ответа на заданный аудитории вопрос или неожиданного вывода. Во всех других случаях подобный слайд гораздо лучше разбить на части. Вообще, не нужно бояться увеличивать количество слайдов в презентации! Вопреки многим рекомендациям об уменьшении их числа мы-то с вами понимаем, что верхний предел ограничен только объемом информации, который мы хотим и можем донести до людей. Глупо даже пытаться уместить тезисы сорокаминутного доклада на семи экранах. Самое лучшее, что из этого может получиться, – перегруженные текстом кадры, которые из-за малого размера шрифта никто не сможет прочитать. Не более удачна и другая крайность, когда, стремясь уменьшить наполнение слайдов, их создатель яростно вырезает из презентации ключевые узлы истории. Это верный путь потерять нить разговора где-нибудь в середине доклада. Пользуйтесь принципом необходимой достаточности, смотрите на удачные примеры презентаций и тренируйтесь, тренируйтесь, тренируйтесь!

 

Графика

С добавлением текста мы, кажется, разобрались. Что еще можно добавить к слайду? Конечно же, картинки! Одно изображение стоит тысячи слов: графики и чертежи, фотографии сотрудников и макеты будущих изделий можно поместить на экран с помощью пункта меню «Вставить – Изображение». Замечательно, что кроме вставки графического файла непосредственно с локального компьютера в появившемся диалоговом окне можно указать URL-адрес картинки – и она появится на слайде без каких-либо промежуточных действий (рис. 4.7).

Рисунок 4.7. Вставка изображения

Не нужно бояться, что при изменении адреса изображения оно пропадет со слайда – Презентации создают локальную копию графического файла и в дальнейшем работают именно с ней. Вставленное тем или иным образом изображение можно уменьшать, увеличивать и растягивать – за это, как и в случае текста, отвечают белые маркеры в углах рамки, обрамляющей изображение.

Кроме изображений слайд можно насытить всевозможными рисунками. Стрелки и звездочки, облачка, кубы и треугольники всех форм и расцветок – все это многообразие геометрических фигур добавляется с помощью пункта меню «Вставить – Рисунок». Вот где начинается простор для творчества! Таким образом удобно на лету, не отвлекаясь на сторонние программы и сервисы, чертить блок-схемы, этапы технологических и бизнес-процессов, а также отмечать важные моменты на графиках и фото. Помимо нескольких десятков встроенных фигур, доступных в появившемся графическом редакторе из подменю «Вставить фигуру», нужный вам рисунок можно самостоятельно нарисовать с помощью нескольких инструментов, имеющихся в вашем распоряжении: прямых, стрелок, произвольных кривых (которые в данном случае забавно переведены как «каракули») (рис. 4.8).

Рисунок 4.8. Рисуем схемы, карты, графики

Цветом линии, ее толщиной, а также формой (непрерывная, пунктирная, штрихпунктирная) можно управлять с помощью одноименных кнопок на инструментальной панели графического редактора.

Если конструкция, изображенная на экране, состоит из большого числа элементов, то для более удобной работы с ними можно применять группировку. Для этого достаточно выделить нужный набор фигур и скомандовать «Изменить – Сгруппировать», после чего скомпонованной фигурой можно будет управлять как единым целым – изменять размер, двигать и вращать (для этого же есть и горячая комбинация клавиш Ctrl-G). Кстати, о вращении – для этой цели служит небольшой зеленый маркер, расположенный над рамкой практически любого объекта. Вращать вам не перевращать! Желтые маркеры на фигуре служат для изменения ее параметров – формы лучей у звезд, положения в пространстве проекции куба.

Созданные в графическом редакторе изображения можно сохранить на будущее в нескольких форматах. Для этого служит пункт «Изменить – Экспорт». Если же вы считаете, что созданное творение заслуживает немедленного помещения на слайд, нажимайте кнопку «Сохранить и закрыть». После этого ваша схема или рисунок появятся на слайде, и с ними можно будет работать так же, как и с остальными объектами. Если в дальнейшем потребуется вернуться к редактированию элемента – двойной щелчок мыши снова откроет окно графического редактора.

 

Видео

Кроме всего прочего, Презентации Google позволяют добавлять на слайды видеоизображения. Это может быть полезно, когда вам необходимо продемонстрировать запись мероприятия, сложную анимацию или, может, забавный ролик, иллюстрирующий ваш пример. Если переключаться на другие приложения не хочется, то опция вставки видео – то, что нужно. На данный момент презентации поддерживают вставку роликов только «родного» видеохостинга Google – YouTube, http://www.youtube.com. Зарегистрировавшись в нем, вы сможете сами загружать туда небольшие видеозаписи, а также просматривать миллионы других видео, созданных людьми по всему миру. Для добавления ролика на YouTube (а этот сервис лично мне заменил недавно сгоревший телевизор), необходимо выбрать пункт «Вставить – Видео» основного меню Презентаций. В окне диалога вводится название ролика или набор ключевых слов, которые помогают сузить область поиска (рис. 4.9).

Рисунок 4.9. Вставляем видео прямо в презентацию

Щелчок на любом из появившихся видео вызовет его воспроизведение, а для добавления записи на слайд следует воспользоваться кнопкой «Выбрать видео», после чего расположение и размер ролика можно будет настраивать привычным образом.

 

Управление слайдами

Как уже упоминалось, не нужно бояться создавать много слайдов – в конце концов, вы всегда успеете отредактировать презентацию позже и убрать ненужное. Возможно, в процессе редактирования вы также пожелаете поменять некоторые слайды местами или даже добавить информацию, скажем, во вторую треть своего выступления. Именно для этого и предназначен сортировщик слайдов – левая боковая панель. Слайды внутри сортировщика можно перемещать с помощью мыши (по одиночке; для выделения группы произвольных слайдов необходимо в момент их выбора удерживать кнопку Ctrl на клавиатуре), а кнопки в ее верхней части предназначены для добавления, копирования и удаления новых фрагментов презентации (рис. 4.10).

Рисунок 4.10. Сортировщик слайдов

При создании нового слайда сервис предложит на выбор несколько макетов, отличающихся расположением на нем текстовых блоков. Выбирайте наиболее подходящий по смыслу, но особо над этим не раздумывайте – в конце концов, число заголовков и подписей всегда можно отредактировать уже в ходе работы над слайдом (рис. 4.11).

Рисунок 4.11. Выбор макета – «рыбы» будущего слайда

 

Заметки к слайду

Во время работы над презентацией бывает полезно снабдить слайды дополнительной информацией, которую докладчик может просмотреть перед выступлением. По умолчанию она не видна в стандартном слайд-шоу, но всегда доступна в режиме редактирования. В заметках полезно размещать и дополнительную информацию, которая будет полезна людям, решившим самостоятельно пролистать вашу презентацию. (Сразу о нескольких способах публикации презентаций будет рассказано чуть позже.)

Для добавления к слайду примечания щелкните на небольшой кнопке с изображением профиля человека в правом нижнем углу экрана. В ответ на это на экране появится боковая панель «Заметки к слайду», предназначенная для ввода текста. Удобно, что в этом случае работают все стандартные опции форматирования текста – курсив и все цвета радуги шрифтов в вашем полном распоряжении (рис. 4.12).

Рисунок 4.12. Заметки к слайду помогут не забыть основную мысль. Здесь же можно вставить сопроводительный текст для тех, кто будет самостоятельно изучать ваш доклад

 

Просмотр

Рано или поздно в процессе создания любой презентации наступает момент «прогона» – проверки того, как она будет выглядеть на экране в «боевых условиях». Именно здесь почему-то вылезают все огрехи форматирования, глупые орфографические ошибки и проблемы с загрузкой видео. А это значит, что просмотр презентации в полноэкранном режиме нужно запускать как можно раньше, пока масса критических ошибок не сделала ваше творение совершенно неудобоваримым. Конечно, не стоит ударяться и в другую крайность, проверяя каждый слайд при малейшем изменении, – это займет слишком много времени, «замылит» глаз и превратит работу над презентацией в настоящее мучение. Разумно поступить следующим образом: набросав три-пять первых слайдов и определившись с общей структурой, стоит проверить, как черновик выглядит «на большом экране». Дальнейшая схема работы зависит от ваших личных предпочтений: можно продолжать отсматривать слайды в том же режиме, пятерками, а можно разбить просмотр всей презентации на три части – начало, середину и конец. Очевидно, что способ редактуры зависит в том числе и от объема презентации, а также от времени, выделенного на ее создание. В любом случае не стоит пренебрегать финальной проверкой! Перед просмотром окончательной версии лучше переключить свое внимание на что-либо другое, чтобы затем смотреть на получившееся творение максимально отстраненно – с позиции зрителя, а не автора.

Запуском презентации в полноэкранном режиме ведает кнопка «Начать презентацию», находящаяся в правой верхней части экрана. При ее нажатии привычный интерфейс редактирования исчезнет, экран потемнеет, и перед нами возникнет самый первый слайд. Подсказка в самом верху рекомендует тотчас же перевести браузер в полноэкранный режим с помощью клавиши F11 – это позволит презентации занять максимальную площадь экрана. Полупрозрачные элементы навигации дают возможность перемещаться между слайдами с помощью мыши, но привычные клавиши курсора тоже действуют. Кстати, для полного контроля над презентацией удобно пользоваться специальными устройствами, которые умеют подавать команды на смену слайдов дистанционно. В качестве примера можно привести продукт фирмы Logitech, Logitech Cordless 2.4Ghz Presenter, но его стоит покупать лишь тогда, когда вы проводите презентации достаточно часто, хотя бы раз в неделю. Во всех других случаях будет вполне достаточно беспроводной мыши. Проверьте лишь радиус ее действия и свежесть батареек, чтобы проблемы со связью не стали помехой для очередного успешного доклада. Кроме возможности листания слайдов у нас всегда есть возможность вернуться к произвольному фрагменту нашей презентации, например, для ответа на реплику: «А вот у вас там, на диаграмме заметен необычный тренд. Можно…» Для перехода к произвольному слайду просто выберите нужный из выпадающего списка в нижней части экрана (рис. 4.13).