Итак, стиль.
Что нужно учитывать, кроме правильного оформления письма? Образно говоря: написать деловому партнеру письмо – все равно что познакомиться с девушкой. Вам нужно произвести хорошее впечатление и своим внешним видом, и манерой поведения, особенно в тот момент, когда вы только вступаете в контакт. В этом случае ваша деловая переписка – это ваша визитная карточка. Тут нет мелочей, все важно: и бланк, и стиль, и оформление… Необходимо соблюдать все те правила, которые отсутствуют у нас и достаточно традиционны и конкретны там, у них. Конечно, кто-нибудь, ознакомившись с моими последующими примерами, может возразить: мол, вот я переписываюсь с американским бизнесменом, а у него и это не так, и то не эдак… Да, действительно, и в самой Америке деловые люди порой не всегда представляют, как правильно лексически, стилистически и, что еще более важно, психологически вести переписку с партнером. Короче, некоторые их деловые письма не всегда являются хорошим примером для нас, что вы, кстати, и увидите при сравнении различных вариантов одного и того же письма.
Ну, а вначале буквально несколько слов о правильном графическом оформлении.
Все предложения должны начинаться от одной вертикальной линии, то есть не нужно соблюдать никаких «красных строк». Вот посмотрите пример.
John McWillson
Assistant Director
GML Office, West Str. 88, 38
New York 6787NY
Julia Hatch
High Str/ 84 24
Dublin 45773JI
Ireland
September 4, 1995
Dear Julia Hatch,
Our innovative course offers structured broad-based traiding in Management Research and Consultancy Methods.
It is an advanced, one year course for academics, management practitioners, or those wishing to pursue a career in academia or consultancy.
It is twelve month programme leading to a Masters degree or on successful completion, offers the option of continuing for a further twenty four months to study for a PhD in Management Studies within the Business School.
For further details please contact Dr Diana Person.
Sincerely Yours
John McWillson
Вы видите так называемый полностью закрытый тип делового письма. Это самый оптимальный вариант. Его можно встретить чаще всего, так как он простой и очень удобный. Рассказывая далее о других стилях деловых писем, попробую объяснить их неконкурентоспособность с полнозакрытым стилем, хотя все классические стили в мире деловой переписки редко существуют в чистом виде. Говоря языком биологов, они (стили) скрещиваются, давая различные гибриды и вариации. Правда, все это часто сводится к таким мелочам, как запятая или двоеточие после обращения, либо к переносу места даты.
Но вернемся к полнозакрытому письму. Если вы сами строите письмо, то стройте его вертикально, т.е. каждая новая строчка должна начинаться строго под первой. (Так повелось потому, что практически все письма печатаются на компьютере и нет надобности ставить пробел для пресловутой «красной строки», доставшейся нам в наследство от предков, писавших свои книги при лучине и вырисовывавших первую букву вязью, отчего верхняя строчка начиналась с заметным отступом от края. Времена изменились, и традиция постепенно отмирает. Хотя, если честно, «красные строки» еще существуют в нашей деловой переписке – из эстетических соображений, но об этом чуть ниже.)
Каждое смысловое предложение нашего письма (или смысловой блок из двух-трех предложений) отделяется от предыдущего клавишей «ввод», чтобы было удобнее читать текст. Все же те пособия, что я видел, почему-то дают докомпьютерные формы делового письма с «красными строками» и подписями в правом углу. Это так называемый полузакрытый тип письма, который несколько устарел для деловой переписки, но все еще иногда используется:
THE UNIVERSIRY OF BRITISH COLUMBIA
Biotechnology Laboratory
Room 237 – Westbrook Building
6174 University Boulvard
Vancouver, B.C.Canada V6T 1W5
Tel:(604)228-4838
Fax:(604)8-2114
Office of Director
November 20, 1990
Dear Sir/Madam.
Thank you for your letter enquiring about a position with the Biotechnology Laboratory at the University of British Columbia. I regret that we have no positions available which require your qualifications.
Yours sincerely,
David Grow
Administrator
В этом вежливом «от-ворот-повороте» классический полузакрытый тип делового письма весьма уместен потому, что мы имеем дело с престижным университетом Британской Колумбии (вот куда меня заносило в свое время!), где эдакий торжественный официоз никого не смутит. Адрес отправителя, как видим, и подпись сдвинуты вправо – как при «красной строке». Этот стиль оправдан в оформлении писем по поводу каких-либо значимых событий, соболезнований или же просто писем-поздравлений с днем рождения вашего партнера по бизнесу. Существуют и иные моменты, к которым мы еще будем обращаться, где полузакрытый тип письма так или иначе оправдан. Думаю, что суть его вам более или менее понятна.
Конечно, это не принципиально, где вы поставите дату отправления письма, в правом или в левом углу, в самом верху бланка или сразу под адресом, но тот вариант, что я привел первым, более стандартен и, согласитесь, прост при работе на компьютере. Он и используется чаще всего. Есть еще просто закрытый стиль оформления писем. Он отличается от полнозакрытого лишь тем, что дата и подпись сдвинуты вправо…
John McWillson – это адрес отправителя
Assistant Director
GML Office, West Str. 88, 38
New York 6787NY
Julia Hatch
High Str/ 84 24 а это адрес получателя, так называемый внутренний
Dublin 45773 JI адрес; такой же должен стоять и на конверте
Ireland
September 4, 1995
Dear Julia Hatch,
Our innovative course offers structured broad-based traiding in Management Research and Consultancy Methods.
It is an advanced, one year course for academics, management practitioners, or those wishing to pursue a career in academia or consultancy.
It is twelve month programme leading to a Masters degree or on successful completion, offers the option of continuing for a further twenty four months to study for a PhD in Management Studies within the Business School.
For further details please contact Dr Diana Person.
Sincerely Yours
John McWillson
… что не совсем удобно, правда?
Не имеет принципиального значения и то, что вы ставите после обращения Dear Sir (или Dear Mr Henry) – запятую или двоеточие. Англичане предпочитают первое, американцы – второе. Правда, это опять-таки перемешалось. Очень часто ставят запятую и американцы, ибо это проще. В классическом полнозакрытом письме вообще нет никаких знаков препинания ни после приветствия, ни после обращения, но на практике это правило не прижилось. Все предпочитают после «Dear Sir» ставить либо запятую, либо двоеточие. Это как-то культурнее. Другое дело, что в упрощенном стиле вообще отсутствуют приветствие и подпись, что и является его главным недостатком:
NIRP
NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED PERSONS
October 14, 1992
Ms. Iva Savitsky
Attorney-at-Law 200 Center Str.
Freeport, Vermount 66521
Guest Lecture
The member of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.
The NIRP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.
The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.
HENRY PARSELL, PRESIDENT
HP: vt
К подобным упрощениям практически редко прибегают, ведь в таком письме отсутствует «демонстрация вежливости» – важнейшие атрибуты: «дорогой», «дорогая/сэр», «мисс» и «искренне Ваш». Без них послание напоминает скорее памятку, чем обращение к кому-либо. Упрощенный стиль в чистом виде я пока не встречал. Элементарная культура общения заставляет людей писать в начале «Dear Sir» (если вы не знаете, к кому обращаться по имени) и «Sincerely Yours» в конце. Американец, как и англичанин, не станет жертвовать возможностью произвести хорошее впечатление ради сомнительной выгоды упрощений и экономии.
А вот квадратный стиль делового письма:
NIRP
NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED PERSONS
Ms. Iva Savitsky
October 14, 1992
Attorney-at-Law
200 Center Str.
Freeport, Vermount 66521
Dear Ms. Savitsky:
SUBJECT:Guest Lecture
The member of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.
The NIRP meets every Tuesday at 8 P. M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.
The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.
Sincerely Yours,
National Institution Of Retired Persons
Henry Parsell
President HP/vt
Внутренний адрес, дата, подпись президента компании и инициалы отправителя письма составляют как бы квадрат. Но у этого стиля тот недостаток, что письмо неудобно набирать на компьютере – вон куда нужно загонять и дату, и инициалы составителя – и так же неудобно быстро просматривать текст сверху вниз. Приходится «стрелять» глазами то влево, то вправо. На практике этот стиль если и встречается, то в урезанном виде: в правом верхнем углу оставляют лишь дату, а все остальное – как в упрощенном или полнозакрытом письме. Или лишь инициалы секретаря остаются в правом нижнем углу.
Как видим из примеров, полнозакрытый побеждает все прочие стили, так как является самым удобным и практичным.
А сейчас пройдемся по «скелету» делового письма.
Первое. Письмо печатается без всяких исправлений (оставьте их в черновом варианте). Можно, а иногда и нужно из чисто психологических соображений писать и от руки. Но об этом важном, на мой взгляд, нюансе чуть ниже.
Второе. Текст необходимо разбивать на «смысловые параграфы». Делается это для того, чтобы облегчить чтение. И для красоты, естественно, тоже. Если ваше послание уж очень длинное, то разбейте его на два-три абзаца. Не допускайте, чтобы за однострочным параграфом после пробела шел пяти-шести-семистрочный. Это будет тяжело смотреться.
Третье. Белое пространство. Оно должно равномерно окружать ваш текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, не печатайте их вверху; найдите для этого «золотую середину». Если вам не хватает одного листа (правда, лучше все же уместиться на одной странице, чему я вас попытаюсь научить), то используйте второй, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.