The member of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.
The NIRP meets every Tuesday at 8 P. M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.
The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.
Sincerely Yours,
National Institution Of Retired Persons
Henry Parsell
President HP/vt
Внутренний адрес, дата, подпись президента компании и инициалы отправителя письма составляют как бы квадрат. Но у этого стиля тот недостаток, что письмо неудобно набирать на компьютере - вон куда нужно загонять и.дату, и инициалы составителя - и так же неудобно быстро просматривать текст сверху вниз. Приходится "стрелять" глазами то влево, то вправо. На практике этот стиль если и встречается, то в урезанном виде: в правом верхнем углу оставляют лишь дату, а все остальное - как в упрощенном или полнозакрытом письме. Или лишь инициалы секретаря остаются в правом нижнем углу.
Как видим из примеров, полнозакрытый побеждает все прочие стили, так как является самым удобным и практичным.
А сейчас пройдемся по "скелету" делового письма.
Первое. Письмо печатается без всяких исправлений (оставьте их в черновом варианте). Можно, а иногда и нужно из чисто психологических соображений писать и от руки. Но об этом важном, на мой взгляд, нюансе чуть ниже.
Второе. Текст необходимо разбивать на "смысловые параграфы". Делается это для того, чтобы облегчить чтение. И для красоты, естественно, тоже. Если ваше послание уж очень длинное, то разбейте его на два-три абзаца. Не допускайте, чтобы за однострочным параграфом после пробела шел пяти-шести-семистрочный. Это будет тяжело смотреться.
Третье. Белое пространство. Оно должно равномерно окружать ваш текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, не печатайте их вверху; найдите для этого "золотую середину". Если вам не хватает одного листа (правда, лучше все же уместиться на одной странице, чему я вас попытаюсь научить), то используйте второй, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.