Выставки проводят кинологические федерации, ассоциации или отдельные организации, объединившие любителей охотничьих, служебных или любительско-декоративных собак, либо клубы любителей отдельных пород. Крупные выставки могут проводиться на основе самоокупаемости. Выставки, проводимые в районах и областях, не являющихся крупными кинологическими центрами, приходится проводить на средства, выделяемые для этого секциями, обществами, клубами или иными заинтересованными организациями.
Значительная, если не основная, часть работы по подготовке и проведению выставок ложится на общественников-активистов секций и клубов собаководства. Эта незаметная работа требует много сил и знаний устроителей, без чего выставка проходит не как долгожданный праздник и не даёт собаководству должной полезной отдачи.
Подготовка крупной выставки должна начинаться примерно за год до её проведения. Так происходит во всех развитых странах, где календарь выставок с указанием времени и места их проведения печатается в кинологических журналах не позднее декабря года, предшествующего выставке. Сроки согласовываются заблаговременно с тем, чтобы выставки крупных кинологических центров не совпадали во времени. В противном случае резко сокращаются возможности желающих посетить те и другие выставки, возможности собаководов, желающих показать на них своих питомцев. Возникают также трудности с приглашением экспертов, которых в сезон выставок, как правило, не хватает. Особые трудности возникают в случаях приглашения зарубежных экспертов, которые заблаговременно планируют свое участие в выставках и не имеют права выезжать в другие страны для экспертизы собак без согласования со своей кинологической организацией, входящей в FCI.
В нашей стране большинство выставок проводится в летние месяцы и на открытом воздухе — в парках, на стадионах, ипподромах и т. п. местах. Однако при этом всегда есть риск неприятностей из-за непогоды, что вынуждает отдать предпочтение выставкам в крытых павильонах спортивных, ярмарочных и иных сооружений. Их аренда стоит, как правило, недёшево, но в крупных центрах оплата участия, сопутствующей рекламы и входных билетов позволяют сводить концы с концами. При составлении договора на аренду помещения предпочтительно оговаривать оплату аренды не переводом той или иной суммы, а долей от продажи билетов, оплаты сопутствующей рекламы и сборов за развёртывание на выставке временных торговых точек. Необходимо оговаривать также материальную ответственность за срыв мероприятия по вине одной из сторон.
Запись на выставки областного и более крупных масштабов должна производиться только заблаговременно. Окончание записи должно определяться временем, необходимым для выпуска каталога выставки. Нарушение этого правила, пока ещё имеющее место на некоторых наших выставках, дезорганизует выставку, особенно если запись производится на месте в день открытия. При такой системе экспертиза начинается с большим опозданием, дисциплинированные собаководы обречены на многочасовое ожидание, а посетители дезориентированы. Этого не бывает на выставках в странах Западной Европы, где начало и окончание экспертизы на каждом ринге расписано буквально по минутам. Каталоги, при надлежащей их подготовке, обеспечивают необходимую информацию экспонентов и посетителей выставок, намного увеличивают её рентабельность и полезную отдачу делу собаководства. Если каталог составлен только как список экспонируемых собак, он интересен лишь для узкого круга собаководов. Когда же он содержит расширенную информацию: правила выставок, испытаний и стандарты пород, очерки по их истории и современному состоянию, либо отчеты об экспертизе на предыдущих выставках — каталог становится желанным пополнением библиотечки собаковода. Такие каталоги пользуются спросом не только в дни выставок, но и позднее. А это обеспечивает увеличение тиража и рентабельность издания. Она же может быть значительно увеличена, если часть каталога отводится для оплачиваемой рекламы… Неотъемлемой частью каталога должна быть информация о времени начала экспертизы на каждом ринге, схема их размещения. Расчет времени экспертизы каждой группы на ринге производится исходя из затраты 4–5 минут на оценку и описание одной собаки.
Размеры рингов определяются из расчета 1,5 м. по периметру ринга на собаку мелких пород и 2,0–2,5 м — на более рослых собак.
Ринги должны быть оборудованы на ровных площадках. Если выставку проводят на травяных газонах, то трава на ринге и вокруг него должна быть выкошена.
Ограждения рингов — верёвочные, флажковые или из специальной ленты — необходимы во всех случаях. Для работы экспертной комиссии на ринге устанавливают стол, стулья. Их лучше устанавливать не в углу или с края ринга, а — в середине, чтобы публика не нависала над столами экспертов, а их вещи были целее… Если экспертиза проводится на открытом воздухе, необходимы также зонты или иные укрытия от дождя и солнца. При естественном грунте ринга для осмотра и измерения собак необходимы деревянные щиты достаточных размеров. Детальный осмотр мелких собак производиться на столах покрытых ковровой дорожкой или мешковиной, на которых собаки стоят спокойно и не скользят. На европейских выставках эксперт диктует описания собак одной из двух машинисток, которые работают, сменяя друг друга. Описания составляют в трёх экземплярах, один из которых тут же вручают экспоненту. Применяются и такие технические средства как радиопередатчики — для связи экспертов на рингах с выставкомом и радиорубкой выставки, что упрощает информацию участников и вызов очередных групп собак на экспертизу. Секретариату выставки, собирающему информацию о результатах экспертизы на рингах, конечно же, очень поможет компьютер.
Возле рингов весьма желательно наличие скамеек, чтобы зрители могли наблюдать за экспертизой с некоторыми удобствами, а не переминались на протяжении многих часов с ноги на ногу.
Устроители выставки должны также позаботиться о наличии на выставке достаточного количества буфетов, организовать продажу кормов для собак, инвентаря собаковода и кинологической литературы.
Автономное радио на выставке должно использоваться для организации её работы, специальной информации о породах, рекламы. Но громкость передач не должна мешать общению участников выставки и разъяснениям, даваемым экспертами. Из тех же соображений не следует транслировать по радио громкую музыку и пение. Музыка (специально подобранная) уместна лишь при проведении парадов и завершающих конкурсов. При входе на выставку каждому экспоненту вручают заранее приготовленные номерные знаки, соответствующие номеру его собаки в каталоге. Номерные знаки надо снабжать тесмянной петлёй или булавкой, необходимыми для крепления на рукаве или на груди экспонента, который должен носить его всё время пребывания на выставке.
Проведение каждой выставки нужно непременно согласовывать с местными органами ветнадзора. При входе на территорию, собак осматривает ветеринарная комиссия, так же необходимо дежурство ветеринарного врача на протяжении всей работы выставки. Несоблюдение этого правила может поставить проведение выставки под угрозу срыва.