Практический материал к гл. 4
Должностная инструкция
Положение об аттестации в ЗАО «Инвакорп Фарма»
1. Настоящее положение регламентирует порядок проведения аттестации персонала в структурных подразделениях ЗАО «Инвакорп Фарма» и его филиалах.
2. Цели аттестации
2.1. Регулярная аттестация персонала в ЗАО «Инвакорп Фарма» проводится с целью:
2.1.1. Информирования сотрудников о требованиях, предъявляемых компанией к занимаемым ими должностям;
2.1.2. Определения потребности в обучении и развитии персонала;
2.1.3. Обеспечения соответствия квалификации сотрудников занимаемым ими должностям;
2.1.4. Приведения в соответствие уровня оплаты сотрудников уровню их квалификации.
2.2. По итогам аттестации:
2.2.1. Сотрудникам дается развернутая и обоснованная информация о требованиях, предъявляемых компанией к занимаемой ими должности, и соответствии сотрудников этим требованиям;
2.2.2. Составляются индивидуальные и групповые планы обучения и развития, рекомендации по саморазвитию;
2.2.3. Принимаются решения о целесообразности вертикальных или горизонтальных кадровых перемещений сотрудника или включения его в кадровый резерв для обучения и дальнейшего продвижения на более высокие должности;
2.2.4. Принимаются решения о корректировании оклада сотрудников в рамках установленного диапазона (вилки) для данной должности.
3. Категории персонала, подлежащие аттестации
3.1. Список должностей, подлежащих плановой аттестации, утверждается приказом генерального директора не менее чем за один месяц до проведения аттестации (Приложение 5).
3.2. Аттестации подлежат сотрудники компании, проработавшие в оцениваемой должности не менее двух месяцев на момент аттестации.
4. Периодичность аттестации
4.1. Плановая аттестация проводится два раза в год по приказу генерального директора.
4.2. Для сотрудников, получивших в ходе аттестации общую оценку «неудовлетворительно», назначается повторная аттестация в течение трех месяцев после утверждения результатов основной аттестации.
4.3. По приказу генерального директора может быть назначена внеплановая аттестация для всего персонала, для отдельной категории сотрудников или для отдельного сотрудника.
5. Основные критерии аттестации – компетенции
5.1. Компетенция – это готовность и способность сотрудника регулярно демонстрировать определенную составляющую производственного поведения, ожидаемого компанией.
5.2. В ходе аттестации оценка сотрудников производится на основании списка компетенции 1-го уровня («Ключевые компетенции» – Приложение 7) и 2-го уровня («Профессиональные компетенции руководителей» – Приложения 8; «Профессиональные компетенции менеджеров по продаже» – Приложение 9). Каждой компетенции присваивается соответствующий вес в интегрированной оценке сотрудника.
5.3. Компетенция «Профессионализм» может иметь особое содержание для разных должностей. В этом случае она раскрывается через дополнительный список компетенции 2-го уровня. Для руководящих должностей в качестве этого списка выступают управленческие навыки (Приложение 8), для менеджеров по продажам – навыки продаж (.Приложение 9).
5.4. Списки компетенций для каждой должности утверждаются приказом генерального директора при инициации процедуры аттестации (.Приложение 5).
6. Шкалы оценки
6.1. Оценка по каждой компетенции проводится в соответствии с пятибалльной шкалой оценки: от «+2» до «—2».
6.2. В соответствии со шкалой производится оценка каждой компетенции у сотрудника в числовом значении: «+2» – «выдающиеся», «+1»– «выше ожидаемого», «О» – «на ожидаемом уровне», «-1» – «ниже ожидаемого», «-2» – «неудовлетворительно».
6.3. Каждому значению шкалы соотнесено описание поведенческих проявлений по данной компетенции.
6.4. Список компетенций, применяемых при аттестации в компании, с описанием возможных поведенческих проявлений в соответствии со шкалой оценки закреплен в Приложениях 7, 8, 9. Данный список не является окончательным и может быть изменен и дополнен. Любые изменения и дополнения данного списка утверждаются приказом генерального директора.
7. Кто проводит оценку сотрудников
7.1. Для каждой должности определяется список сотрудников, проводящих оценку данной должности (экспертов).
7.2. Список лиц, проводящих оценку должности, всегда включает в себя непосредственного руководителя и аттестуемого (самооценка).
7.3. Этот список также может включать:
7.3.1. Сотрудника департамента по работе с персоналом;
7.3.2. Функционального руководителя;
7.3.3. Руководителей подразделений, непосредственно взаимодействующих с аттестуемым по должности;
7.3.4. Непосредственных подчиненных.
7.4. Список лиц (экспертов), проводящих оценку конкретных должностей, утверждается приказом генерального директора не менее чем за один месяц до плановой аттестации (Приложение 5).
8. Аттестационные листы и бланки оценки
8.1. Результаты оценки заносятся в аттестационные листы и бланки оценки (Приложение 6).
8.2. Аттестационный лист должен включать:
8.2.1. Фамилию, имя, отчество аттестуемого сотрудника;
8.2.2. Название должности;
8.2.3. Название подразделения;
8.2.4. Список компетенций, по которым проводится оценка;
8.2.5. Вес каждой компетенции в общей оценке;
8.2.6. Список лиц, проводящих оценку компетенции для данной должности;
8.2.7. Общие оценки всех аттестующих и интегрированную оценку;
8.2.8. Комментарии и рекомендации непосредственного руководителя;
8.2.9. Визу непосредственного руководителя;
8.2.10. Визу аттестуемого.
9. Общие принципы процедуры аттестации
9.1. Для эффективной оценки используются следующие методы:
9.1.1. Самооценка. Самооценка проводится по той же форме, что и основная аттестация путем заполнения «Бланка самооценки» (Приложение 6). Самооценка демонстрирует понимание или непонимание сотрудником степени соответствия своих компетенций требованиям компании;
9.1.2. Абсолютный метод. Оценивается текущая степень выраженности необходимых компетенций с точки зрения ожиданий компании и потенциал развития сотрудника. Реализуется через оценку компетенций аттестующими с использованием шкалы оценки путем заполнения бланков оценки и аттестационных листов (Приложение 6);
9.1.3. Результат – ориентированный метод. Оценивается результативность работы сотрудника за период. Реализуется через оценку результатов сотрудника по УПЦ (МВО) за период через ключевую компетенцию «Результативность» (Приложение 7). Для подразделений, в которых не внедрено УПЦ (МВО), оценка по компетенции «Результативность» производится непосредственным руководителем «от ожидаемого»;
9.1.4. Сравнительный метод. Сотрудники оцениваются по тем же параметрам, но между собой. Реализуется через задание в приказе (Приложение 5) квот (в %) на количество оценок «выдающиеся» и «выше ожидаемого»» в ходе аттестации.
9.2. Аттестация проводится «сверху вниз»: сначала аттестуется руководящий персонал, потом – специалисты и рядовые сотрудники. Процедурно это реализуется через определение в приказе (Приложение 5) последовательности дат проведения аттестации для различных категорий персонала.
9.3. Оценки по отдельным компетенциям являются лишь отправной точкой для выведения интегральной оценки аттестуемого аттестационной комиссией.
9.4. Задачей руководителя подразделения, ответственного за аттестацию, является достижение консенсуса в отношении итоговой оценки аттестуемых между аттестующими (экспертами).
9.5. Результатами аттестации для каждого аттестуемого являются:
9.5.1. Итоговая интегральная оценка, отражающая степень соответствия сотрудника требованиям компании к занимаемой им должности;
9.5.2. Развернутое информирование сотрудника непосредственным руководителем в постаттестационной беседе о требованиях и стандартах компании к данной должности;
9.5.3. Рекомендации по развитию и план обучения;
9.5.4. Организационные выводы в виде решений о зачислении в кадровый резерв, кадровых перемещениях или коррекции окладов в сторону увеличения или снижения в соответствии с уровнем квалификации.
10. Процедура аттестации (Приложение 1)
10.1. Аттестация в компании инициируется приказом генерального директора. В приказе по компании о проведении аттестации (Приложение 5) определяются:
10.1.1. Категории аттестуемых;
10.1.2. Сроки проведения аттестации;
10.1.3. Списки компетенций по аттестуемым должностям;
10.1.4. Перечень лиц (экспертов), проводящих аттестацию по должностям;
10.1.5. Состав Аттестационного комитета;
10.1.6. Квоты на количество оценок «+2» и «+1».
10.2. Ведение, сопровождение и общее администрирование процедуры аттестации осуществляет Департамент по работе с персоналом.
10.3. Ответственными за проведение аттестации в подразделениях являются руководители этих подразделений.
10.4. Сотрудники, подлежащие аттестации, должны быть ознакомлены с Положением об аттестации и списками компетенций не менее чем за один месяц до проведения аттестации.
10.5. Самооценка производится путем самостоятельного заполнения Бланка самооценки (Приложение 6) сотрудником.
10.6. Самооценка проводится до оценки сотрудника аттестующими (руководителем подразделения и экспертами) и сообщения ему результатов.
10.7. Руководитель подразделения, ответственный за аттестацию, заполняет Бланк предварительной оценки (Приложение 6) и после заполнения направляет его вместе с заполненным «ланком самооценки на первичное согласование оценок каждому аттестующему (эксперту).
10.8. В ходе согласования оценок аттестующие (эксперты) делают все возможное для того, чтобы прийти к консенсусу в отношении итоговых интегральных оценок. Ответственность за администрирование процесса согласования оценок несет руководитель подразделения, ответственный за аттестацию. Первичное согласование оценок происходит заочно (по почте, E-mail или телефону). В случае принятия согласованного решения оценки по компетенциям и итоговая интегральная оценка заносятся в аттестационный лист.
10.9. Выставление любым аттестующим (руководителем подразделения и экспертом) крайних оценок («+2» и «—2») подразумевает наличие обязательных письменных комментариев и примеров, обосновывающих данные оценки.
10.10. В сложных случаях, когда не удается прийти к консенсусу в отношении оценок дистанционно, согласование оценок производится в ходе специально организованных личных встреч руководителей подразделений, ответственных за аттестацию, с другими аттестующими (экспертами).
10.11. Окончательной возможностью определить оценку в сложных случаях является обращение к Третейской комиссии, состоящей из членов Аттестационного комитета. В этом случае решение по окончательным оценкам принимает Аттестационный комитет на основании мнений всех аттестующих (руководителей подразделений и экспертов).
10.12. Итогом всех обсуждений и согласований оценок являются заполненные аттестационные листы (Приложение 6) на каждого аттестуемого с визами всех аттестующих (экспертов).
10.13. Итоговая интегральная оценка является решением всех аттестующих (экспертов), принятым методом консенсуса, а не результатом простого округления среднеарифметической оценки по компетенциям. Решение по значению интегральной оценки принимается руководителем подразделения, ответственным за аттестацию, по согласованию с другими аттестующими (экспертами).
10.14. Итоговая интегральная оценка должна быть дискретной (значение не должно быть дробным) в рамках пятибалльной шкалы от «—2» до «+2» и выражаться в виде:
выдающиеся – «+2»;
выше ожидаемого – «+1»;
на ожидаемом уровне – «0»;
ниже ожидаемого – «-1» неудовлетворительно – «-2».
10.15. Аттестационные листы утверждаются на общей сессии Аттестационного комитета с участием всех руководителей подразделений, ответственных за аттестацию.
10.16. После сессии Аттестационного комитета непосредственный руководитель аттестуемого заносит в аттестационные листы рекомендации сотрудникам по итогам аттестации.
10.17. После утверждения аттестационных листов на финальной аттестационной сессии непосредственные руководители аттестуемых сотрудников в обязательном порядке проводят с ними беседу по итогам аттестации.
10.18. В ходе постаттестационной беседы непосредственный руководитель:
10.18.1. Сообщает аттестуемому итоговую интегральную оценку сотрудника и оценки по отдельным компетенциям;
10.18.2. Комментирует, обосновывает и иллюстрирует фактами и примерами выставленные оценки и рекомендации;
10.18.3. Согласовывает с сотрудником план развития до следующей аттестации с целью повышения компетенций.
10.19. По окончании постаттестационной беседы аттестуемый сотрудник получает на руки экземпляр аттестационного листа и ставит свою визу на аттестационном листе руководителя.
10.20. После завершения постаттестационной беседы руководитель подразделения, ответственный за аттестацию, передает в Департамент по работе с персоналом:
10.20.1. Один экземпляр аттестационного листа на каждого сотрудника;
10.20.2. Предложения по организации централизованного обучения;
10.20.3. Предложения по перемещению сотрудника;
10.20.4. Предложения по корректированию окладов сотрудников в рамках должностной вилки.
11. Итоги аттестации
11.1. В течение 15 дней после окончания аттестации в рамках всей компании организуется заседание Аттестационного комитета, на котором обсуждаются и утверждаются организационные решения по итогам аттестации, которые закрепляются в соответствующих приказах по компании.
11.2. Организационные решения по итогам аттестации принимаются на основании итоговых интегрированных оценок аттестуемых.
11.3. Типовые аттестационные решения в зависимости от общей оценки, полученной в ходе аттестации, закреплены в Приложении 11. Эти решения могут включать:
11.3.1. Составление и утверждение индивидуальных и групповых планов обучения и развития;
11.3.2. Приказы о вертикальных или горизонтальных кадровых перемещениях сотрудников или включении их в кадровый резерв для обучения и дальнейшего продвижения на более высокие должности;
11.3.3. Приказы о корректировании оклада сотрудников в рамках установленного диапазона (вилки) для данной должности.
12. Приложения
12.1. Приложение 1 «Процедура аттестации».
12.2. Приложение 2 «Типовой план-график аттестации».
12.3. Приложение 3 «Распределение ответственности по проведению аттестации».
12.4. Приложение 4 «Приказ о введении в действие Положения об аттестации».
12.5. Приложение 5 «Типовой приказ о проведении очередной аттестации».
12.6. Приложение 6 «Аттестационные бланки».
12.7. Приложение 7«Список ключевых компетенций, используемых при аттестации в компании “Инвакорп Фарма”, с описанием поведенческих проявлений».
12.8. Приложение 8 «Список профессиональных компетенций руководителей, используемых при аттестации в компании “Инвакорп Фарма”, с описанием поведенческих проявлений».
12.9. Приложение 9 «Список профессиональных компетенций менеджеров по продаже, используемых при аттестации в компании “Инвакорп Фарма”, с описанием поведенческих проявлений».
12.10. Приложение 10 «Типовые веса ключевых компетенций».
12.11. Приложение 11 «Типовые веса компетенции “Профессионализм” руководителей».
12.12. Приложение 12 «Типовые аттестационные решения».
ОЦЕНKА СОТРУДНИKА ___________________(ФИО, должность)