Отдел безопасности исправительной колонии имеет устойчивую номенклатуру документации. Ее составляют:

• журнал учета чрезвычайных происшествий;

• журнал учета обысков, производимых в штрафном изоляторе и помещении камерного типа;

• журнал учета осужденных, склонных к побегу;

• журнал учета уязвимых для побега мест.

Чтобы повысить эффективность надзора за осужденными, оперативному дежурному исправительной колонии предоставляется ряд документов справочного характера:

• альбом с фотографиями осужденных, склонных к совершению побега;

• выписка из плана действий личного состава при чрезвычайных обстоятельствах;

• схема оповещения личного состава по тревоге;

• схема территорий жилой и производственной зон колонии с обозначенными на ней зданиями, помещениями и подземными коммуникациями и план надзора на сутки.

В распоряжении оперативного дежурного находится три журнала:

• журнал рапортов приема-сдачи дежурств по колонии;

• журнал учета нарушений режима отбывания наказания, допущенных осужденными;

• журнал учета денег и ценностей, изъятых у осужденных.

В журнале рапортов приема-сдачи дежурства вносятся замечания по осуществлению надзора за осужденными и указываются меры, которые были приняты оперативным дежурным для устранения этих недостатков.

В журнале учета нарушений режима отбывания наказания фиксируются: дата и часы допущенного нарушения, его характер; фамилия человека, обнаружившего нарушение (представившего рапорт); фамилия и расписка сотрудника, получившего материалы для проверки; принятые меры.

В отделе по воспитательной работе используют следующие формы организационно-технической документации:

• журнал учета (список) осужденных;

• журнал ежемесячного анализа обстановки в отряде, учета проводимых мероприятий, поощрений и взысканий осужденных;

• дневник изучения личности и учета индивидуальной работы с ним (ведется начальником отряда);

• журналы планов и протоколов заседаний совета воспитателей отрядов;

• журнал протоколов советов колоний и отрядов.