Автор: Барбара Минто
Введение
Будучи консультантом в McKinsey&Company и работая с деловой перепиской, Барбара Минто пришла к выводу, что наилучшим образом воспринимается текст, построенный по принципу пирамиды. Взаимосвязи между высказываниями в таком документе ограничены тремя логическими направлениями: вверх, вниз и в стороны. Принцип пирамиды стал стандартом McKinsey, а затем и ряда других компаний.
Задача любого документа — донести одну-единственную, главную мысль. Начните с главного, а потом уже двигайтесь вниз и в стороны. Структура пирамиды поможет вам сформулировать свои идеи, установить четкие взаимосвязи между ними и довести рассуждение до логического завершения. Все это сделает документ легким для восприятия и поможет вам донести свои идеи до читателя.
Используя принципы пирамиды, вы научитесь составлять ясные лаконичные документы за минимальное время.
1. Особенности нашего мышления
1.1. Почему именно пирамида?
Особенности нашего мышления таковы, что мы воспринимаем любое сообщение как группу идей, соединенных в одно целое. Анализируя новую информацию, наш мозг разбивает ее на отдельные блоки (слова, фразы, абзацы), а затем снова группирует идеи по принципу пирамиды, начиная с вершины — главной мысли — и спускаясь к основанию: пояснениям, аргументам, подробностям.
Другими словами, слушая доклад, читая книгу, разговаривая с ребенком, мы всегда хотим сначала как можно быстрее понять главное, что же нам хотят сказать. После этого мы легко воспринимаем всю второстепенную информацию: доказательства, пояснения, примеры.
Так происходит потому, что, воспринимая информацию, мы строим мысленную пирамиду и начинаем с верхушки. Хорошо, если ваш собеседник об этом знает, плохо, если нет — тогда вам придется проделать эту работу за него. Хаотично выстроенные сообщения не позволяют нам сразу понять главное и поэтому утомляют.
Проиллюстрируем это на примере короткого диалога:
Босс спрашивает коллегу, будет ли проект X сдан в срок? Очевидно, что его в первую очередь интересует ответ на вопрос — «да» или «нет», а уже потом причины, объяснения и т. д.
1.2. Принцип пирамиды помогает запоминать
Вообще вся информация, которая хранится в нашей голове, представляет собой сеть взаимосвязанных пирамид. Мы инстинктивно группируем любую информацию в голове по принципу пирамиды.
Например, вам нужно купить продукты. Попробуйте запомнить этот список:
–
гречка,
–
кефир,
–
яблоки,
–
сметана,
–
сыр,
–
макароны,
–
груши,
–
бананы,
–
творог.
Непросто, да?
А теперь попробуем соотнести все продукты с тремя обобщающими категориями:
1.3 Образы облегчают восприятие
Наше мышление основано на образах. При помощи образа можно соединить большое количество фактов в единую структуру. Именно образы помогают понять и запомнить прочитанную информацию.
Когда вы пишете, мысленно представьте то, о чем хотите сказать, а затем как можно точнее словесно опишите этот образ. Тогда читатель сможет воссоздать его в своем воображении.
Например, одну и ту же мысль «чтобы хорошо себя чувствовать, нам необходимо восполнять запасы энергии», вы можете выразить двумя способами.
Так
:
«Чтобы хорошо себя чувствовать, вы должны не забывать об отдыхе, вовремя ложиться спать, делать перерывы в течение рабочего дня, отдыхать в выходные. Иначе у вас будет мало сил и вы будете уставать».
1.4. Как мы передаем информацию
Когда мы читаем, мы воспринимаем текст «сверху вниз». Однако когда сами пишем текст, мы развиваем и обобщаем свои мысли «снизу вверх»: соединяем предложения в абзацы, абзацы в более крупные блоки и так далее до самой главной идеи, которая расположена на вершине пирамиды.
Вы как будто строите реальную пирамиду. Если вы что-то упустили на одном из уровней и забыли добавить строительные блоки, пирамида будет неустойчивой и может рассыпаться в любой момент.
Принцип пирамиды поможет увидеть и восполнить недостающие звенья.
2. Из чего мы будем строить пирамиду
Реальные пирамиды строят из камней. Элементами, из которых мы строим наши мысленные пирамиды, являются идеи. У слова «идея» множество разных значений. Мы будем придерживаться определения Барбары Минто: идея — это утверждение, которое вызывает у читателя вопрос.
Все идеи в пирамиде должны быть связаны прочными горизонтальными и вертикальными связями и работать на главную идею, которая находится вверху пирамиды.
Как пирамида имеет только одну вершину, так и любой документ, текст, сообщение должен донести до нас одну-единственную главную мысль, которая находится на вершине. А все остальные мысли, которые находятся ниже, должны пояснять или доказывать эту главную мысль. Как этого добиться?
2.1. «Золотые правила» пирамиды Минто
Проверить, правильно ли написан ваш текст, хватает ли в нем элементов, собраны ли они в правильном порядке и поймет ли вас в итоге читатель, помогут «золотые правила» пирамиды.
Три «золотых правила» пирамиды:
1.
Идеи любого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.
Когда мы мыслим, мы все время обобщаем, чтобы добраться до главного. Обобщение — это способ привести читателя к той самой главной и единственной идее, которая является вершиной пирамиды.
2.
Идеи каждой группы должны быть логически взаимосвязаны.
Чтобы вы могли обобщить идеи одного уровня, сначала вам нужно правильно отобрать идеи. Все они должны соотноситься с определенными категориями.
Например, вы можете объединить груши, яблоки, бананы в категорию «фрукты». Но вы не сможете объединить в одну категорию груши, джинсы и табуретку. Или круглое, мягкое и зеленое. Или Гарри Поттера, Барака Обаму и автомобиль.
2.2. Из каких уровней состоит пирамида
Пирамида, которую вы строите, должна иметь следующие части:
– вертикальная связь между идеями разного уровня; – горизонтальная связь между идеями одной группы; – вводная часть.
Это выглядит так:
Рассмотрим на примере план вашего сообщения в виде пирамиды:
2.3. Вертикальная связь
Вертикальная связь помогает выстроить диалог с читателем в форме вопросов и ответов. Каждое новое утверждение вызывает у читателя вопросы «Почему вы это говорите?», «Что это означает?», «Почему это важно?». Ответ на вопрос находится уровнем ниже. Реакция в форме мысленных вопросов возникает у нас автоматически. Фактически чтение — это диалог читателя и автора в форме «вопрос-ответ».
Разворачивая повествование, автор сообщает читателю все новые неизвестные факты, которые вызывают новые вопросы, и ответы на которые он находит на следующем уровне. И так до тех пор, пока читатель не дойдет до финального утверждения, после которого больше не возникнет вопросов.
На нашем примере вертикальная последовательность будет выглядеть так:
–
Стоит купить франшизу Додо Пиццы.
–
Почему?
–
Потому что у них хорошая динамика роста, сильная поддержка, хороший продукт и сильный бренд.
–
Почему хорошая динамика роста? Чем докажете?
–
Потому что оборот вырос за 5 лет до 730 млн руб., кол-во пиццерий — с нуля до 58, открыты пиццерии в Европе и США.
Затем мы возвращаемся на уровень выше и опять идем вниз.
2.4. Горизонтальная связь
На горизонтальном уровне все идеи должны быть логически связаны между собой. Есть два основных способа связи — дедукция и индукция. В приведенном выше примере мы использовали индукцию, но рассмотрим оба метода.
2.4.1. Дедуктивный метод
Дедукция (от лат.
deductio
— выведение) — это последовательность суждений от общего к частному. В дедуктивных рассуждениях второе утверждение уточняет первое, а третье является выводом из первых двух и начинается со слова «следовательно». Дедуктивный метод позволяет последовательно группировать идеи. При этом первая идея описывает ситуацию, вторая — субъект (то, о чем говорится в суждении) или предикат (то, что говорится о субъекте), а третья является выводом из первых двух.
Пример. Все люди смертны. Сократ — человек. Следовательно, Сократ смертен.
Представим дедуктивный метод как систему трех обязательных элементов:
1. Утверждение о некоей ситуации. 2. Утверждение о другой ситуации, связанной с предыдущей. При этом вторая ситуация существует параллельно с первой. 3. Заключительное утверждение, которое мы можем вывести из первого и второго утверждения.
Еще один пример:
2.4.2. Индуктивный метод
Индукция (от лат.
inductio
— наведение) — это метод мышления, при котором из нескольких схожих суждений или взаимосвязанных действий делается общий вывод на основе объединяющего их признака.
Индуктивный метод требует творческого подхода. Чтобы мыслить индуктивно, нужно научиться:
– объединять суждения (идеи, события, факты) в группу (найти общий признак); – исключать те суждения, которые не вписываются в группу.
Ключевой прием индуктивного метода — это определение общего слова — родового понятия для всех суждений группы.
Например, здесь это слово «планеты»:
2.4.3. Когда следует использовать дедукцию и индукцию
Обычно мы мыслим дедуктивно, и естественное желание автора — изложить мысли в том порядке, в каком они появляются. Однако для письменного изложения мыслей лучше использовать индуктивный метод.
Представляя информацию с помощью дедукции, вы как бы заставляете читателя полностью воспроизвести ваш процесс мышления, самостоятельно выстраивая связи. Индуктивный метод удобнее, так как позволяет начать с главного вопроса «как» и уже затем перейти к вопросу «почему».
Используя принципы дедуктивного и индуктивного мышления и имея отправную точку, вы можете начать строить пирамиду с любого места, которое вам известно.
Например, в случае с покупкой франшизы мы можем зацепиться с того, что нам понятно или наиболее важно. Начнем с оборота компании или с того, что нам нравится Федор Овчинников, а затем соберем недостающую информацию и заполним все части пирамиды.
При этом важно сформулировать главный вопрос, который будет служить нам маяком: почему стоит купить эту франшизу?
2.4.4. Выбираем логическую последовательность для вашего документа
Вспомним «золотое правило» №3: идеи любой группы должны быть выстроены в логической последовательности.
Выше мы перечисляли четыре возможных разновидности аналитической деятельности. Только в таких видах наш мозг может выстраивать идеи: это дедуктивная последовательность и три вида индуктивной последовательности: хронологическая, структурная и сравнительная. Рассмотрим эти три вида более подробно.
1.
Хронологическая последовательность
. Сначала вы определяете цель, затем описываете последовательность действий, которые помогут ее достичь.
Например, вашей консалтинговой фирме нужно увеличить продажи компании-клиента. Вы выбираете хронологический принцип и разбиваете процесс на этапы:
I этап. Определяем точку, где мы находимся сейчас. Анализируем:
3. Логика в «длинных» документах
Пирамида может быть эффективным инструментом для исследования проблем и поиска решений в длинных проблемно-ориентированных документах.
При подготовке такого документа следуйте логическому процессу:
1. Определите проблему. 2. Структурируйте процесс анализа и соберите информацию. 3. Проведите анализ и найдите решение. 4. Подготовьте документ на основе пирамиды рассуждения.
3.1. Определите проблему
Проблема — это расхождение между тем, что есть, и тем, что вы хотите иметь.
Она является результатом текущей ситуации — будь это обстоятельства или взаимосвязанные причины.
Для решения проблемы необходимо понять причины расхождения между желаниями и действительностью и меры, которые нужны, чтобы его устранить.
Определите структурные элементы проблемы:
–Отправная точка/Начальная сцена (сфера, в которой возникла проблема). –Событие, нарушающее равновесие (то, что нарушило стабильность в данной сфере). –Р1 (результат, который вы получили и который вас не устраивает — нежелательный результат). –Р2 (результат, который вы хотите получить — желаемый результат).
3.2. Структурирование процесса анализа
Подготовка «длинных» документов требует сбора и анализа большого объема данных. Как правило, мы собираем информацию в хаотичном порядке и никак не оцениваем ее, пока не будут получены все необходимые данные. Такой подход влечет за собой большое количество лишней работы по обработке полученных данных.
Оптимизировать эту работу поможет структурированный процесс сбора информации. Используйте
модель исследования
, которая поможет организовать процесс анализа.
3.2.1. Модель исследования
Модель исследования помогает визуально представить процессы в анализируемой сфере и определить элементы и действия, которые станут основой анализа. Любая отрасль, компания, процесс имеют структуру, которую можно изобразить в виде рисунка. Этот рисунок является эффективным инструментом анализа и поможет вам выявить слабые звенья и определить вопросы, которые помогут определить причины неудовлетворительного результата.
Например, у вас заглохла машина на дороге. Вы не знаете почему и, следовательно, не знаете, как ее запустить. Попробуем определить причины проблемы. Используя правило MECE, выясним, по каким причинам вообще может заглохнуть машина. А затем, исключая гипотезы, найдем реальную причину: кончился бензин или слетела клемма с аккумулятора.
–
Изобразите взаимодействие структурных элементов в рамках системы.
–
Установите причинно-следственные связи.
–
Определите и классифицируйте возможные причины проблемы.
–
Соберите дополнительную информацию, которая поможет подтвердить или опровергнуть причины проблемы.
Следующий этап вашего исследования — сбор информации, подтверждающей или опровергающей ваши гипотезы относительно причин проблемы и возможных путей ее решения.
Заключение
Принцип пирамиды соответствует принципам нашего мышления. Размышляя и воспринимая информацию, мы переходим от главного к второстепенному. Поэтому хорошо воспринимается текст, построенный в виде пирамиды.
Количество единиц информации, которое мы можем воспринять и запомнить за один раз, ограничено числом 7 плюс-минус 2.
Структурируя поток информации, мы сначала раскладываем его на составляющие, стремясь понять смысл каждой отдельной единицы, а затем снова собираем у себя в голове, группируя и обобщая идеи, чтобы понять смысл сообщения.
Читая текст, мы воспринимаем предложения в том порядке, в каком они воспроизводятся. Если автор начнет с главной идеи, а затем последовательно изложит аргументы, читателю будет проще следить за ходом его мыслей.
Во время чтения часть внимания мы тратим на распознавание слов, часть — на установление взаимосвязей и часть — на осмысление идей. Чем меньше ресурсов уходит на распознавание слов и поиск взаимосвязей, тем больше ресурсов остается на осмысление.
