Эту главу могут пропустить те, кто знаком с основами классического тайм-менеджмента (ТМ). Хотя прочесть в первой части афоризмы о времени будет, надеюсь, занимательно. Да и краткая история тайм-менеджмента в данной книге хороша тем, что она очень краткая. В третьей части главы буквально пунктиром отмечены вехи, поставленные отцами-основателями современного ТМ.
1.1.Что такое время
Философский взгляд
Если никто меня об этом не спрашивает, я знаю, что такое время; если бы я захотел объяснить … – нет, не знаю.Августин Блаженный
Все дает и все уносит Время… Время нельзя обойти, через него перешагнуть невозможно.Мокшадхарма
Подвижный образ вечности назвали мы временем.Платон
Во времени ничего нельзя взять помимо «теперь».Аристотель
Время уносит все.Вергилий
Только время принадлежит нам.Сенека
И неизбежно признать, что никем ощущаться не может Время само по себе, вне движения тел и покоя.Тит Лукреций Кар
Что скрыто под землей, время покажет при свете дня!Гораций
Власть времени – это закон, достойный уважения.Публий Сир
Все движения могут ускоряться и замедляться, течение же абсолютного времени измениться не может.Исаак Ньютон
Понятие времени присуще не самим предметам, а только субъекту, который их созерцает.Иммануил Кант
В прошлом всегда есть что-то абсурдное.Макс Бирбом
Потеря времени тяжелее для того, кто больше знает.Гёте
Часы бьют. Всех.Станислав Ежи Лец
Счастливые часов не наблюдают.Александр Грибоедов
Мы не знаем, что будет завтра. Наше дело – быть счастливыми сегодня.Сидней Смит
Время есть бесконечное движение без одного момента покоя, и оно не может быть мыслимо иначе.Лев Толстой
Время – это мираж, оно сокращается в минуты счастья и растягивается в часы страданий.Ричард Олдингтон
Время всегда будет уважать и поддерживать то, что крепко, но обратит в прах то, что окажется непрочным.Анатоль Франс
Время идет медленно, когда за ним следишь… Оно чувствует слежку.Альбер Камю
В нынешней парадигме естествознания вопрос «Что есть время?» воспринимается как наивный или вненаучный; большая часть человечества считает … что ответ содержится в таком-то из учебников физики. Из ежегодника АН СССР «Системные исследования», 1988 г.
И как, по-вашему, философы уточнили определение времени после Августина Блаженного?
Практический взгляд
А зачем, собственно, нужно давать определение понятию времени? Например, даже женщины могут управлять автомобилем, игнорируя принцип работы двигателя внутреннего сгорания.
Время на все есть: свой час для беседы, свой час для покоя.Гомер
Медлительный борется с бедами всю свою жизнь.Гесиод
Утром спрашивай себя: что я должен сделать, вечером: что я сделал? Пифагор
Когда у человека много свободного времени, он немногого достигнет.Сюньцзы
Друзья – воры времени.Фрэнсис Бэкон
Что сделано несвоевременно, сделано понапрасну.
Промедление смерти подобно.Петр Первый
Время укрепляет дружбу, но ослабляет любовь.Жан Лабрюйер
Терпение и время дают больше, чем сила или страсть.Жан Лафонтен
Ничем мы не швыряем так охотно, как собственным временем.Мишель Монтень
Нет ничего продолжительнее времени, так как оно мера вечности; нет ничего короче его, так как его недостает для всех наших начинаний.Вольтер
Кто время выиграл – все выиграл в итоге.Мольер
Два величайших тирана на земле: случай и время.Иоганн Гердер
Хорошее употребление времени делает время еще более драгоценным.Жан Руссо
Ничем не может человек распорядиться в большей степени, чем временем.Людвиг Фейербах
Время – деньги… Растрата времени является самым большим мотовством.Бенджамин Франклин
Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай.Чехов
Праздный человек есть животное, поедающее время.Адриан Декурсель
Всякая экономия в конечном счете сводится к экономии времени.Карл Маркс
Держи время! Стереги его любой час, любую минуту. Без надзора оно ускользнет, словно ящерица.Томас Манн
Жизнь коротка, но скука ее удлиняет.Жюль Ренар
Средний человек озабочен тем, как бы ему убить время, человек же талантливый стремится его использовать.Артур Шопенгауэр
Жизнь слишком коротка, чтобы восприниматься всерьёз.Джордж Бернард Шоу
Самое распространенное преступление – это убийство времени.«Литературная газета»,1980 г.
Любовь к жизни сильно ее сокращает.
Время приближается медленно, а уходит быстро.Владислав Гжещик
Большинство людей работает большую часть времени, чтобы жить, и незначительное свободное время, остающееся у них, настолько тревожит их, что они … стараются избавиться от него.Гёте
Не говори длинно, ибо жизнь коротка.Марти Ларни
Я никогда не думаю о будущем. Оно само приходит достаточно скоро.Альберт Эйнштейн
У нас было бы вдоволь времени, если бы его не существовало.Станислав Ежи Лец
Когда обстановка не ясна, ложись спать.Бравый солдат Швейк
1.2. Первая древнейшая профессия
Конечно, самая древняя профессия – Управление временем. Какие могут быть сомнения, ведь это организация любой деятельности в жизни человека.
Еще в Древнем Египте, 4000 лет до н. э., было известно, что для успеха таких сложных дел, как строительство пирамид или создание оросительной системы в прибрежной области Нила, необходимо сначала разработать план. Более того, в работе требуется отслеживать выполнение этого плана, подправляя его при необходимости. То есть «План – не догма, а руководство к действию».
В эпоху Старого царства (3000 лет до н. э.) начали использоваться принципы разделения труда и материальной заинтересованности: работники получали довольствие с огородов, пастбищ и рыбных угодий.
Не прошло и трех тысяч лет (500 до н. э.), как идея организации времени нашла своих приверженцев в Китае, где были созданы принципы специализации и первые стандарты измерения деятельности. Так и стал китаец неофициальным живым стандартом трудолюбия. Впрочем, японец тоже.
На Кипре (400 до н. э.) менеджмент выражался в изучении трудовых движений, вопросов транспортировки и планирования.
В XV веке в Италии уже были известны некоторые стороны современного управления производством: стандартизация, сборочные линии, организация запасов. Венецианский арсенал мог изготовить боевую галеру за одни сутки.
XVIII век положил начало научному менеджменту. Адамом Смитом и Эли Уитни вслед за древними китайцами проработаны принципы специализации производства. Эти достижения, как свидетельствует Пушкин, докатились и до России: «Великий эконом» Евгений Онегин читал Адама Смита.
В XIX веке появились научные методы организации рабочего времени: изучение стандартных процедур, анализ человеческих движений при выполнении трудовых операций.
XX век отметился широким изучением элементов трудовых движений; исследованием операций и системным анализом. Были разработаны такие методы как управление тотальным качеством, параллельный инжиниринг. Главная цель этих исследований – найти структуру организации, которая бы отвечала потребностям рынка: Покупатель прав даже тогда, когда он явно не прав.
Персональная деятельность
Помимо управления временем в производстве издавна развивались и взгляды на персональную деятельность, направленную на достижение личных целей, повышение эффективности жизни и самосовершенствование.
Если перед молодым читателем встает Маяковский вопрос – делать бы жизнь с кого? – отвечаем наперекор поэту: с Эпикура.
Древнегреческий философ Эпикур (342–271 до н. э.) так выразил свое мнение о плодотворной жизни: Следует смеяться, философствовать, в то же время заниматься хозяйством и пользоваться всеми остальными способностями.
Но классики тайм-менеджмента (ТМ) предпочитают вести начало от другого философа – Сенеки (4-65 н. э.). Именно Сенека рекомендует вести письменный учет времени. Он разделяет время на хорошо, дурно потраченное и безделье. Сенека, однако, не строго держался за свои принципы:
– Если философы и не поступают всегда так, как говорят, то все-таки они приносят большую пользу тем, что они рассуждают… А если бы они и действовали согласно своим речам, то никто не был бы счастливее их.
Некоторые современные специалисты по управлению временем достигли почти таких же сенековских высот. Один из них честно признался, что неоднократно срывал сроки издания своей книги по этой проблеме.
В отличие от Сенеки, Иммануил Кант (1724–1804) соблюдал жесткий режим дня. Говорят, когда он выходил на прогулку в Кенигсберге, соседи проверяли часы. Без этой притчи не обходится почти ни одна книга по тайм-менеджменту, не будем и мы отступать от традиции. Добавим только, что Кант считал себя хозяином своего времени, которое «присуще не самим предметам, а только субъекту, который их созерцает».
Рене Декарт (1596–1650) в своих «Началах философии» дал, как высек на камне, четкие правила планирования и контроля личного времени:
«Первое – никогда не принимать за истинное ничего … что не дает мне никакого повода подвергать его сомнению.
Второе – делить каждое из исследуемых мною затруднений на столько частей … для лучшего их преодоления.
Третье – придерживаться определенного порядка мышления, начиная с предметов наиболее простых и восходя постепенно к познанию наиболее сложного, предполагая порядок даже и там, где объекты мышления вовсе не даны в их естественной связи.
И последнее – составлять всегда перечни столь полные … чтобы была уверенность в отсутствии упущений».
Бенджамин Франклин (1706–1790) определил 13 добродетелей человека, из них 4 прямо относятся к экономии времени:
• Молчаливость. – Избегай пустых разговоров.
• Соблюдение порядка. – Пусть каждая твоя вещь имеет свое место; каждое дело делай вовремя.
• Решимость – Твердо выполняй то, что ты должен сделать; непременно выполняй то, что решил сделать.
• Прилежание – Не теряй время попусту; будь всегда занятым чем-то полезным.
С последним пунктом поспорил бы один веселый китаец:
Все говорят о пользе полезного, но никто не говорит о пользе бесполезного.Лао Цзы
1.3. Современные подходы к персональному управлению Временем
Ниже я привожу краткий обзор современных подходов по вопросам управления временем.
Основные процессы в тайм-менеджменте (ТМ)
• Постановка целей и определение приоритетов;
• Анализ затрат времени;
• Планирование;
• Исполнение и контроль.
Основные принципы управления временем
мы найдем в книге о профессоре Любищеве. Кратко эти принципы заключаются в следующем:
• наличие главной цели жизни;
• совершенствование личности;
• учет всего времени;
• деление занятий на категории по степени их важности;
• выделение большего времени на более важные категории за счет менее важных;
• чередование утомительных и приятных занятий.
Дальнейшее развитие предлагает Г. Архангельский Его комплексная система организации времени имеет следующие основные ступени:
1) Философия (зачем ехать?);
2) Стратегия (куда ехать?);
3) Технология (на чем ехать?);
4) Эффективность (как идти?).
Основательную систему организации своего времени человек может разработать только сам;
• анализ данных личной практики тайм-менеджмента, выявление резервов повышения эффективности;
• первостепенную роль в организации времени играет мышление, направленное на эффективность; технология (например, компьютерные программы) – вопрос уже второй.
Вот ключевые полезные советы Глеба Архангельского:
• Ритмичность отдыха в течение рабочего дня. Эффективный сон.
• Мотивация для решения сложных задач.
• Найти свои, а не идти к чужим целям.
• В классическом менеджменте рекомендуют ставить цели в технике SMART – от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound – конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.
• План дня должен быть изложен в письменном виде.
• Список задач необходимо разметить по приоритетности.
• Умение говорить «нет» делам, не соответствующим вашим целям или принципам.
• Первый вопрос при получении любой задачи: нужна ли она вообще?
Постановка целей
Выбрать цель – значит определиться, что желательно достигнуть и в какое время.
• Стратегические цели – на срок 3-15 лет;
• Годовые цели;
• Месячные цели;
• Ежедневные задачи.
Долгосрочные стратегические цели иначе называются жизненными целями. В каждой области деятельности (Работа, Семья, Образование, Творчество) желательно иметь свою стратегическую цель.
При большом разнообразии интересов выбор целей представляется непростым делом. Поэтому, советует Джулия Моргенстерн, начинать надо с того, что приносит радость, здесь и сейчас.
Брайан Трейси, строгий список по вопросу выбора целей:
1. Решить, чего желательно достичь в разные периоды жизни.
2. Записать свои решения.
3. Установить крайний срок. Для большой цели – промежуточные сроки.
4. Составить список дел для достижения, намеченного.
5. Превратите список в план, определив первоочередные дела и менее важные.
6. Каждый день делать что-нибудь приближающее главную цель.
Определение приоритетов
Приоритет – понятие, показывающее важность, первенство, он определяет:
• в науке – первенство изобретений, открытий, научных идей;
• в тайм-менеджменте – порядок выполнения действий во времени.
Для определения приоритетности задач используется часто матрица Эйзенхауэра.
A: Важные, Срочные B: Важные, Несрочные
C: Неважные, Срочные D: Неважные, Несрочные
• Задачи категории – A: Важные, Срочные (критические ситуации, проекты с горящим сроком) – необходимо выполнять без промедления.
• Задачи категории – B: Важные, Несрочные (стратегическое планирование) – устанавливаются временные рамки.
• Задачи категории – C: Неважные, срочные (мелкие поручения) – по возможности отказаться или перепоручить.
• Задачи категории – D: Неважные, Несрочные (перекуры, болтовня, телевизор) – желательно такие дела из жизни исключить.
Правило 80/20
Правило 80/20, или принцип Парето, предложил Вильфредо Парето: «20 % усилий дают 80 % результата, остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата».
Таким образом, если верить этому правилу, нужно уметь выявить 20 % главных задач и сосредоточиться на их решении, остальные дела могут подождать.
Хронометраж
Анализ затрат времени – это прежде всего – хронометраж.
1. Начинается с письменного учета своего времени. Фиксировать каждые 30–40 минут расходы времени с точностью, например, до 6 минут (одной десятой часа).
2. Форма учета личного времени может быть, например, такой: Начало работы – Окончание – Что сделано.
3. По результатам хронометража, проведенного в течение месяца, делается собственный анализ потерь времени. Определяются участки в расписании, требующие повышения эффективности.
4. 4. Создается персональная экономная система управления временем.
План распределения времени (недельное расписание)
План распределения времени, как пишет Юлия Моргенстерн, – это структурированное расписание, где все виды деятельности размещены в порядке, как в вещевом шкафу. Это простая таблица, в которой по горизонтали проставлены дни недели, по вертикали – часы дня. В образовавшихся клетках отмечаем предстоящие дела. Примеры можно найти в различных компьютерных программах типа Календарь, Записная книжка. Подробнее о составлении недельного расписания с учетом бюджета активного и пассивного времени см. в Разделе 3.4 Недельное расписание.
Как составить распорядок дня по Маршаллу Куку.
[7]
1. Не планируйте слишком много дел. Реально смотрите на свои возможности.
2. Оставляйте свободное время для непредвиденных дел.
3. Вписывайте не то, что можно сделать, а то, что нужно.
4. План должен быть гибким, дающим возможность что-то изменить.
5. Все самое важное делается в первую очередь.
6. Разбивайте крупные задания на этапы.
7. Короткие перерывы в работе для поддержания тонуса.
9. Не бойтесь отказываться от своих планов.
10. Не нравится составлять ежедневное расписание – не составляйте.
Решение проблемы нехватки времени
Необходимо бороться с «поглотителями времени – хронофагами», основными из которых по списку Лотара Зайверта («Ваше время в ваших руках») являются:
• нечеткая постановка цели;
• отсутствие приоритетов в делах;
• попытка слишком много сделать за один раз;
• личная неорганизованность;
• выполнение чужой работы;
• телефонные звонки, письма и разговоры;
• неполная или несвоевременная информация;
• неумение довести дело до конца;
• неподготовленные совещания;
• синдром откладывания;
• спешка, нетерпение;
• перенос дел, которые можно решить по телефону, на личную встречу.
Основным способом выявления хронофагов является Хронометраж (см. выше в этом разделе).
Искусство успевать
Приведем некоторые правила достижения своих целей и экономии времени из «искусства успевать». Я объединил эти правила в группы, что позволило изложить их более сжато.
1) Решения.
Принимайте решения быстрее, даже при неполной информации. это поможет вам и тем, кто имеет с вами дело.
В условиях кризиса ориентируйтесь не на проблему, а на имеющиеся возможности.
2) Борьба с расточительством времени
Стремление к совершенству, отделка второстепенных деталей может погубить все дело.
Концентрируйтесь на одной задаче, пока не решите ее до конца.
Старайтесь сделать все так, чтобы не потратить много времени на переделку.
Не подменяйте стремление к цели выполнением срочных, но мелких задач.
Руководствуйтесь принципом Парето (см. выше Правило 80/20).
Говорите «нет» тем, кто напрасно отнимает ваше время.
3) Делегирование (передача) обязанностей
Передавайте дела другим вместе с правом на ошибки, на которых учатся.
Обращайтесь за помощью к специалистам, если какая-то проблема им известна лучше.
4) Планирование и организация работы
Ставьте себе сроки выполнения работы, сообщайте друзьям об этих сроках.
Организуйте рабочее место, сделайте его удобным.
Система регистрации и хранения бумаг должна быть понятна, а папки доступны.
Будьте кратким в телефонных разговорах.
Интересные идеи заносите в дневник или карточки, которые должны быть всегда под рукой.
Ежедневно важные дела стремитесь сделать раньше, давая на них больше времени.
Легкую работу откладывайте на конец дня.
Поменьше плодите бумаг, каждую бумагу берите один раз.
Выделяйте три часа в месяц для разбора пустяковых дел.
Не зацикливайтесь на хронометраже, восстанавливайте по памяти, что не успели записать.
5) Режим
В будние дни рано ложитесь спать и рано вставайте.
Не ешьте много за обедом, чтобы не спать во второй половине дня.
Старайтесь ходить на работу пешком.
Не увлекайтесь телевизором.
Используйте время ожидания, для расслабления, планирования и тренировки памяти.
Для творческой работы отводите первую половину дня.
По выходным дням старайтесь не думать о работе.
Getting Things Done(GTD) Как привести дела в порядок
В книге Дэвида Аллена развернута система технологических приемов приведения личных дел в порядок, организации продуктивной сбалансированной жизни. В США эта система пользуется большой популярностью. Её основные положения:
1. Организовать поступающую информацию, держать её в упорядоченных списках, а не в голове, чем значительно уменьшается стресс.
2. Группировка действий отличается от привычного деления по темам, а опирается на контекст, т. е. в широком смысле на среду, в которой существует объект, связанный с информацией: компьютер, телефон, по дороге в машине, поезде.
3. Критерии выбора действия:
3.1. Контекст (обстоятельства и возможности на текущий момент);
3.2. Самочувствие, готовность для данного действия;
3.3. Приоритеты (важность в настоящее время).
4. Определение следующего шага в проекте, состоящем из совокупности ряда задач.
5. Естественная модель планирования:
5.1. Определение сути и принципа работы над проектом;
5.2. Мысленное представление цели, конечного результата;
5.3. Генерация идей, в том числе «мозговой штурм»;
5.4. Организация выполнения;
5.5. Определение ближайших действий.
6. Еженедельный обзор для просмотра (многочисленных!) списков задач, идей, проектов, «большая чистка», отброс устаревшего и не актуального.
Вот в этом месте я говорю себе, хорошо, что ты познакомился с методом Дэвина Аллена сейчас, когда он не смог соблазнить тебя встать на путь составления и пересоставления многочисленных списков и превратиться в заорганизованного менеджера!