В данной главе мы выходим за пределы собственно тайм-менеджмента (ТМ), т. е. технологии организации времени. Сделана попытка изложить популярно теоретические основы, на которых мы хотели бы построить свой ТМ, а именно Системность, Операционный менеджмент, Теорию мотивации личности, а также Игровой подход.
Читателям, которые интересуются только практической стороной создания собственной Системы Планирования и Контроля (СПК), эту главу можно пролистать по диагонали.
2.1. Начальные сведения о системном подходе
Что такое система
Развивая лаконичное определение капитана Мерфи, можно сказать, что Система – такая штука, которую мы:
1) выделили из её окружения;
2) разделили на части;
3) организовали связи в единую структуру;
4) вложили эту структуру как нечто целое в рамку ещё большего объекта.
Вдобавок, в случае искусственных систем, –
5) мы изготовили эту штуку для наших целей.
Возьмём хотя бы молоток, известный людям с каменного века как инструмент и как боевое оружие, – чем не система? Он выделен из своего окружения, инструментального ящика. Разделён на части, – головку молотка и рукоятку, – связанные между собой, вложен как нечто целое в нашу руку – часть вышестоящей, надеемся, разумной системы.
Но говоря о Системе, чаще всего подразумевают сложное устройство, организацию, совокупность взаимосвязанных элементов, действующих как единое целое для достижения поставленных целей. Автомобиль – это больше, чем сумма деталей, и согласно формуле Остапа Бендера, не роскошь, а средство передвижения.
В основу Системного подхода положено то соображение, что составная часть системы влияет на другие части и всю систему в целом. Поэтому при рассмотрении отдельной части необходимо учитывать ее взаимосвязи со всей системой, а также с окружающей средой, надсистемой.
Свойства систем
• Целостность – система выступает как единое целое в определенных границах пространства и времени.
• Обособленность – система обособлена, отделена своими границами (корпусом, стенами и пр.) от внешней среды.
• Синергичность – принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов (неаддитивность). Возможности системы превосходят сумму возможностей составляющих ее элементов.
• Иерархичность – деление на подсистемы и элементы, где каждый компонент системы Б может рассматриваться как система В; при этом сама система Б будет элементом некоторой надсистемы А (суперсистемы).
Структура системы
Внутренность иерархичной Системы обычно неоднородна, отдельные её составляющие части называются Подсистемами. Подсистема может также делиться на более мелкие части, или подсистемы уровней 1, 2, 3 и т. д. Самые мелкие, неделимые составляющие, принято называть элементами.
Для правильного функционирования системы недостаточно иметь полный набор ее подсистем и элементов – состав. В любом механизме мало наличия полного набора деталей, эти детали должны иметь между собой определенные связи, или отношения. Совокупность этих междуэлементных отношений, необходимых для функционирования, называется Структурой системы. Часто границы между подсистемами условны, относительны. Корабельный штурвал мы можем отнести к подсистеме движения корабля или к подсистеме его управления.
Структура отображает систему как фотография, она является статической, независимой от времени. В отличие от неё, динамическая модель служат для описания изменения процессов и моделей именно во времени. Различают два типа динамики системы: ее функционирование и развитие. Под функционированием подразумевают процессы, которые реализует заданную цель. Например, часы предназначены для показа времени, транспорт – для перевозки, школа – для обучения. Развитие характеризует систему при изменении ее целей.
Структура деятельности
Под деятельностью понимается целесообразная работа, занятия личности. Нашу собственную деятельность, если она, конечно, организована, можно представить, как систему, состоящую из взаимосвязанных элементов). В структуре деятельности можно выделить следующие уровни:
• В целом наша Деятельность представляется как некоторая Система высшего, нулевого уровня.
• Подсистемы – Направления деятельности, имеющие постоянные цели. Например, для меня, когда я перешёл на свободную занятость, этими направлениями стали 1)Работа, 2)Литература, 3)Дом, 4)Культура, 5)Спорт. В дальнейшем, для удобства планирования, я объединил направления 3) и 4).
• Второй уровень – Задачи, – дела, требующие выполнения в ближайшее время. Несколько взаимосвязанных одной целью задач могут объединяться в проект. Простую задачу будем считать элементом системы деятельности.
• В системе деятельности, как и в любой системе, деление на части весьма условно. Длительный проект может рассматриваться как постоянное направление деятельности. Даже несложную задачу можно разбить на еще более простые задания. И так вплоть до чистки зубов по утрам. Однако в разумных пределах структурирование помогает упорядочить деятельность, выявить
• Часто интуиция подсказывает нам выбор варианта решения, который противоречит ранее задуманному, ломает наше расписание. Кто-то предпочтёт не отступаться от плана, он сказал – как отрезал, кремень-человек. Другой, откладывая вечернюю работу по месячному отчету, идёт в театр. У него готово оправдание: старший субъект системы деятельности (он сам) отдыхает, чтобы завтра со свежими силами наработать такое!
Планирование – это когда есть время подумать, взвесить свои возможности на определенный период времени, а уж потом действовать, не боясь корректировать свои планы.
Зная устройство и взаимосвязи в своей системе деятельности, мы можем более свободно ею управлять.
Системный подход в управлении временем
Вернемся к началу этого раздела, уточнив его. Система Планирования и Контроля личной деятельности (СПК) – такая штука, которую мы:
1) выделили из её окружения, собственно деятельности, личной жизни, организации, семьи, друзей и пр.;
2) разделили на части: области, направления занятий, задачи;
3) связали части между собой в единую структуру посредством планирования всего личного времени, а не только того, которое мы отпускаем на решение основных задач;
4) приспособили для выполнения наших целей.
Как всякой приличной системе, СПК должны быть свойственны:
• Целостность – Система Планирования и Контроля представляет собой единое целое, представляющее собой совокупность как текущих, так и долгосрочных планов личности.
• Обособленность. СПК отделена от остальной деятельности, в том смысле, что это только наши планы на бумаге или в компьютере
• Синергичность – несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов. Возможности системы превосходят сумму возможностей составляющих ее элементов. Например, значение эффективности нашей деятельности грубо можно определить, как объем решенных задач за данное время. Это значение во многом зависит от правильных взаимосвязей в системе деятельности, рассмотренных в разделе 1.3, а именно: постановки целей, определения приоритетов, хронометража и пр.
• Иерархичность – деление на подсистемы и элементы, где каждый компонент системы может рассматриваться как система.
Поскольку СПК – искусственная система, эти замечательные свойства проявляются в ней не автоматически, а зависят от её хозяина, создателя.
Если наш план включает только перечень подлежащих решению задач, – это статическая модель – мечты, занесенные на бумагу. Когда перечень будет дополнен алгоритмом (последовательностью действий, их взаимной обусловленностью) – это уже некоторые динамические элементы. Наконец, настоящей динамической моделью план станет, когда в него будут вноситься необходимые отметки и корректировки в процессе выполнения. Т. е. мы перейдем к динамике системы – Операционному Менеджменту.
2.2. Операционный менеджмент
В самом общем смысле операция является процессом,
методом или рядом действий главным образом практического характера. С точки зрения операционного менеджмента мы не просто живём, а совершаем операции. Но если серьёзно, неотъемлемые черты операции – Организованность и Продуктивность.
По определению Леса Гэлловэя, операционный менеджмент представляет собой виды деятельности, связанные с преднамеренным преобразованием (трансформацией) материалов, информации или покупателей. Это преобразование, или операционная функция, является одной из важнейших функций бизнеса.
Например, производитель телевизоров превращает готовые комплектующие части в телеприемники;
В страховой компании покупатель пострадавший от потери превращается в покупателя, получившего компенсацию.
А теперь поближе к нашей теме. В компании концессионеров, где командовал парадом Остап Бендер, трансформация ещё не совершилась, но формула её уже имеется:
Время, которое у нас есть → это деньги, которых у нас нет
Идя по стопам великого комбинатора, мы преобразуем время, которое у нас есть, в результаты деятельности, которые будут!
Операционная стратегия
Эффективность и рациональность
Как говорил Сенека, когда не знаешь, в какую гавань держишь путь, ни один ветер не будет дуть в нужном направлении. Для организации операционная стратегия заключается в точном определении своей деятельности, т. е. что является центральной частью ее бизнеса (приоритетом, фокусом), а что она может перепоручить по договору. Обычно выделяют четыре вида деятельности, которые могут считаться операциями: производство, поставки, транспортировка и сервис.
Операционная функция должна обеспечивать баланс видов деятельности. Слишком малое внимание сервису приводит к неудовлетворению покупателей, а слишком большое – делает работу неэффективной.
Баланс при управлении личным временем также достигается во многом правильным выбором цели. Можно говорить о нескольких целях в каждой области деятельности. Как ставить цели, мы рассмотрели в разделе 1.3. Постановка целей.
Эффективность определяется как способность достижения поставленных целей. В бизнесе это может быть степень соответствия системы удовлетворению потребностей покупателей. Высокая эффективность означает наиболее полное достижение целей (подробнее об эффективности – в Главе 4).
Рациональность – способность достижения целей (удовлетворение потребностей) с использованием минимума ресурсов.
Несомненно, повышение рациональности сокращает затраты, но это не должно делаться в ущерб эффективности. Так, у Анатоля Франса одна хозяйка харчевни готовила в котле для своих посетителей единственное блюдо – жаркое, причем котел никогда не чистился. Вполне рационально с точки зрения поварихи, и некоторые гости утверждали, что на дне-то и был самый смак. Однако такая эффективность могла выйти боком для гостей с недостаточно крепкими желудками.
Ресурсы и Запасы времени
К ресурсам принято относить то, что можно использовать для получения некоторых ценностей путем преобразования ресурсов, например, полезных ископаемых. Добытые ресурсы превращаются в запасы – продукцию, ожидающую вступления в процесс личного или производственного потребления.
При управлении личным временем можно говорить о его следующих запасах:
• Общий запас времени – это время на всю оставшуюся жизнь. Но лучше взять конкретный срок, определяемый, например, месячным планированием. Значит, это 24 часа, умноженные на число суток в месяце, т. е. от 672 до 744 часов.
• Активное время – (составная часть Общего времени) работа, творчество, учеба, активный отдых. Для себя я установил постоянную норму активного времени в месяц – Т = 200 ч, а именно – 8 часов в день, в месяце активных – 25 дней, суббота и воскресенье – как один день, первые два-три дня месяца – работа в щадящем режиме, больше отдыха, подведение итогов за прошлый месяц. Подробности в 5-й главе на примере месячного плана. Активное время бывает структурированное (упорядоченное) и неструктурированное. Структуризация времени – это распределение его по различным сферам деятельности.
• Пассивное время – сон, ничегонеделание, пассивный отдых, включая перерывы во время активных занятий. 16 часов в сутки.
В производстве задача управления материальными запасами возникает тогда, когда требуется снизить издержки, зависящие от роста запасов. При увеличении запасов увеличиваются складские расходы, потери, связанные со старением и порчей, страховые расходы и пр. С другой стороны, увеличение запасов ведет к уменьшению вероятности запаздывания с поставками, снижению расходов на обработку заказов.
Никаких таких забот у запасов времени не существует, и это прекрасно. Другая хорошая новость: своеобразие времени как запаса заключается в том, что его потери на переключение занятий компенсируются увеличением такого ресурса как работоспособность.
Положим, мы определили ресурсное плановое время как время, потребное для выполнения задач. В конце месяца случается обычная ситуация: самая важная задача, например, задача А не выполнена. Ресурсное время задачи и запас исчерпаны. Что делать в этом случае?
Мы можем поступить самым естественным образом: отнимаем ресурс времени у задачи В и передаем его в задачу А. Очевидно, задача В подождёт следующего месяца.
Однако при этом остается ощущение человека, который не сдержал своего слова. Не важно, что слово было дано самому себе и без свидетелей.
Поэтому я прибегаю для завершения задач А к помощи «кредитора», создавая запас.
Запасное плановое время Тзп предназначено для пополнения ресурса в случае его нехватки, это время нужно не только для компенсации неточности планирования, но для различных пустяковых дел, повседневной, рутинной работы. Мы отвечаем на служебные письма, убираем квартиру, делаем утреннюю зарядку. Этот запас проявляется в направлении Текущая работа (ТКР).
Из ТКР мы можем пополнять ресурсы времени более важной задачи, когда они исчерпаны, а задача все еще не выполнена. На ТКР выделяется запасное плановое время Тзп.
Если эти работы не будут включены в ваш общий план, они незаметно для нас перейдут в разряд ненужных, второстепенных, отвлекающих вас от ваших высоких, благородных целей. Кто-то перестает бриться, кто-то – делать массаж, кто-то запускает дом и т. д. А тут еще попросили сделать работу за кого-либо другого. Когда обстоятельства вынуждают заниматься этими делами, мы чувствуем себя обманутыми, стараемся от них отделаться. Таким образом, часть нашей жизни протекает без радости, от чего надо уберечься.
С другой стороны, если кому-то кажется спокойней выполнять эту самую рутинную работу – она ведь самая безответственная! – у него не будет времени выполнять этапы продвижения к вашим основным целям.
Следовательно, ТКР – текущая работа включается в план, но занимает небольшую часть нашего времени.
Оба зайца убиты одним выстрелом: наши дела не различаются на важные и неважные, а только на большие и маленькие. Приоритеты дел расставлены: они определены временем, которое мы выделяем на них. Маленькие дела помогают отдыхать от больших, на которых мы реализуем себя в полной мере, с настоящим энтузиазмом.
Кстати о погоне за двумя зайцами. Те, кто начал управлять своим временем, очень скоро обнаруживают, что некоторые дела можно выполнять одновременно. Не обязательно быть Цезарем или Наполеоном, чтобы
• убирать квартиру и учить урок, записанный на магнитофонную кассету;
• проводить совещание и собирать информацию у специалистов для своего доклада;
• осваивать новую компьютерную программу, используя ее для украшения очередного отчета;
• брать в командировку рабочие бумаги, до которых раньше не доходили руки и пр.
Это знает каждый занятой человек, но не все награждают себя за потогонный труд. Между тем специалисты – организаторы советуют поощрять себя, например, после трудного дела переходить на более легкое, лечь на диван и расслабиться или съесть мороженое вопреки диете.
Выполняем два дела одновременно, – записываем в актив приращение эффективного времени Т е по обоим сразу. Строгие организаторы могут на вторую задачу учитывать время с понижающим коэффициентом, например, 0,5, это их дело.
Поощрение временем – на дороге не валяется. Не зря один из героев турецкого писателя Мехмета Теврика говорил:
– Вино укорачивает жизнь: если бы ты не пил, тебе было бы уже 80 лет, а не 60.
Задачи распределения и упорядочения времени
Задача распределения обычно характеризуется следующими условиями:
• Существует ряд операций (дел, занятий), которые должны быть выполнены.
• Предположительно, имеется недостаточное количество ресурсов (времени) для выполнения всех операций.
• Некоторые операции допускается выполнять различными способами, используя различные комбинации ресурса времени.
При распределении обычных ресурсов задача может сводиться к такому распределению, чтобы общая стоимость выполнения операций была бы минимальна или прибыль максимальна. При распределении личного времени мы стремимся, например, к быстрейшему достижению целей.
Задача распределения времени особенно интересна тогда, когда возможностей не хватает для выполнения задуманного, и мы стоим перед решением отказываться или не отказываться от любимых занятий, стоящих в стороне от главных целей.
Пример задачи упорядочения операций во времени показана в популярном американском сериале о военном госпитале Мэш. Героям, военным хирургам, потребовалось разрядить невзорвавшуюся бомбу. Они решали эту проблему таким образом: один читал инструкцию, а другой выполнял операции. Нажать на синюю кнопку – нажали, повернуть рукоятку – повернули, отпустить кнопку – о, ужас! – кнопка-то была отпущена перед поворотом рукоятки. «Специалисты» бросились врассыпную и тем спасли свою жизнь.
Будем считать, что последовательность решения наших задач не повлияет на нашу безопасность, как у хирургов в роли сапёров. Но эта последовательность может повлиять на время выполнения задачи. Теория исследования операций (и наш здравый смысл!) показывают, что время, затраченное на совокупность нескольких операций, зависит не только от продолжительности каждой операции, но и от последовательности их чередования.
Если нам удастся оптимально стыковать отрезки времени на различные занятия, мы будем успевать больше. В этом я неоднократно убеждался, когда бывал председателем Государственной комиссии по испытаниям электрооборудования. Только изменением графика проведения испытаний, оптимального их чередования удавалось сократить время испытаний на 20–30 %.
Гастрономический подход
Допустим, мы определили, что наша норма – это 8 часов чистого рабочего времени. Рано утром, когда впереди у нас 16 часов бодрствования, эта норма не кажется столь уж не выполнимой. Но вспомним вчерашний день: мы откладывали начало очень трудного дела вплоть до вечера, потом был телесериал. И, в конце концов, мы легли спать в легкой грусти оттого, что так мало сделано, но с намерением изменить свой распорядок завтра. Намерение твердое? В таком случае начнем с общеизвестных рекомендаций, изложенных в Главе 1, раздел Искусство успевать.
Значимость и сложность работы растут прямо пропорционально времени, затраченному на ее выполнение. Допустим, мы отвели на замену электрической лампочки два часа. А если предусмотреть падение со стремянки и связанное с ним лечение поломанной ноги, значимость замены может прилично возрасти!
Если наша предусмотрительность не заходит столь далеко, мы отводим время на работу, исходя из предыдущего опыта о конечном результате. Это время и наше умение во многом определяет качество работы. На замену лампочки нам потребуется 5 минут, но мы решили заодно за полчаса почистить всю люстру, чтобы в следующий раз было бы не стыдно перед гостями.
Качество работы – прежде всего, вопрос затраты времени.
Дела, которые мы выполняем, в зависимости от нашего к ним отношения мы привыкли делить на важные и не важные. В свое время, и я полагал такое деление само собой разумеющимся. Закончить сегодня работу к сроку важнее, чем поиграть с приятелем в шахматы или ввернуть ту же лампочку.
Но посмотрим на дела наши с другой стороны, например, с гастрономической. Что важнее, овощи, молоко, мясо, или пиво? Одни предпочитают то, другие это, третьи любят разнообразную еду, полагая, возможно ошибочно, что спорт отрегулирует все как надо.
Я – третий. Для меня важно считать, что, если уж я что-то делаю, это нужно прежде всего для меня. Подобный настрой не дает место досаде оттого, что жизнь проходит мимо, пока я пишу этот дурацкий отчет или мою посуду. Исчезают сами собой дела, которые не нравятся, но делать нужно. Для меня это было открытие:
1) Все выполняемые дела необходимо включать в план.
2) Все, включенное в план, становится необходимым.
3) И тогда все необходимое становится хотя бы сносным.
Мои дела делятся на те, которыми я занимаюсь и которыми не занимаюсь: так, я исключил парусный спорт не потому, что он мне не нравился, просто он не вписался в поворот при движении к моим целям. Оставшиеся дела разделяются на:
Когда мы включаем все наши занятия в ежедневные, еженедельные и ежемесячные планы, рано или поздно исчезнут те дела, которые, как мы раньше полагали, не нравятся, но делать нужно. Либо мы их перестанем делать, либо будем считать, что они разнообразят меню наших дел, и потому нужны.
2.3. Мотивация личности и Управление временем
Мотивация человека – это побуждения, вызывающие его активность определенной направленности. Термин «мотивация» используется в областях психологии, исследующих причины целенаправленного поведения человека. Считается, что инстинкты и потребности являются причиной и источником активности, мотивом деятельности.
Попросту схема мотивированного действия такова:
1) Потребность (мотив) → 2)Побуждение (мотивация)→ →3) Действие → 4) Удовлетворение потребности.
Скажем, мотивом к созданию системы управления временем явилась потребность распределения усилий для достижения основных целей автора, сбалансирования его занятий в науке, культуре и спорте. Этот мотив вызвал мотивацию – желание разумно распределить время между различными областями деятельности. А мотивация породила действия по разработке системы.
В широком смысле психологи употребляют понятие мотивации как внутреннее состояние и поведение, определяемое потребностью, т. е. все блоки вышеприведенной схемы. Однако оставим терминологические тонкости специалистам. Как было сказано в английском учебнике по электротехнике для морских инженеров: «Никто не знает точно, что такое электричество, но мы попробуем рассказать, как им пользоваться».
Наша задача состоит не в исследовании мотивации как психологического феномена, а в использовании ее при составлении и реализации жизненных планов.
Потребности человека и управление временем
Согласно одному из основоположников теории мотивации, американскому психологу и философу Абрахаму Маслоу, динамический подход к мотивации предполагает ее непрерывное изменение, при этом фундаментальные потребности, присущие всем индивидуумам, остаются неизменными.
Список человеческих потребностей весьма обширен. Перечни потребностей, составляемых различными психологами, зависит от их тенденциозности и скрупулезности. Но в любом случае они свидетельствуют о взаимной противоречивости, поскольку противоречива сама человеческая натура. Например, не найдено объяснение парадоксальному факту одновременной тенденции организма к инерции, лени, минимальной затрате усилий и потребности в активности, стимуляции, возбуждении.
Маслоу приводит следующий список видов потребностей в порядке возрастания уровней.
Физиологические потребности являются потребностями самого низшего уровня, но самыми насущными и сильными. Это такие разновидности позывов как голод, жажда, сексуальное влечение, материнские реакции, стремление ко сну и пр. При удовлетворении физиологических потребностей сознанием человека овладевают уже другие, более высокие желания. Как мы установили выше, на эти потребности мы положили 16 часов в сутки (пассивное время), и не дай Бог, вторгаться постоянно в этот огород активному времени, последствия будут печальными.
Потребность в безопасности (в стабильности, защите, свободе от страха, в порядке, и пр.). Эти желания на новом уровне могут доминировать в мотивационной жизни личности, подчинив ее достижению безопасности.
Конечно, управление временем не является средством достижения безопасности от внешних сил. Но оно позволяет чувствовать себя живущим в более стабильном режиме, когда мы знаем, что проходим именно тот путь, который намечен.
Потребность в принадлежности и любви – новый уровень мотивации, возникающий после удовлетворения потребностей физиологических и безопасности. Человек остро ощущает нехватку друзей, отсутствие любви. Ему необходимо чувствовать себя дома, на родине, сознавать, что он принадлежит к определенному, своему кругу.
«Друзья отнимают время», – сказал один из героев Михаила Булгакова. Но если мы не можем выделить время для родных и близких, много ли приобретём от такой экономии?
Потребность в признании – это стремление добиться успеха, репутации и престижа. Человеку необходимо ощущение собственной значимости, компетентности, уверенности и свободы.
Неудовлетворение этой потребности может вызвать чувство бессилия, привести к серьезным неврозам.
Потребность в самоактуализации. Допустим, у человека удовлетворены его физиологические потребности, а также потребности в безопасности в принадлежности, любви и в признании. Скорее всего, он почувствует неудовлетворенность оттого, что не может уделить достойное внимание любимому делу. Чтобы человек жил в мире с самим собой, он обязан быть тем, кем он может быть.
Потребность соответствия собственной природе американский психолог Курт Гольдштейн назвал потребностью к самоактуализации. Под этим понимается стремление человека к воплощению заложенных в нем талантов, способностей. Неудовлетворение высших потребностей может вызвать фрустрацию – состояние подавленности, тревоги, ощущение бессмысленности и бесцельности жизни.
Когнитивные потребности, или тяга к знанию, – особое свойство человеческой натуры, хотя феномен любопытства можно наблюдать и у животных. Но только человек способен платить высокой мерой за постижение и отстаивание истины. Достижение своих целей в жизни с помощью управления временем – не самая простая штука. Трудности не заставят себя ждать при решении все более и более сложных задач. При этом собственно планирование также усложняется, но именно поэтому оно интересно.
Эстетические потребности (потребность в порядке, симметрии, завершенности, законченности, структуре) обнаруживаются практически у каждого здорового ребенка. Некоторые взрослые люди, лишенные эстетических радостей, заболевают весьма специфично, и болезнь их может излечить только красота.
Планирование личного времени, разумеется, помимо движения к нашим основным целям, должно предполагать и наши эстетические потребности. Вначале нас будет удовлетворять простое управление запасами времени. В дальнейшем мы почувствуем потребность идти по более сложному пути – совмещению эстетического и рационального. То, что красиво, как правило, эффективно. Наши планы, изложенные на бумаге, тоже должны выглядеть красиво.
Иерархия потребностей, согласно Маслоу, не имеет для всех людей стабильную, жесткую структуру. В ряде случаев наблюдается инверсия: потребность высшего уровня преобладает над неудовлетворенной потребностью более низкого уровня. Люди, преданные высоким идеалам и ценностям, готовы ради них терпеть лишения и даже жертвовать жизнью.
2.4. Управление временем как Игра
Что такое игра?
Йохан Хейзинга в своей известной книге «Homo ludens» («Человек играющий») утверждал, что с давних пор вся человеческая культура развивается как игра. При этом игра старше культуры, ибо человек не учил животных играть, а они играют.
Игра лежит за рамками процесса непосредственного удовлетворения наших нужд и страстей. Она является свободным действием, которое протекает ради удовлетворения, приносимого самим совершением действия. Игра может быть отложена или отменена, и многие взрослые люди вполне обходятся без нее.
Следующим свойством игры является условность действия. Даже дети понимают, что играют «понарошку». Однако процесс игры может настолько увлекать, что несерьезность на время снимается.
Соперничество является душой игры. В эллинском обществе соперничество занимало такое полноценное место в жизни, что дух не сознавал его игрового характера.
Игра обособлена от обыденной жизни местом действия и продолжительностью, в определенный момент начинается и в определенный момент заканчивается: она сыграна.
Повторяемость – существенное свойство игры, ее внутренней структуры. Повтор, рефрен, чередование присутствуют во всех развитых игровых формах.
Напряжение, равновесие, балансирование, чередование, контраст, вариантность, завязка и развязка, – эти элементы игры во многом принадлежат эстетической сфере.
Правила игры безусловно обязательны. Как сказал Поль Валери, в отношении правил игры невозможен скептицизм. Строгость правил стимулируют изобретательность в игре.
Свойства игры в Управлении временем
По словам Й. Хейзинга, игровые элементы присутствуют в настоящее время во многих видах человеческой деятельности – бизнесе, искусстве, суде и даже войне. Дополним этот список Управлением временем.
Во-первых, управление личным временем в большинстве случаев является свободным действием, подобным игре. Прежде всего, это относится к задачам, которые мы сами поставили себе.
Вторая особенность игры – условность – является неотъемлемой чертой планирования. Наши планы – только модель реальных действий, а в модели мы можем разыгрывать все, что угодно. Забавным был бы проект журнала «Планы и Жизнь».
Такой признак игры как обособленность в отношении планов не вызывает никаких сомнений. Пространственные рамки ограничены листом бумаги, на котором расписаны наши гениальные прожекты. Рамки времени тоже весьма ограничены и не всегда совпадают со временем реальных действий.
Свойственные игре напряжение и контраст создаются наглядной картиной выполненного и запланированного за определенные сроки. Не напряженный план становится неинтересным планом.
Напряжению должно сопутствовать равновесие, которое определяется чувством уверенности, что наши планы находятся в зоне отпущенного времени.
Балансирование мы применяем, когда появляется некоторое несоответствие из-за неточного определения планового времени на какую-либо задачу, чтобы не потерять равновесия для выполнения других задач. Это балансирование может сводиться к перераспределению времени между направлениями деятельности.
Чередование – тоже весьма распространенный элемент нашей практики: переход от одной задачи к другой для отдыха или по соображениям сроков их выполнения.
Вариантность проявляется в гибкости, не закостенелости планов, жизнь изменяется и наши планы изменятся вместе с нею, но основа системы сохраняется, и в этом «изюминка» вариантности, из-за которой игра не надоедает.
Завязка – составление месячного плана, развязка и разрешение – подведение итогов, определение количественного результата.
Удача приносит игроку удовлетворение, что верно и для игры в одиночку. Очень важно в игре похвалиться своей удачей перед другими, например, величиной пойманной рыбы или победой над известным в клубе игроком.
Эта слабость встречалась и у гениев. Пушкин любил хвастаться своей ленью, да и Лермонтов не выставлял себя перед друзьями тружеником. Однако биографы уличили наших поэтов в эффективной организации личного времени. Обыкновенно рабочий день Пушкина начинался в 6 утра, Лермонтова – даже в 5 (когда никто не видел, что он занимается стихотворчеством!), во время свежих мыслей и наибольшей продуктивности, после обеда – легкие прогулки (когда видели все), вечерами – чтение. Бывали и периоды «творческого запоя», как при создании «Медного всадника» и «Демона», когда поэты работали над рукописью, забывая даже пообедать.
Результативность – душа игры … и планирования. Мы действуем в надежде получить кое-какие результаты, предпочтительно хорошие. «Стоит заметить, что подход к тайм-менеджменту как к азартной и увлекательной игре, а не просто как к «организации времени», еще ждет своего разработчика».
В настоящее время успешное обучение новым навыкам иногда применяется с использованием геймификации, или по-русски игрофикации рабочего процесса.
Этот метод основан на нематериальной мотивации сотрудников с увлечением отдаваться труду и жаждать новых достижений. Главная цель – это разжечь желание сотрудник выкладываться на работе так же, как любители компьютерных игр всецело отдаются разного рода стратегиям, гонкам и так далее. Непосредственное отношение к тайм-менеджменту эти игры не имеют.
Подобно настоящему спорту и бизнесу, наша Система Планирования и Контроля (СПК) имеет четкую шкалу достижений в виде значения показателя личной эффектиности, с точностью до 0,01 эффективности (О показателе эффективности см. Главы 4–5).