Поставим перед нашим Месячным планом такие условия:
• охватывать всю нашу деятельность за месяц;
• распределять эту деятельность по направлениям и конкретным задачам;
• показывать: фактические затраты Активного времени, а также результат в единицах Эффективного времени по каждому направлению и по плану в целом;
• на любой день иметь данные об Эффективности деятельности;
• представлять картину деятельности в виде, удобном для сравнения показателей с аналогичными периодами прошлого.
5.1. Пример эффективного месячного плана
В табл. 5.1 показан пример Месячного Плана как основной модели нашей деятельности, основного игрового поля (итоги за первые четыре дня).
План состоит из двух частей: Часть планирования (Столбец А) и Дневник Столбцы (D… G)
Часть планирования (задания на месяц)
Направления деятельности
В левой части месячного плана (Столбец А) представлены Направления деятельности, обозначенные прописными буквами: РБТ(Работа), ЛИТ(Литература), ДОМ, СПР(Спорт).
Каждому Направлению соответствует две строки. Например, в первой отмечается название направления, проект на месяц, выделенное активное время:
РБТ: Кнг; Т = 40.
Т.е. РАБОТА: Книга, активное время = 40 часов.
Во второй строке – частные задачи на месяц и бонусы (премии) за их выполнение:
1) ПЛН = 2, 2) Гл.4 =2 … Тf = 10
Т.е. 1) Составление месячного Плана, Тf = 2 эч (эффективных часа); 2) Глава книги 4 = 2 эч … Итого Тf = 10 эч. Троеточие означает пропуск других задач, включенных в план за пределами 4-х дней табл. 5.1.
Количество направлений – вопрос персонального вкуса. Минимальное количество очевидно равно двум: РАБОТА и ЛИЧНАЯ ЖИЗНЬ. Меньше имеет только пчела. Или гений, которому не нужно изучать Управление временем, чтобы не отвлекаться от создания шедевров. При десяти и больше – логично задать себе вопрос: не слишком ли я разбрасываюсь? В любом случае, не теряем бдительность, ибо направления склонны размножаться как бы сами собой.
Обычно наши Направления остаются постоянными в течение нескольких лет, хотя внутреннее содержание каждого из них может претерпеть большие изменения. Так, у меня направление Работа имело раньше содержание – Судовое электрооборудование, затем – Наука, теперь это – Управление временем. Множество направлений усложняют учет эффективного времени и увеличивают время собственно планирования, это нам нужно?
Кроме того, слишком узкие направления могут исчезнуть в связи с изменением образа жизни и деятельности. Как следствие – затруднение ведения статистики наших достижений за разные годы.
Выделение занятия в отдельное направление по закону Мерфи увеличивает выделяемое на него время, делает его более самостоятельным. Слияние с основным направлением подчиняет занятие основной цели, но уменьшается контроль времени, выделяемого на это занятие
Плановое время
Итак, в столбце А области Планирование мы проставляем соответственно для каждого направления запланированное активное время в часах. Суммарная цифра составляет 200 часов в месяц. Кто может больше, пусть попытается. Хочу только напомнить, что это чисто активное или, как говорят, хоккейное, а не футбольное время.
В идеале, когда мы ещё не приступили к выполнению плана, можем считать, что число активных часов будет равно числу эффективных часов Т = Те = De · 8, где De – эффективный день, содержащий 8 эч.
По мере продвижения по плану это равенство не соблюдается, что объясняется разной природой активности и эффективности: активность – наши ресурсы, эффективность – полученный эффект.
Лично я после неоднократных примерок остановился на таких цифрах:
– ежедневная норма активного времени – 8 часов;
– число активных дней в месяце – 25, суббота и воскресенье – как один день, оставшиеся 2–3 дня отношу на начало нового месяца: планирование, приведение в порядок мелких дел и пр. Выбор этих «круглых» цифр, помимо всего прочего, объясняется простотой расчета эффективности в уме.
Бонус за выполнение задачи придаёт скачкообразный характер эффективности. Так и должно быть в приличной игре. Вот бедные футболисты мучаются, бегают туда-сюда, у одной команды даже преимущество (в активности!) и вдруг – бац, гол! Уже какой-то результат.
Результат спортивный по своей условности ближе к результату личного планирования, чем бизнес-результат. Потерянное время более условно, чем потерянные или приобретенные деньги. Выиграл ты со счетом 3:0 или 1:0, получай свои 3 очка плюс большее или меньшее удовлетворение от игры. А когда-то за победу давали 2 очка, но, как решили законодатели футбольных правил, изменение будет больше стимулировать игроков к победе. Но дальше не пошли, скажем, на то, чтобы прибавлять очки за большее количество голов.
Как я убедился – в планировании бонус – дело тонкое. Слишком маленький – стимулирует к большим затратам активного времени, слишком большой – приводит к неправдоподобному значению эффективности, т. е. более 1,0 по месячным итогам. Вообще для каждого направления деятельности оптимальное значение бонуса будет различным в соответствии со вкусами Организатора (Тайм-менеджера). Но для нашего примера в таблице 5.1 ради простоты установили одинаковый бонус – 20 % от планового времени, выделяемого на каждое направление.
На то или иное дело мы даём столько, сколько оно, по нашему мнению, заслуживает в ряду других. Таким образом, расставляем Приоритет задач ещё до начала их выполнения. Мы ещё не знаем, какие будут Весомости, т. е. потраченное активное время Т , месяц покажет.
После распределения запасов времени по направлениям, для каждой задачи осталось не так много времени. Значит, и ошибки планирования будут не значительными. В любом случае, на стадии начала месячного планирования неточное определение времени на задачу не имеет значения. Несколько месяцев планирования – и опыт поможет решить эту проблему.
Дневник
1. Наработка активного времени за день вносится в столбцы D … G… в чётных строках – 2,4,6,8. Суммарная наработка ΣТ подсчитывается в столбце B. Так, для направления РБТ на 4-й день
ΣТ = 3,5 + 2 + 4,2 + 2,6 = 12,3
Или по формуле таблицы Excel
ΣТ = СУММ (D2:G2)
Аналогично в строках 4 … 9 заполняем ячейки данными хронометража по наработке для других направлений. В компьютерном варианте обновление данных не создаёт проблем. А в программе Excel, кроме того, автоматически заполняются ячейки результатами вычислений по формулам. В бумажном варианте, очевидно, придётся дополнить таблицу 5.1 примечаниями с промежуточными данными.
2. 10-я строка – ежедневная суммарная наработка по всем направлениям; так, для 1-го дня
Т = СУММ(D2;D4;D6;D8) = 3,5 + 1,5 + 1,5 + 1,2 = 7,7
По всем направлениям – ячейка B10
ΣТ = 7,7 + 5,6 + 8,9 + 7,0 = 29,2
3. Маршрутное время дня вычисляется в 11-й строке как сумма активного времени с учетом коэффициента Мерфи K m = 0,8. Так для 1-го дня, ячейка D11
t m = K m t = 0,8 · t = 7,7 · 0,8 = 6,1.
Общее маршрутное время T m = 29,2 · 0,8 = 23,2 (ячейка B11). Коэффициент K m = 0,8 здесь принят одинаковым для всех направлений. Для более тонкой настройки его значение можно разнообразить, исходя из специфики направлений.
4. Бонусы Tf вносятся в нечетных строках 3,5,7,9 по мере выполнения запланированного этапа задачи, завершенные этапы отмечаются заливкой ячейки бонуса, в данном случае серой краской. Для 1-го дня направления РБТ бонус Tf = 2 (Ячейка D3, выполнение задачи 1)Плн). Для всех направлений 1-го дня
Tf = СУММ(D3;D5;D7;D9) = 2, ячейка D12
5. Эффективное время дня в 13-й строфе t e = t m + tf. Например, для второго дня t e = 4,4 + 3 = 7,4 (ячейка E13), за 4 дня – ячейка C13
T e = T m + T f = СУММ(D13:G13) = 8,1 + 7,4 + 7,1 + 8,6 = 31,2
6. Дневная эффективность e = t e /tc – в 14-й строке. Для второго дня e = E13/8 G14 = 7,4/8 = 0,92 (при дневной норме ресурса активного времени Тс = 8 ч)
7. Общая, или средняя, эффективность Е для n-го дня подсчитывается в 15-й строке как средняя эффективность, начиная с первого дня
E = (e1 + e2 +…+en)/n
Для 4-го дня E = (1,01 + 0,92 + 0,88 + 1,07)/4 = 0,97
Таким образом, значение Е на данный день дает нам общую оценку деятельности по всем направлениям.
8. Наконец, последняя характеристика – количество эффективных дней в 13-й строке, показывает наглядно серой заливкой, на каком отрезке пути к завершению плана мы находимся. После окончания четвертого дня мы «прошли» целых три дня
D e = E · D = 0,97 · 4 ~ 3
5.3. Годовой план
Основное назначение годового плана – распорядиться в первом приближении годовыми запасами времени в соответствии с поставленными целями. Желательно в годовом плане сохранить структуру такую же, как и в месячных планах, особенно направления нашей деятельности. Только в годовом плане, будут не кратковременные задачи, а проекты с их этапами, не дни, а месяцы.
Сохранение структуры планов (главным образом, количества направлений деятельности) нужно для того, чтобы мы могли видеть перед собой картину своей работы в длительном временном разрезе, т. е. для нашей личной статистики, самооценки, стимулирования успешной работы в текущем году и поддержания постоянного интереса к жизни. Одно дело, когда «Алания» однажды стала чемпионом России по футболу, и совсем другое – многократные чемпионы «Спартак» и «Зенит». Сравнение годовых итогов покажет нам, когда мы были чемпионами, и есть ли надежды на будущее.
По большому счету, сохранение количества направлений – вопрос не принципиальный. Мне, например, приходилось менять структуру направлений неоднократно. Ну, потратим на изменение структуры и статистики исторических достижений часа три.
Имея данные о величине месячной эффективности по результатам месячных планов, посмотрим, каковы итоги прошлых «спортивных» сезонов (Диаграммы 5.1, 5.2).
