Урок №7: Применять методологию Тайм-Драйв
Применение методологии Тайм-Драйв
Методология Тайм-Драйв – это набор различных приемов, технологий направленных на повышение личной эффективности, лучшей организации, и самомотивации человека. Название «Тайм-Драйв» происходит от названия книги – «Тайм-Драйв: как успевать жить и работать», автором которой является известный российский эксперт в области управления временем – Глеб Алексеевич Архангельский.
Данную методологию можно с успехом применять в органайзере LeaderTask. Деловой органайзер LeaderTask создан для планирования задач, встреч, управления проектами и сотрудниками. Сам автор методологии Тайм-Драйв - Глеб Архангельский - рекомендует использовать LeaderTask для управления временем.
LeaderTask содержит все необходимые функции для делового человека. Вот основные достоинства программы:
• LeaderTask очень гибок, т.е. его можно настроить под любые потребности. В нем есть все необходимые функции: адресная книга контактов, планировщик задач, календарь, почтовый клиент, ежедневник, персональный информационный менеджер(ПИМ)…
• Органайзер может хранить любые данные т.е: проекты, задачи, заметки, ссылки, контакты, документы, таблицы, файлы, а также различную секретную информацию(пароли, логины, пин-коды…). При этом все данные надежно защищены!
• LeaderTask мобилен, т.е. его легко можно переносить на флешке с места на место. Все ваши данные всегда будут с вами.
• И наконец программа отлично дружит с MS Outlook'ом
Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»
Организуйте свой отдых наиболее качественно, старайтесь максимально переключиться.В LeaderTask можно
сделать специальную категорию «Отдых», в эту категорию записывать дела которые максимально вас расслабляют, переключают ваше внимание, отвлекают от работы.
Самые важные дела выделены цветом, они дают больший эффект т.к. максимально переключают внимание – тем самым вы отдыхаете от основной работы. Такие расслабляющие занятия удобно разнести по подкатегориям:
«Ежечасно» - маленькие пятиминутки для расслабления, например: «Позвонить знакомому», «Посмотреть что-нибудь интересное в Интернете», «сходить попить чая»,
«На обеде» - дела более длительные по продолжительности, например: «Сделать гимнастику», «Прогуляться в парке», «Сходить к ребятам в соседний отдел»
«Свободное время» - дела которые можно делать например в выходные или после работы, например: «Тренажерный зал», «посетить сеанс расслабляющего массажа», «на рыбалку», «Сходить в бильярд»
Итоги:
• Сделайте отдых в течении дня ритмичным;
• Обеспечивайте максимальное переключение;
Мотивация: как справляться с неприятными задачами
Метод «Швейцарского сыра». Для того чтобы выполнить неприятную/сложную задачу сначала разбейте ее на несколько более мелких подзадач и выполняйте их в произвольном порядке (как бы «выгрызая» из разных мест кусочки большой задачи) В LeaderTask это удобно делать в древовидной таблице задач:
«Лягушки и Слоны» - очень интересный метод, суть его в следующем. Есть такие дела (в терминологии тайм-менеджмента называются «лягушками») которые делать не хочется, но они необходимы. Заставить себя сделать их бывает очень сложно. Так вот решение этой проблемы можно описать поговоркой «Каждое утро съедай лягушку». Т.е. каждый день уменьшать количество неприятных дел, самое лучшее время для этого – утро, сделал и весь день можно заниматься другими более приятными делами. В LeaderTask «лягушек» можно легко визуально выделять среди прочих задач с помощью приоритетов. Например можно сделать приоритет «Лягушка» и определить ему зеленый цвет фона, и желтый цвет задач (имитируя настоящую лягушку). Т.о. всех лягушек можно построить в один ряд и последовательно их ликвидировать.
«Слоны» в терминологии тайм-менеджмента это очень крупные задачи. Такие задачи необходимо по методу «швейцарского сыра» разбивать на более мелкие, т.е. раздробить «слона» на небольшие кусочки (бифштексы) и каждый день «съедать» по одному такому бифштексу.
«Таблица ежедневных дел»
Удобный способ отображения «лягушек» и «слонов» в одном месте это записывать их в одной таблице. В LeaderTask это можно сделать либо с помощью регулярных задач – задать периодичность задаче, и обзоров календаре.
Итоги:
• Применяйте метод Швейцарского сыра для раскачки
• Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»
• Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению слона
• Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение
Цели: как приблизить мечты к реальности
В LeaderTask очень удобно вести какие либо записи, заметки, а также мемуарник. Мемуарник (от слова мемуары) - служит для записи наиболее значимых событий дня, недели, месяца. Наиболее удобным способом вести Мемуарник являются – заметки.
Заметки удобно делать по дням, т.о. достигается хронологический порядок заметок (что очень схоже с обычным интернет блогом) Также с помощью заметок можно написать личную миссию, описать цели.
Ключевые области жизни
Для эффективного планирования времени необходимо выделить основные направления вашей деятельности т.е. ключевые области жизни. Ключевые области удобно расположить в навигаторе, в разделе Категории.
Life management и жизненные цели
Для того чтобы знать куда идти и зачем, а также каких результатов добиваться очень полезно четко определить свои цели и по прошествии определенного срока можно точно узнать чего мы достигли. Например: напишите планы что вы сделаете в течении следующего года, каких результатов достигните, все то, о чем вы мечтаете. Без каких либо «но» и других сомнений. Можно написать в форме сценария: «Сначала я сдаю на права, потом покупаю автомобиль, далее семьей едем отдыхать в деревню на месяц…» Как известно, все, что нас окружает - это материальная проекция наших мыслей, поэтому очень важно создать четкий позитивный образ своего будущего, чтобы оно было именно таким, каким мы хотим.
Для фиксации планов (целей) на год, удобно завести отдельную категорию «Цели», где описывать только цели и долгосрочные планы из различных ключевых областей жизни. Записывайте что именно вы сделаете, к какому сроку и в каком порядке. Представьте что LeaderTask это волшебный список исполнения желаний – все что будет записано вами – все исполнится. Помните именно то, что вы думаете(планируете, представляете) о будущем чаще всего и происходит.
Итоги:
• Определите ваши ценности с помощью «Мемуарника»
• Сформулируйте вашу личную миссию
• Ищите ваше призвание
• Выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни
• Напишите сценарий вашей жизни на год вперед
• Напишите цели на 5, 10, 15 лет
