• Для чего нужен табличный процессор?
• Начало работы
• Листы
• Постановка задачи «Кошелек»
• Редактирование Книги Excel
• Формулы
• Тестирование программного продукта
• Заключение
• Кое-что для любознательных
Пока Джон Барнэби и Сеймур Рубинштейн готовили к выпуску свой текстовый процессор WordStar, Дэниел Бриклин, выпускник Массачусетского технологического университета и ветеран компьютерной индустрии, посещал курсы в Гарвардской школе бизнеса. Он работал инженером-программистом в фирме DEC (Digital Equipment Corporation), создавшей некогда популярную серию машин PDP. Здесь Бриклин участвовал в разработке системы обработки текстов, после чего перешел в другую компанию. Опыт работы в обеих фирмах навел его на мысль, что, хорошо разбираясь в технологии, он оставался абсолютным профаном в бизнесе. Это и побудило Бриклина отправиться на курсы в Гарвард.
Однажды, занимаясь утомительными вычислениями изменения суммы налога в результате роста процентной ставки на издержки и прибыль предприятия (звучит довольно сложно), Дэниел вдруг понял: есть иной, более удобный способ выполнения таких расчетов. Основная проблема здесь заключалась в том, что при изменении какой-то одной цифры человеку приходилось пересчитывать все величины, в которой эта цифра участвовала. Электронный калькулятор, конечно, несколько облегчал задачу, но все равно такие многоступенчатые расчеты требовали слишком много времени. Малейшая описка могла испортить всю работу, которая записывалась на большом листе тщательно разлинованной бумаги под названием «Spreadsheet» (развернутый лист).
Программистский опыт натолкнул Бриклина на мысль, что все эти нудные жонглирования числами неплохо было бы поручить компьютеру. Свою идею он обсудил с инженером-программистом Робертом Френкстоном. Тот заинтересовался идеей и в конце 1978 года начал писать такую программу, а уже к весне следующего года закончил ее. Свое детище Френкстон и Бриклин назвали VisiCalc – Visible Calculator (наглядный калькулятор).
Программа создавала на экране персонального компьютера столбцы чисел, которые мгновенно пересчитывались, если изменялась какая-то позиция этой электронной таблицы. С помощью программы VisiCalc плановики могли, например, произвести быструю и точную калькуляцию зависимости прибыли компании от 6 %-ного роста заработной платы при одновременном 7 %-ном увеличении цены на готовую продукцию.
Продавать свою программу Бриклин и Френкстон начали осенью 1979 года. Изначально программа была написана для машины «Apple-2», и, по существу, именно она сыграла главную роль в успехе этого компьютера на рынке. VisiCalc оказался первым пакетом программного обеспечения, наличие которого уже само по себе оправдывало приобретение компьютера.
В течение первого года после начала продаж VisiCalc сбыт персональных компьютеров резко возрос, а сама программа разошлась тиражом около 100 тыс. экземпляров при цене 200 долларов за копию. В конце 1982 года на рынке появилась система Lotus 1-2-3. Это была программа, работавшая на тех же принципах, что и VisiCalc, но разработанная для 16-разрядных компьютеров фирмы IBM.
Принципы, разработанные в VisiCalc и дополненные и отлаженные в Lotus, стали стандартом для табличных процессоров. Корпорация Microsoft, разрабатывая комплекс программ Microsoft Office, не могла пройти мимо табличного процессора. Так появился Microsoft Excel.
Для чего нужен табличный процессор?
Основное назначение табличного процессора – это осуществление многоступенчатых расчетов и автоматизация часто повторяемых расчетов. Впрочем, вопросы подготовки и печати обычных документов с его помощью тоже решаются неплохо, хотя и не так просто, как в текстовом процессоре.
Начало работы
Для начала работы с Microsoft Excel его необходимо загрузить. Сделать это можно несколькими способами.
• Пуск ► Программы ► Microsoft Excel.
• В панели Office щелкнуть на кнопке
• Кликнуть на любом файле с таким значком
В результате на экране монитора появится окно Microsoft Excel(рис. 4.1).
Рис. 4.1. Окно Microsoft Excel
Правда, в зависимости от настроек ваше окно может несколько отличаться от того, которое вы видите на рис. 4.1, но не так, чтобы вы совсем уж его не узнали.
В шапке окна обязательно будет надпись – Microsoft Excel.
Настройки Microsoft Excel
Наиболее серьезные настройки устанавливаются в диалоговом окне Параметры, которое вызывается командой меню программы Сервис ► Параметры (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Диалоговое окно Параметры. Закладка Вид
На закладке Вид расположены четыре фрейма (группы) параметров.
В группе Отображать необходимо отметить (поставить галочку):
• Строку состояния – для отображения строки состояния в окне Microsoft Excel (см. рис. 4.1);
• Строку формул – для отображения строки формул (см. рис. 4.1);
• Окна на панели задач – для отображения кнопок окон Microsoft Excel на Панели задач при работе с несколькими книгами одновременно.
В группе Примечания выберите Только индикатор, что позволит вам при работе видеть индикатор у тех ячеек, которые имеют примечание, а само примечание вы сможете прочитать, подведя указатель мыши на ячейку с примечанием.
В группе Объекты выберите Отображать.
В группе Параметры окна необходимо отметить (поставить галочку) в следующих пунктах.
Сетка – для отображения сетки в окне Microsoft Excel (см. рис. 4.1).
Нулевые значения – для отображения нулей в ячейках.
Заголовки строк и столбцов – для отображения заголовков строк и столбцов окон Microsoft Excel.
Горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки – для отображения полос прокрутки (см. рис. 4.1).
Ярлычки листов – для отображения ярлычков листов (см. рис. 4.1).
На вкладке Общие, отметив Список ранее открывавшихся файлов…, вы можете указать число файлов, которые будет помнить Microsoft Excel из тех файлов, с которыми вы работали. Здесь же вы можете задать число листов по умолчанию в новой книге, которое будет создавать Microsoft Excel, а также шрифт и размер шрифта, которые будут устанавливаться сразу после загрузки книги.
Все остальные настройки оставьте как есть. Когда у вас появится хорошее понимание того, что вы делаете и зачем, можете вернуться к настройкам и изменить что-то еще.
Панели инструментов
Как и в любом стандартном окне Windows, в окне Microsoft Excel есть строка Меню (рис. 4.3) и панели инструментов.
Рис. 4.3. Строка Меню Microsoft Excel
Панель инструментов состоит из кнопок со значками (рис. 4.4).
Рис. 4.4. Панель инструментов Microsoft Excel
Щелчок на такой кнопке позволяет выполнить какую-то одну операцию над выделенным объектом. Все эти операции можно также запустить из строки меню Microsoft Excel. На панели инструментов собраны значки наиболее популярных операций – это позволяет экономить время при работе.
Выбор необходимых панелей инструментов осуществляется пользователем в меню Вид (рис. 4.5).
Рис. 4.5. Выбор панелей инструментов
Напротив названий уже включенных панелей инструментов стоят галочки. Выбранную панель инструментов можно установить в любое место окна Microsoft Excel. Для этого нужно взять панель за шапку и перетащить к той стороне окна, где вы хотите ее прилепить. Чтобы переместить уже прилепленную панель в другое место, нужно взять панель за крайнюю левую часть (там, где у панели находится линия захвата) и перетащить ее в нужное место (рис. 4.6).
Рис. 4.6. Панели инструментов
С помощью кнопок Добавления и удаления на панели инструментов (см. рис. 4.6) можно увеличивать или уменьшать количество кнопок (рис. 4.7).
Рис. 4.7. Настройка кнопок панели инструментов
Кнопки, которые уже находятся на панели инструментов, отмечены галочками. Для получения необходимого результата щелкните мышкой на нужной строчке. Для возвращения в режим набора текста нажмите клавишу Esc (Эскейп).
Создание книги
Итак, с первоначальными настройками мы определились. Попробуем создать первую книгу – что бы вы ни сделали и как бы это ни назвали, в терминах Microsoft Excel это называется книга.
Если вы не хотите воспользоваться стандартными заготовками, которые есть в Excel, вы можете создать новую книгу очень просто: щелкните по значку
и Excel создаст стандартную книгу с количеством листов, указанным в параметрах настройки.
Другой способ позволит вам осуществить выбор из большего числа вариантов.
Выберите в меню Файл пункт Создать. В результате появится окно Создание документа (рис. 4.8).
Рис. 4.8. Окно Создание документа
Здесь вы можете на нужной закладке выбрать необходимый тип документа и просмотреть его вид. Щелкнув по кнопке OK, вы закончите операцию создания документа.
Создание файла
Вы еще ничего не сделали, но уже готовы к работе. Значит, пришло время позаботиться, чтобы ваш труд не пропал зря. Для этого необходимо периодически сохранять результаты труда в файле на диске. Файл этот нужно еще создать. Сделайте так.
1. В меню Файл выберите Сохранить как…. В появившемся окне Сохранение документа (рис. 4.9) выберите папку, где вы будете хранить свой файл, присвойте этому файлу имя, проследите, чтобы тип файла был установлен Книга Microsoft Excel (*.xls) и щелкните по кнопке Сохранить или просто нажмите клавишу Ввод.
Рис. 4.9. Окно Сохранение документа
2. Если вы все сделали правильно, то в шапке вашего окна Microsoft Excel появится имя файла, которое вы задавали в поле Имя файла.
Есть и более простой вариант: нажмите клавишу F12 или же щелкните по кнопке Сохранить
в панели инструментов Microsoft Excel.
Далее действуйте так же, как описано в пункте 1.
Открытие файла
Для открытия уже существующего файла есть несколько способов.
• Найдите его с помощью любого средства поиска (Проводник, Мой компьютер, Пуск ► Найти, Пуск ► Документы и т. д.) и кликните на его значке.
• Загрузите Excel. С помощью команды Файл ► Открыть найдите свой файл и кликните на нем.
• Загрузите Excel и, щелкнув на кнопке Открыть
найдите его и кликните на нем.
Переименование файла
Переименование чем-то похоже на создание файла. Разница лишь в том, что переименуемый файл уже имеет имя и вы хотите это имя изменить. Подходят первый и второй варианты действий из раздела Создание файла. Третий вариант (Сохранить файл) при уже существующем имени документа просто сохраняет последние изменения, сделанные в книге.
Внимание!
Для создания файла или его переименования пользуйтесь командой Файл ► Сохранить как….
Теперь мы умеем давать книге имя и сохранять эту книгу в файле. Можно начинать с ней работать.
Листы
Итак, вы видите перед собой окно Microsoft Excel (рис. 4.10). Возможно, вид панелей инструментов у вас несколько другой, и на экране нет некоторых панелей инструментов (например, панели Рисование).
Установите их так, как это сделано на рис. 4.10. (О настройке панелей инструментов читайте в разделе «Панели инструментов».)
На экране монитора у вас должно находиться приблизительно следующее (см. рис. 4.10).
Рис. 4.10. Окно Microsoft Excel
Вы видите три ярлычка листов – их, впрочем, может быть и больше, это зависит от настроек программы. Лишние листы из книги всегда можно удалить. Один из листов, ярлычок которого выделен светлым тоном, называется Лист1. Именно он является в данный момент активным (рабочим).
Основным элементом листа является ячейка. Именно в нее заносится информация. Ячейки располагаются в виде матрицы, то есть по строкам и столбцам. Всего на листе 65 536 строк (строки нумеруются от 1 до 65 536) и 256 столбцов (они пронумерованы от A до IV, английскими буквами).
Листы в книге можно переименовывать, удалять, перемещать, добавлять. Листы можно перемещать из одной книги в другую или копировать как внутри книги, так и в другие книги. Все возможности работы с листами заключены в контекстном меню листа (рис. 4.11).
Рис. 4.11. Контекстное меню листа
Примечание
Для вызова контекстного меню объекта установите указатель мыши на объект и щелкните правой клавишей мыши.
В контекстном меню Листа доступны следующие операции.
• Добавить – добавить лист.
• Удалить – удалить лист.
• Переименовать – переименовать лист.
• Переместить/скопировать – можно как переместить лист, так и скопировать лист в зависимости от сделанного выбора.
• Исходный текст – показать текст макроса данного листа (если он существует).
Постановка задачи «Кошелек»
В процессе изучения Microsoft Excel мы реализуем задачу, которую назовем «Кошелек».
Все знают: для того чтобы жить, нужны деньги. Ни одно государство не может позволить себе не планировать бюджет – поступление и расход денег. Мы ставим задачу попроще: сделать удобным учет поступления и расхода денег семьи в течение года, или, выражаясь научно, рассчитать годовой бюджет семьи. На одном листе книги мы будем учитывать приход, на другом – расход, на третьем – итог.
Назовем нашу книгу (рис. 4.12) «Кошелек» (Файл ► Сохранить как…).
Рис. 4.12. Входная форма задачи «Кошелек»
Переименуйте листы. Лист1 – в Итог, Лист2 – в Приход, ЛистЗ – в Расход. Остальные листы, если они у вас есть, удалите. Сохраните то, что сделали (Shift+F12).
Ввод, редактирование и оформление данных
По существу задачи нам необходимо отобразить на каждом листе форму, которая представлена на рис. 4.12. Только на листе Итог там будет написано «Бюджет семьи», на листе Приход – «Поступления бюджета», а на листе Расход – «Расходы бюджета».
Красными цифрами печатается дефицит бюджета, когда расходы превышают поступления.
Оставим одну пустую строку вверху и один пустой столбец слева. Начнем с ячейки B2 (все ячейки имеют имена, они образуются так: буква столбца + номер строки).
Установим курсор (он выглядит как жирный прямоугольник, который перемещается с помощью клавиш перемещения курсора) на ячейку В2 (см. рис. 4.1).
Внимание!
Все действия в Excel происходят в том месте, где находится этот курсор. С помощью клавиш перемещения курсора курсор перемещается ровно на одну ячейку в указанную вами сторону. При наборе текста он появится в той ячейке, на которой стоит курсор. Не надо обращать внимание на размер ячейки – в нее все равно, независимо от ширины, войдет 256 символов. Вы можете иметь дело сразу с несколькими ячейками – для этого их надо выделить.
Выделение ячеек
В главах 2 и 3 книги мы уже знакомились с понятием выделения. Однако это понятие настолько фундаментально, что мы вынуждены вернуться к нему еще раз.
В этой главе мы затронем два вида выделения, свойственных Microsoft Excel: выделение ячеек и выделение текста.
Выделение ячеек – это такое действие, которое увеличивает курсор на количество выделенных ячеек. Сложно, не правда ли? Но вы сейчас это проделаете, увидите, запомните, поймете и выбросите из головы невнятную формулировку.
Сделайте следующее.
Установив курсор в ячейку В2, при нажатой клавише Shift с помощью клавиш перемещения курсора (в дальнейшем будем говорить – с помощью стрелочек) будем двигаться вправо до столбца AH.
В результате ячейка В2 свой цвет не изменит, а все остальные выделенные ячейки станут затемненными.
Сам прямоугольник курсора увеличится в своих размерах от В2 до AH2.
Такое действие и называется выделением ячеек. Того же эффекта можно добиться по-другому: щелчком мыши установите курсор в ячейку начала выделения и протяните мышью курсор до ячейки конца выделения.
Снимается выделение нажатием любой клавиши управления курсора (стрелки) или щелчком мыши.
Объединение ячеек
Мы выделили ячейки В2-АН2 для того, чтобы объединить их в одну длинную ячейку, как показано на рис. 4.12.
Для этого теперь нужно щелкнуть по кнопке Объединить
Мы получили длинную ячейку с именем В2.
Попутно заметим, что имя ячейки, в которой находится курсор, высвечивается в поле Имя, левее Строки формул (рис. 4.1).
Отменить объединение ячеек можно с помощью кнопки Отменить объединение ячеек
Правда, эта кнопка не всегда вынесена на панель форматирования. Если такой кнопки у вас нет, воспользуйтесь командой Формат ► Ячейки ► закладка Выравнивание ► убрать флажок Объединение ячеек.
Установив курсор в ячейку В2, наберем в этой строке текст «Бюджет семьи на 2 0 03 год» и закончим операцию, нажав Ввод. Курсор у вас окажется в ячейке В3, и вы ничего на листе не увидите.
Для того чтобы увидеть, что есть в ячейке, нужно установить на эту ячейку курсор. Содержимое ячейки будет видно в строке формул. В самой ячейке вы не видите этого текста потому, что он позиционирован по центру, а центр ячейки при текущем масштабе просмотра расположен где-то правее видимой части экрана. С помощью полосы прокрутки вы можете сместить экран влево, чтобы увидеть текст в ячейке.
Позиционирование текста
Горизонтальное положение текста в ячейке определяется состоянием трех кнопок позиционирования на панели инструментов форматирования (рис. 4.13).
Рис. 4.13. Панель Форматирование
Есть еще вертикальное позиционирование: Формат ► Ячейки ► закладка Выравнивание.
На панели Форматирование расположены Кнопки выравнивания текста.
Примечание
Вообще говоря, само положение кнопок (утоплена кнопка или нет) говорит о позиционировании текста в ячейке. Нужно только помнить, что это не относится к диапазону выделенных ячеек. Для диапазона ячеек положение кнопок панели форматирования относится только к первой (левой верхней) из них.
Таблица 4.1. Кнопки позиционирования текста
Как видно из табл. 4.1, рисунки на кнопках вполне соответствуют смыслу операции.
Повторю еще раз, что панели инструментов служат для ускорения работы, а все действия, которые можно выполнить с помощью кнопок на панелях инструментов, можно найти в Меню программы, которое расположено сразу под шапкой окна Microsoft Excel. Поэтому устанавливать параметры ячейки или группы выделенных ячеек лучше всего с помощью команды Формат ► Ячейка.
В диалоговом окне Формат ячеек на закладке Выравнивание (рис. 4.14) есть три фрейма параметров.
Рис. 4.14. Диалоговое окно Формат ячеек. Закладка Выравнивание
Фрейм Выравнивание позволяет позиционировать данные в ячейках по горизонтали и по вертикали.
Фрейм Отображение отвечает за объединение ячеек, перенос слов в них в том случае, если текст не вмещается по горизонтали, и автоматический подбор ширины ячеек в зависимости от их содержимого.
Во фрейме Ориентация определяется ориентация (направление) текста внутри ячеек.
Установив необходимые параметры в диалоговом окне, нажмите Ввод или щелкните по кнопке OK.
Шрифт
Теперь необходимо определиться с видом букв, которые будут отображаться на экране монитора (и на бумаге, если вы захотите напечатать лист). Вид символов определяется шрифтом, который вы выберете в поле Шрифт (рис. 4.15). Это поле с выпадающим списком. Чтобы открыть список, щелкните по черному треугольничку в правой части поля Шрифты (см. рис. 4.15).
Рис. 4.15. Выбор шрифта
Вы видите список шрифтов, которые вам предоставляет Microsoft Excel. Название шрифта написано соответствующим ему начертанием. Две стилизованных буквы «Т» слева от названия – признак того, что экранный и принтерный варианты начертания шрифта совпадают. Обратите внимание на полосу прокрутки в правой части списка: ее наличие означает, что вы видите не все и внизу еще есть из чего выбирать. Выбор осуществляется щелчком мыши по шрифту.
Размер символов
Большинство из вас если и не знает наверняка, то догадывается, что размер шрифта тоже бывает разным. Это действительно так. Для выбора размера служит окно Размер на панели инструментов Форматирование (см. рис. 4.13). Щелкнув по треугольничку в правой части поля Размер, вы сможете выбрать необходимый размер шрифта, щелкнув по нему мышкой (рис. 4.16).
Рис. 4.16. Выбор размера шрифта
Тоже обратите внимание на полосу прокрутки в правой части списка. В списке присутствуют размеры с 8 до 72, но это еще не все. Если вас не устраивает предложенный выбор, вы можете указать свой размер. Делается это так.
1. Установите указатель мыши на поле Размер (на само поле, а не на треугольник списка).
2. Щелкните левой кнопкой мыши. Находящиеся в поле Размер цифры будут выделены.
3. Введите нужный вам размер шрифта (например, 2).
4. Нажмите Ввод.
Примечание
Размер шрифта важен тогда, когда вы планируете печатать документ. Просмотр документа на экране монитора больше зависит от масштаба просмотра, который задается на панели инструментов Стандартная.
Начертание символов
Кроме размера и типа шрифта у вас есть возможность изменять начертание, цвет фона текста и цвет самого текста.
Это делается с помощью кнопок с буквами на панели Форматирование (табл. 4.2).
Таблица 4.2. Начертание символов
Наиболее широкие возможности работы со шрифтами вы найдете в меню Формат ► Ячейки ► закладка Шрифт.
Главное, что необходимо усвоить, – изменение параметров шрифта (шрифт, размеры, начертание) действует только на:
• текст, который вы будете набирать в ячейке после того, как установили в ней новые параметры шрифта;
• выделенный текст в ячейке.
Выделение текста
Выделенный текст – это специальным образом отмеченный текст.
В большинстве программ Microsoft Office выделенный текст – это текст, инверсированный относительно невыделенного текста. Звучит сложно, не правда ли? Но сейчас вы это проделаете, увидите, запомните и поймете, после чего со спокойной душой выбросите нудную формулировку из головы.
Итак, на экране монитора у вас то же, что и у меня на рис. 4.17.
Рис. 4.17. Текст в строке формул
После того как вы набрали в ячейке В2 текст «Бюджет семьи на 2 0 03 год», нажали Ввод и вернули курсор на В2.
Щелкните по кнопке Полужирный. В списке Шрифт выберите Times New Roman. В поле размер выберите 12. Теперь нажмите клавишу F2 на клавиатуре. Вы увидите текст, который набрали, и мигающий курсор в конце строки, как в Word. С помощью стрелок подгоним курсор перед буквой «Б» в слове «Бюджет».
Нажмем клавишу Shift и, не отпуская ее, 6 раз нажмем клавишу Стрелка вправо на клавиатуре. Слово «Бюджет» будет выделено. Отпустите клавишу Shift. Далее, выбрав в меню Формат ► Ячейки, вы сразу попадете в диалоговое окно Шрифт. Установите размер текста 14, начертание – полужирный курсив, подчеркивание – двойное по значению, цвет – красный. Закончите операцию щелчком по кнопке OK или нажатием клавиши Ввод.
Если вы все сделали правильно, то абзац будет выглядеть так, как здесь:
Бюджет семьи на 2003 год.
Снять выделение можно, нажав любую клавишу со стрелкой. Сохраните документ (Shift+F12).
Напомню, выделение текста происходит при:
• перемещении курсора при нажатой клавише Shift;
• протяжке указателя мыши по тексту, который хотите выделить. Указатель мыши должен иметь вид вертикальной палочки.
Здесь, видимо, будет к месту напомнить еще и способы перемещения курсора:
• с помощью клавиш управления курсором;
• с помощью мыши (подвести указатель мыши к нужному месту и щелкнуть).
Способы выделения блока ячеек
Для Microsoft Excel это выделение одного непрерывного блока ячеек.
Выделение нескольких несмежных диапазонов описано в конце этой главы, в разделе «Кое-что для любознательных».
1. Shift+стрелки.
2. Щелкнуть по номеру строки – выделение строки (Shift+пробел).
3. Щелкнуть по названию столбца – выделение столбца (Ctrl+пробел).
4. Выделить несколько строк – протянуть по номерам этих строк мышкой.
5. Выделить несколько столбцов – протянуть по названиям этих столбцов мышкой.
6. Щелчок по пересечению номеров строк и названий столбцов – выделение листа.
7. Ctrl+A (англ.) – выделение листа.
Совет
Для снятия выделения нажмите любую клавишу со стрелкой.
Выше уже было сказано, что при выделении мигающий курсор исчезает. Можно считать, что все выделение – это и есть курсор. А так как нажатый на клавиатуре символ вставляется в то место, где находится курсор, то при выделенном тексте весь выделенный фрагмент заменяется на напечатанный символ.
При работе с выделенным текстом будьте предельно внимательны и аккуратны, чтобы не запороть весь документ.
Не оставляйте выделение надолго: использовали его по назначению – снимите.
Ну а если произошло что-то непредвиденное – не делайте судорожных движений. Попробуйте отменить операцию при помощи сочетания клавиш CtrL+Z. Все программы Microsoft Office понимают эту комбинацию. Такая операция называется откатом.
Совет
Для отмены последней операции используйте комбинацию клавиш Ctrl+Z.
Изменение содержимого ячейки с помощью клавиши F2 называется корректировкой или редактированием ячейки.
Заканчивать редактирование ячейки необходимо нажатием клавиши Ввод.
Редактирование Книги Excel
Под редактированием файла понимается любое изменение его содержания. Мы уже создали файл Excel с именем «Кошелек».
Давайте откроем этот файл.
Есть несколько способов это сделать, я расскажу о трех из них:
• Пуск ► Документы ► «кошелек.xls»;
• Пуск ► Программы ► Microsoft Excel ► меню Файл ► «кошелек.xls»;
• Мой компьютер ► найти папку, в которую вы поместили файл «кошелек.xls» ► открыть папку ► найти файл ► кликнуть на нем.
У вас должна быть на экране следующая картинка (рис. 4.18).
Рис. 4.18. Книга «Кошелек». Лист «Итог»
Продолжим создание формы, изображенной на рис. 4.12.
1. В ячейке В3 наберем текст «Месяцы». Закончим операцию Вводом.
2. В ячейке С3 наберем текст «Баланс». Закончим операцию стрелкой →
3. Ячейки D3-AH3 выделим, объединим и наберем текст «Дни месяца».
4. Уйдем в начало листа (Ctrl+Home – так же, как в начало документа в Word).
5. Выделим третью строку, щелкнув по номеру строки, и зададим:
1) шрифт – Times New Roman;
2) размер – 14; полужирный; по центру.
6. Сохраним измененный документ (Shift+F12).
7. В ячейке С4 наберем текст «Итого». Закончим операцию стрелкой →.
8. Теперь введем дни месяца.
9. В ячейке D4 наберем «1» (лучше это делать на блоке цифровых клавиш) и нажмем стрелку →.
10. В ячейке E4 наберем «2» (лучше это делать на блоке цифровых клавиш) и нажмем стрелку →.
11. Заполним таким же образом ячейки F4 – «3», G4 – «4», H4 – «5»… AH4 – «31». Сохраним книгу (Shift+F12).
12. Вернемся в начало строки (Home).
Изменение ширины столбцов по содержимому
Стандартная ширина столбцов для чисел месяца великовата. Давайте изменим их ширину. Для этого установите указатель мыши на правую границу заголовка столбца – указатель примет вид тонкого креста, и кликните. Начните со столбца В и повторите операцию до столбца AH включительно. В результате ширина формы значительно уменьшится, и на экране вы увидите надписи второй и третьей строки и дни месяца до 22 числа. Сохраните изменения (Shift+F12).
В ячейке В5 наберем текст «Всего» и сделаем его полужирным (CtrL+B).
Маркер заполнения
В В6 наберем текст «Январь». Здесь мы вспомним, что все программы офиса имеют дружественный интерфейс. Чтобы не набирать все остальные 11 месяцев, возьмем курсор мышкой за маркер автозаполнения (рис. 4.19) и протянем мышь вниз до тех пор, пока в подсказке не появится «Декабрь». Прекратим протяжку. Сделаем сразу все выделенное полужирным.
Рис. 4.19. Маркер автозаполнения
Сохраним сделанные изменения (Shift+F12). Маркер заполнения позволяет заполнять ячейки списками, которые указаны в настроечной таблице Сервис ► Параметры ► закладка Списки, и числовыми последовательностями, которые Excel понимает. Для использования возможности автозаполнения задайте в первых двух или трех ячейках начальные цифры последовательности. Затем выделите их и попробуйте с помощью маркера заполнения продолжить ряд. Если появившаяся подсказка правильна, то Excel вас понял, в противном случае. не обессудьте, придется набирать самостоятельно.
Границы формы
Итак, форма как трафарет почти готова, но считать она еще ничего не умеет.
Давайте посмотрим, как она выглядит. Посмотрим на нее в предварительном просмотре, воспользовавшись кнопкой Предварительный просмотр
на панели инструментов или вызвав в меню Файл пункт Предварительный просмотр.
В предварительном просмотре вы увидите только часть формы, причем без всяких линеечек, что, конечно же, обедняет форму. Найдите вверху окна предварительного просмотра кнопку Страница и щелкните по ней. Вы увидите диалоговое окно Параметры страницы (рис. 4.20).
Рис. 4.20. Диалоговое окно Параметры страницы
Во фрейме Ориентация укажем Альбомная.
Во фрейме Масштаб укажем Разместить не более чем на… и выберем цифру 1.
Перейдем на закладку Поля и поставим флажок Центрировать на странице горизонтально. Щелкнем по OK. Вид станет несколько лучше.
Можете еще попробовать на закладке Лист во фрейме Печать указать Сетка, но все равно – это далеко от качества на рис. 4.12. Закроем предварительный просмотр кнопкой Закрыть. Мы опять окажемся в основном режиме Microsoft Excel.
Займемся формированием границ.
Установите курсор в В2 и с помощью клавиш выделите таблицу до 17 строки включительно. Установив указатель мыши на выделенное поле, щелкните правой клавишей (вызов контекстного меню) и выберите Формат ячеек, закладку Граница (рис. 4.21). Во фрейме Тип линии выберите в правом столбце вторую снизу линию и во фрейме Все щелкните по кнопке Внешние. Теперь во фрейме Тип линии выберите в левом столбце первую снизу линию, а во фрейме Все щелкните по кнопке Внутренние. Закончим операцию кнопкой OK. Снимем выделение, нажав на стрелку на клавиатуре.
Рис. 4.21. Окно Формат ячеек. Закладка Граница
Точно так же, выделяя необходимые группы ячеек, сделайте границы в соответствии с рис. 4.12.
Внимание!
Сделав границу в одном месте, снимайте выделение, чтобы увидеть общую картину. Можно пользоваться предварительным просмотром, который даст самую полную картину.
Копирование листов
Вот теперь форма готова для копирования. На листах «Приход» и «Расход» нам понадобятся точно такие же формы. Поэтому давайте скопируем этот лист два раза.
Примечание
Копирование – это воссоздание уже имеющегося фрагмента в другом месте.
Для копирования листа «Итог» вызовите контекстное меню листа «Итог» (щелчок правой клавишей мыши по ярлычку листа «Итог») и выберите Переместить/копировать.
В диалоговом окне Переместить или скопировать (рис. 4.22) убедитесь, что в раскрывающемся списке В книгу стоит ваша книга, а в поле Перед листом: выберите (переместить в конец).
Рис. 4.22. Диалоговое окно Переместить/скопировать
Обязательно поставьте флажок напротив Создавать копию. Щелкните OK или нажмите Ввод.
В книге появится новый лист «Итог (2)».
Повторите операцию. Появится лист «Итог (3)».
Удалим листы «Приход» и «Расход». Для этого вызовем контекстное меню листа «Приход» и выберем Удалить. То же самое сделаем для листа «Расход».
Переименуем «Итог (2)» в «Приход», а «Итог (3)» в «Расход». Для этого вызовем контекстное меню листа «Итог (2)» и выберем Переименовать. Наберем текст «Приход». Нажмем Ввод.
Повторим операцию для листа «Итог (3)».
Перейдем на лист «Приход», для чего щелкнем по ярлычку листа. Поставим курсор на В2 и откорректируем текст в ячейке. Для этого нажмем F2, выделим текст «Бюджет» и наберем текст «Приход». Потом выделим предлог «на» и наберем «в». После слова «год» добавим букву «у». Получим текст «Приход семьи в 2 003 году».
Закончим операцию клавишей Ввод.
Такие же изменения сделаем на листе «Расход», только вместо слова «Бюджет» наберем слово «Расход».
Типы данных
Встанем на лист «Приход». В ячейки, стоящие на пересечении дня и месяца, мы будем заносить денежные суммы, которые поступают в семью. Это будут числа с двумя десятичными знаками. Excel должен это знать, так что давайте объясним ему это.
Выделим ячейки с 1 января по 31 декабря (встаньте на ячейку 1 января и при нажатой клавише Shift с помощью стрелок перейдите на ячейку 31 декабря).
Теперь, установив указатель мыши на выделенное, вызовите контекстное меню и выберите Формат ячеек ► закладку Число (рис. 4.23).
Рис. 4.23. Диалог Формат ячеек. Закладка Число
В поле Числовые форматы укажем Числовой, в поле Число десятичных знаков выберем 2 (по умолчанию тоже стоит 2), поставим флажок Разделитель групп разрядов (), в поле Отрицательные числа выберем вторую строчку – отображение красным цветом. Нажмем Ввод.
Для дальнейшего удобства в работе изменим масштаб отображения. Для этого уйдем в начало листа (Ctrl+Home) и выделим все ячейки до 31 декабря.
В раскрывающемся списке Масштаб панели инструментов выберем По выделению.
Теперь вся форма хорошо видна.
То же самое сделаем на остальных двух листах. Сохраним сделанные изменения (Shift+F12).
Итак, формы «Приход» и «Расход» готовы к заполнению. Надо научить их считать. Мы займемся этим в разделе «Формулы».
Формулы
Кроме тех типов данных, которые указаны в поле Числовые форматы диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 4.23), существует еще один формат данных, который называется формулой и может храниться в ячейке. Этот формат указывает программе Excel, что прежде, чем поместить значение в ячейку, это значение надо вычислить. Звучит сложно, не правда ли? Но не пугайтесь. Понять труднее, чем пользоваться, – это часто бывает.
Встанем на лист «Приход» в ячейку со словом «Баланс». Заменим слово «Баланс» на слово «Приход».
В ячейках С6, С7… С17 мы хотим иметь суммы поступлений за все дни текущего месяца. И здесь нам не обойтись без формул. Пускай программа, как очень быстрый калькулятор, сложит все поступления в январе и результат поместит в ячейку напротив января – С6. Как это сделать?
Установите курсор в ячейку С6. Наберем формулу =cyMM(D6:AH6) и нажмем Ввод.
Объясним эту формулу.
Знак равенства (=) говорит программе, что ей придется поработать как калькулятору. Сумм – это функция суммирования, а в скобках указан диапазон ячеек для суммирования: D6 – начальная ячейка, AH6 – конечная ячейка.
Именно двоеточие между начальной и конечной ячейками говорит о том, что задан диапазон ячеек.
Внимание!
Формула всегда начинается со знака равенства (=).
Наберем такие же формулы в ячейках С7, С8… С17. При наборе формул программе не важно, какими буквами вы набираете имена столбцов – прописными или строчными. Главное, чтобы они были английскими.
Далее, мы хотим, чтобы в ячейке С5 подсчитывалась сумма по всем месяцам. Для этого наберем в С5 такую формулу:
=с6+с7+с8+с9+с10+с11+с12+с13+с14+с15+с16+с17
и нажмем Ввод.
В этой формуле функция не используется, а используются знаки арифметических операций (табл. 4.3).
Таблица 4.3. Знаки арифметических операций
Проверьте, работают ли ваши таблицы так, как надо. Наберите в ячейке какого-либо дня число и нажмите Ввод. Если все правильно, то это число появится в итоговом столбце и в ячейке «Всего».
Сохраните изменения (Shift+F12).
Осталось реализовать функцию баланса: суммировать доходы и вычитать расходы.
Знаки арифметических операций
Сохраните изменения, сделанные в файле (Shift+F12).
Проделайте такую же вставку формул на листах «Расход» и «Итог».
На листе «Расход» не забудьте изменить слово «Баланс» на «Расход». Сохраните изменения.
Теперь наши таблицы умеют суммировать по строкам и по итоговому столбцу. Правда, в этом итоговом столбце появились нули, но мы от них избавимся следующим образом:
команда Сервис ► Параметры ► закладка Вид ► снять флажок Нулевые значения.
Операции между листами
Сейчас вы в каждую ячейку дня листа «Итог» должны записать формулу, которая бы брала число из соответствующего дня листа «Приход» и вычитала число из соответствующего дня листа «Расход».
Начнем с ячейки «1 января». Установим на нее курсор и запишем формулу: =Приход^6-Расход^6.
Подождите, подождите! Может быть, у вас имена листов начинаются с маленькой буквы или формы немного съехали. Сделаем по-другому.
1. Перейдем на лист «Итог».
2. Установим курсор на 1 января.
3. Наберем знак «=»
4. Перейдем на лист «Приход».
5. Щелкнем по ячейке «1 января».
6. Наберем знак «-» (минус).
7. Перейдем на лист «Расход».
8. Щелкнем по ячейке «1 января».
9. Нажмем Ввод.
В результате всех этих операций у вас в ячейке «1 января» листа «Итог» должна получится формула, похожая на ту, что записана выше. Но неужели для всех 365 дней года придется проделывать эти манипуляции?
Слава богу, не придется.
Вы все еще на ячейке «1 января» листа «Итог»? Тогда начинайте выделение вниз до декабря включительно (Shift+стрелка вниз).
Теперь – Правка ► Заполнить ► Вниз или CtrL+D.
Теперь выделяем вправо до 31 числа включительно (Shift+стрелка вправо).
Теперь – Правка ► Заполнить ► Вправо или CtrL+R.
Снимите выделение (любая стрелка).
Для достижения полной идентичности с формой, изображенной на рис. 4.12, объедините ячейки D5-AH5 на всех ваших листах.
Сохраните изменения.
Настало время проверить, насколько правильно работает ваш «кошелек».
Тестирование программного продукта
[59]
Загрузите ваш «Кошелек». Для качественного тестирования давайте почистим содержимое наших форм (возможно, вы уже пытались что-то проверить?).
Перейдем на лист «Приход», выделим ячейки с 1 января по 31 декабря и очистим их содержимое – нажмем клавишу Delete. Более полная очистка ячеек – команда Правка ► Очистить.
Только не очищайте ячейки посредством клавиши Backspace.
Внимание!
Клавиша Delete удаляет символ справа от курсора или весь выделенный текст. Она также очищает содержимое выделенных ячеек.
Точно так же очистим лист «Расход».
Мы их так спокойно чистим, потому что в эти ячейки мы никаких формул не заносили. Если теперь посмотреть итоговый лист, то он должен быть чистым.
Лист «Приход» заполним следующим образом.
Результат.
В ячейке Приход – Всего у вас будут знаки ######. Это означает, что полученное число в отведенное поле не вмещается. Увеличьте ширину столбца.
Надеюсь, что у вас этот тест прошел хорошо.
Лист «Расход» заполним следующим образом.
Результат.
На листе «Итог» у вас должны получиться следующие результаты.
Результат.
Заполняя форму, вы, наверное, почувствовали одно неудобство: когда вы смещаетесь к тридцатым числам месяца, с экрана уходят названия месяцев.
Чтобы избежать этого, давайте закрепим окна.
Закрепление окон
Встаньте на D5 и выполните команду Окно ► Закрепить области.
После этого левая часть окна у вас сдвигаться не будет.
Заключение
Думаю, что буду правильно понят, если скажу, что в этой книге рассказано далеко не обо всем. Здесь даются только базовые знания, которые вы при необходимости дополните самостоятельно, используя электронные справки Windows, Word, Excel. Причем сделаете это без мучительных усилий понять то, что вам не нужно. Вы будете узнавать только то, что вам действительно понадобилось.
Кое-какие инструменты из панели инструментов Microsoft Excel в этой главе я не описывал (копирование, вставки, формат по образцу, предварительный просмотр), потому что обо всем этом я подробно писал в главе «Microsoft Word, или Как печатать на компьютере».
Кое-что для любознательных
Выделение нескольких несмежных диапазонов ячеек
Для этого выделите первый диапазон любым известным вам методом, а затем, удерживая нажатой клавишу CtrL, щелчком мыши перейдите в начало следующего диапазона. Выделите и его любым известным способом и т. д.
Для перехода в начало следующего диапазона ячеек с помощью клавиатуры используйте комбинацию клавиш Shift+F8, после чего можно перемещать курсор с помощью стрелок, не снимая выделение предыдущего диапазона.
Необходимо заметить, что в выделенных несмежных диапазонах можно форматировать ячейки или изменять их свойства, но вырезать и копировать такие диапазоны нельзя.
Вычисления без формул
Начиная с версии Excel 7.0 в программу была встроена функция Автовычисления. Теперь достаточно просто выделить нужные ячейки, чтобы увидеть результат промежуточного суммирования в строке состояния в нижней части экрана. Более того, вызвав контекстное меню этой строки состояния, вы можете выбрать тип результата: среднее арифметическое, количество значений, количество чисел, максимум, минимум, сумма выделенного диапазона.
Автоввод – выбор из списка
Для ускорения ввода данных в Excel начиная с версии 7.0 предусмотрен режим Автоввода. При вводе текста в ячейку производится автоматическое сканирование значений ячеек, введенных в этот столбец ранее. Если соответствие найдено, то Excel предлагает поместить найденное значение в новую ячейку. Если вас этот вариант устраивает, то достаточно нажать Ввод. Если не устраивает – просто продолжайте набирать свой текст.
Кроме того, при вводе текстовых данных можно воспользоваться командой Выбрать из списка, которая есть в контекстном меню ячейки. В результате под ячейкой ввода появляется список значений, которые уже введены в предыдущие ячейки этого столбца. Выбор осуществляется щелчком мыши или стрелкой управления курсором с последующим нажатием на Ввод. Это позволяет не тратить время на ввод с клавиатуры текста, который был введен ранее.
Фильтры
Использование фильтров позволяет просматривать в таблице только те строки, которые удовлетворяют определенным условиям. При этом строки, которые не удовлетворяют условиям, скрыты. Возможны два способа фильтрации данных: Автофильтр и Расширенный фильтр.
Этот режим устанавливается командой Данные ► Фильтр ► Автофильтр. В этом режиме в нижней части заголовка каждого столбца появляется кнопка со стрелкой, которая служит для задания условия отбора строк. Если автофильтр активен, то кнопка открытия списка окрашена в синий цвет, а в строке состояния есть соответствующее сообщение. Номера строк также окрашиваются в синий цвет, причем строки, не удовлетворяющие условию фильтра, не отображаются.
Для одного столбца можно задать несколько условий отбора. При этом в условии можно использовать символы подстановки «*» и «?».
Критерии отбора можно задавать одновременно для нескольких столбцов. В этом случае будут отображаться только те строки, которые отвечают условиям для всех столбцов одновременно, то есть условия отбора для разных столбцов объединяются по принципу «и».
Чтобы отменить фильтрацию, нажмите кнопку с синей стрелкой и в ниспадающем списке выберите строку Все. Стрелка на кнопке опять станет черного цвета. Для отказа от режима фильтрации повторите команду Данные ► Фильтр ► Автофильтр.
Автоматическое подсчитывание итогов
При работе с таблицами часто требуется подсчитать промежуточные итоги для тех или иных групп данных.
В Excel существует процедура автоматического подсчитывания итогов (Данные ► Итоги). В появившемся диалоговом окне надо указать, при изменении в каком столбце подсчитывать итоги, и выбрать операцию (сумма, среднее, максимум, минимум и т. д.). Потом надо указать, в какие столбцы добавить эти итоги и где их расположить (под данными или в начале таблицы). По умолчанию итоги размещаются под группами данных. После нажатия кнопки OK Excel автоматически сформирует промежуточные итоги в соответствии с указанными параметрами.
При добавлении итогов слева от таблицы появляется графическая схема, отображающая структуру документа. При помощи кнопок «+» и «-» можно в любой момент скрыть/показать те или иные детали документа в пределах одной группы строк.
Структуру документа можно отобразить при помощи команды Данные ► Группа и структура ► Создание структуры. Чтобы удалить структуру, воспользуйтесь командой Данные ► Группа и структура ► Удалить структуру.
Чтобы убрать с рабочего листа автоматические итоги, выполните команду Данные ► Итоги ► Убрать все.
Печать заголовков таблиц
При печати многостраничных таблиц чаще всего требуется, чтобы заголовки столбцов печатались на каждой странице. Для этого выполните команду Файл ► Параметры страницы, а затем на закладке Лист диалогового окна укажите номера строк заголовков в поле Сквозные строки фрейма Печатать на каждой странице.
Сортировка данных
Достаточно часто возникает необходимость упорядочить строки таблицы по содержимому какого-либо столбца. Для этого следует использовать команду Данные ► Сортировка. Сортировка выполняется на выделенном диапазоне данных, причем она может проводиться отдельно для каждой выделенной области. То есть если вы хотите отсортировать всю таблицу, то ее надо всю выделить. А если вы хотите отсортировать только данные одного столбца, то выделите только этот столбец и выполните Данные ► Сортировка ► Сортировать в пределах указанного выделения.
Сортировка в Excel возможна не более чем по трем ключам. В большинстве случаев этого вполне достаточно.