Раздел написан Антоном Антипиным.

Люди в группе ведут себя не так, как один на один. Вы наверняка замечали, что при личном общении человек один, а в групповой работе – совсем другой. В моей практике была крупная компания с двумя коммерческими директорами. Когда беседуешь с ними поодиночке – суперведущие. Как-то мы собрали стратегическую сессию – и там чуть до рукопашной не дошло. Эти люди так по отношению друг к другу критично настроены, что эффективную командную работу с первого раза провести не удалось. Пришлось организовать определенные мероприятия для того, чтобы они смогли работать в команде. Бывает наоборот – в команде оказываются два человека, расположенные друг к другу. Они способны загубить командную работу, поскольку общаются исключительно друг с другом. Случается, что в группе встречаются люди, которые с полуслова понимают друг друга – посмотрели, подмигнули и все решили. А иногда участники не могут найти общий язык – беседуют, пытаются донести свою мысль, но безрезультатно.

В XX веке Рэймонд Мередит Белбин – доктор психологических наук, выпускник Кембриджа, почетный профессор университетов в Бристоле и Экстере, советник ООН и Комиссии Европейского сообщества, автор девяти книг, ставших настольным пособием для менеджеров, – создал теорию и модель «Роли в команде менеджеров», широко используемую на предприятиях для составления рекомендаций по командным ролям.

Белбин предположил, что человек ведет себя в команде таким образом, каким позволяет вести себя его командная роль. Каждый человек играет определенную командную роль. Таких ролей восемь:

• герой (мотиватор);

• прагматик (координатор);

• трудоголик (рабочая пчелка);

• контролер;

• вдохновитель;

• аналитик;

• поисковик;

• генератор идей.

Что дает знание командных ролей? Если вы знаете командную роль сотрудника, то можете создать ему такие условия для работы, что он перестает закрываться и отдается работе по максимуму. Вы говорите, что, если, дружище, ты генератор идей, рассказывай все, что накипело, что ты хотел бы предложить полезного для компании. И он занимает ведущую позицию.

Второе, что дает эта технология, – знание, как предотвращать конфликты внутри группы. Если вы знаете, какая командная роль присуща одному сотруднику, а какая – другому и что между этими ролями потенциально возможен конфликт, ваша задача как руководителя – сделать так, чтобы эти два работника не конфликтовали (либо одному сотруднику назначаете другую роль – у каждого сотрудника может быть несколько ролей).

Например, если в рабочей группе два героя, то стопроцентно возникнет конфликт. Вы либо назначаете одному герою другую роль, либо в группу вводите специальную роль – вдохновителя (дипломата); про нее скажем отдельно ниже. Эта роль позволяет нивелировать вероятность возникновения конфликта. Когда встречаются конфликтующие командные роли, группа «сходит с ума».

Ну и главный козырь теории командных ролей – вы создаете идеальный профиль команды для решения конкретной бизнес-задачи. Когда идеальный профиль команды создан, проводите анкетирование сотрудников – узнаете, кто из них за какую команду должен играть (кто-то генератор идей, кто-то герой и т. д.). Опираясь на эти знания, формируете эффективную рабочую группу для решения определенной задачи. И быстро, качественно и в срок решаете эту задачу.

Далее я познакомлю вас с командными ролями, которые определил Белбин и которые я использую в своей работе. Делать это буду на примере русской народной сказки «Репка». Усаживайтесь поудобнее, начинаем.

Итак, посадил дед репку, и выросла репка большая-пребольшая. И возникла у деда проблема: требуется достать репку, опираясь на ресурсы, которые у него есть. Из этой сказки мы сделаем сериал – в каждой серии дед будет выступать в той или иной командной роли, чтобы мы с вами смогли оценить, как выглядит роль в жизни.

 

Трудоголик (рабочая пчелка)

Итак, в первой серии нашей сказки дед выступает в роли трудоголика (рабочей пчелки). Просыпается дед, открывает окно, видит: огромная репка растет в огороде – и понимает, что репку надо выкапывать. Садится за стол и начинает планировать свои действия.

1. Заточить лопату.

2. Расчистить дорогу от репки к сараю.

3. Подготовить телегу.

4. Запастись водой.

5. Поставить смартфон на зарядку и т. д.

Трудоголик славится тем, что, обладая системным мышлением, любую задачу разбивает на конкретные шаги. Согласно методологии Белбина, в каждой проектной команде должен быть хотя бы один трудоголик, иначе все останется в головах, на бумаге или еще где-нибудь, но не будет реализовываться. Трудоголик как раз обеспечит, чтобы любые цели и задачи, которые вы ставите перед группой, будут превращены в конкретные шаги, которые впоследствии можно воплотить в жизнь. Естественно, у каждой групповой роли есть как плюсы (у трудоголика это системное мышление), так и минусы. Какие минусы у трудоголика? Садится дед, смотрит на длинный список из 28 задач и начинает размышлять: может, кому-то делегировать часть задач? Бабке? Но ей придется долго объяснять, да и советами замучает. Внучка точно копать не будет – у нее маникюр. Жучка тоже не помощник, кошка ленивая, и мышка не лучший работник. Трудоголик не любит и не умеет делиться работой, ему проще сделать самому. Если хочешь сделать хорошо, сделай сам – вот его девиз. К счастью, не всегда это срабатывает, особенно если трудоголик занимает высокую должность, – он понимает, что часть задач нужно делегировать, и делает это.

Пример из жизни – каждый из нас.

 

Герой (мотиватор)

Следующая серия сказки – дед выступает в качестве героя. Просыпается дед, открывает окошко, видит огромную репку и вопит:

– Рота, подъем! В атаку!

Домочадцы просыпаются, слышат, что дед зовет и уже куда-то бежит, – они все бегут за ним, не зная куда, но следуют за героем. Герой всегда харизматичен, целеустремлен. Все понимают, что, если дед кричит: «В атаку!» – значит, надо бежать за ним. В дверях, естественно, образуется затор. Дед почти добежал до репки и понимает, что позади никого нет, оборачивается, видит затор – логистическая проблема. Дает другую команду, мгновенно принимает решение:

– Все назад! Отходим все назад! Выносим стену!

Они разбегаются, выносят стену и устремляются к деду. Дед командует:

– Вырываем репку!

Все бросаются на репку и вырывают. Репка подлетает и, падая, убивает мышку, ее тут же хоронят в ямке от репки. Репку уносят и съедают.

Герой обладает лидерскими качествами, всегда добивается цели, при этом не особо обращает внимание на ресурсы, которые расходует. В нашем примере репка придавила мышку. Но это неважно, главное – цель достигнута. Роль героя полезна в тех случаях, когда во время групповой работы необходимо решить сложную задачу в ограниченные сроки. Этот человек доведет дело до конца.

Пример из жизни – С. К. Шойгу.

 

Прагматик (координатор)

Просыпается дед, открывает окно, видит репку. Никаких эмоций на лице: оценил вес репки, размер, закрыл окно, сел за стол, достал лист бумаги и начал писать все имеющиеся в распоряжении ресурсы – бабка, внучка, жучка, кошка, мышка. Далее приступает к анализу сильных сторон каждого ресурса: бабка – хорошая мышечная масса, будет раскачивать репку; внучка обладает шикарными вокальными данными, будет во время работы петь воодушевляющие песни; у жучки есть когти – будет подкоп делать под репку, чтобы легче было достать; кошка станет подбадривать жучку в те моменты, когда у той упадет эффективность; мышку оставим в запасе, она нам не помощник, задавим еще не дай Бог.

Сильная сторона прагматика – внимательное отношение к ресурсам, никаких эмоций. Если героя можно вывести из себя, просто сказав: «Я не могу, у меня обед, мне надо позвонить клиенту», то у прагматика все по-другому – сначала он анализирует ресурсы, ищет их оптимальное сочетание, ведь задача должна быть решена максимально эффективно. Если прагматик понимает, что для решения задачи затратит больше денег по варианту А, то перейдет к варианту Б, если позволяет время. Прагматик трепетно относится к ресурсам, вывести его из себя практически невозможно (это может случиться, если только кто-то посягает на его ресурсы). Недостатков у него практически нет. Когда во главе рабочей группы появляется прагматик – это великое благо.

Пример из жизни – В. В. Путин.

 

Генератор идей

В этой серии бизнес-сказки дед выступает в качестве генератора идей. Просыпается дед, открывает окно, видит репку; восхищенный, он бежит в сарай и там начинает чем-то греметь. Проходят дни, недели, месяцы. В сарай заходит только кошка, потому что она тоже креативный интроверт. Они друг друга понимают. Работа в сарае кипит.

В итоге дед изобретет холодильник, стиральную машину, персональный компьютер… Спустя какое-то время падают стены сарая – и оттуда выезжает на танке кошка. К танку цепляют репку и за минуту выдергивают ее.

Генератор идей славится тем, что способен родить огромное количество идей: он постоянно что-то изобретает. Самая тривиальная задача решается нетривиальными способами. Если надо изобрести какой-то новый способ выполнения работы, он незаменим. Единственный недостаток генератора идей – его постоянно куда-то уносит. Поэтому для него следует установить рамки.

Пример из жизни – Альберт Эйнштейн.

 

Поисковик

Следующая серия сказки, где дед выступает в качестве поисковика…

Предыстория та же. Просыпается дед, видит за окном огромного желтого монстра по имени «репка», хватает кепку и выбегает из дома. Забегает к соседке.

– Здорово, Степановна! Как дела?

– Да ничего, – отвечает Степановна.

– О! – говорит дед, глядя на лежащую неподалеку мотыгу. – Отличный девайс! Ты чего это, Степановна, выкинула мотыгу, что ли?

– Ничего не выкинула, просто сохнет на солнце.

– Ха, сохнет. Она у тебя тут никогда не высохнет. У тебя ж солнца-то никогда не бывает! Давай-ка я у тебя ее возьму на пару дней: у меня точно высохнет!

Взял мотыгу и уже обдумывает, как ее применить в нелегком деле выкапывания репки…

– А чего куры? – продолжает пытать Степановну дед. – Несутся?

– Несутся, – отвечает Степановна, – правда, не особо.

– Ну, Степановна, темный ты человек! Сразу видно, наукой не интересуешься. А сейчас на коне тот, кто делает ставку на инновации!

– На что?

– Неважно. Вчера по телевизору светило народной медицины Геннадий Малахов как раз рассуждал об увеличении яйценоскости кур. Есть метода!

– Какая метода? – с неподдельным интересом Степановна уже ловила каждое слово деда.

– Витамины! Тебе нужны яйца, а курам нужны витамины!

– А где ж их взять-то, эти твои витамины?!

– Ну ты, Степановна, даешь. Все знают, что самые лучшие витамины для кур находятся в репковой ботве! Кстати, Степановна, у меня по случаю осталось пару мешков с репковой ботвой. Могу продать по хорошей цене.

Как мы видим, дед еще не выкопал репку, но уже продал ее ботву, а также заполучил мотыгу.

Далее дед побежал к следующему соседу – Петровичу. Выяснил, как тот копает репу, взял ножовку на пару недель, побежал к следующему соседу и т. д.

К обеду он обежал уже всю деревню и гордо вернулся домой с заключенными контрактами на репку и списком технологий по выкапыванию репки от соседей.

В этом весь поисковик: он собирает идеи извне и адаптирует их для решения конкретных бизнес-задач, стоящих перед группой. Он же главный коммуникатор группы с внешней средой: через него группа получает ресурсы, контракты, лучшие рыночные практики и т. п. Из личных положительных качеств поисковика можно отметить то, что он с легкостью находит язык со всеми. Из отрицательных качеств: он может быстро потерять интерес к задаче и переключиться на что-то более, с его точки зрения, интересное. Тем не менее эта роль очень важна и нужна в групповой работе.

Пример из жизни – Остап Бендер.

 

Аналитик

Просыпается дед, открывает окно и видит большую репку, но на лице не отражается никаких эмоций. Закрывает окно и садится пить чай. Просыпаются бабка и внучка; жучки нет, кошка где-то бродит. Дед про репку ни с кем разговор не заводит – он суперрационален, ждет, пока все соберутся, чтобы сто раз одно и то же не повторять. Когда вся семья расселась на кухне, дед начинает:

– Друзья мои, у нас в огороде выросла большая-пребольшая репка. Я сразу хочу вас оградить от бесполезных действий, никаких экспертов вызывать не надо. Это не самая большая репка в мире, самая большая репка в мире была зафиксирована в 80-х годах на Аляске и весила она 29 килограммов, у нас репка гораздо меньше. И задача наша гораздо проще – необходимо эту репку достать. Я знаю, как это сделать, но хотел бы предварительно выслушать каждого из вас. Предлагайте варианты, как мы будем репку доставать.

И домочадцы начинают свои варианты предлагать друг за другом. Дед внимательно всех выслушал, проанализировал и подготовил решение.

Аналитик славится тем, что работает с большим количеством информации расчетливо и без эмоций. Умеет из объема данных вычленить максимально рациональную информацию, обработать ее и подать в виде готового решения. В каждую рабочую группу нужно пригласить аналитика.

Пример из жизни – Шерлок Холмс.

 

Контролер

Контролер – любимая командная роль автора методики Белбина. Он считает, что контролер – жемчужина любой группы. Если в команде есть контролер, он обеспечит правильное выполнение проекта в оговоренные сроки и в рамках утвержденного бюджета. Никто другой не относится так трепетно к технологиям, правилам, планам основного проекта. Контролер сделает так, что все на 100 % пойдет как запланировано, будут собраны пожелания и комментарии, процесс будет оптимизирован.

Из минусов контролера можно назвать то, что его легко вывести из себя. Если вдруг что-то идет не по плану (к сожалению, это не редкость), он не успокоится, пока процесс не вернется в рамки.

Пример из жизни – Геннадий Анищенко.

 

Вдохновитель

Просыпается дед, открывает окно, видит огромную репку и понимает всю сложность задачи для домочадцев. Начинает готовиться к встрече с ними, потом собирает всех, создает атмосферу и говорит:

– Бабка, 60 лет мы с тобой вместе. Все это время ты делала меня самым счастливым человеком на свете. Спасибо тебе! Внучка! Ты – лучик света, который наполняет смыслом нашу жизнь. Жучка! Все помнят, как в далеком 87-м году ты спасла меня. Спасибо тебе! Кошка, о твоей доброте ходят легенды, ты единственная кошка на земле, которая приютила мышь. Спасибо тебе! Мышь, ты просто великолепна! Друзья мои, я вас всех люблю!

Домочадцы полны умиления и готовы сделать все, что дед попросит. Дед достучался до всех и продолжает:

– Судьба послала нам испытание. Посмотрите в окно, вы видите там желтого коварного монстра, который решил захватить наши плодородные земли?

– Да, видим!

– Неужели мы позволим этому чудовищу сделать это?

– Нет, не позволим.

– Я не слышал: мы позволим?

– Нет, не позволим!

И побежали. И вырвали репку. Задача решена. При этом дед приложил минимум усилий для того, чтобы справиться с целью. Но самое удивительное – делает он это абсолютно искренне, в каждом члене команды видит что-то хорошее и всякий раз пытается это хорошее подчеркнуть. Поэтому у него в команде благоприятный психологический климат.

Вдохновитель нужен проекту тогда, когда потенциально возможен конфликт (встречаются два героя, или два генератора идей, или два аналитика – вдохновитель способен сделать так, что все будут работать в обнимку).

У вдохновителя есть и недостаток: если он становится во главе команды, то возникает вероятность, что, заботясь о микроклимате в коллективе, он на какое-то время забудет про бизнес-задачу. Поэтому вдохновителя задействуйте в командной работе периодически.

Пример из жизни – далай-лама.

Итак, подведем итог. Опираясь на знание командных ролей, вы можете собрать идеальную команду, которая будет эффективно решать бизнес-задачи.

Рассмотрим профиль команды, которая занимается креативными задачами, разработкой стратегий либо оптимизацией деятельности. Во главе становится прагматик, в группу вводятся генератор идей, желательно поисковик, обязательно рабочая пчелка, также нужен аналитик, который будет искать рациональное зерно и выбирать оптимальный вариант из того многообразия идей, что предложат генератор и поисковик.

Для решения задач регламентации деятельности профиль команды может быть другим. Когда вы описываете имеющиеся в компании процессы, ваша задача – их формализовать и собрать в единый регламент (здесь идеально подходит герой). У вас нет много времени для решения задач, и этот человек обеспечит, чтобы все было сделано быстро и качественно. В составе команды есть аналитик, вдохновитель, рабочая пчелка, контролер. Рабочая пчелка отвечает за конкретные шаги, выстраивание процесса, контролер проследит, чтобы все уложились по времени. Вдохновитель обязательно нужен, потому что встречаются два «вулкана»: герой и контролер. Их периодически надо будет «гасить» – и это может сделать только вдохновитель.

Роли в команде по теории Белбина

Следующий тест «Командные роли» Р. М. Белбина позволит определить наиболее комфортные для вас роли в команде, а также те роли, которые явно вам не подходят.

В каждом из семи разделов данного вопросника распределите 10 баллов между ответами согласно тому, как они отражают ваше собственное поведение. Эти 10 баллов могут быть распределены поровну или все отданы единственному ответу.

Раздел 1. Какой вклад я могу внести в работу команды?

• Я думаю, что способен быстро замечать новые возможности и извлекать из них выгоды.

• Я могу успешно работать с самыми разными людьми.

• Генерация идей – мое врожденное достоинство.

• Моим достоинством является умение находить людей, способных принести пользу команде.

• Моя способность доводить все до конца во многом обеспечила мою профессиональную эффективность.

• Я готов перенести временную непопулярность, если вижу, что мои действия принесут в конечном счете полезные результаты.

• Я быстро выясняю, что сработает в данной ситуации, если в подобную ситуацию я уже попадал.

• Личные заблуждения и предубеждения не мешают мне находить и доказывать преимущества альтернативных действий.

Раздел 2. Мои недостатки, которые могут проявиться в командной работе.

• Я чувствую себя неуверенно на совещании, если отсутствуют четкая повестка дня и контроль за ее соблюдением.

• Я склонен быть слишком великодушным к людям, имеющим правильную точку зрения, но не высказывающим ее открыто.

• Я склонен слишком много говорить, когда в группе обсуждаются новые идеи.

• Вследствие моей осмотрительности я не склонен быстро и с энтузиазмом присоединяться к мнению коллег.

• Я иногда выгляжу авторитарным и нетерпимым, когда чувствую необходимость достичь чего-то.

• Мне трудно повести людей за собой, поскольку я слишком подвержен влиянию атмосферы, царящей в группе.

• Я слишком захвачен идеями, которые мне приходят в голову, и поэтому плохо слежу за тем, что происходит вокруг.

• Мои коллеги находят, что я слишком много внимания уделяю деталям и чрезмерно беспокоюсь о том, что дела идут неправильно.

Раздел 3. Участие в совместном проекте.

• Я умею влиять на людей, не оказывая на них давления.

• Врожденная осмотрительность предохраняет меня от ошибок, возникающих из-за невнимательности.

• Я готов оказать давление, чтобы совещание не превращалось в пустую трату времени и не терялась из виду основная цель обсуждения.

• Можно рассчитывать на поступление от меня оригинальных предложений.

• Я всегда готов поддержать любое предложение, если оно служит общим интересам.

• Я энергично ищу среди новых идей и разработок свежайшие.

• Я надеюсь, что моя способность выносить беспристрастные суждения признается всеми, кто меня знает.

• На меня можно возложить обязанности следить за тем, чтобы наиболее существенная работа была организована должным образом.

Раздел 4. Особенности моего стиля работы в команде.

• Я постоянно стараюсь лучше узнать своих коллег.

• Я неохотно возражаю своим коллегам и не люблю сам быть в меньшинстве.

• Я обычно нахожу вескую аргументацию против плохих предложений.

• Я полагаю, что обладаю талантом быстро организовать исполнение одобренных планов.

• Я обладаю способностью избегать очевидных решений и умею находить неожиданные.

• Я стремлюсь добиться совершенства при исполнении любой роли в командной работе.

• Я умею устанавливать контакты с внешним окружением команды.

• Я способен воспринимать любые высказываемые мнения, но без колебаний подчиняюсь мнению большинства после принятия решения.

Раздел 5. Я получаю удовлетворение от работы, потому что:

• мне доставляет удовольствие анализ ситуаций и взвешивание всех шансов;

• мне нравится находить практические решения проблем;

• мне нравится сознавать, что я создаю хорошие рабочие взаимоотношения;

• я способен оказывать сильное влияние на принятие решений;

• я получаю возможность встретиться с людьми, способными предложить что-то новое для меня;

• я способен добиться согласия людей на реализацию необходимого курса действий;

• я чувствую себя в своей стихии, когда могу уделить задаче все мое внимание;

• мне нравится находить задачи, требующие напряжения воображения.

Раздел 6. Если мне неожиданно предложат решить трудную задачу за ограниченное время с незнакомыми людьми, то:

• я бы почувствовал необходимость сначала в одиночестве обдумать пути выхода из тупика, прежде чем начать действовать;

• я был бы готов работать с человеком, указавшим наиболее позитивный подход, каковы бы ни были связанные с этим трудности;

• я бы попытался найти способ разбиения задачи на части в соответствии с тем, что лучше всего умеют делать отдельные члены команды;

• присущая мне обязательность помогла бы нам не отстать от графика;

• я надеюсь, мне бы удалось сохранить хладнокровие и способность логически мыслить;

• я бы упорно добивался достижения цели, несмотря ни на какие помехи;

• я был бы готов действовать силой положительного примера при появлении признаков отсутствия прогресса в командной работе;

• я бы организовал дискуссию, чтобы стимулировать выдвижение новых идей и придать начальный импульс командной работе.

Раздел 7. Проблемы, с которыми я сталкиваюсь, работая в команде.

• Я склонен проявлять нетерпимость по отношению к людям, мешающим, по моему мнению, прогрессу в делах группы.

• Окружающие иногда критикуют меня за чрезмерный рационализм и неспособность к интуитивным решениям.

• Мое стремление обеспечить условия, чтобы работа выполнялась правильно, может приводить к снижению темпов.

• Я слишком быстро утрачиваю энтузиазм и стараюсь почерпнуть его у наиболее активных членов группы.

• Я тяжел на подъем, если не имею ясных целей.

• Мне иногда бывает очень трудно разобраться во встретившихся мне сложностях.

• Я стесняюсь обратиться за помощью к другим, когда не могу что-либо сделать сам.

• Я испытываю затруднения при обосновании своей точки зрения, когда сталкиваюсь с серьезными возражениями.

Перенесите баллы из каждого раздела опросника в таблицу. Проследите, чтобы общая сумма баллов в итоговой строке была 70. Если итог не равен 70, пересчитайте, пожалуйста, еще раз (где-то была допущена ошибка).

Наивысший балл по командной роли показывает, насколько хорошо вы можете исполнять эту роль в управленческой команде. Следующий результат после наивысшего может обозначать поддерживающую роль, на которую вы можете переключиться, если ваша основная командная роль занята в группе.

 

Практическое применение теории командных ролей

Итак, мы с вами определили типы командных ролей и их отличительные характеристики. Теперь давайте поговорим о том, как использовать командные роли в групповой работе. При решении разных задач нужны совершенно разные профили команд (об этом мы говорили, когда делали обзор командных ролей). Тем не менее общие технологии ведения групповой работы можно определить, опираясь на использование лучших качеств каждой командной роли, каждого игрока группы. В рамках групповой работы каждому участнику отводится время на высказывание своего мнения об исследуемой проблеме. На примере рассмотрим, как строится такая командная работа.

Предположим, что вы описываете какой-нибудь бизнес-процесс. В рамках моделирующейся сессии групповой работы собираете ведущих специалистов, ключевых экспертов компании по данному бизнес-процессу. И получаете от них информацию по этому процессу. Во главе команды чаще всего становится (если говорить о командных ролях) либо герой, либо прагматик. Если говорить о ролевой структуре компании, то во главе команды, деятельность которой направлена на описание бизнес-процессов, как правило, находится владелец бизнес-процесса. Если будете проводить анкетирование, выявляющее командные роли, то увидите, что чаще всего у владельцев бизнес-процессов либо эго-роль, либо поддерживающая роль. Бывают, конечно, исключения, но нечасто. Как правило, владелец бизнес-процесса – это либо прагматик, либо герой.

Итак, во главе команды становится первый персонаж – владелец процесса, который исполняет, как мы установили, командную роль – прагматика либо героя. Далее собирается команда, в которой в идеале будут представлены все командные роли, но, к сожалению, не всегда удается найти восемь экспертов по исследуемой проблеме (в том числе по описанию бизнес-процессов). Если у вас меньшее количество представителей командных ролей, то, соответственно, необходимо для описания бизнес-процесса взять первый профиль. Туда будет входить либо генератор идей, либо поисковик. Они помогут вырабатывать новые идеи, нестандартные подходы, которые в дальнейшем способны оптимизировать исследуемый бизнес-процесс. Обязательно нужен трудоголик (рабочая пчелка) – эта командная роль поможет систематизировать получаемые данные по бизнес-процессу. Желательно иметь в команде дипломата, если работу возглавляет герой. Если команду возглавляет прагматик, то дипломат не так важен для групповой работы (если его экспертные знания не являются значимыми с точки зрения описываемого бизнес-процесса). Повторюсь: когда во главе команды стоит герой, то желательно вводить роль дипломата, потому что он будет обеспечивать нормальный микроклимат в группе (ведь, как мы знаем, герой очень эмоционален, любит махать шашкой). В команду по описанию бизнес-процесса необходимо включить аналитика. Он умеет работать с большим объемом информации и за многообразием данных видит рациональное зерно (эти ключевые моменты он выносит для дальнейшего обсуждения всей командой).

Теперь давайте поподробнее разберем технологию построения групповой работы. Итак, вы определили, что во главе команды будет герой либо прагматик. Руководитель рабочей группы всегда высказывается последним. Опрос участников начинается с поисковика. Поисковик, как правило, самый раскрепощенный член команды, это душа компании, любит поболтать обо всем, человек энциклопедических знаний, потому что любит изучать все новое. Соответственно, ему будет проще всего начать рассказ об исследуемой проблеме. Каждому выступающему предоставляются две минуты. Очень важно не прерывать человека. Групповая работа предполагает, что каждый эксперт имеет возможность спокойно выступить. Дискуссии, дебаты – это лишнее. Модератор должен следить, чтобы никаких провокационных вопросов не возникало в ходе выступления того или иного эксперта. После того как высказался поисковик, набросал идеи, можно подключать следующего участника групповой работы (генератора идей), который также способен предложить большое количество идей. Генератор идей – человек обычно более замкнутый, чем поисковик, как правило, интроверт, поэтому начинать обсуждение работы с генератора идей – не самый лучший вариант (пусть выступает вторым или третьим). В рассматриваемом примере он озвучивает идеи вторым. Он может дополнить идеи поисковика своими. Таким образом у членов команды появляется пища для размышлений. Чтобы в дальнейшем рассуждения были структурированы, третьим выступает трудоголик. Он даже самые замысловатые идеи, высказанные поисковиком и генератором идей, сложит в четкую процедуру либо в набор процедур. Этим умением, собственно, и славится трудоголик. После того как выступил трудоголик, надо провести промежуточный контроль (не отклоняетесь ли вы от технологий, вкладываетесь ли в отведенное время, не вышла ли беседа за рамки заданной темы).

Четвертым выступающим будет контролер. Он отвечает за соблюдение норм и правил. Естественно, это не отменяет его значимости как эксперта по исследуемой проблеме: он делится своими знаниями и параллельно контролирует, чтобы к середине групповой работы вы ни на шаг не отклонились от цели. Контролер бывает резок – и здесь вам на помощь придет дипломат. В свои две минуты он делится экспертными знаниями и одновременно поддерживает здоровый микроклимат в коллективе после выступления контролера. После дипломата приходит черед аналитика. До него все эксперты высказались, у команды имеется полный объем данных по исследуемой проблеме. Аналитик внимательно слушал, записывал, кто что сказал (для последующего анализа). Он высказывает свое мнение о выступлении других участников и рекомендует возможные решения с объяснением (например, решение № 1 самое оптимальное по цене, решение № 2 – лучшее по времени, решение № 3 идеально по соотношению «цена – качество»). Соответственно, основная задача аналитика – подготовить варианты решения для руководителя рабочей группы.

Как я уже говорил, последним выступает руководитель команды (либо герой, либо прагматик). Редко в составе одной группы собираются и герой, и прагматик, тем не менее такое бывает. В моем примере разбирается часто встречающаяся ситуация, когда в команде работает либо герой, либо прагматик. Руководитель рабочей группы принимает итоговое решение, опираясь на мнения всех участников и рекомендации аналитика. Руководитель группы, естественно, также обладает знаниями о рассматриваемом бизнес-процессе, поэтому может вообще сказать: «Нет, друзья! Все, что вы сказали, – это не то, я принимаю другой вариант, который придумал сам».

Иногда данных для принятия взвешенного решения не хватает. Например, в ходе выступления возникла ситуация, которую нужно дополнительно прокомментировать. Генератор идей высказал какую-то идею, а трудоголик назвал ее неадекватной. И пошло обсуждение. У руководителя рабочей группы возникают сомнения насчет идеи (а вдруг она все-таки приемлема?). Тогда он может предоставить право любому участнику высказаться (за минуту). Очень коротко выступающий проясняет свою позицию. Руководитель рабочей группы может запустить повторный круг согласования, если предоставленных ему данных совсем мало.

В идеале же за 20 минут группового обсуждения вы получаете всю необходимую информацию по исследуемой проблеме для того, чтобы принять взвешенное решение. Такой подход не дает никому из экспертов отсидеться во время групповой работы (раз его пригласили в команду, значит, руководство действительно считает его экспертом, значит, его мнение важно).

Как видите, теория командных ролей позволяет получить многообразие мнений, проанализировать различные идеи и выбрать лучшие.

Теперь рассмотрим такой момент: нужно ли ставить сотрудников в известность о том, какую командную роль они играют? И как это делать? Ответ прост: нужно. В начале групповой работы следует обозначить, кто какую групповую роль играет, чего вы ждете от каждой роли (поисковик приносит идеи извне, генератор рождает собственные идеи, трудоголик систематизирует знания, контролер контролирует, дипломат налаживает микроклимат в коллективе, аналитик анализирует массивы данных, предлагает руководителю рабочей группы решения, руководитель группы принимает решение). Вы можете начать так: «Иван Иванович, вы сегодня у нас трудоголик, ваш тест был великолепен, вы мегарабочая пчелка. Естественно, мы не можем не использовать командную роль, которая вам близка, в нашей групповой работе». И так для каждого (каждому сотруднику вы говорите, какая роль ему отводится).

Я в своей работе часто использую беджи разных цветов: желтый цвет – это генератор идей, фиолетовый – поисковик, зеленый – рабочая пчелка, коричневый – контролер, оранжевый – вдохновитель или дипломат, белый – аналитик, синий – прагматик, красный – герой. Вы тоже можете применить эту технику (поверх цветного беджа надо написать имя эксперта и его командную роль). Бывает, что в условиях ограниченного количества ресурсов невозможно собрать представителей всех командных ролей. Тогда предложите кому-нибудь из участников сыграть две роли. Вполне возможно, что по результатам анкетирования у человека несколько эго-ролей, например дипломата и поисковика (тогда он выступает в начале обсуждения как поисковик и ближе к концу как дипломат, соответственно, ему отводится четыре минуты).

Задействовав в командной работе по максимуму все роли, вы получите в итоге взвешенное решение по любой исследуемой проблеме.

 

Раздел написан Алексеем Рязанцевым.

 

Подготовка

Самым эффективным выступлением считается экспромт. Но самый замечательный экспромт – это подготовленный экспромт. Поэтому очень важно до выступления проработать план действий. В подготовку входят описание программы выступления, определение целевой аудитории (кто конкретно будет вас слушать), основные проблемы и цели присутствующих (если это бизнес-аудитория, у них, возможно, цель – решение конкретных задач). Если это аудитория, которая пришла на выступление Comedy Club, то им нужно подать что-то смешное. После того как вы определили, какие у целевой аудитории проблемы, и составили план, надо проработать материально-техническую часть, то есть что вам требуется для выступления (компьютер, флипчарт, проектор, указка, кликер, переключатель слайдов, маркеры, вода и т. д.). Все это следует выписать в отдельный список и проконтролировать доставку.

Если ваше выступление продающее, то в подготовку нужно включить то, на что вы будете закрывать целевую аудиторию: какое у вас будет предложение для присутствующих в конце? Например, сбор контактов, продажа инфопродукта (книги, диска), продажа тренинга и т. д. Важно также прописать основные моменты продающей части выступления (что сказать перед тем, как сделать предложение, какие проблемы целевая аудитория решит с помощью вашего продукта, в чем будет измерен результат). Заранее определите время, за которое нужно добраться до места проведения мероприятия, и добавьте 30–40 минут. Приезжать надо минимум за час до выступления (чтобы проверить, все ли на месте, посмотреть, что из себя представляет аудитория, настроиться).

 

Настройка

Перед выступлением важна эмоциональная настройка. Уверен, что вы видели скучных спикеров, которые читают с листа, а потом говорят «спасибо» и «до свидания». Половина аудитории спит на таком выступлении. Но вы также видели эмоциональные, яркие выступления, которые увлекают присутствующих. Поэтому очень многое зависит от вашей эмоциональной настройки. Есть одно исследование (я узнал о нем на сайте TED.com), проведенное ученым из Гарвардского университета, о том, какие позы влияют на внутреннее состояние человека. Из этого исследования я взял на вооружение две техники, которые использую до сих пор. Первая – когда вы упираете руки в бока (такая поза придает уверенность, буквально за 2–3 минуты у вас улучшается настроение), вторая – когда вы поднимаете руки вверх (когда бегуны финишируют и поднимают руки вверх в знак того, что победили или добежали, за 1–2 минуты внутренняя уверенность растет в разы больше, настроение повышается). Эти техники отлично работают и весьма просты в выполнении.

Тони Робинс перед выступлениями делает физические упражнения: отжимается, качает пресс, приседает (на все уходит минут 15). И когда его объявляют – он выходит на сцену воодушевленный. Вы тоже можете пользоваться этим приемом – тогда ваши выступления никогда не будут скучными. От вас будет исходить мощная энергетика.

Упомянутые техники не зависят от вашего опыта выступлений – они работают со всеми. Попробуйте. Настройка очень важна. Если вы волнуетесь перед выходом на сцену (сердце стучит, глаза горят, дыхание учащается), это нормально. Когда учащается сердцебиение, кровь приливает в мозг, появляется румянец на лице – это то, что нужно: мозг работает быстрее, речь льется быстрее, мышцы сокращаются быстрее, вы становитесь эффективней. Поэтому к такому состоянию можно относиться как к повышению эффективности.

 

Приветствие и самопрезентация

Приветствие и самопрезентация – это то, с чего надо начать свое выступление. За эти первые минуты формируется связь с аудиторией. Голос должен быть уверенным и громким, неплохо сделать заготовку, например пошутить в самом начале речи. Далее следует поздороваться, представиться и сказать пару слов о себе (если вас заранее не представили); если же ведущий представил вас, то вам надо что-нибудь о себе добавить. Кстати, не бойтесь себя похвалить или упомянуть о своих выдающихся достижениях (как можно больше регалий, как можно больше цифр). Расскажите о собственном опыте (по теме мероприятия). Затем в двух словах очертите план выступления.

 

Интерактив

Вам нужно коммуницировать с залом, чтобы присутствующие чувствовали себя полноправными участниками процесса. Для этого нужно:

1) задавать вопросы до того, как вы осветили какую-то тему. Спросите у аудитории, кто сталкивался с подобной проблемой. Попросите поднять руки и первый сам поднимите (определенное количество участников последуют вашему примеру) – вы подсчитаете и озвучите статистику залу. Таким образом, люди будут чувствовать себя участниками процесса. Вопросы лучше задавать каждые 7–10 минут;

2) раздавать бонусы и подарки. Вы можете заготовить определенное количество подарков (приглашения на аудио-, видеосеминары, тренинги; электронные и печатные книги, диски). Разыграйте их во время выступления или подарите за какое-либо действие. Из популярных приемов (подходит, если собралось 30–70 человек) могу порекомендовать следующий: возьмите 1–2 колоды карт, раздайте по карте каждому участнику (понадобится ассистент), затем из своей колоды вытаскивайте карту – у кого из зрителей такая же, тому бонус или приз.

 

Каналы восприятия

Выше мы говорили о том, что люди делятся на аудиалов, визуалов, кинестетиков. В аудитории будет определенное количество людей, относящихся к каждому типу, поэтому вам нужно ориентироваться на все категории. Для визуалов следует подготовить красивую презентацию, рисовать графики, схемы, таблицы. Визуалы еще это будут фотографировать на мобильные телефоны, потому что им важны именно картинки. Для аудиалов важна разборчивая речь: делайте акцент на каких-то мыслях, повторяйте ключевые мысли выступления. Для привлечения внимания кинестетиков важно менять тембр и громкость речи (когда произносите какую-то важную мысль, можно говорить громче, варьировать звук от самого громкого до самого тихого). Эти приемы помогают удерживать внимание аудитории, если кто-то отвлекся.

 

Раздел написан Алексеем Рязанцевым.

Это весьма актуальная тема, потому что системно совещания и летучки не проводятся в 98 % компаний. В некоторых организациях их проводят от случая к случаю. Системное проведение совещаний и планерок (летучек) приводит к тому, что ваша компания, ваш отдел продаж и другие подразделения постоянно развиваются: важно приучить еженедельно, ежемесячно ставить себе цели, достигать их и отчитываться за результат – это прививает гиперответственность за итоги работы, и ваша компания будет стабильно расти.

Часто планерки проводятся, когда появляется повод, а не регулярно (например, каждую неделю и каждый месяц). В итоге у подчиненных хромает дисциплина и нет привычки ставить задачи и достигать их. Линейный рост – это максимум, на что может рассчитывать компания, в которой не проводятся регулярные планерки и совещания.

Совещания также подходят для замеров показателей и представления отчетов о проделанной за месяц работе. На месячных собраниях прописываются отчеты о деятельности компании за этот период (по показателям эффективности, по проценту выполнения этих показателей) и ведется обсуждение ключевых моментов, планов, стратегий развития.

Чтобы внедрить привычку посещения планерок, нужно составить график проведения планерок и совещаний. Дабы ни у кого не возникало вопросов «когда?», «во сколько?», «что я должен подготовить?», «какие отчеты принести?», «сколько по времени длится планерка?», важно с самого начала прописать регламент проведения планерок. Он должен содержать периодичность планерок, количество участников, план проведения, указания, кто какие отчеты должен подготовить и по каким показателям отчитаться, какие документы представить руководителю.

Для менеджеров отделов продаж можно проводить ежедневные утренние летучки длительностью 10–15 минут, на которых руководитель отдела спрашивает, какие цели менеджеры ставят сами себе (три цели на день). Следующий день начинается с отчета, что они сделали вчера, затем выясняются и три цели на сегодняшний день. Так менеджеры входят в рабочий ритм с первых минут (потому что летучка проводится с 9:00 до 9:15), а не раскачиваются полтора часа перед тем, как начать работу.

Я был свидетелем одного случая: руководитель опоздал на встречу и я два часа просидел в отделе продаж с утра, наблюдая за сотрудниками. Причем они знали, чем я занимаюсь в их компании. Первые полтора часа рабочего времени они пили кофе, ходили на перекур, делились новостями. И только потом один менеджер сделал первый телефонный звонок. Можно оценить в деньгах, сколько теряет компания с таким стартом рабочего дня: часть фонда оплаты труда менеджеров (поскольку компания платит за неэффективное время) плюс если бы это время было занято продажами, то их стало бы на 1/4 больше. Посчитайте для себя: потери = = ФОП отдела продаж / 8 × 2 + 1/4 объема продаж.

Утренние летучки важны потому, что они ставят цели на день, и времени на раскачку у сотрудников не остается. На еженедельных планерках ставят цели на неделю и контролируют выполнение задач на прошлой неделе, в итоге это помогает постоянно расти. Ежемесячные совещания позволяют выполнять свои ключевые показатели эффективности, потому что в конце месяца руководству представляется большой отчет (что сделано, какими средствами можно увеличить эффективность и показатели, каковы цели на следующий месяц, кто за них будет ответственен, каков дедлайн и т. д.).

Если в вашей компании не проводятся ежедневные летучки и еженедельные совещания, то вам обязательно необходимо ввести их в практику. И проводить регулярно, а не время от времени.

Мы привыкли, что совещания – это скучные, затянутые и непродуктивные мероприятия, нужные руководителю. И они только отнимают рабочее время. Однако грамотно организованная ежедневная летучка увеличивает время работы в среднем на 1,5 часа без переноса границ рабочего дня. Как это возможно? Придя на работу, понаблюдайте, чем занимаются ваши сотрудники первые 1–1,5 часа рабочего дня. В преобладающем большинстве компаний пьют кофе, проверяют личную электронную почту, обсуждают погоду и планы на отпуск. Теперь умножьте потерянное время на количество менеджеров по продажам и на стоимость часа их работы. И это только ваши денежные потери на зарплату за неэффективное использование рабочего времени. А каковы потери в потенциальных клиентах, которым можно было позвонить за это время?

Летучки и совещания дисциплинируют сотрудников, помогают оценить результаты их работы, ставят цели на день, способствуют развитию компании. Кроме того, на них можно проводить разбор полетов (ситуаций, когда менеджер поступил неверно), чтобы другие учились на чужих ошибках. Публично порицать и унижать ошибившегося сотрудника нельзя. Ваша задача – не высмеять, а на его примере помочь другим избежать аналогичных промахов.

Как я уже отмечал, ежедневные летучки организуются в начале рабочего дня. На них каждый менеджер отчитывается по результатам работы за прошедший день. Руководитель отдела продаж ставит задачи на день каждому сотруднику. Таким образом, менеджеры с самого начала рабочего дня погружаются в рабочую атмосферу и трудятся более продуктивно. Во-первых, они понимают, что на следующий день результаты их работы будут проверены и за невыполненные задачи придется держать ответ. Во-вторых, общеизвестен факт, что для достижения результата необходимо ставить цель. Летучки учат ставить цели и реализовывать их. Менеджеры точно знают, какого результата необходимо добиться. В-третьих, присутствует дух конкуренции. Если все менеджеры в своих отчетах по итогам дня расскажут о том, что поставленные цели достигнуты, а у одного из них получилось не все, ему будет неловко перед коллегами. Соответственно, он будет прикладывать максимум усилий, чтобы вновь не оказаться белой вороной.

Для оценки работы отдела продаж за неделю проводятся еженедельные совещания. Они необходимы для постановки целей на неделю для каждого менеджера отдельно и отдела в целом. Анализируется также объем продаж за прошедшую неделю (сравнивается с плановыми показателями). Благодаря таким планеркам формируется командный дух: каждый чувствует, что достижение стратегических планов компании зависит в том числе и от него. А вы можете еженедельно отслеживать, насколько эти планы приближаются к реализации. Это способствует развитию компании и повышает ответственность персонала за результаты своей работы.

Проведение ежедневных летучек и еженедельных совещаний должно утверждаться документом (в котором прописаны графики и регламент летучек и совещаний). С ним обязательно должен быть ознакомлен персонал.

Резюмирую: летучки и совещания должны быть регулярными, регламентированными, а их посещение – обязательным.

 

Пример регламента еженедельного собрания

1. Цели, время, участники, документы.

Цели:

• проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце месяца;

• объявить о важных событиях и нововведениях в компании;

• проверить выполнение задач, поставленных ранее по системе «Электронная постановка задач», назначить новые задания или перенести сроки существующих;

• определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн).

Когда: каждый понедельник с 10:00 до 11:30.

Кто проводит: исполнительный директор или (при отсутствии) руководитель компании.

Кто присутствует:

• руководитель компании (при необходимости);

• исполнительный директор (менеджер по развитию);

• финансовый директор (главный бухгалтер);

• менеджеры по продажам;

• технолог.

Обязательные документы (все отчеты представляются в распечатанном виде):

• бухгалтер: отчет по продажам за неделю и с начала месяца;

• руководитель отдела продаж: отчет по продажам по каждому менеджеру;

• технолог: статистика по рекламациям и анкеты обратной связи по ним.

Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.

При себе каждый участник имеет:

• список вопросов и текущих проблем от каждого участника;

• ежедневник для записи заданий и принятых решений.

2. Порядок проведения.

Сначала объявляется повестка.

Цели:

• проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце месяца;

• объявить о важных событиях и нововведениях в компании;

• проверить выполнение задач, поставленных ранее по системе «Электронная постановка задач», назначить новые задания или перенести сроки существующих;

• определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);

• проконтролировать выполненные задачи с прошлой недели.

Отдел продаж

На стол кладется отчет по менеджерам:

• определяется возможность увеличить объем поставок по конкретным клиентам (развитие клиента). Что нужно, чтобы увеличить объем поставок (установить ПО, обучить продавцов, обеспечить промопродукцией и образцами);

• определяется возможность возобновить поставки клиенту, который перестал заказывать по вине компании (личный контакт коммерческого директора).

Технолог

На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами:

• определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливается ответственный и определяется мера воздействия;

• контролируются расходы на рекламацию.

3. Протокол проведения собрания.

См. приложение (-я): Протокол еженедельного совещания:

• утвердить форму;

• заполняет секретарь.

 

Пример регламента совещаний. Схема проведения эффективных совещаний

Если на совещании важно принять к исполнению некоторые решения, следует придерживаться данной схемы.

1. Тема совещания и регламент.

Заранее разослать участникам тему и регламент предстоящего совещания.

2. Вопросы от участников совещания.

Попросить участников в ответ написать 2–3 основных вопроса, которые они хотели бы обсудить.

3. Подготовка совещания:

• ручки, бумага;

• отключение телефонов на время совещания;

• назначение секретаря.

4. Ведение протокола совещания и принятых решений.

Секретарь ведет протокол и отдельно список принятых решений.

5. Выдача конкретных заданий и обозначение сроков исполнения.

Нужно поставить подписи под списком принятых решений.

6. Контроль выполнения заданий в указанные сроки.

Осуществляется в удобной форме. Важен сам факт контроля.

Примерное распределение времени (для ориентира возьмем 1 час):

• вступление – 5 минут;

• задать цель и контекст – 5 минут;

• основное время – 40 минут;

• подведение итогов, обратная связь – 10 минут.

 

Почти 80 % совещаний бесполезны. Они отнимают больше времени, чем социальные сети. К такому выводу пришли исследователи в бизнес-школе НИУ «Высшая школа экономики». На прилавках книжных магазинов даже появился «Блокнот для совещаний». В книжке – логические задачки, картинки «дорисуй» и комиксы на офисную тему. Все то, что прекрасно скрасит скуку, но не даст сосредоточиться на теме бизнес-доклада.

Опросы доказывают: совещания бессмысленны и даже вредны. Но передовые компании «Эппл», «Гугл», «Тесла», «Амазон» и «Яндекс» не отказались от этой формы общения. Они нашли способ сделать ее эффективной. За закрытыми дверями конференц-залов используются приемы, которые могут пригодиться и вам.

 

Отрицание пустоты

Мы стали забывать, зачем нужны офисные встречи. В некоторых компаниях совещания устраивают по любому поводу. Я была на совещании, когда сотрудников собрали, чтобы определить желающего закупить бумагу для принтера.

На самом деле у эффективных совещаний только две цели: поиск решения задач, у которых нет готового ответа, и сообщение, после которого люди захотят задать вопросы.

Сюда укладываются пятиминутки, мозговые штурмы и решение конфликтных ситуаций. Суть совещания – совещаться. Если мнение других сотрудников не требуется, нет смысла созывать совет.

Определить, действительно ли совещание необходимо, поможет простая схема на следующей странице.

Если на все вопросы вы ответили утвердительно, смело собирайте совещание.

Чтобы встреча была полезной, каждый из участников должен быть к ней готов. Сотрудник обязан отвечать за свой участок работы: не бегать в кабинет за статистикой и не тратить время на уточнение данных.

Если вы сообщаете тему встречи, вы ожидаете, что коллеги смогут в деталях рассказать о разработках, перспективах или идеях. Без подсказок и уточнений. Возникшие вопросы надо решить на совещании, а не перекладывать их на следующую встречу.

Илон Маск, основатель «Пейпала» и глава совета директоров «Тесла Моторс», несколько раз увольнял сотрудников за то, что они приходили на совещания неподготовленными. После таких кардинальных мер на собраниях участники могли ответить на любой уточняющий вопрос – эффективность встреч повысилась.

Чтобы ваши сотрудники достойно подготовились, им надо дать такую возможность. Например, сообщить за несколько дней дату, место и тему. Полезно, если собрания проводятся в одно и то же время. Так у сотрудников вырабатывается рефлекс подготовки. Внезапные собрания вызывают только чувство настороженности и неуверенности в себе.

Совет: разошлите повестку, список вопросов, темы к обсуждению. Так вы сократите время, которое сотрудники тратят на поиск нужной бумажки или попытки вспомнить детали проекта. Поделитесь списком приглашенных, чтобы люди могли задать друг другу вопросы еще до собрания.

 

Сокращение сущностей

Крупные компании придерживаются минимализма. Если у вас сотни подчиненных и десятки задач, у вас нет ни одной свободной минуты. Эффективные совещания – те, на которых нет ничего лишнего: ни лишнего времени, ни человека.

Стив Джобс выгонял с совещаний сотрудников, которые, по его мнению, не имели прямого отношения к обсуждаемой проблеме.

А Кристен Гиль, вице-президент «Гугла» по бизнес-операциям, приглашает на встречу не больше десяти человек. Лишние люди отнимают время и создают нерабочий настрой в коллективе.

Иногда на совещании работники боятся огорчить начальника молчанием и повторяют по кругу одни и те же идеи. Поэтому время встречи, как и количество людей, стоит ограничить. Чем короче встреча, тем она насыщеннее.

Основатель консалтингового агентства «Дэвис энд Компани» Эллисон Дэвиc пользуется формулой «10–30–50–90»: 10 минут – короткие летучки, 30 минут – встречи с глазу на глаз, 50 минут – решение нескольких вопросов за собрание и 90 минут – мозговой штурм.

На совещаниях случаются и игры в молчанку, перекладывание ответственности, разговоры не по делу, бег по кругу. Такие явления в тайм-менеджменте называют хронофагами. Хронофаги – пожиратели времени. Это люди или предметы, которые отвлекают от основной деятельности. Единственный способ борьбы с ними – найти и обезвредить.

Совет: безжалостно «убивайте» пожирателей времени. Если разговор ушел не в то русло, не бойтесь перебить коллегу. Цель совещания – решить проблему, а не говорить по душам.

Каждая минута встречи стоит дороже, чем минута рабочего дня. В это время сотрудники не увеличивают прибыль, а теряют ее. После совещания они смогут работать эффективнее, но время, потраченное на обсуждения, уже никто не вернет.

 

Назначение переменных

Мы часто что-то забываем: теряем ручки и записи, переспрашиваем данные у коллег и склонны перекладывать ответственность на других. Не потому, что мы плохие и безответственные, а потому, что так устроен человек.

В психологии есть термин «диффузия ответственности». Если мы знаем, что кто-то еще может сделать работу, и если к нам не обращаются за помощью лично, мы становимся невнимательны.

Вспомните ситуацию: на улице лежит человек. Вы понимаете, что это не любитель бутылки – человек прилично одет, но проходите мимо. Срабатывает диффузия ответственности: здесь полно людей, кто-то поможет. Эти «кто-то» действительно есть, но их единицы.

Избежать диффузии ответственности на совещании можно. Достаточно назначить троих ответственных.

Первая должность – ловец хронофагов. Один из участников собрания играет роль ведущего. Это не обязательно руководитель компании. Последний принимает решение по ключевым вопросам. Ведущий следит, чтобы доклады шли по регламенту и чтобы все в равной степени могли высказывать свои мысли. Это собрание, а не театр одного актера.

В компании «Майкрософт» на ежедневных внутренних встречах отдела ведущий кидает спикеру игрушку – резиновую курицу. Если докладчик выступает дольше, чем положено, курицу отбирают. У кого игрушки нет, тот не говорит.

Это похоже на игру в детском саду, но позволяет проводить собрания более продуктивно и с юмором. Резиновой курицей может быть любой предмет. В психологии прием применяют при работе с большими коллективами, чтобы присутствующие не говорили одновременно и точно знали, чья очередь брать слово.

Вторая должность – ответственный гонец. На собрании он законспектирует сказанное, а после составит план и разошлет участникам собрания концентрированную выжимку. Благодаря этому сотрудники ничего не забудут, и на следующей встрече вы легко оцените прогресс коллектива.

Третья должность – контролер. Он проследит за исполнением решений, принятых на встрече.

В компании «Эппл» такого сотрудника называют НОЛ – непосредственно ответственное лицо. После совещания его фамилия появляется в электронной таблице напротив всех запланированных решений.

Он следит за выполнением и помогает сотрудникам подготовиться к следующему собранию. На следующем совещании ответственный отчитывается о проделанной работе и назначает нового НОЛа.

Все должности обязательно должны быть сменные. Примерив разные роли, люди быстрее поймут, что от них требуется во время обсуждения. А еще такие меры объединяют и дисциплинируют коллектив.

Совет: назначайте помощников. Три переменных должности, как три кита, дадут руководителю опору для проведения встречи и воплощения идей в жизнь.

Ведущий отловит хронофагов, секретарь составит краткий отчет, а контролер проследит, чтобы все решения воплотились в жизнь. Иначе произнесенные в переговорной слова могут так и остаться словами, не принеся ни денег, ни результата.

 

Сумма слагаемых

Плохие кадровые работники считают, что только приемы тимбилдинга укрепляют чувство товарищеского плеча. Я знаю компании, где совещание начинают с пения корпоративного гимна.

Cовещание само по себе тимбилдинг, без всяких дополнительных мер. Цель собраний не только в решении конкретных вопросов, но и в личном общении сотрудников.

Психолог Кевин Данбар наблюдал работу четырех микробиологических лабораторий и пришел к выводу, что мифы об одиноких гениях-ученых сильно преувеличены.

Открытия и прорывы, сделанные за время эксперимента, – результат собраний. Сотрудники делились опытом и описывали возникшие трудности, а их коллеги предлагали решения, исходя из своих работ.

Исследования Данбара доказали, что человек гораздо продуктивнее работает в коллективе единомышленников, чем в одиночестве. Наедине с собой мы прокручиваем в голове одну и ту же мысль и никак не можем остановить этот бег по кругу.

Коллега дает толчок к повороту рассуждений. Его идея может и не быть истиной в последней инстанции, но подтолкнет к новому ходу мыслей.

Для этого на совещании люди не должны бояться высказывать свое мнение. Помочь сотрудникам расслабиться, чувствовать себя нормально – задача организатора совещания. Один из способов – провести совещание не в переговорной, а на кухне за чашкой чая.

Ричард Брэнсон приглашает сотрудников на прогулку, назначает встречи во внутреннем дворике компании или в ресторане с необычной кухней. Брэнсон считает, что новизна окружения помогает расслабиться. В таком состоянии человек предлагает нестандартные решения на максимуме своих способностей.

Чем сильнее мы боимся неудач, тем старательнее ограничиваем производительность. Для эффективного обсуждения надо просто забыть, что вас оценивают. Задача руководителя – слушать и не критиковать.

Совет: позвольте сотрудникам почувствовать себя командой. На совещании объедините их общим ребячеством – веселой шуткой или маленькой корпоративной традицией.

Меняйте место проведения встречи: привычка к родным стенам только мешает движению мысли. Сотрудник смотрит на знакомый стул и вспоминает то, о чем думал на прошлом собрании. Не критикуйте идеи, просто выбирайте среди них лучшие. Тогда никто не будет бояться высказать слишком смелое решение.

 

Проверка на практике

Многие думают, что главное для удачного совещания – особая комната. Там все необходимые игрушки: веб-камеры, большие экраны, медиадоски и микрофоны. Все это иллюзия. Задача совещания – совещаться, неважно, где и с какими вспомогательными средствами.

Доклады-презентации сейчас уходят в прошлое. Живой рассказ эффективнее комментариев к слайдам. Пусть сотрудник расскажет своими словами и кратко. А данные можно раздать участникам в распечатанном приложении.

«Амазон» отказался от использования презентаций на совещаниях. На их создание сотрудник тратит много времени, а нужны они больше докладчику, чем слушателям.

Генеральный директор «Амазон» Джефф Безос не против фотографий, схем, графиков или рисунков, нарисованных тут же на доске, но к презентациям в модных программах относится отрицательно.

Это не значит, что нужно вовсе отказаться от визуальных материалов. Просто помните, что техника поддерживает выступление, а не наоборот. Если у вас чудесная презентация, но вы толком не можете объяснить мысль, дело провалится.

Часто от работы отвлекают телефоны. Корзина для телефонов решает проблему: складываем туда аппараты до конца собрания и посвящаем всего себя проблеме. Желание лишний раз проверить почту только придаст дискуссии ускорение. Вместо телефонов лучше выдать участникам бумагу и ручки.

Совет: улучшайте, но не переусердствуйте. Нет смысла тратить деньги компании на последние технические новинки. Иногда интерактивный экран или огромный монитор вам просто не нужны. Их легко заменят магнитная доска и проектор. Главное не то, каким инструментом вы пользуетесь. Важно, чтобы он помогал на совещании, а не перетягивал на себя все внимание.

 

Готовое решение

Компания-разработчик программного обеспечения «37 сигналс» в 2011 году ввела День национального бойкотирования встреч. Но даже эта компания не смогла полностью обойтись без офисных собраний.

Есть вопросы, которые людям проще решать при личном общении. Потому в компании «37 сигналс» придумали свои правила. Их с успехом применяют крупные компании мира.

«Фейсбук» просит постоять. В компании «Фейсбук» считают, что встреча пройдет максимально быстро и продуктивно, если сотрудники будут обсуждать планы работы на день стоя. Каждый день работники компании в полдень отправляются на 15-минутную «встречу на ногах».

«Америкэн Экспресс» сокращает слова. Если сотрудник не может охарактеризовать проблему пятью словами и меньше, ему точно требуется больше времени на подготовку.

«Яндекс» отправляет в библиотеку. В календаре сотрудников «Яндекса» есть библиотечный день – день, когда человек намерен ударно поработать. В такие дни сотрудникам разрешено не ходить на совещания. Их не отвлекают от дел, и продуктивность сотрудников повышается.

«Моторола» заставляет думать. В корпорации «Моторола» над любым вопросом просят подумать хотя бы семь секунд. Исследования компании показали, что сразу высказанная мысль отнимает время у коллектива. Семи секунд вполне достаточно, для того чтобы обдумать предложение.

«Зинепак» ищет плохие идеи. В музыкальной издательской компании «Зинепак» придумали выход из творческого ступора. Если у сотрудников не появляется хороших идей, они соревнуются в придумывании плохих. Это не только смешит участников, но и выводит из тупика. Гениальные идеи – противоположность самых пустых.

«Хед Хантер» выбирает условия и время. Компания провела опрос и установила, что 30 % сотрудников засыпают на совещаниях из-за духоты. Оптимальная температура в конференц-зале – 22–24 °C. И лучше проводить встречи в первой половине дня при естественном освещении: 36 % опрошенных уснули как раз после обеда.

 

Разберем самые распространенные причины, почему сотрудники проваливают задачи или выполняют их некачественно.

 

Причина 1. Забыл

Каждый день наш мозг обрабатывает тонны информации. Все запомнить невозможно. Поэтому желательно ставить задачи письменно. Если вы пользуетесь электронными сервисами типа «Мегаплан» или «Битрикс24», все задачи будут сохраняться в едином реестре, а напоминания о крайних сроках выполнения автоматически будут приходить в виде СМС, на электронный ящик или прямо в систему.

Если вы не сторонник электронных сервисов, воспользуйтесь обычным ежедневником. Проследите, чтобы подчиненный записал поставленную вами задачу. Обязательно сохраните копию себе. Как говорится, самый тупой карандаш лучше самой острой памяти.

 

Причина 2. Не так понял, хотел как лучше…

Это означает, что задача была поставлена неконкретно и не был оговорен желаемый результат. Исключите при постановке задачи такие характеристики, как «хорошо», «быстро», «качественно», «недорого» и т. д. Эти величины абстрактны и неконкретны. Замените их четкими измеримыми результатами.

 

Причина 3. Не смог

Это может означать, что:

• вы не учли реальные возможности человека, переместив его с низкого уровня на высокий по шкале зрелости. Следует задуматься о соответствии сотрудника занимаемой должности;

• вы отвели слишком мало времени для выполнения задачи;

• вы выделили слишком мало ресурсов для выполнения задачи.

Как видите, постановка задач – сложная и объемная тема. В нашей практике проблема постановки задач и контроля их выполнения в организациях самого разного профиля и размера стоит на первом месте. Мы решили процитировать редакторов рассылки «Большие планы» (thebigplans.ru) Людмилу Сарычеву и Максима Ильяхова. Уверены, вы найдете в этих статьях много полезного.

 

Технически ставить задачу не сложнее, чем отправить письмо.

Правильно ее описать, спланировать и передать исполнителю куда труднее. Каждая компания устанавливает правила для организации труда: график работы, инструкции по безопасности, субординацию, скрипты звонков, отпуска́. Все хотят, чтобы сотрудники работали эффективно, вели себя уважительно и не умерли от переутомления.

Программы для совместной работы вроде «Мегаплана» появились не так давно, поэтому правила для работы в них еще не успели устояться. Раньше ставила задачи неправильно, но за время работы в «Мегаплане» научилась делать это более эффективно. В сегодняшней рассылке я расскажу о частых ошибках в постановке задач и способах их исправления.

 

Участники

Сотрудники – основной ресурс компании. Эффективность компании зависит от эффективности сотрудников. Если вы берете на себя лишние задачи, ваша эффективность падает.

Иногда постановщики хотят подстраховаться и узнать мнение как можно большего числа коллег. Это сомнительное решение: чем больше участников в задаче, тем сложнее прийти к общему решению. Работа затягивается, обсуждение выходит из-под контроля, ответственность размывается. В итоге исполнителю приходится отстаивать результат перед теми, кто не имеет к нему отношения.

Чтобы не увязнуть в спорах, добавляйте в задачу только тех, без кого вы не получите нужного результата. Если задачу без коллеги не решить, добавляйте его. А если вы просто хотите заручиться его поддержкой, справитесь сами.

Допустим, клиент ждет от вас документы. Договор готов, но бухгалтер должен его подписать, юрист – проверить, а секретарь – отправить с курьером. Участники задачи: вы, бухгалтер, юрист и секретарь. Руководителя отдела продаж и генерального директора пока не отвлекайте.

Иногда сотрудник хочет ускорить работу и добавляет в задачу генерального директора. Этим он сам себя дискредитирует: вместо того чтобы учиться договариваться с коллегами, он давит авторитетом директора.

Еще ситуация. Вы арт-директор компании. Дизайнер нарисовал макет для страницы сайта. Не добавляйте больше никого в эту задачу. Вы арт-директор, значит, решение за вами.

Когда вы добавляете в задачу лишних участников, вы перестаете контролировать ситуацию. Каждый навязывает свое мнение и ищет сторонников среди других участников. Диалог превращается в борьбу.

Если сомневаетесь, добавлять в задачу коллегу или нет, не добавляйте. По ходу обсуждения вы поймете, кого еще привлечь к работе.

С таким подходом вы становитесь ответственнее и не боитесь принимать решения самостоятельно.

 

Описание задачи

Правильно описать задачу – искусство. Мудрый постановщик умеет делать это достаточно подробно, чтобы исполнитель все понял, и достаточно кратко, чтобы он не запутался.

Если вы описываете задачу слишком подробно, исполнитель наверняка прочитает невнимательно и упустит что-нибудь важное. Поэтому сократите детали до минимума и перечитайте задачу так, будто видите ее впервые. Если все поняли, вы на правильном пути.

Лишние подробности мешают быстро разобраться в задаче. Поэтому будьте краткими, но снабжайте всей информацией, которая потребуется для решения. В нашем примере исполнитель сразу обозначил сроки, дал почту клиента и приложил исходные данные. Садись и работай.

Писать слишком кратко – другая крайность. Так исполнитель не разберется в задаче с первого раза, начнет задавать вопросы и потеряет время: «Катя! Ребята из журнала “Дуров напишет” готовят материал о “холодных” звонках. Они написали мне, как маркетологу компании, но это по твоей части. Вот вопросы…»

Здесь исполнитель ничего не поймет: как отвечать, с кем связаться, что за материал. Помогите ему: «Катя! Ребята из журнала “Дуров напишет” готовят материал о “холодных” звонках. Просят ответить письменно в свободной форме до четверга. Они обратились ко мне, я сказал, что этим ты у нас занимаешься, и пообещал перенаправить вопросы. Они будут ждать от тебя письма с ответами. Когда будет готово, отправь на почту [email protected]. Вот вопросы…»

Хорошо, если в конце задачи вы добавите вопрос. Так она превращается из навязывания в диалог, исполнитель берется за нее охотнее: «Катя! Ребята из журнала “Дуров напишет” готовят материал о “холодных” звонках. Просят ответить письменно в свободной форме до четверга. Они обратились ко мне, я сказал, что этим ты у нас занимаешься, и пообещал перенаправить вопросы. Они будут ждать от тебя письма с ответами. Когда будет готово, отправь на почту [email protected]. Вопросы в приложении. Как ты думаешь, нам это нужно?»

Хорошее описание задачи помогает сразу взяться за дело и ничего не упустить.

 

Обсуждение

Если задача связана с ошибкой кого-то из ваших коллег, появляется соблазн применить пассивную агрессию. Сдержитесь, от этого не будет пользы. Конструктивный диалог превратится во взаимные обвинения. Чтобы решить проблему, управляйте эмоциями.

Сарказм не вызывает у собеседника чувства вины. Лучше используйте правильную критику: коллеге станет стыдно и он захочет исправиться. В противном случае получите только агрессию.

Еще одна проблема в общении по задаче – препирательства. Вы обсуждаете задачу с участниками, мнения расходятся, каждый приводит аргументы, обсуждение выходит из-под контроля. Единственное решение в этой ситуации – созвониться и обсудить проблему голосом. Это сэкономит время и нервы. Только не звоните по скайпу и не подходите без предупреждения. Обсудите, когда это будет удобно вам и коллеге.

В переписке участники беседы не различают тон собеседника, делают неправильные выводы и не контролируют эмоции. Разговор по телефону решает эту проблему и помогает добиться лучшего взаимопонимания.

 

Дедлайн

Задачи бывают срочными и постоянным. Например, «сотрудничество с издательством» – постоянная задача, она будет существовать, пока длится сотрудничество с издательством. По мере расширения сотрудничества вы будете ее дополнять. Но таких задач не так много. Чаще мы работаем над срочными задачами с конкретным дедлайном.

Чтобы правильно поставить дедлайн, выясните, от чего он зависит, и объясните это в задаче. Хорошее объяснение лежит в интересах исполнителя.

Хороший дедлайн разумно обоснован для исполнителя: если Марина не успеет написать текст, клиент не запустит акцию по плану, потеряет в продажах и уйдет к конкуренту.

Если вы просто ставите дедлайн и не объясняете его в соответствии с интересами исполнителя, у него нет мотивации успеть к сроку. Когда исполнитель понимает, с чем связаны сроки, он постарается вас не подвести.

 

Алгоритм

Постановка задачи кажется простым житейским делом. Но на практике грамотно поставленная задача повышает эффективность, налаживает взаимопонимание между сотрудниками и формирует серьезное отношение к работе. За время работы в «Мегаплане» я выработала свой алгоритм, который помогает ставить задачи эффективно.

Оценить необходимость задачи. Это кажется смешным, но прежде, чем ставить задачу, определите, нужна ли она и какую пользу принесет. Поговорите с тем, на кого собираетесь поставить задачу. Возможно, после обсуждения окажется, что вы обойдетесь без нее.

Обсудить заранее. Не ставьте задачу, пока не договоритесь о ней с исполнителем. В противном случае это будет ударом в спину: сотрудник работает в своем режиме и внезапно получает задачу с дедлайном на текущей неделе. Если он ее отклонит, поступит правильно: о задаче никто не предупредил, приоритетность непонятна, дел и так много. Чтобы задачу приняли, созвонитесь с исполнителем и обсудите ее.

Убедиться, что исполнитель все понял правильно. Когда обсудите задачу, попросите объяснить коллегу, как он ее понял. Если вы этого не сделаете, окажется, что исполнитель понял все по-своему. Собеседник всегда слышит то, что хочет слышать. Пусть коллега расскажет суть задачи и опишет ожидаемый результат. Так вы будете точно знать, что подразумеваете одно и то же.

Описать и поставить дедлайн. После того как вы обсудили задачу вслух, описать ее будет проще. Зафиксируйте тезисно все, о чем проговорили во время созвона, лучше по пунктам, так исполнителю будет проще ориентироваться в требованиях. Обязательно опишите результат. Уделите этому пункту особое внимание, это тот случай, когда подробности не бывают лишними.

Назначить ответственного. В хороших компаниях за задачу отвечает только один исполнитель. Если дело требует работы нескольких сотрудников, определите отдельную задачу для каждого. Например, вы готовите страницу сайта. Вам нужны дизайнер, редактор и программист. Задача общая, но у каждого – свой участок работы. Разделите задачу на несколько так, чтобы обсуждали решение все совместно, а результат каждый показывал отдельно.

Принять результат. Не дергайте исполнителя постоянно. Если хотите контролировать процесс работы, лучше назначьте промежуточные этапы. Это дисциплинирует и помогает ориентироваться в сроках.

 

Ни один сотрудник не считает себя машиной по выполнению задач.

Каждый – умный, думающий, творческий и ответственный человек. Если это не про ваших сотрудников, значит, вы что-то делаете не так. При должном уважении к собственным способностям любой сотрудник даст отличный результат.

Я нащупал метод, чтобы с каждой новой задачей сотрудники чувствовали себя окрыленными и свободными. Пользуюсь им в работе. Возможно, он пригодится и вам.

 

Проблема, а не приказ

Какую из этих задач вы бы хотели получить?

Правильно поставленная задача – это проблема, которую сотрудник должен решить оптимально и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.

 

Задачи-приказы

Задачи-приказы подразумевают выполнение строго в поставленных рамках. Это тупиковый путь.

Сказано подготовить отчет – человек подготовит отчет без мысли о том, как его потом будут использовать и зачем он нужен. Часто сделает абы как.

Задачи-приказы грозят неприятными последствиями:

• сотрудник отвечает только за то, что ему формально поручено. Если результат нельзя использовать дальше, это не его забота. Неправильно поставлена задача. «Я не виноват»;

• у сотрудника накапливается ощущение, что начальник – идиот. Потому что сотрудник «лучше знает, что нужно делать», а начальник поручает ему ненужную и неинтересную работу. «Я работаю с клиентом, а он меня отрывает и заставляет писать какой-то формальный отчет»;

• постепенно сотрудник теряет волю и интерес к работе, деградирует и становится одним из тех, кому для работы нужна палка. У сотрудника складывается ощущение, что это и есть работа – выполнять нудные, неинтересные поручения за зарплату. На следующем месте работы все повторяется. Уныние, тлен, планктон.

 

Задачи-проблемы

Задачи-проблемы подразумевают, что сотрудник самостоятельно выбирает конкретный способ решения, отвечает за свой выбор и за весь результат. Это путь роста и развития.

Если начальнику нужны цифры о продажах, сотрудник может предложить не только отчет. Может быть, начальнику нужно всего два числа, и сотрудник сам впишет их в таблицу. А может быть, этот процесс вообще нужно автоматизировать.

Решая проблемы, сотрудник все время развивается:

• так как он сам выбирает способ решения, отвечает за результат и думает о других участниках процесса. Он становится хозяином своих решений, своей работы, своей карьеры и жизни. Он становится свободным;

• где свобода, там и ответственность: если его решение не подходит коллегам, это уже сфера ответственности сотрудника и он сам скорректирует работу;

• сотрудник понимает смысл своей работы в масштабе компании, осознает собственную пользу. Даже если приходится делать что-то монотонное и трудное – теперь это выбор сотрудника, и он знает, насколько эта работа важна. Он видит связи между своей задачей и судьбой компании. Он не жалуется, что работа неинтересная. Он сам себе супергерой.

Обратите внимание: дело не в кардинальных переменах в корпоративной культуре. Дело в том, как руководитель формулирует задачу. Дело в словах.

 

Правильная задача

Задача-проблема состоит из типовых элементов, которые помогают сотруднику найти правильное решение. Вот они.

Предыстория. Объясните сотруднику, откуда эта задача берется и что из нее следует. Можно коротко.

«Я приготовила борщ».

«Звонил твой клиент из Мурманска, спрашивал тебя».

«Послезавтра совет директоров, мне нужно презентовать результаты работы филиала».

А можно и обстоятельно, если сотрудник плохо знаком с темой.

«Каждый день к нам на сайт приходят 100 тысяч человек, чтобы купить билеты. Мы запустили для них классную услугу – страхование. К сожалению, только 0,01 % посетителей заказали эту услугу за две недели. Конкуренты продают такую же услугу каждому пятому клиенту».

Такое описание требует времени, но только так сотрудник увидит смысл своей работы в масштабах бизнеса.

Суть и условия задачи. Опишите результат, который вы хотите получить. Если нужно – условия и ограничения. Не забудьте о сроках и количественных показателях. Пока не прописывайте конкретные шаги.

«Нужно сделать так, чтобы каждый четвертый посетитель сайта оформлял у нас страховку. При этом мы не можем своими силами переделать главную страницу или переписать код. Все, что у нас есть, – это блок “Новости” и раздел с рекламой».

Цепочка. Обязательно опишите, что произойдет с результатами работы на следующем этапе и кто за него отвечает.

«За сайт у нас отвечает Миша. Он будет реализовывать твое решение. Узнай у него, в каком формате он хочет получить от тебя решение».

Объяснение сроков. Ставить сроки просто так, с потолка бесполезно. У всех есть дела поважнее. Чтобы ваша задача поднялась в приоритете, объясните срок.

«Нужно успеть внедрить и протестировать решение к 1 сентября: 2 сентября начинается спецпроект, который принесет нам в два раза больше клиентов. Если они тоже не купят страховку, мы недополучим миллион».

«Не забудь, что нужно не только придумать решение, но и внедрить его с Мишей и протестировать эффективность на текущих посетителях не менее двух недель. Для этого твое решение должно быть готово в пятницу».

Мотивировка. Если у сотрудника есть коллеги такого же уровня, у него может возникнуть вопрос: «Почему я?» Не из вредности, а из здорового любопытства. Отвечайте на него так, чтобы сотрудник гордился собой.

«После того как ты в прошлый раз поднял конверсию сайта на 7 %, я могу доверить эту задачу только тебе».

Теперь сотрудник не сомневается, что он тот самый человек, который должен это сделать.

Вариант решения. В самом конце когда задача поставлена и сотрудник чувствует себя хозяином ситуации, можно предложить свое видение решения. Но не представляйте его как единственно верное.

«Я думаю, это можно сделать с помощью рекламы на главной и внутренних страницах. Но люди мало откликаются на рекламу, поэтому нужно думать еще».

 

В жизни

Попробуем собрать описание задачи из этих компонентов. Проследите, как части складываются в целое.

Новая услуга

«Саша! Каждый день клиенты спрашивают нас об услуге удаленного обслуживания. Очевидно, что им это нужно и мы можем на этом заработать.

Что мы с этим можем сделать? Ты, как руководитель проектного отдела, лучше всех знаешь наши возможности.

Я хочу, чтобы ты рассказал об этой идее на совете директоров в пятницу. Обычно на таких встречах нужно рассказать о конкурентах, наших возможностях и перспективах, представить план на три месяца и команду.

На совете будет Белинский, он занимался удаленным обслуживанием в своей предыдущей компании.

Прилагаю к задаче мою презентацию по пилотному проекту с Архангельском. Можешь использовать эти наработки. Но вообще дело не в презентации, а в том, чтобы хорошо знать тему».

 

Полная совместимость

Красота метода в том, что по этой схеме можно поставить любую задачу – и в каждом случае исполнитель будет чувствовать себя свободным.

В то же время это не ультралиберальная корпоративная культура со свободным графиком. Вы ставите такие же сроки, требования и ограничения. Ответственность сотрудника возрастает. Ответственность руководителя – тоже: спрашивать придется еще более строго. Сотрудники развиваются. Компания идет вперед.

 

В последнее десятилетие на российском рынке активно развиваются электронные сервисы для постановки задач и контроля их выполнения. Эти сервисы существенно облегчают жизнь руководителя и его команды. Самые популярные и простые – «Мегаплан» (megaplan.ru) и «Битрикс24» (bitrix24.ru).

 

Как они работают

Вам больше не нужно ставить задачу сотруднику устно, по телефону или по почте. Вы ставите задачу в системе, прописываете суть, указываете сроки, соисполнителей, ответственных, при необходимости прикладываете файлы, назначаете бонусы или штрафы. Затем следите за ее выполнением. Все уведомления об изменениях в задаче или о крайнем сроке автоматически приходят как постановщику, так и исполнителю.

В итоге вы видите все задачи, выполняемые сотрудниками, какой процент выполняется в срок, а какой – с опозданием. Вы можете оценить, насколько эффективно работают ваши сотрудники, а также какой объем работ они выполняют.

Система постановки задач отрезает лишние коммуникации внутри коллектива и позволяет сотрудникам сосредоточиться на выполнении ими своих рабочих обязанностей. Кроме того, система постановки задач помогает эффективно делегировать.

Руководитель рекламного агентства «Апельсин» (Санкт-Петербург) поделилась своим опытом использования системы «Мегаплан».

Общие правила

1. Все выполняемые задачи должны быть в «Мегаплане». Нет в «Мегаплане», значит, не было задачи.

2. Каждый день необходимо вносить задачи в недельное планирование. В недельном планировании их можно обсуждать с руководителями. Недельное планирование у нас запускается из шаблонов по расписанию каждую пятницу в 17:30 (за час до окончания рабочего дня). После запуска новой задачи каждый должен закрыть старую и заполнить новую чек-листом на следующую неделю. В течение недели в чек-лист также добавляются дела, которые выполняются в этот период.

Проекты

1. В команду проекта добавлены только те, кто работает над этим проектом.

2. Ответственность за заполнение всех полей проекта несет руководитель проекта.

3. Если руководителю проекта не хватает информации для заполнения необходимых полей, он обязан добиваться того, чтобы эта информация была ему предоставлена.

4. В проекте пишем только информацию, необходимую для его выполнения, всем участникам проекта.

5. Каждый проект, который имеет конечные сроки и результаты, должен иметь дедлайн, соответствующий последнему дню работы по договору.

6. В проектах необходимо отмечать вехи.

7. Последняя веха соответствует времени окончания проекта по договору.

8. Если в проекте нарушаются дедлайны вех, необходимо сообщить об этом всем участникам проекта.

9. После окончания проекта его необходимо закрыть.

10. После приема проекта ответственность за качество его выполнения несет руководитель проекта.

Задачи

1. В задачу должны быть добавлены только те, кто ее выполняет.

2. Каждая задача должна иметь проект.

3. Каждая задача должна отвечать на вопросы.

3.1. Зачем? (Цели проекта.)

3.2. Кто? (Ответственное лицо и исполнители задачи.)

3.3. Сколько? (Объем задачи.)

3.4. Когда? (Дедлайн. Если задача текущая, без дедлайна, должна быть отмечена периодичность или чек-лист.)

3.5. Где? (Место выполнения задачи.)

3.6. Как? (Инструменты и прочие ресурсы, необходимые для выполнения задачи.)

4. Ответственность за заполнение всех полей задачи несет постановщик задачи.

5. Если постановщику задачи не хватает информации для заполнения необходимых полей, он обязан добиваться того, чтобы эта информация была ему предоставлена.

6. Делегирование задач.

6.1. Вместе с делегированием задачи передается ответственность за ее выполнение.

6.2. Необходимо, чтобы сотрудник, которому делегирована задача, принял ее и осознал ответственность за выполнение и соблюдение дедлайна.

6.3. Если тот, кому делегировали задачу, ее не принял, задача не считается делегированной и ответственность за нее несет тот, кто передавал задачу.

6.3.1. Если вы получили задачу с дедлайном в работу, проверьте, справитесь ли в срок.

6.3.2. Если выполнение в указанное время нереально, необходимо сразу же сообщить об этом руководителю.

7. В задаче делаем следующее.

7.1. Отмечаем проблемы, возникшие при ее выполнении.

7.2. Запрашиваем и обсуждаем все что требуется необходимое для ее выполнения.

8. После выполнения задачи ее необходимо завершить (нажать кнопку «Завершить» в «Мегаплане»).

9. Постановщику задачи после завершения задачи исполнителем необходимо ее проверить и принять.

10. После приема задачи ответственность за качество ее выполнения несет постановщик задач.

 

Постановка задач себе

Необходимо все задачи, получаемые сверху в любой форме (кроме постановки задачи в «Мегаплане»), вносить в «Мегаплан», включая в участники и аудиторы непосредственного руководителя.

Недельное планирование не отменяет необходимости ставить задачи по форме.

Удобные инструменты

1. Метки – по ним можно настроить фильтры. Лучше договориться, чтобы метки у всех совпадали.

2. Фильтры – можно настроить под себя. У нас заведен отдельный фильтр на каждого сотрудника, а также на отделы.

3. В чек-листе можно настроить «дела» – напоминания.

4. Чтобы получать уведомления из обсуждения, надо поставить наверху галочку «Следить за обсуждением».

5. Для того чтобы визуально представить задачу, можно переключиться в функцию «Диаграмма Ганта».

6. Делайте собственные шаблоны для повторяющихся задач.

7. Если у вас есть периодически повторяющиеся задачи, можно сделать шаблон с гибким запуском по времени.

 

Как начать внедрение системы постановки задач

План таков.

1. Пропишите стандарты постановки задач у себя в компании, используя пять критериев, описанных выше.

2. Выберите и внедрите подходящий инструмент для постановки задач и контроля их исполнения.

3. Запустите пилотный проект внутри одного отдела или небольшой команды.

4. Спустя 2–3 недели подведите итоги: где возникли трудности коммуникации, что получилось хорошо, а что – не очень.

5. Расширьте регламент на всех сотрудников.