Однажды я был свидетелем следующей истории: в один офис пришел посетитель на назначенную встречу с корреспондентом.
Ему доложили, что корреспондента нет на месте: как выяснилось впоследствии, его просто не заметили за грудой бумаг, возвышающейся на рабочем столе. В результате тот потерял возможность получить интереснейший материал для публикации.
Когда его в конце концов уговорили выбросить со стола лишнее, он обнаружил, что почти все документы из той кипы устарели и потеряли ценность.
Многие из нас пришли бы шок, если бы составили полный список содержимого своего письменного стола.
Давайте составим перечень типичного хлама, который обычно скапливается в офисе:
• Шестнадцать рекламных листовок, предлагающих воспользоваться услугами «Центра американского английского»
• Вестник потребительского спроса за 1992 год
• Стакан с высохшими маркерами и огрызками карандашей
• Коробка визитных карточек с устаревшими телефонными номерами
• Перчатка, оставленная одним из посетителей (никто не помнит, кем и когда)
• Именная дощечка, подтверждающая, что вы были членом Торгово-промышленной палаты СССР в 1986 году
• Руководство по эксплуатации к старому программному обеспечению
• Демонстрационный видеоролик оборудования, которое вы так и не купили
• Вышедшие из строя дискеты
• Маленькие металлические коробочки с запасными частями для авторучек, в то время как вы не пользуетесь авторучками
• Высохшие картриджи для принтера
Начните с себя
Мы все хотим сначала сделать лучше этот мир, общество, нашу компанию, наших коллег и только потом себя, не так ли? Догадываетесь, на что я намекаю? Если мы поработаем над собственными недостатками, многие «их» проблемы исчезнут.
Многочисленный хлам и хаос вокруг нас - наша личная проблема, поэтому чтобы облегчить свой труд, наведите порядок на вверенной вам небольшой территории. Вот десять основных зон, на которые следует обратить внимание в первую очередь:
1. Ваш бумажник и карманы
2. Ваш портфель
3. Ящики письменного стола
4. Коробки с файлами
5. Выдвижные лотки и рабочий стол
6. Книжные полки
7. Жесткий диск вашего компьютера и коллекция дискет
8. Библиотека
9. Архив офиса
10. Ваш автомобиль
Вы удивитесь, какой эффект произведут ваши действия на окружающих и как преобразится ваше рабочее место.
***
Письменный стол - ваш лучший друг в офисе, потому относитесь к нему соответствующе. В нем помещается все: от канцелярских принадлежностей до секретных материалов и бумаг. Очень часто мы не уделяем ему достаточно внимания до тех пор, пока не захламим до предела. Действительно важные вещи приходится с трудом втискивать в ящики, после чего мы забываем, куда их положили, и не можем найти. Помните о том, что ваш стол - это не архив, а пространство, которым вы активно пользуетесь. Я обычно ликвидирую беспорядок во время телефонных разговоров: сортирую и переставляю предметы, ненужное выбрасы ваю, в итоге по окончании разговора свободного пространства для работы становится больше.
В процессе сортировки я обнаруживаю кучу бесполезных бумаг, несколько ржавых скрепок для бумаг, пару закостенелых ластиков, колпачки от ручек и ручки без чернил. (Прибавьте сами к этому перечню разделители для бумаг, файлы, или маленькие пустые коробочки, которые вы храните «на всякий случай».)
***
Дома мы ежедневно выбрасываем около килограмма мусора. Можно только удивляться тому, как много отходов мы создаем. Смею вас уверить: многие из нас избавляются от хлама не каждую неделю и даже не каждый месяц, а в лучшем случае раз в год. Будет лучше, если мы будем очищать наше рабочее пространство (письменный стол, диван для посетителей, пол, автомобиль) ежедневно!
Идея переработки отходов очень популярна в наши дни. Сортируйте использованные бумаги, и это быстро войдет в привычку. Офис от этого станет только лучше.
Определитесь, как поступить с использованными вещами
Представьте себе, что вы пришли в больницу, где врачи и медсестры редко убирают использованный материал и инструменты после операций. Под столами и в углах валяются окровавленные бинты и упаковки от таблеток, использованные шприцы, осколки костей и фрагменты удаленных частей тела. Вы придете в ужас от увиденного, и ваше мнение об этой больнице резко ухудшится. С нашим рабочим местом происходит то же самое, когда мы не убираем за собой бумаги и письменные принадлежности, с которыми закончили работать.
По завершении работы следует освободить стол от всего, что с ней связано: что-то отправить по почте или отнести в соседний кабинет, положить в файл или в корзину для мусора, - куда угодно, только прочь с вашего рабочего места. Каждый раз продираться сквозь старые бумаги и вскарабкиваться на вершину горы хлама - не самое приятное занятие, и к тому же отнимающее массу времени.
Если мы будем позволять вещам накапливаться, темп работы существенно снизится, дела пойдут из рук вон плохо.
Есть один очень действенный метод, позволяющий сделать работу в офисе более простой. Он заключается в том, чтобы начать избавляться он ненужного хлама и мусора прямо сейчас. Когда вещь потеряла актуальность, сломалась или разонравилась вам, выбрасывайте ее или немедленно найдите ей применение. Определитесь с судьбой этой вещи сию же минуту и увидите, как возрастет эффективность вашей работы.
Под тяжестью бумаг
Не так давно перед нами маячила соблазнительная перспектива: «общество без бумаги». Мы представляли себе, как на замену грудам и кипам бумаг придут электронные записывающие устройства, компьютерные экраны и специальные системы, усваивающие информацию. На дворе XXI век, и что мы имеем в итоге? Если раньше в каждом офисе можно было насчитать двадцать тонн бумаги, теперь - только пятнадцать. Пространство офиса по-прежнему заваливается бумагой, и происходит это незаметно, например, вот так:
• Несколько лет назад в рамках каждой сферы бизнеса выпускалось два или три профессиональных журнала, сегодня от пяти до двадцати, или даже больше.
• Раньше счета за коммунальные услуги приходили на одной карточке. Теперь каждый счет приходит в отдельном конверте, и каждый конверт содержит несколько бланков.
• Самое простое присланное по факсу сообщение (включая титульный лист) насчитывает от двух до восьми листов бумаги.
• Число разнообразных каталогов за последние несколько лет увеличилось по меньшей мере в четыре раза.
• Число купонов, флаеров, брошюр увеличилось в десять раз, так как их стало проще распространять.
Наиболее предпочтительный прием обращения с грудой бумаг
Когда в течение дня вы получаете бумаги, не имеющие прямого отношения к вашей работе, складывайте их в стопку, не отвлекаясь от текущих дел.
Это нормально, так как далеко не все документы, попадающие к вам на стол, могут потребоваться для выполнения сегодняшнего объема работы, поэтому лучше временно отложить их в сторону.
Часть бумаг вы можете захватить с собой, когда уходите из офиса, чтобы разобраться с ними дома.
Не оставляйте кипу «потенциального мусора» на письменном столе: она будет только увеличиваться, внушая еще больший страх.
Купите вместительный портфель! Когда он наполнится бумагами, вам придется начать их разбирать.
Это хорошо для вас, для груды бумажек, и для тех, кто эти бумажки распространял:
***
Мы можем запросто пропускать через себя больше, чем сто страниц бумаги в день, если только не работаем в печати: в этом случае мы вынуждены иметь дело с большим объемом страниц. Смело расправьтесь с лишними бумагами!
Дв а волшебных слова, помогающих справиться с ворохом бумаг: «Отказ от…» (Отказ от подписки, членства, кредитных карточек).
***
Исследования показали, что по меньшей мере 80% бумаг, подшиваемых в файлы, оказываются ненужными и лежат мертвым грузом. Поместив их в папки, мы никогда больше в них не заглядываем.
Большинство этих пожелтевших листов устарели и потеряли актуальность, однако продолжают занимать значительную часть офисного пространства. Ненужные документы доставляют нам неудобства: по их вине теряются важные бумаги, они являются причинами всевозможных ошибок и промедлений в работе.
Наведите порядок в файлах как можно скорее и, держу пари, вы уменьшите содержимое архива по меньшей мере на треть. (Посмотрите также рекомендации под заголовком «Хранение данных » из главы №8.)
Рабочее пространство в десять квадратных сантиметров
Каждый человек, работающий за письменным столом, хочет, чтобы у него было больше пространства для работы. Казалось бы, эту проблему так легко решить, убрав со стола все предметы! Однако это не выход: ваше рабочее пространство вскоре снова будет равняться десяти квадратным сантиметрам, вне зависимости от размеров стола.
Даже если вы выполняете по тридцать поручений в день, оставляйте на рабочем столе только то, что относится к одному или двум текущим проектам, для прочих организуйте отдельное место. Не надо держать остальные двадцать восемь под носом или под локтями, они будут только мешать вам и отвлекать внимание.
***
Ка к только вы закончите дело, над которым сейчас работаете, уберите с письменного стола все, что имеет к нему отношение. Придумайте сами, где лучше хранить неактуальные проекты до тех пор, пока они не понадобятся снова.
***
Вы также можете переадресовать кому-либо из коллег проект, от которого хотели бы избавиться
ПРАВИЛА,
КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО СОБЛЮДАТЬ ТЕМ,
КТО ХОЧЕТ УВЕЛИЧИТЬ ПЛОЩАДЬ
СВОЕГО РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА
• Правило №1: Храните на рабочем столе материалы, относящиеся исключительно к текущим проектам. Долгосрочные или «замороженные» проекты следует переложить со стола в ящик, на полку или куда-нибудь еще. Расчистите дорогу, по которой вам придется идти сегодня или в ближайшие несколько недель.
• Правило №2: Подшейте все листки в подходящие по размеру файлы. Поверх файла сделайте четкую надпись, что за бумаги в нем находятся. Если вы наклеите на все файлы ярлыки, будет легче рассортировать их по темам, и нужный документ вы найдете впоследствии не с шестой, а лишь со второй попытки. Кроме того, бумаги, собранные в файлы, занимают меньше места на столе.
• Правило №3: Держите на столе только один лоток для поступающих документов, и не более того (смотри также главу № 8).
• Правило №4: Помните о том, что уборщики офисных помещений придерживаются следующего правила: «Если на рабочем столе порядок, мы протираем с него пыль, если же он захламлен, то мы предполагаем, что все лежащие на нем предметы - личные и нужные вещи, и не будем их трогать».
на несколько недель, передав ему все соответствующие материалы. Это освободит ваш стол. Поручите его человеку, который имеет привычку «растягивать дела», из-за чего в офисе его шутливо называют «черной дырой» или «Бермудским треугольником ».
Архив
Офис - это рабочая площадка, а не склад, музей или магазин. Другими словами, офис - не место для хранения товара или памятных вещей. Мы можем без труда разделить предметы, находящиеся в нашем офисе, на две группы: предметы «первой необходимости» и предметы «второй необходимости ».
• Держите предметы «первой необходимости » (те, которыми пользуетесь постоянно) рядом с письменным столом или на нем.
• Предметы «второй необходимости» храните в доступном месте, но не перед собой: в коробках или папках с ярлыками, по которым можно быстро понять, что где находится. Так вы избежите долгих поисков и путаницы.
Нe храните бумаги на полу, там они могут стать влажными, и их придется выбросить!
***
Мы живем в третьем тысячелетии, и картонные коробки (которое промокают, мнутся, и могут быть прогрызены мышами) ушли в прошлое. Для хранения бумаги используйте современные плас тиковые контейнеры, а не старые картонные коробки.
Пластиковые контейнеры бывают самых разных размеров, имеют приятный внешний вид, им не страшны ни грызуны, ни влага, они легко закрываются и открываются.
Предотвратите новый беспорядок
Каталоги офисного оборудования, пестрящие яркими красками, изобилующие соблазнительными описаниями, бессмертны. Реклама офисного оборудования и мебели настолько искусно продумана и столь привлекательна, что мы готовы купить все, что она нам предлагает. Здесь представлена каждая деталь офисной обстановки, всевозможные аксессуары, которые только можно себе вообразить: стенды, полки, подставки, вешалки, лотки, устройства для сортировки бумаг, проекторы, органайзеры, часы, ящики, лампы, рабочие столы с разноцветной поверхностью, помогающие координировать работу. Избегайте одного из «смертных грехов» офисных работников: алчности. Возможно, на самом деле вы не нуждаетесь в той вещи и даже не задумывались о ней до того, как. приобрели каталог.