Прежде всего небольшое предостережение: вероятно, что вы как прокрастинатор попытаетесь использовать данный совет как повод поддаться своей привычке и продолжать откладывать дела, возясь с мелочами или детально осматривая рабочее место.
«Я приступлю к делам, как только очищу рабочий стол и скачаю самое новое программное обеспечение!»
Нет. Не позволяйте подобным мыслям и предложенным мной советам мешать ДЕЛУ. Подготовка идеального пространства, свободного от помех, не настолько важна, чтобы предпочесть ее ДЕЙСТВИЮ. Дам несколько рекомендаций.
1. Начните как можно скорее освобождаться от всего, что может отвлечь ваше внимание. Сделайте это до наступления запланированного для работы времени (если вы хотите приступить к работе в 8 утра, начните очистку в 7.45). Уберите все со стола и положите на пол или в ящик. Разобрать это вы можете позднее. Иконки с рабочего стола компьютера перетащите в новую папку (рассортируете их позже). Отключите все оповещения и закройте браузер, если можете обойтись без Интернета. Выключите мобильный телефон и/ или мобильные устройства. Этого пока вполне достаточно.
2. Только после того, как вы выполнили работу, переходите к наведению порядка на вашем рабочем месте. Постепенно определите место вещам, посвящая этому примерно 30 минут в день, до тех пор, пока вы не получите отличное, свободное от хлама рабочее место.
3. Если у вас нет возможности следовать этому плану , отправляйтесь в библиотеку или чайную/кофейню, где нет Интернета. Наденьте наушники, включите музыку и начинайте работать.
Наводим порядок на рабочем месте
• Соберите все бумаги. Ваш стол завален бумагами? А на полу вы смотрели? Соберите их в одну пачку и обработайте за один подход. Это может занять время, если бумаг много. Но поверьте, это время будет потрачено не зря. Большую часть этих бумаг можно выкинуть, а важные нужно положить в папку, внеся значимые даты в календарь, а напоминания о делах – в ваш список. Возьмите себе за правило разбираться с бумагами незамедлительно. Без колебания выбрасывайте их или перенаправляйте соответствующим людям. Начинайте работу с бумагами. Возьмите первый документ из пачки, примите решение, что с ним делать, и сделайте это без промедления. Не откладывайте на потом. Не допускайте скопления бумаг. Посвящайте этому 20–30 минут в день, пока не закончите.
• Очистите стены . Посмотрите, что на стенах. Что из этого действительно нужно? Возможно, что ничего. Мы развешиваем на стенах всякую ерунду, чтобы напомнить себе о чем-то, вдохновлять себя, веселить себя. Но это только отвлекает нас. Уберите все, кроме произведений искусства, если у вас имеются таковые, и, может быть, хорошего календаря. Если есть нечто, напоминающее вам о цели или вашей слабости, оставьте это. У меня некоторое время на мониторе висела наклейка со словами: «СДЕЛАЙ ЭТО СЕЙЧАС». Это был отвлекающий фактор, который отвлекал меня от других отвлекающих моментов.
• Мелочи. Возможно, у вас на столе находится куча мелких вещей. Это могут быть фотографии, маленькие фигурки животных, подсвечники, мелкая канцелярия, маленькие значки со смешными фразами и т. д. Избавьтесь от всего этого, кроме одной-двух фотографий. Ручки, скрепки и прочие канцелярские принадлежности должны быть в ящике стола или же аккуратно собраны в пенал. Большинство остальных вещей можно выкинуть или найти им другое место. Эти вещи не более чем повод отвлечься.
• Найдите другое место для вещей. Если есть вещи, которые должны находиться под рукой, найдите для них подходящее место. Непосредственно на столе не должно быть ничего, кроме лотка для входящих бумаг и нужных вам для работы устройств, таких как телефон и монитор. Все остальное можно разместить в ящиках. Суть в том, чтобы найти для вещей постоянное место, куда вы их будете теперь класть. Так их можно легко найти в случае необходимости. Положите вещи, которые вы используете чаще всего, в самый близкий ящик.
• Освободите ящики. Этим вы можете заняться позднее, когда у вас будет свободное время. Проверьте содержимое каждого ящика, выбросьте все лишнее и оставьте только то, что нужно. Наведите порядок, найдите место для каждого предмета. Заведите привычку класть вещи на свои места.
• Приведите в систему работу с документами. Вы регулярно подшиваете свои документы? Вы можете быстро найти нужные бумаги? Если да, значит, вы во всеоружии. Если нет, пусть у вас войдет в привычку хранить вещи должным образом. Подшивайте документы своевременно! Ваш выдвижной ящик с документами должен быть под рукой, чтобы у вас не было повода бросать бумаги куда попало, но была возможность быстро найти то, что вам нужно. Или же сделайте так, как поступил я, – переходите к безбумажной системе.
Наводим порядок в компьютере
Если компьютер – ваш основной рабочий инструмент, то я рекомендую и его освободить от всего лишнего, способного отвлечь вас.
• Преобразите свой компьютер. У большинства людей весь рабочий стол усыпан иконками. Это не только отвлекает, но и сильно затрудняет поиск необходимого. Я сделал следующее: в «Моих документах» создал четыре папки: 1) «Входящие»; 2) «Рабочая»; 3) «Для чтения»; 4) «Архив». Все скачанное попадает в папку «Входящие», которую я по меньшей мере раз в день очищаю. Рабочие документы в основном сосредоточены в папке «Рабочая». Названия других папок говорят сами за себя. Вы можете сделать так же: убрать все с рабочего стола и разложить в несколько папок. Все актуальное, то, над чем вы работаете, сложите в папку «Рабочая». Если есть программы или файлы, доступ к которым нужен регулярно, вы можете поместить их в меню Пуск или в отдельный док. Можете также использовать Launchbar или запрограммировать специальные сочетания клавиш для быстрого запуска программ или документов при помощи программы Autohotkey. Затем уберите иконки с рабочего стола и подберите красивую, умиротворяющую картинку для обоев.
• Нет Интернету . Если вы можете отказаться от Интернета во время выполнения важных задач, то вам, без сомнения, стоит сделать это. Закройте браузер. Выключите Интернет. Или отправляйтесь туда, где нет доступа в Интернет. Если нужно найти какую-то информацию в Интернете, сделайте это до назначенного для работы времени. Сохраните нужные данные, и вам не нужно будет выходить в Сеть, когда вы приступите к выполнению важных задач. Если необходимо, можете использовать интернет-блокиратор Freedom.
• Нет звонкам и сообщениям . Отключите любые оповещения, которые имеют свойство появляться именно тогда, когда вы пытаетесь сконцентрироваться. Оповещения с Facebook, Twitter, уведомления о новых письмах, мгновенные сообщения, напоминания календаря и т. д. – все эти функции следует заранее отключить.
• Одна программа . Не обязательно иметь на рабочем столе множество открытых программ. Работайте над одним заданием, и пусть будет открыто окно с программой, необходимой именно для этой работы.
Используйте простые инструменты
Некоторым людям необходим сложный софт, такой как InDesign или Photoshop, либо софт для обработки музыки и видео. Но большинству для работы чаще необходимы программы попроще. Если вы пишете текст, то можете использовать, например, обычный текстовый редактор: vim, TextWrangler, TextEdit, NotePad или редактор, который не содержит ничего лишнего, – WriteRoom, OmmWriter, Q10.
Либо используйте ручку и бумагу, в них вообще нет ничего отвлекающего внимание, и они прекрасно выполняют свои функции.
Не мудрите с рабочими инструментами. Нет необходимости выбирать самый лучший текстовый редактор или искать идеальный блокнот с ручкой. Это просто маневры прокрастинаторов. Используйте простые инструменты, то, что у вас есть под рукой прямо сейчас, и не попадайтесь в ловушку перфекционизма.
