Последнюю главу своего труда я умышленно решила посвятить не корпоративной культуре, а корпоративам. Почему? Да, прежде всего, потому, что о корпоративной культуре много чего написано, и сказано, а вот о корпоративах, о том, как их организовать и провести, к сожалению информации не много.
Так уж вышло, что на своем последнем рабочем месте мне довелось выполнять не только общепринятые функции HR-директора, но и стать в некотором смысле Арт-директором. Мой работодатель имел достаточно своеобразную корпоративную культуру и нормы поведения, богатые традиции и обычаи, среди которых культуре массовых развлечений уделялось особое значение. Если раньше подготовка корпоративного мероприятия не отнимала у меня много времени и сил, то придя в данную компанию, мне на первых порах пришлось совсем не сладко. На носу был новый год, а к подготовке к праздничному мероприятию еще не приступали. Казалось бы, ну, что здесь такого? Ведь все можно организовать быстро и просто: определиться с площадкой, с меню и с программой, пригласив несколько местных артистов. Но, не тут-то было! В данной компании подобное решение вопроса, было бы расценено, как верх попустительства. Сотрудники не просто привыкли к тому, что их корпоративы были настоящими театрализованными шоу, но и откровенно требовали новых зрелищ и новых эмоций.
Наверное, сейчас нет смысла (да я и не ставила перед собой такой цели) описывать переживания и сомнения, терзавшие мне в процессе подготовки к Новому году, скажу лишь, что после данного праздника мне пришлось под другим углом посмотреть на корпоративные мероприятия. Опыт, полученный мною, был действительно ценен, и я хочу им с Вами поделиться.
Как правило, любая розничная компания отмечает несколько праздников, среди которых:
– новый год;
– гендерные праздники (23 февраля и 8 марта);
– день торгового работника;
– день рождения компании.
Кроме перечисленных праздников, есть и другие мероприятия, например, стратегические конференции (сессии), на которых подводится итог старого финансового года и анонсируется планы на новый фингод.
Именно о данных мероприятиях я и хочу Вам рассказать, не только с позиции новых идей, но и точки зрения того, что необходимо учесть в процессе подготовки. Начну я, пожалую со стратегической конференции. Как я уже сказала выше, данная конференция (кстати, совсем не обязательно, что в Вашей компании она будет носить такое же название) призвана, в первую очередь подвести итог финансовой деятельности компании за отчетный период (год, полугодие, квартал) и запланировать мероприятия на следующий период.
На конференцию приглашаются как ТОП-менеджеры, так и линейные руководители (директора магазинов), а иногда и ключевые сотрудники. Данное мероприятие традиционно состоит из нескольких блоков:
– Открытия (открывать конференцию может либо первое лицо компании (собственник, генеральный директор), либо кто-то из ТОПов (директор по продажам сети, HR-директор). После приветственного слова, делается анонс программы предстоящего дня);
– Основного блока (состоит из: подведения итогов (как в целом по сети, так и с разбивкой по магазинам (филиалам)); анонса новых плановых показателей на предстоящий период. После обнародования показателей, могут выступать ТОП-менеджеры. Например, служба персонала, подводит итоги собственной работы за прошедший период (приводится сравнительный анализ данных (процент текучести, процент укомплектованности по сети (в динамике) и т. д.), а также анонсирует нововведения предстоящего периода);
– Закрытия (как правило, данный блок посвящается чествованию победителей и вручению им памятных призов (подарков).
У кого-то из Вас может возникнуть вопрос, связанный с тем, какие вообще могут быть номинации? Да, какие угодно, начиная от номинации «Самый большой товарооборот по сети» и заканчивая «Лучший мерчандайзер сети».
Перечень номинаций определяет розница, совместно с HR-службой. Как только количество номинаций определено, важно понять, сколько в каждой из номинаций будет мест. Например, может быть только одна номинация «Лучший открывающий директор 2015 года», и, по три (первое, второе и третье место) в номинациях: «Самый высокий средний чек», «Самая высокая доля опта в товарообороте» и т. д. Доля опта в товарообороте, как Вы понимаете, явление для розницы не часто встречающееся, однако в некоторых ритейлах существует оптовый канал. Наряду с розничными продажами в магазине работает оптовик, деятельность которого направлена на поиск мелкооптовых клиентов. Мелкооптовые продажи могут составлять до 25 % от общего товарооборота магазина, а это, согласитесь, не мало.
Но, вернемся к номинациям. Отметить лучших сотрудников, или лучший магазин можно не только премией, но и вручением плакеток и (или) кубков. Некоторые компании давно ушли от данной традиции, считая ее пережитком советских времен. На мой взгляд, данный способ награждения вполне хорош, если, конечно, корпоративная культура компании предполагает подобного рода признания заслуг, а также если хорошо продумать и организовать сам сценарий награждения.
Занимаясь приготовлением к конференции, важно учесть как основные моменты, так и много деталей, которые на первый взгляд, не кажутся существенными, но, если они не будут учтены, то все Ваши усилия могут пойти прахом.
Итак, при подготовке к конференции, нужно:
1. Определить и согласовать СПИСОК ДЕЛЕГАТОВ (как участников, так и выступающих);
2. Заранее определить и согласовать с руководством ДАТУ, МЕСТО, ВРЕМЯ и ФОРМАТ проведения стратегической конференции. Говоря о месте проведения, стоит также обратить внимание на следующие важные моменты:
– в конференц-зале должны свободно разместиться все участники мероприятия;
– в данном помещении должны быть исправные кондиционеры, а также вся необходимая аппаратура (начиная от проектора и заканчивая микрофоном). Если арендатор технику не предоставляет о ней нужно позаботиться заранее (приобрести либо взять в аренду), кроме этого, важно определить ответственного за техническое сопровождение;
– нужно решить вопрос с кофе-паузами и обедом (это может быть, как местная кухня, так и кейтеринг). (Из практики могу сказать, что если конференция будет идти весь день, то нужно делать, как минимум, две кофе-паузы и один обед. Заказывая обеды, постарайтесь максимально учесть вкусы коллег, т. е. не нужно заказывать всем одинаковое меню. Вместо этого можно заказать, например, 50/50 блюд из рыбы и мяса, разнообразив гарнир, и горячее. Таким образом, у Ваших коллег будет возможность сделать свой выбор, исходя из вкусовых пристрастий. Заказать обеденные порции лучше с запасом (на три-пять больше, чем участников), если еда останется, это не страшно, а вот если ее не хватит, это гораздо хуже. Если ресторан может предложить шведский стол, то вышеописанные вопросы отпадут сам собой);
– важно организовать навигацию внутри помещения (расставить указатели, чтобы делегаты не плутали в поисках конференц-зала);
– позитивно, если зал, в котором будет проходить конференция, получится оформить (это могут быть как цветы, воздушные шары, в корпоративной цветовой гамме, так и стойки с информацией о мероприятии);
В идеале для проведения подобного мероприятия может подойти крупный отель, в котором есть конференц-залы. Таким образом, Вы сможете «убить сразу несколько зайцев». Ваши делегаты будут размещены и накормлены, им не нужно будет думать о том, как из отеля добраться до места проведения конференции, им не придется нервничать из-за пробок, плутать по городу в поисках указанного адреса и т. д. Но, для того, чтобы Ваши коллеги были размещены все в одном отеле, важно о бронировании номеров позаботиться заранее. Говоря слово «заранее» я имею ввиду срок, как минимум за полтора-два месяца до начала мероприятия.
3. Как только станут известны даты и место проведения конференции, С ДАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ НЕОБХОДИМО ОЗНАКОМИТЬ ВСЕХ УЧАСТНИКОВ. Ваши коллеги должны не только увязать свои планы с планами компании, но и сообщить Вам о том, нужно ли на них бронировать номер в отеле (не исключен вариант, что кто-то захочет остановиться у родственников или друзей и ему номер в отеле не понадобится). Если Вы планируете бронировать двухместные номера, позаботьтесь о двух вещах:
– кровати в номерах должны быть раздельными;
– соседство – приятным (так, например, разместить приглашенных в номере, можно по территориальному принципу (сотрудники, приехавшие из города N-ка будут заселены в один номер), либо, перед заселением сотрудников в отель, нужно предварительно согласовать с гостями с кем из коллег они хотели бы остановиться в одном номере). На первый взгляд, это мелочи, но, поверьте, пренебрежение данными мелочами, может вылиться в весьма неприглядные сцены.
Говоря о рассылке информации, нужно не забыть, отразить в ней ряд существенных моментов:
– (повторюсь) обозначить дату и место проведения мероприятия (например, выслать фрагмент карты, координаты отеля, номер брони и т. д.);
– указать дресс код;
– описать все организационные моменты (когда начнется регистрация, где и у кого можно поставить печать на командировочное удостоверении и т. д.);
– обозначить ответственное лицо, указав его координаты, к которому можно обращаться в случае возникновения вопросов, либо каких-то форс-мажоров;
– подробно изложить схему покупки билетов.
4. Любое важное мероприятие предусматривает наличие РАЗДАТОЧНОГО МАТЕРИАЛА. Обычно раздатка в себя включает:
– бейдж (лучше, если он будет на шнурке);
– ручку;
– блокнот для записей (либо ежедневник на новый финансовый год);
– программу предстоящего мероприятия;
– все вышеназванное кладется в пакет (кроме бейджа, он вручается каждому из участников при регистрации).
Кроме этого можно в раздатку включить корпоративный значок.
5. Излишне говорить, что как минимум за неделю до мероприятия, у Вас на руках должны быть СПИСКИ НОМИНАНТОВ, руководствуясь которыми, Вы сможете заказать ИЗГОТОВЛЕНИЕ ПЛАКЕТОК (либо кубков, а может и того, и другого). (И не забудьте о музыкальном сопровождении: звук фанфар при награждении).
6. Украшением любой конференции будет её ДОСТОЙНОЕ (запоминающееся) ЗАВЕРШЕНИЕ. Что я имею ввиду, говоря о «достойном завершении»? На мой взгляд, это некая изюминка, которая не только украсит мероприятие, но и надолго останется у Ваших коллег в памяти. Например, посещение театра или экспозиции, а может это будет вечерняя (ночная) экскурсия по городу или посещение кого-то знаменательно места. В конечном счете, все будет зависеть от Вашей фантазии и бюджета мероприятия. Лично я являюсь сторонником цивилизованного завершения дня (это особенно актуально в ситуации, когда на следующий день Ваши коллеги должны принять участие в семинаре или тренинге), т. е. вместо основательной пирушки в ресторане, лучше провести легкий фуршет, после которого участникам будет предложена развлекательно-познавательная программа. Опустив таким образом «занавес», Вы решите сразу две проблемы: Ваши коллеги на следующий день будут не только со свежей головой, но и с новыми впечатлениями. Кстати, перерывы в конференции также можно разбавить весьма интересными идеями, которые будут Вашими коллегами приняты на «Ура!». Например, в холле, там, где будут проходить кофе-паузы, можно поставить будку для моментального фото или пригласить фотографа, который в перерывах будет проводить фотосессии, а после завершения конференции все участники смогут получить свое изображение (как одиночное, так и групповое) на магнитите.
Полагаю, вопросу формата конференции стоит уделить более пристальное внимание. Обычно подобного рода мероприятия проходят в один день. Можно приводить весомые аргументы, как «за», так и «против» этого, я же не вижу смысла долго рассуждать на заданную тему, потому, как каждая компания, решение, относительно продолжительности конференции, должна принимать исходя из текущего положения дел.
Последние три конференции, которые я готовила, были двухдневными. Закономерно напрашивается ряд вопросов: «Почему двухдневными? Что было во второй день?» Принимая решение о продолжительности мероприятия, мы хотели совместить «полезное» с «приятным».
В первый день, как уже говорилось выше, подводились итоги деятельности компании, анонсировались планы на будущее, чествовались победители. Второй день был посвящен обучению, которое проходило в формате бизнес-игры-симуляции. Данного рода игры прекрасно сплачивают команду, помогают не только актуализировать, но и решить ряд вопросов, в зависимости от той проблематики, которую Вы заявили на входе. Впервые с играми-симуляциями я столкнулась лет восемь назад, и была приятно удивлена тем результатом, который они дают. Участники не просто играют, а буквально живут в игре (в хорошем смысле этого слова), целиком погружаясь в процесс. Но для того, чтобы добиться этого погружения, важно не ошибиться с провайдером (мне и моим коллегам посчастливилось посотрудничать с компанией из Риги и все мы остались довольны результатом). Говоря об обучении, я бы порекомендовала для каждой из служб провести свой собственный тренинг или семинар, тем самым, Вы не только воспрепятствуете смешиванию «мух» и «котлет», но и сможете заполнить пробелы в знаниях. Например, тренинг по командопостроению или семинар по управлению персоналом, наверное, будет интересен для главных бухгалтеров филиалов, но не настолько критичен, как для директоров магазинов. Вместо этого, главбухам можно предложить пройти семинар, связанный с изменениями в системе налогообложения.
Прекрасной альтернативой обучению является тимбилдинг (это могут быть, как «веревочные курсы», так и всевозможные квесты). Если у руководства компании есть возможность (а главное – желание) пообщаться с представителями розницы, с теми «рабочими лошадками», на которых держится весь бизнес, то во второй день можно организовать «круглый стол» (или «круглые столы» для каждой из служб в отдельности, так, например, персональщики, приехавшие их регионов, могут пообщаться с директором по персоналу и т. д.) Приступая к подготовке «круглых столов» не забудьте их заранее анонсировать, предложив участникам заблаговременно обозначить злободневные вопросы (проблемы, конфликты с которыми они сталкиваются в процессе работы и не всегда знают, как их разрешить), на которые хотелось бы получить ответ.
Однажды мне посчастливилось проводить стратегическую конференцию за пределами РФ. Было это пару лет назад. Тогда мне казалось, что данного мероприятия я попросту не переживу, столько нервов и треволнений она нам (мне и моего заму) стоила. Это была пятидневная выездная конференция, проходившая на берегу Красного моря. Компания, в которой я работала, выполнив годовой план продаж по сети, решила не просто собрать сотрудников для подведения итогов года и анонса новых планов на предстоящий период, но и простимулировать их, взяв на себя все расходы, включая билеты, трансфер, проживание в пятизвездочном отеле по системе «все включено». Я до сих пор помню восторженную реакцию моих коллег, когда им стало известно о предстоящем событии. В это трудно поверить, но примерно для двадцати процентов участников, это был первый выезд за границу. Причина столь необычного по нынешним дням явления была у каждого своя: у кого-то ипотека, у кого-то банальная нехватка времени, у кого-то маленькие дети, а кто-то вообще предпочитал отдыхать в России.
Народ начал готовиться к выезду за границу заранее, основательно подходя к предстоящему мероприятию. Было интересно наблюдать за нескончаемым количеством суеты, производимой взрослыми людьми, похожими на маленьких детей, копошащихся в песочнице. Счастью не было пределов! Но если для участников это был праздник, это было вознаграждение, то для нас HR-ров, это была титанический труд. Упустив или не продумав какую-то мелочь, можно было поставить все под срыв.
На мой взгляд, самая большая сложность в подобного рода мероприятиях, заключается в поиске, нахождении и реализации того «клея», которым можно «скрепить» (логически увязать) между собой все дни. В нашем случае этим «клеящим раствором» стала идея о «четырех стихиях».
В первый же день (Воздух) прилета (после обеда), участники были разбиты на четыре команды, в соответствии со стихиями: Вода, Земля, Воздух и Огонь. Принадлежность к «стихиям» можно было легко определить до цвету банданы, полученной ребятами сразу же после того, как команды определились. На протяжении пяти дней участникам выдавались все новые и новые задания, выполнив которые, они получали «деньги». По условиям игры, побеждала команда, набравшее больше всего «денежных» единиц.
Второй день (Земля), пребывания на Красном море, был посвящен непосредственно подведению итогов, награждению победителей и анонсу новых планов. Все изменения, которые ожидались в компании, были в доступной форме изложены участникам (информация выводилась на экран). Выступающие доступно доносили «сложное», стремясь не просто рассказать об инновациях, а добиться от участников того, чтобы для них ожидаемые нововведения стали желанными.
Третий день (Огонь) состоял из викторин и квестов, четвертый (Вода) – был отведен для морской прогулки и рыбалки. Пятый день был полностью свободным и завершался торжественным гала-ужином, на котором подводились итоги конкурса. Как Вы, наверное, и сами уже догадались, победили одновременно все «стихии», набрав одинаковое количество «денег». Четыре стихии оказались частью единого неделимого целого.
На данном выездном мероприятии мои коллеги смогли лучше (в неформальной обстановке) познакомиться, пообщаться и даже сдружиться. Но самое главное заключалось в том, что они в полной мере ощутили себя частью целого, важной частью, от которой зависит конечный результат. На мой взгляд, это очень ценно.
Признаться честно, я долго сомневалась, стоит ли вообще включать данную главу в книгу, но потом, пообщавшись с коллегами и знакомыми, пришла к выводу, что тему корпоративных мероприятий все же стоит хотя бы немного осветить, и вот почему. На мой вопрос: «Что в Вашем понимании есть корпоратив?» Народ весело отвечал: «Ну, корпоратив, это еда, танцы и музыка». В данном ответе есть, конечно, своя сермяжная правда, но очень жаль, когда праздник сводится лишь к тому, чтобы выпить, закусить и потанцевать. Я уверена, что праздничные мероприятия это нечто большее, чем просто еда и танцы, это еще и общение коллег в неформальной обстановке, и возможность каждому из присутствующих раскрыться, показать свои способности и таланты, участвуя в конкурсах, и возможность получить положительный заряд, а самое главное, ощутить себя частью целого.
Чтобы корпоратив удался на славу и не превратился в банальную пирушку, стоит отойти от той стандартной общепринятой модели проведения праздника, которую мы все с Вами хорошо знаем. Времена заурядных застолий в каком-нибудь ресторане или кафе, с посредственным ведущим, приглашенными артистами и набором разношерстных никак не связанных между собой номеров, медленно, но верно, уходят в прошлое. Подобного рода праздниками сегодня уже никого не удивишь.
Конечно, размах и грандиозность корпоратива напрямую зависят от бюджета, напрямую, но не всецело. Если в голове нет четкой картинки того, что хотеться получить на выходе, то всегда есть риск выбросить деньги на ветер.
Среди реализованных мною проектов, было много интересного и нестандартного. Об этом я сейчас и хочу вам вкратце рассказать. Вполне возможно мои идеи Вам покажутся достойными внимания, и что-то из перечисленного, вы сможете взять себе на вооружение.
Последние три новогодних корпоратива были по-настоящему фееричны. Особенно всем запомнился, так называемый «конец света», который по всем прогнозам должен был состояться 21 декабря 2012 года. Вот его то мы и отмечали. Новогодняя вечеринка, под названием «Конец света отменяется», прошла именно 21.12.12. По нашей задумке, генеральный директор, для того, чтобы спасти планету Земля от нашествия пришельцев, был вынужден отправиться в опасное космическое путешествие и из открытого космоса присылать для ребят на Землю задания, обязательные для исполнения.
В начале праздника всем гостям был показан, заранее отснятый ролик, с новогодним поздравлением руководителя (сам же он на праздник приехал позже всех и находился специальной комнате, откуда вышел в финале вечера, когда Земля была спасена), который «неожиданно» прерывался вмешательством инопланетян. На пленке было видно, как во время поздравительной речи в кабинет генерального «врывается» Чужой (это был приглашенный артист) и, не дав возможности закончить речь, похищает руководителя.
В течение всего мероприятия в ночной клуб поступали сигналы «из космоса» с заданиями и всевозможными конкурсами-головоломками от нашего «заложника». По залу, как ни в чем не бывало, прогуливались Чужой и парочка Аватаров в джамперах на ногах. Музыкальные номера чередовались с конкурсами и коктейлем с дымом, а победителям выдавалась настоящая космическая еда в тюбиках.
Другой новогодний корпоратив прошел в стиле восемнадцатого века. Полагаю, подобная тема вечеринки довольно избита, поэтому не буду долго на этом варианте останавливаться, скажу лишь, что все участники были в пышных нарядах того времени (за лучшее платье выдавался приз). Было много музыкальных композиций, позапрошлого столетия, официанты подавали блюда в белых перчатках, а их головы украшали парики. Меню также было изысканным, со всевозможными деликатесами.
Встретить 2014 год нам пришлось в «Диканьке». Это была не просто вечеринка в украинском стиле, это была настоящая стилизованная деревня. Возле ресторана (для этого специально был подобран ресторан, на окраине города, где не многолюдно) нас встречал казак на коне. В холле ресторана был сконструирован «скотный двор». В небольшом загоне, огороженном плетнем, находились козочка, парочка мини пиков и несколько кроликов. (Со всеми животными можно было сфотографироваться). На столах, украшенных цветными скатертями, дымились борщ, картошка в мундирах, вареники, ну, и, конечно же, были сало с горилкой. Идея данного корпоратива была довольно простой. Оксана отказалась от черевичек, которые носила сама императрица и поставила Вакуле новый ультиматум: «Если откроешь для меня в Диканьке магазин «____», то выйду за тебя замуж, – смеясь заявила она в самом начале праздника». Далее следовала череда номеров-испытаний, которые Вакуле предстояло пройти на пути к собственному счастью. Плюсы данного нового года заключались в том, что наряду с приглашенными артистами (силачи – друзья Вакулы; дуэт балалаечников и т. д.) активно выступали сотрудники. Они заранее готовились к новому году, посещали репетиции, чтобы потом показать всем гостям украинский танец и спеть песню.
Несколько раз моему отделу приходилось проводить квесты, как городские, так и за городом. К данному формату праздника сотрудники всегда относятся с большим позитивом. Ведь квест – это и драйв, и проявление смекалки, и возможность блеснуть эрудицией, и соревновательность.
Гендерные праздники также были довольно интересны. Например, кроме традиционных и всеми любимых гонок на картингах, однажды мы устроили вечеринку в стиле «Чикаго 30 годов», с настоящим «подпольным казино», устроенном в подвале нашего офиса, а один раз мы отправились в путешествие по (условным) «континентам». Мужчины, добравшись до очередного пункта назначения, не только сталкивались с атрибутикой континента (танец африканцев с барабанами, карнавал, запряжённые хаски и т. д.), но и проходили ряд испытаний, кого-то защищая, что-то находя либо привнося. Важно было каждому из мужчин себя проявить.
Думаю, не стоит ограничиваться только вечерним поздравлением. Утреннее поздравление также будет всем приятно. Например, рабочий день, начавшийся с сольного скрипичного исполнения красивой композиции (живая музыка), всем поднимет настроение и надолго запомнится. Прошлое 23 февраля в компании, где я работала, началось с визита в каждый из кабинетов, пары девушек модельной внешности. Поздравив мужчин, они вручили им приглашение на вечернее путешествие по континентам. Вечером пригласительные билеты играли роль лотерейных билетов.
На мой взгляд, даже если Вы ограничены в бюджете мероприятия, все равно можно организовать незабываемый праздник. Для этого нужно совсем не много: интересная идея, Ваше желание, активная помощь и участие Ваших коллег (написание текстов, стихов, участие в номерах, лотереях и т. д), а также частичка Вашей души, и, тогда у Вас непременно все получится.