В своей практике я всегда использовала отчётность. Главное придерживаться принципа «золотой середины». Это значит, что ведение отчётности не должно занимать слишком много времени, а самое главное – информация, отражённая в отчёте, должна быть предельно понятной и содержательной.

В розничном бизнесе оптимальна частота составления отчётов – один раз в неделю. В еженедельном отчёте отображается вся необходимая картина, ознакомившись с которой, сразу появляется представление о том, в каком состоянии находятся вакансии. Если же с отчётностью переусердствовать, то HR-ры будут не столько работать, сколько писать отчёты.

Предлагаемая Вашему вниманию форма (повторюсь, она актуальна для тех компаний, где HR-г не автоматизирован) отчётности вполне информативна и на её заполнение потребуется минимум времени.

ИТОГО за неделю:

Не секрет, что порой могут случаться ситуации, когда вакансия долгое время не закрывается по вполне объективным причинам. Чтобы у заказчика не возникало вопросов, почему так долго ищут нового сотрудника, а также, чтобы не возникало ложного представления, о том, что вакансией никто не занимается, я всегда рекомендую HR-рам вести аналитику.

Аналитика полезна и самому HR-ру, наглядно видящему, что происходит с кандидатами. Предлагаемую форму отчета, стоит применять в ситуации, когда долго не закрывается вакансия (по торговому персоналу подобная аналитика, как правило, ведётся очень редко). Из приведенной в отчете информации мы видим, количество отсмотренных кандидатов и причины отказа по ним. А как известно, причин может быть масса.

Например, у Вас в течение долгого времени не закрывается вакансия администратора в г. Комсомольске-на-Амуре (причины – низкая з/п). К отчету по проблемной вакансии, стоит приложить мониторинг заработных плат администраторов в вышеуказанном городе, дабы не быть голословным. Результаты мониторинга – это не эмоции, которые, как известно к «делу не пришьёшь», это документ из которого следует, что предлагаемая Вашей компанией мотивация действительно находится «не в рынке».

Низкая заработная плата не единственный повод для отсутствия окликов. Плохая репутация о Вас, как о работодателе, удаленность от центра города, отсутствие корпоративного транспорта, неудобный график работы, невозможность совмещать работу с учебой и т. д., также будут сказываться на скорости закрытия вакансий. Таким образом, составление отчетности, ценно ещё и тем, что позволяет провести анализ и ответить на вопрос: «Почему вакансия так долго не закрывается»?

Отдельно хочу сказать несколько слов о стоимости закрытия вакансии. Данная информация крайне важна, не только потому, что грамотное размещение в источниках (СМИ), как известно, позволяет сэкономить средства компании, но и потому, что она необходима для бюджетирования будущих расходов.

Аналитика по стоимости закрытия вакансии может быть представлена, как в табличном варианте, так и любом другом, удобном для Вас.

Главное, не забыть в ней отобразить:

– название вакансии;

– источник размещения;

– частота выходов (если это радио или ТВ, то время выходов);

– стоимость размещения;

– количество откликов из данного источника (с указанием их качества и конечного результата).

Приведенные выше табличные формы, касаются подбора персонала, но ведь не для кого не секрет, что HR-ры занимаются не только подбором. Посему, для отчетности могу предложить еще одну форму, в которой, отображается вся работа службы персонала.

В заключение главы коснусь еще одного очень важного показателя в работе любой HR-службы. Имя ему – текучесть персонала. Я бы настоятельно рекомендовала отслеживать процент текучести, не только в целом по сети (еженедельно), но и в разрезе:

– филиал;

– отделение (куст магазинов, работающих в нескольких городах);

– город;

– магазин (особенно это касается магазинов, где сменились директора);

– подразделение магазина (если у Вас огромный гипермаркет, где, например, есть собственный цех по выпечке хлебобулочных изделий и т. д.);

– склад (РЦ – распределительный центр);

– офис.