Как сохранить деловые контакты
после знакомства
Для чего систематизировать свои связи
Бывало ли у вас, что, обменявшись с кем-то визитками, вы через какое-то время не могли вспомнить человека и выбрасывали его карточку в корзину? Тогда вам просто необходимо усвоить основное правило нетворкинга. Это, пожалуй, своего рода азбука установления деловых контактов.
Я не случайно назвал свой блог networking24.ru. Основное правило нетворкинга, которое я для себя когда-то открыл, – это отправить приветственное письмо своему новому знакомому в течение 24 часов после обмена визитками. Странно, но этот простой, но действенный прием не использует почти никто!
Чтобы связями можно было пользоваться, необходимо сохранять и систематизировать свои контакты, особенно новые. В деловых связях необходимо всегда поддерживать порядок!
Что делать, чтобы перестать выбрасывать визитки и превратить их в «живые» контакты?
Придя домой после конференции, делового обеда или вернувшись домой в конце рабочего дня с несколькими визитками в кармане, сделайте три простых шага:
Шаг 1. Напишите всем своим новым знакомым приветственное письмо
Начните письмо с привычного приветствия, укажите обстоятельства, при которых произошло ваше знакомство, напомните тему, которую вы обсуждали, и добавьте какой-нибудь призыв к действию. Это может быть предложение встретиться в ближайшее время на бизнес-ланче, или ссылка на полезную статью на вашем или каком-то другом сайте, или простое предложение добавиться в друзья в социальных сетях. Важно сделать это не позднее 24 часов после обмена визитками, пока воспоминания о встрече свежи и у вас, и у вашего контрагента.
Если вы по каким-либо причинам не смогли отправить с течение первых суток дружеское письмо (например, ехали с конференции на поезде несколько дней без возможности выйти винтернет или внезапно заболели), отправьте его при первой же возможности. Тут нужно руководствоваться правилом «лучше поздно, чем никогда».
Шаг 2. Делайте пометки на визитке
Если вы не сделали этого сразу после знакомства, по возвращении домой обязательно напишите на оборотной стороне карточки дату и место вашего знакомства, тему, которую вы обсуждали, и чем вам показался полезен новый контакт. Укажите какую-то личную информацию, которую вы узнали о человеке.
В последующем, когда вы будете просматривать визитку, у вас под рукой всегда будет повод для обращения к владельцу этой карточки.
Если визитка пластиковая или настолько пестрая, что любые видимые надписи на ней сделать невозможно, прикрепите к ней стикер с необходимой информацией о ее владельце.
Часто беседы при первом знакомстве непродолжительны. За короткое время не так-то просто хорошо узнать человека. Не поленитесь и найдите нового знакомого в социальных сетях, загуглите его в популярных поисковиках. Найдите дополнительную информацию о его хобби, текущих проектах, планах… Добавьте эти пометки на оборот визитки. Это откроет вам новые темы для общения и поможет найти общие интересы.
Шаг 3. Внесите контакт в базу
Наверняка вы согласитесь, что коммуникация – это не дежурная отписка по почте или складирование новых визиток. Если вы хотите, чтобы новое знакомство принесло реальную пользу, не забывайте о тех, с кем когда-то познакомились. Поздравляйте с днем рождения, с праздничными датами, с важными достижениями в их жизни и карьере, и скоро ваши отношения перейдут на новый качественный уровень! Все люди ценят внимание.
Начните вести базу контактов. Выберите для этого удобный вам способ. Для этого подойдет блокнот или алфавитная тетрадь, бумажная картотека, файл с формате Excel, Outlook или Numbers, специализированная электронная база данных, которых сейчас целое множество.
База контактов в бумажном виде
Если вы ведете свои контакты на материальных носителях, то удобнее их сортировать по алфавиту. При этом делать пометки цветом или каким-то символом о компетенции человека. Например, зеленый кружок – специалист по маркетингу, звездочка – силовик, красный цвет – политик, треугольник – журналист и т. д. У одного человека может быть несколько компетенций. В случае изменения компетенций можно дописывать новые. Убирать старые не советую. Не забывайте, что у человека, который проработал в определенной сфере какое-то время, есть профессиональный опыт и связи в этой области. Следовательно, он по-прежнему ценен как консультант или как мостик к новым знакомым.
Электронные базы контактов и CRM
Преимущество электронных баз контактов состоит в возможности автоматического поиска нужного вам человека путем использования встроенных функций группировки и сортировки. Самое простое – создать таблицу в Excel или Numbers. Колонкам присвоить заголовки: имя, фамилия, дата рождения, компания, сайт, e-mail, телефон, должность, компетенция (сфера деятельности), город, хобби и другие данные, которые бы вы хотели знать о человеке.
Например, когда я отправляюсь для проведения тренинга в другой город, то группирую свои контакты по месту проживания. Таким образом, у меня появляется список контактов, с которыми я могу встретиться во время командировки.
В Outlook и других специализированных программах можно настроить оповещения о важных датах. Например, о дне рождения человека.
Наиболее удобна в использовании CRM-система.
CRM (сокращение от англ. Customer Relationship Management) – программа для автоматизации хранения, анализа и обработки различных взаимодействий с клиентами, партнерами и другими бизнес-контактами.
Это программное обеспечение позволяет не только внести все данные о контакте, но и добавить его фото, а также прикреплять различные электронные стикеры-заметки, аудиозапись разговоров, почтовую переписку.
Когда вам понадобится в очередной раз связаться с человеком, достаточно только заглянуть в свою CRM и просмотреть всю историю вашего знакомства и общения.
Еще одним плюсом CRM-систем является наличие облачного хранилища, что позволяет вам иметь доступ к своей базе данных с любого компьютера.
Каждого нового знакомого обязательно включайте в базу своих контактов. Для быстроты можно воспользоваться специальной программой-сканером для визитных карточек или внести необходимые данные вручную.
Не откладывайте занесение новых контактов в базу. Приучите себя делать это в тот же день, когда познакомились с человеком. Иначе это превратится в снежный ком или вы кого-то забудете записать.
Как легко перенести данные
с визиток в свою базу контактов
Преврати смартфон в мобильный сканер визиток
Дарси Резак в своей книге «Связи решают все» частенько упоминает в качестве инструмента для нетворкинга сканер визиток. Действительно, удобная штука, если надоело вручную вбивать большое количество контактов после каждой конференции или деловой встречи. Можно, конечно, купить сканер для визиток, а можно пойти более простым путем и воспользоваться смартфоном, который всегда под рукой. Сейчас достаточно много различных мобильных приложений, позволяющих легко сканировать, обрабатывать и хранить визитки. Кроме того, отпадает необходимость постоянно таскать с собой пухлую визитницу, чтобы важный контакт в нужный момент оказался под рукой. Достаточно сделать фото визитки!
Протестировав несколько приложений из Google Play или AppStore, вы найдете наиболее удобное для вас. Принцип работы у всех схожий, но есть как платные, так и бесплатные приложения.
Положите визитку перед собой, запустите приложение, и с помощью встроенной камеры смартфона сфотографируйте ее. Программа автоматически обработает снимок, подрежет края до нужного размера и даже улучшит изображение. При этом вся информация с визитки перенесется в соответствующие поля программы. Для многих приложений не важно, какая визитка: горизонтальная или вертикальная. Часто к загруженному контакту можно добавить заметку в виде текста. Если визитка двусторонняя, то можно реализовать возможность добавить оборотную сторону визитки. Если вы сочтете, что информация на обороте сможет вам когда-нибудь понадобиться.
После нажатия кнопки «сохранить» контакт со всей сканированной информацией также добавится в вашу телефонную книгу и избавит вас от повторного внесения записей о новом знакомом. Все изображения визиток также никуда не денутся и останутся доступны в галерее программы.
Удобно все загруженные визитки объединять в группы. В дальнейшем в них можно добавлять новые визитки. Таким образом вы создадите электронный каталог ваших деловых контактов.
Обычно можно использовать как только что произведенный снимок, так и загружать когда-то сделанное фото визитки из галереи смартфона.
Но самой удобной функцией «мобильных сканеров» я бы назвал возможность экспортировать контакты со сканированных визиток в один файл Excel.
При возвращении с конференций из других городов, сидя в поезде, самолете или в зале ожидания, я не спеша разбираю новые визитки и загружаю их в смартфон. Экспортирую их в Excel и отправляю на почту. После этого все новые контакты без труда переношу в общую базу контактов, которую я давно веду на компьютере.
Даже если программа не поддерживает русский язык, ее интерфейс весьма прост и понятен, что легко позволяет с ним разобраться.
Вместо с тем, в бочке меда сканеров на базе смартфонов без ложки дегтя все же не обошлось. Недостатком, на мой взгляд, является некорректное распознавание сложных графических цветных визиток. Однотонные визитки с простыми классическими шрифтами обычно распознаются без труда, а вот замысловатые буковки в именах, названиях, номерах и других контактных данных программой могут быть расшифрованы с ошибкой. Но это скорее не изъян приложения, а недостатки оформления визиток у их владельцев.
В любом случае, прежде чем окончательно сохранить контакт, я сверяю данные и при необходимости вношу требуемые коррективы. Много времени это не занимает.
В целом же подобные программы делают систематизацию контактов более удобной и помогают создавать резервные копии контактов – ваших полезных связей!
Как завязывать
и поддерживать знакомства online
Социальные сети на службе нетворкинга
Заводить деловые знакомства можно как лично, так и в интернете. Некоторые люди в интернете общаются даже больше, чем в реальности. По статистике, пользователь социальных сетей в среднем заходит в свой аккаунт два раза в день. Хотя, что касается нетворкинга, в виртуальном мире действуют свои законы и правила.
Как не прослыть спамером?
Зачастую каждая поступившая заявка в друзья рассматривается как спам. Чтобы этого избежать, недостаточно просто нажать кнопку «Добавить в друзья». Необходимо прикрепить небольшое сообщение, в котором сообщить, чем обусловлено ваше желание подружиться, и из которого получатель понял бы, что вы не бот.
Надежнее и проще всего знакомиться с помощью общих друзей. Если такой человек есть в вашем окружении, то попросите его представить вас нужному человеку. Для этого он может отправить ссылку на ваш профиль и написать о вас пару строк. Положительный отклик в этом случае наиболее вероятен.
Следует различать деловое и дружеское общение. С близкими друзьями или приятелями вы вправе вести себя более расковано и в содержании, и в объеме переписки. Но если вас связывают сугубо деловые отношения, пишите строго по существу. Объем сообщения не должен превышать двух-трех абзацев. Начинайте сообщение всегда с главного – с выгоды для получателя.
Пользуйтесь функцией отправки голосовых сообщений в Facebook. Это позволит передать большой объем информации, а чтение не утомит получателя.
Если информацию в вашем сообщении можно понять без сопроводительных иллюстраций, схем, графиков, не прикрепляйте к сообщению дополнительных файлов. Если вашему собеседнику понадобится, он попросит вас их выслать.
При живом общении важно грамотно излагать свои мысли и правильно строить предложения. К тому же в онлайн-общении необходимо писать без ошибок. Поверьте, выглядит весьма глупо, когда люди оправдываются за опечатки или ссылаются на функцию T9. Прежде чем отправить, прочитайте еще раз свое сообщение и исправьте ошибки.
Как эффективно поддерживать знакомства online
Вне зависимости от того, познакомились вы в сети или обменялись визитками лично, интернет дает прекрасные инструменты для поддержания общения онлайн.
Во-первых, это удобно. По интернету можно передать большой объем разнообразной информации (фотографии, видео, текстовые документы).
Во-вторых, интернет экономит ваше время. Теперь сообщить информацию можно за несколько секунд, не выходя из дома или офиса.
В-третьих, в отличие телефона или личных встреч, сообщения в социальных сетях или по электронной почте не требуют мгновенного ответа. Вы отправляете информацию, когда удобно вам, получатель читает и отвечает, когда удобно ему.
Как же максимально эффективно поддерживать знакомства онлайн?
1. Поздравьте с Днем рождения
Получить подарок или открытку к празднику всегда приятно. Поэтому, если у вас есть такая возможность, непременно сделайте такой приятный сюрприз своим знакомым. И получить поздравительное сообщение по почте или в социальных сетях тоже здорово! Многие сервисы заранее оповещают о днях рождения ваших онлайн-друзей, так что не пропустите. Что же касается других памятные дат (свадьба, рождение детей и т.д.), то тут обычно приходится надеяться на собственную память, ежедневник в смартфоне или ориентироваться на личные посты ваших контактов.
2. Лайкните
Выражение согласия с чем-либо или высказывание одобрения всегда воспринимается положительно. Если вам понравилась опубликованная фотография или другой контент, то смело пишите комментарии и ставьте лайк. Впрочем, в последнее время лайки люди иногда ставят автоматически под всеми публикациями, давая понять, что просмотрели тот или иной пост.
Если вы не согласны с каким-то высказыванием, лучше воздержаться от публичных дебатов. Если все-таки не можете удержаться от высказывания, напишите личное сообщение автору поста. Приватный диалог надежней убережет вас от возможной напряженности отношений.
3. Подскажите полезный контент
Один из главных принципов нетворкинга – быть полезным другим людям. Это несложно. Порой для этого достаточно сообщить информацию, ценную для ваших знакомых. Она определяется интересами и профессиональной деятельностью человека. Это может быть ссылка на интересную статью, новую книгу, отзыв о просмотренном фильме или пройденном тренинге. Даже если человек не воспользуется предложенным контентом, он все равно оценит ваше желание помочь.
4. Порекомендуйте человека
Ваша сеть – неиссякаемый источник ценных контактов. Но не стоит чахнуть над этим сокровищем, как Кощей. Делитесь охотно своими связями с теми, кто в них нуждается. Тем самым вы заслужите признание как опытный нетворкер, а люди, которым вы смогли помочь, будут готовы поделиться своими связями в ответ. От этого ваша сеть контактов только увеличится. Рекомендуйте только тех людей, в чьих компетенциях уверены. Это станет гарантией доверия к вашим рекомендациям.
Разумеется, онлайн-нетворкинг не заменит реальных встреч, поэтому есть смысл перевести любое знакомства в живое общение.
Как укреплять связи вживую
Поддержание отношений offline
Встретиться, чтобы пообщаться? Вы что, издеваетесь? У меня каждая минута расписана. Дорога, работа, фитнес, английский… Давайте спишемся завтра в Facebook, обсудим…
Зачастую люди ссылаются на нехватку времени или не видят необходимости, чтобы встречаться лично. Действительно, в современном мире почти любой вопрос можно легко решить с помощью интернета или телефона, сэкономив немало времени.
Но что может сравниться с прелестью личного общения?! За короткую встречу лицом к лицу успеваешь рассказать столько, что не написать ни в одном письме. А как приятно видеть взгляд другого человека, чувствовать его реакцию, видеть неподдельные эмоции!
Кроме того, живое общение, как ничто другое, укрепляет отношения между людьми, делает их ближе и отзывчивее. Часто сложные вопросы, решение которых затягивалось долгие недели и месяцы, после личной встречи решаются в одночасье. При этом участники обсуждения даже не могут понять, что же было камнем преткновения и что мешало давным-давно принять оптимальное решение.
Вы, как нетворкер, должны особенно ценить личное общение как инструмент создания своей крепкой сети контактов. Как же поддерживать и развивать отношения с людьми offline?
1. Мал золотник, да дорог
Считается, что самые запоминающиеся радостные дни в жизни человека связаны с получением подарков. Может быть, поэтому психологи рекомендуют иногда баловать себя какими-то презентами, чтобы повысить ценность того или иного дня.
Вы тоже можете воспользоваться рекомендациями специалистов, но применить их с позиции нетворкинга. Сделайте запоминающимся не свой день, а день кого-то из вашего окружения. Подарите вашему знакомому небольшой презент. Это не обязательно должен быть дорогой или практичный подарок. Вполне будет уместен бизнес-сувенир, продукция вашей компании, вино, конфеты, шоколад, книга. Это как раз тот случай, когда дорог не подарок, а внимание.
Можно использовать свои знания о человеке, чтобы подарить ему уместный презент. Ваше внимание будет оценено на высший балл. Моему знакомому дизайнеру, зная его страсть к шитью, друзья изо всех уголков мира привозят разнообразные наперстки. Разумеется, каждый такой подарок встречается тепло и радушно. Вроде по сути пустяк, зато какой эффект для поддержания дружеских отношений!
Поводом для подарка также может стать что угодно: День рождения, профессиональный праздник, дата, связанная с историей компании (вашей или партнера), профессиональное достижение и даже первый снег или начало весны!
Например, меня как-то поздравили с Днем рождения. Только поводом для подарка стал не привычный прожитый год, а дата в 400 месяцев с моего рождения! Признаюсь, было неожиданно и приятно.
Отправляя презент или вручая его лично, не забудьте приложить свою визитку. Это правило делового этикета. Кроме того, возможно, за то время, что вы не виделись, у вас изменились контактные данные.
2. Завтраки и бизнес-ланчи
Ничто так не сближает, как совместная трапеза. За сытным обедом или обычной чашкой кофе заключен не один деловой контракт.
Я не открою для вас тайны, если скажу, что любой, даже самый занятой человек, иногда вынужден прерваться, чтобы подкрепиться и восстановить силы. Используйте это обстоятельство, чтобы укрепить свои отношения с человеком.
Пригласите на утренний кофе или предложите вместе пообедать во время дневного перерыва. Узнайте, какое кафе обычно посещает ваш знакомый, или предложите свой вариант неподалеку от этого места. Отправляясь на встречу, заранее продумайте темы и вопросы, которые вы хотите обсудить. Не забывайте: время ограничено, а ваш собеседник, кроме ответов на ваши вопросы, еще должен успеть поесть. Возможно, совместный завтрак или обед станет первым шагом к более серьезной и обстоятельной беседе. Ваша задача – заинтересовать собеседника и предложить ему продолжить общение в следующий раз, договорившись о месте и времени следующей встречи.
3. Оказаться на одной волне
Один из эффективных способов сблизиться с человеком – это совместное времяпрепровождение. Узнайте о человеке чуть больше, и у вас появятся сотни возможностей проводить с ним сколько угодно о времени. Например, вы узнали, что ваш босс любит лично выгуливать свою собаку каждое утро в парке недалеко от дома. Теперь у вас есть 365 возможностей в году для неформального общения с шефом. Разумеется, не стоит прятаться за деревом и выскакивать навстречу начальнику, пугая его и собаку. Гораздо разумнее найти благовидный предлог, чтобы оказаться в парке в то же время. Например, вы совершаете пробежку каждое утро именно в этом парке. Или, если у вас тоже есть собака, выгуливаете ее в это же время.
Узнайте, в какой спортзал ходит человек, с которым вы хотите укрепить отношения. Запишитесь на бесплатное пробное занятие, совпадающее с его временем тренировки. Узнайте о его хобби – вдруг оно совпадает с вашим? Тогда общие интересы откроют для вас новые темы для бесед.
Итак, старайтесь переводить общение из онлайна в офлайн. Для этого совмещайте повседневные дела с возможностью пообщаться. Всегда узнавайте больше о людях, с которыми хотите познакомиться, чтобы найти с ними точки общих интересов. Находите уместные поводы дарить подарки. Все это будет работать на укрепление ваших связей.