1.1. Функции и структура современной управленческой документации

Практически любая сфера человеческой жизни связана с созданием и использованием документов. В сфере социально-экономического управления документы играют исключительно важную роль, представляя собой специфический предмет и результат управленческого труда.

Для характеристики роли документов в процессе управления, структуры и состава современной управленческой документации воспользуемся упрощенной кибернетической моделью, которая в равной мере применима к любому предприятию, корпорации, государственному учреждению и т. п. Эта модель иллюстрирует взаимодействие субъекта и объекта управления (рис. 1). В качестве субъекта управления (управляющей подсистемы) выступают соответствующие органы управления и лица, принимающие решения. Объектом социально-экономического управления (управляемой подсистемой) являются отдельные работники и коллективы (структурные подразделения или организация в целом), деятельность которых должна быть направлена на достижение поставленных целей. Социально-экономическое управление является многоцелевым, поэтому цели могут касаться как материальных процессов, происходящих в организации (например, связанных с ее производственной и сбытовой деятельностью), так и развития организации в целом, в том числе социального. Содержанием процесса социально-экономического управления является использование и сочетание различных методов управления: организационно распорядительных (административных), экономических и социальных (в том числе социально-психологических). Управленческое воздействие на объект управления осуществляется в форме принятия и реализации управленческих решений. С точки зрения технологии процесс управления представляет собой множество управленческих решений, находящихся на разных стадиях подготовки, принятия и реализации. При этом используется самая разнообразная информация, в том числе в документальной форме. Принятие и реализация значительной части управленческих решении связано с изданием соответствующих документов.

Рис. 1. Взаимодействие субъекта и объекта управления

Документы выступают в качестве средства фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления, включая объект, субъект и их взаимодействие, внутреннюю и внешнюю среду организации. Процесс создания и оформления документов получил название «документирование». Фиксация информации может осуществляться на различных носителях. В современной управленческой деятельности применяются не только традиционные документы на бумажном носителе, но и на других носителях, в том числе электронные. При этом электронные документы могут быть представлены не только в форме текстов (т. е. подготовлены с использованием текстовых процессоров), к ним также относятся сообщения электронной почты, электронные таблицы, базы данных, графика, мультимедиа и др.

С функцией фиксации связана функция документа как средства накопления информации, которая реализуется при сохранении документов и содержащейся в них информации (как отдельных документов, так и их массивов).

В качестве средства коммуникации документы обеспечивают прямую и обратную связь между субъектом и объектом управления (обмен информацией в системе управления, между ее органами и звеньями).

В силу многофункциональности документа существует множество его определений, в которых акцент делается на различные характеристики и функции документа (исторический источник, доказательство, средство коммуникации, средство фиксации информации и др.). В частности, ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит следующее определение: «Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [34]. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (ст. 2) содержится определение понятия «документированная информация», под которой понимается «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Электронный документ определяется как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [6]. В отличие от приведенных определений, акцентирующих внимание на функции документа как средства фиксации информации, ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» содержит определение, ориентированное на коммуникативную функцию. Здесь документ понимается как «объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды» [37]. При этом закреплены основные требования к документам (электронным документам): фиксированность, доступность, целостность, легитимность. Сходные требования к документам содержит принятый на основе международного стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» – это аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования [39].

Особое место среди различных форм документальной информации, используемой в процессе управления, занимают официальные документы, требования к оформлению которых достаточно строго регламентированы, поскольку от этого зависит юридическая сила документов. Упомянутый выше ГОСТ Р 51141—98 определяет официальные документы как «документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке» [34]. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему:

действующим законодательством;

компетенцией издавшего его органа;

установленным порядком оформления [34].

Современная управленческая документация разнообразна по своему содержанию и видовому составу, поскольку документы сопровождают деятельность органов государственной власти и местного самоуправления, а также всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их организационно-правовых форм.

Комплекс документов, создаваемых в конкретной организации, определяется:

кругом вопросов, которые организация решает, ее компетенцией;

порядком решения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности);

объемом и характером взаимосвязей с другими организациями;

уровнем автоматизации документационных процессов.

Управленческая документация сопровождает реализацию как общих функций управления, к которым относятся целеполагание, прогнозирование, планирование, организация, координация, стимулирование (мотивация), учет, контроль и анализ, так и специальных. Специальные функции управления зависят от особенностей объекта управления и сферы его деятельности.

В зависимости от функций управления сформировались специальные системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т. п. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению [34]. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) [42]. Каждая функциональная система документации регулируется специальными нормативными актами, имеет свои тенденции развития, хотя существуют и общие закономерности.

Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. Использование ОРД связано с применением организационно-распорядительных (административных) методов управления. С точки зрения обеспечения управленческих решений эти документы служат:

в качестве нормативной базы осуществления функций управления;

в качестве источников информации о цели того или иного воздействия на объект управления;

для выработки и обоснования решений;

для фиксации самого решения и передачи его исполнителям;

для организации выполнения принятых решений, контроля, проверки исполнения и оценки полученных результатов.

В системе ОРД можно выделить организационную, распорядительную и справочно-информационную документацию.

В организационной документации реализуется такой вид управленческого воздействия, как установление норм (правил), регулирующих деятельность системы управления (в том числе организационные, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений и должностных лиц). К организационной документации относятся, например, уставы, положения, правила, инструкции.

Организационные документы устанавливают права органов управления и руководителей издавать распорядительные документы: решения, постановления, приказы, распоряжения и др. Постановления и решения принимаются коллегиальными органами. Основной формой организационно-распорядительного воздействия в условиях единоначалия является приказ. В распорядительных документах содержится прямое административное указание, которое имеет обязательный (иногда рекомендательный) характер, адресуется конкретным управляемым объектам или лицам.

Многочисленную группу ОРД составляют справочно-информационные документы: письма, докладные записки, справки, акты, заключения, доклады и т. п.

В процессе документирования используются определенные элементы документа – реквизиты, являющиеся средством идентификации документа и его оформления, придания юридической силы (например, автор документа, подпись, дата документа, регистрационный номер и т. д.). Соблюдение требований к реквизитам важно не только для оформления документов, но и на последующих этапах работы. В частности, многие реквизиты выступают в качестве поисковых признаков при внесении информации в информационно-поисковые и справочные системы, а также системы электронного документооборота.

Реквизиты документа входят в состав метаданных, под которыми, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 и ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008, подразумеваются данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов и управление ими на протяжении всего жизненного цикла документа [39, 40]. Сами по себе метаданные являются структурированной или полуструктурированной информацией, позволяющей создавать, классифицировать, обеспечивать доступ, хранение и размещение документов в соответствующих информационных ресурсах.

Обратим особое внимание на реквизит «подпись», без которого не может быть ни одного официального документа. Применительно к традиционным документам (на бумажном носителе) под подписью понимается «реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица» [34]. Автограф подписи в большинстве случаев оформления документов сочетается с наименованием должности и расшифровкой подписи (фамилия и инициалы).

Законодательно установлено, что «электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами» [6, ст. 11]. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) представляет собой реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе [3]Впервые это понятие было использовано в докладе автора на VIII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления при переходе на электронные технологии» (ноябрь 2001 г., Москва) [69] и было положительно воспринято специалистами.
.

В зависимости от управленческих задач, с которыми связано создание документов, можно выделить документы с уникальным содержанием (относящиеся к конкретным управленческим ситуациям) и документы с повторяющимся составом информации (характерны для типовых, повторяющихся управленческих ситуаций и бизнес-процессов).

В зависимости от степени формализации содержащейся в документе информации важно различать документы с неструктурированной (слабоструктурированной) информацией и документы со структурированным, формализованным содержанием. Документы с формализованным содержанием обычно относятся к типовым, повторяющимся управленческим ситуациям и бизнес-процессам и носят массовый характер.

В целях сокращения числа видов и разновидностей документов, используемых в аппарате управления, повышения их качества, упрощения восприятия информации, уменьшения трудоемкости процессов их создания и обработки, в том числе при использовании современных информационных технологий, проводятся работы по унификации и стандартизации документов. Унификация может осуществляться как на уровне государственного регулирования, так и в рамках отдельной организации.

Можно выделить несколько основных направлений унификации и стандартизации управленческих документов как на бумажном носителе, так и электронных – это сами носители записи, форма, содержание и технологические процессы работы с документами (рис. 2). В связи с расширением применения электронных документов в управлении необходимо усилить внимание к унификации носителей информации и способов ее фиксации, в том числе установлению требований к форматам записи файлов и форматам передачи данных.

Рис. 2. Направления унификации и стандартизации документов

В документе выделяют следующие части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

К содержательной части относится информация о вопросе, для решения которого создан данный документ. Заголовочная часть располагается в начале бумажного документа и включает в себя наименование вида документа, код формы по общесоюзному классификатору управленческой документации, наименование и адрес организации – автора документа, адресат, гриф ограничения доступа, к документу и т. п. Большинство реквизитов оформляющей части размещается в конце документа (подписи, печать, визы и т. п.), а, к примеру, гриф утверждения – в начале. Заголовочная и оформляющая части могут содержать дополнительную информацию, используемую в процессе работы с документом, например отметку о переносе информации на машинный носитель (идентификатор электронной копии документа), фамилию исполнителя и номер его телефона.

Состав реквизитов и последовательность их расположения в электронных документах могут быть аналогичны бумажным (например, если электронная копия получена в результате сканирования бумажного документа), а могут быть и специфическими. Унификация требований к электронным управленческим документам должна быть отнесена к перспективным направлениям работы.

Основные требования к построению и оформлению документов, относящихся к унифицированным системам документации, установлены государственными стандартами. При разработке унифицированных систем управленческой документации для установления на поле документа на бумажном носителе границ частей и входящих в них зон и реквизитов (элементов документа) используется метод формуляра-образца, построенного на основе специальной конструкционной сетки. При этом устанавливаются максимальный набор реквизитов для документов данной унифицированной системы документации и порядок их расположения на листе бумаги стандартного формата.

При унификации содержательной (семантической) части документов необходимо соблюдение следующих требований: документ должен обеспечивать полноту информации для решения конкретных задач управления; реквизиты и показатели необходимо располагать в последовательности математической или логической обработки. В основе унификации содержания документов лежит выделение постоянной и переменной информации. Задача унификации ОРД является особенно сложной, поскольку сами документы отличаются большим разнообразием содержания и в основном текстовым характером представления информации.

Унификация содержания документов может проводиться на основе типовых и трафаретных текстов, таблиц, анкет, типовой структуры текста, установления общих требований к содержанию определенных видов документов. Например, в трафаретном документе постоянная информация заранее печатается на бланке документа или вносится в шаблон документа в памяти компьютера, а переменная информация, отражающая конкретную ситуацию, вносится в пробельные места. Типовой текст может быть представлен в виде отдельных фраз, абзацев или целых текстов, с использованием которых составляется текст нового документа. К примеру, типовые тексты широко используются при составлении деловых писем. При унификации сложных документов (положений, уставов, инструкций, правил и т. п.) типизируются их структура и общие требования к содержанию. Иногда в одном унифицированном тексте документа может сочетаться несколько способов унификации. Например, в положениях о структурных подразделениях могут использоваться типовая структура, типовые тексты (фразы или отдельные предложения).

Унификация процессов работы с документами связана с оптимизацией документооборота и установлением типовой технологии для отдельных категорий документов, в том числе с использованием автоматизированных систем. Организация процессов работы с управленческими документами должна учитывать ряд требований: соответствие информации полномочиям субъекта управления (органа управления или должностного лица), который ее использует; полнота, достоверность, точность, оперативность, систематизированность информации и доступность ее для восприятия; оптимизация трудозатрат на работу с документами.

Документ как предмет и результат управленческого труда не статичен. В процессе управленческого взаимодействия документ проходит различные состояния, может перемещаться физически, с ним совершаются разнообразные виды работ и операции, которые выполняют соответствующие руководители и специалисты, а также вспомогательный персонал. В связи с этим возникло понятие «документооборот», которое характеризует процесс работы с документами в динамике. Это понятие, как и понятие «документ», также имеет целый спектр оттенков. К примеру, под документооборотом иногда понимают не только процесс работы с документами, но и совокупность документов, находящихся в обращении. Основные подходы к определению сущности и содержания процесса документооборота, а также формы и способы его осуществления рассматриваются в последующих главах настоящей книги.

В рамках предмета данной главы книги отметим, что процесс обработки документов, содержащих структурированную информацию, носит преимущественно формально-логический характер и достаточно легко поддается автоматизации. Для этих целей могут использоваться различные системы обработки данных, т. е. системы, ориентированные на работу с фактографической информацией.

Процесс работы с организационно-распорядительными документами отличается особой сложностью и многовариантностью технологии в зависимости от хода и результатов рассмотрения документов руководителями разного ранга, исполнения поручений (резолюций), особенностей состава исполнителей. Принятие решений по организационно-распорядительным документам часто носит индивидуальный характер. Вместе с тем наличие унифицированного состава реквизитов и возможность унификации основных процессов и процедур работы позволяет применять для документов с неформализованным содержанием, в том числе ОРД, автоматизированные технологии. При этом используются документоориентированные системы, в которых в информационную систему включается документ как объект в целом, со всеми его реквизитами и другими метаданными, а не только как составляющие его отдельные информационные компоненты. При этом фактографическая информация также может быть представлена в сочетании с информацией, характеризующей документ как объект в целом.

При анализе состава документооборота организации можно условно выделить две сферы документооборота: управленческий и технологический, соотношение между которыми в организациях разных отраслей деятельности различается. В данном контексте понятие «управленческий документооборот» применяется к документам, обеспечивающим функционирование организации в целом (прежде всего, к организационно-распорядительной документации). В широком смысле управленческий документооборот включает также «технологический» документооборот, связанный с обеспечением отдельных функций управления и обусловленный спецификой деятельности организации (например, банки, страховые компании, медицинские учреждения, предприятия торговли и т. п.). Управленческий документооборот (в отличие от технологического) в значительной мере связан с принятием решений на основе слабоструктурированной или неформализованной информации. Поэтому роль человека в процессе работы с управленческими документами заключается не только в формальнологических операциях, но и в аналитической, эвристической деятельности. В рамках конкретных бизнес-процессов процедуры управленческого и технологического документооборота могут сочетаться.

Таким образом, рассмотренные характеристики документа как предмета управленческого труда позволяют сделать ряд выводов.

1. Современная управленческая документация разнообразна по составу и содержанию, так как обеспечивает реализацию различных функций управления. Документы при этом выступают как средство фиксации и хранения информации, а также средства коммуникации.

2. В настоящее время в сфере социально-экономического управления используются документы на различных носителях информации, при этом в последние годы все более широкое применение находят электронные документы.

3. Требования к оформлению и способам представления информации, содержащейся в документах, являются объектом унификации и стандартизации.

Наличие определенного состава (конечного множества) реквизитов позволяет унифицировать процессы документирования (форму и в отдельных случаях содержание) и технологии документооборота. В свою очередь унификация и формализация создают основу для автоматизации.

4. Основу управленческого документооборота составляет организационно-распорядительная документация, так как относящиеся к ней виды и разновидности документов обеспечивают функционирование системы управления организацией в целом.

5. Различия в степени структурированности информации, задачах и способах автоматизации процессов работы с управленческими документами вызывают необходимость использования двух типов автоматизированных информационных систем: системы обработки данных (фактографической информации) и документоориентированные системы.

 

1.2. Документы на бумажном носителе и электронные документы: сравнительный анализ и особенности применения в сфере управления

Сейчас электронные документы при сопровождении процессов управления применяются наряду с бумажными. При этом имеется ряд существенных отличительных характеристик электронного документа в сравнении с бумажным, которые диктуют необходимость выработки новых подходов к организации документооборота и процессов управления.

Прежде всего отметим, что и бумажные, и электронные документы как предмет управленческого труда имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации [82]. Рассмотрим здесь некоторые из них.

1. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. В отдельных случаях (когда не подразумевается машинная обработка информации) допустимо некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа. Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.

Требования к оформлению электронных управленческих документов определены пока в значительно меньшей мере и касаются в основном вопросов использования ЭЦП.

Помимо ЭЦП и других форм электронной подписи в целях контроля правомочного использования электронных документов возможно также применение так называемых «цифровых водяных знаков» [158]. Вместе с тем применение данного технологического новшества в управленческом документообороте пока нормативно не регламентировано.

В принципе требования к составу и оформлению реквизитов электронных документов могут быть более жесткими, чем для бумажных документов, так как при передаче по каналам связи и при обмене информацией между разными информационными системами (если не обеспечена совместимость программно-технических средств) передача информации может не состояться либо информация не будет доступной для восприятия человеком.

2. Время транспортировки документа. Это одна из главнейших характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и ее своевременное предоставление. Критичность времени доставки документа вызвала появление понятия «ускорение документооборота». Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т. п.).

Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.

3. Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию). Для бумажных документов она может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов.

Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Вместе с тем отпадает необходимость дублирования массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться информацией в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа в систему.

4. Удобство восприятия информации. Это качество пока в большей мере выражено у бумажных документов. За столетия существования письменности качественные характеристики бумажных документов (размер шрифта, форматы бумаги, качество печати и т. п.) постоянно совершенствовались.

Применительно к электронным документам также можно отметить их постоянное совершенствование, но по времени этот период гораздо менее продолжительный (исчисляется лишь несколькими десятилетиями) и процесс оптимизации восприятия информации еще далек от завершения. По восприятию некоторые электронные документы отчасти сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл «прокручивается» перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги, что необходимо учитывать при подготовке текстов для интернет-рекламы [98, с. 289].

5. Возможность работать с несколькими документами одновременно. Для руководителей и специалистов, занятых аналитической и творческой работой, это обстоятельство является довольно существенным. Вспомним ситуации, когда, работая с документами и печатными изданиями, сопоставляя их информацию, человек нередко обнаруживает особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочередном просмотре документов.

«Многооконная» работа с файлами также дает возможность одновременно работать с несколькими документами, хотя при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие при этом носит преимущественно логический характер, и не всегда возникает целостный взгляд на документ. Возможно, что по мере совершенствования компьютерной техники возможности одновременно работать с несколькими документами будут расширяться. В связи с этим даже легендарная личность компьютерного бизнеса Б. Гейтс вынужден был признаться, что он не является ортодоксальным «антибумажником», поскольку сам распечатывает многостраничные документы. По его мнению, «пока не произойдут революционные изменения в технологии плоских экранов…, – печатные книги и журналы по-прежнему будет удобнее читать и носить с собой, чем электронные носители информации» [91, с. 72].

6. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент. Эту возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Вместе с тем есть и особенности. На бумажном документе следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т. п., обычно остаются. К примеру, вспомним строки из «Евгения Онегина» А.С. Пушкина о том, что «хранили многие страницы отметку резкую ногтей».

В случае электронного документа, если позволяет формат его записи, требуемый фрагмент можно выделить (например, цветом, шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется.

7. Возможность сделать копию документа. В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от применяемых технических средств. Так, на бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотопленке копии могут быть получены с помощью средств фотографирования, микрофильмирования. Электронную копию бумажного документа можно получить путем сканирования.

В случае получения копии с электронного документа трудоемкость и затраты времени получения копии значительно уменьшаются. Так, можно либо скопировать файл, либо дополнительно распечатать документ, либо вывести информацию на микрофотоносители и т. п. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте, может быть размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников (например, корпоративные системы документооборота, корпоративные порталы и т. п.). В таком случае может отпасть необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.

8. Утомляемость при работе с документами (без учета характера и содержания информации). С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействованы несколько органов чувств: не только зрение, но и осязание, а иногда даже обоняние (вспомним, что в прошлом и позапрошлом веке светские дамы нередко наносили духи на свои письма).

Считается, что утомляемость при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными документами. Из органов чувств основная нагрузка приходится на зрение. Существуют рекомендации по оптимальной продолжительности времени, проводимого за компьютером, и перерывов в работе [49]. Вместе с тем по мере совершенствования компьютерной техники, в том числе мониторов, утомляемость при работе с электронными документами несколько уменьшается.

9. Необходимость специального оборудования рабочего места для восприятия информации. Для восприятия информации обычного документа на бумажном носителе специальных условий не требуется: достаточно лишь приемлемого освещения.

Для работы с электронными документами нужен компьютер, а при необходимости их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи снимает часть проблем.

10. Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком. Сохранность документов на бумажном носителе определяется довольно длительным периодом ее старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (к примеру, существует так называемая «бескислотная» бумага, срок стойкости которой исчисляется столетиями). Кроме того, важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, а также средства, используемые в матричных, струйных или лазерных принтерах, и т. п.) [170]. Для восприятия информации через длительное время не требуются специальные устройства для ее преобразования, достаточно знания языка, на котором написан текст документа.

При работе с электронными документами важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Отдельный комплекс вопросов связан с применением ЭЦП и сроком действия сертификата подписи. Отсюда возникает проблема перезаписи информации на другой носитель (миграции и конверсии) и подтверждения целостности и достоверности электронных документов. В числе других возможных (но не значит, что всегда приемлемых) способов хранения электронных документов иногда предлагают сохранять также соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами для выполнения информационных запросов) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.

При работе с бумажными документами для обеспечения их физической сохранности в архивах может создаваться фонд пользования (как на бумажных, так и на других носителях информации) или страховой фонд. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.

11. Информационная безопасность и защита информации. Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа может быть обеспечена физической недоступностью документа (например, хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т. п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах (передача под расписку), а также другими организационными мерами.

Для электронных документов эта задача решается использованием средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, использованием средств криптографической защиты информации, протоколированием действий пользователей и т. п. Отдельная проблема – техническая защита информации, в том числе от компьютерных вирусов и хакерских атак.

12. Сфера применения (бытования) документов. Документы на бумажных носителях в настоящее время применяются повсеместно. Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы.

С учетом перечисленных характеристик бумажных и электронных документов можно достаточно аргументировано ответить на следующие вопросы, часто являющиеся предметом оживленных дискуссий:

при получении электронных документов адресатами следует ли распечатывать их на бумажном носителе?

не является ли процедура распечатки электронного документа избыточной?

При внедрении информационных технологий сокращение бумажного документооборота не происходит автоматически. Так, по оценкам зарубежных специалистов, при внедрении электронной почты расход бумаги в некоторых офисах увеличивался примерно на 40 %. Это было связано с не всегда оправданной распечаткой электронных сообщений из-за привычки сотрудников работать с бумажными документами [167]. Поэтому желательно, чтобы в комплексе мероприятий по внедрению электронного документооборота в организации предусматривались также меры по оптимизации использования бумаги.

Отдельно выделим ситуации, касающиеся документационного обеспечения руководителей. Проблема заключается не только в том, чтобы приучить руководителей работать с электронными документами. Она намного сложнее и глубже.

Управленческий документооборот включает в себя не только те операции, которые могут быть автоматизированы, но и те, для которых обязательны восприятие информации человеком, ее оценка. Здесь важно принимать во внимание психологические аспекты восприятия, функциональную асимметрию правого и левого полушарий головного мозга, сочетание образного и логического мышления. Иногда руководителю высокого ранга при работе со слабоструктурированной информацией, отражающей многоаспектную управленческую ситуацию, лучше работать с бумажным документом. И, напротив, для восприятия структурированной и фактографической информации электронный документ может быть удобнее бумажного. Поэтому при внедрении электронного документооборота должна быть предусмотрена возможность при необходимости осуществлять распечатку документов, полученных в электронной форме, для доклада руководству.

Вместе с тем в условиях активизации применения современных информационных технологий все больше руководителей разных рангов отдают предпочтение непосредственной работе с системами электронного документооборота, включая собственноручный ввод поручений (резолюций), виз и использование электронных аналогов подписи.

Таким образом, традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Соответственно нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения «Постоянно», поступающие затем в государственные архивы). С другой стороны, можно использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества.

В то время как за многовековую историю своего существования документы на бумажном носителе обрели относительную устойчивость своих характеристик, электронные документы как явление и предмет управленческого труда находятся еще в начальных фазах своего развития, поэтому их характеристики будут развиваться дальше. И, как можно было наблюдать за последние два десятилетия, это развитие происходит все более ускоряющимися темпами (синхронно развитию современных информационных технологий).

Однако по-прежнему при проектировании документопотоков на практике, а также при разработке проектов нормативных и других актов, регламентирующих эту сферу, как правило, доминирует принцип подобия электронного и традиционного документов. При этом имеется в виду, что электронный документ отличается от бумажного лишь тем, что «информация на нем закреплена в электронно-цифровой форме». Из этого обычно делается вывод, что управленческий документооборот в электронной форме должен быть организован аналогичным образом с учетом также совместного применения бумажных и электронных документов в одних и тех же задачах и процессах управления.

Безусловно, определенную положительную роль такие взгляды сыграли в плане некоторого содействия расширению применения электронных документов, так как при решении вопросов нормативного регулирования не возводился жесткий «барьер» между традиционным и электронным документооборотом. Однако, на наш взгляд, этот подход был оправдан на тех стадиях, когда применение электронных документов носило локальный характер, а их количество было невелико. Сейчас этот подход себя исчерпал.

Подтверждением этому являются некоторые рекомендации о том, что, к примеру: визуально электронные документы должны выглядеть, как бумажные, при этом состав реквизитов и их расположение должны быть аналогичными; резолюции по результатам рассмотрения электронных документов должны оформляться на бумажном носителе или как отдельный электронный документ; целесообразно ведение единого реестра (журнала) для всех документов, а «по окончании календарного года… сгруппированные в электронные папки по тематике электронные документы должны переноситься на CD-диски» [169, с. 74–81]. Эти или им подобные формы и способы работы могут быть понятны работникам аппарата управления, привыкшим к бумажному документообороту. Вместе с тем такого рода рекомендации не учитывают реальные возможности современных систем и технологий электронного документооборота, а дальнейшее их применение на практике (не говоря уже о закреплении в нормативных документах) будет не просто сдерживать внедрение новых технологий работы, а будет означать возврат к старому (что нередко и происходит).

Принципиальное значение, на наш взгляд, имеет то, что за последние годы произошли качественные изменения в двух главных аспектах:

от использования компьютерной техники лишь для подготовки управленческих документов (по сути как более совершенного средства, заменяющего пишущую машинку) к возможности выстроить целостные технологии, основанные на применении электронных документов и электронного обмена информацией;

на этой основе осуществляется переход от применения отдельных документов на машинном носителе к массовому применению электронных документов.

С учетом этих обстоятельств необходимо скорректировать существующую или даже выстроить новую систему концептуальных положений, составляющих основу дальнейшего развития электронного документооборота.

Поэтому, на наш взгляд, важно дополнить приведенное выше сопоставление бумажных и электронных управленческих документов рядом характеристик, обусловленных более общими факторами их существования. К ним в первую очередь можно отнести следующие.

1. Связь документа с носителем информации. Важной характеристикой является дуализм документа – как содержащейся в документе информации и как материального носителя этой информации. Это в равной мере относится и к бумажным, и к электронным документам, но проявляется по-разному.

Бумажный документ от носителя информации неотделим. Каждый бумажный документ имеет свой носитель информации.

Электронный документ в силу своей физической природы имеет динамичный характер, не связан жестко с единственным носителем информации, существует в двух формах: пассивной (хранение) и активной (передача и обработка, в том числе визуализация для его восприятия человеком). Кроме того, если раньше можно было считать электронным документом (по аналогии с бумажным документом) соответствующим образом оформленную информацию, записанную, к примеру, на дискете, то в условиях применения современных информационных систем и технологий электронный документ как объект носит гораздо более сложный, многокомпонентный характер.

2. Форма представления информации. В бумажных документах, а также в кино– и фотодокументах информация представлена в форме, непосредственно воспринимаемой человеком (аналоговой форме, из-за чего такие документы, в отличие от электронных, иногда называют аналоговыми).

В электронном документе информация содержится не просто в электронно-цифровой форме. Существенно то, что эта информация не может непосредственно восприниматься человеком. Более того, электронная форма представления информации дает возможность выстраивать процессы ее обработки без участия человека, т. е. в зависимости от степени структурированности и формализации информации процесс работы с документами может быть максимально автоматизирован (к примеру, как это осуществляется в системах банковских электронных платежей и расчетов). При необходимости восприятия информации человеком она визуализируется на экране монитора (документ при этом приобретает также виртуальную форму) или путем распечатки на бумажном носителе (по образному выражению, получается «твердая копия»).

3. Представление метаданных документа. Метаданные бумажного документа могут отражаться на том же носителе информации.

Структура представления метаданных электронных документов в современных информационных системах носит принципиально иной характер, компоненты метаданных связаны с документом, но при этом они могут непосредственно не входить в его «тело». Метаданные документа в электронной среде должны быть четко определенными и отвечать более высоким требованиям, чем в процессах работы с бумажными документами. В ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008 констатируется, что электронная среда «.. требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов для идентификации, ввода, определения свойств и использования метаданных» и вместе с тем «предоставляет новые возможности для определения и создания метаданных» [40].

Можно отметить ряд других специфических характеристик, связанных с физической природой электронного документа, которые были предметом анализа в работах ученых – специалистов по вычислительной технике В.А. Гадасина и В.А. Конявского [89, 129]. Не углубляясь в рассмотрение специфических характеристик, отметим то обстоятельство, которое представляется наиболее общим. Это особенности среды существования (обращения и хранения) бумажных и электронных документов.

3. Среда существования документа. В отличие от бумажного документа, существующего в аналоговой физической среде (позволяющей непосредственно воспринимать документ как физический объект и зафиксированную информацию), электронный документ существует в электронной среде, создаваемой совокупностью программных и технических средств обеспечения информационных процессов. Понятия аналоговой и электронной среды ввиду их важности для осуществления электронного обмена информацией вошли в ГОСТ Р 52292—2004 [37]. Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной среды. Кроме того, последние годы отмечены появлением гибридных документов, содержащих на бумажном носителе фрагменты (например, штрих-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией), которые могут считываться интерфейсными устройствами [200]. Однако это не изменяет общей закономерности, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и о неэлектронных документах одновременно.

Приведем некоторые примеры, показывающие кардинальный характер указанных различий бумажного и электронного документов.

Так, в частности, при обсуждении нерешенных проблем в области электронного документооборота и организации хранения электронных документов высказываются критические замечания, что у нас в стране «…до сих пор нет ни одного федерального электронного архива» [192, с. 69], а также предложения о «.создании федерального государственного архива электронной документации в качестве полигона для апробации приемов и методов работы с этими документами» [115, с. 17].

При выработке решений в этой области важно принимать во внимание, что электронные документы, относящиеся к современным системам документооборота, невозможно передать на государственное хранение по аналогии с бумажными документами, т. е. просто как материальный носитель информации. Необходимо не только признавать сам факт существования этих документов в электронной среде, но и учитывать, что эта среда в целом создается и обеспечивается совокупностью программно-технических средств (которые находятся во владении не государственного архива, а конкретной организации), а также деятельностью службы сопровождения (входящей в структуру организации либо функционирующей на принципах аутсорсинга). Без наличия этих условий, как указано нами выше, не будет возможности ни найти документ, ни прочитать его, ни совершить с ним какие-либо действия. Это говорит о том, что нужны новые концептуальные подходы, в том числе в организационно-управленческой сфере.

Поэтому задача расширения применения электронного документооборота не может решаться только в русле развития программнотехнических средств (хотя само понятие «электронный документооборот» первоначально связывалось именно со средствами передачи информации) либо в русле юридических и документоведческих аспектов (без разработки которых невозможно дальнейшее совершенствование электронных документов и юридически значимое их применение и хранение).

Бесспорно, требуется сочетание этих направлений работы, их синхронизация. Вместе с тем кардинальные изменения в этой сфере связаны также с увязкой этих направлений, с разработкой и реализацией новых организационно-управленческих подходов, учитывающих взаимовлияние систем и технологий электронного документооборота и основных элементов системы управления.

Кроме того, возрастающий уровень системности (в сравнении с бумажными документами) требуется при решении задач защиты информации, содержащейся в электронных документах. Здесь недостаточно принимать меры только по защите носителя информации: с учетом динамического характера электронного документа, его существования в электронной среде в защите нуждается весь комплекс задействованных программно-технических средств, включая каналы связи.

Указанные факторы позволяют сделать ряд выводов, касающихся особенностей применения бумажных и электронных документов в сфере социально-экономического управления:

1. Различия электронного и бумажного документов носят многоаспектный, системный характер, что обусловлено особенностями не только носителя информации, но и формы представления информации и метаданных документа, а также различиями среды существования бумажных и электронных документов.

2. Бесперспективно строить работу с электронными управленческими документами, полностью уподобляя ее процедурам работы с бумажными документами. При общности основных стадий жизненного цикла бумажного и электронного документов особенности электронной среды создают принципиально новые возможности для их осуществления и требуют концептуальной разработки.

3. Современные системы электронного документооборота, по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, при этом также обеспечивается хранение комплекса метаданных, отражающих жизненный цикл документа.

4. Необходимо рассматривать электронные документы и электронный документооборот как качественно новое системное явление, связанное не только с технико-технологической, документоведческой и юридической составляющими, но и с развитием системы социально-экономического управления в целом.

 

1.3. Жизненный цикл управленческого документа и процесс документооборота

Существование управленческих документов в динамике характеризуют понятия «жизненный цикл документа» и «документооборот».

Хотя содержание понятия «жизненный цикл документа» представляется интуитивно ясным и созвучным «жизненным циклам» других объектов и явлений, оно требует более пристального рассмотрения с учетом влияния новых информационных технологий и расширения применения электронных документов.

Понятия «жизненный цикл документа» (на английском языке «document lifecycle») и «управление жизненным циклом документов» («document lifecycle management») широко используются зарубежными документоведами и архивистами. При этом разработка проблематики применения новых информационных технологий для работы с документами и регламентация этой сферы осуществляются на основе данной концепции.

В российском документоведении понятие «жизненный цикл документа» пока не получило столь широкого распространения, хотя связанные с ним закономерности существования документа бесспорно признаются. Так, ведущий российский документовед Т.В. Кузнецова подчеркивает, что «… этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена» [136, с. 11].

С позиций классического документоведения и архивоведения основные стадии жизненного цикла документа (также без прямого употребления этого понятия) рассмотрены В.П. Козловым [121]. При этом автор выделяет фазы создания и бытования документа, которые в свою очередь подразделяются на ряд этапов.

Так, создание документа включает, как правило, три этапа: «возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно принятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке)» [121, с. 3].

Добавим к этому, что в случае создания электронного документа для его удостоверения используются иные способы (например, электронный аналог подписи, другие средства аутентификации и контроля целостности).

Бытование документа, по В.П. Козлову, включает две фазы – оперативное бытование (в этой фазе документ выполняет те целевые функции, ради которых был создан) и архивная фаза. При этом к существенным характеристикам фазы оперативного бытования автор относит:

1) движение документа, которое возможно как в запрограммированном, так и в ^запрограммированном направлениях, в процессе которого возникают различные взаимосвязи этого документа с другими;

2) приобретение документом дополнительной информации в виде резолюций, различных помет, нарушающих при этом «неприкосновенность документа».

Бесспорно, эти характеристики являются очень важными при применении документов на бумажном носителе. В случае использования электронных документов и соответствующих информационных технологий движение документа в ^запрограммированном направлении (если это не связано с принятием управленческих решений в процессе работы с документом) может означать несанкционированный доступ к информации, для исключения которого должны применяться соответствующие программно-технические средства и организационные меры защиты информации. Кроме того, к числу важнейших условий оборота официальных электронных документов относится обеспечение их «неприкосновенности», для чего должны использоваться криптографические и другие средства защиты информации. Поэтому, чтобы не нарушить целостность электронного документа, приобретаемая им дополнительная информация не вносится непосредственно в сам документ (иногда используют понятие «тело» документа, от английского «body»), а дополняются связанные с ним метаданные.

Архивная фаза оперативного бытования, как отмечает В.П. Козлов, характеризуется бо́льшей, в сравнении с доархивной, степенью упорядоченности документов, так как в этой фазе «документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами» и получает «свойство эффективного адресного поиска» [121, с. 3].

Принимая во внимание свойства электронных документов и среды их бытования, подчеркнем, что требуемая степень упорядоченности массивов электронных документов, их физических (место на том или ином носителе записи) и логических (гиперссылки, рубрикация и т. п.) связей с другими документами, а также возможность многоаспектного поиска становятся достижимыми уже на более ранних фазах их жизненного цикла.

Фаза покоя определяется как «невостребованность документа для решения тех оперативных задач, для которых он создавался» [121, с. 4]. Осуществляемый в ходе экспертизы ценности отбор документов, подлежащих постоянному хранению, значительно сужает круг документов, которым предстоит судьба исторического источника. Эти документы будут находиться в состоянии покоя уже в этом качестве (с сохранением возможности обращения к этим документам либо их копиям).

Обозначенные фазы бытования документов (т. е. их жизненного цикла) созвучны с терминологией, закрепленной в международном стандарте ISO 5127:2001, в котором выделены документы «активные», «полуактивные» и «неактивные» [205]. Ранее, примерно в 1960-е гг. эти характеристики документов легли в основу модели жизненного цикла документов, предложенной американскими специалистами в области документации. Эта модель включает стадию создания документа, затем стадию его активного использования (с хранением в текущих делах). После экспертизы ценности документ либо уничтожается, либо переходит на третью стадию «полуактивного» состояния (с хранением в архиве организации). Затем вновь проводится экспертиза ценности и определяется, будет ли документ уничтожен или перейдет на четвертую стадию – станет неактивным документом с долгосрочной архивной ценностью.

Как отмечают М.В. Ларин и О.И. Рысков, данная модель способствовала, особенно в Северной Америке, разграничению сфер деятельности управляющих документацией и архивистов, которые стали уделять внимание только документам, находящимся в неактивной стадии. В противовес этим взглядам австралийскими архивистами в 1996–1997 гг. была предложена модель «континуума документов» [150, с. 71–73; 215; 216]. Согласно этой концепции, работа с документацией в организациях и обществе может быть представлена как не имеющий границ во времени и пространстве континуум документов, отвечающий управленческим, нормативным, социальным и культурным потребностям. В этом континууме и должно строиться взаимодействие сотрудников документационной службы, архива организации и государственных архивов. При этом архивисты должны участвовать в процессе управления документацией как можно раньше, а не в конце жизненного цикла документов, что представляется особенно важным при организации работы с электронными документами для исключения риска их преждевременной утраты.

Полагаем, что идея о необходимости взаимодействия управляющих документацией и архивистов при организации работы с документами, в том числе электронными, заслуживает всяческой поддержки и реализации на практике. Созвучна она также требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 [39], предусматривающим распределение ответственности и полномочий по работе с документами между всеми сотрудниками организации, включая не только управляющих документацией, но и представителей смежных информационных профессий, а также руководителей всех уровней.

Вместе с тем, на наш взгляд, перевод проблематики жизненного цикла документов исключительно в сферу полномочий и ответственности архивистов и других специалистов оставляет без внимания ряд важных характеристик собственно документов, которые также важно учитывать в условиях применения новых информационных технологий. Можно даже сказать, что здесь имеется опасность подмены понятий, т. е. вместо анализа свойств документа рассматриваются функции по управлению документацией и их распределение между представителями ряда профессий. Применительно к концепции континуума документов можно заметить, что, действительно, процесс документообразования носит постоянный характер и, так же как и функции управления в широком понимании (включая и управление документацией как специфическую функцию), должен осуществляться непрерывно. Но любой документ имеет свой жизненный цикл (как и комплексы документов), с учетом закономерностей которого и должен быть выстроен «континуум» управленческой, нормативно-правовой и практической деятельности с создаваемыми документами. Поэтому концепция жизненного цикла документа сохраняет свою актуальность и методологический потенциал в условиях расширения применения электронных документов.

Со своей стороны отметим, что под жизненным циклом документа (ЖЦД), как и других объектов, к которым применимо понятие жизненного цикла, следует понимать предсказуемые изменения состояния, закономерности существования этого объекта (стадии жизненного цикла), а также период, в течение которого документ проходит стадии своего существования.

Можно выделить четыре основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Графическая модель стадий ЖЦД представлена на рис. 3.

Рис. 3. Жизненный цикл документа: основные стадии

Высказываются разные точки зрения на то, что считать началом ЖЦД – момент придания документу официального статуса или же учитывать период его подготовки. По нашему мнению, началом ЖЦД следует считать начало работы над проектом документа, когда его версия материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов, предшествующих официальному подписанию документа. Более того, в процессе управления эта стадия работы с документом (как и стадия обращения) неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнес-процессов в организации. Поэтому, на наш взгляд, оставлять эту стадию за рамками ЖЦД и процессов документооборота принципиально неверно. Кроме того, можно также отметить, что существующие в настоящее время модели жизненных циклов других объектов, учитываемых в процессе управления (например, жизненный цикл организации, жизненный цикл товара, жизненный цикл информационной системы), включают в себя стадии, связанные с зарождением концепции этих объектов (см., например [102, с. 49–53; 132, с. 421–425; 171, с. 85–88]).

Таким образом, началом ЖЦД будет являться начало работы над проектом документа, а концом – уничтожение документа или передача его на постоянное хранение. ЖЦД может оказаться коротким и завершиться на стадии создания, если документ не будет подписан, либо на других стадиях, если после них последует его уничтожение. Стадия уничтожения не является обязательной, так как некоторые документы в силу государственной важности имеют срок хранения «постоянно». Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечении срока хранения по результатам экспертизы ценности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непредусмотренных обстоятельств) либо преднамеренным (к примеру, противоправные действия по ликвидации документов как улик). На рис. 3 показано, что стадии обращения и хранения взаимосвязаны: находящийся на хранении документ может быть вновь введен в обращение.

Указанные стадии жизненного цикла управленческих документов носят самый общий характер и не зависят от материального носителя информации.

При рассмотрении ЖЦД, на наш взгляд, важно учитывать дуализм документа – его существование одновременно и как материального носителя информации, и как собственно запечатленной информации. Так, к примеру жизненный цикл носителя информации (ЖЦН) по времени может оказаться короче, чем период востребованности информации, содержащейся в данном документе. В этом случае ЖЦН определяет продолжительность жизненного цикла документа в целом. Это обстоятельство может касаться обеспечения сохранности и бумажных, и электронных документов. Отсюда возникает проблема возможного перевода информации документа на другой носитель, решение которой сопряжено не только и не столько с техническими, сколько с юридическими аспектами.

Кроме того, в целях соответствия ЖЦН и ЖЦД по их продолжительности уже на стадии создания документа должны учитываться рекомендации по выбору материальной основы документа – носителя информации. Так, в частности, во второй половине прошлого века при документировании деятельности высших партийно-государственных органов Советского Союза стала применяться специальная бумага, по своим характеристикам соответствовавшая задаче обеспечения постоянного хранения этой категории документов. Кроме того, при определении категорий документов, создаваемых в электронной форме, также надо учитывать долговечность носителя информации в сопоставлении с тем периодом, в течение которого документальная информация должна быть сохранена (установленный срок хранения документа).

Временные характеристики жизненных циклов различных носителей информации имеют физическую природу, носят общий характер и не связаны напрямую со спецификой деятельности организаций. Поэтому требования или рекомендации по применению определенных типов носителей информации (в частности, электронных, что сегодня особенно важно), исходя из предполагаемых сроков хранения создаваемых документов, необходимо устанавливать на уровне государственного регулирования (имея в виду прежде всего органы государственной власти и другие организации, для документации которых нормативно определены длительные сроки хранения). Этот вывод вполне соотносится с охарактеризованной выше концепцией «континуума документов».

Реализацию стадии обращения документа, в ходе которой происходит его физическое перемещение, обеспечивают средства передачи документов (СПД), диапазон которых расширяется (курьерская доставка, почта, телеграф, телекоммуникационные каналы и др.). В условиях применения электронных документов формируется достаточно сложная инфраструктура обмена документами. СПД также могут оказывать влияние на продолжительность ЖЦД. Так, если выбранное СПД не обеспечивает своевременную передачу документа, то требуемые действия также могут потерять актуальность, так как изменится управленческая ситуация. Соответственно фаза активного нахождения документа в обращении будет сокращена. Но это не скажется на сроках оперативного и архивного хранения документов и продолжительности ЖЦД в целом. Если же СПД не обеспечило физическую доставку документа (т. е. произошла его утрата), то на этом ЖЦД будет завершен либо должна быть осуществлена повторная доставка дубликата документа или его копии. Применение современных технологий электронного документооборота позволяет добиться гарантированной доставки.

Стадия хранения документа обеспечивается применением средств хранения документа (СХД). По мере расширения применения документов на технических носителях информации, в том числе электронных документов, возрастает влияние жизненного цикла средств хранения документа (связанного с жизненным циклом поколений техники) на ЖЦД. На стадии хранения вновь может возникать проблема конверсии и миграции документов, т. е. перевода на другой носитель и другие средства хранения.

Таким образом, продолжительность жизненного цикла документа можно определить как функцию от периода востребованности содержащейся в документе информации (его контента, от англ. «content», содержание), а также жизненных циклов носителя информации и средств хранения документа:

ЖЦД = ƒ (ЖЦИ, ЖЦН, ЖЦСХД),

где ЖЦИ – период востребованности (жизненный цикл) информации; ЖЦН – жизненный цикл носителя информации; ЖЦСХД – жизненный цикл средств хранения документа.

Жизненный цикл документа протекает в трех средах: физической среде (с которой связан носитель информации), информационной среде (в которой документ связан с другими информационными объектами, в том числе другими документами и метаинформацией) и социальной среде (с которой связаны информационные потребности общества или человека и в которой происходит использование документа). Информационная среда объединяет физическую и социальную среды и частично принадлежит каждой из них. Именно факторы социальной среды определяют состав и структуру информационной среды в соответствии с имеющимися и потенциальными информационными потребностями, предполагаемый (планируемый) и реальный период востребованности информации, содержащейся в документах, а в совокупности с факторами физической среды влияют также на продолжительность жизненного цикла отдельных документов или их комплексов.

Анализируя жизненный цикл управленческого документа, можно выделить несколько вариантов («ипостасей») его существования (другими словами, его различные состояния):

проект документа;

официальный документ (подлинник, подписанный экземпляр);

заверенные копии официального документа;

опубликованный официальный документ;

не имеющие юридической силы копии документа.

Рассмотренные стадии ЖЦД характеризуют существование подлинного документа. Это обстоятельство является очевидным для архивистов, обеспечивающих хранение именно подлинников. Однако следует также принимать во внимание нахождение в обращении не только подлинников (оригиналов), но и копий документа (бумажных и электронных), а также возможность опубликования официального документа в печатной либо в электронной форме (включение в различные электронные информационные ресурсы). Эти обстоятельства могут оказать некоторое влияние на стадию ЖЦД, связанную с уничтожением документа. С одной стороны, обращение к электронным копиям документа в той или иной информационной системе снижает риск его преждевременной полной утраты на бумажном носителе. С другой стороны, срок хранения копий документа в идеале не должен превышать запланированную продолжительность жизненного цикла документа. Как предусмотрено ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007, при истечении установленного срока хранения документа должны быть также уничтожены все его копии [39]. Однако этот процесс, особенно в случае применения электронных копий документа, может контролироваться только системой управления документацией в рамках конкретной организации или информационной системы. В случае публикации документов и применения внешнего электронного документооборота гарантировать уничтожение тиражированных или электронных копий документов, которые могут использоваться «до минования надобности», не представляется возможным. В принципе публикацию документа, создание электронной копии бумажного документа, создание фонда пользования (на различных носителях) документов, находящихся на архивном хранении, условно можно считать ответвлениями стадий обращения, хранения и уничтожения. Но полного представления о формах существования документа с учетом его копий простое перечисление стадий ЖЦД не дает.

Более детально формы и динамика существования документа характеризуются процессами документооборота. Однако документооборот охватывает не полностью весь ЖЦД, а только до охарактеризованной выше фазы покоя, соответствующей архивному хранению документов.

В традиционном понимании (применительно к бумажному делопроизводству) завершением цикла документооборота считается фактическое исполнение документов (после чего происходит их оформление в дело) или отправка внешнему корреспонденту. Эта трактовка нашла отражение в ГОСТ Р 51141—98: «Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» [34]. В несколько скорректированном виде это определение вошло в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009 г.), где записано, что документооборот – это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки» [20]. При этом подходе получается, что движение документов от момента их отправки из одной организации до момента их получения другой организацией к документообороту не относится. Между тем именно эта сфера обращения документов в условиях применения технологий электронного документооборота привлекает особое внимание, о чем свидетельствует возникновение понятия «межведомственный электронный документооборот».

По нашему мнению, в современных условиях при использовании возможностей электронного документооборота границы понятия «документооборот» расширяются:

во-первых, документооборот выходит за пределы одной организации (подробно это обстоятельство рассматривается в гл. 2, 3 и 5);

во-вторых, если рассматривать документооборот во взаимосвязи с управленческими процессами (или бизнес-процессами), то в процесс документооборота следует включать не только момент создания документов (т. е. придания юридической силы), но и всю стадию создания документов, начиная с подготовки проектов (т. е. с начала ЖЦД);

в-третьих, завершение исполнения отдельного документа не обязательно завершает процесс его документооборота, так как в течение некоторого времени он может быть востребован при подготовке других связанных с ним управленческих решений и документов (т. е. будет находиться в «полуактивном» состоянии); поэтому завершением процесса документооборота целесообразно считать как завершение «дела» как в смысле разрешения управленческой ситуации, с которой связано создание комплекса документов, так и окончание формирования дела с точки зрения делопроизводства;

Кроме того, важно подчеркнуть, что управленческий документооборот не является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений [82, с. 24]. Заметим также, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить движения (перемещения) документа в традиционном понимании, поскольку сам электронный документ может находиться на сервере, а пользователи системы электронного документооборота будут обращаться к нему в процессе своей работы.

Все многообразие процессов работы с управленческими документами, на наш взгляд, можно свести к следующим основным функциям или видам работ, которые при решении конкретных задач могут быть детализированы вплоть до отдельных операций (соответствующих применяемым технологиям):

составление;

оформление;

согласование;

подписание (утверждение);

регистрация, учет;

передача на исполнение (отправка);

копирование (размножение);

получение;

ознакомление;

рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция);

контроль прохождения и исполнения документа;

хранение документа в процессе документооборота;

списание в дело; поиск;

публикация*;

экспертиза ценности*;

хранение в архиве*;

уничтожение *.

Перечисленные функции являются характерными как для традиционного бумажного, так и для электронного управленческого документооборота и отражают рассмотренные основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Последние четыре функции в приведенном перечне (отмечены знаком «*») находятся на границе завершения процесса документооборота или уже за его пределами.

При этом последовательность и формы осуществления указанных видов работ, а также возможность их неоднократного повторения в рамках жизненного цикла конкретных документов зависят от принятой в организации технологии управления, производной от нее технологии документооборота и особенностей управленческой ситуации, влияющих на процесс принятия управленческих решений.

Рассмотрим, как изменяются процессы работы с документами под влиянием компьютерных технологий. В табл. 1 приведена краткая характеристика основных функций работы с управленческими документами в рамках ЖЦД и отмечены существующие возможности их автоматизации.

Таблица 1

Основные функции работы с управленческими документами в процессе их жизненного цикла

Приведенные в табл. 1 примеры автоматизации отдельных функций работы с документами в процессе управления подтверждают следующее:

даже традиционный (бумажный) документооборот в настоящее время немыслим без автоматизации и использования электронных документов;

существует необходимость комплексного подхода к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций, а необходимо создание целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии;

при работе с любыми документами (как с бумажными, так и с электронными, т. е. независимо от носителя информации) в процессе управления организацией или хозяйственной системой функция оценки информации остается за человеком; при этом автоматизированные технологии призваны облегчить ее выполнение, но полностью заменить не могут [82, с. 43].

При объективной возможности унификации документооборот в различных организациях может иметь специфические черты, связанные как с технико-технологическим, так и с человеческим фактором в управлении, корпоративными и национально-государственными традициями, а также состоянием социально-экономической системы (предприятие, отрасль, регион и т. п.), управление которой обеспечивает система документооборота. Поэтому в современных условиях требуется более широкий взгляд на проблематику управленческого документооборота и уточнение этого понятия.

В связи с задачами обеспечения юридической значимости применения электронных документов в последние годы усилилось внимание к содержанию понятия «документооборот» со стороны исследователей правовых аспектов электронного документооборота. Необходимость решения правовых проблем организации документооборота, в том числе электронного, между органами государственной власти, местного самоуправления и иными субъектами обосновывается в работах И.Л. Бачило [58, 59] и С.И. Семилетова [177]. В частности, С.И. Семилетов отмечает, что «…документооборот можно выделить как объект права, требующий специального правового регулирования особенно в части публично-правовых отношений и взаимодействия различных субъектов с ОГВ (органами государственной власти. – М.Б.)» [176, с. 26]. Обратим особое внимание на то, что, по сути, это суждение связано с рассмотрением документооборота как формы управленческого и информационного взаимодействия. В сфере взаимодействия субъектов предпринимательской деятельности, по мнению В. А. Панова, «.документооборот представляет собой урегулированную нормами гражданского права совокупность операций по документальному оформлению гражданско-правовых сделок, направленных на реализацию их участниками вытекающих из этих сделок гражданских прав и обязанностей», является обязательным элементом структуры гражданского оборота и связан с письменной формой заключения сделки [165, с. 9—10]. Е.А. Шелепина определяет электронный документооборот как «совершение юридически значимых действий путем обмена электронными документами с использованием электронных средств связи» [198, с. 12].

Иными словами, рассматривая документооборот прежде всего как «оборот документов», правоведы обращают также внимание на то, что документооборот является формой взаимодействия различных субъектов (юридических и физических лиц), т. е. не ограничивается движением документов в рамках одной организации, как традиционно его рассматривают документоведы. При этом, как отмечает И.Л. Бачило, «значимость и всепроницаемость в общественные отношения электронного документа обязывает иметь наиболее точное его нормативно-правовое определение, понимание его структуры и доверие к нему как носителю достоверной, своевременной и неизменяемой в процессе передачи информации, а также его необходимой защиты» [59, с. 22].

Как справедливо отмечают российские ученые – специалисты по системному анализу В. Л. Арлазаров и Н.Е. Емельянов, «.постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства» [54, с. 6].

При этом специалисты по информационным технологиям, употребляя понятия «документооборот» и «электронный документооборот», имеют в виду прежде всего информационные процедуры, программнотехнические средства их реализации и средства коммуникации.

На наш взгляд, помимо традиционной документоведческой трактовки понятия документооборот, а также с учетом юридических и информационно-технологических подходов важно также принимать во внимание организационно-управленческий аспект документооборота, касающийся способов организации деятельности по обеспечению документального информационного взаимодействия в процессе управления. Этот подход связан также с коммуникационным аспектом, т. е. рассмотрением документооборота с позиций процесса управленческой коммуникации.

Любопытно отметить, что в западноевропейской и американской практике отсутствует прямой аналог понятию «документооборот». Возможно, этому есть этимологическое объяснение. Содержание процессов документооборота характеризуется целым рядом понятий: «document lifecycle management» (управление жизненным циклом документов), «document management» (управление документами), «records management» (управление записями), «document processing» (обработка документов). Однако в целом представления специалистов разных стран о конкретных процессах и технологиях, используемых для автоматизации работы с документами на различных стадиях их жизненного цикла, вполне сопоставимы, хотя имеются и отличия, связанные с организационно-технологическими формами работы (см. § 2.3).

Кроме того, важно иметь в виду, что повсеместно применяется понятие документальной коммуникации. Поэтому рассмотрение управленческого документооборота как процесса коммуникации, информационного взаимодействия позволяет не замыкаться на национальных традициях, а учитывать также более общие аспекты и закономерности.

Таким образом, понятия «жизненный цикл документа» и «документооборот» позволяют рассмотреть существование документов в динамике и выделить типовые процессы работы. Однако между этими понятиями есть отличия как в сфере охвата процессов работы с документами (к документообороту относятся не все фазы ЖЦД), так и в их содержании (документооборот связан не только с ЖЦД, но и с технологией управления и управленческими коммуникациями в целом).