4.1. Нормативно-методическое обеспечение корпоративных технологий документооборота
Эффективное использование корпоративной технологии документооборота основывается на ее закреплении в регламентирующих документах, существовании «писаных правил» работы сотрудников. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют к себе вопросы нормативнометодического обеспечения [67, 82].
В начале внедрения КСЭД в российских организациях (примерно в конце 1990-х гг.) нами отмечалась некоторая недооценка необходимости закрепления новых процедур работы в организационнораспорядительных документах организации [62]. Логика рассуждений в этих случаях была примерно такая: автоматизацией занимались и раньше, но никакие документы, кроме инструкции по делопроизводству, не утверждались. Такая точка зрения не учитывала качественно новые характеристики корпоративных систем.
В дальнейшем взгляды на регламентацию применения КСЭД претерпели изменения. Можно выделить несколько точек зрения, характеризующих процесс осознания необходимости регламентации применения КСЭД:
действующую инструкцию по делопроизводству пока не пересматривать, но издать временный порядок работы в КСЭД;
пересмотреть инструкцию по делопроизводству, а все вопросы эксплуатации КСЭД и применения электронного документооборота попытаться включить в нее;
пересмотреть инструкцию с учетом внедрения КСЭД, но при этом организационно-технологические и технические вопросы использования КСЭД и электронного документооборота регламентировать отдельным документом.
В частности, высказываются предложения решать вопросы регламентации доступа сотрудников к электронным документам, включенным в корпоративные информационные ресурсы, в зависимости от выполняемых ими функций в рамках единых требований к постановке делопроизводства [134, с. 17]. По нашему мнению, такие предложения, ориентированные на ранее сложившиеся формы регулирования ДОУ, не вполне соотносятся с особенностями корпоративных технологий электронного документооборота и принципами процессного подхода. Права пользователей корпоративных информационных систем должны устанавливаться персонально в соответствии с порядком, закрепленным в организации.
Безусловно, инструкция по делопроизводству – это основной документ, определяющий организацию и технологию работ с документами, в том числе в условиях автоматизации. Вместе с тем содержание и характер работы в условиях корпоративной технологии выходят за рамки традиционного делопроизводства и традиционной инструкции по делопроизводству (например, порядок подключения пользователей к системе, ведение справочников, работа с электронными файлами и т. п.). Если подобные вопросы включать в инструкцию по делопроизводству, то можно получить многостраничный документ с разнородной информацией, название которого не будет отвечать его содержанию. Поэтому возникают нормативно-методические документы с другими названиями (например, «Инструкция по документационному обеспечению управления»), более ориентированные на особенности автоматизированных технологий документооборота.
Для конкретной автоматизированной системы ее разработчики составляют «Руководство пользователю». Однако этот документ также не может удовлетворить все потребности, связанные с регламентацией документооборота. «Руководство пользователю» выступает скорее как справочное пособие, путеводитель по системе. В нем, как правило, дается характеристика всех возможных операций, и при внесении изменений в программное обеспечение может потребоваться переработка «Руководства пользователю». Регламентация же функций конкретных категорий работников требует закрепления в организационно-распорядительных документах, в которых должны быть определены обязанности работников по выполнению конкретных функций и операций в автоматизированной системе (к примеру, вносить резолюции, делать формальные и тематические связки документов, прикреплять к электронной карточке файл документа и т. п.).
Требования подобного рода носят скорее административный характер и потому вряд ли уместны в «Руководстве пользователю».
Не всегда удобно перегружать подобными требованиями и должностные инструкции работников, поскольку некоторые требования и принципы работы могут носить единый характер для всех пользователей автоматизированной системы. К тому же есть вопросы, которые должностными инструкциями или инструкциями по делопроизводству не регламентируются.
Отсюда возникает необходимость в подготовке специального нормативно-методического документа по работе с корпоративной системой документооборота. Могут быть изданы отдельные, но взаимоувязанные по требованиям документы, регламентирующие работу службы ДОУ и структурных подразделений, поскольку функции пользователей системы будут различаться.
Отметим основные вопросы, требующие регламентации в связи с внедрением КСЭД.
Общие положения по использованию КСЭД: назначение системы; порядок установки клиентских мест; регламентация доступа к базе данных; роль службы ДОУ в условиях применения КСЭД; основные категории пользователей КСЭД; требования к подготовке пользователей КСЭД.
Категории документов, работа с которыми осуществляется в КСЭД: классификация документов применительно к специфике организации; разграничение функций по регистрации конкретных категорий документов в КСЭД; виды документов, для которых в КСЭД вводятся электронные файлы и применяются технологии электронного документооборота; категории документов, подлежащих сканированию; требования к составу реквизитов электронных документов.
Виды работ с документами: перечень видов работ по входящим, исходящим и внутренним документам для службы ДОУ и структурных подразделений; требования к заполнению реквизитов электронных карточек документов; основные процедуры работы с документами в электронной форме и на бумажном носителе; работа исполнителей с документами; контроль за исполнением поручений.
Работа с проектами документов: порядок электронного согласования проектов документов.
Основные требования к внесению информации в КСЭД: порядок внесения информации об основных реквизитах документа и заполнения конкретных информационных полей электронных регистрационных карточек; требования к электронным файлам документов (форматы записи, порядок присвоения имен файлам); требования к внесению информации о прохождении документов и других метаданных.
Контроль за правильностью заполнения информационных полей: организация контроля за правильностью заполнения реквизитов электронных карточек документов и выполнения основных операций; порядок действий при выявлении отступлений от типовых процедур работы в автоматизированной системе (прохождение документа не соответствует принятой технологии или обнаружена неправильно введенная информация).
Ведение справочников КСЭД: организация ведения системных справочников и порядок внесения изменений (например, в справочники структуры и должностных лиц организации, корреспондентов, видов документов и т. п.); требования к заполнению информационных полей справочников.
Основные функции и права системных технологов (администраторов): настройка системы в соответствии с требованиями к организации документооборота и действующей структурой организации; ведение справочников системы; сопровождение системы и взаимодействие со службами технической поддержки; работа с пользователями; участие в организационно-методической работе; обязательность указаний системных технологов о порядке пользования системой.
Данный перечень отражает вопросы, имеющие достаточно общий характер. Практика последних лет показала устойчивость этого комплекса вопросов, с которыми сталкиваются организации различных отраслей при внедрении систем автоматизации документооборота. Вместе с тем перечень не является исчерпывающим и его конкретное наполнение зависит как от специфики организации, так и от возможностей внедряемой технологии.
Из приведенного перечня видно, что к числу наиболее существенных вопросов нормативно-методического обеспечения использования КСЭД относится также определение функций системного технолога, т. е. специалиста, выполняющего прикладное администрирование системы, ее настройку на конкретную технологию документооборота и тем самым обеспечивающего работу остальных пользователей. Без такого рода специалистов использование КСЭД невозможно. Поэтому важно, чтобы их было как минимум двое (чтобы в случае отсутствия одного из них было кому решать текущие вопросы). В организациях, в которых внедряется КСЭД, сейчас обязанности такого рода специалистов различаются.
Во-первых, обязанности системных технологов поручают как специалистам служб ДОУ, так и специалистам подразделений информатизации. На наш взгляд, возможно использовать и тот, и другой вариант или даже оба (один технолог из службы ДОУ, а другой – из подразделения информатизации). Вопрос заключается только в квалификации специалистов, причем не только в их компьютерной подготовке, но и в знании ими предметной области ДОУ.
Во-вторых, нередко функции системных технологов поручают работникам в дополнение к уже имеющимся обязанностям. Этот вариант допустим, но важно, чтобы было найдено их разумное сочетание.
По мере достижения новых уровней зрелости корпоративной системы документооборота (подробнее об этом в гл. 6) сфера деятельности системного технолога также расширяется. Ниже приводится примерный перечень функций системного технолога, который может быть использован при распределении конкретных обязанностей между работниками.
Системный технолог КСЭД:
1. Во взаимодействии с руководителем документационной службы выполняет настройку КСЭД на актуальную структуру организации и технологию документооборота.
2. Осуществляет ведение справочников КСЭД, в том числе:
ведение справочника пользователей (подключение новых пользователей к работе в системе, отключение выбывших пользователей);
ведение системных справочников (организаций, подразделений и должностных лиц, групп документов и других, предусмотренных в КСЭД).
3. Ведет учет клиентских мест КСЭД.
4. Контролирует применение КСЭД в подразделениях.
Систематически осуществляет контроль за соблюдением технологической дисциплины при внесении информации в базу данных КСЭД; при необходимости дает указания по устранению ошибок пользователям системы.
5. Координирует и контролирует применение личных настроек пользователей.
6. Совместно с подразделением информатизации осуществляет работу по переходу на новые версии программного продукта, используемого для КСЭД.
Изучает новые версии программного обеспечения и организует доведение информации о новых функциональных возможностях и изменениях в технологии до пользователей КСЭД.
7. Совместно с подразделением информатизации осуществляет учет случаев сбоя в работе КСЭД, при выявлении ошибок в работе программного обеспечения информирует об этом разработчика ПО.
8. При необходимости совместно с руководителем документационной службы и подразделением информатизации готовит предложения по совершенствованию программного продукта.
9. Совместно с руководителем документационной службы и подразделением информационной безопасности и защиты информации организует использование криптографических средств, применяемых в рамках КСЭД.
10. Совместно с руководителем документационной службы и подразделением информатизации осуществляет разработку документов, регламентирующих работу пользователей КСЭД, при необходимости осуществляет актуализацию содержания регламентирующих документов.
11. Участвует в проводимых документационной службой проверках организации работы с документами и использования КСЭД в подразделениях.
12. Участвует в проводимых документационной службой мероприятиях, направленных на расширение применения технологий электронного документооборота.
13. Консультирует пользователей КСЭД по вопросам функционирования системы.
14. Участвует в обучении новых пользователей КСЭД.
15. При необходимости взаимодействует с руководителями подразделений организации по вопросам использования КСЭД.
Поскольку КСЭД предоставляет общий сервис для всех подразделений организации и может использоваться для поддержки различных административных и бизнес-процессов, регламентация ее применения в настоящее время включает:
во-первых, документы, непосредственно относящиеся к внедрению и применению КСЭД (например, приказ о внедрении КСЭД; график подключения подразделений в период внедрения КСЭД; временный порядок работы на период опытной эксплуатации КСЭД; порядок (регламент) работы с документами после внедрения КСЭД в постоянную эксплуатацию; инструкция по документационному обеспечению и др.);
во-вторых, документы, в которых вопросы применения КСЭД затрагиваются в связи с регламентацией других вопросов деятельности организации (например, административные регламенты, корпоративные стандарты, а также документы, касающиеся осуществления конкретных функций и бизнес-процессов).
Вместе с тем регламентация работы с документами должна исходить из принципа «необходимости и достаточности», поскольку излишняя формализация может затруднить работу. Система ДОУ должна поддерживаться также корпоративной культурой организации, которая может дополнять или, в отдельных случаях, заменять использование административных форм управленческого воздействия.
Следует подчеркнуть, что в современных условиях использование интернет-технологий и информационно-справочных систем становится существенным элементом информационного обеспечения сотрудников по вопросам ДОУ и корпоративной системы документооборота. При этом можно разместить в корпоративных информационных ресурсах информационно-методические и справочные материалы, типовые компьютерные формы, шаблоны документов [68]. При использовании электронных конференций представляется возможность не только ответить на конкретные вопросы по организации и технологии документооборота, но и одновременно оперативно довести эту информацию до сведения всех заинтересованных пользователей.
4.2. Комплексный анализ документооборота организации как необходимое условие его регулирования и автоматизации
Учет и анализ документооборота традиционно относятся к числу постоянных задач документационной службы. К основным задачам анализа, как правило, относят:
регламентацию создания и прохождения документов, возможное сокращение излишней переписки;
обоснование управленческих решений о структуре и штатной численности службы ДОУ;
совершенствование технического оснащения, внедрение новых информационных технологий [135].
Отметим также, что результаты анализа документооборота могут использоваться для обоснования управленческих решений по оптимизации процедур работы, совершенствованию структуры и штатной численности подразделений и отдельных участков, внедрению электронных технологий обмена конкретными видами информации, а также по другим вопросам, исходя из информационных потребностей руководства и специалистов организации.
В связи с применением корпоративных систем документооборота основные методические подходы к анализу документооборота заслуживают специального рассмотрения. С одной стороны, появляются принципиально новые возможности получения информации, а с другой – проведение многоаспектного, комплексного анализа документооборота организации является одним из непременных условий подготовки к внедрению корпоративных систем. При этом следует исходить из таких характеристик документооборота, как структура (состав), направленность и объем.
Анализ структуры документооборота заключается в определении признаков классификации документов (виды документов, носители). На этой основе должен быть подготовлен классификатор (справочник) групп или видов документов для его ввода в КСЭД. В соответствии с этим классификатором для определенных групп документов устанавливается порядок индексации и номерообразования, используемый при регистрации.
Документооборот организации охватывает входящие, исходящие и внутренние документы.
Входящие документы представляют собой, как правило, корреспонденцию, поступающую из вышестоящего органа управления, от органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации (на территории которых осуществляет деятельность организация), прочие законодательные и нормативные акты и другую служебную корреспонденцию, а также письма, заявления и обращения граждан.
К исходящим документам относятся письма в адрес вышестоящего органа управления, письма в адрес иных организаций и граждан, а также другие виды документов, издаваемых организацией в соответствии со своими задачами и функциями, установленными в учредительных документах.
К внутренним относятся документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации (протоколы коллегиальных органов, служебные записки, планы работы, акты, а также другие виды документов, используемых в процессе взаимодействия подразделений и должностных лиц).
С точки зрения направленности документооборота двойственный характер могут иметь распорядительные документы организации (приказы, распоряжения, приказы по личному составу):
если данная организация имеет подведомственные структуры, которым рассылаются названные распорядительные документы, эти документы можно относить к исходящим;
если организация не имеет подведомственных и иных структур, которым рассылаются распорядительные документы, их можно рассматривать как внутренние.
Анализ направленности движения документов связан не только с классификацией на входящие, исходящие и внутренние, но и с выявлением основных бизнес-процессов и информационных потоков, посредством которых обеспечиваются коммуникации внутри организации, а также маршрутов движения отдельных категорий документов. На этой основе могут приниматься решения по оптимизации технологии документооборота в условиях внедрения и использования КСЭД. С этой целью могут составляться оперограммы или различные технологические схемы работы с конкретными группами документов, выполнения бизнес-процессов (примеры оперограмм приводятся в гл. 5).
Существенное значение при анализе документооборота может иметь классификация носителей информации и способов передачи документов. С учетом практикуемых в организации способов доставки (почта, заказная почта, курьерская доставка, телеграф, факс, электронная почта и др.) могут вноситься соответствующие позиции в справочник видов документов либо в справочник видов доставки (при его наличии в автоматизированной системе).
Если организация ориентируется на применение элементов электронного документооборота, то важно определить виды документов, обращение которых полностью должно осуществляться в электронной форме внутри организации, виды документов, подлежащих сканированию, а также категории документов, пересылаемых адресатам в электронной форме.
Анализ структуры документооборота должен дополняться изучением содержания и функциональной принадлежности конкретных групп документов. Именно на этой основе возможно подготовить тематические рубрикаторы документов, типовые тексты, используемые как для составления самих документов, так и для их аннотирования в КСЭД (включаются в справочник типовых текстов). Наличие таких возможностей в программном продукте позволяет существенно повысить возможности системы.
Анализ документооборота по названным критериям необходим также для подготовки качественной номенклатуры дел организации, поскольку для ее разработки должна использоваться совокупность признаков классификации и систематизации документов.
В 1990-е гг. вопросам ведения номенклатуры дел не всегда уделялось должное внимание, особенно предприятиями и организациями негосударственных форм собственности. Однако спустя примерно 10 лет со времени начала своей деятельности эти организации столкнулись с проблемой хранения образовавшихся массивов документации и выделения документов, утративших практическую и историческую ценность, для их уничтожения. Для этого необходимо продумать вопросы классификации документов, формирования дел и установления им соответствующих сроков хранения, закрепить их в номенклатуре дел организации.
Важнейшей характеристикой документооборота организации является его объем.
Данные об объеме документооборота имеют определяющее значение при расчете штатной численности и формировании структуры службы ДОУ, обосновании потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере свидетельствуют о масштабе деятельности учреждения, объеме и характере его взаимосвязей с другими организациями. Поэтому можно считать, что объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата (учреждения или подразделения), так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.
При отсутствии автоматизированных технологий документооборота служба ДОУ или экспедиция обычно осуществляли ежедневный учет документооборота, на основе которого готовились сводные статистические сведения за месяц, год или конкретные периоды. В условиях использования КСЭД задача получения статистических данных об объеме документооборота с учетом различных параметров решается в автоматизированном варианте. При этом возможно использовать как режимы поиска (наряду с перечнем документов система может сообщать сведения о числе документов, релевантных данному поисковому запросу, например: «найдено 286 документов»), так и специальные режимы формирования сводных статистических данных о документообороте. Эти сведения можно получать с требуемой периодичностью или по специальным запросам. Тем самым не только снижаются трудозатраты на подготовку статистических данных, но и появляются новые возможности выполнения аналитической работы.
Основываясь на знакомстве с практикой внедрения систем автоматизации документооборота в различных учреждениях и организациях, можно рекомендовать готовить статистические сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, ежемесячно, а статистические данные об объеме и составе документооборота периодически, но не реже одного раза в квартал. Служба ДОУ должна осуществлять подготовку и анализ сведений об объеме и составе документооборота по отдельным структурным подразделениям, видам документов и другим признакам.
При рассмотрении критериев оценки деятельности служб ДОУ мы уже отмечали, что нередко объемом документооборота называют как «количество зарегистрированных документов» (официальный показатель объема документооборота), так и «количество документов, включая их копии» (показатель, характеризующий объемы работы копировально-множительной службы и экспедиции). Вследствие этого можно получить разные значения показателей.
В условиях использования КСЭД становится реальной возможность получения объективной и сопоставимой информации по различным количественным параметрам документооборота на основе единой методики подсчета объема документооборота как по организации в целом, так и по отдельным подразделениям.
В суммарный показатель объема документооборота организации следует включать количество зарегистрированных документов (входящих, исходящих и внутренних). При этом учет документооборота ведется по каждой из названных категорий документов.
По мере расширения применения технологий электронного документооборота становится важным оценивать показатель «объем документооборота, осуществляемого в электронной форме». Подсчет этого показателя может вестись на основе внесенной в КСЭД информации о способе доставки для внешнего документооборота, а для внутреннего – путем подсчета количества зарегистрированных документов, файлы которых имеются в КСЭД. Этот показатель также может быть детализирован по отношению к конкретным корреспондентам и видам документов.
Данные об объеме документооборота рекомендуется использовать для расчета плотности документопотоков, под которой мы понимаем удельный объем документооборота (общий или дифференцированный по видам документов), с которым за определенный период времени (месяц, квартал, год) работали конкретные должностные лица организации, подразделения, группы сотрудников или конкретные сотрудники– пользователи системы. Данные о плотности документопотоков могут использоваться для принятия решений по ряду вопросов:
распределение работы между сотрудниками;
обоснование необходимой штатной численности на отдельных участках работы;
установление прав на регистрацию конкретных категорий документов;
децентрализация выполнения отдельных функций и др.
Например, при высокой плотности потока входящих документов на бумажном носителе, чтобы не задерживать процесс их регистрации и последующего исполнения в подразделениях организации, можно установить минимум регистрационных данных о документе, которые должна вносить в КСЭД документационная служба или экспедиция. При этом остальную содержательную информацию о документе (его аннотирование, резолюции и др.) будут вносить уполномоченные пользователи КСЭД в подразделениях.
Практика показывает, что можно выделить некоторые типовые информационные потребности по различным аспектам анализа документооборота. Учет типовых, а в ряде случаев и специфических информационных потребностей и запросов относится к числу приоритетных задач разработчиков программных продуктов, используемых для систем автоматизации документооборота. Реализация этих задач возможна на основе:
использования режима поиска (за выбранный период по определенным реквизитам или сочетанию реквизитов электронной регистрационной карточки) как по разовым, так и по типовым поисковым запросам, формулируемым конкретным пользователем;
использования специального режима подготовки сводок по документообороту по установленным формам;
разработки и использования средств, позволяющих пользователю – прикладному программисту осуществлять произвольную выборку данных из базы данных КСЭД и на этой основе формировать новые формы сводок, справок и других выходных документов; таким средством является API-интерфейс (интерфейс прикладного программирования).
На наш взгляд, к числу типовых информационных потребностей можно отнести следующие.
Статистические данные по числу входящих, исходящих и внутренних документов, зарегистрированных в системе автоматизации документооборота (как по каждой группе, так и суммарный показатель). На основе этих данных можно оценить динамику объемов документооборота за год или отдельные периоды времени.
Статистические данные по видам документов (в соответствии с классификацией документов в КСЭД). На основе этих данных можно оценить динамику по видам документов за год или отдельные периоды времени (к примеру, сколько было зарегистрировано приказов, распоряжений, обращений граждан и т. п.). В условиях начала практического использования элементов электронного документооборота желательно также иметь возможность получения сведений о количестве файлов документов, введенных в КСЭД. При этом могут представлять интерес как суммарные данные, так и по конкретным видам документов (например, приказам, письмам и др.).
Статистические данные по корреспондентам (число поступивших и отправленных документов по конкретным корреспондентам, с которыми организация ведет переписку). На основе этих данных можно оценить динамику и относительные объемы (долю от общего объема) переписки с конкретными организациями или группами организаций.
Статистические данные по подразделениям (число входящих, исходящих и внутренних документов, число документов, поставленных на контроль в службе ДОУ и в подразделении). На основе этих данных можно оценить динамику и относительные объемы (долю от общего объема) документооборота подразделения в суммарном документообороте организации, выполнить сравнительный анализ объемов документооборота подразделений организации, при необходимости сопоставить его со штатной численностью подразделения и численностью делопроизводственного персонала или числом пользователей КСЭД. Последнее обстоятельство бывает существенным при ограниченном количестве клиентских мест для их оптимального распределения.
Статистические сведения о работе конкретных должностных лиц с документами (количество резолюций, автором которых является данное лицо; количество исполненных входящих документов, в том числе по резолюциям; количество подготовленных исходящих и внутренних документов; количество подписанных подготовленных исходящих и внутренних документов). Эти сведения позволяют оценить «личный документооборот» руководителя или другого должностного лица, сделать выводы на основе оценки динамики и сопоставительных данных.
Статистические сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, в том числе по документам, исполненным с превышением срока. При этом требуются данные об исполнителях (подразделениях), а также о корреспондентах, исполнение документов которых было задержано. Эти сведения позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины (в сопоставлении с количеством документов, поставленных на контроль). Иногда могут интересовать сведения о документах, срок исполнения которых был продлен. Эти данные могут использоваться для выявления и анализа причин задержки исполнения документов.
Следует также специально отметить различие типовых информационных потребностей и прав пользователей КСЭД, работающих в службе ДОУ и в структурных подразделениях. Получать обобщающие сведения о документообороте работники должны только в рамках своих должностных полномочий. Поэтому в корпоративной системе автоматизации документооборота должны быть предусмотрены возможности соответствующего разграничения прав пользователей (права на получение обобщающих сведений по организации в целом или только по конкретному подразделению).
Достаточно широкий спектр типовых информационных потребностей в статистических данных о документообороте, различные, в том числе нестандартные, ситуации их применения свидетельствуют в пользу точки зрения, что невозможно создать «идеальную» сводку о документообороте. На основе специфических задач организации могут быть выбраны три-четыре формы сводки, дополняющие одна другую и составляемые с требуемой периодичностью. На основе анализа этих данных может проводиться дополнительное изучение различных аспектов работы с документами в организации с использованием отмеченных выше и других возможностей КСЭД.
Таким образом, в условиях внедрения и применения КСЭД вопросы комплексного анализа документооборота организации требуют значительного внимания. Результаты анализа объема и состава документооборота могут использоваться для обоснования, планирования и проведения мероприятий по различным направлениям совершенствования управления документацией, расширения применения электронного документооборота. При этом отметим, что многоаспектный анализ документооборота организации должен предшествовать разработке структуры справочников КСЭД.
4.3. Отражение особенностей документооборота организации в справочниках корпоративной системы электронного документооборота
Справочники относятся к числу важнейших элементов КСЭД. В современных программных продуктах, используемых для автоматизации документооборота, число различных справочников может быть более десяти. Состав справочников и конкретные требования к их ведению зависят от характеристик применяемого программного продукта.
Учитывая то обстоятельство, что именно справочники (их состав и вводимая в них информация) обеспечивают настройку КСЭД на особенности документооборота организации, важно рассмотреть некоторые общие подходы, позволяющие повысить эффективность использования системы [82].
В первую очередь результаты анализа структуры (состава) документооборота организации используются при разработке структуры справочника групп или видов документов для его ввода в систему автоматизации документооборота. При ведении данного справочника желательно выделять группы документов по номинальному признаку, а не по корреспондентскому или другим признакам, поскольку возможности для систематизации и поиска документов создаются и другими справочниками, используемыми в большинстве современных систем автоматизации документооборота (например, справочники корреспондентов, структуры организации, номенклатура дел и др.). Это связано, в частности, с тем, что классификация документов по номинальному признаку имеет более стабильный характер, в то время как справочник корреспондентов более подвижен вследствие создания, реорганизации и ликвидации юридических лиц. Позиции в справочнике видов документов могут выделяться также с учетом особенностей технологии работы с отдельными категориями документов и необходимости разграничения функций по их регистрации. Например, могут быть выделены отдельные права на регистрацию входящей служебной переписки, обращений граждан, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу, исходящей переписки, внутренней переписки и др.
При вводе в КСЭД справочника групп или видов документов важно также продумать правила присвоения регистрационных номеров по каждой группе документов.
К примеру, регистрационный номер входящего документа служебной переписки или писем граждан может состоять только из порядкового номера или включать индекс группы документов и порядковый номер, например Г-578. Регистрационный номер исходящего документа может включать индекс дела по номенклатуре и порядковый номер, например 12-3-7/578. Регистрационный номер приказа по основной деятельности и приказа по личному составу может включать буквенный индекс этой группы документов и порядковый номер, например ОД-55 или ЛС-283. Внутренние документы могут также иметь свой буквенный индекс (к примеру, ВН). В этом случае он может включаться в регистрационный номер, например, ВН-16/155.
Кроме того, при ведении справочника групп или видов документов важно определить, для каких групп документов используется общая (сквозная) нумерация, а где нумерация по группам документов ведется раздельно. При этом важно исключить возможность появления в пределах года документов с одинаковыми регистрационными номерами. Как показывает опыт, целесообразно применять сквозную нумерацию документов по группе «Входящие», за исключением группы «Письма, заявления и обращения граждан».
Существуют свои особенности при формировании и ведении справочника организаций (т. е. корреспондентов, с которыми ведется переписка). Структура этого справочника формируется в зависимости от отраслевой принадлежности организации и характера ее взаимосвязей с другими учреждениями, организациями и предприятиями. Внесение информации в справочник организаций особенно активно ведется на начальном этапе эксплуатации КСЭД. По мере наполнения справочника потребность вносить в него новые наименования организаций возникает все реже.
К числу основных требований к качеству этого справочника относится его гибкость. С учетом этой особенности в ходе эксплуатации КСЭД и по мере наполнения справочника организаций его структуру возможно оптимизировать. Например, в числе разделов справочника могут быть выделены:
федеральные органы власти;
органы власти субъекта Российской Федерации, на территории которого действует организация;
налоговые органы;
предприятия, акционерные общества, биржи;
кредитные организации (банки);
организации просвещения, науки, культуры; фонды.
Здесь приведены лишь некоторые позиции, так как у каждой организации могут быть свои специфические корреспонденты и партнеры. Кроме того, важно соблюдать единообразие в написании наименований организаций (т. е. включать в справочник однотипный состав информации об организациях).
Практика показывает, что многократно экономится время пользователей при поиске информации в базе данных, если в наименовании организации указывать город. К примеру, организации с названиями типа «ООО “Восход”» могут существовать в различных городах, и если переписка организации ведется с различными регионами, то соблюдение этого правила будет полезным. Кроме того, при внесении в справочник наименований организаций важно применять только общепринятые сокращения и не делать произвольных сокращений слов, поскольку потом будут возникать неудобства в пользовании справочником, в том числе при поиске документов.
Справочник способов доставки документов также важен для эффективной организации работы, особенно с учетом использования разнообразных каналов передачи информации, в том числе электронной почты. К примеру, в этот справочник могут быть включены следующие способы доставки документов: почта; почта заказная; электронная почта; факс; телеграф; курьер. Кроме того, в качестве дополнительного канала доведения информации может использоваться публикация документов в корпоративном портале, на сайте организации в Интернете. Этот справочник при необходимости может быть дополнен позициями, отражающими одновременно применение нескольких средств передачи документа.
Если в программном продукте предусмотрен справочник способов доставки документов, то он может быть использован при составлении поисковых запросов, например для поиска документов с учетом вида доставки, подсчета количества документов по каждому способу доставки для анализа документооборота, в том числе расходов на доставку документов.
Дополнительные возможности для справочной и аналитической работы по документам создает справочник связок (или ссылок). Использование ссылок позволяет при просмотре электронной карточки одного документа увидеть регистрационные данные и файлы других документов, связанных с ним, и при необходимости их просмотреть. Документы могут быть связаны между собой тематически и формально (например, «во исполнение – исполнен», «повторный – первичный», «во изменение – изменен», «в отмену – отменен» и др.).
Справочник типовых текстов заполняется исходя из конкретного состава и тематики документации. По результатам анализа документооборота организации в этот справочник включаются наиболее часто употребляемые словосочетания и предложения, используемые для заполнения поля аннотации документа (о чем документ, заголовок к тексту) в электронной регистрационной карточке. Например: «Сводные данные по…». В дальнейшем типовые тексты могут использоваться при составлении поисковых запросов.
Кроме того, может быть справочник наиболее часто употребляемых резолюций руководства, содержащий словосочетания и предложения, используемые для заполнения поля с текстом резолюции.
Например:
Прошу рассмотреть
Примите к исполнению
Прошу доложить
Прошу подготовить ответ
Для обобщения
К сведению
На исполнение
Прошу дать предложения
Прошу принять участие
Прошу принять необходимые меры.
В число справочников КСЭД может быть также включена номенклатура дел организации. При внедрении современных систем автоматизации документооборота номенклатура дел может приобрести новое информационное качество и специфические характеристики.
Зачем же нужно в КСЭД вводить номенклатуру дел, если существует техническая возможность обратиться к электронным файлам документов?
Во-первых, факт завершения исполнения документа (в соответствии с действующими нормативными документами по делопроизводству) должен быть оформлен списанием документа в дело.
Во-вторых, при использовании КСЭД в электронной форме может осуществляться не весь, документооборот организации, а лишь его часть. Соответственно ознакомление с содержанием документов, не имеющих электронных файлов, возможно путем поиска соответствующих дел по номенклатуре.
В-третьих, в случае необходимости обратиться к подлиннику документа на бумажном носителе для ознакомления с его различными атрибутами или подготовки его заверенной копии, имеющей юридическую силу, важно обеспечить оперативный поиск документов в делах. Это также обеспечивается формированием дел в соответствии с номенклатурой.
В-четвертых, индексы номенклатуры дел используются при присвоении регистрационных номеров документам, чаще всего исходящим. При применении автоматизированных систем одним из факторов уменьшения трудозатрат является автоматическое номерообразование в соответствии с принятой в организации структурой регистрационного номера (для отдельных групп документов – с использованием необходимого индекса по номенклатуре дел).
Эти обстоятельства являются достаточно важными при применении смешанного бумажно-электронного документооборота. Особо подчеркнем, что даже в условиях масштабного использования электронного документооборота потребность в номенклатуре дел не уменьшается.
Наличие справочника номенклатуры дел при соответствующих функциональных возможностях программного продукта позволяет отобрать дела с истекшими сроками хранения для удаления списанных в них электронных документов из базы данных КСЭД. С другой стороны, документы с длительными сроками хранения аналогичным образам по номенклатуре дел также могут быть отобраны, после чего произведен экспорт включенных в эти дела документов и их учетных данных в систему архивного хранения.
По этим причинам закономерно вытекает требование к программным решениям в области автоматизации документооборота о важности включения номенклатуры дел в число справочников КСЭД.
Между тем, как показал анализ, это обстоятельство учитывалось не во всех разработках, активно рекламировавшихся на рынке программных продуктов по автоматизации делопроизводства и документооборота в конце 1990-х гг. [83]. В частности, имелись разработки, в которых в электронной регистрационной карточке предусматривалась фиксация факта списания документа в дело (проставление даты списания в дело), но внесение информации о номере дела не предполагалось. В этом случае работа с номенклатурой дел практически не отличалась от традиционной ручной технологии. В других программных продуктах систем автоматизации документооборота номенклатура дел включалась в число системных справочников, но конкретные решения относительно принципов их построения и ведения предлагались различные. В частности, известны разработки, в которых справочник номенклатуры дел содержал лишь наименования заводимых дел без указания их индексов. Понятно, что это ограничивает информационно-поисковые возможности и при большом количестве дел оперативный поиск документов будет затруднен. Иными словами, отсутствие в КСЭД качественного справочника «Номенклатура дел» приводит к тому, что поиск бумажного документа в делах осуществляется рутинным способом и не дает экономии времени и трудозатрат.
Целесообразным представляется решение, предусматривающее использование номенклатуры дел как одного из системных справочников (иерархического типа) с полным составом ее обязательных показателей (граф). При этом пользователь имеет возможность оперативно найти сведения о зарегистрированном в КСЭД документе, а также при необходимости обращения к документу на бумажном носителе получить исчерпывающую информацию о списании документа в дело (дата списания, номер дела по номенклатуре с возможностью раскрытия содержания соответствующей позиции номенклатуры). Таким образом экономится время на физический поиск документа в делах. Именно в этом случае номенклатура дел приобретает новые информационные характеристики и становится дополнительным инструментом управления документооборотом. По сути, номенклатура дел существует в двух формах – традиционной (бумажный документ со всеми свойственными номенклатуре дел атрибутами, включая гриф утверждения) и компьютерной – в качестве системного справочника, имеющего свою технологию ведения.
Какие же вопросы в первую очередь встают перед руководителями и специалистами документационной службы в связи с ведением номенклатуры дел в условиях применения КСЭД и элементов электронного документооборота?
Распределение ответственности между подразделениями или должностными лицами по составлению и ведению номенклатуры дел в традиционной и электронной формах. В организации с развитой структурой и большим объемом документооборота важно регламентировать порядок подготовки и согласования номенклатур дел подразделений и организации в целом, имея при этом в виду необходимость согласования ее не только с архивом, но и со специалистами, отвечающими за организацию документооборота в условиях КСЭД. Так, за архивом сохраняются функции организации работы по подготовке номенклатуры дел, уточнения заголовков и согласования сроков хранения дел. Однако вместе с тем важно отследить отражение в номенклатуре дел всех групп документов, регистрируемых в КСЭД, обеспечить взаимоувязку индексов номенклатуры дел с индексами справочника структурных подразделений и др.
Конкретные подходы к составлению номенклатуры дел подразделений и организации в целом. Существование номенклатуры дел не только в бумажной, но и в электронной форме определяет дополнительные возможности оптимизации состава заводимых дел с учетом потребностей повседневного использования.
Для организаций со сложной структурой и большим объемом документооборота создается реальная технологическая возможность подготовить сводную номенклатуру в качестве единого документа, а не механического объединения номенклатур дел подразделений. Необязательно включать в номенклатуры дел подразделений копии распорядительных документов данной организации (тем более, если в КСЭД имеются электронные файлы этих документов), поскольку хранение их подлинников предусмотрено в делах соответствующего подразделения. Достаточно составить номенклатуру дел, обеспечивающую однократное списание в дело зарегистрированных в системе документов. За счет этого достигаются сокращение физического объема номенклатуры и ее лучшая обозримость.
Пользование номенклатурой дел как справочником КСЭД может стимулировать новшества в такой, казалось бы, далекой от автоматизации области, как выбор заголовков дел, поскольку программой может быть предусмотрена возможность ускоренного поиска дел по номеру или по отдельным словам, входящим в заголовок дела. Для удобства просмотра номенклатуры на экране можно использовать усовершенствованную модель построения заголовков дел [83]. Вместо пространного предложения с перечислением всех признаков заведения дела удобнее использовать заголовки, состоящие из двух-трех назывных предложений (по ключевым словам). При этом состав информации, включаемой в заголовок дела, должен сохраняться. Например: «Налогообложение. Переписка с…» или «Налогообложение. Физические лица. Справки о…».
Порядок ведения справочника номенклатуры дел в КСЭД и связанные с этим программно-технические решения. Функциональные характеристики программного продукта автоматизации документооборота могут предусматривать составление проекта номенклатуры дел и его согласование в электронной форме. К примеру, новый порядок работы может быть следующим. Проекты номенклатуры дел вводятся в КСЭД уполномоченными пользователями структурных подразделений. Пользователи службы ДОУ, в чьи обязанности входит согласование проекта, при необходимости вносят в него коррективы. После утверждения номенклатура дел из статуса «проект» переходит в статус «действующая», и в соответствии с ней документы могут формироваться в дела. В течение года при необходимости внести в номенклатуру изменения или дополнения соответствующие предложения структурных подразделений после согласования со службой ДОУ вносятся в КСЭД. В результате в течение всего года в данном справочнике поддерживается полнота и актуальность информации.
Учет электронных документов и баз данных. По мере расширения применения электронных документов возникают и новые проблемы организации их учета и хранения, в том числе отражения в номенклатуре дел организации. Значительная часть этих вопросов находится пока в стадии обсуждения. В частности, предлагается отражать в номенклатуре дел те электронные документы, базы данных, информация которых отсутствует на бумажном носителе. Для обеспечения учета и сохранности баз данных, ведение которых предусмотрено распорядительными или другими документами организации, в номенклатуре дел следует указывать не только название этой базы данных, но и на каком сервере хранится информация, кем осуществляется резервное копирование.