7.1. Структура системы автоматизации документооборота в Банке России и основные этапы ее создания

Опыт Центрального банка Российской Федерации (Банка России) является иллюстрацией успешного внедрения и применения корпоративной технологии электронного документооборота в крупной иерархической территориально распределенной организации.

Статус, цели деятельности, функции и полномочия Центрального банка Российской Федерации (Банка России) определяются Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» и другими федеральными законами.

Банк России осуществляет свои функции и полномочия независимо от других федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления.

Целями деятельности Банка России являются:

защита и обеспечение устойчивости рубля;

развитие и укрепление банковской системы Российской Федерации;

обеспечение эффективного и бесперебойного функционирования платежной системы.

Федеральным законом Российской Федерации «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (статья 83) определено, что Банк России представляет собой единую централизованную систему с вертикальной структурой управления. В систему Банка России входят центральный аппарат, территориальные учреждения, расчетно-кассовые центры, вычислительные центры, полевые учреждения, учебные заведения и другие организации, которые необходимы для осуществления деятельности Банка России [2]Понятия внутреннего и внешнего электронного документооборота впервые были использованы в докладе автора на IX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота» (декабрь 2002, Москва) [76], были восприняты специалистами и получили дальнейшее распространение.
.

По отчетным данным 2008 г. в структуру Банка России входят 1038 подразделений, в том числе центральный аппарат, 79 территориальных учреждений, 625 подразделений расчетной сети и др. [93].

Деятельность Банка России отличается широким спектром решаемых задач, большим разнообразием взаимосвязей с различными юридическими и физическими лицами и, соответственно, значительными объемами документооборота его центрального аппарата и учреждений системы.

Соответственно вопросы создания и развития корпоративной системы документооборота в Банке России следует рассматривать не только по отношению к его центральному аппарату, но и ко всей системе учреждений.

Информационно-технологическую основу корпоративной системы документооборота в Банке России составляет Система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД БР). В качестве подсистем САДД БР включает Систему автоматизации документооборота и делопроизводства центрального аппарата Банка России (САДД ЦА) и Систему автоматизации документооборота и делопроизводства территориальных учреждений и организаций Банка России (САДД ТУ). В настоящее время для всех уровней САДД БР используется единый программный продукт. САДД БР функционирует в рамках информационно-телекоммуникационный системы Банка России [178].

САДД БР в настоящее время является одним из крупнейших реализованных корпоративных проектов автоматизации документооборота. Хотя в Банке России определенный опыт применения компьютерных технологий для работы с управленческими документами и передаче их в электронной форме имелся и до использования САДД БР, именно ее внедрение стало началом качественно нового этапа организации работы с документами.

За более чем десятилетний период эксплуатации САДД БР кардинальным образом расширился диапазон используемых на практике функциональных возможностей системы, многократно увеличились масштабы ее применения. К 2007–2008 гг. САДД БР охватила порядка 900 объектов [80, с. 48]. В число пользователей системы входят не только сотрудники подразделений документационного обеспечения, но также и руководители и специалисты различных уровней управления. К началу 2010 г. число пользователей системы превысило 25 тысяч и продолжает увеличиваться по мере дальнейшего развития технологий электронного документооборота.

Наряду с применением САДД БР для организации внутреннего электронного документооборота в каждом из ее объектов в настоящее время осуществляется их взаимодействие в рамках общей корпоративной технологии, которая в Банке России имеет название «взаимоувязанный документооборот» и обеспечивает эффективное использование элементов электронного документооборота. В этой связи САДД БР интересна тем, что, с одной стороны, представляет вариант корпоративной (ведомственной) системы, а с другой – может рассматриваться в известном смысле как модель межкорпоративного электронного документооборота, поскольку осуществляется взаимодействие систем автоматизации документооборота отдельных учреждений и организаций в масштабе всей страны.

По итогам 2009 г. документооборот между центральным аппаратом и территориальными учреждениями Банка России, осуществляемый в электронной форме на основе технологии взаимоувязанного документооборота САДД БР, составил в среднем 65 %, а по ряду регионов приблизился к 80 %.

В настоящее время осуществляется эксплуатация САДД БР (САДД ЦА и САДД ТУ) в центральном аппарате Банка России (с 1997 г.), в Московском главном территориальном управлении (с 1997 г.) и во всех остальных территориальных учреждениях Банка России (в 2000 г. внедрена в 78 главных управлениях и национальных банках), а также в 10 организациях при Банке России и в нескольких сотнях расчетно-кассовых центров, а также в ряде других учреждений. С 2004 г. осуществлялось подключение к новой технологии расчетно-кассовых центров. В каждом из территориальных учреждений САДД ТУ в начальный период эксплуатации функционировала автономно. При этом был установлен контроль за соблюдением единых нормативных требований (обеспечивающих однотипность управленческих процедур, единство методических принципов организации и технологии работы с управленческими документами как в центральном аппарате Банка России, так и в его территориальных учреждениях) и применение типовых справочников.

К настоящему времени сложились следующие организационнотехнологические формы использования САДД ТУ в учреждениях Банка России:

автономные базы данных САДД ТУ в территориальном учреждении, в подчиненных ему расчетно-кассовых центрах и других организациях;

общая база данных САДД ТУ территориального учреждения и подчиненных ему расчетно-кассовых центров, а также других организаций;

подключение к общей базе данных САДД ТУ территориального учреждения части подчиненных ему расчетно-кассовых центров или других организаций, при этом в остальных расчетно-кассовых центрах или других организациях используются автономные базы данных САДД ТУ.

Как в центральном аппарате, так и в учреждениях и организациях Банка России внедрение системы автоматизации документооборота проходило в три стадии:

1. Решение вопросов организации внедрения САДД ЦА и САДД ТУ, регламентация использования системы, обучение сотрудников, оптимизация и унификация документооборота, поэтапное подключение всех подразделений организации, накопление необходимого опыта работы подразделений в условиях корпоративной технологии по сопровождению бумажного документооборота.

2. Начало использования элементов электронного документооборота для конкретных видов документов в рамках корпоративной технологии САДД БР.

3. Масштабное использование функциональных возможностей САДД БР для внутреннего электронного документооборота (в том числе освоение технологии электронного согласования проектов документов) и для взаимодействия с другими учреждениями Банка России (т. е. применение технологий внешнего электронного документооборота).

На каждой из указанных стадий продолжалось дальнейшее совершенствование процедур работы с документами с учетом развития функциональных возможностей системы. При этом многие предложения, возникавшие в ходе эксплуатации САДД БР, были учтены разработчиком системы и затем реализованы в «коробочном» программном продукте.

Хронология развития САДД БР укрупненно может быть представлена следующим образом [79, с. 25–30].

1995–1996 гг. – подготовка к внедрению системы автоматизации документооборота. Проводилось предпроектное обследование организации управленческого документооборота в центральном аппарате Банка России и проектирование системы.

1997–1998 гг. – внедрение системы в центральном аппарате Банка России и в Московском ГТУ; издание документов, регламентирующих ее использование, оптимизация документооборота и унификация процедур работы с документами.

Практическая работа по поэтапному внедрению САДД ЦА в подразделениях центрального аппарата Банка России осуществлялась в течение 1997 г.

Комплекс мероприятий по внедрению включал: предварительное обследование Административным департаментом документооборота в каждом подразделении на момент внедрения САДД ЦА; подготовку рекомендаций по оптимизации документооборота и настройку системы в соответствии с общими принципами и спецификой работы; обучение пользователей представителями разработчика системы;

инструктаж для руководителей и специалистов подразделений по вопросам применения системы с момента начала ее эксплуатации.

1999–2000 гг. – поэтапное внедрение САДД ТУ во всех территориальных учреждениях Банка России, создание условий для перехода от традиционной организации работы с документами к корпоративной информационной технологии.

Внедрение САДД ТУ осуществлялось в период с декабря 1999 по декабрь 2000 г. в соответствии с утвержденным руководством Банка России специальным планом-графиком, учитывающим степень готовности территориальных учреждений к внедрению системы. Для обеспечения соблюдения единых апробированных в Банке России подходов были подготовлены специальный пакет нормативно-методических документов и типовые требования к настройке системы и ведению системных справочников.

В этот период не только проводились региональные мероприятия по внедрению, но и систематически отслеживался ход внедрения и использования САДД ТУ в каждом территориальном учреждении. При этом был установлен контроль за соблюдением единых требований к организации и технологии работы с управленческими документами, а также к ведению системных справочников. Внедрение САДД ТУ сочеталось с оптимизацией основных информационных потоков и управленческих процедур.

Таким образом, к 2001 г. был завершен важный этап создания корпоративной системы документооборота в Банке России, связанный с решением комплекса вопросов (методологических, организационно-технологических, социально-психологических, кадровых) внедрения не только САДД ЦА, но и САДД ТУ, регламентацией ее использования, а также обучением персонала работе в условиях корпоративной технологии.

2001–2004 гг. – в основном решались вопросы развития функциональных возможностей САДД ЦА и САДД ТУ, обеспечивалось их взаимодействие, а также решались задачи по интеграции с автоматизированными системами архивного хранения и экспедирования документов.

В этот период одним из ключевых направлений развития корпоративной системы документооборота стало освоение и расширение применения технологии взаимоувязанного документооборота, поэтапное подключение к данной технологии всех территориальных учреждений Банка России с постоянным расширением видового состава и количества документов, пересылаемых в электронной форме.

2005–2006 гг. – завершен важный этап: с учетом достигнутых масштабов работы обновлена нормативная база по основным вопросам применения САДД БР и технологий электронного документооборота в Банке России. САДД БР определена как базовая технология для передачи документов в электронной форме.

2007–2008 гг. – практическое массовое применение технологий электронного документооборота на основе САДД БР, постоянное увеличение объемов документов, передаваемых в электронной форме.

В течение 2007 г. велась практическая работа по переходу к использованию типового программного продукта в рамках всей САДД БР (как для САДД ЦА, так и для САДД ТУ). В центральном аппарате Банка России после десяти лет эксплуатации системы в ноябре 2007 г. состоялся перевод САДД ЦА на новое программное обеспечение с портацией накопленной базы данных. Реализация подобных проектов сама по себе может быть предметом обстоятельного рассмотрения. Здесь отметим лишь то, что выполнение этой сложной задачи сопровождалось многоаспектной организационной и методической работой, в том числе проведением инструктажа и консультаций для большого числа пользователей системы.

В настоящее время развитие САДД БР продолжается в направлении достижения все более высоких уровней зрелости системы как в Банке России в целом, так и в отдельных его учреждениях и подразделениях продолжается. При этом решаются вопросы:

дальнейшего расширения применения технологий электронного документооборота, синхронизации требований к работе с документами в соответствующих нормативных и иных актах Банка России;

оптимизации документационных процессов, обеспечивающих конкретные функции Банка России, на основе возможностей новых информационных технологий;

интеграции САДД БР с другими корпоративными информационными системами, что позволит обеспечить применение комплексных технологий и проводить дальнейшую оптимизацию бизнес-процессов;

комплексного развития систем электронного документооборота и хранения документов.

Можно сказать, что история создания и применения САДД БР в целом отражает основные этапы развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота в нашей стране: автоматизация процессов работы службы ДОУ; автоматизации документооборота в рамках организации в целом; применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально-распределенной системе учреждений;

взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме;

создание комплексных корпоративных технологий работы с документами и информацией.

Развитие САДД БР осуществляется с учетом достижений в области автоматизации процессов работы с документами, в том числе демонстрировавшихся на ежегодных конференциях-выставках «Docflow», а также опыта применения подобных технологий другими крупными организациями в России и за рубежом, в том числе центральными банками других государств [204].

Применение и развитие САДД БР неразрывно связано с разработкой и изданием соответствующих нормативных и других документов Банка России, а также решением вопросов управления персоналом. Более подробному рассмотрению этих аспектов посвящены последующие разделы данной главы книги.

 

7.2. Регламентация применения системы автоматизации документооборота в Банке России

Вопросы формирования и развития нормативной методической базы по вопросам управления документацией в Банке России и использования САДД БР заслуживают самостоятельного рассмотрения. Каждый этап развития САДД ЦА, САДД ТУ и в целом САДД БР подкреплялся соответствующими нормативными, распорядительными и методическими документами. Основная часть этих документов по своему содержанию и масштабу распространения прямых аналогов не имела.

Сложившееся к настоящему времени в Банке России нормативное и методическое обеспечение по вопросам управления документацией и использования САДД БР включает пять уровней регулирования.

К первому уровню регулирования относятся нормативные акты Банка России (инструкции для центрального аппарата Банка России и для учреждений Банка России), организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, письма за подписью руководства Банка России) по вопросам ДОУ, внедрения и использования САДД БР и других смежных информационных систем и технологий, а также типовые квалификационные характеристики по должностям работников служб ДОУ.

Ко второму уровню принадлежат организационно-методические документы, инструктивные письма, подготовленные Административным департаментом Банка России (в ряде случаев – совместно с другими подразделениями). В их числе: типовые справочники САДД ТУ, рекомендации по порядку установки клиентских мест САДД БР, внедрению новых технологий документооборота и др.

В качестве третьего уровня можно выделить методические и справочно-информационные материалы по вопросам применения САДД БР, материалы по обмену опытом работы, публикуемые на соответствующем сайте в Корпоративном портале Интранета Банка России, а также материалы электронной конференции по вопросам применения САДД ТУ.

В современных условиях в Банке России использование Интранета и информационно-справочных систем стало существенным элементом информационного обеспечения сотрудников. Применение электронной конференции как формы работы дает возможность не только ответить на конкретные вопросы по организации и технологии документооборота, среагировать на возможные проблемные ситуации, но и одновременно оперативно довести эту информацию и другие методические материалы до сведения всех заинтересованных учреждений Банка России, исключить избыточную переписку по однотипным вопросам.

Четвертый уровень – это организационно-распорядительные и методические документы, издаваемые учреждениями Банка России на основе документов и материалов первого-третьего уровней, конкретизирующие процедуры применения САДД ТУ с учетом конкретных условий работы.

Пятый уровень – документы, регламентирующие выполнение конкретных бизнес-процессов. Этот уровень регулирования стал формироваться несколько позже названных выше, поскольку именно внедрение САДД БР позволило создать новые возможности оптимизации технологических процессов, обеспечивающих конкретные функции Банка России. В ряде аспектов регламентируется выполнение конкретных «сквозных» бизнес-процессов (на уровне как центрального аппарата, так и учреждений Банка России). Для этого проводится гармонизация требований к работе с документами (в том числе в электронной форме) в соответствующих нормативных и распорядительных актах.

Таким образом, существование нескольких уровней регулирования позволяет устанавливать единые для всех учреждений Банка России нормативные требования к организации документооборота в условиях использования корпоративных технологий и вместе с тем учитывать особенности организации работы в конкретных учреждениях и потребности оптимизации бизнес-процессов.

Приведем некоторые примеры, отражающие хронологию развития нормативно-методического регулирования САДД БР.

Так, весной 1997 г. были изданы документы, определившие порядок применения САДД ЦА на период внедрения системы в структурных подразделениях, которое было завершено в декабре 1997 г.

После завершения подключения всех структурных подразделений центрального аппарата Банка России к работе в САДД ЦА был утвержден регламент работы с документами в данной системе, который начал действовать в 1998 г. Одновременно была утверждена новая инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Банка России, нормативно закрепившая обязательное применение САДД ЦА для регистрации организационно-распорядительных документов.

Названный регламент имел инновационный характер. Его структура и комплекс регламентируемых вопросов (в основном методологических и организационно-технологических) вызвали значительный интерес специалистов в сфере управления документацией [69, 147]. На его основе аналогичные регламенты, учитывающие конкретные условия работы, начиная с 2000 г. разрабатывали и утверждали учреждения Банка России, в которых внедрялась САДД ТУ. Требования к применению САДД ТУ были включены также в инструкцию по документационному обеспечению управления в учреждениях Банка России.

В 2006 г. был введен в действие новый регламент работы с документами в САДД ЦА. С сохранением преемственности в ряде разделов, относящихся к внутреннему документообороту центрального аппарата Банка России, в новый регламент вошли требования к применению технологий САДД ЦА при работе с документами в электронной форме как для внутреннего, так и для взаимоувязанного документооборота между учреждениями Банка России. Этот регламент послужил моделью для разработки аналогичных документов в учреждениях Банка России.

Приведем в качестве примера характеристику некоторых фрагментов структуры данного регламента.

1. Общие положения. Зафиксировано, что регламент работы с документами в САДД ЦА устанавливает общие требования к организации и технологии работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата Банка России и обязателен к исполнению. САДД ЦА обязательна к использованию во всех структурных подразделениях центрального аппарата Банка России. При изменениях организационной структуры обеспечивается подключение к САДД ЦА вновь создаваемых структурных подразделений и подразделений, входящих в их состав.

Организационно-методическое руководство и контроль за организацией документооборота в центральном аппарате Банка России в условиях применения САДД ЦА осуществляет Управление документооборота Административного департамента.

2. Организация использования САДД ЦА. Установлено, что использование САДД ЦА осуществляется фиксированным кругом лиц, включенных в число пользователей системы, с присвоением им персональных идентификаторов, паролей и прав доступа. Определены основные категории пользователей системы в соответствии с их функциональными обязанностями. Регламентирован порядок подключения пользователей.

Установлено, что ответственность за организацию использования САДД ЦА в структурном подразделении возлагается на его руководителя. Руководитель структурного подразделения назначает своим распоряжением координатора использования САДД ЦА в структурном подразделении. Определены функции координатора использования САДД ЦА в структурном подразделении.

3. Категории документов, работа с которыми осуществляется в САДД ЦА. Установлено, что САДД ЦА предназначена для работы с нормативными актами и организационно-распорядительными документами Банка России. При этом допускается регистрация в САДД ЦА и иных видов документов, образующихся в деятельности структурных подразделений центрального аппарата Банка России, технология работы с которыми соответствует функциональным возможностям САДД ЦА.

Определены общие требования к работе с документами в электронной форме. Установлено, что электронная копия зарегистрированного в САДД ЦА документа, прикрепленная к его РК с соблюдением требований регламента, считается равнозначной данному документу.

4. Основные требования к организации регистрации документов в САДД ЦА. Установлен порядок централизованной либо децентрализованной регистрации конкретных категорий документов, ввода в базу данных файлов с электронными копиями документов, выполнения работ по сканированию документов на бумажном носителе.

5. Основные виды работ, выполняемые в САДД ЦА. Определен порядок действий пользователей при работе с основными функциональными режимами, предусмотренными в САДД ЦА, а также основные процедуры работы с документами в электронной форме и на бумажном носителе.

6. Основные требования к внесению информации в регистрационные карточки САДД ЦА. Установлены требования к порядку внесения информации об основных реквизитах документа, к заполнению конкретных информационных полей, к присвоению имен электронным файлам документов, внесению информации о прохождении документов и других метаданных.

7. Особенности работы в САДД ЦА с отдельными категориями документов. САДД ЦА позволяет учитывать особенности технологии работы с отдельными категориями документов, в том числе путем внесения дополнительных реквизитов в регистрационные карточки соответствующих групп документов, оптимизации процессов и процедур.

8. Использование САДД ЦА при работе с проектами документов. Установлены общие требования к электронному согласованию и визированию проектов документов.

9. Ведение справочников САДД ЦА. Определены общий порядок ведения справочников САДД ЦА, права и ответственность системных технологов за ведение конкретных справочников [79, с. 35–37].

Поскольку с самого начала внедрения САДД БР имелось в виду применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной технологии, практически одновременно с внедрением САДД ТУ была начата разработка документа, регламентирующего апробацию и внедрение взаимоувязанного документооборота. Надо отметить, что и до этого времени Банк России применял обмен документами в электронной форме с использованием других средств передачи электронных сообщений. Однако именно технология взаимоувязанного документооборота на основе САДД БР позволила впоследствии на новом качественном уровне организовать управление этими процессами. Началу этой работы послужил изданный еще в ноябре 2000 г. временный порядок взаимоувязанного документооборота на основе САДД БР.

В данном документе было записано, что под взаимоувязанным документооборотом понимается технология обеспечения взаимодействия САДД ЦА и САДД ТУ при регистрации документов и их передаче в электронной форме. При этом взаимоувязанный документооборот ориентирован на автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по каналам электронной связи, что обеспечивает оперативное доведение документов до адресатов, экономию трудозатрат при регистрации и справочно-информационной работе, а также возможность использования преимуществ непосредственного обращения к файлу документа. На начальном этапе апробация технологии проводилась с досылкой экземпляра документа на бумажном носителе для более четкого контроля правильности действий пользователей в территориальных учреждениях Банка России при отправке электронных копий документов. Названный временный порядок регламентировал также требования к организации приема и отправки электронных копий документов; категории документов, передаваемых в форме электронных копий; форматы файлов и другие вопросы.

Апробация новой технологии сопровождалась дальнейшим развитием функциональных возможностей САДД БР и поэтапным расширением состава участников взаимоувязанного документооборота. Это позволило весной 2003 г. перейти к применению данной технологии для рассылки электронных копий приказов и распоряжений Банка России как в учреждения Банка России, так и в подразделения центрального аппарата. На следующих этапах перечень категорий документов, рассылаемых в электронной форме, расширялся, что соответствующим образом регламентировалось.

В результате этой работы к 2006 г. были регламентированы основные вопросы применения технологии взаимоувязанного документооборота САДД БР как основного способа передачи документов в электронной форме, а также применения резервных и дополнительных средств доставки (электронные почтовые службы и Корпоративный портал Интранет Банка России). В частности, были установлены: требования к электронным адресам участников взаимоувязанного документооборота и порядок их использования;

требования к оформлению электронных копий документов и форматам записи файлов (как общие, так и конкретные для отдельных видов документов с учетом состава их реквизитов и технологии последующей работы с этими документами);

порядок приема и отправки документов в электронной форме с использованием САДД БР;

требования к использованию средств аутентификации и контроля целостности электронных документов;

основания для отказа в регистрации поступивших электронных копий документов (в случае нарушения требований к их оформлению, а также отрицательных результатов аутентификации и контроля целостности);

другие организационно-технологические требования.

С учетом возможностей технологий электронного документооборота и масштабов их применения в Банке России были переработаны ранее действовавшие и изданы новые инструкции по документационному обеспечению управления для центрального аппарата Банка России (2004–2008 гг.) и для учреждений Банка России (2009 г.). Эти инструкции базируются на концепции смешанного электроннобумажного документооборота и отличаются значительной новизной ряда положений (учитывая при этом положения государственных стандартов, в том числе ГОСТ Р ИСО 15489—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие положения»). В зависимости от уровня зрелости использования САДД ТУ в учреждениях Банка России предусмотрены различные формы внутреннего электронного документооборота как при работе с официальными документами, так и с проектами документов, что предоставляет возможность продвигаться к более высоким уровням освоения и применения новых информационных технологий [80, с. 52].

Таким образом, в Банке России сформирована нормативная основа применения элементов не только внутреннего электронного документооборота (в пределах САДД ЦА, а также каждого учреждения Банка России в рамках одной базы данных САДД ТУ), но и между САДД ЦА и разными базами данных САДД ТУ. По сути, на практике это позволило реализовать целостную технологию электронного документооборота между учреждениями Банка России в масштабе всей страны.

 

7.3. Организация повышения квалификации руководителей и специалистов Банка России по вопросам применения системы автоматизации документооборота

Вопросы управления персоналом составляют важную часть управления САДД БР. Ключевые вопросы работы с персоналом в условиях внедрения корпоративных систем и технологий электронного документооборота прежде всего связаны с признанием инновационных изменений в управлении документацией, влияющих, в свою очередь, на состав работников, участвующих в управленческом документообороте, формирование новых квалификационных требований к работникам, организацию повышения квалификации руководителей и специалистов по вопросам применения корпоративных технологий электронного документооборота [65].

Важно также учитывать, что в условиях корпоративных технологий, рассчитанных на применение во всех подразделениях организации (а электронный документооборот относится именно к таким технологиям), работа с персоналом должна вестись в масштабе всей организации. Кроме того, принималось во внимание, что на период внедрения САДД БР никакой базовой вузовской подготовки по этим вопросам будущие пользователи системы не имели (и не могли иметь в силу инновационности внедряемой технологии), поэтому самая первая задача заключалась в организации стартового обучения работников Банка России по этим вопросам. В дальнейшем стали использоваться и другие формы работы с персоналом, развития кадрового обеспечения САДД БР, прежде всего организация систематического повышения квалификации руководителей и специалистов.

Основные формы развития кадрового обеспечения САДД БР и повышения квалификации персонала Банка России по этой проблематике отражены на рис. 24 [79, с. 52].

Внедрению САДД БР сопутствовало утверждение в 2002–2003 гг. новых квалификационных характеристик по должностям работников и центрального аппарата, и территориальных учреждений Банка России. При этом для работников служб ДОУ и специалистов подразделений, участвующих в документационном обеспечении, наряду с требованиями знаний и умений традиционного делопроизводства и общей компьютерной подготовки, были включены позиции, предусматривающие знание основ технологии САДД БР, установленных процедур работы с документами на бумажном носителе и в электронной форме. Квалификационные характеристики были переработаны в 2007–2009 гг. В них включены новые квалификационные требования, связанные с применением технологий электронного документооборота на основе САДД БР. В настоящее время эти вопросы находят отражение в должностных инструкциях работников подразделений Банка России.

Мероприятия по повышению квалификации различных категорий работников Банка России явились составной частью поэтапного внедрения САДД ТУ в сочетании с оптимизацией документооборота. Так, только в 2000 г. было проведено 10 мероприятий, в рамках которых прошли обучение по дифференцированным программам четыре категории работников: руководители служб ДОУ, системные администраторы, системные технологи и пилотные группы пользователей всех территориальных учреждений Банка России. По сути, это был стартовый состав представителей территориальных учреждений, который, при поддержке специалистов центрального аппарата должен был обеспечить внедрение и начало эксплуатации САДД ТУ. Этим специалистам, в свою очередь, предстояло организовать ознакомление остальных пользователей САДД ТУ в их территориальных учреждениях с задачами внедрения системы и ее функциональными возможностями.

В первом цикле обучения пользователей участвовали представители разработчика программного обеспечения. С 2001 г. такие семинары проводятся силами специалистов Банка России и включаются в Каталог программ профессионального образования персонала Банка России.

Рис. 24. Основные формы работы с персоналом по вопросам применения САДДБР

Определенный приоритет имеют семинары по проблематике автоматизации документооборота, проводимые для системных технологов САДД ТУ, поскольку именно эта категория работников во многом обеспечивает сопровождение и развитие системы в территориальных учреждениях Банка России. Ежегодно проводятся два-три таких семинара, в которых участвуют представители всех территориальных учреждений Банка России. Эти семинары проводятся на базе различных образовательных учреждений Банка России, а также отдельных территориальных учреждений, чтобы участники имели дополнительные возможности для обмена опытом работы.

Содержание обучения в рамках семинаров для системных технологов САДД ТУ до последнего времени во многом носило уникальный характер. К тому же в публикациях учебно-методического характера и по вопросам внедрения КСЭД в других российских организациях эти вопросы еще не рассматривались.

Конкретная тематика занятий ежегодно актуализируется с учетом очередных задач по развитию САДД БР. В этом смысле семинары не только являются учебными мероприятиями, но и играют ключевую роль во внедрении нововведений, в согласованном и поступательном

развитии технологий автоматизации документооборота и нормативной базы Банка России по этим вопросам.

На рис. 25 в качестве примера приведена схема, иллюстрирующая организацию взаимодействия Административного департамента Банка России и Межрегионального учебного центра Банка России в период подготовки и проведения тематических семинаров «Автоматизация документооборота» [84].

Учитывая большое значение знания новой нормативной базы в области организации и автоматизации документооборота, а также освоения новых функциональных возможностей САДД БР, в первый день семинара проводится тестирование слушателей (входной контроль) по вопросам, предполагающим выборочный ответ. Тестирование должно показать возможные пробелы в знаниях участников семинара. Для более полной реализации информационных потребностей слушателей и эффективной организации учебного процесса в начале семинаров также проводится проблематизация. Существенным психологическим моментом является то, что при проведении проблема-тизации каждому слушателю предлагается не только сформулировать наиболее актуальные для него вопросы, но и рассказать участникам семинара о положительных результатах применения САДД ТУ за истекший год. Такая форма занятий позволяет повысить мотивацию слушателей, донести до них информацию о реальных успехах учреждений Банка России по внедрению новых технологий документооборота на основе САДД БР и масштабах этой работы.

Анализ результатов тестирования и проблематизации позволяет преподавателям своевременно вносить соответствующие коррективы в изложение учебного материала и более подробно рассматривать проблемы, имеющие для участников семинара особую актуальность.

За последние годы в условиях применения технологий электронного документооборота САДД БР сформировались основные тематические блоки проводимых семинаров «Автоматизация документооборота» (40 ч):

развитие нормативной базы управления документацией (на государственном уровне и документы Банка России);

анализ и обобщение практики применения САДД БР;

технологические процедуры документооборота;

изучение новых версий ПО;

вопросы применения криптографических средств в электронном документообороте;

вопросы развития информационно-телекоммуникационной системы Банка России;

организационно-методическое обеспечение автоматизации документооборота и функции системных технологов САДД БР.

Рис. 25. Схема информационного взаимодействия Административного департамента Банка России и Межрегионального учебного центра Банка России

Кроме традиционных форм лекционных и практических занятий используются анализ конкретных ситуаций, «мозговой штурм», «круглые столы» по обмену опытом работы, в ходе которых наряду с рассмотрением специальных вопросов отрабатываются также коммуникационные умения и навыки специалистов – системных технологов. В качестве примера приводится краткое описание методики проведения «мозгового штурма» по проблемам электронного документооборота (см. приложение к настоящей книге).

Таким образом, помимо учебных целей, проведение семинаров по автоматизации документооборота, в том числе использование различных форм занятий, является одним из каналов «обратной связи», условием успешного внедрения новых информационных технологий, уникальной возможностью анализа проблемных ситуаций и обмена опытом. В целом для Банка России как для крупной иерархической организации эту форму работы с системными технологами САДД ТУ можно рассматривать как один из инструментов управления развитием САДД БР.

Важным элементом кадрового обеспечения САДД ЦА и САДД ТУ является подготовка пользователей системы, осуществляемая в двух формах:

стартовое обучение, выполняемое при подключении к работе с системой;

последующие инструктажи и информирование, проводимые при внедрении новых версий программного обеспечения [79].

О значении этой работы дает представление уже упоминавшееся общее число пользователей САДД БР (более 25 тыс. человек по данным на начало 2010 г.). Организация работы с пользователями основывается на сочетании обучения основным функциональным возможностям САДД БР (т. е. компьютерной технологии) с повышением квалификации по вопросам организации документооборота в Банке России, развития нормативной базы электронного документооборота. Такая форма работы содействует оптимизации бизнес-процессов с учетом новых функциональных возможностей САДД БР.

По мере расширения применения технологий электронного документооборота при работе с пользователями рассматривается все более широкий круг вопросов по работе с документами в электронной форме.

Задачи подготовки пользователей в основном решают системные технологи САДД ЦА (в рамках центрального аппарата) и САДД ТУ (в рамках отдельных учреждений Банка России) во взаимодействии с другими специалистами и учебными центрами банка России. В настоящее время ведется работа по созданию специальной автоматизированной тренинговой системы, позволяющей вновь подключаемым пользователям овладевать базовыми знаниями по использованию функциональных возможностей САДД БР. С учетом возрастающего числа пользователей САДД БР и соответственно необходимости использовать новые формы работы создание такой системы (сочетающей возможности информационного ресурса, обучающей программы и контроля знаний) представляется перспективным.

Таковы основные аспекты кадрового обеспечения САДД БР, являющиеся важной составляющей ее эффективного функционирования.