Yasmin,

Regards,

Levi Danes

Предмет обсуждения

Associate Manager of Strategic Marketing

As you know, Bob Halling plans to step down at Assistant Director of Management Information Systems in the coming month. After giving the matter careful thought, I would like to be considered for the position. Here are my reasons:

Vector, Inc.

[email protected]

RESULTS

Результаты

In the 2 years that I’ve been at my post as Associate Manager of Strategic Marketing Communications, I pioneered the Vector, Inc. e-ads that resulted in an unprecedented 12 percent upswing in early adopters of Poetics 5.9.

MANAGEMENT

Менеджмент

I have a total of 16 reports, including 2 direct team managers, 1 direct cross-functional manager, and 3 indirect team managers. I have also tightened the relationship with the Tactical Sales Department, initiating the weekly cross-functional Web chat.

VISION

Видение

I believe that Vector is posed to capture an additional 10 percent of the market share in Q2 and Q3. MIS is the kingpin of this expansion, provided that decentralization is accompanied by: (1) a strict unification of the Vector platform among departments, functions, and employees; (2) an understanding that documentation equates action; and (3) speed and flexibility of resources adapt to market trends.

Подтверждение доброй воли

I welcome the opportunity to discuss my vision with you in more detail. I thank you for your attention.

 

Инструменты

Цифры вызывают доверие

Хорошо это или плохо, но люди считают, что цифры в отличие от слов заслуживают доверия. 10 – это всегда 10, а 1,5 миллиарда – всегда 1,5 миллиарда. А что такое «компетентный»? Или «успешный»? Или расхожее «пунктуальный»?

Значение слов меняется, оно обусловлено контекстом. На их смысл влияют фраза, абзац, текст и порядок чтения документа. Кроме того, коннотации слова зависят от автора и читателя: их симпатий и антипатий, ожиданий, знаний и настроения.

Цифры – убедительный довод

Если, просматривая текст, человек видит много цифр, у него возникает ощущение, что автор объективен и опирается на факты. Когда адресат читает текст внимательно, цифры становятся еще более убедительным аргументом.

Старайтесь обозначать числа не словами, а арабскими цифрами. Вместо «four years at my post», напишите «4 years at my post». «Moved from the fifth rank to the fourth» замените на «moved from number 5 to number 4».

Цифры помогают структурировать изложение – вы можете пронумеровать свои тезисы, например, так: (1), (2) и (3). Читатель не только поймет такой текст быстрее, но и воспримет его как логичный, надежный и правдивый.

Цифры экономят время

«Three-hundred and thirty-three thousand seven-hundred and forty-eight» может потребоваться в контракте, но в ином контексте такое написание – пустая трата времени. Куда лучше написать «333,748». Вместо «The meeting is at four o’clock» напишите «The meeting is at 4 PM». И даже «I phoned five times» в e-mail лучше заменить на «I phoned 5 times».

E-mail становится все более стремительным и кратким средством обмена информацией, и железное правило английской грамматики – никогда не начинать предложение с цифр – нарушается все чаще. Мы можем использовать фразу: «10 new outlets have opened», – не рискуя навлечь на себя гнев грамматистов.

 

Hello,

Regards,

Robert Grunman

Предмет обсуждения

Business Unit Manager

I’m away from my desk Oct. 10–21, 2007.

Vector, Inc.

[email protected]

Заверение

Your e-mail will be saved and read upon return.

Альтернатива

If you have a pressing problem, please contact Susan Fryland at  [email protected] .

 

Инструменты

Не забудьте предупредить, что не сможете отвечать на письма

Казалось бы, что может быть проще, чем написать: «I’m away from my desk» – и отправить такое сообщение коллегам? Оказывается, это заблуждение. Такие письма часто посылают неправильные сигналы. Люди получают информацию, но не всегда воспринимают ее так, как нужно.

К примеру, сообщение «I’ll be on vacation next week…» может вызвать негативную реакцию. Вы уходите в отпуск? Это значит, вы не будете работать? Но ведь бизнес требует неусыпного внимания 24 часа в сутки!

Даже если вы заслужили отдых, не нужно хвастаться. А то и вовсе упоминать об этом. Не факт, что это обрадует тех, кто продолжает трудиться не покладая рук. Люди могут позавидовать вам и даже разозлиться.

Избегайте обезличенных сообщений

«This e-mail will not be answered before March 19», – плохой вариант. Адресат не знает, почему вас не будет на рабочем месте, и беспокоится, вернетесь ли вы вообще.

Люди могут понять такую формулировку неправильно. Например, воспринять ее как отказ. Представьте, что ваш коллега направил вам откорректированный план производства. Он ждет ответа и надеется, что вы оцените его труд, а вместо этого получает крайне нелюбезное уведомление.

Фраза «This e-mail will not be answered before March 19» выглядит так, словно ее сгенерировала компьютерная программа. Человек, который не пожалел времени, чтобы сообщить вам необходимую информацию, едва ли обрадуется общению с машиной – сетевое общение и так обезличивает собеседников. Людям нужно хотя бы иллюзорное подтверждение, что вы остаетесь на связи и по-прежнему думаете о бизнесе.

Сделайте уведомление об отсутствии более человечным

Самый простой способ добавить в текст теплоты – использовать личное местоимение и указать – в самом общем виде – причину отсутствия. К примеру, так: «I’ll be traveling and unable to regularly respond to my e-mail Sept. 12–28». Обратите внимание на глагол: «I’ll be unable to respond», а не «I’ll be unable to check».

Если вы проверяете свою почту, вероятность ответа повышается. Если же вы не собираетесь работать в указанный срок, не вводите людей в заблуждение. Дайте им знать, что ответите по возвращении или в назначенный день. Возможные варианты: «I’ll be unable consult my e-mail between Feb. 13–30». Или «I’m on leave from Jan. 6 to April 19».

Не упустите шанс рассказать о своих успехах

Если вы уезжаете по делам бизнеса, уведомление об отсутствии способно улучшить ваш имидж. Ведь оно позволяет вам рассказать о своих успехах. В этом случае оно может выглядеть так: «I’ll be presenting Poetics 5.9 at the Pan-Pacific Innovative Technology Conference, August 8–15».

Уведомляйте людей о перерывах в работе офиса

Если по какой-то причине офис будет закрыт, не забудьте уведомить об этом всех заинтересованных лиц. «I will be unable to check e-mail May 7–9 during the move of our offices from 1523 North Clarendon to 223 North Broadway. If you need to contact me, please phone…»

Подобным образом, если персонал в полном составе уходит в отпуск, сообщите об этом всем, кого это касается. «On behalf of the Vector Sales Team, allow me to wish you a Happy Holiday Season. The Vector, Inc. Sales Office will resume regular working hours on Jan. 3, 2008».

Не забудьте сообщить, когда вернетесь

Иногда есть смысл прибавить к сроку возвращения день-два – это даст вам время разобраться с накопившейся корреспонденцией. Но не забудьте сообщить конкретную дату своим адресатам. Тогда они будут спокойно ожидать ответа. «I’ll be back in the office on Dec. 12» звучит более обнадеживающе, чем «I’ll be back in the office next week».

Непременно напишите, что, если в назначенный срок вы не ответите на письмо сами, это сделает кто-то другой. Не оставляйте людей в подвешенном состоянии. Это некрасиво. Они отправляют вам сообщения, надеясь на отклик. Дайте им знать, кто и когда прочтет их письмо.

Предоставьте адресату альтернативу

Сообщите людям, к кому они могут обратиться, пока вас не будет. Дайте им телефонный номер одного из своих коллег или объясните, как связаться с вами в экстренной ситуации. Такой жест показывает, что вы беспокоитесь о своих деловых партнерах. Адресат будет знать, что о нем позаботятся, даже если вас нет на месте.

 

Jeanette,

Regards,

Sally Barb

Предмет обсуждения

Strategic Analyst

I am writing to request a transfer from the Strategic Planning Team to the Strategic Implementation Team.

Vector Dimensional

[email protected]

Достижения

As you know, I have received very favorable performance reports for the last 4 reviews. Last year, I was proud to receive a Vector Employee Distinction for my work on the Poetics 5.9 Outsourcing. Under your supervision, I have helped develop plans that have enabled Vector, Inc. subsidiaries to grow by 7 % in 5Q. I have, in fact, proven my abilities.

Сдерживающий фактор

But for some time, I have felt as if I am not reaching my potential in my current position. I believe I am not contributing as much as I can. In addition, because of personality conflicts that have arisen within the SP team, I am less and less comfortable at my post.

Мотивы

Strategic Implementation, however, is suited for my career goals and path. It will allow me to make the most of my background in management and management training. For example, my 2-year experience with tolled information environments is of use as we shift gears toward tolling in the service sector. I believe that Philip Qun would welcome me aboard.

Подтверждение доброй воли

Let me know if you’re open to further discussion.

 

Инструменты

Прежде чем попросить о помощи, напомните о своих заслугах!

Как правило, люди благосклонны к тем, кто помогал им в прошлом. Но не рассчитывайте, что они помнят ваши достижения. Такое бывает крайне редко. Освежите их память. Выложив свои козыри, вы завладеете вниманием адресата, после чего можете изложить свою просьбу.

Не жалуйтесь на проблемы и трудности

Всем известно, что никто не любит жалобщиков. Тот, кто ворчит и плачется, плохо вливается в коллектив и не получает повышений.

Сообщайте негативную информацию деловым бесстрастным тоном. Не нужно говорить, что из-за скандалов в отделе у вас всю ночь болит живот. Просто отметьте, что в группе случаются межличностные конфликты.

Ваша цель должна выглядеть закономерным следствием происходящего

Обоснуйте свою позицию так, чтобы ваша цель выглядела закономерным следствием цепочки событий. Для адресата она должна быть частью единого целого. Покажите, что логика требует решить вопрос в вашу пользу. Если вы сделали X в прошлом, занимаетесь Y в настоящем, вам сам бог велел взяться за Z в будущем. Адресат должен это почувствовать.

Чтобы убедить, нужна конкретность

Одно дело – просто сказать, что вы ценный специалист. Совсем другое – что ваши действия «enabled Vector Dimensional subsidiaries to grow by 7 %». Если вы просите босса о повышении или переводе на другую работу, приведите веские аргументы. И помните: конкретика всегда убедительна.

Подавайте информацию должным образом. Подкрепите каждый тезис одним-двумя примерами. Общее утверждение задает контекст для дальнейшего развития мысли («It will allow me to make the most of my background in management training»), а дополнительные сведения позволяют оценить детали («my 2-year experience with tolled information environments»).

 

Варианты

For example… Here’s an illustration…

For instance… Imagine…

Specifically… Picture it like this…

Such as… Think of it this way…

That means… In other words…

In particular… Explicitly…

Поставьте себе диагноз

Представьте, что перед вами лежат все электронные письма, написанные в компании в отдельно взятый день.

Некоторые сотрудники пишут легко и бойко. Остальных, чьи письма оставляют желать лучшего, можно разбить на несколько категорий:

• испытывают трудности, начиная письмо;

• испытывают трудности при отборе релевантной информации;

• испытывают трудности, структурируя информацию;

• испытывают трудности при построении фраз;

• испытывают трудности при выборе верного тона;

• испытывают трудности, связанные с билингвизмом;

• испытывают трудности, делая ошибки в словах;

• испытывают трудности при исправлении ошибок;

• испытывают трудности при компоновке текста.

Чтобы справиться с проблемами такого рода, не нужно учиться годами или овладевать сложными методиками. Все, что вам нужно, – выявить недостатки своего подхода к созданию текстов и заменить его более эффективной стратегией.

 

Laurence,

Sincerely,

Anne Seetel

Предмет обсуждения

Investment Analyst

I have been offered the position as Chief Investment Analyst at Vector, Inc. After careful consideration, I decided to accept the post.

Lumina Corp.

[email protected]

Причина

It was a difficult decision to make. During the last 2 years, I have worked hard to expand Lumina’s real estate portfolio – I know you’re aware of my accomplishments in that area.

You also know that I have requested greater responsibility and flexibility in decision making. Vector, Inc. will provide me with the opportunities I seek.

Заверение

Please know that I have enjoyed working with you, and hope to continue our business relationship in the future. In keeping with my contract, I will be at my post for one month from today (July 28, 2007). I am always available to do whatever I can to help you fill the position.

Подтверждение доброй воли

 

Инструменты

Увольняйтесь, не откладывая в долгий ящик

Решимость – ключевая черта менеджеров среднего и высшего звена. Но в момент увольнения им порой мешает преданность компании. Сказать, что вы покидаете судно, непросто, особенно если с коллегами вас связывают тесные плодотворные отношения.

Любые эмоции – как положительные, так и отрицательные – следует держать в узде. Сообщая о своем увольнении, сохраняйте спокойный деловой тон, дружелюбный, но твердый. Возможно, в будущем вам понадобится рекомендательное письмо от адресата. Используйте увольнение как случай навести мосты, а не сжигайте их. Постарайтесь уйти так же красиво, как пришли.

Объясните причины увольнения

Хотя некоторые работники предпочитают лаконичное «This e-mail serves as notice of my resignation…», это не лучший вариант. Такая формулировка годится лишь в том случае, если вы уже обговорили все детали устно. В противном случае она производит неприятное впечатление. Коротко сформулируйте причины увольнения и сделайте это так, чтобы у людей не осталось неприятного осадка.

Подтвердите желание сохранить деловые отношения

Самая продуктивная стратегия при увольнении – сказать боссу, что хотите сохранить с ним деловые отношения. Многие специалисты меняют место работы каждые три-четыре года, и, возможно, в один прекрасный день вы и ваш бывший босс снова окажетесь в одном офисе. И это еще одна причина высказать в письме об увольнении положительные впечатления о своей работе. Не нужно превозносить свою компанию до небес, достаточно сказать несколько теплых слов, которые помогут вашему руководителю сохранить лицо, когда он узнает, что вы решили уйти.

 

Сетевой этикет

Точка с запятой смотрится в e-mail не лучшим образом. Раньше этот знак препинания широко использовался при описании ноу-хау, специальных знаний и навыков. Золотая пора точки с запятой в английском языке – XIX век, когда фразы были длинными и сложными. В XX веке предложения становятся короче и проще, и точку с запятой употребляют все реже. С появлением электронной почты точка с запятой окончательно сдает позиции, уступая территорию многофункциональному тире.

Основная функция точки с запятой в e-mail – разделять длинные однородные члены предложения с внутренними запятыми. Например: «I worked hard to: increase subscription, particularly in the Asian market, prior to the IPO; restructure the bad debt caused by manufacturing shortfall in silicon output ITS; and managed the cross-functional Silicon Output R&D and Sales teams».

Еще одна распространенная функция точки с запятой имеет скорее стилистическое, нежели практическое значение. Она объединяет два предложения, тесно связанных по смыслу, особенно когда нужно подчеркнуть официальный характер документа. Она похожа на солдата, охраняющего границу, которая соединяет и одновременно разделяет.

Желательно, чтобы оба предложения имели сходную синтаксическую структуру. Например: «You state your regret simply; you don’t dwell on it». Это сходство подчеркивает, что они тесно связаны между собой. Мысль, выраженная в первой части, зеркально отображается во второй.

Правильное употребление точки с запятой говорит о том, что пунктуация для вас – не проблема. Однако, если вы используете ее не к месту, это показывает, что вы плохо владеете пером и можете допустить другие ошибки – как на письме, так и в работе.

Все пишут по-разному

При создании текстов у каждого есть свои сильные и слабые стороны. Они зависят от множества причин, в том числе образования, интересов и отношения к чтению. На умение писать влияют ваши музыкальные предпочтения, место жительства, страны, где вы побывали, и языки, на которых вы говорите. Эти различия порождают массу нюансов манеры письма.

Но это не означает, что деловые письма, написанные разными людьми, радикально отличаются. Природа e-mail предполагает примерно одинаковый подход к тексту, кто бы ни был его автором.

 

John, Jim,

Regards,

Bernadette Mason

Предмет обсуждения

Finance Manager

I would like to bring to your attention that the remodeling of the executive MIS offices is causing considerable disruption to the Finance Department.

Vector, Inc.

[email protected]

Ситуация

We are under deadlines to finish working capital ratios as Q4 draws to a close. This task is all the more challenging in the wake of the Solaris merger. Both expectations and tensions are high.

Помехи

Consequently, the power outages in the MIS wing have caused considerable disruption to the staff. Despite temporary insulation, the noise has reached noxious levels. Worker sick days are on the rise just when we need every desk filled.

Решение

I suggest that we temporarily move our offices to the Brooklyn branch until the remodeling work is completed. Another, more cost-effective option involves slotting the remodeling work in evening and night shifts.

Подтверждение доброй воли

I would be happy to discuss any solutions you might have.

 

Инструменты

Скажите боссу то, что он должен знать

Большинство руководителей высшего звена видят в первую очередь общую картину и могут упустить детали. Не думайте, что босс осведомлен о ваших злоключениях на рабочем месте. И не считайте, что они ему интересны.

Бóльшую часть времени вы преодолеваете трудности самостоятельно. Потом вы сообщаете коллегам о своих достижениях и пытаетесь довести их до сведения начальства.

Но когда решить проблему не в вашей власти, нужно оповестить о ней руководство. Если ваши претензии справедливы, вам непременно пойдут навстречу.

Дайте понять, сколько людей пострадало и как проблема влияет на их работу

Если неприятность случилась у одного или двоих – ее значимость невелика. Когда проблема возникла у нескольких сотрудников – она требует внимания. Если недовольство может привести к судебным искам, нужно устранить его причину немедленно.

Приведите факты, которые подтверждают, что выполнение работы под угрозой, и вы наверняка заработаете очки у руководства и сможете решить проблему.

Предложите собственное решение

У босса есть власть, а у вас идея – а значит, вы сработаетесь. Но будьте осмотрительны! Не нужно давать указания начальству – вы просто предлагаете ему один или несколько подходящих вариантов, помогая сэкономить время и силы. Босс может изучить и другие решения. Или принять собственное на основании ваших данных.

Следите за своим тоном

Вам известно, что те, кто жалуется, кажутся нытиками? Этот тон сквозит в письме. Он чувствуется в выборе лексики и ритме фраз. И это ужасно. Бизнес требует разных качеств: решимости, целеустремленности, креативности и умения принимать решения. Но он не переносит нытиков. Поэтому ваш тон должен быть спокойным и деловым. Задача «challenging», но не «impossible». Не говорите, что шум «horrible». Скажите, что он «noxious».

 

Варианты

Would you consider…

I would like to bring to your attention…

Are you aware that…

What do you think about…

You’re probably aware…

Have you had time to give consideration to…

Have you had a chance…

Did you happen to have time to…

Your viewpoint will be much appreciated regarding…

There’s a situation that perhaps needs your attention…

Could you give me your opinion on…

It would help me to have your feedback on…

I would like to draw on your experience regarding…

You know better than I do how…

Allow me to make a suggestion…

Please allow me to describe…

Подражать не значит копировать

Если вы подражаете опытному гольфисту, нанося удар по мячу, вы учитываете собственные возможности и физическую подготовку. Вам не удастся точно скопировать чужие движения.

Если вы подражаете тому, кто умеет хорошо писать, вы берете текст и используете чужие находки применительно к иным целям и условиям. Вы не переписываете его дословно.

 

Li Ahn,

Si Petham

Предмет обсуждения

Account Analyst

I wanted to let you know right away that I appreciate the generous bonus.

Vector, Inc.

Самоотдача

[email protected]

I’ve worked hard to obtain results for Vector in Accounts Receivable. Getting this job done has been and will continue to be my priority. I am happy that the wealth I’ve generated for the firm has been recognized and rewarded.

Признательность

Thank you,

 

Инструменты

Если хотите поблагодарить, сделайте это сразу

Чем быстрее вы скажете спасибо за бонус, тем более искреннее будет выглядеть ваша реакция. Немедленное выражение признательности показывает, как важна для вас эта награда.

Если же вы замешкаетесь с ответом, это произведет прямо противоположное впечатление. Разумеется, вы были слишком заняты. Но каждый знает, что на самом деле всегда можно найти пять минут, чтобы сказать спасибо. Чем дольше вы тянете, тем формальнее выглядит ваш ответ. В мире, где дорога каждая минута, запоздалая благодарность вызывает сомнения.

Устного спасибо недостаточно

Похлопать босса по плечу перед собранием и поблагодарить его за бонус не повредит, но гораздо лучше выразить признательность письменно. Такая благодарность более значима. Такова разница между устной и письменной речью: сказанное исчезает без следа, а написанное сохраняется надолго.

В англоязычном мире печатное слово ценят больше устного. Оно имеет вес и вызывает уважение. Текст осязаем, надежен и долговечен. Не зря уже тысячи лет назад, на заре появления клинописи в Месопотамии, письменное слово обладало юридической силой. Если у вас есть записи, вы имеете доказательства. Благодарственное письмо производит куда больше впечатления, чем брошенное на ходу «thank you».

Благодарность дает повод высказаться

Благодарность дает возможность высказать вещи, которые в иных случаях будут истолкованы как похвальба в корыстных интересах. Выражение признательности – удобный момент сказать что-то хорошее о работе, за которую вас наградили. Ваше «thank you» неизбежно привлечет внимание босса – не упустите случая извлечь из этого дополнительную пользу.

Рассказывая о своей работе, ограничьтесь парой фраз, будьте честны и избегайте хвастливого тона. Дайте понять, что вы преданы делу и гордитесь своими успехами. Тем самым вы посылаете сигнал, что вы хороший член команды, на которого можно положиться.

Не переборщите

Многократное и докучливое выражение признательности выставляет вас не в лучшем свете: вас сочтут либо льстецом, либо бедолагой, потерявшим надежду. Объясняя свою точку зрения слишком долго и подробно, вы будете выглядеть желторотым юнцом. Если вы постоянно поете дифирамбы компании, вас сочтут подхалимом.

Будьте кратки, прямы и искренни. Каждая фраза выполняет свою функцию, поэтому не нужно повторять одно и то же по десять раз. Принцип «лучше меньше, да лучше» актуален и здесь.

 

Входящие

Руководитель, который выдал вам премию, может быть тираном или либералом. Но в любом случае он заслуживает благодарности (даже если он поощрил вас не по своей воле). Простое спасибо значит для людей очень много. Оно помогает укрепить существующие отношения или наладить контакты, которых пока нет.

Но главное, благодарность – это знак внимания, который подтверждает ваши социальные навыки. А умение вести себя вежливо, корректно и с достоинством равноценно уверенности в себе.

 

Правка

До: комплименты наставнику

I remain at your disposal,

Dear Ms. Dillon,

Lisa Harding

Please allow me to take this opportunity to hereby convey and express my heartfelt gratitude for the insightful observations that you generously offered on the occasion of the Human Resources meeting at Vector, Inc., headquarters on August 12, 2007.

MIS Assistant Manager

In point of fact, yesterday’s meeting, as you obviously know, had taken an unfortunate turn during the sustained discussions of the proposed viability and necessity of the Byron hires. Understandably, I was neither pleased, nor happy, nor hopeful, at the prospect of convincing the Compensation Analysts with the strength, logic, and rationale of my data, despite all the extensive and thorough preparation that I personally undertook prior to the meeting to make my case as clear and comprehensible as possible and despite the overwhelming amount of evidence at my disposal.

Vector, Inc.

The well-chosen timing of your cogent remarks and the evident force with which you delivered them not only secured the Analysts’ considerable attention, it also allowed them to reassess, reconsider, and reevaluate their position in light of the fact of your sharp observations. It was at that very moment that the tables turned, so to speak, and my case was given its due, thanks to you.

[email protected]

Please let me say here once more how valuable your support was to the likelihood and achievability of the hires. And the success to which you contributed is not to be forgotten.

Проблемы

Тон! Неужели вы хотите, чтобы вас приняли за выходца из Старого Света, который только что сошел с корабля на берег? Консерватизм и традиции – это одно, а тяжелый архаичный язык – другое. Слово «hereby» сегодня годится разве что для судебной повестки. Мудреные сложные обороты до сих пор используются в юридических документах, однако в ином контексте они звучат комично. Функция e-mail – обеспечить обмен информацией, а не щегольнуть экстравагантным стилем. Здесь нет места витиеватому слогу. Вычурный напыщенный язык отталкивает людей. Такая манера изъясняться показывает, что автор оторван от жизни. «Insightful» и «cogent» уместны в литературном тексте или деловой документации, но никак не в кратком рядовом письме.

Избыточность! Такие выражения, как «in point of fact» или «in light of the fact that», засоряют текст. Они не несут никакой информации и заставляют тратить время впустую. Люди, которые растолковывают свои мысли до мельчайших подробностей, обычно слишком многословны. Лишние слова не проясняют мысль, но затуманивают ее. Избыточность проявляется по-разному, и заметить ее бывает непросто. Один из самых распространенных вариантов – употребление групп близких по значению слов: «convey and express», «reassess, reconsider, and reevaluate». В деловом письме такой стиль неуместен.

Безудержная лесть! Если лавина комплиментов граничит с подобострастием, ваши слова звучат не слишком убедительно. Начальству нравится, когда его уважают, но подхалимаж по душе немногим. Благодарности и похвалы, которые переходят в славословие, работают против вас. Такой тон может сконфузить адресата или, хуже того, поставить под сомнение вашу мотивацию. У босса могут возникнуть подозрения на ваш счет. Ведь льстецы обычно преследуют корыстные цели.

Решение

Используйте современную лексику. Если речь идет о словах, которые вы слышали от босса, встречали в отчете компании или в деловой периодике, употребляйте их с чистой совестью. Но если вы подражаете своей бабушке или историческому роману, это не самый удачный выбор. К примеру, оборот «I remain at your disposal» был в ходу в прошлом веке, но сегодня он воспринимается как архаизм. В то же время слово «disposal» воскрешает в памяти такие сочетания, как «trash disposal» и «garbage disposal».

Помните, лишние слова делают текст менее энергичным. Избыточность посылает неправильные сигналы: она показывает, что вы не способны четко сформулировать мысль и переливаете из пустого в порожнее, отнимая время у адресата. Последнее – весьма серьезный проступок.

Если вы отредактируете письмо и избавитесь от лишних слов, текст уменьшится в два, а то и в четыре раза. Представьте, что все письма в вашей папке «Входящие» сократились вчетверо. Ненужные слова занимают место на жестком диске, в памяти, на экране – но при этом не выполняют своей функции.

«The extensive and thorough preparation that I personally undertook prior to the meeting». Вместо этого достаточно сказать: «I was prepared for the meeting». «In point of fact» это просто «in fact», а «in light of the fact that» – «in light of». И таких примеров немало.

Ваши комплименты должны быть искренними. Если человек оказал вам услугу, поблагодарите его. Просто отметьте его поступок и выразите признательность. Этого вполне достаточно.

После: комплименты наставнику

Thanks again,

Nikki,

Lisa Harding

MIS Assistant Manager

I just want to quickly thank you for lending me your support in the HR Policy Meeting yesterday.

Vector, Inc.

The Compensation Analysts were so against the necessity of the Byron hires that they weren’t listening to the facts – I don’t even think they reviewed the stats I prepared. Although I pride myself on my communication skills, I was becoming frustrated. You stepped in at just the right moment. By voicing your support, you enhanced my creditability. And we got the hires.

[email protected]