Rajaa,

Regards,

Michael Morris

Предмет обсуждения

Mergers and Acquisitions

As you requested, please find below details on the I-Dimensional deal.

Vector, lnc.

[email protected]

Резюме

Type: Production

Duration: 10 years

TVC: $17.2 million

Scope: SA

Closing Date: 2/22/2007

Objective of the Mexico Closing

Цель

I-Dimensional will provide Vector with Lumina-built computers. The two required agreements with I-Dimensional – worldwide supply and IP – were negotiated in Europe and are already in place.

Sale of Assets

Активы

The purchase price for assets – production machinery, equipment, office furniture, maintenance spares and inventory – has to be settled before closing. At signing, it was estimated at $8.4M.

Подтверждение доброй воли

Please feel free to contact me for clarification.

 

Инструменты

Сделайте техническую информацию более человечной, разбив ее на кусочки

Текст, изобилующий техническими терминами, читать нелегко – от этого никуда не деться. Чтобы ослабить натиск специальной лексики, разбейте письмо на небольшие абзацы с заголовками. Пустое пространство дает отдых глазам и делает чтение менее утомительным – так вы поможете адресату быстро просмотреть документ.

Не бойтесь свободного места

Чем больше в письме свободного места, тем проще получателю ориентироваться в тексте письма на экране. Если ваш почтовый клиент не искажает форматирование, можно выделять отдельные фрагменты с помощью отступов. Например, выровнять подзаголовки по левому краю и увеличить поля для остального текста. Получатель оценит такую заботу о его комфорте.

 

Сетевой этикет

Как в жизни, так и в электронных письмах деньги и уважение обычно идут рука об руку. А если речь идет о миллионах долларов, вам хочется, чтобы подобные дела вели серьезные люди, а не легкомысленные и пустые. Крупные сделки отражаются не только на состоянии банковских счетов – они влияют на жизнь миллионов людей. Их косвенные последствия бывают очень мощными – они затрагивают рынки, процентные ставки и политические убеждения.

По этой причине сообщения высшего руководства о сделках, как правило, сдержанны и официальны. В отличие от прочих деловых писем, где достаточно написать: «Here’s the data you requested», – в данной сфере по-прежнему используются такие обороты, как «as you requested, please find below» или даже «as per your request, please find below». Это касается и лексики таких писем, вместо «getting money back» здесь скорее напишут «recover costs». Точка с запятой, которая все реже используется в e-mail, в официальных письмах позволяет извлечь максимум из объединения двух связанных по смыслу предложений: «I-Dimensional has real estate and financial interests in the site; I-Dimensional makes the lease payments».

Эти и другие маркеры формального стиля подчеркивают надежность, серьезность и значимость информации.

 

Doug,

Regards,

Kate Mylo

Предмет обсуждения

Contractions and Negotiations

I have completed my review of the Know Your Vector contract between Vector and Optimax. I list below my major concerns. I want to emphasize my concerns are really that – major.

Vector, Inc.

[email protected]

Letter of Agreement

Соглашение

The Optimax T&Cs refer to a pending Letter of Agreement containing details of Optimax services, their prices, and other T&Cs. The Letter of Agreement must be reviewed to ensure there are no further Vector obligations. According to Annette, disparity exists between services as described in the Scope of Work and the services actually being performed.

Price and Taxes

Цены и налоги

The Payments Clause in the contract (and in the Scope of Work) allows Optimax some latitude to change price quotes without Vector’s agreement. Because Vector usually demands more certainty in what it expects to pay, this is unacceptable.

In addition, prices exclude VAT and transport charges. Normally Vector is only liable for payments (including taxes) that are expressly stated in an invoice

Data Privacy

Конфиденциальность данных

Because Optimax will have access to personal information on Vector employees, we should add our standard data privacy clause.

Подтверждение доброй воли

Complimentary analysis on minor concerns will follow shortly.

 

Инструменты

О письменных документах – только в настоящем времени

Фраза «Optimax refers to a pending Letter of Agreement» требует настоящего времени. Прошедшее в данном случае неуместно. Этого требует тема сообщения – письменные документы. Логика такова: если упомянутый документ есть на свете, он всегда существует в настоящем времени. Его можно прочесть в любую минуту. Документы не уходят в прошлое, их окружает своеобразная аура вечности. В них всегда можно заглянуть, чтобы уточнить или исправить данные… даже если рукопись утеряна. Если документ создан, он остается с нами. Поэтому когда речь идет о документах, нужно использовать настоящее время.

Правила выделения названий и заголовков уходят в прошлое даже в официальной переписке

Вы помните, как учились – должны были учиться! – ставить в кавычки названия глав и небольших документов и выделять курсивом названия книг и печатных изданий. К примеру, название The New York Times в бумажном документе выделяют курсивом, а название статьи «New Round of Mergers Announced» ставят в кавычки.

В деловой переписке эти правила соблюдаются не всегда, возможно, потому что первые почтовые клиенты нередко превращали кавычки или курсив на дисплее адресата в абракадабру. Поэтому эстафету приняли прописные буквы – они используются для выделения заголовков в e-mail значительно чаще, чем в печатных документах.

Правильный, в общем-то, вариант «Letter of Agreement» в e-mail вполне может превратиться в Letter Of Agreement. Прописных букв достаточно, чтобы обратить внимание адресата на заголовок. А любое обоснованное выделение облегчает понимание текста.

Латинизмы в e-mail: да или нет?

Хотя язык e-mail стал проще языка бумажных документов, в нем по-прежнему присутствуют латинизмы. Один из них «e.g.» – example grata – вводит примеры. Другой «i.e.» – то есть – предваряет изложение сказанного иными словами.

Кроме широко известных «et al.» (и другие) и «etc.» (и так далее), есть и те, что встречаются реже, – «viz.» (а именно) и «c.f.» (следует сравнить).

 

Faris, Anne, and Souli,

Regards,

Предмет обсуждения

Susan Timmons

In working with you lately, I’ve noticed that we return again and again to the topic of confidentiality. Because we are responsible for ensuring that confidentiality is appropriately handled, I thought I’d set out a few of the basics:

Vector Legal Department

Vector, Inc.

Confidentiality Is Consequential

[email protected]

Последствия

When we receive confidential information, we may face civil or criminal penalties if we fail to handle it correctly. Confidential information cannot be disclosed unless the contract warrants disclosure. Penalties include loss of confidential status (including patent rights) and/or access to our information forever. Our competitive edge is brought into risk every time we risk confidentiality. In protecting confidentiality, Vector protects its freedom of action in developing products and services .

Confidentiality Is An Obligation

Обязанности

Signing a confidentiality agreement means taking on serious obligations. To track and communicate those obligations, the Vector recipient must implement a security plan detailing the steps Vector takes in order to comply with confidentiality. Vector Security assists business units with these obligation plans, from development through accomplishment.

Подтверждение доброй воли

Confidentiality is a complex issue, and I’ve only touched on a few main points here. More information is contained in the list of links below. As always, I’m available to provide additional information and advice.

 

Инструменты

Снабдите каждый абзац заголовком, выражающим ключевую идею

Заголовки могут резюмировать содержание, разжигать любопытство, вызывать вопросы. Заголовок, кратко формулирующий основную идею, – изящный способ донести свою мысль и одновременно структурировать документ. Такой заголовок помогает и отправителю, и получателю не сбиться с пути.

Завершите абзац ярким выразительным предложением

Если предварить рассмотрение технических вопросов заголовком и завершить его на эмоциональной ноте, текст станет более фактурным. Поскольку не все слова несут равную нагрузку, компоновка текста – один из простейших способов сегментировать внимание адресата. Она показывает, где резюме содержания, где главное, а где риторические фигуры.

Эмфатические конструкции тоже нуждаются в выделении. Ваше письмо должно радовать глаз, а не портить настроение. Если заголовки выделены жирным шрифтом, для заключительных фраз используйте курсив. Если заголовки выделены прописными буквами, для заключения годится подчеркивание. Но не перестарайтесь! Не нужно писать заголовок прописными буквами и при этом выделять его жирным шрифтом и курсивом. Это перебор. Постарайтесь ограничиться одним-двумя стилями.

Стилистические эффекты должны применяться последовательно. Если заголовки даны жирным шрифтом, основные мысли следует выделять другим способом, иначе вы собьете читателя с толку. Ваша задача – сделать текст более понятным, а не запутать людей.

 

Сетевой этикет

Иногда двойные кавычки ставятся, чтобы привлечь внимание к отдельному слову. Это делается с разными целями: чтобы дать определение термину, выразить сомнение или показать, что слово употребляется в ироническом смысле. К примеру, в предложении «This is our “unofficial” position» «unofficial» имеет оттенок сомнения. Кавычки показывают адресату, что слово требует особого внимания. Раньше в печатных материалах можно было встретить одиночные кавычки, которые выполняли те же задачи.

 

Alex,

Regards,

Lotta Bellam

Предмет обсуждения

Human Resource Analyst

On the phone yesterday, you requested advice on obtaining compliance in a compensation package remix. Here are some issues to keep in mind:

Vector, Inc.

[email protected]

Согласие

Consent = written acceptance. Usually we write a letter confirming the change and ask the employee to countersign for acceptance. Without consent, there is no basis for compliance.

Негативные изменения

Negative changes can still receive consent. Factors influencing consent include:

• the nature of the change

• the reason for the change

• mitigating circumstances.

Generally speaking, if employees perceive the reasons for the change as sound, they consent, and then they can be made to comply.

Vector cannot force employees to consent. Employees either have to be:

• convinced by the reasons for change and consent; or

• terminated in jurisdictions where it is possible to terminate.

Прекращение деятельности

Termination requires economic, technical, or organizational justification for restructuring.

Подтверждение доброй воли

If I get more precise detail about the size and nature of the change, as well as which employee groups it concerns, I will provide more precise advice.

 

Инструменты

Свободное место облегчает восприятие

Чем сложнее идеи, которые вы излагаете, тем больше свободного места нужно оставить в e-mail. Пустое пространство помогает структурировать внимание и правильно расставлять паузы. Даже самая крохотная пауза помогает пониманию. Свободное место словно говорит: «Дайте информации улечься в голове. Ну вот. Теперь можно переходить к следующему пункту».

Возьмем другое сравнение. Если вы подробно описываете пустынный пейзаж, читателю не нужно много пауз. Он без труда следит за вашими рассуждениями, и перед его мысленным взором постепенно развертывается соответствующий зрительный образ, почти как в кино. Но если ваша задача – уговорить подчиненных согласиться на снижение зарплаты, здесь мало общего с кинематографом.

Пустое место подсказывает, что мы переключаемся с одной идеи на другую или начинаем рассматривать предмет с иной стороны.

Перечисляя основные тезисы, используйте простые символы

Хотя текст можно структурировать с помощью цифр, они несут смысловую нагрузку, которая мешает восприятию. Они внушают мысль, что одни пункты важнее других, или заставляют искать несуществующие причинно-следственные связи.

Для перечисления позиций годится тире (–), дефис (-) или буллит (•), фаворит деловой корреспонденции. Раньше он использовался лишь в отчетной и технической документации, но теперь широко применяется в электронных письмах. Этот удобный и наглядный маркер показывает: здесь начинается новый тезис. Он упрощает структуру текста, поскольку не содержит указаний на иерархию или последовательность.

Используя буллиты для оформления списков, избегайте сложных и экстравагантных значков. Наша задача – помочь читателю ориентироваться в документе, а не отвлекать его нелепыми эффектами. Человек со вкусом понимает: элегантность – это простота и качество. Точно так же хорошо написанное письмо не должно содержать излишеств, которые мешают восприятию.

Будьте добры к адресату

Когда дело касается специальной информации, читатель не испытывает духовных или эмоциональных потрясений, он просто пытается решить проблему. Если эта проблема остра, он будет продираться через самый неудобоваримый текст, чтобы найти ответы на свои вопросы. Или попросит вас объяснить все еще раз. Или махнет рукой и оставит свои попытки.

Но если вы разобьете информацию на небольшие фрагменты, есть шанс, что ее поймут сразу. Даже самая сложная техническая информация может пробудить интерес, если внушить адресату мысль: ты можешь понять это! Попробуй! Это не так трудно!

Пустое пространство между абзацами, маркеры новых тезисов и короткие фразы, которые не обременяют мозг, помогают добиться цели. И адресат скажет вам спасибо.

 

Входящие

Если вы привыкли, что специальную информацию для вас разжевывают, вы счастливец, ибо порой проглотить ее нелегко! Каждый из нас сталкивался с техническими текстами, понять которые решительно невозможно. Причина тому не слабоумие, не лень и не неумение сосредоточиться. Дело в том, что подобная информация вызывает отвращение. Сталкиваясь с непонятным, мы противимся ему всеми фибрами души, и, чтобы разобраться в сути дела, требуется немалая сила воли.

 

Jio,

Regards,

John Arberry

Предмет обсуждения

Contracts and Negotiations

Here are my comments on the Vector-Spark contract.

Vector, Inc.

[email protected]

P2 ¶5:

Первая поправка

I fail to see the source of the statement requiring Vector Board approval.

P4 ¶7:

Вторая поправка

I think Section 1.03 should be quoted somewhere, particularly the sentences, “the Parties shall file a Certificate of Merger…” and “the Merger shall become effective at such date and time… ”

P8 ¶1:

Третья поправка

As I said, I don’t think this section helps. The relevant point is the date at which the parties are legally bound – no matter what outside conditions (including EMEA clearance) remain to be met.

Подтверждение доброй воли

It’s up to you to decide if it’s worth keeping.

 

Инструменты

Выделяйте поправки при редактировании документа

Писать о том, как надо писать, непросто – вы словно бродите по зеркальному лабиринту. Иногда бывает трудно отделить итоговый вариант документа от редакторских замечаний. А если замечания сливаются с текстом, правка превращается в пытку.

Поэтому вам нужна быстрая и удобная система внесения изменений. Прежде всего необходима наглядность. Адресат не должен терять время попусту, пытаясь отличить исправленный текст от комментариев при редактировании.

Если изменений немного, перечислите их в теле письма

Так вы избавите адресата от необходимости открывать вложение и искать внесенные поправки. Отправьте их список письмом, и вы поможете своему корреспонденту сэкономить время – при условии, что исправлений немного. В этом случае он не пропустит ваши замечания, что может случиться при быстрой прокрутке длинного документа.

Прокручивая длинный документ, мы невольно начинаем торопиться. Чтобы заметить поправки, приходится прилагать усилия. Поэтому лучше перечислить изменения в коротком письме.

Укажите место внесения поправок

Изложив суть поправок, не забудьте указать их место. Если адресат не может найти их в тексте документа, ваши комментарии теряют смысл. Чтобы привлечь внимание к маркерам места, используйте пустое пространство, разные стили и цвет, но не перегрузите текст визуальными эффектами.

Укажите страницу, абзац и строку

Если документ – это карта, страница, абзац и строка – это координаты. Именно они служат маркерами места при внесении поправок.

Лучшее сокращение для «page» – «P». После него ставится номер страницы в документе. Точку ставить не нужно. Если вы ссылаетесь на несколько страниц, это выглядит так – «P47–48». В более официальных письмах возможен вариант «pg.», – например, «pg.11» в единственном числе и «pp. 14–19» во множественном.

Стандартное сокращение для абзаца – символ «¶». Иногда его заменяют сокращением «para». Или используют просто P.

Строку обозначают буквой «L». Это сокращение может пригодиться, если абзацы объемны. Номер строки отсчитывается от первой строки абзаца, а не от начала страницы.

Многоточие как маркер неполной цитаты

Многоточие – знак препинания, который часто вызывает недоразумения. В нем три точки, ни больше ни меньше. Некоторые думают, что оно означает «и так далее». Это не так. Многоточие дает понять, что вы не хотите тратить время, приводя цитату целиком, или что вы опустили известные читателю сведения. В примерах «the Parties shall file a Certificate Of Merger…» и «the Merger shall become effective at such date and time…» многоточие показывает, что фраза не закончена, но приводить ее полностью нет нужды – адресат без труда найдет ее в обсуждаемом документе.

Длина многоточия строго регламентирована

В конце предложения в многоточии появляется дополнительная точка (…) – та самая, что завершает предложение. Иногда это правило называют правилом 3 и 4 точек.

Не растягивайте многоточие на полстроки. Если оно выглядит так …………, вы показываете себя незрелым юнцом. Вы напоминаете подростка, который заполняет строку точками, потому что ему не под силу сформулировать мысль. Так поступают старшеклассники и студенты-первокурсники. Взрослый человек ведет себя иначе. Если нужно сделать фразу более выразительной, он использует слова, а не косметические эффекты.