Английский в e-mail отличается от языка, который вы учили в школе и видите в прессе. Основная задача электронной почты – быстрый обмен информацией, поэтому здесь нет места литературному языку в привычном смысле слова. Язык e-mail ближе к разговорной речи, чем к газетам и учебникам. Сложные предложения и приподнятый тон уступают место будничным интонациям и кратким фразам, порой из одного слова. Тому, кто пишет e-mail, нужно соблюдать несколько общих правил. Вот некоторые из них.

• Сформулируйте главную мысль письма в первом предложении.

• Делайте абзацы короткими.

• Оставляйте пустые строки между абзацами – это поможет адресату ориентироваться в тексте.

• Снабдите фрагменты текста заголовками – это сделает письмо удобным для просмотра.

• Начинайте каждый абзац с самого важного, а затем переходите к подробностям.

• Старайтесь, чтобы фразы были короткими.

• Используйте предложения из одного слова.

• Следите, чтобы фразы имели простую структуру: подлежащее, сказуемое, дополнение.

• Не бойтесь местоимения «I».

• Выбирайте простые общеизвестные слова.

• Будьте лаконичны.

• Не скупитесь на тире (–).

• Не злоупотребляйте специальной лексикой.

• Избегайте сокращений, принятых в чатах и СМС.

• Избегайте украшательства и неуместных визуальных эффектов.

• Помните, прочесть ваше письмо может кто угодно.

 

Структура предложений

Грамматисты до сих пор затрудняются точно и однозначно определить, что такое предложение. Обычно в предложении есть подлежащее и сказуемое. Но электронная почта изменила наше видение предложения. В e-mail все чаще употребляются фразы нетрадиционного вида. Фактически идет замена структур письменной речи разговорными. Если фраза соответствует нормам разговорной речи, скорее всего ее можно использовать в электронной переписке.

Простейшие варианты

Вот предложения, которые широко используются в e-mail.

Из одного слова:

• Yes!

• Wrong.

• OK?

Нетрадиционные:

• Just as I thought.

• After a bit.

• So what.

Подлежащее + сказуемое:

• Jeremy waited.

• Rachel refused.

Подлежащее + сказуемое + дополнение:

• Raja looked at the map.

• He held the pointer.

Составное подлежащее + сказуемое + дополнение:

• The Chief Information Officer and Chief Executive met with the press.

• Design, manufacture, and distribution are the firm’s strong points.

Подлежащее + составное сказуемое + дополнение:

• The prospect listened and asked questions.

• The sales rep organized, reviewed, and prepared his speech.

Предложение + союз FANBOYS + Sentence:

(Союзы FANBOYS: For, And, Nor, But, Or, Yet, So. Перед ними ставится запятая.)

• The team was thrilled with the news, so they all had lunch together.

• The market rebounded, but the gains were short-lived.

Придаточное предложение + основное предложение:

(Придаточное предложение начинается со слова-связки – например, «after», «when» или «because». Или с глагола на -ing – например, «thinking». Если вводное предложение стоит в начале фразы, после него обычно ставится запятая.)

• Since the margins were good, Tusin decided to sell.

• Noting the audience’s curiosity, the speaker explained his proposal.

Основное предложение + заключительное предложение:

• She was for the new procedure if it eased congestion at the posts.

• The employee seemed shy because it was his first job.

Сложные конструкции

В основе таких предложений лежат базовые структуры, описанные выше. Электронное письмо требует лаконичности, и длинные громоздкие конструкции здесь неуместны, особенно если вы плаваете в грамматике. Если есть сомнения, используйте короткие фразы. Однако, если вам по плечу более сложные предложения, они внесут в текст изюминку и позволят продемонстрировать уверенное владение словом.

Подлежащее + второстепенная определительная конструкция + сказуемое + дополнение:

(Второстепенную определительную конструкцию можно опустить, не искажая структуру и смысл предложения. Такая конструкция выделяется запятыми.)

• The graphics, complete with 3D modules, were impressive.

• The manager, who had worked in development before, was an easy fit.

Подлежащее + значимая определительная конструкция + сказуемое + дополнение:

(Значимую определительную конструкцию нельзя опустить, не изменив смысл предложения.)

• The product that won the reliability award was new to the market.

• The decision that was taken this morning marks a strategic change.

Предложение + союзное наречие + предложение:

(К союзным наречиям относятся also, besides, consequently, conversely, furthermore, hence, however, in fact, in short, indeed, instead, likewise, meanwhile, moreover, namely, nevertheless, nonetheless, notwithstanding, otherwise, rather, still, then, therefore и thus. Перед ними ставится точка с запятой, а после них – запятая.)

• The market braced for the assault; accordingly, the index plunged.

• Publicity is necessary; otherwise, the consumer is left out of the loop.

Подлежащее + сказуемое с дополнением + сказуемое с дополнением + сказуемое с дополнением:

(Такая конструкция позволяет передать большой объем информации в одном предложении.)

• The new security procedures require full employee compliance, necessitate a thorough review of breach history, and promise a significant, if not total, reduction in press leaks.

• The Web-direct invoices facilitate payment fees and schedules, significantly reduce labor costs, streamline accounting, and promise shorter turnaround.

Придаточное предложение + придаточное предложение + придаточное предложение + сказуемое + дополнение:

(В этом случае повторение позволяет достичь определенного эффекта.)

• If you like to work hard, if you enjoy a challenge, if you consider yourself a «people person», then you’ll want to be a part of our team.

• Because the job is unusually complex, because it involves lots of overtime and significant travel, and because it will be at least six months before you see results, you should think twice before signing the contract.

 

Пунктуация

Боже мой! Запятая! В одном учебнике после перечисления сорока семи случаев использования запятой написано: «Не злоупотребляйте запятыми». Интересно, как можно не злоупотреблять запятыми, если их нужно использовать в сорока семи случаях? А если точки зрения на правило расходятся? К примеру, в предложении «I bought bread, milk, and cheese» одни поставят запятую перед «and», а другие нет.

К счастью, не все правила пунктуации можно толковать на разные лады. А составителю электронных писем не нужно разбираться в тонкостях употребления знаков препинания, чтобы написать связный доходчивый текст. Достаточно знать базовые типы предложений и выполнять правила, перечисленные ниже.

Хорошая новость состоит в том, что вы наверняка уже умеете правильно ставить основные знаки препинания. И если вы потратите несколько минут, чтобы изучить принципы, изложенные ниже, проблемы с пунктуацией будут решены раз и навсегда.

Азы

Ниже перечислены знаки препинания и их основные функции.

Точка:

• Обозначает конец предложения или сокращение.

Нетрадиционное предложение: Nope.

Традиционное предложение: She signed the contract.

Сокращение: He was earning his Ph.D.

Знак вопроса:

• Обозначает прямой вопрос.

После слова: Why?

После предложения: Are you ready to sign?

Восклицательный знак:

• Обозначает сильные эмоции.

После слова: Thanks!

После предложения: Your thoughtfulness is appreciated!

Запятая:

• Обозначает паузы между частями предложения.

Дата: On Saturday, July 22, 2006, he signed the check.

После придаточного предложения: Because of the transportation strike, the meeting was postponed.

Перед союзами FANBOYS (for, and, nor, boy, or, yet, so): The figures were encouraging, but management remained cautious.

Между однородными членами предложения: The news was surprising, welcome, and leveled the playing field.

Тире:

• Ставится между частями предложения.

Перед заключительным предложением: The marketing campaign was an overall success – better than we thought.

Между двумя предложениями: The finances department complained about the new policies – it did nothing to change them.

Двоеточие:

• Используется для добавления данных, в том числе списков.

После вводного слова: Look: I’m ready when you are.

Перед списком: She thought the problem could be fixed, provided: supplies keep pace with production; distribution maintains quality controls and on-time delivery; and publicity blankets the customer base.

Точка с запятой:

• Соединяет тесно связанные компоненты.

Между распространенными однородными членами: The property had a swimming pool with an open waterfall; two tennis courts, one with a clay surface and one with grass; gardens with native flowers, bushes and shrubs; and a terrace area with fountains, shade trees, hammocks, and potted plants.

Кавычки:

• Используются для выделения цитат.

Прямое цитирование речи: Her comment was, «You’re the specialist, not me».

Прямое цитирование документов: The letter states, «The patent is exempted from tertiary claims stemming from residual rights».

Знаки препинания для продвинутых

Если вы овладели основами пунктуации, пришло время показать себя. Знание правил, изложенных ниже, поможет вам завоевать уважение коллег и подчиненных и заработать очки у начальства.

Запятая:

• Обозначает паузы между частями предложения.

Перед внутренней определительной конструкцией и после нее: Ms. Rosselli, who was new to the team, suggested a change in communication strategy.

Перед определительной конструкцией в конце предложения: I was pleased with the results, given how hard and how long we’d worked.

При однородных членах: The new offices featured solar-generated power sources, full-spectrum lighting, wood and cork furniture, and rattan carpets.

Дефис:

• Соединяет части составных слов.

Составные прилагательные: The new employee wrote science-fiction stories for the company site.

Составные существительные: The break-in was widely publicized.

Составные глаголы: He was a fill-in for her last Saturday.

Тире:

• Ставится между частями предложения.

Перед последним словом: Cummings was right – again.

Перед эмфатическим элементом и после него: The HR Manager agreed – reluctantly – to the new hire.

Двоеточие:

• Используется для добавления данных, в том числе списков.

Перед эмфатическим элементом в конце предложения: The supervisor understood what the problem was: money.

Точка с запятой:

• Соединяет тесно связанные компоненты.

Между взаимосвязанными предложениями: The response was enthusiastic; profits soared.

Между двумя предложениями, соединенными союзным наречием: Katen made the decision; consequently, the managers were pleased.

Скобки:

• Позволяют сделать замечание или добавить дополнительные сведения.

The receptionist took the guest to the office (the security escort was absent).

The meal was impressive. (But too costly!)

Многоточие:

• Показывает, что часть информации опущена (три точки в середине предложения, четыре – в конце).

В цитате: He said, «The deal was worth our serious attention in…M&A, but that the company needed to restructure».

В конце предложения: I told him that Arthur’s idea was a problematic one…

Кавычки:

• Показывают, что слово используется в необычном значении или в ироническом смысле.

Ирония: The team leader said the prototype was «almost» completed.

 

Выделения и смысловые акценты

Есть мысли более важные, а есть – менее важные. Тот, кто пишет e-mail, должен знать, как привлечь внимание к главному и как правильно разместить информацию. К счастью, в английском существует много способов выделения. Иногда они сочетаются хорошо, иногда не слишком. Так же как избыток сахара в чае мешает ощутить вкус, избыток выделений мешает получателю сосредоточиться. Это особенно актуально в деловом мире, где ценится сдержанность, а экспансивность настораживает. Используйте выделения с умом и помните – зачастую достаточно малого.

Компоновка текста:

• Основную смысловую нагрузку в e-mail несет первая фраза. Именно от нее зависит решение получателя: читать письмо или нет.

• Первая фраза абзаца передает его содержание. Это приманка для получателя, который просматривает текст.

• Выделить важные слова и фразы помогают пустые строки и пробелы.

Порядок абзацев:

• Первый и последний абзац привлекают больше внимания, чем середина текста: тот, кто пробегает документ глазами, и тот, кто читает его целиком, смотрят прежде всего в начало и в конец.

Заголовки:

• Заголовки могут быть такими интересными и содержательными, что получатель будет читать только их, пропуская абзацы.

Прописные буквы:

• Слово или предложение, написанное прописными буквами, привлекает внимание, но избыток больших букв – это крик.

Курсив/подчеркивание:

• Курсив/подчеркивание слов или предложений – традиционный способ выделения. Он уступил место большим буквам в неформальных письмах, но по-прежнему играет важную роль в официальной корреспонденции.

Жирный шрифт:

• Лучше всего смотрится в сочетании с другими способами выделения, например прописными буквами и курсивом. Впрочем, среди перечисленных вариантов некоторые отдают предпочтение именно жирному шрифту.

Отступы и красные строки:

• Отступы – еще один способ привлечь внимание к деталям. Чем больше в тексте отступов, тем выше детализация данных.

Повторения:

• Намеренное повторение слов или выражений – удобный способ выделения. Если три или четыре фразы начинаются со слов «Our company…» – это неизбежно привлечет внимание к компании. Повторения должны подкрепляться использованием параллельных структур, чтобы слово, к которому вы возвращаетесь, каждый раз появлялось в одинаковом грамматическом контексте.

Метафоры и образы:

• Используя метафоры и образные выражения, вы выделяете важное с помощью аналогии. К примеру, сравнивая умение писать письма с ездой на велосипеде, мы подчеркиваем, что речь идет о навыке, который нельзя утратить.

Конкретность:

• Конкретность помогает удерживать внимание адресата. Если отправитель утверждает, что ему нужно повысить зарплату, перечень личных достижений делает его доводы более убедительными.

Выбор лексики:

• Иногда литературные обороты и лексика, которые обычно не поощряются в электронной переписке, помогают акцентировать важные моменты. Характеризуя поведение коллеги как «inappropriate», я использую нейтральный термин для неприемлемого образа действий. Но, сказав, что поведение было «reprehensible», я даю понять, что оно действительно ужасно.

Цвет:

• В деловой переписке принят черный цвет шрифта. Он придает сообщению строгий и авторитетный вид. Кроме того, черный шрифт комфортен для глаз. Чтобы не показаться легкомысленным или инфантильным, помните: цветные шрифты или фон можно использовать только в особых случаях.

Разные виды выделения:

• Длинные письма и объемные вложения со сложной структурой требуют разных видов выделения. Каждый из них должен соответствовать определенной категории информации. К примеру, основные идеи выделяются жирным шрифтом, значимые детали – большими буквами, а важные замечания – курсивом. Такой подход поможет адресату быстро ориентироваться в тексте.

Как спрятать информацию:

• Лучший способ спрятать информацию – похоронить ее в тексте. Если вы поместите неприятные сведения в одно из придаточных сложноподчиненного предложения в длинном абзаце в середине документа, они будут замаскированы лучше некуда.

 

Функциональные типы речи

Функциональные типы речи – это различные стратегии изложения, которые появились в глубокой древности, когда ораторы могли в два счета убедить аудиторию в своей точке зрения и побудить ее к действию. Эти учителя красноречия использовали описание, истолкование и причинно-следственные связи точно так же, как делаем сегодня мы.

Такие стратегии позволяют не только донести информацию до адресата, но и получить ответную реакцию в виде определенных мыслей или действий. Эти методы не статичны. Они не похожи на жесткую структуру документа. Они подобны двигателю. Они поставляют энергию. С их помощью оратор передает информацию слушателю, а автор текста – читателю.

Чтобы определить в e-mail понятие «competence», используется метод дефиниции. Разные абзацы будут посвящены различным аспектам обсуждаемого понятия. В одном будет рассматриваться, к примеру, техническая сторона компетентности, в другом – этическая и так далее. Если задача письма – убедить адресата, что отправитель заслуживает повышения, нужна иная стратегия изложения. Она включает повествование (рассказ о достижениях сотрудника), описание (характеристику его личных качеств) и разъяснение (причины, по которым момент для повышения настал). Разъяснение могут иллюстрировать примеры. А фраза с примерами может содержать описание.

Перечисленные приемы комбинируются и переплетаются в самых разных сочетаниях, поэтому поначалу их использование может вызывать затруднения. На самом деле мы постоянно прибегаем к ним в разговорной речи, но делаем это непроизвольно. Если мы будем применять их сознательно, шансы добиться желаемого результата возрастут.

Овладевая навыками составления электронных писем, вы будете использовать эти приемы все более уверенно и эффективно.

Описание: служит для характеристики людей, мест и нематериальных объектов

Пространственный принцип 1: от панорамного изображения к деталям или наоборот.

Описывая в e-mail новый офис компании, начните с описания планировки помещений и закончите логотипом над входной дверью.

Пространственный принцип 2: по часовой стрелке или против нее.

Если вы описываете новую веб-страницу, начните с шапки, а потом двигайтесь слева направо.

Пространственный принцип 3: сверху вниз или снизу вверх.

Если в письме нужно описать структуру организации, начните снизу и двигайтесь вверх.

Принцип описания нематериальных объектов 1: от общих характеристик к частным или наоборот.

Если e-mail описывает новый программный продукт, начните с описания концепции и закончите номером телефона техподдержки.

Принцип описания нематериальных объектов 2: от самого важного к наименее важному.

Если e-mail подводит итоги сетевой конференции, начните с итогов совещания и закончите самым незначительным из списка намеченных мероприятий.

Рассказ: изложение информации в хронологическом порядке

Хронология: цепь событий с временными маркерами (время, день, год), указанием их очередности (первый, второй, третий) или словами-связками (тогда, потом, в конце концов).

E-mail с подробным описанием сетевой конференции.

Процесс: этапы, описанные в определенной последовательности, которые дают конкретный результат.

E-mail с описанием корпоративной процедуры возмещения расходов, от подачи заявки до поступления денег на счет.

Причинно-следственная цепочка: описание происходящего с акцентом на логику развития событий.

E-mail с описанием карьерного пути, от стартовой позиции до места в совете директоров.

Сравнение и противопоставление: выявляют сходства и различия двух или большего числа объектов

Взвешенное сравнение и противопоставление: объект A рассматривается более подробно, чем объект B.

E-mail, где три абзаца посвящены цветовой палитре на компьютерах Macintosh и всего один – палитре на стандартных PC.

Сравнение и противопоставление на паритетных началах: объект A и объект B рассматриваются в одинаковых аспектах и описываются примерно равным количеством слов.

E-mail, где сначала рассматривается один план стоматологического обслуживания, а затем другой, – по каждому указаны цены, дополнительная плата и объем страхового покрытия.

Пояснение мыслей примерами

Краткий вариант: один или более примеров, которые либо перечислены в одной фразе, либо описаны в отдельных предложениях.

E-mail, где излагается новая политика возврата нереализованной продукции, с примерами нарушения установленной процедуры, описанными в отдельных предложениях.

Развернутый вариант: один пример, который подробно рассматривается в нескольких абзацах.

E-mail, где рассказывается о новом сверхпроводящем материале, с тремя абзацами, иллюстрирующими его свойства при плюсовой температуре.

Определение: дает истолкование термина, концепции или группы идей

Краткое определение: один или более лаконичных примеров, которые показывают, как конкретные термины используются в документе, – обычно одна фраза на определение.

E-mail, где обсуждается политика компании в отношении сексуальных домогательств, с терминами «inappropriate remarks», «inappropriate e-mails» и «inappropriate touching», каждый из которых охарактеризован в отдельном предложении.

Подробное определение: одному термину посвящен целый абзац и более.

E-mail, где дается определение правовой концепции «остаточных прав», с широкой дефиницией понятия в одном абзаце, анализом недостатков данной дефиниции в другом абзаце и описанием смягчающих обстоятельств в третьем.

Экспозиция: истолкование событий, поведения или действий с учетом фактов и мотивов, – отвечает на вопросы «почему?» и «каким образом?»

Простая экспозиция: одно-два предложения, характеризующие то или иное явление.

E-mail, адресованный службе персонала, с просьбой нанять нового финансового аналитика, где кратко поясняется, что прежний аналитик уволился.

Сложная экспозиция: сочетание разных функциональных типов речи для всесторонней характеристики явления.

E-mail о том, почему отдельный продукт имел успех на рынке, где в одном абзаце описана конкуренция на момент входа, в другом – отличительные особенности продукта, а в третьем – лояльность к бренду.

Аргументация: склоняет адресата изменить точку зрения или принять меры

Аргументация, которая апеллирует к личным интересам адресата.

E-mail от телефонной компании с описанием выгодного тарифного плана, который позволяет сэкономить деньги.

Аргументация, вызывающая у адресата эмоции.

E-mail с просьбой сделать пожертвования в фонд помощи больным детям.

Аргументация со ссылкой на авторитеты: приводится мнение тех, кого уважает адресат.

E-mail с сообщением, что команде придется переделать отчет, со ссылкой на замечания высшего руководства.

Объективная аргументация: убеждение с помощью фактов и доводов.

E-mail, где объясняются причины закрытия компании и приводятся цифры и статистика, подтверждающие ее неплатежеспособность.

Сложная аргументация: сочетает несколько функциональных типов речи, взывая к эмоциям, разуму и личным интересам.

E-mail, где обосновывается необходимость расширения компании, – апеллирует к чувству гордости, ссылается на авторитет президента организации, содержит цифры, подтверждающие мнения, и рассказывает, какую пользу изменения принесут адресату.

 

Методы проверки и правки

Корректировать e-mail несложно… если вы знаете, где искать ошибки. Труднее всего найти фрагменты текста, которые нуждаются в доработке. Вот почему профессиональные редакторы веб-страниц, СМИ и печатных изданий работают не в одиночку. Если одна пара глаз пропустила ошибку, ее заметит другая.

В деловом мире позволить себе такую роскошь может не каждый, нередко составителю документа приходится самому проверять и редактировать текст. Стресс из-за жестких сроков и мультизадачность притупляют внимание и мешают сосредоточиться. В результате мы замечаем ошибки в e-mail слишком поздно – когда письмо уже отправлено.

Вот несколько советов, которые помогут вам научиться находить и исправлять свои ошибки.

• Измените размер шрифта. Иногда достаточно увеличить размер букв, чтобы заметить ошибки.

• Измените стиль шрифта. Например, Helvetica на Courier. Это изменит облик текста и поможет увидеть его свежим взглядом.

• Сделайте перерыв, а потом вернитесь к тексту. К примеру, выпейте кофе – даже небольшая передышка творит чудеса.

• Распечатайте документ, если позволяет время. На бумаге текст выглядит иначе, чем на экране. Ошибки сразу бросаются в глаза.

• Прочтите текст вслух. Это поможет найти ошибки, не замеченные ранее.

• Прочтите текст задом наперед. Начните с последней фразы и двигайтесь к началу документа. Такой прием помогает отвлечься от содержания и увидеть каждое предложение в отдельности.

Продолжайте править текст, пока окончательно не избавитесь от ошибок. Едва ли вам удастся отловить их за один раз – нужно пройтись по тексту хотя бы дважды.