Lyn, Carla, Barry, Bob, Ron,

Regards,

Dave Bromige

Предмет обсуждения

Chief Information Officer

I want to say that it was great working with you and your teams on the Lumina Corp. closing.

Vector, Inc.

[email protected]

Ситуация

As we know, this was one of the most difficult closings in Vector history. It wasn’t just the deal on the table, but the direction – and even the future – of our firm in the next 10 years. We weren’t negotiating for value and profits – we were negotiating for every employee and for every investor, from the loading dock to the boardroom.

Триумф

And we succeeded! When we were at the table in Boston with experts in French and German law, we never missed a beat and achieved our goals without significant compromise. We more than matched the hordes of experts directed at us by Lumina, even when the employee compensation issues hit us broadside.

Причина

Throughout this difficult time, you delivered selfless, unhesitating support. You were available at all hours, even well after midnight on the Memorial Day weekend; you responded quickly to every deadline, including the last-minute TAP; and you proved that your knowledge and understanding of the issues, from R&D through MIS, are outstanding.

Личная благодарность

I couldn’t be more proud of the Vector negotiations team.

 

Инструменты

Благодарность не должна быть обезличенной

Чтобы сделать тон письма более теплым, используйте местоимения первого и второго лица: «я», «мы», «вы». Если есть «I» и «you», значит, существует «we» – люди, которые делают общее дело и обмениваются письмами.

Если вы благодарите команду от лица фирмы, сделайте это в форме личного обращения, искренне и сердечно.

Хотя личные местоимения упрочивают узы между членами команды, это не значит, что все вы находитесь на одном уровне. «I» может поблагодарить или похвалить «you» с высоты своего положения. Главное – выбрать верный тон, подобающий облеченному властью.

Приведите конкретный пример заслуг или достижений

Письмо с поздравлениями, рекомендациями или благодарностями требует фактов, иначе оно останется пустым звуком. Только конкретика наполняет такие сообщения смыслом.

Если вы упомянете те или иные достижения команды, люди увидят, что их труд оценили. Ваше дело – отметить качества и поступки, которые отличают получателя письма от прочих.

Используйте параллельные структуры

Параллельные структуры – отличный способ укладки информации. Речь идет об однотипности – слова, фразы, выражения или части предложения строятся по одной модели.

Вот примеры параллельных структур, которые могут пригодиться вам.

You were X, Y, and Z.

You were W. You were X. You were Y. And you were Z.

You were X, you were Y, and you were Z.

Такие предложения строятся по одной схеме. Основа «You were» не меняется, а ее наполнение варьируется. W, X, Y и Z могут быть существительными, именными или глагольными конструкциями.

You were dedicated, determined, and knowledgeable.

You were dedicated to the team’s objectives. You were determined to meet every deadline. You were knowledgeable about the fine point of business. And you were prepared to meet every objection.

You were dedicated to the team’s objectives, you were determined to meet every deadline, and you were prepared to meet every objection.

Этот прием поможет вам писать живые нестандартные письма.

 

Входящие

Если вы хорошо потрудились, вам хочется признания своих заслуг. Чтобы люди получали удовлетворение от работы, нужно воздавать им должное, – босс заметил, что я работал сверхурочно, что мне удалось вернуть клиента, что мои презентации стали гораздо лучше, и так далее. Именно поэтому при выражении признательности так важны детали.

 

Chris, Louis, Jenny, Wallace, and Rolph,

Regards,

Stanley Lake

Предмет обсуждения

Information Security Director

As members of the cross-functional Oversight Task Force, you are responsible for implementing the Strategy for Improved Phone Security (SIPS) in your assignments. You should familiarize yourselves with the full extent of the policy posted on the intranet: www.vector.com/dimensional/voicephone .

Vector, Inc.

[email protected]

Обязательство

Before June 11:

Прежняя политика

Company cell phones are used strictly for company business. During breaks and lunch hour, there is no restriction on the usage of personal cell phones.

After June 11:

Новая политика

Employees will open and close thier business phone lines at the beginning and end of the workday using voice-activated security codes. Caps on personal use are unchanged.

Обязательный этап

To file a voice-activated code, employees must follow the login instructions posted on the intranet. The Help Desk at Vector will be able to assist employees with the procedure.

Phone Number Recognition Data will automatically keep track of personal call volume. We will also have precise records of the number of calls and their business destinations.

Please emphasize to your reports that SIPS is designed to protect them from fraudulent use of their lines. Once we have an accurate database of phone records, we’ll be able to reduce abuse of the company phones.

Подтверждение доброй воли

Feel free to contact me with your concerns.

 

Инструменты

Задумайтесь о модальных глаголах

Речь идет об особой группе глаголов, которые появились в английском языке в незапамятные времена. Присмотревшись к ним, вы заметите, что они довольно странные. Модальный глагол «will», к примеру, в прошедшем времени превращается в «would», что совсем не похоже на привычные формы – например, «walks» и «walked».

Несмотря на необычную структуру, модальные глаголы используются очень часто. Мы употребляем их на каждом шагу, поэтому даже иностранцы привыкают к ним в два счета. К модальным глаголам относятся can/could, may/might, will/would, shall/should и must. Иногда в этот список включают «have», «ought» и несколько других, которые не являются модальными в строгом смысле слова.

Не злоупотребляйте модальными глаголами

Модальные глаголы – неотъемлемая принадлежность речи, но это не значит, что нужно употреблять их постоянно. Если в них нет особой нужды, ограничьтесь простым глаголом, обозначающим действие. Вместо «I would phone frequently» напишите «I phoned frequently».

Выбирайте подходящий модальный глагол

Обычно мы выбираем модальный глагол по наитию. И это вполне естественно. Однако даже специалисты по грамматике не всегда придерживаются одинаковой точки зрения на их употребление. По большому счету, выбор определяется вероятностью действия. С помощью таких глаголов можно сформировать своеобразную прогностическую шкалу, – от минимальной вероятности до максимальной.

Возможно: You might log-on (вы можете сделать это, если захотите).

Возможно: You could log-on (действие зависит от вашего желания и возможностей).

Вероятно: You may log-on (это ваше решение, ничто не помешает вам).

Долженствование: You should log-on (вы обязаны сделать это, хотите или нет).

Усиленное долженствование: You have to log-on (у вас практически нет выбора).

Необходимость: You must log-on (у вас нет выбора, вам придется сделать это).

Определенность: You will log-on (это решено, вопрос закрыт).

Модальные глаголы помогают быть вежливым

В процессе развития английского языка модальные глаголы в прошедшем времени (could, might, would, should) стали употребляться в качестве вежливых форм. Самый учтивый вариант вопроса начинается с «would».

Если написано: «Explain it to me», – это приказ. «Will you explain it to me?» – дает адресату шанс отказаться, хотя ситуацию контролирует отправитель. Но «Would you explain it to me?» – это просьба, скорее всего обращенная к вышестоящему лицу.

Избегайте глаголов «ought» and «shall»

В британском английском эти слова используются чаще, чем в американском, но даже в Великобритании они постепенно выходят из употребления. Сегодня они звучат странновато и слегка архаично. А ведь вам наверняка хочется быть современным человеком.

 

Сетевой этикет

E-mail позволяет начинать фразы с «And», «But» или «Or». Если вас учили, что это табу, пришла пора расстаться с привычными представлениями. Английский язык стремительно развивается, и вы должны идти с ним в ногу. Иначе вы рискуете прослыть старомодным там, где хотите выглядеть прогрессивным.

Язык электронной почты – одна из самых динамичных составляющих нашей речи, и вполне закономерно, что здесь немало нововведений. В электронных сообщениях появляется все больше фраз, которые начинаются с союзов. Эта тенденция отражается и на стиле бумажных документов. Такие конструкции все чаще встречаются в печатных СМИ и даже в постановлениях Верховного суда.

Союзы – удачное начало предложения, потому что они указывают на связь. «And» вводит дополнительную информацию. «But» показывает, что дальше последует возражение, а «Or» вводит альтернативу. Однако эти слова могут стоять не только в начале, но и в середине предложения. Решение о том, где поставить союз, зависит от смысловых акцентов.

В предложении: «I think so, but I’m not sure», – противопоставление выражено мягче, чем в конструкции: «I think so. But I’m not sure».

 

Dear Chem-Lab Team,

Regards,

Duncan McGiver

Предмет обсуждения

Director, Vector Chemical Laboratories

As we discussed in the weekly R&D meeting, visitors to the labs must adhere to new procedures. Effective immediately:

Vector Dimensional

[email protected]

Первое

1. The visitor’s name and ID information must be filed on the Vector Security Clearance Site (VSCS).

Второе

2. The “Visitor Clearance Request Form” (VSCS-348X) must be completed at least two working days prior to the visit.

Третье

3. The form must briefly describe the reason for the visit (required clearances will be pulled up automatically).

Четвертое

4. A copy of the Visitor Clearance Request Form will be sent to your supervisor for approval, and you will be notified of the result.

Пятое

5. If your supervisor approves the visit and security clearances are met, you will be asked to fill out an “On-Site Visitor Form” (349X) also available on VSCS.

Шестое

6. Upon arrival at Vector Labs, the visitor will be required to present identification. He or she will also be required to submit to a mandatory search, including pat-down.

Седьмое

7. A security escort will be assigned to the visitor for the duration of the visit.

Подтверждение доброй воли

If you have any questions about the new procedure, please contact me or visit VSCS for more information.

 

Инструменты

Уведомляя об изменении норм и правил, сохраняйте авторитетный тон

Обращаясь с просьбой, вы стараетесь быть любезным, чтобы расположить к себе того, от кого зависит решение вашей проблемы. Если речь идет о корпоративных принципах и процедурах, дело обстоит иначе. Корпоративные принципы – это изменение стратегии. Процедуры – инструкции, которые служат руководством к действию. Ни те ни другие не носят рекомендательного характера. Знакомя своих подчиненных с такими установлениями, делайте это твердым, не допускающим возражений тоном.

Перечислите этапы процедуры

Процедура – это определенный порядок действий. Опишите ее этапы как можно точнее. Придерживайтесь правильной последовательности. Впрочем, сделать это бывает нелегко.

Чтобы избежать путаницы при описании, разбейте процедуру на простые операции. Это поможет вам четко разъяснить суть дела, а адресату – понять требования компании с первого раза.

Описание процедуры должно быть предельно четким

Даже если вам хочется ограничиться кратким конспектом, не делайте этого. Вам нужно, чтобы сотрудники компании вели себя предписанным образом и вам не приходилось корректировать их действия в будущем. Шансы на успех растут, если описать политику компании чуть более официальным языком, чем обычно, – это помогает показать важность и серьезность информации. Кроме того, это подчеркивает правовой характер информации. Если вы вводите аббревиатуры, сразу расшифруйте их – даже для сотрудников со стажем. Внушительный тон дает понять: речь идет о правилах, которые должны соблюдаться неукоснительно. Для компании это закон. Из него нет исключений.

Это вы можете

Умение писать эффективные письма – навык, которому можно научиться. Он не требует природного дара или постоянного общения с наставником. Если вы освоили это мастерство, оно останется с вами навсегда.

 

Сетевой этикет

В деловом письме вполне уместны скобки. Как и предложения, которые начинаются с союзов, скобки применяются в e-mail шире, чем в бумажной корреспонденции. Люди часто недооценивают этот простой и удобный способ пояснить, дополнить или прокомментировать высказанную мысль.

Если обратиться к тексту письма, мы увидим: в случае «Vector Security Clearance Site (VSCS)» сокращение в скобках говорит о том, что эта аббревиатура еще встретится в остальной части документа. Вместо того чтобы сказать: «Я буду использовать эту аббревиатуру ниже», – достаточно поставить ее в скобки.

В другом месте упомянут «“On-Site Visitor Form” (349X)». Здесь скобки показывают, что данный бланк имеет определенный номер 349X. А в предложении: «The form must briefly describe the reason for the visit (required clearances will be pulled up automatically)» – в скобках дана дополнительная информация. Это избавляет от необходимости составлять отдельную фразу.

Скобки – удобный способ обозначить связь тех или иных сведений. Они вполне естественны в электронной почте, где главное – лаконичность и ясность.

Таблица стилей

В некоторых компаниях есть внутренние правила оформления писем. Списки таких требований называются таблицами стилей. Не так давно во многих компаниях были таблицы стилей для секретарей. Когда личных секретарей упразднили и руководители стали писать письма сами, таблицы стилей вышли из употребления. Однако теперь они появляются вновь.

Если в вашей компании нет таблицы стилей, сохраняйте примеры писем в отдельном файле. В дальнейшем вы можете использовать их в качестве образцов.

 

Jack, Lew,

Regards,

Robin Brune

Предмет обсуждения

Chief Information Officer

I am writing to tell you that I need your support on the Lumina Allied team now more than ever.

Lumina Allied

[email protected]

Проблема

As you know, the IPO market has been hard hit in recent weeks, exactly when we’re preparing to go public. I am concerned that our can-do attitude is being replaced by a couldn’t-do – right at the time we need to carry the ball over the line and score!

Решение

Market trends are just that – market trends. They come, they go. We need to keep in mind that we’re not just selling a product – we’re selling to someone. That is the message I want you to pass to your teams: Who we’re selling to counts just as much as what we’re selling.

Вывод

And that’s exactly why we’re going to win. Our investors believe in our product, but they also believe they’re backing the best team. In fact, they believe in us so much that the subscriptions are being snapped up. We have to try as hard as we can in this final hour to get to the finish line and win.

Подтверждение доброй воли

I’ll see you at the 2:30 meeting later today.

 

Инструменты

Оживите текст метафорами

Деловая переписка обязывает ставить разум выше эмоций, логику выше чувств, сдержанность выше экспрессивности. Но порой тексту нужен внутренний импульс – ведь мы апеллируем не только к мыслям адресата, но и к его чувствам. Это особенно важно, когда нужно убедить или мотивировать других людей.

И здесь на помощь приходит метафора. Она позволяет без лишних слов выразить целый спектр идей. Если вы говорите: «the sales reps huddled before the presentation», – вместо: «the sales reps spoke together before the presentation», – вы посылаете совершенно иной сигнал. Вторая фраза звучит нейтрально, первая имеет особый смысл и звучит чуть иронично.

Глагол «huddle» показывает, что эти люди работают вместе и вырабатывали общую стратегию решения проблемы. Кроме того, «huddle» ассоциируется с секретностью – похоже, торговые представители знают нечто, неизвестное прочим. Мы чувствуем, что эти люди готовятся к бою. Речь явно идет об избранных, среди которых нет аутсайдеров. Видимо, продажники постарались уладить внутренние разногласия, чтобы выступить единым фронтом.

Вот как много информации несет всего одно слово!

Выбирайте метафоры с умом

В деловой переписке органично смотрятся метафоры, связанные с войной и спортом. Здесь нет метафор, связанных с садами, морем или небесными телами. Место таким образам в будуаре, а не в зале заседаний правления.

Задумайтесь, как часто вы встречаете в деловом английском следующие слова и выражения: teamwork, team player, score, pass the ball, step up to the plate, play hardball, play fair, tackle a problem, give a play-by-play, ante-up, put your cards on the table, hit the basket, take the ball and run with it, steal the ball, strike out, commit a foul, get called out, rack up points, play the field, hit a home run, par for the course, tee up и т. д.

А вот еще одна группа слов и выражений: on the offense, on the defense, close ranks, call in the back-up, do double-duty, move to the front lines, or speak to the commander. Или еще более хлесткие: drop the bomb, get the ammo out, take down the leader, account, take territory, take ’em down, kill ’em, throttle them, straggle them, explode them out of the water, sink the ship, go for the throat, show no mercy, nail ’em, nuke ’em и т. п.

Военные и спортивные метафоры предполагают противостояние. С одной стороны «we», с другой – «them». Каждая сторона старается побороть противника, кто-то должен одержать победу, кто-то – потерпеть поражение. В бизнесе речь идет не о потерях живой силы или территории. Борьба идет за деньги. Или за власть. Или за то и другое сразу.

Метафоры выражают чувства, которые нельзя выразить иначе

Многим руководителям трудно, а порой и невозможно сказать своему подчиненному: «I really feel good working with you». Куда проще сказать: «Good news! You’re defending the front lines, Paul». Спортивные и военные метафоры позволяют выразить радость, огорчение, расположение и гнев, не нарушая общепринятых рамок поведения. Метафоры помогают соблюдать условности, которые требуют скрывать чувства, а не выставлять их напоказ.

Метафоры укрепляют дух коллективизма

Спортивные и военные метафоры напоминают нам, что бизнес – это коллективные усилия, где победа, да и просто выживание зависят от умения работать в команде.

Позаботьтесь о структуре

Большинство людей не умеют эффективно организовать информацию в электронном письме. Не зная, в какой момент высказать тот или иной тезис, они повторяются, надеясь, что в конечном итоге он окажется там, где нужно. Хуже того, они упускают из виду ключевые моменты. Стратегия «куда кривая вывезет» контрпродуктивна. Лучше потратить пять минут, чтобы продумать структуру изложения и сформулировать основные мысли, чем писать наобум.

 

All,

Regards,

T. Raymond Hobson

Предмет обсуждения

Executive Manager, Business Unit

As part of its commitment to lifelong learning, Vector, Inc., is holding a writing training session on November 6–9, 2007 at the Renaissance Ramada ( www.vector.com/training/e-mail ).

Vector, Inc.

[email protected]

Проблема

For sometime, upper management has been discussing our firm’s need for clear and efficient e-mail communication. Spot-checks of e-mail messages frankly reveal an appalling state of affairs. Just because an employee is literate, doesn’t mean he or she writes well. Many of you have been told that your promotions are partially contingent on improvement in written communication skills.

Дальнейшие шаги

The writing seminar will address the e-mail forms and issues specific to our company. Managers have been asked to collect sample e-mail from their reports. These e-mails will be filtered for confidentiality and used as the basis of discussion during the seminar. If you have particular pieces of writing on file that you’d like to have considered for discussion, please forward them to me.

Решение

At the seminar you’ll be trained to spot your own writing weakness and learn to correct them. You will be provided with tools for assessment and evaluation. You will improve your writing, no matter what level of skill you possess. Together we’ll learn to streamline our written communications – reducing both inbox volume and miscommunications. And free-up more of our time for making our business grow!

Подтверждение доброй воли

I look forward to seeing you there.

 

Инструменты

Разумная критика – хорошее средство мотивации

Осторожные мягкие критические замечания обычно не воспринимаются всерьез. Людям кажется, что они необоснованны. Слишком жесткая критика тоже не дает результата. Обычно ее воспринимают как перегиб. Придерживайтесь золотой середины: изложите проблему честно и по-деловому. В этом случае к вам как минимум прислушаются, а возможно, и последуют вашим советам.

Ссылайтесь на авторитеты

Если вас поддерживает не один менеджер, а все высшее руководство, ваши доводы будут гораздо убедительнее. Ведь если адресат не согласен с вами, значит, он расходится во взглядах и с вашими сторонниками. Если сила на вашей стороне, оппозиция, как правило, капитулирует.

Иногда уместно упомянуть известного политика или историческую личность, которые пользуются всеобщим уважением. Например: «if it was good enough for Henry Ford, it’s good enough for me». Но помните, мнение исторической личности менее убедительно, чем точка зрения высших чинов компании или нынешней знаменитости. Лучше всего зачастую сослаться на первое лицо организации.

Забудьте то, чему вас учили раньше

Некоторые преподаватели писательского мастерства понимают, что нужно людям в конкретной ситуации. Другие говорят ерунду, а потом удивляются, почему ученик не может добиться успеха.

Многие бизнесмены считают: если тексты, которые они писали в детстве и юности, подвергались критике, это позорное пятно на всю жизнь. Воспоминания становятся для них травмой, мешающей идти вперед. Не забывайте, что, делая вам замечания, школьный учитель применял критерии, которые не актуальны для вас сегодня, ведь с тех пор вы стали экспертом в своем деле.

Опишите потенциальный эффект

Если вы хотите, чтобы ваши подчиненные сделали что-то без досады или гнева, постарайтесь заинтересовать их. Объясните, почему тренинг или семинар принесет им пользу, и они охотно выполнят ваши требования.

Иногда не повредит пригрозить

Фраза «делайте, что сказано, а не то…» работает с незапамятных времен, но, чтобы она дала результат, нужно, чтобы команда хорошо знала возможные последствия. Дисциплинарные меры должны быть реальными и измеримыми. Пустые угрозы бесполезны. Они показывают вашу непоследовательность. К примеру, фраза «Many of you have been told that your promotions are partially contingent on improvement in written communication skills», – выполняет свою задачу, тогда как «we all need to improve our writing, or else!» – не имеет никакого смысла.

Убеждайте собственным примером

Генерал, который воюет бок о бок с солдатами, заслуживает уважения. Вам будет очень трудно убедить подчиненных в преимуществах того или иного образа действий, если вы сами ведете себя иначе.

 

Входящие

Вы только что получили от босса письмо о семинаре, на который вам не хочется. Вам нужно знать, что это мероприятие действительно принесет вам пользу. Чтобы склонить человека к действию, следует апеллировать не только к разуму, но и к чувствам. Фраза: «You are capable of doing much better work» – вызывает у вас чувство гордости, а слова «attending this seminar will help you get promoted» – неплохой рациональный довод в пользу посещения семинара.

 

Colleagues,

Sincerely,

Alex Barron

Предмет обсуждения

General Manager

Please join me in welcoming our new Human Resources Manager, Laura Morrison, on Friday, June 16, 5:00–7:00 pm, in Duncan Hall.

Vector, Inc.

[email protected]

Биографическая справка

Laura comes to Vector, Inc. from Rex Co., where she held the post of Chief Compensation Analyst. She brings to Vector a thorough understanding of our most vital asset: You. As Human Resources Manager, Laura will field your questions and concerns during this uncertain time of restructuring.

Подтверждение доброй воли

I look forward seeing you there.

 

Инструменты

Избегайте обезличенных приветствий

Если вы не знаете адресатов поименно, обратитесь к ним иначе, например: «Team Members» или «Associates». Можно использовать и слово «All». Избегайте старомодных обращений вроде «Gentlemen» или «Sir or Madame». Выражение «To Whom It May Concern» допустимо лишь при отсутствии иных вариантов.

Будьте кратки

E-mail требует краткости, особенно при массовых рассылках. Объемные документы либо прилагаются к письму в виде вложенных файлов, либо выкладываются в корпоративную сеть. Структура приглашений или объявлений проста: кто, что, когда, где и почему.

Подпись «Sincerely» – маркер событий социального характера

Подпись «regards» – универсальное завершение любого делового письма, но, если речь идет о коллективном обсуждении нового фильма, а не только последнего годового отчета компании, больше подойдет выражение «sincerely».

 

Сетевой этикет

Порядок изложения информации в e-mail важнее, чем в бумажном документе. В бумажной переписке можно было позволить себе роскошь сначала заинтриговать адресата и лишь потом сообщить самое главное. С e-mail дело обстоит иначе. Здесь нужно поместить самое важное в начало сообщения, а не в середину или в конец. Именно начало текста выводится на экран, когда мы открываем документ. Остальная часть письма часто скрыта от глаз. То, как поведет себя читатель, зависит от первых строк.

Принцип выносить главное в начало относится и к синтаксису (порядку слов) предложения. Посмотрите, как выстроено предложение: «Please join me in welcoming our new Human Resources Manager, Laura Morrison, on June 16, 5:00–7:00 pm, in Duncan Hall». Его можно разбить на отдельные составляющие, которые расположены в порядке снижения значимости.

Please join me = босс обращается к подчиненным с просьбой; in welcoming = цель мероприятия; our new Human Resources Manager, Laura Morrison = лицо, которое будут чествовать; on Friday, June 16 = день и дата; 5:00–7:00 pm = время; in Duncan Hall = место.

Предложение структурировано таким образом, что главная информация – приглашение босса – появляется первой, а второстепенная – место проведения мероприятия – сдвигается в конец. Такой порядок слов помогает привлечь внимание к главному. В большинстве случаев сказанное в начале привлекает больше внимания, чем последние слова.

Попробуем поменять порядок слов в предложении: «In Duncan Hall, from 5:00–7:00 pm on Friday, June 16, our new Human Resources Manager, Laura Morrison will be welcomed by all of us».

В этом примере самым главным моментом становится Duncan Hall – ведь он стоит в начале предложения. А время праздника делается важнее даты, иначе почему мы начинаем с времени и лишь потом называем число? И, наконец, мы выясняем, кто виновник торжества, и узнаем, что все мы приглашены на праздник. Порядок слов в этом предложении противоречит внутренней логике английского языка, и это чувствуется сразу.

Хотя профессиональные писатели иногда нарушают это правило ради стилистических эффектов, в деловой переписке изложение сведений в порядке значимости – это оптимальный путь.

Переписка – дело серьезное

Некоторые люди относятся к созданию текстов во время работы не слишком серьезно. Они не радуются, написав удачное письмо, и не уделяют особого внимания навыкам письменной речи. Не стоит недооценивать эффективные деловые письма. Любая компания, где сотрудники владеют слогом и умеют блестяще излагать свои мысли на письме, имеет конкурентное преимущество. Если же люди не обучены писать тексты, организации приходится туго.

 

Совет

Гендерно-нейтральный язык

В последнее время в деловом языке происходят революционные изменения. Гендерно-эксклюзивную лексику вытесняет иная. Сексистские словечки – и гендерно ориентированная фразеология – исчезают из корреспонденции. Американский деловой английский становится гендерно-нейтральным.

К примеру, никто больше не использует в приветствии слово «Sirs», за исключением случаев, когда автор хочет подчеркнуть, что он родом из Старого Света. (И поэтому не лучший партнер для бизнеса!) Подобным образом, никому не придет в голову использовать слово «Oriental» применительно к японцу. В этом случае более уместно «Asian», так же как слово «disabled» звучит лучше, чем «handicapped». На первый взгляд, речь идет о чисто косметических изменениях, и кому-то все это кажется суетой на пустом месте, но это не так. Чтобы изменить образ мышления людей, нужно изменить их язык.

Когда тот, кто привык обращаться к адресату «Sir», станет писать «Dear Shipping Agent», он не просто посылает сигнал о том, что чужд сексизма. Он признаёт, что получатель письма может оказаться женщиной.

Инклюзивность применительно к электронной почте требует помнить о больших числах. Одним нажатием клавиши вы отправляете письмо через киберпространство, людям, которые живут в разных уголках земного шара. Получатель может оказаться женщиной или мужчиной, юношей или стариком, корейцем или кувейтцем, канадцем или аргентинцем. Нужно помнить обо всех, кто может попасть в число адресатов.

Выделять какую-то группу по социальным или физиологическим признакам недопустимо. Именно поэтому в деловой переписке не место шуткам. Анекдоты о блондинках кажутся безобидными, если вы не блондинка, которой стереотипы попортили немало крови. То же самое относится к анекдотам про заик или лилипутов: смеяться над внешностью и физическими недостатками людей непозволительно. Это попросту дурной тон.

Точно так же не следует обсуждать на работе то, чем люди занимаются на досуге. Спорт, рестораны, шопинг – вполне безобидные темы. Но никого не касается, с кем вы делите постель.

Хотя некоторые корпорации пытаются влиять на то, как люди проводят свое свободное время, в англоязычных странах такие попытки воспринимаются как вторжение в частную жизнь. Если человек тратит 100 % рабочего времени по назначению, все, чем он занимается за пределами офиса, – его личное дело.

Как надо

Если вам требуется личное местоимение, используйте «he or she» (он или она) или «him or her» (если нет возможности использовать «they» или «them»).

Если вы не знаете своих адресатов, обращайтесь к ним во множественном числе, к примеру «Purchasing Agents». Или замените такое обращение названием должности – «Dear Customer Service Representative». Если вы знаете фамилию, но не знаете пол, пишите «Dear R. Smith». На крайний случай, когда вы не знаете, как обратиться к получателям, у вас есть палочка-выручалочка – «To Whom It May Concern».

По мере возможности заменяйте слова с гендерной привязкой нейтральными эквивалентами. Например, «postal worker» вместо «postman». Вместо «stewardess» используйте «flight attendant».

Как не надо

Не думайте, что существительные мужского рода в английском обозначают представителей обоего пола, как это бывает в других языках.

Не пользуйтесь обращением «Gentlemen», если не хотите подчеркнуть, что вы родом из Старого Света.

Не следует полагать, что вопросы гендерной идентификации не стоят внимания.

Избегайте обращения «Miss» – оно считается оскорбительным. Будьте осторожны и с использованием «Mrs.» – порой оно показывает, что вы отстали от жизни.