5.1. Фасилитация как процесс управления групповой динамикой
Фасилитацию можно определить с точки зрения процесса и результата. С точки зрения процесса это разработка, а также управление групповой структурой и процессами, которые помогают группе эффективно выполнять свою работу, минимизируя общие проблемы, с которыми сталкиваются работающие вместе люди. Фасилитация – это процесс, фокусирующийся на вопросах:
• коммуникации;
• разработки процесса, в котором участвует группа, и последовательности выполняемых заданий;
• групповой энергии, движущих силах и способностях участников;
• необходимых достижений;
• физической и психологической среды [Justice et al., 2006].
Основная цель фасилитации – повышение групповой эффективности.
С точки зрения результата это помощь группе в том, чтобы стать лучше, а именно:
• повысить ответственность в отношении принимаемых решений;
• значительно сократить время реализации решений;
• улучшить межличностные отношения в группе;
• усилить личную удовлетворенность участников группы;
• создать процесс, который поможет членам группы эффективно использовать время для принятия высококачественных решений;
• управлять групповой дискуссией и поддерживать ее в нужном направлении;
• поддерживать участников в оценке у них коммуникативных навыков и выработке новых;
• создать позитивную среду, в которой участники могут работать продуктивно для достижения групповых целей;
• обучать и воодушевлять других использовать процесс фасилитации.
Основные составляющие процесса фасилитации . Э. Дэвидсон [Davidson, 2005a] выделяет три уровня в групповом процессе. Под групповым процессом понимается совокупность шагов, или активностей, которые делают участники, выполняя задачу. Первый уровень – это уровень макропроцесса, отражающий общую цель (или несколько целей), которую должна достичь группа в процессе всей фасилитации или отдельной части мероприятия. Примерами таких целей могут служить выработка миссии и ви дения, разработка стратегического плана, развитие команды, выработка решения проблемы, разрешение конфликта и т. д.
Второй уровень – это уровень методов. Методы – специфические процессы, используемые, чтобы провести группу через определенную серию шагов. Примерами таких методов являются, например, 9-, 7-, 5-шаговые модели решения проблемы, составление карты процесса, «Конференция поиск», «Поиск будущего», «Динамическая фасилитация», «Саммит позитивных перемен» и др.
Третий уровень представляет собой микропроцессы, или отдельные техники (такие как мозговой штурм, анализ Парето, мысленные карты и проч.), используемые на уровне методов.
Работая с группами, фасилитатор в первую очередь определяет цель, которую необходимо достичь. Исходя из поставленной цели и числа участников, которые должны быть включены в процесс, он разрабатывает дизайн предстоящего мероприятия: в соответствии с целью выбирается тот или иной подходящий метод, который комбинирует те или иные техники. Так, например, если в качестве цели выбирается стратегическое планирование, то далее фасилитатору важно понять, какое число участников будет привлекаться к работе, будет ли это малая (до 15 человек) или большая группа (более 15 человек). Некоторые методы фасилитации специально разработаны для работы больших групп (от 15 до 500 и более человек), но в маленькой группе они неприменимы и наоборот. Фактически многие авторские методы фасилитации представляют собой апробированное сочетание техник, выстроенных в особой последовательности, помогающей достичь целей на уровне макропроцесса.
Техники всегда адаптируются с учетом особенностей конкретного заказчика, его уникальной ситуации, особенностей разворачивающегося группового процесса, но последовательность шагов при их применении должна оставаться неизменной, если фасилитатор хочет, чтобы группа действительно достигла поставленной цели. Мастерство фасилитатора заключается в знании этих определенных последовательностей шагов (методов), которые приведут к запланированному результату, а также в умении создавать новые методы фасилитации. Знание ключевых принципов и практик, умение применять методы и техники фасилитации для достижения организационных изменений и развития рассматривается как высший уровень компетентности фасилитатора [Bens, 2005b].
Последнее десятилетие в американском профессиональном сообществе активно обсуждались различные подходы к фасилитации. Например, насколько глубоко необходимо фасилитатору разбираться в содержании предмета, проблеме, с которой работает группа. Может ли фасилитатор вносить предложения по содержанию обсуждаемых вопросов либо он должен оставаться только в рамках управления групповым процессом?
По мнению Дж. Дженкинса [Jenkins, 2005], для описания всего разнообразия спектров существующих методов и стилей проведения фасилитации можно выделить несколько критериев. Они отражают различные измерения процесса фасилитации.
Мы рассмотрим пять из предлагаемых восьми спектров.
1. По критерию «особенности процесса» (структурированный/самоорганизующийся процесс; спонтанное/запланированное распределение ролей).
2. По критерию «охват решаемых проблем» (одноразовые мероприятия/ серия мероприятий; узкие/широкие проблемы).
3. По критерию «тип интервенций фасилитатора» (процесс/содержание).
4. По критерию «тип итогового продукта» (инструментальный/развивающий).
5. По критерию «тип аудитории» (большие группы/малые группы; однородность/разнородность; иерархичность/эгалитарность).
На наш взгляд, важным также является еще один критерий, который мы предлагаем ввести для описания различных методов фасилитации.
6. Критерий «сфокусированность воздействия» (организационное развитие/управление изменениями).
Сочетание этих шести критериев для измерения разных аспектов процесса фасилитации определяет его различные модели. Рассмотрим каждый критерий подробнее.
Особенности процесса фасилитации
Структурированный/самоорганизующийся процесс. Структурированный про цесс возникает, когда фасилитатор разрабатывает мероприятие совместно с заказчиком перед тем, как оно начнется. Все интервенции планируются заранее. В самоорганизующемся процессе участники самостоятельно определяют содержание своей работы обычно в соответствии с каким-то общим фокусирующим вопросом. В подобном процессе заранее не известно, как именно будет разворачиваться взаимодействие и каким будет его результат. Существует лишь общая схема, как запустить процесс и в какие временные рамки нужно уложиться, но дальше процесс разворачивается спонтанно.
Примерами структурированных процессов является метод «Технология участия» (Technology of Participation – ToP), разработанный Институтом культурных контактов (Institute of Cultural Af airs – ICA) [Spencer, 1989] или «Стратегия изменений в реальном времени» [Jacobs, 1997]. В каждом из этих подходов фасилитатор обсуждает с клиентом последовательность планируемых шагов при проведении мероприятия. Он заранее готовит специфические задания-интервенции, определяющие направление процесса, и затем следует разворачивающемуся процессу. Фасилитатор в этом случае, доверяя процессу, знает, что запланированная последовательность шагов при проведении мероприятия сделает возможным для группы достижение эффективных результатов практически без изменений или с небольшими изменениями в разработанном заранее плане.
Примером самоорганизующегося процесса являются технологии «Открытое пространство» [Оуэн, 2008], «Динамическая фасилитация» [Rough, 2002]. В этих подходах фасилитатор лишь запускает процесс, далее участники ведут себя спонтанно, а фасилитатор лишь следует за процессом. Участники в течение сессии сами определяют, о чем они будут говорить, как они будут обсуждать вопросы и как взаимодействовать друг с другом. Заранее невозможно предсказать, будет ли найдено решение проблемы.
Спонтанное/запланированное распределение ролей. На наш взгляд, еще одним измерением организации процесса выступает распределение ролей. Так, например, можно говорить о спонтанном либо заранее спланированном распределении ролей участников фасилитации. «Выход за рамки» – пример метода с заранее четко распределенными ролями участников процесса. «Открытое пространство» – пример спонтанного распределения ролей между участниками, которое невозможно предсказать заранее.
Шкала охвата проблем
Одноразовые мероприятия/серия мероприятий. Многие методы фасилитации предусматривают проведение единичных событий, которые могут сопровождаться, а могут и не сопровождаться последующими (follow-up) мероприятиями. Сторонники единичных мероприятий исходят из предположения, что единственное событие может в результате привести к длительным устойчивым изменениям. Примером единичного мероприятия является «Поиск будущего» [Weisbord, 1992].
Другие фасилитаторы считают, что, проводя единичное мероприятие, они создают лишь временное решение, которое неустойчиво и фактически может быть пагубным для устойчивых изменений, поэтому необходимо многократное их повторение. Мероприятие может быть стратегической или единичной сессией построения команды. Оно может длиться от 3–4 часов до нескольких дней. Такие мероприятия могут быть хорошо спланированными заранее и повторяться спустя недели или месяцы. Примером метода, предусматривающего серию мероприятий, является «Парадигма позитивных перемен» (Appreciative Inquiry) [Cooperrider et al., 2008].
Узкие/широкие границы. Широта вопроса, которому будет посвящено мероприятие, также влияет на выбор подхода, который необходимо сделать фасилитатору. Планирование в узких границах является частью работы любой организации или сообщества. Это может быть, например, план внедрения проекта или планирование действий, способствующих увеличению повторных покупок для магазина, и проч. Широкие границы планирования выглядят как вопросы всестороннего развития сообщества или полное переопределение направления развития компании. Стратегическое планирование находится посередине этого спектра.
Границы проблемы (узкие или широкие) формируют рамки для обсуждения. Рамки дискуссии по конкретному вопросу (например, проекту) не могут быть изменены. Примером метода проектного планирования может служить «Планирование действий» (один из методов «Технологий участия» – ToP Action Planning) [Spencer, 1989].
В вопросах с широкими границами может обсуждаться все, что доступно воображению. Такие технологии, как, например, «Поиск будущего» [Weisbord, 1992], более подходят для программ с широкими границами.
Тип интервенций фасилитатора
Процесс/содержание. Вопрос, должен ли фасилитатор выступать в качестве эксперта по обсуждаемым участниками проблемам, до сих пор является дискуссионным. Лишь некоторые специалисты считают, что фасилитатору следует выступать экспертом в области обсуждаемой темы. Очень многие разделяют точку зрения, что фасилитатору следует быть экспертом лишь в области группового процесса. Другими словами, фасилитатор управляет информационными потоками, генерированием идей, их развитием и оценкой, индивидуальными и групповыми эмоциями, процессом принятия решений и групповой атмосферой.
Как только фасилитатор начинает поддерживать какую-то точку зрения или защищать какую-то позицию – неважно, его ли это собственное мнение или мнение какой-либо фракции внутри группы, – он сразу же становится консультантом или адвокатом. Общее правило для фасилитаторов в таком случае – озвучить свой выход из роли фасилитатора и переход в роль эксперта по данному вопросу [Jenkins, 2005].
Тип итогового продукта
Инструментальный/развивающий. Инструментальная фасилитация фокусируется на конкретном продукте. Она ориентирована на решение определенной задачи. Развивающая фасилитация фокусируется на совершенствовании групповых структур и процессов [Schwarz, 2005b]. В процессе инструментальной фасилитации группа использует фасилитатора для того, чтобы он, например, помог ей эффективно организовать процесс поиска и решения проблемы. На этом конце спектра находятся, в частности, такие методы фасилитации, как «Поиск будущего», «Технология участия». На наш взгляд, некоторые методы фасилитации, такие как, например, «Стратегические изменения в реальном времени», направлены одновременно и на выработку конкретных продуктов в виде разработки стратегии, планов действий, и на совершенствование групповых структур и процессов.
В свою очередь, тип инструментального продукта также можно разделить на подвиды. Например, Барбара Бункер [Bunker, 2006] предлагает разделять методы работы с большими группами на три основные подгруппы: методы, направленные на создание будущего; методы организации работы; методы для выработки и принятия решений.
Тип аудитории
Большие группы/малые группы. В данном случае речь идет о числе участников группы, задействованных в процессе фасилитации.
Описывая основные дилеммы, с которыми сталкивается фасилитация больших групп, Бункер и Албан [Bunker et al., 1997] упоминают следующие: дилемма голоса, дилемма структуры, дилемма эгоцентризма и заражение эмоциями. Дилемма голоса заключается в том, что важный опыт участников группы не распознается или просто может быть не услышан из-за того, что лишь небольшое число людей может говорить, а подавляющее молчит. Люди также могут чувствовать страх, находясь в окружении большого числа людей. Для того чтобы успешно управлять большими группами, фасилитатору необходимо творчески использовать технологии работы с малыми группами. Дилемма структуры заключается в том, что, если работа группы структурируется мало, процесс кажется хаотичным, вышедшим из-под контроля.
Если он, напротив, слишком структурирован, участники чувствуют, что их поведение контролируют и они подвергаются манипулированию. Продуманное разделение участников на подгруппы, организация обсуждений и отчетов о работе являются необходимым минимумом для эффективной фасилитации больших групп. Дилемма эгоцентризма заключается в том, что, с одной стороны, люди склонны верить, что их собственное восприятие и есть реальность. С другой стороны, в больших группах возникают значительно более разнообразные и противоположные точки зрения по сравнению с малыми группами. Фасилитатору необходимо управлять составом группы, форматом отчетов и групповой рефлексией, для того чтобы группа выработала эффективные продукты.
Некоторые методы фасилитации используются исключительно для работы с большими группами (от 15 и более человек). Другие – для работы с малыми (до 15 человек) и большими, но ограниченными по числу участников группами (от 15 до 50 человек). Разработаны также методы, которые могут быть успешно использованы в работе с любыми группами.
Однородность/разнородность. Единичные однородные рабочие группы, как правило, работают над общей задачей. У них есть разделяемые ценности и цели. Такие группы имеют общую основу (например, принадлежность к определенной организации), для того чтобы прийти к соглашению в процессе выработки решения. С другой стороны, есть группы, включающие в свой состав разнородных участников, являющихся носителями различных интересов, ценностей, принадлежащих разным организациям и сообществам. В таких группах фасилитатору в первую очередь необходимо помочь участникам найти общие объединяющие начала.
Работая же с однородными группами, фасилитатор должен помнить про опасность группового мышления и проявление так называемого абилинского парадокса. Он несет ответственность за то, чтобы помочь группе избежать этих явлений, а следовательно – принятия плохих решений.
Некоторые методы фасилитации больше подходят, чтобы помочь работе больших групп, объединяющих разнородных участников. Например, «Поиск будущего» и «Открытое пространство». Другие же методы одинаково хорошо подходят как для однородных, так и для разнородных групп участников. Например, «Мировое кафе», «Динамическая фасилитация».
Иерархичность/эгалитарность. Группы с жесткой иерархической структурой могут иметь сложности при выработке идей в процессе принятия решений. Участники таких групп часто уступают более статусным участникам группы или ожидают, пока те выскажут свое мнение. В таких группах фасилитатору необходимо использовать специальную методику работы. Здесь требуется особый подход и приемы по сравнению с группами, обладающими более эгалитарной культурой.
Сфокусированность воздействия
Организационное развитие/управление изменениями. На наш взгляд, сфокусированность воздействия является важным критерием, позволяющим разграничивать модели фасилитации. В соответствии с этим критерием часть методов фасилитации можно отнести к практикам, способствующим не только достижению изменений, но и организационному развитию.
Т. Каммингс и К. Уорли рассматривают управление изменениями как более широкое понятие. Организационное развитие всегда включает в себя управление изменениями, но управление изменениями не обязательно включает организационное развитие [Cummings et al., 2009, р. 4]. Для того чтобы практика считалась способствующей организационному развитию, К. Уорли и А. Фейерхерм [Worley et al., 2003, р. 99] предлагают ввести следующие критерии.
1. Используемые практики должны вовлекать в изменения одну или более подсистем организации или ее персонал в целом. Действия должны разрабатываться так, чтобы предусматривать изменения в определенный период времени и способы измерения степени произошедших изменений. Например, помощь команде топ-менеджеров в разработке нового организационного ви дения не может рассматриваться как организационное развитие до тех пор, пока не будет сделано его описание и не произведена оценка реализации этого видения.
2. Практики могут рассматриваться как относящиеся к организационному развитию, если они включают обучение. «Процесс изменений должен быть проведен таким образом, чтобы клиент или система клиента имели больше знаний как управлять изменениями в будущем» [Ibid., р. 111]. Это предполагает вовлеченность достаточного количества сотрудников в изменения, сессии обратной связи и коучинга, оценку и обзор проделанных действий и т. д.
3. Практики рассматриваются как относящиеся к организационному развитию, если предполагают обдуманные спланированные усилия по совершенствованию результативности, или эффективности, системы клиента.
Применительно к процессу фасилитации третий критерий можно рассматривать с точки зрения воздействия на групповую структуру и процессы [Schwarz, 2005b]. Таким образом, если в результате использования метода фасилитации достигаются еще и структурные и/или процессные изменения в системе клиента, то его можно рассматривать как инструмент не просто организационных изменений, но и организационного развития.
Процесс изменений по К. Левину [Ibid.] включает стадии «размораживание», «изменения», «замораживание». Все методы фасилитации воздействуют на структурные и/или процессные элементы группы, являясь как бы быстрой «разморозкой» и переводом группы в новое измененное состояние. Но для того чтобы зафиксировать («заморозить») это состояние организации/ сообщества на новом уровне (например, самоорганизовавшимся командам действовать в соответствии с выработанными целями и мотивирующими задачами или принимать решения в стиле консенсус и проч.), метод должен предусматривать осуществление последующих за мероприятием действий. Как указывает Р. Джэкобс, автор метода «Стратегические результаты в реальном времени», «какой бы сильной ни была технология, какими бы преданными делу ни были люди, мероприятия сами по себе недостаточный катализатор для изменений. Последующие шаги необходимы и обязательны» [Jacobs, 1997, p. 160].
Те методы фасилитации, которые это предусматривают, кроме инструментального продукта имеют еще и развивающий результат. Таким образом, в соответствии с критерием «сфокусированность воздействия» часть методов фасилитации можно отнести к практикам, способствующим достижению изменений (разрешение конкретной проблемы, выработка общего ви дения, плана действий и проч.). А другие методы способствуют также и организационному развитию (способности участников организации и сообщества воплотить составленные планы в жизнь, работая в самоорганизующихся командах, самостоятельно вырабатывать эффективные решения, успешно разрешать противоречия, брать на себя ответственность и роль лидера и т. д.). Ниже даны примеры методов, содействующих достижению изменений и организационному развитию (табл. 5.1).
Итак, в качестве основных измерений процесса фасилитации мы выделили шесть критериев: особенности процесса, охват решаемых проблем, тип интервенций фасилитатора, тип итогового продукта, тип аудитории, сфокусированность воздействия. Сочетание этих критериев для измерения разных аспектов процесса фасилитации определяет ее различные модели.
Эффективность групповой деятельности . И. Штейнер, анализируя групповую продуктивность, предложил описывать ее как потенциальную продуктивность минус затруднения в процессе работы группы (process loss) [Steiner, 1972]. Затруднения в процессе работы группы означают снижение результативности. Оно обусловлено действиями или динамикой, которая препятствует раскрытию группового потенциала и проявляется в снижении усилий, неэффективности групповых процессов, плохой координации при решении проблем и неэффективном лидерстве. Задача фасилитатора – помочь группе достичь максимально возможной продуктивности и результативности, поэтому важно помнить про основные затруднения в процессе работы группы и понимать их возможные причины.
Таблица 5.1
Методы достижения организационного развития
Группа становится менее продуктивной по мере увеличения ее численности. Этот эффект получил название «эффект Рингельмана» в честь исследователя, который впервые его описал [Kravit, Martin, 1986]. По мере увеличения численности группы от двух до восьми человек наблюдается потеря в приросте продуктивности. В процессе фасилитации больших групп важно формировать подгруппы не более 6–8 человек и следить, чтобы участники распределяли между собой роли, облегчающие проведение обсуждений и выполнение заданий. Увеличение числа человек в группе неэффективно из-за проявления так называемого эффекта социального безделья (social loafi ng) – снижения индивидуальных усилий в группе [Williams et al., 1981] и невмешательства (free riding), когда член группы верит, что другие участники компенсируют недостаток его усилий. Эти явления усугубляются, когда результаты группы не оцениваются. Если же участники знают о том, что их результаты будут обсуждаться, они прикладывают значительные усилия, и их продуктивность возрастает. В небольшой группе, где каждый вносит определенный вклад в результат работы группы, эти эффекты также снижаются [Kameda, 1992].
Исследования также доказывают, что на результативность групповой работы влияют ясно поставленные цели. Они стимулируют ряд позитивных процессов – участники прилагают больше усилий, улучшается планирование, качество отслеживания процесса выполнения работы [Weldon, 1991]. Групповые цели должны бросать вызов. Трудные, но достижимые задачи снижают эффект «социального безделья» [Brickner et al., 1986; Sheppered, 1993]. Этот эффект уменьшается, если участники группы верят в успех и чувствуют значимость цели, к которой они стремятся [Karau, Williams, 1993].
Как указывает Д. Форсит [Forsyth, 2010, p. 303], результативность группы превосходит результат наиболее некомпетентного участника группы (эффект «лучше, чем худший»). Результативность группы будет такой же, как у наиболее компетентного члена группы (эффект «одинаково с лучшим»). Эффект «лучше, чем лучший» возникает, но редко. Для того чтобы возник синергетический эффект, когда группа достигает результата, который невозможно получить простой суммой индивидуальных усилий, необходимо, чтобы участники группы были сильно мотивированы для достижения поставленных задач и поиска правильных решений.
Таким образом, подбор участников группы является критическим моментом для достижения результата. Во многих методах фасилитации больших групп («Конференция поиск», «Поиск будущего», «Выход за рамки», «Стратегические изменения в реальном времени») для подбора участников предусмотрены особые действия фасилитатора и разработаны специальные процедуры.
Еще один важный момент. При использовании техник для выработки новых идей (например, мозгового штурма), фасилитатор должен помнить про такие затруднения, возникающие в процессе работы группы, как блокирование продуктивности, понимание оценки, эффект «социальной пары». Блокирование продуктивности – потеря продуктивности, которая возникает из-за того, что участники должны ждать своей очереди, чтобы высказать идеи. Они могут просто забыть свои мысли или решить не высказывать их, когда подойдет их очередь [Nij stad, Stroebe, 2006]. Эффективность мозгового штурма ограничивается наличием оценки, даже несмотря на введение правила «не давать оценок» [Diehl, Stroebe, 1987]. Эффект «социальной пары» – это тенденция подстраивать свои усилия по выработке идей так, чтобы они соответствовали уровню продуктивности других участников группы. Другими словами, более продуктивные участники склонны снижать темп выработки идей, чтобы он соответствовал темпу менее продуктивных членов группы [Brown, Paulus, 1996]. Используя технику мозгового штурма, фасилитатор должен помнить про существующие ограничения и стараться свести их к минимуму. Можно также использовать альтернативные техники, помогающие преодолеть недостатки мозгового штурма.
Процесс принятия решений. Одна из основных задач фасилитации больших и малых групп – повышение качества принимаемых решений и воплощение их в жизнь. Фасилитатору важно создавать такие условия для работы большой группы, чтобы помочь преодолеть все ограничения, связанные с процессом группового принятия решений, правильно организовать процессы ориентации в проблеме, обсуждения, принятия решения и их выполнения.
В большинстве случаев группа является более эффективной, когда нужно осуществить выбор, оценку или решить проблему [Stasser, Dietz-Uhler, 2001].
Как указывают А. Холлингшед [Hollingshead et al., 2005] и Г. Виттенбаум [Wittenbaum et al., 2004], шансы группы принять лучшее решение возрастают, если она следует четырем этапам. Определяет проблему, ставит цели и вырабатывает стратегию решения на стадии ориентации. На стадии обсуждения собирает и обменивается информацией. На этапе принятия решения выбирает решение через консенсус, голосование или использует другие процессы. На этапе выполнения предпринимает действия по претворению его в жизнь и оценивает результаты.
На первой стадии принятия решения – ориентации – группа должна организовать процесс. Необходимо прояснить групповые цели, обозначить ресурсы, необходимые для принятия решения, предположить, какие препятствия могут встретиться и как их можно преодолеть или избежать, определить процедуры, которым нужно следовать при сборе информации, выработке решения, а также согласовать, как будет построено само мероприятие (совещание) [Gouran, Hirokawa, 1996]. Как указывает Р. Хирокава [Hirokawa, 1980], стадия организации и планирования процесса принятия решения в некоторых случаях является единственным фактором, который отличает успешные группы от неуспешных. В то же время, как показывают исследования, члены группы склонны считать, что планирование менее важно по сравнению с другими действиями при решении стоящих задач [Shure et al., 1962].
Наряду со стадией ориентации стадия обсуждения также является очень важной. Время, потраченное группой на обсуждение, улучшает качество решений [Katz, Tushman, 1979]. На этой стадии группа обменивается, собирает, обрабатывает информацию, необходимую для принятия решения. Для того чтобы стадия обсуждения проходила успешно, фасилитатору важно создавать условия, помогающие группе воспользоваться таким информационным ресурсом, как коллективная память. На стадии обсуждения одной из важнейших задач фасилитатора является правильная организация и фиксация результатов обсуждения. Это является основным условием для функционирования коллективной памяти.
Группы могут получить больше информации, чем отдельные участники. Во многих случаях в состав групп, принимающих решение, входят участники, обладающие различным опытом, навыками и связями. Поэтому каждый из них может внести в дискуссию уникальный вклад [Henningsen, Henningsen, 2007]. У исследователей нет однозначного ответа на вопрос, будет ли группа, разнообразная по своему составу, эффективнее в принятии решений по сравнению с более однородной [Horwitz, Horwitz, 2007]. Но если разнообразие касается экспертных знаний и информации, в этом случае результативность при решении сложных задач будет выше [Bowers et al., 2000]. В таких методах фасилитации, как «Выход за рамки», «Стратегические изменения в реальном времени», «Конференция поиск», «Поиск будущего», «Саммит позитивных перемен», уделяется серьезное внимание подбору участников, для того чтобы обеспечить максимальное разнообразие. Некоторые методы не предусматривают таких требований, например, «Динамическая фасилитация», «Базовая фасилитация», «Открытое пространство», «Мировое кафе».
В процессе группового обсуждения также происходит более глубокая и тщательная обработка информации. Исследователи установили, что обмен информацией, когда участники высказывают идеи, мнения, выражают чувства, критическая оценка идей и обсуждение разногласий взаимосвязаны с точностью оценок [Jehn, Shah, 1997].
На этапе принятия решения группа может использовать различные стратегии и правила, для того чтобы выбрать одну из нескольких альтернатив, выработанных в процессе обсуждения: делегирование решений, среднее решение, решение большинства, консенсус, случайное решение [Hastie, Kameda, 2005]. Задача фасилитатора – помочь группе выбрать подходящий способ принятия решения и использовать соответствующую технику.
Важно, чтобы решение не просто было принято, но воплощено в жизнь. Было установлено, что, если сотрудники вовлечены в планирование изменений («эффект голоса»), они реализуют принятые нововведения в отличие от тех, кому они просто объясняются и преподносятся в готовом виде [Bartlem, Locke, 1981].
В процессе фасилитации больших групп в зависимости от действий формальных лидеров могут быть реализованы различные модели принятия решений [Vroom, 2003]:
• консультационная – лидер обсуждает проблему с группой, а затем принимает решение, которое может отражать или нет групповое решение;
• фасилитационная – лидер участвует в обсуждении проблемы и принимает решения, которые выработала и поддерживает группа;
• делегирующая – группа принимает решение без прямого участия лидера, лидер обеспечивает необходимую поддержку и ресурсы.
Консультационная модель используется в рамках методов «Выход за рамки», «Стратегические изменения в реальном времени». Фасилитационная и делегирующая модель – в рамках методов «Саммит позитивных перемен», «Конференция поиск».
Как указывает Дисальво [Di Salvo et al., 1989], основные проблемы, с которыми сталкивается группа в процессе принятия решений, – это:
• неудовлетворительный процесс коммуникации (плохие навыки слушания, отсутствие визуальной поддержки, непонимание или неясность темы);
• эгоцентричное поведение (демонстрация силы, манипуляции, проявление властности, обструкционизм, шутовство);
• отсутствие вовлеченности (неучастие, пассивность, отсутствие обсуждения, молчание);
• отклонение от темы;
• прерывания (участники прерывают друг друга, говорят одновременно, разговаривают по телефону);
• неэффективное поведение лидера (неорганизованность и несфокусированность на теме, отклонения от темы, отсутствие подготовки к обсуждению, опоздания, отсутствие контроля, непринятие решения);
• отношения и эмоции (плохие отношения, споры, отсутствие вежливости или уважения, обвинения, жалобы, неконтролируемые эмоции).
Основные типы ошибок, возникающие в процессе принятия решений [Kerr et al., 1996]:
• упорство – группа продолжает полагаться на информацию, которая рассматривалась и была признана неточной;
• нежелание отказаться от действий, которые оказались неэффективными;
• тенденция переоценивать точность предсказания результата;
• установка игнорировать общие тенденции;
• склонность приписывать причины поступкам и поведению людей;
• стремление основывать решение только на уже имеющейся информации;
• тенденция замечать и полагаться на заметные, но вводящие в заблуждение аспекты проблемы.
Одним из негативных феноменов, связанных с процессом принятия решений, является так называемое групповое мышление, когда стремление к единогласному решению в сплоченной группе начинает преобладать над желанием реалистично оценить все возможные альтернативы [Janis, 1982]. Основные причины, которые запускают этот феномен, следующие: групповая сплоченность, изоляция группы и нарушения в процедуре принятия решения, стрессовая ситуация. В сплоченной группе участники стараются воздерживаться от критики обсуждаемых решений, избегают вступать в спор и любой ценой стараются сохранить хорошие отношения друг с другом. Если группа изолирована от других групп (следовательно, от критики), она может вырабатывать уникальные, но ошибочные альтернативы.
Нарушения в процедуре принятия решения, например, высказывание лидером группы своего мнения в начале обсуждения, голосование без предварительного обсуждения, также способствуют групповому мышлению. В стрессовой ситуации, когда необходимо принимать решения, связанные с высокой степенью риска, или время для принятия решения ограниченно, члены группы могут начинать действовать нерационально. Они преувеличивают позитивные последствия, минимизируют возможности негативных последствий, концентрируются на незначительных деталях и пропускают важные.
Если группа обладает высокой сплоченностью, то наличие одного или двух вышеперечисленных факторов (изолированность и нарушение в процедуре, стрессовые ситуации) с высокой степенью вероятности ведут к групповому мышлению.
Кроме признаков группового мышления в процессе работы с участниками фасилитатор может обнаружить следующие сигналы, указывающие, что группа может принять в итоге плохое решение:
• одна и та же тема бесконечно обсуждается, но группа не переходит к выработке решения;
• группа использует голосование по вопросам, когда необходим консенсус, или использует технологию выработки консенсуса по тривиальным вопросам;
• при решении важного вопроса участники становятся напряженными и начинают спорить. Никто по-настоящему не слышит друг друга, каждый старается выиграть в отстаивании своей точки зрения. Часть участников доминирует, другие молчат;
• после длительного обсуждения становится ясно, что участники по-разному понимают, в чем состоит проблема, и какие препятствия или возможности существуют;
• никто не предпринимает действий, чтобы изменить ситуацию, несмотря на то что через какое-то время становится ясно, что обсуждение ходит по кругу [Bens, 2005a, р. 104–105].
Таким образом, психологические исследования явлений групповой динамики дают важные знания фасилитатору. Понимание природы групповых процессов помогает осуществлять вмешательства, в результате которых, участники становятся более эффективной группой.
5.2. Оценка и значение тренинга больших групп
Модель групповой эффективности Р. Шварца. Еще одной важной теорией, на которой основывается практика фасилитации, является модель групповой эффективности Р. Шварца.
Опираясь на показатели эффективности групповой деятельности, предложенные Дж. Хэкманом и Э. Сандстромом [Sundstrom et al., 1990], – результативность, развитие команды и индивидуальное развитие каждого члена команды, американский организационный психолог Р. Шварц [Schwarz, 2005b] предложил собственную модель групповой эффективности. Он уточнил критерии, выделенные Хэкманом и Сандстромом, а также описал факторы, влияющие на групповую эффективность. Данная модель – пример системного подхода к изучению группы и, на наш взгляд, является очень полезным инструментом для фасилитатора. Она позволяет осознанно планировать и осуществлять интервенции, помогающие вывести группу на новый уровень в своем развитии. Ниже мы приводим описание трех критериев, которые предлагает Р. Шварц для описания групповой эффективности, а также влияющие на нее факторы.
Результаты. Следует не просто измерять количество или качество предоставляемых компанией услуг или товаров по определенным объективным критериям, но и обращать внимание, насколько удовлетворены внутренние и внешние клиенты.
Процессы. Большинство групп работают вместе длительное время. Поэтому процессы и структура группы должны способствовать их совместной эффективной работе, для того чтобы предотвратить «выгорание» участников и обеспечить их способность работать вместе над последующими заданиями.
Личность. Этот критерий групповой эффективности отражает, насколько групповой опыт способствует росту и благополучию ее участников. Участники обычно ожидают, что в процессе групповой работы они могут удовлетворить некоторые свои личные потребности, например, работа будет интересна и полезна, будет способствовать их обучению и развитию. В длительной перспективе группа, которая не удовлетворяет потребности участников, менее эффективна, чем та, которая это делает.
Факторы, влияющие на групповую эффективность. Группа не является эффективной или неэффективной. Групповая эффективность измеряется как совокупность тесно связанных между собой параметров. В данной модели это функция трех факторов: группового процесса, групповой структуры и группового контекста. Каждый фактор имеет набор взаимосвязанных элементов. Каждый элемент влияет на остальные.
Групповые процессы. Процесс – это последовательная смена состояний чего-либо, стадий развития рассматриваемого явления, а также определенная совокупность последовательных действий, направленных на достижение некоторой цели. Процесс говорит скорее о том, как делаются вещи, чем что сделано. Чтобы быть эффективной, группа должна управлять рядом процессов, начиная от решения проблем и заканчивая управлением границ.
Решение проблем. Для эффективного решения проблем важно:
1) использовать системный подход в группе. Если не рассматривать последствия своего решения во времени и в системе, группа может решить проб ле му способом, который в будущем вызовет более сложные проблемы;
2) всем участникам одновременно фокусироваться на одном и том же этапе в процессе решения проблемы. Когда некоторые участники пытаются найти причины проблемы, в то время как другие уже предлагают решения, это означает, что группа работает неэффективно.
Принятие решений. Принятие решений – это процесс выработки и выбора решения из имеющихся альтернатив. Он включает следующие этапы: определение кого следует вовлечь, когда и что нужно решить и как участники будут это делать. Для эффективности процесса принятия решений в него важно вовлекать людей, ответственных за планирование или внедрение решения, и тех, на кого оно влияет прямо или косвенно. Группа привлекает к решению людей, обладающих необходимой информацией о проблеме, ее причинах, возможных решениях и потенциальных последствиях.
Существуют разнообразные подходы к принятию решения. Например, лидер может принимать решение единолично, консультируясь или не советуясь с участниками группы. Он может делегировать решение группе. Решение может приниматься большинством голосов или группа будет использовать процедуру консенсуса. Если лидер принимает решение не единолично, то группе необходимо выбрать, какой метод она будет использовать.
Управление конфликтом. Эффективная группа рассматривает конфликт как естественную часть групповой жизни. Если конфликтами эффективно управлять, они совершенствуют способность участников продуктивно работать вместе для достижения поставленных задач и вносят вклад в личностное развитие. Участники группы используют конфликт, чтобы больше узнать о проблеме, о том, как ее видят другие. Вместо того чтобы просто настаивать на своей точке зрения, они стараются выяснить, какие мысли, чувства и интересы стоят за той или иной позицией. В итоге группа разрешает конфликт таким образом, что участники приходят к пониманию причин возникновения конфликта, как каждый из них способствовал этому конфликту и как они могут вести себя по-другому, чтобы предотвращать ненужные конфликты в будущем.
Коммуникация. Процесс коммуникации пронизывает все групповые процессы. Эффективная коммуникация означает обмен информацией таким образом, что отправитель и получатель понимают сообщение одинаково. В общении группа должна использовать базовые правила и ключевые ценности эффективной коммуникации.
Управление границами ответственности и автономности. В эффективной группе участники четко понимают групповые задания и за что каждый из них несет ответственность. Они не берут на себя выполнение заданий, не связанных с целью группы, без групповой экспертизы. В то же время группа должна координировать свою работу с другими частями организации. Группа решает, как и какой информацией делиться, какие задания и кем будут выполняться, как будут приниматься решения. Эффективная группа, понимая границы своей компетентности и способности справиться с заданием, при необходимости стремится изменить эти границы за счет привлечения технологий, людей и информации, необходимых для выполнения заданий.
Групповая структура, групповые роли и ожидания. Групповая структура – второй фактор, влияющий на групповую эффективность. Термин групповая структура подразумевает такие характеристики группы, как миссия и видение, задачи, роли, имеющееся время, разделяемые ценности и вера, а также нормы. Понимание элементов, которые создают структуру, важно, так как их активное изменение меняет структуру.
Ясная миссия и разделяемое ви дение. Групповая миссия отвечает на вопрос: «Почему/для чего мы существуем?» Видение – мысленная картина будущего, которое группа хочет создать. Видение определяет, какой группе следует быть и как следует действовать, чтобы выполнить свою миссию. В эффективной группе участники осознают свою миссию, имеют общее видение будущего, считают его вдохновляющим и используют как руководство в работе.
Эффективная групповая культура. Групповая культура включает ряд фундаментальных ценностей и веру, разделяемую участниками группы и направляющую их поведение. Вера – предположение о том, что является истиной, например, «людям свойственно делать хорошо свою работу». Ценность – предположение о том, что важно и значимо, например, «быть честным все время». Артефакт – продукты культуры, например, организационные политики и процедуры, организационная структура.
В эффективной группе участники осознают свои ключевые ценности и то, во что они верят. Они действуют и принимают решения в соответствии со своими ценностями. Развивающая фасилитация, используемая для того, чтобы помочь людям исследовать свои процессы и структуры, в частности, анализирует ценности и верования группы, опираясь на культурные артефакты, включая то, как люди действуют.
Цели, задача и участники. Эффективная группа имеет ясные цели, соответствующие ее миссии и видению, которые позволяют участникам выбирать адекватные средства для их достижения. Ясные цели дают возможность группе оценивать свое продвижение в их достижении. Без них группе сложно решать проблемы и принимать решения, и это часто ведет к конфликту.
Групповые задачи – действия, которые группа выполняет, чтобы достичь цели. В модели групповой эффективности предполагается, что члены группы должны быть взаимозависимы при решении задачи и разделять коллективную ответственность за результат группы.
Мотивирующие групповые задачи соответствуют нескольким условиям:
• они дают возможность участникам группы использовать свои разнообразные умения;
• это целостный и значимый отрезок работы с видимым результатом;
• результаты имеют значимые последствия для клиентов или для других членов организации;
• они дают участникам значительную свободу/автономию в том, как решать задачу, и они чувствуют ответственность за свою работу;
• работая над заданием, участники получают регулярную обратную связь о том, насколько хорошо группа действует.
Эффективная группа состоит из специально отобранных участников. Отбор производится в соответствии с несколькими критериями:
• участники обладают соответствующим набором знаний и умений, чтобы успешно выполнить данную задачу;
• в группе должно быть достаточное количество участников, чтобы выполнить задачу. Группа с бо льшим, чем надо количеством участников, тратит время на координацию вместо того, чтобы выполнять задания. К тому же по мере роста группы участники могут терять интерес к работе и перестать прилагать усилия;
• состав группы должен быть достаточно стабильным, чтобы поддерживать усилия и в то же время изменяться, чтобы обеспечить генерирование новых, разнообразных идей.
Четко определенные роли, включая лидерство. В эффективной группе участники четко понимают, какую роль каждый из них играет и какое поведение люди ожидают от каждой роли. С точно согласованными ролями участники могут координировать свои действия для выполнения задачи. Без этих ролей в группе с большой степенью вероятности могут возникать бесполезные конфликты и стресс. Эффективная группа проясняет свои роли для своих членов по мере изменения задач или смены участников.
Роль лидера определяет отношения между ним и другими членами группы относительно групповых процессов, структур и функций. По мере того как группа становится более самоуправляемой, многие элементы лидерской роли переходят к участникам группы.
Групповые нормы. Групповые нормы – это ожидания относительно того, как люди должны или не должны себя вести, разделяемые всеми или многими членами группы. Нормы вытекают из ценностей и верований, которые составляют групповую культуру. В эффективной группе участники детально обсуждают и согласовывают нормы, которыми они хотели бы руководствоваться. Они также соглашаются взять ответственность за соблюдение этих норм, всякий раз отслеживая нарушения этих норм.
Достаточное количество времени. Периоды работы группы включают время выполнения заданий и время создания возможностей. Во время выполнения заданий группа производит продукты или услуги. Во время создания возможности группа обсуждает способы совершенствования выполнения заданий или предпринимает конкретные действия в этом направлении. Например, перепроектирование бизнес-процесса с целью увеличения его эффективности или обучение управлению конфликтом, чтобы улучшить ее умения в этой области. Обычно группа тратит слишком мало времени на создание возможности.
Групповой контекст. Третий фактор модели групповой эффективности – это контекст, в котором функционирует группа. Это те аспекты большой организации, которые влияют на групповую эффективность, но которые группа обычно не контролирует. Элементы группового контекста включают ясную миссию и разделяемые ценности, организационную структуру, вознаграждения, соответствующие групповым целям, информацию, включая обратную связь о выполнении результатов, обучение и консультирование, технологии и материальные ресурсы, а также физические условия, т. е. среду обитания группы. Эффективная группа осознает, что хотя она не может контролировать условия, в которых существует группа, она может влиять на них через организацию с целью их изменения на более поддерживающие. Понимание группового контекста помогает фасилитатору определить, как организация влияет на групповую эффективность. Способствует ли она совершенствованию группы либо, наоборот, снижает групповые усилия. Понимание группового контекста также помогает фасилитатору оценить, в какой степени он может помочь группе только своими усилиями.
5.3. Основные методы и техники фасилитации
Как указывают Б. Бункер и Б. Албан [Bunker, Alban, 1992a], в Америке работа с большими группами и системами началась в 1960-х годах, когда в рамках метода «обучающих лабораторий» института NTL (Национальная лаборатория тренинга) собирали команды студентов колледжей и университетов, чтобы исследовать становление группы и происходящие с ней изменения. Часто лаборатории собирали по 100 и более человек, и психологи, которые проводили обучение, учились планировать свои действия в работе с большими группами. В больших группах также проводилось обучение успешной совместной работе представителей различных сообществ. Незнакомые друг с другом люди через две недели обучения превращались в эффективно функционирующую группу.
Среди ученых, которые первыми начали использовать методы работы с большими группами, Бункер и Албан называют Р. Липпитта. Вместо того чтобы анализировать существующие проблемы, фиксируясь на прошлом группы, Липпитт фокусировал группу на будущем, которого она хочет достичь. При этом в изменения вовлекалось как можно большее количество участников системы. В 1980-е годы Липпитт совместно с Е. Шиндлер-Рейман работали с различными сообществами более чем в 80 городах США. Они помогали разрабатывать видение предпочитаемого будущего и действия, которые помогли бы воплотить его в жизнь. На мероприятиях, которые проводились для участников сообществ, присутствовало по несколько сотен человек.
Бункер и Албан отмечают, что необходимость в широком использовании методов работы с большими группами в 1990-е годы возникла в связи с усилением международной конкуренции, которая вынуждала компании совершенствовать свои товары и услуги, одновременно снижая затраты. Для этого необходимо было разрабатывать многочисленные планы, позволяющие сделать больше с меньшими трудовыми и финансовыми затратами, обеспечивая при этом высокое качество. В подобной конкурентной среде традиционная стратегия изменений, которая инициируется сверху и затем поэтапно распространяется вниз, занимала слишком много времени. В сложившихся условиях важно было уметь реагировать максимально быстро, чтобы выиграть. В крупных компаниях с многолетней историей развития работающим там десятилетиями сотрудникам было сложно понять и поверить, что за пределами организации происходят такие радикальные изменения, требующие быстрого реагирования.
Широкомасштабные мероприятия были технологией, которая помогала донести необходимое сообщение для всей системы и добиться понимания организационной ситуации каждым сотрудником. Такая синхронизация вела к общему признанию необходимых изменений и становилась движущей силой для согласованных действий. Таким образом, широкомасштабные мероприятия, проводимые с большими группами, были необходимым условием для успешной реализации изменений в компаниях в 1990-е годы.
Важность работы с большими системами отмечена, например, в работах Р. Шварца [Schwarz, 2005b], подчеркивающего значимость понимания организационной культуры. Об этой же тенденции свидетельствует переход в менеджменте от концепции отличного руководителя к трансформационному лидеру (создающему новое видение). Это другой способ сфокусироваться на изменении всей системы целиком вместо совершенствования ее отдельных частей [Bunker, Alban, 1992a].
Известный консультант М. Вейсборд [Weisbord, 1992] после анализа результатов своей 30-летней работы в области организационного развития предложил для эффективного осуществления организационных изменений принцип «собирать всю систему в одной комнате». Другими словами, он подчеркнул, что необходимо найти способ работать со всей системой одновременно.
По мнению Бункер и Албан [Bunker, Alban, 1992b], возникновение мероприятий, нацеленных на проведение широкомасштабных изменений, свидетельствуют об изменении модели организационных изменений. Особенности этой новой модели следующие:
• в основе лежит системный подход;
• в изменения вовлекается вся организация;
• изменения быстро претворяются в жизнь за счет быстрого перехода к действиям;
• осуществляются фундаментальные изменения;
• ответственными являются высшее руководство и вся система;
• роль консультанта в том, чтобы организовать процесс.
По мнению некоторых исследователей [Bushe, Marshak, 2009], новые технологии работы с большими группами в настоящий момент составляют отдельное направление в рамках организационного развития.
Таким образом, методы работы с большими группами возникли благодаря усилиям американских, английских и австралийских психологов в 1960-е годы и начали широко применяться в США в начале 1990-х годов [Bunker, Alban, 1992a], а в некоторых странах Европы с 2000 г. [Weber, 2005]. До этого времени группы более 30 человек не рассматривались как управляемые для решения проблем планирования и активной групповой работы.
Методы фасилитации и их задачи. Сами по себе методы фасилитации не помогут компаниям выйти на новый уровень эффективности в своей работе. Для того чтобы сделать рывок в своем развитии, необходимы изменения в стратегии, продуктах, которые выпускает компания и системе ценообразования. Но с другой стороны, сами по себе подобные изменения невозможны, если они не захватывают воображение тех, кто должен воплотить их в жизнь. Таким образом, методы фасилитации являются тем самым механизмом, который запускает достижение необходимых компании результатов.
Методы фасилитации помогают руководителю в ходе выполнения повседневных задач. Например:
• руководителю необходимо, чтобы после совещания подчиненные сказали: «Я верю, что это лучшее решение, которое мы можем принять в организации в настоящее время, и я буду поддерживать его внедрение»;
• возникла серьезная конфликтная ситуация – руководителю нужно, чтобы разногласия были преодолены, конфликт улажен;
• руководителю необходимо оценить возможность действий при решении какого-то важного вопроса или проблемы. Прежде чем принять решение, он хочет собрать информацию от подчиненных (100 человек), услышать их идеи, мнения. С помощью методов фасилитации это можно сделать за несколько часов. При этом все 100 человек будут активно вовлечены в процесс обсуждения, а в конце все высказанные идеи будут зафиксированы, классифицированы и представлены наглядно.
Методы фасилитации помогают в достижении необходимых для организации изменений без сопротивления персонала, а наоборот, с его поддержкой. Например, необходимо:
• разработать и реализовать абсолютно новую корпоративную стратегию. Руководитель хочет, чтобы в процессе приняли участие сотрудники всех подразделений и уровней компании. Численность сотрудников больше 100 человек. Необходимо, чтобы все были активно вовлечены в процесс;
• описать и оптимизировать бизнес-процессы. Нужно сделать так, чтобы «талмуд» на 60 страниц, описывающий бизнес-процессы, не просто пылился на полке. Сотрудники компании должны понимать, что такое бизнес-процесс, как его можно описать, оптимизировать и принимать в этом непосредственное участие;
• чтобы в процессе слияния или поглощения интеграция двух компаний, обладающих различными корпоративными культурами, традициями, способами ведения бизнеса, прошла успешно;
• мобилизовать персонал для быстрого достижения определенной бизнес-цели: повысить прибыль, добиться сокращения затрат;
• изменить стиль лидерства руководителей, корпоративную культуру в компании;
• вывести команду на новый уровень в своем развитии, сделать участников группы более сплоченными, ответственными и организованными.
Фасилитация помогает компаниям как в решении текущих задач (решение проблем, принятие решений; разрешение конфликтных ситуаций, развитие команды), так и при проведении организационных изменений (разработка и реализация принципиально новой корпоративной стратегии; слияния, поглощения компаний; структурная реорганизация; оптимизация бизнес-процессов; внедрение новых организационно-управленческих процессов, процедур, международных стандартов качества и проч.).
Как показывает отечественный и зарубежный опыт, такие методы фасилитации, как «Мировое кафе», «Открытое пространство», «Поиск будущего», «Конференция поиск» и др., могут эффективно использоваться сообществами, общественными организациями, а также властными структурами для обсуждения широкого круга государственных, национальных, отраслевых вопросов и выработки соответствующих решений.
Методы фасилитации подходят также для решения ситуаций, когда необходимо:
• объединить людей с различными, часто противоречивыми взглядами, касающимися сложных социальных вопросов, таких как охрана окружающей среды, образования, социальных услуг, чтобы выработать новое видение будущего;
• разработать новую стратегию развития города, региона, отрасли и т. д.;
• собрать информацию, организовать обмен мнениями большого количества людей по важным для сообщества, муниципальной власти, общественной организации вопросам и проблемам; изучить возможности для дальнейших действий и принятия решений;
• создать с нуля организационную структуру для решения насущных воп росов в меняющихся условиях.
Базовая фасилитация Роджера Шварца. Термин «базовая фасилитация» (basic facilitation) ввел американский организационный психолог и консультант Роджер Шварц [Schwarz, 2005a]. Кроме базовой фасилитации в рамках подхода, который Шварц обозначает как подход «профессионального фасилитатора» (skilled facilitator approach), выделяется также развивающая фасилитация. Фасилитацию, по мнению автора, можно считать профессиональной, если это не просто компиляция отдельных техник и методов, но четкое понимание теоретических принципов и моделей, лежащих в их основе. В основе базовой и развивающей фасилитации лежат принципы системного подхода [Davidson, 2005b; Schwarz, 2005d; 2005e], модель групповой эффективности [Schwarz, 2005b], ментальные модели одностороннего контроля/ взаимного обучения [Schwarz, 2005c], основные правила для эффективных групп [Schwarz, 2005f], которые используются для диагностики группового поведения. Кроме диагностики группы и группового поведения фасилитатору необходимо понимать, каким образом осуществляются интервенции. Другими словами, что, когда и кому необходимо говорить, осуществляя фасилитацию группового процесса. Шварц предлагает 6-шаговый процесс, названный им «цикл диагноз-интервенция» [Carlson, 2005a]. Основное отличие базовой и развивающей фасилитации заключается в следующем. Проводя базовую фасилитацию, фасилитатор, используя свои знания о построении процесса, помогает группе разрешить какую-то отдельную проблему. В случае развивающей фасилитации процесс выстраивается таким образом, что группа не только разрешает проблему, но и получает знания и навыки, помогающие ей успешно находить решение других проблем уже без участия фасилитатора.
Цели. Базовая фасилитация (табл. 5.2) помогает участникам усовершенствовать структурные элементы группы (миссия, видение, групповые роли, нормы и т. д.), тем самым способствуя групповому развитию, и/или наладить более эффективную коммуникацию, разрешить проблему, возникший конфликт [Carlson, 2005b].
Таблица 5.2
Описание модели «Базовая фасилитация»
Участники процесса. Заказчик (человек или группа, заинтересованные в проведении) определяет тему и цель мероприятия. Фасилитатор разрабатывает дизайн и ведет процесс. Участники – члены организации или сообщества.
Обзор процесса. Метод требует подготовки. Фасилитатор проводит диагностику и планирует вмешательство в групповую структуру и/или процессы, разрабатывает дизайн мероприятия, подбирая нужную теоретическую схему для интервенций либо нужные техники и определяя их последовательность. Если фасилитация направлена на работу с элементами групповой структуры, планируются шаги, которые необходимо предпринять заказчику после мероприятия.
Закрепление достигнутых изменений. Если фасилитация была направлена на работу с элементами групповой структуры, фасилитатор помогает заказчику спланировать, а затем отслеживает выполнение необходимых действий, например, изменение должностных инструкций, разработку необходимых политик и процедур и т. д.
Примеры проектов. Торгово-производственная компания обратилась с запросом на тренинг по командообразованию: сотрудники разных департаментов должны объединиться и более эффективно выполнять свои обязанности. Нами была проведена «Базовая фасилитация», направленная на работу с элементами групповой структуры. Использовалась техники визуализации, «Прояснение ролей в команде». В результате проведенного мероприятия сотрудники различных департаментов и уровней компании прояснили и скорректировали ожидания по поводу выполнения своих ролей в группе. Эти скорректированные ожидания были закреплены в должностных инструкциях. Цель была достигнута – сотрудники стали относиться к выполнению своих обязанностей более ответственно.
Техники базовой фасилитации (по Р. Шварцу ). Данные техники базовой фасилитации используются в диагностике группы и группового поведения, а также при проведении интервенций. Они направлены на усовершенствование структурных элементов группы, а также помогают группе наладить более эффективную коммуникацию, разрешить возникший конфликт.
Карта групповой эффективности. Модель групповой эффективности (Group Ef ectiveness Model – GEM) выделена на основе подходов Д. Хэкмана и Е. Сандстрома [Schwarz, 2005b]. А. Дэвидсон [Davidson, 2005с] советует использовать карту для диагностики групповой эффективности и определения направлений для интервенций фасилитатора. Техника включает четыре шага.
1. Фасилитатор кратко представляет участникам модель групповой эффективности, используя карту. Он объясняет, что в модели отражены основные критерии (результат, личность, процессы) и факторы групповой эффективности (контекст, структура, процессы). Кратко описывает элементы модели и подчеркивает, что в данной модели группа рассматривается как открытая система: каждый элемент взаимосвязан и влияет на другие.
Таблица 5.3
Мероприятие
2. Фасилитатор просит участников группы как можно подробнее описать момент(ы), когда группа была эффективной. Выявляется, какие из трех критериев групповой эффективности присутствовали и какие элементы групповой структуры, процессов и контекста этому способствовали. Фасилитатор записывает критерии и элементы в виде списка либо отмечает их на карте и обозначает стрелками взаимосвязи.
3. Фасилитатор просит участников группы как можно подробнее описать момент(ы), когда группа была неэффективной. Выявляется, какие из трех критериев групповой эффективности были нарушены и какие элементы групповой структуры, процессов и контекста этому способствовали. Фасилитатор отмечает их на карте и обозначает стрелками взаимосвязи. Участникам задаются следующие вопросы.
• Какие элементы групповой структуры, процессов и контекста способствуют неэффективности?
• На какие другие элементы это влияет?
4. Фасилитатор приходит к консенсусу с участниками группы о том, какие из выявленных элементов являются определяющими, оказывающими наиболее значимое влияние на все остальные.
На основании полученной модели строятся дальнейшие интервенции фасилитатора. Лучше всего начинать с элементов групповой структуры (миссия, видение, роли и др.), так как именно они чаще всего являются ключевыми причинами неэффективности групповых процессов (коммуникации, решения проблем и проч.).
Групповое видение, ценности. Техника адаптирована на основе подхода, предложенного А. Дэвидсон [Davidson, 2005d]. Формулирование миссии, видения оказывается более продуктивным, если начать с прояснения целей и ценностей группы или организации.
1. В качестве первого шага может использоваться техника визуализации. Группа делится на подгруппы, предлагается следующая инструкция.
Представьте себе будущее через 3/5/10/15 лет. Ваша организация/группа/ сообщество только что названа журналом «Форбс»/РБК и т. д. одной из лучших в стране (или лучшим сообществом среди…). Журналисты программы «Вести»/1-й канал и т. д. готовят сообщение на тему: «Что же сделало компанию Х процветающей и выдающейся?» Каждая подгруппа будет давать короткое интервью журналисту программы новостей. Это возможность рассказать об одном или двух наиболее важных моментах. При подготовке к интервью опишите:
• как вы думаете, чего достигла Х в течение последних 3/5/10/15 лет, что делает ее особенной?
• ключевой вклад, который, как вы верите, вы/ваша группа внесли в прогресс Х;
• что лично вас больше всего воодушевляет и вдохновляет в отношении Х?
• что бы вы хотели, чтобы команда новостей сфотографировала, чтобы продемонстрировать прогресс Х? и т. д.
2. После выступления представителя от каждой подгруппы каждому участнику индивидуально предлагается записать на стикере ту ценность(и), которая, по его мнению, помогла сделать вклад в успех компании. Фасилитатор приводит примеры ценностей: честность, ответственность, целеустремленность и т. д. Составляется общий список ценностей. Например, «мы как команда/организация/сообщество ценим»:
• честность: мы честны по отношению друг к другу и клиентам;
• сотрудничество и работу в команде;
• и т. д.
3. Далее проводится общегрупповое обсуждение, цель которого – описать, каким образом, с помощью какого поведения участников группы перечисленные ценности могут воплотиться в жизнь. Составление списка «мы, как команда/ организация/сообщество … (далее описывается поведение в соответствии с выделенными ценностями»). Например, мы ценим:
• честность: предоставляем достоверную информацию клиентам и коллегам;
• сотрудничество и работу в команде: умеем договариваться, уважаем друг друга, помогаем друг другу;
• и т. д.
4. На основании выделенного списка ценностей формулируется видение и миссия компании.
Групповые роли и ожидания. Неясные роли и не проясненные ожидания часто являются источником непродуктивных групповых конфликтов. Данная проблема особенно характерна для компаний, выросших из семейного бизнеса и находящихся на стадии бурного роста. В таких компаниях очень часто сотрудники работают без должностных инструкций, что порождает значительные неудобства как для рядовых сотрудников, так и для менеджеров. Помощь группе в прояснении ролей и связанных с этим ожиданий участников группы является базовой и полезной интервенцией в групповую структуру и помогает вывести организацию на новый уровень в ее развитии, повысить групповую эффективность. Описанная ниже техника разработана нами на основе подхода, предложенного Дэвидсон [Davidson, 2005e].
1. Общее обсуждение. Составление «Карты взаимодействия ролей». На флипчарте рисуется «Карта взаимодействия ролей». Участники проверяют, правильно ли она отражает деловое взаимодействие участников в группе. Данная карта составляется фасилитатором заранее по итогам бесед с заказчиком.
2. Индивидуально-групповая работа.
• Составление списка ожиданий в отношении выполнения конкретной роли.
Участники разбиваются на группы по принципу выполнения одинаковых должностных обязанностей, например, «руководители филиалов», «менеджеры по развитию», «финансисты» и т. д. На флипчарте каждая группа пишет название своей должности. Им дается следующая инструкция: «Вспомните, пожалуйста, свои должностные обязанности, за какие процессы вы отвечаете, с какими членами группы вы напрямую взаимодействуете. Подумайте и напишите, какие, с вашей точки зрения, ожидания есть по отношению к вашему поведению в рамках выполнения должностных обязанностей у других участников вашей группы. Используйте формулу: “Коллеги ожидают, что я…” Запишите их (не менее 3–4) на отдельных стикерах и прикрепите на вашем флипчарте».
• Корректировка ожиданий. Инструкция: «А теперь в соответствии с картой взаимодействия ролей, пройдитесь вдоль флипчартов и прочитайте, что написали о своих ролях коллеги, с которыми вы взаимодействуете. Насколько то, что написано у них на флипчарте, соответствует вашим ожиданиям по поводу выполнения данной роли в команде. Добавьте, пожалуйста, ваше собственное видение, если что-то упущено или ваше видение отличается от представленного коллегами. Используйте формулу: “Я ожидаю, что другие члены группы…” Запишите каждое ваше ожидание на отдельном стикере. Решите, относится ли ваше пожелание к какой-то конкретной группе ролей или ко всем участникам. Прикрепите ваши стикеры в соответствующее место».
3. Общегрупповое обсуждение. Достижение консенсуса в отношении ролей и ожиданий в группе. Цель – выработка единого списка ожиданий относительно поведения участников группы отдела региональных продаж. Инструкция: «Сейчас мы составим объединенный список ожиданий, как бы нам хотелось, чтобы мы вели себя по отношению друг к другу в рамках своих должностных обязанностей. Как мы это сделаем? У нас будет пункт “Все члены группы” и отдельные пункты, обозначающие ту ли иную группу должностных ролей. Итак, начнем обсуждение с группы…» Зачитываются по порядку первый пункт и дальше.
Вопросы для обсуждения.
– Есть ли в списке какие-либо ожидания, которые не кажутся честными или законными для группы?
– Есть подобные/похожие ожидания, которые можно объединить?
– Включены ли какие-либо ожидания, которые хотя бы один участник не может принять к выполнению?
Результат. Выработка единого, разделяемого всеми списка ожиданий в отношении выполнения своей роли в команде и ролей коллег.
4. Работа в подгруппах.
• Согласование процесса ответственности. Цель – помочь участникам взять на себя ответственность за выбранное поведение.
Подгруппы обсуждают вопросы и предлагают свое решение (5–10 минут). Затем выступающий от каждой подгруппы предлагает их вариант. Путем голосования выбирается вариант, устраивающий большинство участников.
Вопросы для обсуждения.
– Как вы будете определять, что группа или участник группы выполняет или не выполняет ожидания?
– Если вы думаете, что коллега не выполняет ожидания и обязательства, как вы будете обсуждать это с ним/ней?
Результат. Выработка алгоритма действий, если кто-либо не выполняет ожиданий коллег в отношении исполнения своей роли в команде.
• Договоренность об обзоре и ревизии ролей и ожиданий. Цель – договориться о процессе и периодичности пересмотра и коррекции ролей и ожиданий.
Подгруппы обсуждают вопросы и предлагают свое решение (5–10 минут). Затем от каждой подгруппы выступающий предлагает свой вариант. Путем голосования выбирается вариант, устраивающий большинство участников.
Вопросы для обсуждения.
– Когда и как вы будете делать обзор ваших ожиданий, для того чтобы понять, насколько хорошо вы их выполняете?
– Какой процесс вы можете использовать, чтобы включить ожидания новых участников группы, если состав группы меняется?
Результат. Выработка алгоритма действий по периодическому обзору исполнения ожиданий и процесса интеграции ожиданий новых членов команды.
Цикл «диагноз-интервенция ». Данная техника демонстрирует, каким образом фасилитатор осуществляет интервенции в групповые процессы коммуникации, решения проблемы, принятия решения. Другими словами, что, когда и кому необходимо говорить, осуществляя фасилитацию групповых процессов [Carlson, 2005a]. Это последовательность действий из шести шагов (рис. 5.1). Три из них относятся к постановке диагноза: 1) наблюдение поведения; 2) определение предполагаемого значения; 3) решение нужно ли вмешаться в процесс, как и почему это надо делать, чтобы помочь индивиду или группе быть более эффективным. Следующие три шага отражают, что именно нужно говорить: 4) описание наблюдаемого поведения; 5) озвучивание выводов, которые сделал фасилитатор; 6) помощь участнику группы в решении нужно ли изменить его/ее поведение и как это сделать, чтобы быть более эффективным(-ой). Первые три шага не озвучиваются фасилитатором, шаги 4–6 обсуждаются с группой.
На 4-м шаге фасилитатор озвучивает, что он наблюдал, делая 1-й шаг. На 5-м шаге он обсуждает с участниками выводы, которые сделал на 2-м. На 6-м шаге помогает членам группы решить, нужно ли и как изменить его/ее поведение, чтобы быть более эффективным, как он предположил это на 3-м шаге.
Прежде чем переходить к следующему шагу, проводя интервенции шагов 4–6, фасилитатор осуществляет обязательную проверку, согласны или нет члены группы с его оценкой. Эта проверка на наличие различных взглядов гарантирует свободу выбора участников группы – они могут принять или отвергнуть интервенции фасилитатора.
Рис. 5.1. Цикл «диагноз-интервенция»
В базовой модели фасилитации диагностика групповых процессов осуществляется, опираясь на основные правила для эффективных групп [Schwarz, 2005f]. А если фасилитация является развивающей, то также на ментальные модели одностороннего контроля/взаимного обучения [Schwarz, 2005c]. Фасилитатор может также вмешиваться в процесс, если, например, наблюдает, что участники становятся молчаливыми, прерывают друг друга или адресуют свои комментарии в основном лидеру, фасилитатору, но не друг другу [Schwarz, 2005g].
Основные правила для эффективных групп. Профессиональный подход к фасилитации Р. Шварца опирается на так называемые ключевые ценности и основные правила для эффективных групп. Перед началом базовой и развивающей фасилитации фасилитатор обязательно знакомит группу с ключевыми ценностями и основными правилами эффективных групп.
Ключевые ценности:
• обоснованная информация означает обсуждение всей относящейся к обсуждаемому вопросу информации таким способом, который будет понятен участникам (я обладаю информацией, другие обладают другой информацией);
• свободный выбор на основе информации означает, что участники делают выбор, опираясь на обоснованную информацию, а не на внешнее или внутреннее давление группы;
• внутренние обязательства означают, что каждый член группы чувствует персональную ответственность за решение и готов поддерживать это решение в рамках своей роли;
• сочувствие означает способность временно приостановить позицию оценивания по отношению к другим и к себе.
Основные правила эффективных групп.
1. Очень часто люди действуют, исходя из своих предположений о чем-то. Не стоит ничего утверждать, делать скороспелых выводов, если мы не проверили то, что нам кажется в отношении поведения, действий членов нашей команды, коллег. Это может привести к конфликтам и недопониманию. Любые наши выводы и действия должны строиться на проверенной, достоверной информации.
2. Делиться всей важной информацией, высказывать сомнения, критические замечания, выражать чувства, если они возникают.
3. Приводить примеры и согласовывать значение важных понятий.
4. Объяснять свои рассуждения и намерения/желания.
5. Фокусироваться на интересах, не на позициях.
6. Совмещать высказывание точки зрения и вопросы. Быть не только адвокатом, но и задавать вопросы.
7. Вежливо создавать следующие шаги и способы для проверки разногласий.
8. Обсуждать не обсуждаемые (неудобные) вопросы.
9. Использовать правило принятия решения, которое обеспечивает уровень необходимых обязательств.
5.4. Оценка эффективности процесса фасилитации
Выбор критериев оценки. Любая система оценки должна разрабатываться с учетом того, кто и для каких целей будет ее использовать [Patton, 1997]. Различные заинтересованные лица будут подходить к оценке фасилитации, исходя из своих потребностей. Поэтому, на наш взгляд, критерии и составляющие этой оценки могут и должны различаться, например, когда мы говорим о профессионалах, предоставляющих данную услугу, и о ее заказчиках.
Если речь идет об оценке фасилитации с точки зрения профессионала, оказывающего услугу, то она обязательно должна включать анализ эффективности каждого этапа деятельности фасилитатора:
• выявление потребностей заказчика и постановка целей процесса;
• разработка и планирование интервенций (дизайн мероприятия: выбор участников, подбор метода и техник и др.);
• осуществление интервенций (проведение мероприятия);
• непосредственный результат интервенций (итог мероприятия);
• отслеживание/курирование изменений после интервенций (итог внедрения изменений).
Если имеется в виду итоговая оценка эффективности процесса фасилитации заказчиком, то, на наш взгляд, достаточно обсудить с ним проведение самого мероприятия, его результат и итоги внедрения изменений.
Важность выделенных этапов подтверждается некоторыми исследованиями. Например, Д. Уордэйл [Wardale, 2008] провела исследование, в котором попыталась выяснить, что понимают под «эффективной фасилитацией» сами фасилитаторы (внутренние и внешние) и менеджеры (заказчики фасилитации). На основании проведенного исследования Уордэйл предложила модель эффективной фасилитации, которая включает четыре стадии: планирование, интервенция, результаты, внедрение. Процесс может осуществляться либо внутренним, либо внешним фасилитатором.
На стадии планирования важным является правильная постановка цели, определение участников, разработка дизайна процесса. Фасилитатор осуществляет планирование совместно с заказчиком. Стадия интервенции включает мероприятие (одно или несколько). Здесь для успеха процесса, с точки зрения участников исследования, важен стиль фасилитатора, его умение быть гибким и при необходимости выступать в нескольких ролях: фасилитатора, коуча и тренера. Важным также является правильный подбор участников и их вовлеченность в процесс. Еще одна составляющая – это подходящие для конкретной групповой ситуации техники и стратегии, которые используются для управления групповой динамикой и вовлечения участников в процесс. При оценке стадии результатов важным оказывается достижение в течение сессии поставленных задач, а также эмоциональный результат, который можно описать как наличие у участников позитивной энергии и стремление взять на себя ответственность за реализацию тех результатов, которые были достигнуты в процессе сессии. Успешная стадия внедрения предполагает реализацию принятых решений, взятых обязательств, разработанных планов и др., после проведенного мероприятия.
Следующий вопрос, который важно рассмотреть, касается критериев оценки результатов фасилитации на каждом этапе.
При оценке результатов мероприятия свидетельством эффективности проведенной сессии является продукт, полученный по ее окончании. Итак, фасилитационная сессия может фокусироваться на достижении инструментальных и/или развивающих результатов. Инструментальная фасилитация фокусируется на конкретном продукте. Она ориентирована на решение определенной задачи: разрешение конкретной проблемы, принятие решения, выработки стратегии, плана действий и т. д. Развивающая фасилитация фокусируется на совершенствовании групповых структур и процессов. Различные методы фасилитации могут быть ориентированы либо на получение инструментальных, либо развивающих результатов, либо на то и другое одновременно.
Таким образом, при оценке результатов критерием эффективности фасилитации является следующее: достигло ли мероприятие запланированного результата, выработана ли стратегия развития компании, вышла ли команда на новый уровень в своем развитии, найдено ли решение проблемы, выработано ли нужное решение и др.
Представляется важным заранее конкретизировать критерии оценки в каждом конкретном случае в зависимости от типа достигнутого результата: критерии оценки качества предложенных решений, выработанной стратегии, разработанного плана действий и т. д.
Например, для оценки качества принятых решений можно воспользоваться критериями П. Друкера [2001]:
• риски (каковы имеющиеся риски у принятого решения и насколько они велики в сравнении с возможным выигрышем);
• экономия (какова степень сложности внедрения, обеспечивает ли решение максимальный результат при наименьших затратах);
• время (насколько быстро может быть достигнут результат);
• ресурсы (насколько доступны ресурсы, которые потребуются для реализации решения).
В качестве критериев выработки успешной стратегии могут рассматриваться:
• соответствие среде (соответствует ли выработанная стратегия условиям отрасли и конкуренции, рыночным возможностям и угрозам, а также учитываются ли сильные и слабые стороны компании, ее компетентность, конкурентные возможности);
• конкурентное преимущество (обеспечивает ли выработанная стратегия достижение стабильного конкурентного преимущества);
• эффективность (нацелена ли стратегия на повышение эффективности работы компании: улучшения показателя прибыльности и упрочения конкурентной и рыночной позиции компании [Томсон, Стрикленд, 2002, с. 92]).
В качестве критериев оценки выхода группы на новый уровень в своем развитии может рассматриваться, например:
• насколько вдохновляющим для группы являются сформулированные видение и миссия;
• сформулированы ли групповые ценности и нормы, и насколько они соответствуют индивидуальным ценностям и нормам членов команды;
• совпадают ли ожидания участников группы в отношении выполнения групповых ролей и проч. [Schwarz, 2005b].
Кроме оценки, достигнута ли цель процесса, на наш взгляд, следует учитывать субъективный (эмоциональный) фактор, а именно как оценивают участники:
• стиль общения фасилитатора с группой;
• собственную вовлеченность в процесс;
• полезность используемых техник для достижения результата сессии;
• удовлетворенность полученными результатами;
• готовность взять на себя ответственность за реализацию полученных в процессе мероприятия результатов.
По истечении стадии внедрения мы предлагаем проводить оценку на уровне объективных показателей. В частности, получен ли ожидаемый эффект для организации/сообщества реализация полученного в результате фасилитации продукта:
• изменились ли прибыль, затраты и т. д.;
• объемы продаж;
• производительность труда;
• уменьшились ли затраты ресурсов;
• повысился ли уровень удовлетворенности потребителя;
• устранены ли перегрузки в работе и нестабильность процессов;
• уменьшилось ли число конфликтных ситуаций, а также время на непродуктивные коммуникации и др.
Мы предлагаем проводить итоговую оценку эффективности процесса фасилитации заказчиком, ориентируясь на:
1) субъективную (эмоциональную) реакцию участников относительно:
• стиля общения фасилитатора с группой;
• собственной вовлеченности в процесс;
• полезности используемых техник для достижения результата сессии;
• удовлетворенности полученными результатами;
• готовности взять на себя ответственность за реализацию полученных в процессе мероприятия результатов;
2) объективные показатели:
• достигнута ли с помощью выбранного метода фасилитации поставленная для процесса цель:
– выработаны ли необходимые решения, стратегии, планы действий;
– сформулированы ли видение, миссия; прояснены ли групповые ценности и нормы, скорректированы ли ожидания в отношении групповых ролей и т. д.;
• каков эффект для организации/сообщества от реализации полученного в результате фасилитации продукта:
– изменение экономических показателей: прибыли, затрат и т. д.;
– объемы продаж;
– производительность труда;
– уменьшение затрат ресурсов;
– повышение уровня удовлетворенности потребителя;
– устранение перегрузок в работе и нестабильности процессов;
– уменьшение количества конфликтных ситуаций, времени на непродуктивные коммуникации и др.
Оценка эмоциональной реакции участников в отношении мероприятия и оценка достижения его целей делается сразу же после завершения сессии. Оценка эффективности для организации/сообщества от реализации полученного в результате фасилитации продукта проводится по завершении этапа внедрения.
Ключевые компетенции фасилитатора. Определение знаний, умений и установок, которые помогают сделать процесс фасилитации эффективным, необходимы не только тем, кто хочет стать компетентным фасилитатором, но и заказчикам данных услуг [Baker, Fraser, 2005].
Фасилитаторы Международной ассоциации фасилитаторов (IAF) разработали модель компетенций, которая включает шесть категорий: установление отношений с клиентом, планирование подходящих групповых процессов, создание среды для совместных действий, управление группой для достижения необходимых результатов, овладение и совершенствование профессиональных знаний, позитивность в профессиональных отношениях [Ibid., р. 468–471]. Рассмотрим каждую категорию.
1. Установление отношений с клиентами.
• Выстраивает партнерские отношения:
– разъясняет взаимные обязательства;
– вырабатывает консенсус в отношении задач, результатов, ролей и обязанностей;
– демонстрирует объединяющие ценности, лежащие в основе фасилитации.
• Разрабатывает и адаптирует инструментарий для изучения потребностей клиентов:
– анализирует организационную среду;
– выявляет потребности клиента;
– разрабатывает подходящие модели для достижения намеченных результатов;
– определяет вместе с клиентом особенности продукта и результата.
• Эффективно управляет событиями:
– заключает договор с клиентом;
– разрабатывает план мероприятия;
– успешно проводит мероприятие;
– оценивает степень удовлетворенности клиента на всех этапах мероприятия или проекта.
2. Планирование подходящего группового процесса.
• Выбирает методы и процессы, которые:
– побуждают к активной совместной работе, учитывая культурные особенности, нормы и различия между участниками;
– вовлекают в процесс людей с различными стилями обучения и способами мышления;
– обеспечивают высокое качество продукта/результата, который отвечает потребностям клиентов.
• Планирует время и подготавливает пространство для проведения группового процесса:
– организует физическое пространство для достижения цели процесса;
– планирует эффективное использование времени;
– обеспечивает эффективную атмосферу для сессий.
3. Создание среды для совместных действий.
• Демонстрирует эффективное участие и навыки межличностного общения:
– использует различные процессы, обеспечивающие участие и вовлеченность;
– демонстрирует эффективные вербальные навыки коммуникации;
– налаживает контакт с участниками;
– практикует активное слушание;
– демонстрирует способность наблюдать и обеспечивает обратную связь участникам.
• Уважает и признает разнообразие, обеспечивает открытость:
– поощряет положительное отношение к опыту и восприятию всех участников;
– создает атмосферу безопасности и доверия;
– создает возможности для участников извлечь выгоду от разнообразия группы;
– развивает культурную осведомленность и чувствительность.
• Управляет групповым конфликтом:
– помогает участникам выявлять и анализировать их предположения;
– распознает конфликт и признает его роль в обучении группы, достижении ею зрелости;
– обеспечивает безопасную среду для выведения конфликта на поверхность;
– управляет агрессивным поведением группы;
– поддерживает группу при разрешении конфликта.
• Пробуждает креативность группы:
– выявляет стили обучения и мышления участников;
– стимулирует творческое мышление;
– принимает все идеи;
– использует подходы, которые наилучшим образом соответствуют потребностям и возможностям группы;
– стимулирует и направляет групповую энергию.
4. Руководство группой для достижения необходимых результатов.
• Управляет группой с помощью ясных методов и процессов:
– устанавливает четкие рамки для фасилитационной сессии;
– активно слушает, задает вопросы, резюмирует, чтобы понять ощущения и мысли группы;
– распознает моменты, когда группа отклоняется и направляет на решение задачи;
– управляет процессом в малой и большой группах.
• Содействует группе в осознании ее задач:
– варьирует темп деятельности в соответствии с потребностями группы;
– выявляет информацию о потребностях группы, «вытягивает» данные и инсайты из группы;
– помогает группе осознать и синтезировать структуры, тенденции, коренные причины, рамки для действий;
– помогает группе в осознании своего опыта.
• Руководит группой для достижения консенсуса и желаемых результатов:
– использует различные подходы для достижения консенсуса в группе;
– использует различные подходы для достижения целей группой;
– адаптирует процесс в соответствии с изменяющейся ситуацией и потребностями группы;
– оценивает продвижение группы и сообщает о прогрессе;
– способствует завершению задач.
5. Овладение и совершенствование профессиональных знаний.
• Создает базу знаний:
– в области управления, организационных систем и развития, группового развития, психологии, разрешения конфликтов;
– понимает динамику изменений;
– владеет теорий обучения и мышления.
• Владеет разнообразными методами фасилитации:
– моделями решения проблем и принятия решений;
– разнообразными групповыми методами и техниками;
– знает последствия неправильного использования групповых методов;
– отличает процесс от задач и содержания;
– изучает новые методы и модели для удовлетворения возникающих потребностей и достижения изменений, необходимых клиенту.
• Поддерживает профессиональный статус:
– занимается исследованиями/обучением, связанным с групповыми процессами;
– постоянно изучает новую информацию в области фасилитации;
– постоянно учится, анализируя свой опыт;
– совершенствует свои знания и участвует в работе профессионального сообщества;
– признает профессиональную сертификацию.
6. Позитивность в профессиональных отношениях.
• Осознает и оценивает себя:
– анализирует свое поведение и результаты;
– действует согласованно с личными и профессиональными ценностями;
– изменяет поведение, стиль, чтобы соответствовать потребностям группы;
– осознает потенциальное влияние ценностей фасилитатора на работу с клиентами.
• Ведет себя честно и открыто:
– демонстрирует веру в группу и ее возможности;
– подходит к ситуации непредвзято и с позитивным отношением;
– описывает ситуации, как он их видит и выясняет различные точки зрения;
– действует в рамках профессиональных границ и этики (как описано в заявленных этике и ценностях).
• Верит в групповой потенциал и соблюдает нейтралитет:
– уважает мудрость группы;
– поддерживает веру в потенциал и опыт других;
– старается минимизировать свое влияние на результаты группы;
– занимает непредвзятую, необоронительную, безоценочную позицию.
Ценности и этика фасилитатора. Как указывают Д. Хантер и С. Торп [Hunter, Thorpe, 2005, р. 558–561], роль фасилитатора заключается в беспристрастной помощи группе в том, чтобы становиться более эффективной. Эффективность работы фасилитатора основывается на его честности и доверии, которое устанавливается между ним и теми, кому он помогает. Ниже предлагается описание ценностей и этический кодекс, принятый Международной ассоциацией фасилитаторов.
Ценности. Как фасилитаторы, мы верим в присущую личности ценность и в коллективную мудрость группы. Мы стремимся помочь каждому члену группы внести наилучший вклад в групповое взаимодействие. Мы забываем о наших личных мнениях и поддерживаем право группы делать свой собственный выбор. Мы верим, что совместное взаимодействие, основанное на сотрудничестве, ведет к консенсусу и дает значимые результаты. Мы ценим профессиональное сотрудничество как способ совершенствования в деятельности фасилитатора.
Этический кодекс.
1. Обслуживание клиентов.
Мы предоставляем услуги, используя наши компетенции с целью повышения эффективности групповой работы клиентов.
В число наших клиентов входят как группы, которые мы фасилитируем, так и те, кто заключает с нами контракт от их имени. Мы тесно сотрудничаем с нашими клиентами, чтобы понять их ожидания и обеспечить группе достижение желаемого результата. Мы обязаны гарантировать свою компетентность в проведении интервенций. Если группа решает, что она должна изменить первоначально запланированное направление, роль фасилитатора заключается в том, чтобы помочь группе двигаться вперед.
2. Конфликт интересов.
Мы открыто признаем любой потенциальный конфликт интересов. До начала работы с группой мы открыто и честно обсуждаем любой возможный конфликт интересов, а также возможную личную предвзятость, предшествующий опыт организации или любые другие вопросы, которые потенциально могут помешать нам эффективно работать с интересами всех членов группы. Мы делаем это вместе с клиентом с целью предотвращения возможных недоразумений, которые могли бы отрицательно повлиять на успех или на доверительные с ним отношения. Мы не используем сложившиеся отношения с клиентами для получения несправедливых привилегий, прибыли или выгоды.
3. Групповая автономия.
Мы уважаем культуру, права и автономию группы. Мы стремимся к тому, чтобы группа сознательно участвовала в процессе и брала на себя соответствующие обязательства. Мы не навязываем ничего, что представляло бы опасность благополучию и достоинству участников, свободе выбора группы или надежности ее работы.
4. Процессы, методы и техники.
Мы с ответственностью относимся к выбору процессов, методов и способов фасилитации. Совместно с группой или ее представителями мы разрабатываем процессы, которые приведут к достижению групповых целей, а также выбираем и адаптируем наиболее подходящие методы и техники. Мы не используем процессы, методы или техники, в которых мы недостаточно квалифицированы, или которые плохо соответствуют потребностям группы.
5. Уважение, безопасность, беспристрастность и доверие.
Мы стремимся создавать атмосферу уважения и безопасности, где у всех участников есть возможность говорить свободно и открыто и где уважаются индивидуальные границы. Мы используем наш опыт, знания, техники и мудрость, чтобы выявить и учесть перспективы всех участников.
Мы стремимся, чтобы были представлены и участвовали в процессе все заинтересованные стороны. Мы содействуем беспристрастным отношениям между участниками и фасилитатором и гарантируем, что все участники имеют возможность высказывать свои мысли и чувства. Мы используем различные методы, для того чтобы группа использовала способности, таланты и жизненный опыт каждого участника. При разработке сессий мы учитываем особенности участников, их способы самовыражения и разнообразие стилей взаимодействия. Мы понимаем, что любые предпринимаемые нами действия могут повлиять на процесс.
6. Управление процессом.
Мы управляем процессом, но не содержанием. В то время как участники обладают знаниями и опытом относительно содержания ситуации, мы владеем знаниями и опытом о процессах группового взаимодействия. Мы стремимся оказывать минимальное влияние на групповые результаты. Если мы владеем полезными знаниями, касающимися содержания вопроса, но не известными группе, мы сообщаем их после объяснения изменения нашей роли (переход из роли фасилитатора в роль эксперта).
7. Конфиденциальность.
Мы сохраняем конфиденциальность информации. Мы соблюдаем конфиденциальность всей информации о клиентах. Без согласия клиента мы не распространяем информацию в пределах или за пределами его организации, не сообщаем о содержании сессий, индивидуальных мнениях или поведении членов группы.
8. Профессиональное развитие.
Мы несем ответственность за постоянное совершенствование наших знаний и навыков фасилитации.
Мы постоянно учимся и растем. Мы ищем любую возможность, чтобы улучшить наши знания и навыки для оказания более эффективной помощи группам в их работе. Наш практический опыт групповой работы и непрерывное личностное развитие позволяют нам поддерживать современный профессиональный уровень в области фасилитации. Мы делимся нашим опытом с другими с целью совершенствования профессиональных знаний и навыков.
Мы представили мировой опыт успешных практиков фасилитации и подробно описали все техники прикладного использования этих технологий.
Рассматривая фасилитацию с точки зрения процесса, можно выделить уровень целей (макропроцесс – результат, которого должна достичь группа), уровень методов (специфических процессов, используемых, чтобы провести группу через определенную серию шагов) и уровень техник (микропроцесс – серия отдельных приемов, используемых на уровне методов). Работая с группами, фасилитатор в первую очередь определяет цель, которую необходимо достичь. Исходя из поставленной цели и числа участников, разрабатывается дизайн предстоящего мероприятия. В соответствии с целью выбирается тот или иной подходящий метод, включающий те или иные техники фасилитации.
В качестве основных измерений процесса фасилитации выделено шесть критериев: особенности процесса, охват решаемых проблем, тип интервенций фасилитатора, тип итогового продукта, тип аудитории, сфокусированность воздействия. Сочетание этих критериев определяет ее различные модели. В книге дано описание моделей, краткий обзор процесса, примеры некоторых успешных проектов, осуществленных с использованием девяти методов фасилитации, таких как «Мировое кафе», «Поиск будущего», «Конференция поиск», «Открытое пространство», «Динамическая фасилитация», «Саммит позитивных перемен», «Стратегические изменения в реальном времени», «Выход за рамки», «Базовая фасилитация».
Нами подробно рассмотрены некоторые составляющие групповой динамики, наиболее важные для процесса фасилитации:
• структура группы (нормы, роли, взаимосвязи);
• формирование взаимосвязей и развитие группы;
• влияние и взаимодействие;
• результативность деятельности;
• процесс принятия решений.
Обсуждается, как необходимо действовать фасилитатору, для того чтобы обеспечить позитивную групповую динамику. Также четко представлена и проанализирована модель групповой эффективности Р. Шварца. Данная модель помогает фасилитатору проводить диагностику группы и планировать интервенции, позволяющие ей выйти на новый уровень в своем развитии.
Изложена краткая история возникновения методов работы с большими группами. Показаны возможности использования методов фасилитации в работе коммерческих компаний, сообществ, общественных организаций и местного самоуправления для достижения необходимых организационных и социальных изменений. Описаны некоторые базовые техники фасилитации и техники для разрешения разногласий.
Существующие подходы к оценке фасилитации позволяют регулярно проводить итоговую оценку эффективности процесса заказчиком, ориентируясь на субъективную (эмоциональную) реакцию участников относительно:
• стиля общения фасилитатора с группой;
• собственной вовлеченности в процесс;
• полезности используемых техник для достижения результата сессии;
• удовлетворенности полученными результатами;
• готовности взять на себя ответственность за реализацию полученных в процессе мероприятия результатов.
Важны также и объективные показатели:
• достигнута ли с помощью выбранного метода фасилитации поставленная цель;
• каков эффект для организации/сообщества от реализации полученного в результате фасилитации продукта.
Представленные в книге ключевые компетенции, а также ценности и этический кодекс разработаны фасилитаторами IAF.
Таким образом, работая с группами, фасилитатор определяет цель, которой необходимо достичь, что помогает группе эффективно выполнять работу. В соответствии с целью выбирается тот или иной метод, включающий те или иные техники фасилитаций. Примеры некоторых наиболее успешных методов фасилитаций, таких как «Мировое кафе», «Конференция поиск», «Открытое пространство», подробно рассматриваются авторами. С точки зрения результата в процессе фасилитации группе предоставляется помощь в осуществлении социальных коммуникаций во внутригрупповом пространстве, в том чтобы повысить качество решений и ответственность за их принятие, сократить время их реализации.
Изложенная в книге краткая история возникновения методов работы с большими группами показывает возможности использования методов фасилитации в работе коммерческих компаний, корпоративных сообществ, организаций местного самоуправления. Знание и применение техник фасилитации важно для достижения организационных изменений и повышения коммуникативной компетентности участников группы, развития знаний и навыков в области социальных коммуникаций.