Как подготовить собеседование?
В течение года нужно регулярно встречаться с каждым сотрудником и подводить промежуточные итоги его работы.
Выделите время:
• на подготовку к собеседованию – 0,5 часа;
• на собеседование – 2 часа;
• на отчет о собеседовании (подготовку протокола, его рассылку и утверждение) – 0,5 часа.
Руководствуйтесь действующими в компании правилами:
• общими установками, инструкцией для менеджеров;
• едиными критериями оценки.
Используйте необходимую документацию:
• личный листок по учету кадров;
• отчет об итогах работы, документы, подтверждающие квалификацию, и послужной список.
Запаситесь бланками отчета об аттестации. В них должны быть отражены:
• должностные обязанности сотрудника, его индивидуальные задачи и полученные результаты;
• замечания о работе и профессиональные проблемы;
• уровень квалификации, потребность в ее повышении.
Продумайте все детали
Позаботьтесь об организационной и технической сторонах:
• заранее договоритесь с сотрудником о дате, месте и продолжительности собеседования;
• напомните ему о вашей договоренности незадолго до назначенной даты;
• выберите спокойное место, где вас никто не потревожит.
Подберите все необходимые материалы:
• послужной список, самые важные факты из трудовой биографии;
• отчет о прошлогодней аттестации;
• перечень должностных обязанностей;
• отчеты о собеседованиях по промежуточным итогам работы за истекший год;
• заметки о наиболее значительных событиях в работе сотрудника за прошедший год (их учет должен вестись в течение всего года).
Продумайте свою позицию:
• решите, какие качества вам понадобятся в этом разговоре: умение выслушать, твердость, искренность и т. д.;
• будьте внимательны к формулировкам: очень важно, в какой форме вы выразите отказ или критическое замечание, чем мотивируете согласие, как поздравите с успехами.
План отчета об аттестации
1. Анкетные данные сотрудника: имя, фамилия, дата рождения, стаж работы на вашем предприятии, образование, резюме, послужной список и т. д.
2. Сведения о работе:
• должность;
• задачи и полученные результаты;
• основные события за прошедший период.
3. Первичный анализ:
• обнаруженные недостатки в работе, их вероятные причины;
• как эти недостатки и неудачи были восприняты самим сотрудником и его коллегами.
4. Перспективы:
• расширение сферы ответственности, новые полномочия;
• карьерный рост;
• повышение квалификации;
• постановка новых задач.
5. Вынесение оценки: общая оценка работы сотрудника, его соответствия занимаемой должности, достигнутых результатов. При необходимости особо отметить личные показатели.
6. Подведение итогов: подготовка общего заключения.
Над чем стоит подумать
• Какие у сотрудника были успехи и неудачи? Какие у него трудности, в чем его основные достоинства?
• Какие перемены ожидаются в работе и задачах вашего подразделения? Как это коснется данного сотрудника?
• Готов ли он к более ответственной работе?
• Нужно ли ему повысить квалификацию:
– для более успешного выполнения своих служебных обязанностей;
– для расширения круга обязанностей или продвижения по службе?
• Как это повлияет на его работу?
• Какие задачи можно наметить на следующий год?
Как проходит собеседование?
Первый шаг: вступление.
Второй шаг: подведение итогов работы за прошедший период.
Третий шаг: программа действий на следующий год.
Четвертый шаг: перспективы профессионального роста.
Пятый шаг: заключение.
Первый шаг: определите тему обсуждения
От менеджера при этом требуется:
• приветливо встретить сотрудника, установить с ним контакт;
• обозначить временные рамки собеседования;
• определить предмет обсуждения;
• вкратце изложить план собеседования;
• проявить внимание и готовность к диалогу.
Совет!
Прежде чем переходить к сути дела, поинтересуйтесь, нет ли у сотрудника вопросов или замечаний.
Не следует:
• сразу же приступать к обсуждению работы сотрудника;
• начинать разговор без четкого плана.
Второй шаг: подведите итоги прошедшего периода
Сотрудник должен:
• представить отчет о работе, основываясь на своих функциях, должностных обязанностях и поставленных перед ним задачах; в отчете следует отразить:
– вклад в достижение командных результатов, реализацию проектов;
– повышение личных показателей;
– развитие профессиональных навыков;
• проанализировать свои недостатки, объяснить их причины.
Менеджер должен:
• выслушать сотрудника, расспросить о деталях, обобщить информацию;
• дополнить его отчет имеющимися сведениями;
• ознакомить со своим анализом его работы.
Сотрудник и менеджер должны вместе:
• определить:
– сильные стороны и недостатки работника;
– меры для преодоления недостатков;
– пути повышения квалификации;
• оценить выполнение сотрудником своих должностных обязанностей, достигнутые им результаты и уровень его профессиональности.
Третий шаг: составьте план работы на следующий год
Сначала напомните сотруднику о задачах, стоящих перед предприятием и вашим подразделением, о ближайших проектах и предстоящих мероприятиях.
Затем вместе с ним разработайте план действий.
• Определите задачи на следующий год, решите, по каким критериям будет оцениваться эффективность работы, какие средства необходимы для достижения поставленных целей.
• Обсудите возможности профессионального роста: повышение квалификации, расширение сферы ответственности, возможный перевод на другую работу или повышение в должности и т. д.
• Выберите форму повышения квалификации и определите сроки.
• Оговорите, как вы будете контролировать своего подчиненного.
Исходные данные для постановки задач.
• Отчет об итогах работы.
• Приоритетные цели подразделения и план его развития.
• Необходимость усовершенствования профессиональных навыков.
• Расширение функций сотрудника.
• Реализация новых проектов.
Четвертый шаг: наметьте перспективу профессионального роста
• Позвольте сотруднику высказать свои пожелания: к чему он стремится в профессиональном плане, хочет ли расширить круг обязанностей, как представляет себе продвижение по службе, какие из его способностей пока не нашли применения, что его больше всего привлекает в работе и т. д.
• Примите к сведению его запросы, выскажите свою точку зрения и сформулируйте предложения. Вы можете наметить перспективы и формы профессионального роста (стажировку, освоение новой специальности, повышение квалификации и проч.).
• Составьте индивидуальный план обучения, включающий развитие базовых профессиональных навыков, получение дополнительной квалификации. Определите направления, в которых сотрудник будет совершенствоваться.
Помните!
Аттестация проводится не только для постановки задач на следующий год. Она преследует далеко идущие цели, связанные с профессиональным ростом сотрудника. Ее итогом может стать:
• стажировка;
• повышение;
• перевод на другую работу.
Пятый шаг: подведите итоги
Сначала устно обобщите результаты вашего разговора.
• Уточните формулировки всех выдвинутых предложений (задачи, план обучения, механизмы контроля и т. д.).
• Вернитесь к самым существенным моментам вашего разговора.
• Перечитайте заполненный бланк отчета.
• Ответьте на все возникшие вопросы.
Зафиксируйте все письменно.
• Составьте протокол собеседования.
• Отметьте вопросы, которые вы не смогли решить.
Дайте ход принятым решениям.
• Если функции сотрудника изменились, составьте новый перечень должностных обязанностей.
• Напишите отчет о собеседовании для своего непосредственного начальника.
• Сформулируйте новые задачи сотрудника, разработайте механизм помощи и контроля.
• Передайте в кадровую службу материалы для учета и анализа персонала.
Правильный подход к людям – залог успеха
1. Не следует недооценивать сотрудников.
2. Люди способны к развитию и в глубине души всегда стремятся к совершенству.
3. У вас нет причин считать, что работник хочет вас обмануть. Каждый судит о другом в меру своей испорченности.
4. Работники будут гораздо лояльнее по отношению к компании, если дать им возможность участвовать в определении целей и средств их достижения.
5. Сотрудники готовы признать авторитет руководителя, если они видят, что он честно трудится и учитывает их интересы.