Почему людей не вовлекают должным образом в принятие решений!

Это еще одна концепция, которая передает окружающим, что вы считаете их для себя значимыми и важными. Когда вы принимаете решения, не привлекая к этому заинтересованных людей, они почувствуют себя обиженными. Сочтут, что они для вас второстепенные пешки, и, скорее всего, начнут саботировать ваши решения.

Несколько лет назад я участвовал в семинаре известного специалиста по эффективной коммуникации, посвященном различиям между мужчиной и женщиной. Тренер отметил, что в доисторические времена мужчина был охотником и кормил семью, а женщина — хранительницей очага в пещере. Женщины обрабатывали информацию, общались с детьми, делились чувствами и взаимодействовали с другими. У них было на это время и желание. Цель мужчины состояла в том, чтобы прокормить семью.

Анализ хромосом и генов современного человека свидетельствует о том, что мы никак не изменились по сути: мужчины по-прежнему ориентированы на результат, женщины — на процесс. Это не означает, что мужчины не могут уделять внимание процессу, а женщины — результату. Однако мой опыт говорит о том, что для мужчин результат важнее. Поэтому, принимая решения, мужчины часто не вовлекают в процесс других людей. То есть мужчины-менеджеры думают о результате и мало внимания уделяют процессу. Менеджеры-женщины, с другой стороны, более склонны перед принятием решений спрашивать мнение сотрудников и чаще советуются с ними. Правда, иногда решения не принимаются, так как все время отводится исключительно разговорам ни о чем.

Классический пример этого различия — подход мужчин и женщин к покупкам. Дамы обычно не спешат, советуются с подругами, собирают информацию и сравнивают. Джентльмены обычно стараются как можно быстрее сделать покупку и закрыть вопрос. Одна моя знакомая сказала мне, что ее мужу нравится хождение по магазинам, если нужно купить что-то конкретное. Это — цель. Тогда муж концентрируется и получает удовольствие от покупок.

На протяжении многих лет я спрашивал разных людей, почему они не вовлекают других в принятие ключевых решений. Обычно мне отвечают, что забывают это сделать, что это неважно или что принять решение нужно быстро. Признаюсь, что и сам грешу такими объяснениями, по сути — оправданиями и отговорками.

Когда люди «забывают» что-либо сделать, я убежден, что в большинстве случаев они изначально не хотели действовать. Поэтому, как упоминалось ранее, забывчивость представляет собой неэффективную модель поведения. Если человек считает, что его забывчивость неважна, то налицо — явное игнорирование.

И, наконец, отговорка, что на принятие решения якобы не было времени. Истинная же причина здесь лежит в неумении планировать и расставлять приоритеты. Когда люди «спешат», они часто игнорируют других.

Я считаю, что эти отговорки связаны с тем, что люди или не ценят вклад окружающих, или не знают, как их привлечь в процесс принятия решений. Всем известно, что ум хорошо, а два — лучше. Участие других в принятии решения не должно быть трудозатратным или хлопотным. На него, однако, нужно время, но, в конечном счете, такой подход экономит время.

Тут есть две крайности. «Человек спешащий» хочет все сделать быстро, и не склонен с кем-либо советоваться. В другом случае человек может настолько увязнуть в консультациях и переговорах, что так никогда и не доходит до решения. Очевидно, что обе эти крайности неэффективны.

 

Как правильно вовлекать людей

Существует несколько уровней правильного вовлечения людей в процесс принятия решений. В некоторых организациях руководители имеют право принимать решения без участия работников. Но если решение затронет других сотрудников, будет разумно, чтобы они тоже внесли в него свой вклад, тем самым способствуя его реализации. Понятно, что других нужно вовлекать и потому, что они — компетентные и значимые люди. Тогда сотрудники сильнее заинтересованы в осуществлении принятых решений, при этом повышается качество их работ.

Кружки качества стали популярным методом получения информации от тех, кого затронут принимаемые решения. Людям в «окопах» предлагается возможность непосредственного участия: они вносят рекомендации по улучшению производства и качества выпускаемых изделий. Я потрясен количеством денег, которые теряют те организации, которые при принятии важных решений не используют технику мозгового штурма. Кроме того, много горя и переживаний вызывают те родители, которые все решают за своих детей, а также те, кто делает это за своих супругов, должным образом не советуясь с ними.

Когда люди не участвуют в принятии важных решений, они, как правило, сознательно или бессознательно саботируют эти решение. Говорите прямо и открыто — или ПИПЕЦ.

Должное участие частично определяется той властью, которой человек обладает в организации или семье. Конечно, ребенок не решает, какая работа будет у его отца в другом городе, однако ребенку нужно дать возможность выразить свои чувства по поводу переезда, и его можно привлечь к планированию переселения.

Президент компании, топ-менеджеры имеют право принимать многие решения без чьего-либо участия. Тем не менее качество принимаемых решений и вероятность их реализации повышаются, если в этот процесс будут вовлечены сотрудники. Глупо не принимать во внимание мнение других людей, когда это возможно.

Иногда участие в процессе принятия решения помогает дать волю своим чувствам и поделиться мыслями, как в случае с маленьким ребенком, семья которого планирует переехать в другой город, или в случае с сотрудником, отдел которого ликвидируется. Но в основном такое участие включает в себя обмен информацией и идеями. Иногда — голосование и разделение ответственности. Порой такое приглашение означает, что вы просите людей поделиться мыслями или чувствами по поводу проблемы, но сохраняете за собой право самостоятельно принять решение. Но убедитесь в том, что вас правильно поняли. Иногда попытки вовлечь людей можно испортить следующим образом.

У нас есть проблема, и мы должны решить ее в ближайшее время. После объяснения проблемы лидер просит участников высказаться. Люди начинают высказывать свое мнение, однако босс ни с чем не согласен и принимает свое собственное решение. Участники начинают возмущаться тем, что их проигнорировали и их усилия были напрасными. Проблема в том, что босс просил о том, чего он сам по-настоящему не хотел. Опять же, уровень желаемого участия людей необходимо четко формулировать заранее, иначе люди не поймут, зачем вам нужно их участие или мнение.

Четкие и ясные контракты исключают проблемы в процессе принятия решений.

Если вы не даете кому-либо исключительных полномочий, то их пределы необходимо обозначить заранее. В вышеупомянутом случае было бы уместно сказать: «У нас есть проблема, и я хотел бы рассмотреть ваши предложения, прежде чем принять решение». Вы спрашиваете вашего сына-подростка, где бы он хотел пообедать. Он называет один очень дорогой ресторан. Вы отвечаете: «Нет-нет. Он слишком дорогой!» Ваш сын раздражен и не понимает, зачем вы его вообще об этом спросили. Всего этого можно было избежать с помощью техники «завершение альтернативой», которая пользуется популярностью в области продаж. Например: «Будем платить наличными или картой?» Задайте вопрос, который предполагает две альтернативы, каждая из которых приемлема для вас: «Томми, ты хочешь пойти в «Макдональдс» или «Бургер Кинг»?» Когда вы предлагаете небольшой диапазон альтернатив, ваш контракт становится ясным и понятным, и вы не вводите людей в заблуждение относительно их полномочий и уровня участия в принятии решения.

Другой уровень участия включает в себя незамедлительное общение с людьми относительно принятых решений. Довольно часто в организации известно о предстоящем изменении (увольнении или назначении ключевых сотрудников, внедрении новой производственной линии), а сотрудники узнают об этом от третьих лиц. В результате они чувствуют себя обделенными, потому что не принимали в этом участия. Если сотрудники не участвуют в принятии решения относительно предстоящих изменений, то их, по крайней мере, нужно проинформировать об этом как можно скорее. Лучше всего спросить об их возможном вкладе в предстоящие перемены и о том, как эти планы могут быть реализованы.

Эффективное участие означает, что всякий раз перед принятием решения необходимо учитывать позиции, идеи и чувства других людей. Конечно, нельзя забывать и об интересах самой организации. Даже если вы обладаете всеми полномочиями для принятия решений, не всегда нужно использовать свою власть единолично, без переговоров, которые транслируют ваше уважение к тем, кто в данной ситуации обладает меньшей властью.

Допустим, вы пригласили к себе друга переночевать. Но из-за этого ваша дочь-подросток вынуждена будет уйти из своей комнаты. Когда гость приходит, дочь вполне может обидеться. Конечно, следовало бы деликатно попросить у нее согласия заранее — или предложить гостю свой диван. Если вы будете постоянно оказывать своей дочери уважение в подобной форме, то и она, скорее всего, будет вас по-настоящему уважать и сотрудничать с вами, когда вам понадобится ее помощь.

Это также касается и сотрудников компаний и организаций.