На мой взгляд, собрание – важный инструмент работы менеджера фитнес-клуба. Знаю многих скептиков, которые проводят собрания раз в год, да и то это больше напоминает выступление партийного лидера, который «задвигает» нудный текст, и половина коллектива засыпает через 5 минут.

Считаю, что собрания необходимо проводить регулярно, и чем больше фитнес-клуб, в котором вы работаете, тем важнее эти собрания. Ведь с помощью этого менеджерского инструмента вы можете сразу решать два вопроса – заниматься командообразованием и решать текущие вопросы.

Собрание – организованная встреча с сотрудниками, в ходе которой происходит информирование, принятие решений и обсуждение каких-либо вопросов.

 

Собрание нужно проводить, если…

• Вы нуждаетесь в информации или совете, который вам могут предоставить сотрудники.

• Вы хотите, чтобы ваша команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы.

• Вы хотите поделиться информацией, поставить коллектив в известность о конкретной ситуации или четко показать свою позицию по тому или иному вопросу.

• Вы имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения.

• Вы считаете, что нужно четко объяснить работу по решению определенной проблемы или вопроса.

• Вы считаете, что ваши сотрудники испытывают необходимость в собрании.

 

Собрание не следует проводить, если…

• Вопрос индивидуальный и может быть улажен один на один.

• У вас нет времени на подготовку.

• Для данной цели существует возможность использовать другой метод: записка, электронная почта, телефонный звонок.

• Вопрос не настолько важен, чтобы тратить на него время.

• Вашим сотрудникам нужно время, чтобы войти в курс дела.

• Вопрос уже решен.

 

Подготовка к собранию

• Каким должен быть результат этого собрания?

• Кто должен присутствовать?

• Какие основные вопросы, что второстепенно?

• Как лучше построить собрание?

• Какова структура собрания?

• Сколько времени можно выделить на собрание?

• Что необходимо подготовить – отчеты, анализ?

• Имеют ли сотрудники информацию о целях, вопросах, времени собрания?

• Что случится, если мы не проведем это собрание?

• Сообщайте цель.

• Определяйте задания и действия.

• Придерживайтесь регламента.

Ведение собрания

• Делайте вступление к теме.

• Поощряйте дополнения.

• Наблюдайте за обсуждением: используйте полномочия своей должности для контроля.

Принятие решения

• Принимайте решения и постановления.

• Проверяйте понимание и согласие следовать принятому решению.

Действие

• Подводите итоги.

• Представляйте краткий план действий.

• Определяйте/распределяйте ответственность за выполнение.

Тайм-менеджмент собраний

• Максимальной длительностью собрания считается 30-40 минут;

• Время рассмотрения одного вопроса не должно превышать 15 минут;

• Оперативное и инструктивное собрание не должно длиться более 10-15 минут;

• Собрание-«летучка» проводится, как правило, в течение 5-10 минут;

В ходе достаточно длительного собрания рекомендуется делать перерывы, иначе через два часа у участников наступит период «отрицательной активности».

 

Рекомендации по управлению временем собраний

Обсуждайте только пункты повестки дня. В ходе собрания руководитель должен придерживаться запланированной повестки дня и времени, отведенного на каждый ее пункт.

Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Даже если обсуждаемые темы пересекаются, по каждому из вопросов должен быть подведен четкий итог.

Заканчивайте точно в срок. Люди более склонны придерживаться пунктов повестки, когда знают, что время обсуждения ограничено. Очень многого можно добиться гораздо быстрее, если у людей есть стимул – скорый уход из конференц-зала. Будет замечательно, если вы сможете завершить собрание несколькими минутами раньше срока, но ни в коем случае не задерживайте участников дольше, чем было обещано.

Приглашайте нужных людей и отпускайте по мере необходимости. Приглашать на собрания имеет смысл только тех, кто действительно нужен, не опасаясь оскорбить тех, кто не попал в список приглашенных. Аналогично, не следует задерживать участников, вопросы которых уже решены. Присутствующим наверняка есть чем заняться, а значит, лучше их отпускать, как только будет обсужден пункт повестки, имеющий к ним прямое отношение.

Позвольте людям перевести дух. Бывает, что для достижения наибольшей результативности нужно сделать внеплановый перерыв, или же просто снять напряжение хотя бы шуткой.

Избегайте совещаний, следующих одно за другим. Планируйте время на то, чтобы отдышаться, собраться с мыслями, обдумать решения предыдущего собрания и подготовиться к следующему.

 

Причины неэффективности собраний

• Неподготовленность ведущего либо участников.

• Отсутствие или несоблюдение регламента.

• Избыточное число участников.

• Отсутствие повестки дня.

• Отсутствие протокола

• Отсутствие контроля за исполнением принятых решений.

• Слабое руководство ведением собрания.

• Необязательность присутствия.

• Неконструктивное обсуждение.

• Отсутствие уверенности участников в важности собрания.

• Игнорирование установленных процедур.

Для лучшего ведения собрания необходимо:

• Концентрируйте повестку дня на предстоящих действиях, а не на обсуждении уже полученных результатов.

• Проинструктируйте команду о целях собрания и требованиях, которые будут к ним предъявляться.

• Никогда не критикуйте людей на собраниях за плохую работу (делайте это в частном порядке), но всегда отмечайте хорошую работу.

• Суммируйте итоги дискуссии и согласуйте с командой свои дальнейшие действия.

• Держите под контролем сильных в профессиональном плане работников команды и вовлекайте сотрудников послабее.

• Опросите всю команду, прежде чем принимать решение;

• Придерживайтесь отведенного времени и дорожите каждой минутой.

• Оставайтесь активным и сохраняйте живой темп на протяжении всего собрания.

• Фиксируйте все договоренности.