Организация письмоводства и делопроизводства в войсках относится к вопросам административной техники — к искусству рационального управления канцелярским аппаратом (штабом) войсковой части.
Делопроизводство у нас до сих пор сохранило чуть ли не петровские формы, что особенно дает себя чувствовать в условиях пролетарской республики.
Поэтому естественно, что в этой области деятельность НОТ проявилась более интенсивно, вследствие чего по этим вопросам накопилось больше всего опыта, который уже систематизирован и на основании которого можно установить твердые и определенные правила по улучшению и рационализации делопроизводственного аппарата. НОТ это — система, стремящаяся осуществить планомерность и методичность в организации труда с целью достичь максимальной производительности на принципе экономии времени и труда.
По вопросам НОТ в делопроизводстве имеется достаточная литература, указания на которую даны в конце настоящей главы. Всякий военнослужащий, занимающийся канцелярским делом, должен ознакомиться с этой литературой, чтобы иметь возможность сознательно относиться к своей работе.
Основные идеи, положенные НОТ в основу организации и техники делопроизводства, сводятся к тому, чтобы: 1) дать правильную фиксацию всех обращений к учреждению и обратно; 2) дать возможность быстрого получения нужной справки и 3) механизировать порядок продвижения бумаг и контроль исполнения.
В виду этого НОТ указывает, что должно быть обращено внимание: 1) на общие условия работы, как, например, рациональное расположение комнат и столов для избежания излишнего хождения сотрудников канцелярии, устройство самих столов и стульев, уничтожение скопления посетителей у столов сотрудников, устранение шума, неправильного освещения и т. п. в рабочих помещениях; 2) на распределение работы и времени сотрудников; 3) на умелый подбор сотрудников, а равно и уменье использовать их по способностям; 4) на искусство составления бумаг, ведение переписки в целом и хранение бумаг.
Затем НОТ обращает внимание на наиболее совершенную форму делопроизводства — карточную систему.
Борьба за НОТ ведется и у нас в военном ведомстве; одним из ближайших примеров ее может служить приказ РВС СССР 1925 г. № 556, устанавливающий основные вехи в канцелярской работе.
Служебная переписка
(пр. РВС СССР 1924 г. №№ 156, 1175 и 1247; 1925 г. № 199; цирк. НКВМ 1924 г. № 98 и 1925 г. № 86).
В целях установления однообразия в ведении служебной переписки и сокращения ее, а также упорядочения канцелярского дела в войсковых частях, в военном ведомстве установлены правила для ведения переписки. Ими предусмотрены: 1) порядок составления и изложения служебных бумаг;
2) порядок постепенности сношений; 3) прием, движение, хранение и пересылка служебных бумаг и 4) организация делопроизводства в отдельной части и роте.
Порядок составления и изложения служебных бумаг
Вся переписка в военном ведомстве делится на: несекретную, секретную и совершенно секретную.
Вся служебная несекретная переписка ведется с должностным лицом, а не со штабом, управлением и т. п., при чем исходящая переписка адресуется по названию штатной должности, независимо от того, кто в данное время эту должность исполняет или подписал бумагу, на которую отвечают.
Для служебной переписки должны употребляться заранее изготовленные бланки с соответствующими штампами. Штамп печатается, литографируется или пишется от руки в левом углу бумаги. Он должен воспроизводиться таким образом, чтобы с первого взгляда можно было определить, из какой части исходит данная бумага. В штампе должно быть указано: 1) полное наименование части или должностного лица; 2) дата (месяц, день и год); 3) номер (исходящий) и 4) место написания бумаги (город, местечко, село и т. п.), иначе говоря почтовый адрес (пр. РВС СССР 1922 г. № 1064 и цирк. НКВМ 1926 г. № 177). Под штампом с левой стороны бумаги должно подписываться сокращенное название части, если таковое имеется, и оставляются поля, примерно до 1/3 ширины бланка, для проставления резолюций начальниками и различных пометок. Для часто повторяющейся переписки с однородным, шаблонным текстом должны изготовляться печатные, литографированные или другим автоматическим способом воспроизведенные бланки с неизменной частью текста. Бумаги, подлежащие рассылке в большом количестве экземпляров, обязательно воспроизводятся каким-либо автоматическим способом с четким и ясным воспроизведением текста.
Для письменных сношений по служебным делам установлены следующие виды бумаг:
1. Рапорт — пишется подчиненным своему начальнику по служебным вопросам (донесение, ответы по вопросам). За редким исключением, рапорты подаются всегда "по команде", т.-е. своему непосредственному начальнику. В рапорте употребляются выражения "доношу", "представляю", "прошу" (прил. 30).
2. Предписание — всегда дается начальником своему подчиненному, когда приходится выразить приказание или служебное предложение письменно. В предписании пишется "приказываю", "предписываю", "предлагаю" (прил.32).
3. Сношение — вид служебной переписки между учреждениями и военнослужащими, не состоящими в прямом подчинении друг другу. В сношениях употребляются выражения "уведомляю", "сообщаю", "довожу до Вашего сведения", "препровождаю" (прил. 33).
4. Циркуляр — служебная бумага (сообщение, распоряжение, объявление), относящаяся одновременно к нескольким учреждениям и лицам.
5. Надписи — на служебных бумагах делаются при препровождении их по команде в следующие инстанции; так, при возвращении обратно какой-либо полученной бумаги ответ на содержание ее может быть исполнен в форме надписи на ее оборотной стороне (прил. 31).
6. Записка — краткое сообщение военнослужащего другому, равному ему по служебному положению. В ней излагаются личные соображения, объяснения, уведомления, приглашения, справки и проч. или вопросы малозначительные, или имеющие полуофициальное значение.
7. Официальное письмо — применяется в официальной переписке между лицами, не связанными условиями взаимной служебной подчиненности, или когда рапорты и сношения по характеру вопроса представляются почему-либо неудобными, или, наконец, при переписке с должностными лицами других ведомств (прил. 36).
8. Телеграмма — текст ее следует составлять в самой сжатой форме, избегая лишних слов (без ущерба для ясности). Адрес пишут в начале, пользуясь всеми установленными сокращениями. В конце текста ставится исходящий № и подпись. Если телеграмма подается в ответ на запрос, то № входящей бумаги ставится перед текстом (прил. 37).
9. Телефонограмма — составляется тоже в сжатой форме и передается по телефону. Посредством ее передаются всевозможные донесения, распоряжения и сообщения. Для записи как передаваемых, так и принимаемых телефонограмм заводятся особые тетради, в которые записываются фамилии телефонистов, передававших и принимавших их, а также время приемки. Телефонограммы имеют каждая свой входящий и исходящий № (прил. 38, 39).
Телеграммы несекретного характера разрешается передавать по телефону (пр. РВС СССР 1920 г. № 2214; 1921 г. № 1695; 1922 г. №№ 1177 и 2529; 1923 г. № 1798 и 1924 г. №№ 191, 207, 288 и 1065; цирк. НКВМ 1926 г. №№ 18, 44, 57 и 90).
Переписка между частями ведется предпочтительно посредством сношений, при чем выбор того или иного формата бумаги определяется текстом. С левой стороны у нее загибается край на 1 см для подшивки.
В конце служебной бумаги, непосредственно после текста, в случае надобности, приписывается: 1) основание, т.-е. ссылка на соответствующие законоположения, приказы, предписания или распоряжения начальствующих лиц; 2) справка, дающая сведения, необходимые для уяснения содержания бумаги, или указывающая на связь с ранее возбужденной или аналогичной перепиской; 3) приложение, т.-е. подробное перечисление всего прилагаемого к бумаге с указанием числа отдельных листов приложений. Номер бумаги, на которой отвечают, помещается выше текста; если бумага досылается к посланному ранее номеру, то выше текста приписывается номер и дата прежней бумаги.
Искусство составить деловую бумагу зависит от личного уменья и опытности. Однако, надо помнить, что сущность дела должна быть изложена кратко, ясно и точно. Многословие для военнослужащего недопустимо. Никаких условных фраз вежливости, вроде "имею честь", "почтительнейше" и т. п., не допускается.
Служебная бумага подписывается тем начальником, от которого она исходит, и скрепляется тем должностным лицом, по подразделению которого эта бумага изготовлена.
При подписи и скрепе пишутся или печатаются должности тех лиц, кои подписывают бумагу, и их фамилии; последние пишутся обязательно собственноручно и по возможности разборчиво; с правой стороны каждой подписи обязательно печатается в скобках фамилия лица, подписывающего бумагу. Начальник, подписывающий бумагу, одновременно с этим проставляет дату ее подписания. На всех бумагах должны быть проставлены в левом верхнем углу инициалы (грифы) с соответствующими датами: сотрудника, печатавшего бумагу, и непосредственного исполнителя ее, а в левом нижнем углу — всех должностных лиц, просматривавших бумагу. Эти отметки делаются для того, чтобы в любой момент можно было проследить за прохождением переписки.
Должностные лица, исполняющие служебную переписку, должны собственноручно помещать в правом верхнем углу: "сов. секретно", "секретно", "срочно", "циркулярно". Делать какие-либо иные надписи, как например, "весьма спешно", "экстренно", "лично", "с нарочным" и т. п. безусловно воспрещается.
При посылке ведомостей, справок и т. п. сведений препроводительных бумаг не пишется, и в этих случаях на бланке со сведениями проставляется внизу с левой стороны число, месяц и год отправления, исходящий номер и наименование должностного лица, коему эти сведения доставляются.
Переписка, которая по содержанию своему может или должна быть отправлена в подлиннике, пересылается в высшие, равные или низшие инстанции: 1) При собственноручно написанной резолюции (пометке) того лица, которому была адресована переписка, при чем в этой резолюции могут излагаться: доклады, разъяснения, справки и т. п.; резолюция пишется под штампом, на обороте бумаги или на прикрепленном листе бумаги, но ни в коем случае не на тексте ее; в ней указывается: наименование того должностного лица, коему бумага направляется, содержание резолюции (четко и разборчиво), а затем подпись и дата. Резолюция подписывается начальником, писавшим ее. 2) При надписи, если по сложности требуемых сведений таковые не могут быть изложены в собственноручной резолюции на подлинной бумаге; препроводительная надпись делается на полях бумаги, на обороте ее или на отдельном листе, прикрепленном к бумаге, при чем в надписи прописывается, согласно чьей резолюции или по приказанию кого бумага направляется, а затем переписывается полностью вся резолюция. Надпись пишется тем должностным лицом, которое имеет право подписывать служебную переписку.
В военное и мирное время, на маневрах, полевых поездках, тактических занятиях и т. п. повседневной работе все служебные бумаги, имеющие характер распоряжений и донесений как отдельных должностных лиц, так и войсковых частей, допускается излагать на бланках полевых книжек, при условии проставления исходящих номеров, взятых из журнала исходящих бумаг части, и сдачи использованных полевых книжек в архив части.
В сношениях между должностными лицами надлежит широко применять служебные записки, в которых могут излагаться: личные соображения, мнения, заключения, объяснения, справки и т. п.
Наставление "Полевая служба штабов" рекомендует литеровку полевых книжек (ст. 350–354).
Все срочные вопросы, возникающие между частями, расположенными в одном пункте, должны разрешаться преимущественно путем личного общения должностных лиц или путем телефонных переговоров (пр. РВСР 1919 г. № 41; 1920 г. № 2879; 1921 г. №№ 2614 и 2641; 1922 г. № 2699 и 1923 г. № 1785 и цирк. НКВМ 1925 т. №№ 60 и 61).
Порядок постепенности сношений
Служебная переписка ведется должностными лицами лично или при посредстве состоящих в их распоряжении штабов, управлений и канцелярий. Начальник, имеющий в своем ведении канцелярский аппарат, должен сноситься с частями только при посредстве его, подписывая лично приказы, бумаги с руководящими распоряжениями служебного характера, личную переписку, бумаги, отправляемые высшим и равным начальникам, и те бумаги, которые он прикажет изготовлять за своей подписью. Все остальные бумаги посылаются за подписью тех лиц, коим по положению о данной части это право предоставлено или может быть предоставлено начальником данной части.
Переписка при всех сношениях высших начальников с низшими и обратно в силу принципа субординации всегда ведется по команде. Исключение допускается: 1) когда по существу переписки не требуется знать мнения промежуточных начальников, или когда необходимо сделать срочное распоряжение; это право непосредственного обращения предоставлено высшим начальникам по отношению к таковым же не ниже командира отдельной части; 2) когда переписка ведется между лицами, не находящимися в прямом служебном подчинении; изъятием из этого правила является переписка с иностранными государствами, ведущаяся по команде через НКВМ и по согласовании с НКИД, и 3) по неслужебным делам (пр. РВС СССР 1924 г. № 888; 1925 г. № 199; 1926 г. №№ 185, 246 и 637 и ст. 38 Bp. Уст. вн. сл.).
При направлении переписки по команде промежуточный начальник дает свое заключение лишь в тех случаях, когда он пожелает привести какой-либо новый мотив, или если он несогласен с ходатайством, но не может отменить его своею властью. Во всех остальных случаях он ограничивается только надписью, прописывая в ней: кому ходатайство направляется, свою подпись и дату.
Если, в случае крайней необходимости, переписка направляется не по команде, то сделавший это должен донести о том своему непосредственному начальнику, который обязан в спешном порядке направить копию бумаги по команде для осведомления промежуточных начальников.
Военнослужащим разрешается обращаться не по команде исключительно по личным делам, не относящимся к их служебному положению и несению обязанностей службы. О всех таких случаях военнослужащие должны ставить в известность своих прямых начальников.
Начальники обязаны не возбуждать переписки по вопросам, решение которых может быть произведено собственной их властью, и не требовать от подчиненных таких сведений, которые могут быть извлечены из срочных донесений, штатов, положений и т. п.
Войсковые части получают почтовую корреспонденцию, в зависимости от местных условий, или путем доставки ее средствами НКП и Т, или путем посылки в почтовые учреждения приемщиков с письменной доверенностью, выдаваемой на определенный срок.
Военнослужащие получают адресованную на их имя корреспонденцию на одинаковых основаниях со всеми гражданами, и лишь там, где разноска почты не установлена, командир части назначает особого уполномоченного для получения корреспонденции. То же самое делает и командир части во время маневров, лагерей и т. п. В ротах для получения корреспонденции выбирается уполномоченный, который получает ее ежедневно из полковой канцелярии.
Вся переписка внутри части пересылается в незапечатанном виде.
Срочные и внесрочные донесения делаются на основании особых табелей (пр. РВС СССР 1926 г. №№ 71 и 136; 1925 г. №№ 277, 932 и 1170; 1922 г. № 2305 и цирк. НКВМ 1926 г. №№ 54 и 55; 1925 г. №№ 101).
Под срочными разумеются донесения, представляемые периодически и непременно к сроку, определяемому табелями. Эти донесения подразделяются на донесения характера общего и специального и устанавливаются приказами РВС Союза ССР. В табелях определены сроки, указаны инстанции, куда и когда донесения должны поступать. Всем штабам и учреждениям запрещено видоизменять или устанавливать новые донесения, хотя бы временного характера, а равно требовать сведений, которые могут быть получены ими самими.
Никаких предварительных напоминаний о необходимости представления срочного донесения не делается; за непредставление же их в срок налагается взыскание. Все донесения направляются по команде, обычно без препроводительных бумаг, если не требуется пояснений, и на них выставляется лишь № исходящего журнала, число, месяц и год отправления, а равно местонахождения части.
К разряду внесрочных донесений относятся донесения о чрезвычайных происшествиях (важные случаи нарушения дисциплины, дезертирство заграницу, взрывы, пожары, самоубийства, пропажа шифров и т. п.) и об арестах лиц командно-административного состава. Донесения эти, в зависимости от важности, делаются почтою или телеграфом и должны заключать в себе изложение: 1) сущности происшествия; 2) причин, и 3) указание виновных в происшествии, а также и мер, принятых к восстановлению порядка.
Порядок ведения делопроизводства в полку и роте
Полковые штабы и канцелярии отдельных частей войск делятся на части: строевую и хозяйственную. Строевая переписка находится в ведении начальника штаба (или адъютанта), а хозяйственная — помощника командира полка по хозяйственной части. В подчинении у этих лиц имеются должностные лица, о которых упоминалось ранее, и на них возлагается непосредственное ведение переписки. Для ускорения делопроизводства все канцелярии снабжаются пишущими машинами, литографскими станками и пр. В каждой канцелярии должны находиться: действующие законы, приказы РВС СССР, циркуляры, уставы, дела и книги за текущий год с описью их, а также табель срочных донесений.
Строевая канцелярия (штаб): 1) ведает приемом всех поступающих бумаг в часть (входящая почта); 2) ведает учетом личного и конского состава части и ведением письменных сведений на всех служащих в части;
3) исполняет всю строевую переписку; 4) ведает рассылкой бумаг, исходящих из полка (исходящая почта); 5) ведает учетом карт и 6) ведет исторический формуляр части (пр. РВС СССР 1926 г. № 309).
В строевой канцелярии ведутся следующие книги: 1) входящие и исходящие журналы; 2) рассыльная книжка; 3) книга дежурного писаря;
4) тетрадь по учету и приходо-расходная книга приказов и циркуляров;
5) адресная книга; 6) книга нарядов на службу; 7) послужные списки; 8) журнал взысканий, налагаемых на красноармейцев; 9) санитарные билеты; 10) книга об арестованных на гауптвахте; 11) послужные карточки; 12) книга для записывания отпускных билетов; 13) книжки телеграмм и телефонограмм и 14) книга приказаний (пр. РВС СССР 1926 г., №№ 77, 136, 200, 309; 1925 г. № 277; 1924 г. № 325 458 и 1923 г. № 2431).
Прием почты производится дежурным писарем и записывается им по мере поступления в книгу дежурного писаря. Вся служебная переписка, как общее правило, принимается от дежурного писаря начальником штаба (адъютантом); бумаги с пометками "срочно" или "спешно" передаются немедленно в порядке, который установлен командиром части.
Начальник штаба принимает корреспонденцию от дежурного писаря под расписку в книге, поверяя количество и №№ пакетов. Вся переписка, адресованная на имя начальника части, распечатывается и поверяется начальником штаба, а остальная направляется тем должностным лицам, кои ведают исполнением этой переписки; так, напр., переписка, адресованная на имя помощника командира полка по хозяйственной части, принимается делопроизводителем хозяйственной части. После разборки переписки все бумаги заносятся в журнал входящих бумаг. Бумага заносится в журнал отдельной статьей, при этом указывается время получения ее, порядковый входящий номер, от кого получена, ее дата и номер; обычно краткое содержание бумаги не заносится. На самой бумаге ставится входящий штамп (штемпель), в котором должно быть указано: наименование части, дата поступления бумаги, входящий №, дело, в котором бумага будет храниться, и дата исполнёния.
По внесении во входящий журнал, бумаги передаются для исполнения должностным лицам, согласно пометок, сделанных начальником штаба, под личные их расписки, с указанием числа и месяца получения в самом журнале, а при получении спешной и срочной переписки, кроме того, должно указываться точное время получения (час и минуты).
После подбора всех необходимых справок и материалов, в назначенное время производится доклад начальнику как поступивших бумаг, так и исполненных.
Все подлежащие исполнению бумаги хранятся под ответственностью должностных лиц, в производстве у которых они находятся. Бумага считается исполненной тогда, когда возбужденный в ней вопрос разрешен окончательно, после чего на ней исполнителем делается пометка с номером дела, к которому она должна быть подшита.
Вся исходящая переписка скрепляется лицом, ведающим данным делопроизводством, и представляется начальнику для подписи (пр. РВС СССР 1925 г. № 234 и цирк. НКВМ 1925 г. №№ 60, 61 и 1926 г. № 57). От всех исполненных бумаг должен оставаться отпуск (копия), заверенный лицом, которое ведает данным делопроизводством, с указанием даты и фамилий лиц, подписавших подлинник. После соответствующих подписей бумага заносится особой статьей в исходящий журнал, в котором отмечается: в какое дело поступил отпуск бумаги, и какой входящий № исполняется. Исходящий журнал должен вестись общий для всей части.
На самой бумаге проставляется исходящий №, и тот же № проставляется на конверте, на котором, после того прописывается, кому и от кого бумага посылается. Если на отправляемой бумаге имеется надпись "спешно" или "срочно", то эта надпись прописывается в правом верхнем углу. При отправлении бумаг по почте, на конвертах ставится мастичная печать "для пакетов", которая не должна быть штемпелем календарного образца, употребляемого в учреждениях почтово-телеграфного ведомства для наложения на почтовые отправления (пр. РВС СССР 1925 г. № 388; 1924 г. № 789 и цирк. НКВМ 1925 г. №№ 40, 56, 61 и 86). Адресование бумаги должно соответствовать установленным наименованиям частей и учреждений и производиться без замедления. Пересылка бумаг несекретного характера допускается и без конвертов, но для этого бумага должна быть сложена таким образом, чтобы верхний и нижний край ее сходились и были заклеены, а на обратной стороне бумаги был написан адрес.
По вложении бумаги в конверт она заносится в разносную книгу, где обозначается дата отправления, № пакета и кому последний адресован, после чего бумага сдается посыльному для отправки. По возвращении посыльного, разносившего пакеты, дежурный писарь принимает от него рассыльную книжку и проверяет, все ли пакеты переданы по назначению и имеются ли расписки в их получении (пр. РВС СССР 1925 г. №№ 199, 388, 762, 957, 1172; 1924 г. № 240; 1921 г. №№ 823, 1633, 1634, 2465; 1918 г. № 110; цирк. НКВМ 1924 г. № 78 и 1925 г. №№ 40, 86, 135, 162 и 163).
Хранение переписки производится следующим порядком: каждая исполненная бумага подшивается в соответствующее дело. Для дел заводятся обложки, по возможности различных цветов для отличия их по годам и категориям. На каждой обложке проставляется № дела, под которым оно занесено в опись, его название, дата и когда дело заведено. Дела, повторяющиеся из года в год, нумеруются всегда одним и тем же номером и начинаются с тех бумаг, которые получены 1 января, и заканчиваются бумагами, поступившими по 31 декабря. Всем делам ведется опись, в одном экземпляре, которая ежегодно возобновляется.
Законченные производством дела, книги и прочий отработанный материал составляют архивный фонд части (пр. РВС СССР 1924 г. №№ 1071, 1175 и 1247; 1925 г. № 761; 1922 г. № 1166; 1919 г. № 228; цирк. НКВМ 1924 г. №№ 78, 9; 1925 г. №№ 6, 35, 62, 75, 87, 113 и 143 и 1926 г. №№ 4, 30, 32, 47, 73 и 99). Он подразделяется на текущий и основной. Последним Считается материал, утративший значение для текущей работы; материал такого рода, по истечении сроков хранения его в войсковых частях, передается в актохранилище Центроархива. Ни одна бумага и ни один документ архивного фонда не могут быть уничтожены самой войсковой частью, и ответственность за целость архива возлагается на командира части, а также и на тех лиц, которые ведают архивом. Все законченные дела передаются в архив соответствующей части один раз в году, не позже 1 июля. Совершенно секретные материалы передаче в архив не подлежат. Для поверки сдаваемых в архив дел ежегодно, не позже 1 апреля, приказом по части назначается особая комиссия в составе трех лиц. При выступлении в военный поход архив сдается войсковыми частями, которые при этом руководствуются специальными указаниями в наставлениях для мобилизации.
Составление приказа лежит на обязанности начальника штаба (адъютанта) (пр. РВС СССР 1927 г. № 1; 1926 г. № 303; 1925 г. № 8, 900, 1175 и 1924 г. №№ 1523 и 1923 г. № 1447; 1922 г. № 1873; 1921 г. №№ 1137, 1431; 1919 г. № 1061; цирк. НКВМ 1925 г. №№ 99 и 170; 1926 г. №№ 19, 41, 100). В приказ ежедневно включаются: сведения о разводе, наряде на службу, о назначении занятий, объявление наград, благодарностей, взысканий, перемены в личном составе полка и соответствующие статьи по хозяйственной части, которые помещаются в конце строевых приказов. Проект приказа докладывается командиру части, который, по внесении в него поправок, подписывает приказ; последний, как подлинный экземпляр, хранится в канцелярии полка. Затем с него снимаются копии, которые рассылаются в роты (прил. 40).
Письменные сведения на военнослужащих состоят из: 1) Послужной карточки (пр. РВС СССР 1924 г. №№ 325 и 458) (прил. 41), составляемой на младший технический состав, а также на лиц младшего командного состава, остающихся добровольцами, равно на красноармейцев. Карточки эти хранятся в особых коробках (основных, дополнительных и архивных), в которых они расположены в определенной системе и в зависимости от того, находятся ли вышеперечисленные лица налицо или же отсутствуют из части по каким-либо причинам. Посредством подсчета карточек представляется возможным в любой момент установить наличие части. Обычно подсчет карточек в основной и дополнительных коробках производится два раза в месяц, и составленные на основании этих подсчетов ведомости заменяют собой дневники (пр. РВСР 1919 г. №№ 353 и 893); на основании подобных же подсчетов составляются строевые ведомости. 2) Послужного списка (пр. РВС СССР 1926 г. № 200; 1925 г. №№ 1 и 962 и 1923 г. №№ 1447 1606, 2431 и цирк. НКВМ 1924 г. №№ 23, 40, 42, 53, 55 и 1925 г. № 78), (прил. 42), составляемого на лиц командного, политического, административного, медицинского и ветеринарного состава, состоящего на службе. Послужной список является документом о службе и содержит полные и точные данные о служебном стаже. Он составляется впервые: при определении на службу, при назначении на командную или административную должность, при выпуске курсантов командирами. Все сведения, требуемые графами послужного списка, а также все изменения в этих сведениях, вносятся в него на основании соответствующих приказов и документов. Выражение "занесено со слов" не допускается. Послужные списки составляются и дополняются канцеляриями войсковых частей, и на канцелярии же возлагается хранение и пересылка этих списков. Ежегодно за два месяца до наступления аттестационного периода, а также при выбытии вовсе из части, послужной список предъявляется для прочтения военнослужащему, который в прочтении собственноручно расписывается. 3) Краткой записки о службе, составляемой в тех случаях, когда необходим общий обзор служебной деятельности военнослужащего; все сведения в эту записку вносятся из послужного списка. 4) Аттестации, (см. в отделе о прохождении службы). 5) Служебной книжки красноармейца, служащей удостоверением личности красноармейца и выдаваемой ему при самом поступлении в часть (пр. РВС СССР 1925 г. № 817; 1924 г. № 373; 1923 г. № 2713; 1921 г. №№ 1720 и 1853; 1920 г. № 700). Первоначальное заготовление книжки производится в штабе полка. Книжку красноармеец обязан хранить у себя, и в нее заносятся все выдачи денег, оружия и остального довольствия.
Кроме того, лица командного, политического, административного, медицинского и ветеринарного состава снабжаются документами, удостоверяющими их состояние на — действительной военной службе, постоянного или временного характера. Таковыми являются: 1) Удостоверение личности, которое каждый военнослужащий обязан иметь при себе и предъявлять в необходимых случаях (прил. 13 к Bp. уст. вн. сл. и цирк. НКВМ 1925 г. № 48). 2) Предписание, выдаваемое при отправлении в командировку, при переводах и всякого рода служебных поручениях вне части (пр. РВСР 1919 г. № 1881 и 1920 г. № 1887. 3) Отпускной билет, выдаваемый при отправлении в отпуск (прил. 12 к Bp. уст. вн. сл.) 4) Санитарный билет, выдаваемый при направлении на излечение в лечебное заведение врачом войсковой части; военнослужащие, получив санитарный билет, подают по команде рапорт об отбытии в лечебное заведение, а последнее, тотчас же по поступлении заболевшего, отправляет в войсковую часть отрезок билета (пр. РВС СССР 1924 г. № 719). О всех изменениях, происходящих с лицами командного и административного состава, находящимися на излечении, как-то: переводе в другое лечебное заведение, смерти, увольнении от службы или в отпуск по болезни и т. п., лечебное заведение ставит в известность войсковую часть путем возвращения: в первом случае — отрезка, а в остальных всего санитарного билета. По выздоровлении лечебное заведение возвращает билет выздоровевшему, который его представляет по прибытии в часть. В случае заболевания военнослужащего вне части билет на него составляется в лечебном заведении по доставлении заболевшего туда. Об отбытии, возвращении и всех переменах в служебном положении, происшедших во время нахождения в лечебном заведении, отдается в приказе по части. 5) Медальоны, с личными сведениями на военнослужащих РККА (пр. РВС СССР 1925 г. № 856 и цирк. НКВМ 1925 г. № 99).
Делопроизводство в хозяйственной части полка ведется на тех же основаниях, как и в строевой части, с тою лишь разницею, что вся переписка отправляется за подписью помощника командира полка по хозяйственной части, кроме случаев обращения к командиру дивизии и в высшие инстанции, когда переписка подписывается командиром полка и скрепляется его помощником.
В хозяйственной части ежегодно заводится входящий журнал денежных и материальных бумаг, в который заносятся все препроводительные бумаги на поступающие в полк денежные суммы и предметы довольствия, как-то: препроводительные к ассигновкам, чекам, переводным банковым билетам и т. п. Вся же входящая общая хозяйственная переписка заносится во входящий журнал, ведущийся в штабе полка.
Все поступающие в хозяйственную часть бумаги, накладные и пр. докладываются делопроизводителем помощнику командира полка по хозяйственной части, с резолюцией которого бумаги передаются соответственным должностным лицам для исполнения.
Для исходящей переписки, как секретной, так и обыкновенной, исходящих журналов не заводится, и вся переписка ведется под общей нумерацией полка. По учету довольствующихся людей ведется дневник (прил. 43).
В ротах делопроизводство организуется применительно к изложенному выше. Непосредственным исполнителем в роте является писарь, заведывающий канцелярским имуществом и материалами, которые выдаются натурой из хозяйственной части полка; он же составляет, под руководством командира роты, раздаточные ведомости, удостоверения и арматурные списки, предварительно получая все необходимые сведения от каптенармуса.
Литература и пособия
Мейлъман, Вл. Организованная канцелярия. Киев. 1924 г. — Майзельс-Рафимов. Организация делопроизводства и канцелярии. М. 1923 г. — Страустель, С. Средство упростить канцелярское делопроизводство. П. 1911 г. — Эрасмус, А. А., инж Метод научной организации делопроизводства, М. 1925 г. — Временные правила для ведения переписки в РККА (пр. РВС СССР 1924 г. № 156). — Учет и отчетность в Красной армии. — Полевая служба штабов (наставление 1926 г.).