Пересмотреть свои привычки обращения с электронной почтой

Перефразируя великого психолога Эрнеста Беккера, можно сказать, что мы «захлебываемся правдой». В век интернета мы без труда получаем такое количество ответов, столько информации, что не задумываемся о том, как важно задавать правильные вопросы.

Набрав в строке поиска фразу «как эффективнее использовать электронную почту», вы менее чем за секунду получите 39 миллионов 700 тысяч результатов. Только на первой странице обнаружится «пять действенных подсказок», «шесть секретов» и «десять правил».

Но почему нам так трудно эффективно использовать электронную почту? Почему немного увеличившееся количество сообщений в ящике «Входящие» вызывают такую неоправданную тревогу? Почему мы считаем, что «обязаны» ответить всем, кто присылает нам электронные письма (и чувствуем себя виноватыми, если не в состоянии это сделать)? И почему мы получаем такое удовлетворение, когда наш ящик «Входящих» пустеет, даже понимая, что смысла в этом ровным счетом никакого?

На эти вопросы Google дает несколько ответов. Но если мы не зададимся вопросом о причине нашей одержимости электронной почтой, у нас не будет контекста для использования всех этих правил, советов и секретов.

Клейтон Кристенсен, известный исследователь инноваций, сказал:

Вопросы – это те места в вашем сознании, куда приходят ответы. Если вы не задали вопрос, ответу некуда идти. Он попадает к вам и отскакивает. Вы должны задать вопрос – должны хотеть знать, – чтобы открыть пространство, куда попадет ответ.

Поэтому, прежде чем попытаться решить проблему электронной почты, я бы хотела провести своего рода психотерапию. На следующих нескольких страницах мы затронем самые разные темы из таких областей, как химия мозга, обычаи в обществе и технологические предрассудки, связанные с одержимостью электронной почтой. Каждый очерк завершится вопросом, который позволит по-новому взглянуть на электронную почту, предложит новую перспективу.

Завершив раздел (или следует сказать «сеанс»?) психотерапии, вы получите основу для построения эффективной стратегии и стиля электронной почты, а также разнообразные средства защиты от многочисленных психологических ловушек.

 

Мозг крысы: Почему электронная почта вызывает привыкание

Все мы ненавидим электронную почту. И тем не менее без конца ее проверяем. Согласно докладу Института Маккинли, большинство офисных работников уделяет приблизительно 28 % рабочего времени чтению электронных писем и составлению ответов. Другими словами, на электронную почту мы тратим больше четверти трудовой жизни и, по результатам исследований, чем чаще проверяем почту, тем более усталыми и задерганными себя чувствуем.

Это выглядит нелепо. Зачем тратить столько времени на занятие, которое нам не нравится? Дело в том, что независимо от содержания получаемых писем, нам доставляет удовольствие сам процесс проверки почты. Он активирует в нашем мозгу инстинктивное стремление искать и находить вознаграждение. И в этом смысле мы не слишком отличаемся от крыс.

Еще в 1930-х годах психолог Б. Ф. Скиннер изобрел устройство под названием «камера оперантного обусловливания» (или камера условного рефлекса, ныне известная как ящик Скиннера), при помощи которого изучал поведенческие теории на крысах. Скиннер хотел выяснить, какой тип позитивного подкрепления (например, еда) и негативного подкрепления (например, удар электрическим током) эффективно воздействует на животных.

Сначала он экспериментировал, приучая крыс к фиксированному режиму поведенческого подкрепления. Нажав на рычаг, расположенный внутри ящика, крыса получала корм. Если она продолжала нажимать на рычаг, то каждое сотое нажатие приводило к выдаче следующей порции пищи. Нажми на рычаг 100 раз – получишь вознаграждение. Таковы правила.

Скиннер также ставил серии опытов с переменным режимом. Согласно этому сценарию крыса не знала, когда получит вознаграждение. Иногда для получения пищи требовалось нажать на рычаг 20 раз, а иногда – 200. Все определялось случаем, и у крысы не было возможности узнать, когда ей выдадут пищу.

К удивлению исследователя, при переменном режиме мотивация крыс оказалась выше. Скиннер обнаружил, что даже если вознаграждение переставало поступать, крысы продолжали работать, то есть яростно нажимать на рычаг, очень долго, прежде чем отступиться, – гораздо дольше, чем те крысы, что привыкли к фиксированному режиму.

Мне нужно реальное вознаграждение или воображаемое?

Что-то знакомое, правда? Выяснилось, что реакция людей на позитивное подкрепление очень похожа на реакцию крыс. Дэн Ариели, специалист по поведенческой экономике, изучающий иррациональное поведение людей, объяснял мне, что электронная почта – почти идеальная система случайного вознаграждения.

В большинстве случаев, «нажимая на рычаг», чтобы проверить электронную почту, вы получаете нечто вызывающее разочарование или раздражение – письмо от недовольного клиента или срочное задание от начальника. Но время от времени нажатие на рычаг приносит что-нибудь приятное – долгожданную весточку от старого друга или смешное видео с животными. Именно эти редкие вознаграждения, смешанные с бесполезными горами мусора, и вызывают привыкание. Они заставляют снова и снова нажимать на рычаг, даже когда у нас есть более важные и срочные дела.

Изменить перспективу:

Не завести ли вам привычку различать, когда вместо реального вознаграждения вы гонитесь за воображаемым?

Мозг крысы, конечно, мешает всем нам контролировать ситуацию. Возьмите за правило каждый вечер перед уходом домой составлять список дел на завтра. Благодаря этому вы заранее соберетесь с силами перед новым трудовым броском. Прежде чем приступить с утра к чтению электронной почты, вы должны четко и ясно представлять себе, что вам предстоит сделать, и непременно расставить приоритеты. Составляя список дел, будьте реалистами. В качестве вознаграждения отбросьте все несущественное – и вам будет легче и приятнее работать.

 

Парадокс прогресса: Отчего нас неодолимо тянет опустошить ящик входящих сообщений

Увы, случайностью вознаграждения проблема не исчерпывается. Существуют и другие бессознательные силы, которые добавляют нам желания постоянно проверять электронную почту. Среди них – внутренняя потребность завершить начатое дело. Когда вы понимаете, что работа закончена, мозг вырабатывает нейротрансмиттер дофамин, в результате чего вы ощущаете удовольствие и у вас возникает желание опять проделать то же самое, чтобы снова получить награду.

Компьютерщики давно научились использовать это свойство мозга под названием потребность в завершении, придумав такую удобную штуку, как индикатор выполнения задачи, или индикатор прогресса. Они принуждают нас не отрываться от компьютера, отслеживая статус загрузки, убеждают нас заниматься онлайновым поиском, максимально упрощая его, заставляют вносить информацию в дополнительные поля своего профиля в LinkedIn, чтобы достичь стопроцентного заполнения.

Электронная почта также становится объектом этой потребности в завершении. Очистка ящика входящих сообщений дарит нам чувство удовлетворения именно потому, что это действие сопровождается четким индикатором прогресса. Вы начинали с 232 электронных писем, а теперь у вас осталось только 50 – какой прогресс! Вы в нескольких шагах от высшего достижения в работе с электронной почтой – пустого ящика «Входящие», и мозг убеждает вас в необходимости закончить работу.

Проблема в том, что ощущение прогресса, которое дает проверка электронной почты, – это всего лишь ощущение. Потому что счетчик непрочитанных сообщений не подчиняется золотому правилу индикатора прогресса выполнения задачи – «Только вперед». Наоборот, счетчик непрочитанных сообщений – это всегда движущаяся мишень. Пока вы следите за ним, у вас возникает ложное чувство приближения к цели, но стоит отвлечься, как цель отдаляется: приходят новые письма.

Когда же речь идет о завершении самых важных творческих проектов, почувствовать прогресс очень сложно. Первая причина состоит в том, что выполнение значимой работы требует времени – зачастую это недели, месяцы или даже годы. Составление профиля в социальных сетях или ответ на несколько электронных писем может занять считаные минуты, но серьезные проекты обычно настолько длинные, что мы перестаем понимать, как далеко мы продвинулись вперед. Ведь у нас нет встроенного индикатора времени, когда мы пускаемся в долгое путешествие – например начинаем работу над книгой, приложением к iPhone, созданием бизнес-модели для сбора средств.

Пустой ящик «Входящие» – приятное дополнение, а не основная цель.

Вторая причина: приложения, которые мы используем для выполнения самой значимой работы, зачастую «скрывают» от нас прогресс. Составляя предварительный набросок в Word или Google Docs, мы выделяем фрагменты, удаляем ненужное, начинаем снова, пока не добьемся желаемого результата, – и все это в одном файле. К тому времени, когда вы получите готовый результат, первая, вторая, третья и четвертая попытки словно перестают существовать. Эти варианты просто исчезают. Аналогичным образом мы постоянно «вырезаем и удаляем» свой прогресс в других приложениях, от Photoshop до Powerpoint. И даже если вы педантично сохраняете все версии файлов, они обычно спрятаны в цифровой папке – с глаз долой, из сердца вон.

В этом состоит парадокс прогресса: технология позволяет без труда видеть прогресс при выполнении относительно мелких, занимающих немного времени задач и в то же время скрывает прогресс в реализации долговременных творческих проектов, которые оказывают гораздо большее влияние на нашу жизнь.

Изменить перспективу:

Как создать то же самое четкое ощущение прогресса в том, что для вас действительно важно, значимо?

Необходимо не отвлекаться от осмысленной, целенаправленной работы – и не поддаваться желанию проверить электронную почту. Вот тогда наступит явный прогресс. Попробуйте в течение дня фиксировать, что полезного вы сделали (сколько слов написали, сколько ошибок нашли, скольким клиентам дозвонились). Разбивайте большие проекты на этапы недельной продолжительности, чтобы поддерживать удовлетворение от достигнутой цели, ведите дневник своих «маленьких побед», чтобы сохранять мотивацию. Вывешивайте на стену черновики планов, наброски документов, чтобы видеть, насколько далеко вы продвинулись. Придумайте «метки прогресса», и тогда другая работа тоже вызовет привыкание, как проверка электронной почты.

 

Негативное смещение: Почему слова нас предают

В деликатных вопросах общения электронная почта, похоже, становится нашим слабым местом и начинает походить на криптонит. Сколько раз вы получали плохо сформулированное сообщение, которое вызывало у вас приступ гнева? А вы сами разве никогда не отправляли письмо, не обдумав его хорошенько, и не получали яростный ответ, которого вы, как вам казалось, не заслужили? Почему мы не умеем нормально общаться по электронной почте?

Главная причина – отсутствие обратной связи. При личной беседе и даже разговоре по телефону мы обычно считываем тысячи едва заметных социальных сигналов и по ним решаем, что нам делать дальше. Зачастую мы начинаем о чем-то говорить, но затем – на основе невербальной обратной связи с собеседником – меняем тему.

При общении посредством электронной почты эта петля обратной связи отсутствует. Вместо того чтобы продвигаться мелкими шагами – я говорю, вы реагируете, а затем я меняю свой ответ или поясняю мысль, – я (отправитель) просто вываливаю вам (получателю) все сразу, надеясь на лучшее. Более того, мы склонны составлять письмо, предполагая, что собеседник получает те же невербальные социальные сигналы, что и при личном общении, хотя мы, естественно, набираем текст в одиночестве.

Дэниел Гоулман, ученый, который ввел в обиход термин «эмоциональный интеллект», изучал это явление и обнаружил нечто удивительное. В отношении электронной почты у людей присутствует так называемое негативное смещение. Гоулман выяснил, что если отправитель настроен позитивно, то получатель обычно остается нейтрален. Если отношение отправителя к письму нейтральное, то получатель, как правило, испытывает негативные чувства. Другими словами, в отношении положительных эмоций электронная почта действительно подобна криптониту: любое отправленное вами сообщение по пути к получателю автоматически опускается на несколько ступеней по шкале позитива.

Ситуация, знакомая всем: вы составляете электронное письмо, по вашему мнению, оно превосходно, вы его отправляете, но получатель почему-то обижается на это, казалось бы, абсолютно невинное послание. Исследование Гоулмана показывает, что ваш получатель вовсе не обладает повышенной ранимостью – по крайней мере не больше, чем любой другой. Дело в том, что все мы чрезвычайно чувствительны к тону электронных писем, поскольку они лишены главного компонента успешного социального взаимодействия – обратной связи в режиме реального времени. В них нет ни выражения лица, ни жестов и интонаций, которые обычно помогают интерпретировать слова собеседника. А без этих подсказок мы склонны предполагать худшее.

Это подводит нас к одному из самых спорных вопросов, связанных с электронной почтой: использовать смайлики и восклицательные знаки или нет? Противники таких средств выражения часто убеждены, что это «непрофессионально». Но так ли это?

Если сообщение скорее всего будет воспринято негативно – а такова судьба всех электронных писем, – разумное использование смайликов и восклицательных знаков может послужить полезным противовесом. В сущности, они играют роль социальных подсказок, сообщая, что вы шутите, взволнованны или сочувствуете, и избавляя вас от многословия. Точнее передавая свои намерения, вы повышаете вероятность благожелательного отношения к вашему письму – а значит, получения желаемого ответа. Разве это не профессионально?

Конечно, я понимаю желание отказаться от этих несерьезных инструментов. Были времена, когда я считала, что использовать смайлики – ниже моего достоинства. Но теперь, после пятнадцати с лишним лет общения по электронной почте с клиентами, писателями, дизайнерами и лекторами, я могу с радостью сообщить, что избавилась от этого предубеждения. Мне приходилось упрашивать, убеждать и критиковать сотни людей, которые работали на меня или на которых работала я, и мне не удалось бы справиться с этим без многочисленных социальных подсказок, вставленных в мои письма.

Негативное смещение реально, и следует приветствовать любые средства для его преодоления. Добиться результата – это более профессионально, чем не отступать от бессмысленных принципов.

Изменить перспективу:

Что, если позаботиться о том, чтобы передать в электронном письме не только информацию, но и эмпатию?

Если мы примем во внимание негативное смещение, то станет ясно, что эффективная электронная переписка требует «усилить» позитивность языка. Лучше всего показать свою открытость и свои чувства, не забывая о чувствах получателя. Поскольку изначально именно эмоции помогают нам завоевать собеседника, не поленитесь и выразите симпатию к собеседнику, радость общаться с ним – поверьте, это будет полезно. Клиенты и коллеги с большей охотой станут отвечать на ваши вопросы, потому что им будет приятно читать письма от вас.

 

Правило взаимности: Почему переполнение ящика входящих сообщений порождает у нас комплекс вины

Нравится нам это или нет, но электронная почта порождает странное чувство – «я обязан». Чем больше непрочитанных сообщений скапливается у вас в почтовом ящике, тем сильнее чувство вины. Чем больше времени проходит, прежде чем у вас появляется возможность ответить на сообщение, тем больше вы склонны извиняться. Сколько раз вы начинали письмо такими словами: «Прошу прощения, что не смог ответить раньше, но…»? В глубине души мы действительно чувствуем, что «обязаны» ответить всем.

В отношении родственников, друзей и коллег это естественно: у нас с ними давние отношения, и чувство, что мы обязаны ответить на их письма, вполне объяснимо. А как насчет абсолютно незнакомых людей? Почему мы чувствуем себя виноватыми, когда не можем ответить человеку, с которым даже незнакомы?

Многочисленные эксперименты показали, что в социальных взаимодействиях люди склонны придерживаться правила взаимности. Суть его состоит в том, что на позитивное действие мы хотим ответить позитивным действием. Если кто-то оказывает нам любезность, мы склонны отвечать ему тем же. Даже если – и это важно! – об этой услуге мы не просили.

Социолог Филип Кунц еще в 1970-х годах показал при помощи необычного эксперимента неожиданную силу правила взаимности. Он написал несколько сотен поздравительных писем, каждое из которых содержало рукописный текст или открытку, а также фотографию Кунца и его семьи. Затем незадолго до Рождества он отправил поздравления 600 абсолютно незнакомым людям.

Удивительно, но вскоре начали приходить ответы. Одни присылали длинные письма на 3–4 страницах, рассказывая о своей жизни, другие отправляли фотографии и делились новостями своей семьи. Всего Кунц получил более 200 ответов. И что еще удивительнее, он продолжал получать поздравления от многих из этих «незнакомцев» еще 15 лет.

Вы ответите на поздравительную открытку от незнакомого человека? В наше время смешна даже мысль о том, чтобы довериться медленной традиционной почте. А как насчет ответа на электронное письмо от незнакомца? Можно поспорить, что вы уже не раз делали это в прошлом и, скорее всего, собираетесь так же поступать и в будущем.

Конечно, мы не считаем электронное письмо от незнакомого человека «любезностью», но правило взаимности не всегда рационально. Сам факт, что кто-то потратил время, чтобы написать сообщение, активизирует глубоко укоренившееся социальное поведение, желание ответить взаимностью. Разумеется, в большинстве ситуаций это разумно: в процессе эволюции способность к сотрудничеству оказалась для человека как вида очень полезна.

Однако такое поведение может раздражать, когда дело касается электронной почты. И не потому, что в этой области не нужно придерживаться тех же условностей, что и при других социальных взаимодействиях, а потому, что электронная почта не имеет таких же физических ограничений, как они.

Например, вы привыкли встречаться с кем-то лично и узнавать у них адрес – или, по крайней мере, искать его в телефонной книге, что позволит вам впоследствии отправить поздравительную открытку. Однако, для того чтобы узнать ваш электронный адрес, не обязательно встречаться с вами лично. Он указан у вас на сайте, и связаться с вами может любой имеющий доступ в интернет. Барьер входа также понижается: вам не нужно искать канцелярские принадлежности, иметь хороший почерк или тратиться на марки. Все это ведет к дисбалансу между количеством писем, которые вы можете получить (бесконечным), и количеством, на которые в состоянии ответить (ограниченным).

Здесь технический прогресс может прийти в противоречие с правилом взаимности. Мы по-прежнему чувствуем сильное желание ответить любезностью на любезность, но редко имеем возможность ответить на каждое сообщение. Результат – чувство вины.

Изменить перспективу:

Что, если представить сообщения в своем почтовом ящике в виде стопки настоящих писем, в конвертах?

Если вы получите больше 200 писем в день, то у вас и мысли не возникнет, что можно ответить на все. Чем же от них отличаются электронные послания? Время у вас ограниченно, и вы не в состоянии ответить всем. Представив электронные письма как материальные объекты, вы можете оценить возможность (или невозможность) взаимности. Это позволяет разумно выбирать то, что заслуживает ответа, а остальное отложить, не испытывая чувства вины. Вежливо ответить на отдельные письма – это хорошо и правильно, прежде всего для вас самих.

 

Преимущество спрашивающего: Почему мы не можем просто сказать «нет»

Электронная почта – превосходное средство для того, чтобы задавать вопросы, но она совсем не подходит для отказа. Знаком ли вам следующий сценарий? Кто-то отправляет вам сообщение с просьбой. Вы раздражены, что вас побеспокоили по такому поводу: у вас нет на это времени, денег или сил. Неужели они этого не знают?! Тем не менее вы соглашаетесь выполнить просьбу. А потом, когда необходимость исполнить обещанное причиняет неудобства, вы ругаете себя за мягкотелость.

Вне всякого сомнения, вы не раз проходили этот цикл мучений с электронной почтой. Но почему он нас так притягивает? Почему нам так трудно сказать «нет»? Особенно в тех случаях, когда бесцеремонность просьбы видна невооруженным глазом?

В своем посте MetaFilter, который уже считается классикой, Андреа Дондери утверждает, что каждый человек воспитан либо в «культуре вопросов», либо в «культуре догадок». В культуре вопросов вас учат, что просить – это абсолютно нормально, но при одном условии: вы понимаете, что вам могут отказать. В культуре догадок вас учат просить только тогда, когда вы предполагаете, что вам не откажут. Другими словами, вас учат быть внимательным к незначительным деталям и сигналам, которые помогают оценить вероятность доброжелательной реакции на ваше предложение.

Проблема возникает, когда сталкиваются люди, воспитанные в разных культурах. Одни склонны «все выложить» и предоставить решение другой стороне. Можно мне пожить у тебя недельку? Ты не сделаешь мне веб-сайт бесплатно? Пожертвуй, пожалуйста, денег на мой новый бизнес-проект. Ну, вы понимаете, о чем речь.

Люди, воспитанные в культуре вопросов, не обидятся на отказ, поскольку их просьба – это всего лишь разведка. Однако те, кто вырос в культуре догадок, в это не могут поверить. Они естественным образом предполагают, что собеседник разделяет их взгляды, и уверены, что просьба высказывается только в расчете на согласие. Таким образом, вопросы тех, кто привык спрашивать, зачастую воспринимаются как бесцеремонные или самонадеянные.

Совершенно очевидно, что при работе с электронной почтой такого рода столкновения происходят ежедневно. Человек, воспитанный в культуре догадок, получает просьбы от тех, кто привык спрашивать, и эти просьбы его раздражают. С чего они взяли, что я соглашусь? Думают, у меня есть лишнее время, чтобы тратить его попусту? Как они могли предположить, что?.. И так далее. Вы не успеете и глазом моргнуть – тут я выступаю как типичный представитель культуры догадок, – как окажетесь втянутыми в бессмысленную спираль, когда вы сочиняете ответы на неожиданные сообщения и откладываете действительно важные дела.

И вы позволите, чтобы банда «спрашивающих» вас кошмарила?

Однако, если вы остановитесь и вспомните о разнице между двумя культурами, вам будет гораздо легче не обращать внимания на просьбы, которые раньше вызывали раздражение. Кроме того, вы сможете отклонять эти просьбы, не испытывая ощущения, будто вас эксплуатируют.

Задумавшись об электронных письмах, вызывающих раздражение, вы поймете, что люди просто закидывают удочку, думая при этом: «Кто знает, может, они ответят? Я всего лишь прощупываю почву!» И тогда вы успокоитесь. Вы уже не будете предполагать, что они ждут вашего согласия, а в такой ситуации отказать легче.

Если вы включите в свой арсенал идею о двух культурах, то получите дополнительное преимущество: вы сами начинаете чувствовать себя свободнее и просить об одолжении. Способность стать на позицию «спрашивающего», который думает: «Каков наихудший вариант? Мне откажут. Ничего страшного», – принесет практическую пользу буквально во всем, от использования электронной почты для получения желаемого до назначения свидания или переговоров о повышении жалованья. Давайте не будем обманывать себя: в таких странах, как Америка, где ценится инициатива, мир принадлежит тем, кто спрашивает.

Изменить перспективу:

Что, если вы будете ставить себя на место человека, воспитанного в культуре вопросов, каждый раз, когда получаете электронное письмо, воспринимаемое как обуза?

Вместо того чтобы думать, будто отправитель ожидает вашего согласия (и принятия на себя ненужных обязательств), предположите, что он считает свое обращение к вам чем-то вроде рискованной ставки. Такой взгляд на ситуацию помогает оценить просьбу, определить ее место среди ваших приоритетов. Вы можете ответить «да» или при необходимости вежливо сказать «нет». Нет ничего страшного в том, что вы отклоните просьбу, не отвечающую вашим интересам. Помните: мученик электронной почты, когда прессинг усиливается, не может продуктивно работать. К счастью, выбор всегда есть, нужно только решиться.

 

Физика электронной почты

Согласно третьему закону Ньютона, всякое действие порождает равное и противоположно направленное противодействие. Это применимо и к электронной почте: чем больше писем вы отправляете, тем больше получаете. Как аукнется, так и откликнется.

Мы это интуитивно понимаем, однако часто игнорируем вышеупомянутый простой принцип, столкнувшись с непрекращающейся лавиной сообщений. Мы чувствуем себя обязанными ответить на каждое входящее электронное письмо – и как можно быстрее, – причем зачастую в ущерб работе и приоритетам, не говоря уже о качестве самих ответов.

Первый шаг к обузданию электронной почты – понять, что все в ваших руках. Вы – и никто другой – выбираете, на какие послания отвечать и когда. У вас нет никаких обязательств ни перед кем.

Более того, стиль, частота и ритм ваших писем напрямую влияют на корреспонденцию, которая к вам возвращается. Каждое отправленное сообщение служит сигналом, пробуждающим ожидания у коллег, друзей и родственников.

Вы отвечаете на письма сразу же? По прошествии пяти часов? Спустя неделю? Вы отправляете второпях сообщение, снимающее с вас ответственность и ничего не проясняющее? Или ждете, пока у вас не появится возможность отправить обдуманный и полный ответ?

Каждое ваше действие порождает ожидания других. Если вы, получая сообщение от клиента, всегда отвечаете в течение 15 минут, этот клиент начнет ждать, что вы ответите не позже чем через 15 минут (и может расстроиться, если не получит в этот срок ваше письмо). Вот почему так важно активно формировать у самого себя и окружающих ожидания относительно того, как и когда вы будете пользоваться электронной почтой – еще до того, как сядете за письменный стол.

Впрочем, невозможно эффективно формировать ожидания других людей, если вы не представляете всего объема работы. Поэтому мы начинаем этот раздел под названием «Стратегия» с попытки увидеть более общую картину, определить, какие цели и взаимоотношения для вас важны. Затем мы перейдем к конкретным вопросам – к тактике: как организовать повседневную работу таким образом, чтобы установить баланс между значимыми делами и обязательствами ответить на электронные письма, рассортировать сообщения в зависимости от приоритета, эффективно работать с письмами и отбрасывать ненужные, не испытывая чувства вины.

 

Какого черта вы все равно пытаетесь это сделать?

Возможно, вам совсем не нравится тратить все рабочее время на электронную почту, но остановиться очень трудно, если отсутствует четкое понимание того, что нужно делать. Кроме того, вы не сможете определить, какие электронные письма важны, а какие нет, если не знаете, какова конкретно ваша цель.

Вот почему мы остановимся на минуту, отвлечемся от электронной почты и обратимся к тому загадочному предмету, который назван «значимой работой». Это такая работа, которая обогащает ваш опыт, способствует карьерному росту или повышает квалификацию. Такая работа вызывает чувство удовлетворения: вы с пользой провели время и чего-то достигли.

Электронная почта, вне всякого сомнения, является чрезвычайно полезным инструментом, но сама редко рассматривается как значимая работа. Поговорим, как сформировать четкое представление о том, на чем следует сосредоточить силы. Различают три категории, на которые можно разделить значимую работу.

Миссия. В рекомендациях по построению карьеры это обычно называется «найти свое призвание». Изобретатель Илон Маск хочет создать по-настоящему космическую цивилизацию, доктор Билл Томас стремится вернуть в Америке уважение к пожилым людям, а предприниматель Кимберли Брайант хочет дать цветным девочкам возможность обучиться искусству программирования. Это впечатляющие и даже пугающие цели. Но не стоит расстраиваться, если у вас нет цели, способной изменить мир. Иметь призвание вовсе не обязательно.

Проект. Следующая категория побудительных мотивов к работе – просто завершить данный проект. Он может быть любым. Возможно, вы хотите получить работу в Facebook, собрать 100 тысяч долларов на свой стартап, привлечь крупного клиента или написать книгу. В большинстве случаев значимая работа, которую мы делаем, связана с выполнением какого-либо долгосрочного проекта, будь то небольшой проект, например содержательная публикация в блоге, или чуть более крупный вроде запуска собственного сайта. Проекты могут быть в разной степени амбициозными, но для выполнения каждого из них требуется совершить определенные шаги. Изменять мир не обязательно – нужно просто завершить проект.

Навыки. Последняя категория – это работа, которая расширяет набор ваших умений и навыков. Возможно, вы хотите научиться создавать мобильные приложения или выучить новый язык программирования; возможно, вы поставили себе цель усовершенствовать свое искусство переговорщика или улучшить владение литературным слогом. Как и в предыдущих случаях, здесь приемлем любой уровень амбиций. Смысл в том, чтобы выполнять задачи, которые помогают расти профессионально и/или личностно.

Когда вы определяете для себя значимую работу, она, скорее всего, окажется сочетанием перечисленных выше категорий. Например, на уровне миссии можно сказать: я хочу помочь людям сделать их работу более осмысленной и творческой. На уровне проекта я решаю две задачи: заканчиваю эту книгу и разрабатываю новый веб-сайт. На уровне навыков я бы хотела добиться лучшего продвижения своей работы и усовершенствовать свой навык публичных выступлений.

Когда вы задумаетесь о целях, у вас скорее всего получится похожий список. Некоторым людям доступна такая роскошь, как возможность сосредоточиться на чем-то одном (например, великой миссии), но большинство из нас в каждый момент времени преследуют несколько целей сразу. Важно, чтобы этот список был относительно коротким. Обратите внимание, что я работаю одновременно над двумя проектами и оба они непосредственно связаны с моей миссией, а хочу усовершенствовать два навыка, которые, в свою очередь, связаны с проектами. (Для создания нового веб-сайта требуется более активно и эффективно продвигать мою работу, а завершив книгу, я, вполне вероятно, получу новые возможности для публичных выступлений.)

Какие электронные письма соответствуют целям вашей значимой работы?

Прояснив, в чем заключается значимая работа – то есть устанавливая конкретные, взвешенные цели, – вы привносите ощущение осмысленности в свой рабочий день. С одной стороны, это формирует мощную силу, которая противостоит притяжению электронной почты, предлагая более полезное направление для вашей энергии. С другой стороны, это помогает быстро расставить приоритеты, когда вы открываете ящик входящих сообщений – оценить письма следует по степени важности для значимой работы.

Если вы не хотите тратить время на электронную почту, то должны посвятить его чему-то другому. Какими проектами вы хотели бы заняться? Чего вы желаете достичь?

Действия:

Тщательнейшим образом проанализировав ситуацию, запишите цели значимой работы на ближайшие три месяца.

Подойдет любое сочетание миссий, проектов и навыков. Реалистично оценивайте свои возможности и сократите список до минимума – всего не более 3 или 4 целей. Разместите список так, чтобы его было хорошо видно с рабочего места, и регулярно заглядывайте в него, когда составляете график на день или разбираете электронную почту. Если всегда помнить о значимых целях, то разумно распорядиться своим временем гораздо легче.

 

Какие люди для нас важны?

Между электронными письмами не может быть равенства. Сообщение от начальника отличается от сообщения, присланного привередливым бывшим клиентом или абсолютно незнакомым человеком. Важность письма определяется вашими взаимоотношениями с отправителем (или отсутствием таковых).

Теперь, когда вы определили, чего именно хотите добиться в своей профессиональной деятельности, пора переходить к следующему шагу и сосредоточиться на том, кто важен для вашей работы. Чтобы эффективно использовать электронную почту, необходимо мысленно построить иерархию людей, которые присылают вам сообщения, и определить их относительную значимость. Эту простую схему я использую для того, чтобы распределить свои контакты на несколько разных категорий.

ВИПы. На верхних ступеньках иерархии располагаются ВИПы. Это самые близкие к вам люди, сообщения от которых требуют немедленного внимания. Это люди, с которыми вас связывают личные отношения, а также те, от которых зависит ваше материальное благополучие. Важнее их никого нет. В число ВИПов обычно входит ваш начальник, ключевые клиенты, супруг и другие близкие родственники. Вы «уделяете им внимание», чего бы вам это ни стоило. Обычно вы отвечаете им в тот же день – в идеале в течение нескольких часов. Этот список должен быть коротким, не более 3–5 человек. Если вы придете к выводу, что для вас важны все люди, то окажетесь в тупике.

Ключевые сотрудники. На следующем уровне иерархии располагаются ключевые сотрудники. Это люди, с которыми вы поддерживаете тесные рабочие контакты, им требуется отвечать своевременно: и проекты, и взаимоотношения должны развиваться. К ключевым сотрудникам обычно относятся коллеги, с которыми вы регулярно взаимодействуете по работе, не очень крупные клиенты, с кем вы в данный момент реализуете какой-либо проект, а также консультанты, друзья и родственники. В зависимости от ритма вашей работы данная группа требует ответа в течение 1–3 дней. Этот список может быть немного длиннее, чем для ВИПов, и его размер определяется масштабом вашей работы (например, двое коллег или 25, в зависимости от ситуации). Тем не менее старайтесь сократить его до минимума.

Приятные люди. Ниже ключевых сотрудников располагается самая приятная категория в иерархии электронной почты – люди, которые приносят радость. Это те, общение с которыми скорее удовольствие, нежели необходимость. К ним относятся друзья, знакомые и коллеги, которые наполняют радостью и смыслом ваш почтовый ящик. Вы общаетесь с ними не по необходимости, а потому, что это доставляет удовольствие и улучшает настроение. Для этой группы контактов быстрый ответ не обязателен: все зависит от того, есть ли у вас свободная минутка. Если вы заняты, то можно подождать неделю или даже две – ничего страшного не случится. Этот список может оказаться сколь угодно длинным, но должен быть тщательно продуман. Ведь вы тратите на этих людей драгоценное время и силы – даже если и не так часто.

Люди с потенциалом. После приятных людей идут люди с потенциалом. Эта группа включает всех, кто в будущем может оказаться важным или полезным, но вы еще в этом не уверены. К ним относятся перспективные клиенты, вероятные работодатели или союзники, а также всевозможные новые контакты, которые появляются в вашем почтовом ящике по рекомендации надежного источника, например близкого друга или партнера по бизнесу. Как правило, таким корреспондентам отвечают в течение нескольких дней (или быстрее), чтобы на первой стадии поддержать переписку с незнакомым человеком. (Обратите внимание, что люди с потенциалом – это менее постоянная категория, поскольку через нее проходят все корреспонденты, прежде чем оказаться в другой группе: ВИПов, ключевых сотрудников, приятных или случайных людей.) Обменявшись несколькими письмами, вы сумеете оценить «потенциал» нового корреспондента и причислить его к соответствующей (фиксированной) категории.

Случайные люди. На самом нижнем уровне иерархии располагаются случайные контакты. Это все люди, хорошие и плохие, письма которых очутились у вас в ящике «Входящие» без приглашения. Обычно авторы писем просят вас о том, что выходит за рамки текущей работы. Возможно, вас приглашают выступить с лекцией, или кто-то из коллег, работающих над другим проектом, просит вашей помощи, или же молодой человек, высоко ценящий ваши достижения, обращается к вам за советом. Вы почти (или совсем) не можете управлять количеством случайных контактов в ящике входящих сообщений. Зато вы в состоянии управлять выбором, кому отвечать (и отвечать ли вообще). Люди в этой группе не имеют приоритета, пока вы его не присвоите. Ответить на важное, но непредвиденное предложение можно и на следующий день, а на неожиданную просьбу – спустя две недели, если у вас найдется время. Не позволяйте случайным сообщениям снижать производительность вашей работы. Жизнь слишком коротка, чтобы незнакомые люди решали, как вам распорядиться своим днем.

Действия:

Вспомните, кто регулярно отправляет вам электронные письма, и распределите их на три основные группы: ВИПы, ключевые сотрудники, люди с потенциалом и приятные люди. (Случайные контакты пока пропустите.)

Главная трудность – сделать каждый список как можно короче; для этого придется решить, кто для вас действительно важен. Когда вы очень заняты на работе, такая иерархия поможет быстро расставить приоритеты: какие письма действительно являются срочными и/или важными, а какие только отвлекут вас от дел.

 

Создание ежедневной процедуры работы с почтой

Вы сами определяете, сколько времени отнимает у вас электронная почта каждый день. Сколько часов и минут вы потратите на нее – вопрос самоконтроля. Вот почему так важно разработать ежедневную процедуру проверки электронной почты, а также понять, какие препятствия могут сбить вас с избранного пути.

После внедрения системы, которая соответствует вашему естественному творческому ритму и формирует ожидания у тех, с кем вы работаете, становится значительно легче сосредоточиться на действительно важных задачах и выполнять их. Вот что вам следует сделать:

Начните день со значимой работы. Несмотря на то, что каждый второй просматривает электронную почту до завтрака, начинать день с проверки электронной почты обычно непродуктивно. (На самом деле даже контрпродуктивно: вы начинаете день с того, что позволяете требованиям других людей определять ваши приоритеты.) Вместо этого постарайтесь посвятить первые час-полтора рабочего дня задаче, которая помогает двигаться к достижению значимых целей. Таким образом, вы выполняете важную и трудную работу, когда ваши интеллектуальные способности находятся на пике, а не в середине дня, когда вы устали и соображаете хуже. Кроме того, это означает, что когда вы обращаетесь к электронной почте, то независимо от ее содержания – какие «пожары» следует потушить, на какие неприятные вопросы придется ответить, – часть важной работы, запланированной на сегодня, уже сделана.

Примечание. Если вам приходится выполнять значимую работу после обеда, поскольку утро занято неотложными делами, постарайтесь выполнить «ритуал перезагрузки», прежде чем приступать к делу. Подойдут такие средства, как 10 минут медитации, прогулка быстрым шагом по соседним улицам или краткий сон.

Не проверяйте электронную почту чаще 2–3 раз в день. После прочтения сотен интервью и статей о необыкновенно эффективных работниках (и, разумеется, много экспериментируя сама), я могу сказать, что люди, успешно справляющиеся со своей работой, проверяют электронную почту не чаще 2–3 раз в день. Обычно это означает от часа до двух проверки электронной почты поздним утром и приблизительно столько же времени после обеда. Некоторые предпочитают добавлять третью, и последнюю, проверку почты в конце рабочего дня, чтобы «подчистить хвосты».

Определите время работы с электронной почтой и внесите его в график. Делая отметку в рабочем графике, вы открыто заявляете, что собираетесь потратить время и силы на электронную почту. Поскольку вы уже обозначили время для просмотра входящих сообщений электронной почты, вам теперь легче сосредоточить все свое внимание на других задачах; почту вы обязательно прочтете, но позже. И что еще важнее, это требует воздерживаться от проверки почты в другое время.

Дополнительное преимущество. Я бы также рекомендовала выделить в распорядке дня время для значимой работы – даже если это будет один временной отрезок в день, с самого утра. Если мы четко и ясно не планируем важную работу, она обычно вытесняется на периферию. Запись в календаре – это обязательство.

Относитесь к временным интервалам в своем календаре как к совещаниям. Это значит, что вы приходите, начинаете в назначенное время и заканчиваете в назначенное время. На этом «совещании» может не быть других людей, но смысл в том, чтобы уважать свое время точно так же, как вы уважаете чужое время, приходя на совещание. Если вы запланировали для значимой работы определенный временной интервал, уделите этой работе все свое внимание и силы. (Не сдавайтесь, если потребуется 10–20 минут, чтобы войти в рабочий ритм; в случае необходимости запритесь в зале для совещаний.) Поддерживайте дисциплину и строго соблюдайте время, отведенное для просмотра электронной почты. По его истечении прекратите читать почту и займитесь другими делами. Это заставит вас расставлять приоритеты – кому следует ответить и насколько подробно. Полезный навык.

Используйте извещения о сообщениях от ВИПов. Если вы выделили определенные интервалы времени для проверки электронной почты, но у вас есть контакты, которые начинают паниковать, не получив от вас ответа в течение пяти минут, то можно пойти на компромисс и использовать извещения о письмах от ВИПов. Например, на iPhone можно обозначить некоторых людей как ВИП, и тогда их электронные письма будут поступать в отдельный ящик входящих сообщений. Кроме того, можно запрограммировать особый звуковой сигнал при поступлении электронного письма в этот ящик. Для телефонов с операционной системой Android можно воспользоваться приложением Gmail, в котором есть аналогичная система обозначения «приоритетных» отправителей. Этот метод помогает при необходимости игнорировать входящие сообщения, не опасаясь пропустить что-нибудь важное.

Введите ограничения на работу с электронной почтой – и вы обретете свободу.

Старайтесь не держать почту открытой в фоновом режиме. Исследования показали, что при выполнении другой задачи просто открытая в фоновом режиме программа просмотра электронной почты – даже если ее окно свернуто – серьезно снижает производительность. И пусть электронная почта не занимает центрального места на экране, ваш мозг все равно помнит о ее присутствии и тратит часть ресурсов на слежение за ней, уменьшая способность сосредоточиться на текущей задаче. Постарайтесь не отвлекаться, а для этого отправьте электронные послания в карантин, чтобы освободить свое рабочее пространство. Пусть сообщения о входящих появляются у вас не на рабочем мониторе, а, например, на планшете или смартфоне. Благодаря тому, что проверять почту вы будете в отдельном (физически) месте, ваши «Входящие» – а также сопутствующая им тревога и спешка – отодвинутся подальше и перестанут на вас давить. Чем более четко будут разграничены дела, тем спокойнее вы станете трудиться.

Помните о «цене переключения». Каждый раз, когда вы прерываете текущую работу, чтобы проверить электронную почту, вам приходится платить «цену переключения», как называют это исследователи. Если вы заняты работой, требующей глубокой сосредоточенности (или «творческим процессом»), таким как написание текста, программирование или создание презентации, то вам потребуется не меньше 25 минут, чтобы снова погрузиться в работу после перерыва. С точки зрения производительности это слишком высокая цена.

Помните о том, что к концу дня воля ослабевает. Увы, ресурсы нашей воли не бесконечны. Поэтому каждый раз, когда в течение рабочего дня вы обращаетесь к силе воли, ее остается чуть меньше. В том, что касается электронной почты, это означает, что со временем становится все труднее противостоять искушению проверить почтовый ящик. Кроме того, становится сложнее принимать правильные решения и наилучшим образом составлять электронные письма. Однако, зная о естественных ритмах, которым подчиняется сила воли, вы можете использовать их с выгодой для себя. Постарайтесь запланировать ответы на те сообщения, которые требуют максимального напряжения сил и сосредоточенности, на утренний интервал проверки почты, а после обеда заняться письмами, не требующими особых интеллектуальных усилий.

Объявите о своих ожиданиях публично. Установив график проверки электронной почты, сообщите о нем. Чрезвычайно полезно открыто обсудить основные правила коммуникации с начальниками, коллегами и клиентами до того, как возникнут проблемы. Спросите начальника, как быстро вы должны отвечать на его электронные письма (например, в течение 15 минут? часа? суток? после работы?). Возможно, его ответ вас удивит или разочарует – но по крайней мере вы получите информацию. Расскажите о своем рабочем графике коллегам, чтобы они понимали, как им удобнее связываться с вами, а вам с ними (например, отправляйте мне письма по несрочным вопросам и подходите ко мне, если дело срочное). Сообщите клиентам, как быстро они могут рассчитывать на ответ (например, в тот же день – для писем, пришедших до 15.00, если их проект активен), прежде чем они самостоятельно придут к какому-либо выводу. Если вы не хотите, чтобы вас непрерывно бомбардировали письмами, необходимо самому формировать ожидания других и твердо придерживаться установленных правил.

Действия:

Запишите в календаре план работы на ближайшие две недели. Включите в него временные интервалы для проверки почты, выполнения значимой работы и других дел (например, совещаний и звонков клиентам), которые составляют важную часть вашего рабочего дня.

Убедитесь, что вы не планируете дела вплотную друг за другом. Необходимо сознательно предусмотреть периоды «неполной загрузки» для отдыха и восстановления, для преодоления неожиданных сложностей или для реакции на неизбежно возникающие срочные ситуации, без нарушения рабочего графика. Не забывайте о том, что сила воли с каждым часом слабеет. Лучше всего отвести время в первой половине дня на более трудные и насущные задачи, а вторую половину оставить для более простых и легких дел. Постарайтесь придерживаться установленного распорядка в течение двух полных недель и проверьте, и вы увидите, насколько повысилась ваша производительность.

 

Взвешенный подход к входящим сообщениям

Торопиться некуда. Вы должны усвоить эту мантру, чтобы управлять своей электронной почтой. Беда в том, что каждый отправитель адресованного вам сообщения убежден в его срочности. Расстановка приоритетов как раз и поможет поддержать баланс между рабочими обязанностями и переполненным ящиком входящих сообщений.

Когда вы принимаете решение, кому и когда следует ответить, помните о том, что эти нетерпеливые толпы отправителей электронных писем, которые считают свои сообщения срочными, не имеют представления о вашей рабочей нагрузке. Они не знают, что вам нужно ответить еще на 224 электронных письма, что надвигается срок сдачи крупного проекта, что начальник стоит у вас над душой, требуя оценки своего предложения, и что вы, потратив много сил, уже выполнили запланированные на сегодня дела.

Поэтому вы должны расставить приоритеты сообщениям согласно своему пониманию обязанностей, а не пожеланиям отправителей. В противном случае большую часть вы дня потратите на выполнение запросов других людей и не найдете времени заняться тем, что сами считаете важным.

В то же время следует учитывать точку зрения отправителя и отвечать вежливо и уважительно. Не в последнюю очередь потому, что это сделает работу с электронной почтой более приятной для всех.

Вот краткий перечень вредных привычек, которых следует избегать, а также несложных приемов, о которых следует помнить, работая с электронной почтой в выделенное для этого время.

Не позволяйте настройкам программ «по умолчанию» определять ваш рабочий процесс. Самый верный способ столкнуться с трудностями при работе с электронной почтой – оставить исходные настройки ящика входящих сообщений. Любое программное приложение, от Outlook до Gmail, имеет предустановленные настройки, которые не дают вам сосредоточиться на работе. Мы часто принимаем эти настройки как данность и не умеем их менять. Однако даже самые незначительные изменения могут привести к резкому росту производительности. Рассмотрим весьма распространенный сценарий: вы используете программу Outlook, которая управляет и рабочей почтой, и календарем. Вы не хотите держать почтовый ящик постоянно открытым, но если вы закроете Outlook, то отключатся напоминания о встречах. Чтобы календарь был все время активен, приходится мириться с ежедневным потоком уведомлений о письмах, который отвлекает и раздражает. Проблему легко решить, если отказаться использовать Outlook для календаря. Загрузите отдельную программу и настройте ее для работы с электронной почтой. Тогда вы сможете держать программу календаря открытой и своевременно получать напоминания о встречах, но уведомления электронной почты не будут вас постоянно беспокоить.

Еще одна вредная привычка – использовать одну папку входящих сообщений для всей адресованной вам электронной почты. Неудивительно, что одно из проведенных недавно исследований показало, что 23 % времени работники чувствуют себя «утонувшими в электронной почте». Если вас тоже беспокоит эта проблема, попробуйте создать такую структуру папок, которая поможет рассортировать входящие сообщения – например папки для писем, требующих ответа (Ответить), ожидающих ответа (Ожидание), а также тех, которые могут понадобиться позже (Архив). В мире, где интернет позволяет найти решение почти любой проблемы, нет смысла сидеть сложа руки. Выясните, какие настройки «по умолчанию» вам не подходят, и измените их.

Дополнительное преимущество. Мои рекомендации относительно лучших программ «Календарь», а также структуры папок, см. на с. 210–213.

Определите, является ли электронная почта подходящим средством для ответа. Как указывалось выше, электронная почта – это несовершенное средство общения, поскольку в ней отсутствуют социальные сигналы, что ведет к негативной интерпретации содержания. Таким образом, электронная почта не подходит для обсуждения деликатных тем, критики чьего-либо поведения, обсуждения спорных вопросов и так далее. Это мы уже знаем. Но не забывайте, что электронная почта также не годится для мозгового штурма, обсуждения зависимостей, любого сложного планирования или принятия решений. Подобные дискуссии лучше вести во время краткой личной встречи или по телефону. Приучите себя к тому, чтобы переносить такие разговоры в реальную жизнь и побуждать к этому тех, с кем вы переписываетесь. Вы избавите себя и всех остальных от вызывающего раздражение обмена посланиями (их может понадобиться полтора, а то и два десятка), который постоянно отрывает вас от дела.

Сверяйтесь со своим списком «важных людей». Время ответа разным адресатам не должно быть одинаковым (возможно, некоторым вообще не стоит отвечать). Обрабатывая электронные письма, обязательно учитывайте ваши взаимоотношения с отправителем. Другими словами, незнакомому человеку не следует отвечать раньше, чем начальнику, а на случайную просьбу – раньше, чем коллеге, которому требуется помощь в работе над проектом. Ваша работа и доверие к вам основаны на взаимоотношениях с людьми – не забывайте об этом.

Завершайте разговор при первой же возможности. Самый верный способ уменьшить количество входящих сообщений – самому отправлять меньше писем. Очень полезно в этом смысле при первом же удобном случае активно завершать диалог. Для этого старайтесь всегда давать исчерпывающий ответ на электронное письмо, ограничивая возможность длительной переписки. Например, коллега приглашает вас на ланч на следующей неделе, и вы отвечаете: «С удовольствием!» Разумеется, вы понимаете, что дальше он спросит об удобном для вас времени и переписка продолжится. Но ведь можно написать ему в ответ: «С удовольствием! Как насчет следующего четверга, 01.09 в 12.30 в Corner Bistro?» Теперь вы предвосхитили дополнительные письма насчет даты, времени и места, позволяя адресату ответить просто: «Отлично. До встречи». На этом все закончилось – без дополнительного десятка писем.

Лучше воевать, чем психовать.

Сначала избавляйтесь от простых писем. Известный гуру эффективности Дэвид Аллен сформулировал «правило двух минут», которое полезно для обработки простых электронных писем. Смысл в том, что, если вы сумеете ответить на письмо быстрее чем за две минуты, отвечайте, поскольку вы потратите больше времени на то, чтобы вернуться к нему позднее, вспомнить, о чем идет речь, и составить ответ. Это не означает, что нужно отвечать на все сообщения, которые требуют не более двух минут. Ответить следует на поддающиеся быстрой обработке письма, пришедшие от «важных» для вас людей, или на те, что связаны с вашей «значимой работой». Менее важные и/или случайные сообщения необходимо отложить напоследок и пометить «если будет время».

Избавьтесь от необходимости срочно отвечать, отправив краткое объяснение. Иногда вы прекрасно понимаете, что отправитель считает свое сообщение срочным, но вы просто не можете ответить немедленно, поскольку заняты более важными делами. Но отложить письмо может быть трудно, поскольку вы чувствуете, что адресат с нетерпением ждет ответа. В этом случае лучший подход – сразу же ответить коротким сообщением, которое предлагает контекст и объясняет, когда вы сможете ответить обстоятельно и подробно.

Допустим, вы получили письмо от постоянного клиента. Ваш ответ может выглядеть так:

Привет, Элизабет. Я получила сообщение и понимаю ваше беспокойство. До 4 вечера я на совещании, но займусь вашим вопросом сразу же после его окончания. Спасибо за терпение!

Или, например, коллега хочет назначить вам встречу, но у вас пока нет времени:

Привет, Уолтер. Спасибо, что обратились ко мне. Сейчас мне нужно срочно заканчивать большой проект, и на следующей неделе у меня не будет времени. Я свяжусь с вами, когда освобожусь, и мы договоримся о встрече. Жду ее с нетерпением.

Людям очень нужны объяснения. Если вы просто поможете им увидеть, какое место их сообщение занимает в вашем объеме работы, они, как это ни удивительно, могут проявить понимание. Более того, письма, формирующие ожидания, позволят вам расслабиться, вернув контроль за рабочим графиком и устранив ощущение, что вы обязаны соответствовать ожиданиям других.

Забудьте о пустом ящике входящих сообщений. Помните, что количество непрочтенных писем не является показателем эффективности работы. В кратковременном плане отсутствие непрочитанных писем в ящике входящих сообщений может принести удовлетворение, но в целом это слабое утешение. Если вы хотите, чтобы у вас оставалось время для значимой работы, забудьте о пустом ящике входящих сообщений. Признав, что это невозможно, вы сделаете первый шаг к избавлению от тщетной погони за производительностью. Электронная почта – это всего лишь малая часть важной работы, которую вы выполняете.

Действия:

На протяжении недели выполняйте аудит электронной почты, отмечая, что вас раздражает или отвлекает, а также появляющиеся «заторы» в ящике входящих сообщений.

Выяснив, что вам мешает, займитесь устранением препятствий. Допустим, вы обнаружили, что каждый раз, когда вы открываете почтовый ящик, чтобы ответить на письма, вас отвлекают новые входящие сообщения. В таком случае вы можете выбрать режим «офлайн» программы Outlook или поставить ящик входящих сообщений на «паузу» в расширении Gmail для браузера. Если же вы заметили, что с трудом находите письма, которые требуется просмотреть еще раз, создайте папку «Ссылки», где их будет легко найти. Постоянная оптимизация – залог производительности. Что можно еще настроить?

 

Искусство напоминания

Электронные письма обычно связаны с просьбами. Либо просят вас – выполнить задание, обдумать предложение или поделиться информацией, – либо просите вы.

Каждый вопрос требует ответа, но многие относятся к электронной почте как к однократному действию. Вы отправляете письмо, и теперь мяч на стороне адресата. Он должен заметить ваше сообщение, тщательно обдумать его и своевременно ответить – так?

Вовсе нет. Предположение, что кто-то имеет возможность (или даже обязан) ответить на ваше письмо – это путь к неудаче. Мы все заняты делом, и нас постоянно отвлекают – а это значит, что мы можем что-то пропустить. В этом нет ничьей вины – это просто факт. И поэтому необходима система слежения за «очередью ожидания».

Многое из того, о чем вы спрашиваете в письмах, связано с задачами, которые перед вами стоят. Если нужно заказать зал для вечеринки, вы отправляете письмо с запросом. Если требуется обновить версию WordPress, вы пишете специалисту. И так далее.

Но отправка письма не означает, что дело сделано. Оно «ожидает» завершения. Это значит, что вы должны следить, действительно ли оно завершено.

Такого рода добросовестное сопровождение – искусство, которое многие недооценивают. Наверное, излишне напоминать о важности завершения дел – как в мире электронной почты, так и в огромном мире за ее пределами. Ниже приводится несколько советов по эффективному сопровождению переписки.

Не стесняйтесь. Некоторые люди не решаются напоминать о себе, боясь показаться чрезмерно назойливыми. Но все как раз наоборот: профессионалов не раздражает такая настойчивость, поскольку они воспринимают ее как признак увлеченности и инициативы. Например, я много раз принимала людей на работу, отвечала на предложения и тратила время на советы именно потому, что человек обращал на себя внимание своей настойчивостью. Напоминая о своем вопросе, вы показываете, что вам не все равно. (Тем не менее все хорошо в меру. Одного или двух напоминаний через разумные промежутки времени, вероятно, достаточно – в противном случае вы попадаете в категорию настоящих раздражителей.)

Правильно выбирайте время. Всем известно, что в определенное время дня или в определенные дни недели почтовый ящик обычно переполнен, – как и тот факт, что людям свойственно отвлекаться. Например, в понедельник утром скапливается много писем, в пятницу вечером и в выходные дни все «отключаются». Если вам необходимо получить ответ, выберите время для напоминания таким образом, чтобы адресат с большей вероятностью обратил внимание на ваше письмо. По моему опыту, лучше отправлять сообщение в нерабочее время, то есть рано утром или поздно вечером.

Эффективность требует настойчивости.

Кратко изложите суть. Некоторые люди просто повторяют оригинальное сообщение и спрашивают: «У вас была возможность на это взглянуть?» Если адресат не ответил на ваше письмо, то его повторение вряд ли принесет пользу. Лучше оформить оригинальное письмо в виде дополнения и написать краткое резюме с изложением вашей просьбы; в идеале адресат должен иметь возможность ответить вам, не заглядывая в оригинальное сообщение. Если оно было длинным, отошлите за подробностями к нему.

Рассмотрите вопрос под другим углом. Не следует предполагать, что адресат прочел ваше первое письмо, однако вероятность этого все же не равна нулю: не исключено, что он не ответил, потому что вы его не убедили. Стараясь избежать многословия, попробуйте изложить вопрос под другим углом, объяснив, почему ваше предложение достойно внимания. Возможно, одно новое предложение или удачно составленная фраза помогут показать преимущества, которые вы упустили в первом письме. Если напоминание дополнено новой информацией, это свидетельствует о вашем желании работать с адресатом и служит еще одной причиной, чтобы рассмотреть ваше предложение.

Будьте вежливы и неназойливы. В этой книге я постоянно повторяю, что вы не обязаны отвечать всем (если только, например, это не ваш начальник, который может вас уволить). Но не следует забывать, что правило работает в обе стороны: вам тоже не обязаны отвечать, поскольку люди (как и вы сами) могут быть слишком заняты своими делами. Это не означает, что вы не должны беспокоить их напоминаниями – но делать это нужно вежливо и разумно. Можно начать письмо с такой фразы: Я знаю, что вы очень занятой человек, но хотел бы спросить, нашлось ли у вас время обдумать мое предложение относительно… Или что-то в этом роде. Всегда полезно признать, что у адресата много важных дел, среди которых ваша просьба выглядит незначительной.

Действия:

Разработайте систему слежения за «очередью ожидания» за пределами ящика для входящих сообщений.

Если вы предпочитаете бумагу, запишите «очередь ожиданий» на листке-стикере и прикрепите его рядом с письменным столом. Каждый пункт сопроводите датой предполагаемого напоминания. При составлении плана работы этот список будет у вас перед глазами. Если вы человек цифровой эпохи, можно создать отдельный список в программе-органайзере и запрограммировать извещения (например, отправить повторное приглашение Гретхен или повторить предложение Рону), которые в нужное время напомнят вам о необходимости отправить электронное письмо. Конечно, это скучное занятие, но это не значит, что им нужно пренебрегать. Обучение искусству напоминания – важный шаг к успеху.

 

Что делать с нежелательными запросами

Электронная почта – идеальная среда для тех, кто занимается «холодным прозваниванием». (Тому, как правильно это делать, посвящена большая часть следующего раздела – «Стиль».) Разумеется, есть и оборотная сторона медали: к вам тоже обращаются без предварительной договоренности. И чем лучше идут ваши дела, тем больше нежелательных вопросов вы получаете.

Это означает, что в вашем почтовом ящике всегда содержится определенное количество электронных писем, в которых незнакомые люди сообщают вам о «возможностях» или прямо просят помочь. Ответы на эти письма требуют времени, не говоря уже о том, сколько вам придется его потратить, если вы откликнетесь на предложение или просьбу. Другими словами, главное в работе с электронной почтой – научиться говорить «нет».

Некоторым людям – включая меня – это очень трудно. Если у вас развито стремление помочь ближнему, то вам сложно игнорировать просьбы или отказывать людям просто потому, что вы заняты. Ниже приводится перечень вопросов, которые помогут вам прояснить, какие электронные письма действительно предлагают новые возможности, а какие – просто мусор. И что еще важнее, они также помогут разобраться, кому вы обязаны отвечать, а кому нет.

Соответствует ли предложение целям вашей значимой работы? Вы уже наметили цели своей значимой работы на ближайшие три месяца, и теперь их очень удобно использовать для оценки неожиданных запросов в вашем почтовом ящике. Можно просто соотнести каждое сообщение с поставленными целями и посмотреть, согласуется ли оно с ними. Допустим, одна из ваших целей состоит в усовершенствовании навыка публичных выступлений и вы получаете по электронной почте письмо от незнакомого адресата с предложением выступить на небольшой конференции. Великолепно! Отвечайте и соглашайтесь! А что, если письмо содержит просьбу написать текст для блога, а улучшение стиля не входит в число ваших целей? В таком случае ответьте вежливым отказом. Смысл в том, чтобы выработать привычку оценивать каждое электронное письмо, соотнося его со своими приоритетами, а затем соответствующим образом отвечать (или не отвечать) на него.

Содержится ли в письме конкретная просьба? Если вы не проявите осторожности, определенная категория писем может стать настоящим «пожирателем времени». Это – неопределенная просьба. Очень часто исполненные благих намерений люди, которые восхищаются вашими достижениями или хотят получить совет, пишут письмо с предложением позвонить по телефону и «воспользоваться синергией» или «устроить мозговой штурм». Совершенно очевидно, что они ценят вас как специалиста, что, разумеется, весьма лестно, однако непонятно, чего именно от вас хотят. Если меня заинтересовало подобное письмо, то я отвечаю на него просьбой уточнить, о чем идет речь. Если отправитель не удосуживается конкретизировать свое намерение, то скорее всего вы впустую потратите на него время. А получив пояснения, вы сумеете понять, во что вас пытаются вовлечь.

Ценит ли отправитель ваше время или это просто слепое рекламное обращение? В мире полно людей, которые хотят продать вам свою идею, услугу или продукт. Имейте в виду, что вы не обязаны отвечать на письма из этой категории. Посмотрите, не является ли это письмо обычной рассылкой и потратил ли отправитель время, чтобы что-то узнать о вас и соответствующим образом скорректировать свое сообщение? Если да и если предложение вас заинтересовало, на письмо стоит ответить. Если вам неинтересно, отправьте вежливый отказ – когда появится свободное время. Но если отправитель не сделал «домашнюю работу», прежде чем обратиться к вам, расслабьтесь: можно считать это электронное письмо спамом и проигнорировать его.

Вы должны сказать «нет» на неожиданное предложение…

…чтобы сказать «да» своим приоритетам.

Что, если вы чрезвычайно загружены и у вас нет времени на случайные запросы, пришедшие по электронной почте? Бывает, вы настолько заняты, что не может быть и речи о том, чтобы в разумные сроки – скажем, в течение недели или двух – ответить на неожиданные электронные письма. Для такой ситуации, когда вы полностью поглощены текущим проектом и месяц или два просто не в состоянии думать о чем-либо другом, я предлагаю составить шаблон краткого письма с отказом на неожиданное предложение. Например, такой:

Привет, Джеки. Я очень ценю ваш интерес к моей работе. К сожалению, следующие несколько месяцев я буду на 110 % сосредоточена на важном творческом проекте и поэтому просто не в состоянии брать дополнительную работу. Спасибо, что помните обо мне!

Набор таких удобных шаблонов значительно облегчает жизнь, поскольку каждый раз не нужно заново сочинять ответ тем, кто обращается к вам с просьбой или предложением. Быстро отправив вежливый отказ, вы не отвлечетесь от важной работы.

Действия:

Попробуем применить закон Парето к вашим нежелательным сообщениям.

Допустим, на небольшую часть людей, которые отправляют вам электронные письма (скажем, 20 %), приходится почти все затраченное впустую время (скажем, 80 %). Отнеситесь к этой разновидности нежелательных сообщений как к настоящему «пожирателю времени». Возможно, отправители раз за разом задают вам одни и те же вопросы, а может, это просители, не умеющие правильно составить обращение. Выяснив, какой тип писем сильнее всего снижает вашу производительность, разработайте стратегию обращения с ними прежде, чем они попадут в ваш ящик «Входящие»: включите программу-автоответчик, используйте Gmail для составления стандартных ответов или перенаправления в раздел часто задаваемых вопросов на вашем сайте.

 

Не надейтесь, что на вас обращают внимание

Сто лет назад написать письмо – это все равно что сесть с кем-то в тихой комнате и поговорить с глазу на глаз. Сегодня электронное письмо больше похоже на попытку докричаться через оживленный перекресток до спешащего на деловую встречу человека.

Все мы чрезвычайно загружены и очень заняты. Мы пребываем в состоянии перманентного частичного внимания, легко переключаясь с одной из бесчисленных форм коммуникации на другую, используя электронные письма, тексты, мгновенные сообщения, социальные сети, интернет. Это означает, что ваше электронное письмо борется за внимание адресата не только с другими письмами, но также и со всем остальным коммуникационным потоком.

Кроме того, мы все чаще стали проверять почту при помощи мобильных телефонов. В среднем более 50 % электронных писем впервые просматриваются на телефоне. Мы упорядочиваем и очищаем свой ящик входящих сообщений, на ходу отвечая на срочные письма и отмечая менее срочные, к которым следует вернуться на рабочем месте.

Это значит, что ваше письмо скорее всего удостоится лишь беглого взгляда, брошенного на монитор смартфона, когда получатель будет переключаться с одной задачи на другую. В лучшем случае сообщение ненадолго привлечет его внимание. Если оно покажется убедительным и достойным более внимательного рассмотрения, к нему вернутся позже. Но, если первое впечатление будет неблагоприятным, для вас игра закончится, не успев начаться.

Это соревнование за внимание означает, что подход к составлению писем должен быть совершенно иным. Данный раздел, «Стиль», посвящен тому, как писать эффективные электронные письма в том мире, где все люди заняты, а их внимание рассеянно. Мы начнем с важности оценки получателей сообщения, а затем перейдем к рекомендациям, как сделать ваши электронные письма краткими, побуждающими к действию и персонализированными.

 

Оценка получателей письма

Обычно мы пишем электронные письма в вакууме. То есть в одиночестве и без обратной связи. Создается впечатление личного, персонального занятия, но на самом деле вы не один. Вас двое. Каждое электронное письмо – это разговор, социальное взаимодействие, которое требует вежливости, чуткости, тонкости и доброты.

Вот почему очень важно перед тем, как садиться за письмо, оценить получателей вашего сообщения. Вы обращаетесь к начальнику? К влиятельной персоне, с которой лично не знакомы? К клиенту или заказчику, который может быть расстроен? К коллеге, который находится на грани изнеможения? Каждый из этих сценариев требует разного стиля и тона. Вместо того чтобы сосредоточиться на своих потребностях, попробуйте поставить себя на их место. Насколько они заняты? Какая информация им нужна? Что их успокоит?

Если вам кажется, что это слишком большая работа для старой доброй электронной почты, представьте ситуацию следующим образом. Если вы сейчас потратите время на оценку получателей (и их потребностей), то ваши письма станут более эффективными, у вас повысится шанс получить желаемое, возникнет меньше непредвиденных ситуаций – и в конечном итоге вы потратите меньше времени на электронную почту.

 

Краткость и побуждение к действию

В каждом из нас сидит ревнитель эффективности, который рассматривает каждое электронное письмо в более широком контексте дел, требующих нашего внимания: истекающий срок большого проекта, презентация, которую необходимо подготовить, конфликт с клиентом, требующий немедленного разрешения, или очень срочные поручения. Я называю это смещением занятости, и оно влияет на то, сколько внимания (много или мало) мы готовы уделить каждому взаимодействию или каждой порции информации.

В эпоху, когда все невероятно заняты, лучший способ привлечь к себе внимание человека – это проявить уважение к его времени. В случае с электронным письмом – это ясность и краткость изложения и побуждение к действию. Достичь этого можно с помощью нескольких простых стратегий структурирования информации, которую вы хотите передать.

Начните с просьбы. Избегая внезапности или бесцеремонности, необходимо поместить просьбу в начало своего письма – по возможности в первом или втором предложении. Цель заключается в том, чтобы привлечь внимание читающего и он мог бы сразу понять, какие действия от него требуются. Если просьба предваряется большим количеством ничего не значащих фраз, нетерпеливый адресат может до нее и не добраться. Например, вы пишете одному из руководителей стартапа, которым восхищаетесь, и приглашаете выступить на конференции. Просьбу можно сформулировать следующим образом:

Здравствуйте, Кэтрин. Меня зовут Марк Холланд. Я провожу популярную конференцию Firestarters, которая проводится ежегодно и привлекает в Staples Center в Лос-Анджелесе более 5000 предпринимателей. Я хочу пригласить вас выступить на конференции 5 марта 2016 г.

Возможно, Кэтрин первый раз слышит о конференции Firestarters, но она знает нечто важное: о чем письмо (в данном случае – предложение выступить на конференции). Она знает дату и место проведения мероприятия, а также число участников – оно впечатляет. Теперь, объяснив Кэтрин, чего от нее хотят, и пробудив ее интерес, Марк может подробнее рассказать ей о мероприятии, поделиться еще более впечатляющей информацией, что сделает его предложение особенно убедительным.

Сейчас не так-то просто привлечь внимание.

В мире, где удается привлечь внимание лишь на краткий миг, лучше сразу излагать суть, а затем приводить объяснения и/или условия. Подумайте о том, что увидит получатель в двух строчках предварительного просмотра сообщения на экране своего мобильного телефона: привлекут ли его внимание эти несколько слов?

Завоюйте доверие. «Зачем мне это?» – такой вопрос неизбежно возникает почти у всех людей, открывающих электронное письмо, особенно от незнакомого человека. Вот почему так важно сразу же завоевать доверие получателя. Объясните, чем вы отличаетесь от других, почему вас можно считать профессионалом или почему вам стоит уделить внимание.

Например, если вы хотите привлечь в качестве спонсора какой-либо известный бренд, то завоевать доверие можно информацией о численности своей аудитории и о завоеванных наградах.

Здравствуйте, Том. Я Трейси Блэк, редактор веб-сайта Feed Daily, лауреата премии Webby Award, у нас 2 миллиона посетителей в неделю. Я планирую новую серию статей о честолюбивой творческой молодежи, и мне хотелось бы узнать, не заинтересует ли вас предложение стать ее спонсором.

Если вы пишете знакомому человеку, например сотруднику по поводу срочного задания, – оправдать и подкрепить свою просьбу можно ссылкой на давление начальства (если это правда).

Привет, Том. Я хочу узнать, реализовал ли ты новую функцию подписки для электронной почты? Начальник хочет, чтобы это было закончено к концу недели.

Разумеется, информация и ссылки на начальство – не единственные способы завоевания доверия. Вы также можете продемонстрировать свое внимание к адресату: отметить, как давно вы следите за его работой, как вам понравилась его последняя публикация в блоге или обратить внимание на какие-либо неожиданные общие черты. Большинству людей приятно – если это не откровенная грубая лесть, – что их замечают, и в ответ они уделяют вам внимание.

Четко обозначьте дальнейшие действия. Вероятность ответа выше, если адресату известен следующий шаг. Я часто получаю письма от людей, которые предлагают обменяться информацией, но не объясняют, что от меня требуется. Ждут ли они приглашения на чашку кофе? Или телефонного звонка? Непонятно, и поэтому вместо краткого согласия мне приходится переспрашивать, о чем идет речь. (А в большинстве случаев я вообще не отвечаю.) Четко обозначив дальнейшие действия, вы помогаете получателю письма согласиться на ваше предложение.

Допустим, вы обращаетесь за советом к кинорежиссеру, которым восхищаетесь. Не ограничивайтесь следующим сообщением:

Мне очень нравятся ваши режиссерские работы, и я хотел бы обратиться к вам за советом. Что скажете?

Лучше сформулировать свою просьбу так:

Мне очень нравятся ваши режиссерские работы, и я хотел бы задать вам несколько вопросов о том, как вы финансировали свой первый фильм. Не согласитесь ли вы на следующей неделе поговорить со мной 15–20 минут по телефону? Я свободен весь день в четверг и пятницу, если вам будет удобно. Обещаю, что буду краток.

Во втором сообщении точно указывается суть вопроса, а также тот факт, что вам нужен лишь краткий разговор по телефону. То есть получатель понимает, что потратит минимум времени, а также видит, что переписка может быть завершена быстро и результативно: вы уже предложили дату. Другими словами, вы уважаете время адресата и демонстрируете это, и он теперь знает, что общение с вами не станет очередной головной болью, которая ему совсем не нужна.

Задавая вопрос, предложите решение. Электронная почта – не самое подходящее средство для дискуссии. Поэтому сообщения, содержащие только вопрос «Что вы думаете по поводу того-то и того-то?», обычно неэффективны. Занятые люди не склонны решать за вас ваши проблемы, и им некогда писать длинные ответы. Они предпочитают ответить «да» или «нет» и перейти к другим делам. Если вы хотите получить ответ (а иначе зачем писать?), нужно не просто задать вопрос, но и предложить решение.

Представим, что вы спрашиваете у начальника разрешения участвовать в конференции. Можно написать:

Привет, Тина. Я узнал, что люди уже заказывают гостиницу на конференцию SXSW на следующий год. Мне бы хотелось поехать. Что скажете?

А можно и так:

Привет, Тина. Я задумался о том, как повысить свою квалификацию, и пришел к выводу, что некоторые доклады и семинары на конференции SXSW в следующем году были бы мне очень полезны. Я также могу составить отчет, чтобы по возвращении поделиться полученными знаниями со всем коллективом. Я оценил затраты: вступительный взнос, гостиница и авиабилеты обойдутся компании приблизительно в 2500 долларов. Как вы думаете, компания согласится оплатить мою поездку?

Первое сообщение краткое, но неконкретное, и оно потребует дополнительной переписки, чтобы все прояснить. Второе длиннее, но включает все необходимое для немедленного разрешения вопроса. Отправитель должным образом подготовился, указав затраты и выгоду, и начальнику легче просто ответить «да». Работа на опережение требует дополнительных усилий, но в долгосрочной перспективе приносит огромные дивиденды.

Обеспечьте удобство быстрого просмотра. Используйте жирные точки, цифры и/или жирный шрифт, чтобы выделить ключевые моменты – так ваше сообщение можно будет быстро просмотреть и понять. Если вы презираете подобное «разжевывание» информации, придется переступить через себя. Электронные письма должны приносить результат, а не учить адресата понимать текст.

Вот пример того, как можно кратко изложить следующие шаги после встречи с клиентом.

Привет, Шэрон. Вчера мы отлично поговорили! Меня волнуют следующие шаги. Вот итог нашего разговора относительно того, что должно быть сделано на следующей неделе, чтобы уложиться в срок.

Список задач для группы Шэрон:

•  Одобрить исправленные макеты (срок: понедельник, 9.04).

•  Предоставить окончательную копию для баннеров (срок: среда, 11.04).

•  Предоставить снимки в высоком разрешении (срок: среда, 11.04).

Поскольку электронное письмо требует от клиента определенных действий, этот список должен выделяться в письме (отсюда жирный шрифт) и быть легко читаемым (для этого служат жирные точки перед пунктами). Даты тоже заметны, поскольку заключены в скобки. Помните: успех зависит от вашего умения сделать так, чтобы получатель мог быстро просмотреть сообщение и понять суть.

Проинформируйте о конечном сроке. Насколько срочно ваше сообщение? Нужно ли на него отвечать немедленно? В течение двух дней? Или двух недель? Вы можете удивиться, но занятые люди любят конечные сроки, поскольку они помогают расставлять приоритеты в соответствии с графиком. Более того, я обнаружила, что электронные письма без календарного плана имеют больше шансов остаться без ответа. Конечно, вы не хотите выглядеть высокомерными или чересчур требовательными, но получателя письма следует вежливо проинформировать о временны́х рамках.

Если вы пишете коллеге о срочном задании, в этом случае можно прямо указывать требуемый срок:

Чтобы не выйти из графика с нашим проектом, мне нужно получить от тебя ответ в течение суток, если это возможно.

Направляя приглашение незнакомому человеку, можно вежливо сообщить, когда вы ожидаете ответа:

Я понимаю, что вы очень заняты и что на обдумывание этого предложения требуется время. Через две недели я напомню вам, если не получу ответа.

Или, скажем, вы хотите, чтобы клиент или начальник высказал свое мнение, но должны сами принять решение, если они не ответят вовремя:

Если я не получу от вас ответа до ближайшей пятницы, 17 августа, то реализую меры, которые изложил выше.

Конечный срок можно сравнить с якорем: он фиксирует ваш запрос в пространстве и во времени, повышая вероятность, что его заметят и дадут ответ.

Пишите тему сообщения в виде газетного заголовка. Чтобы адресат прочел ваше письмо, он должен его открыть. Поэтому тема сообщения должна быть ясной и в идеале провокационной. Эта задача очень похожа на сочинение заметного заголовка статьи или публикации в блоге: название должно быть таким, чтобы людям захотелось прочитать текст. Предположим, что вы успешный музыкант, обращающийся к дизайнеру с просьбой разработать обложку для нового альбома. У вас довольно большая аудитория, и вы рассчитываете на успех. В этом случае можно использовать следующую фразу:

Тема: Предложение по дизайну.

Пишите кратко и выразительно. Как Оскар Уайльд.

Формулировка точная, но не конкретная, что делает ваше сообщение похожим на многие другие. Лучше написать так:

Тема: Дизайн обложки для резонансного альбома?

Формулировка не теряет в точности, но пробуждает любопытство, проясняя суть проекта и намекая на успех. В тех случаях, когда вы обращаетесь с «запросом» к незнакомому человеку, именно строка темы отвечает за первое впечатление. А шанс произвести первое впечатление выпадает только один раз.

Безжалостно редактируйте свои сообщения. Составив черновик электронного письма, пробегите его критическим взглядом и удалите все лишнее. Ясность и краткость – от начала и до конца – сэкономят время всем. (Разумеется, вы бы не хотели выглядеть бесцеремонным; более подробно о дружелюбном тоне я расскажу вам ниже.) Не подлежит сомнению, что краткое и содержательное письмо требует больше времени, но вероятность ответа на него выше.

Просматривайте все сообщения на своем телефоне. Как отмечалось выше, ваше письмо скорее всего откроют на мобильном телефоне. Поэтому разумно оценить, как оно будет выглядеть на портативном устройстве. То, что кажется приемлемым на большом мониторе, на экране телефона зачастую выглядит как текст «Войны и мира». Просмотрите свое сообщение на маленьком экране и, если оно выглядит слишком длинным, снова безжалостно отредактируйте. Если ваше сообщение произведет впечатление многословного, велика вероятность, что его проигнорируют.

Проверка стиля

♦ Обеспечьте удобство быстрого просмотра.

♦ Начните с просьбы.

♦ Завоюйте доверие.

♦ Четко обозначьте дальнейшие действия.

♦ Проинформируйте о конечном сроке.

♦ Задавая вопрос, предложите решение.

♦ Пусть тема сообщения напоминает газетный заголовок.

♦ Просматривайте все сообщения на своем телефоне.

♦ Безжалостно редактируйте свои сообщения.

 

Дружелюбие и убедительность

При составлении любого письма вы сражаетесь с двумя разновидностями смещения. Мы только что обсуждали одно из них, смещение занятости. Второе, более коварное, – это негативное смещение, о котором мы говорили раньше. Вспомним, что это такое: исследования показали, что при получении электронной почты мы склонны к негативной оценке тона сообщения. Или по меньшей мере более негативной, чем видится отправителю. Другими словами, если вы считаете свое письмо позитивным, то я, вероятно, буду воспринимать его как нейтральное. Если вы считаете тон своего сообщения нейтральным, мне оно скорее всего покажется негативным. За время, проходящее от составления письма до его получения, тон письма в целом снижается.

С учетом того, что у каждого из нас имеется негативное смещение относительно электронной почты, важно уделять пристальное внимание стилю. В большинстве случаев мы пользуемся электронной почтой, чтобы напомнить людям об их обязательствах или попросить о какой-либо услуге. В отсутствие социальных сигналов это деликатная задача. Более того, в процессе переписки вы также пытаетесь завязать отношения с человеком и вам нужно ему понравиться. Другими словами, очень важно быть кратким и беречь его время, но не менее важно проявлять дружелюбие и уважение к нему как к личности. Ниже вы найдете несколько рекомендаций, которые помогут сделать ваши письма более позитивными.

Не используйте повелительное наклонение. Если вы забыли грамматику, то именно повелительное наклонение я использовал в предыдущем предложении, выделенном жирным шрифтом. В сущности, это приказ: сделайте это, идите туда, закончите то. В целом необходимо отказаться от повелительного наклонения в электронных письмах. Людям нравится чувствовать себя компетентными и самостоятельными работниками, а повелительное наклонение превращает их в крепостных, исполняющих приказы. (А если вы обращаетесь к начальнику, это по меньшей мере бесцеремонность.)

Попробуйте выработать у себя привычку при обращении с просьбой вместо повелительного наклонения пользоваться условным наклонением: не могли бы вы? Вместо того чтобы просить сделать то-то и то-то, спросите: не могли бы они это сделать? Этот небольшой сдвиг в формулировке передает существенное изменение перспективы: вы переводите мяч на половину поля адресата и показываете, что уважаете его право принимать решение, что и когда ему делать.

Подчеркните преимущества. Если вы отправляете кому-либо письмо, то у вас, вероятно, есть на то веская причина, то есть оно должно принести вам некую пользу. А как насчет адресата? Чтобы действовать, людям нужна причина. Если вы хотите получить позитивную реакцию на свое сообщение, полезно представить свою просьбу в более широком контексте. Другими словами, объяснить зачем.

Вы можете описать преимущества в терминах качества:

Я знаю, что это непросто, но благодаря этому продукт станет еще лучше.

Или в терминах прогресса:

Сроки уже поджимают; осталось сделать это последнее усилие.

Или в терминах благодарности:

Если бы вы смогли произвести эту модификацию, то выручили бы меня, и тогда мы бы с этим закончили.

Мотивация и доброжелательный тон помогают понять ЗАЧЕМ.

Предоставьте контекст и сообщите о прогрессе. Вне всякого сомнения, по предыдущим примерам вы заметили, что я сознательно подчеркиваю тот факт, что задача «почти решена». Человеческому мозгу нравится чувство успешного завершения; мотивация людей усиливается, когда цель близка. Даже если до окончания проекта еще далеко, вашу просьбу сочтут достойной внимания, если показать, что ее выполнение поможет достичь важной стадии работы или закончить какой-либо ее этап. Приятное чувство завершения возникает даже из обещания больше не отправлять сообщений адресату. Например:

После того, как вы решите эту задачу, я смогу приступить к следующей части проекта, и вам не придется больше читать мои письма.

Смысл в том, чтобы определить временны́е рамки выполнения вашей просьбы и обозначить прогресс, так что получатель письма поймет: «Если я это сделаю, мы продвинемся вперед».

Признайте занятость получателя. Капелька понимания может оказаться совсем не лишней. Я обнаружила, что люди с большей охотой выполняют просьбы, когда вы дадите себе труд признать их занятость. Например, так:

Я знаю, что у вас очень напряженный график, но позвольте вкратце объяснить, почему я считаю, что это предложение будет для вас полезным…

А можно завершить письмо так:

Спасибо, что нашли в своем крайне плотном графике время, чтобы прочесть мою просьбу.

Подчеркивая занятость адресата, вы исключаете реакцию: «Они думают, что у меня есть на это время?» – и демонстрируете, что понимаете контекст своей просьбы. Прямо сказать, что вы знаете о загруженности других людей и стараетесь беречь их время, – это хорошая идея.

Придайте своему письму индивидуальный характер. Людям приятно считать, что их вклад уникален. Если ваше электронное письмо – это просьба или «холодное прозванивание», сообщите получателю, почему вы решили обратиться именно к нему. Когда я отбирала докладчиков на одну из популярных конференций, то в своих предложениях всегда упоминала о том, что именно мне нравится в работе кандидата и о чем, по моему мнению, он мог бы рассказать слушателям. Например:

Я много лет следила за вашими исследованиями чувствительности и смелости. Меня особенно заинтересовали открытия, о которых вы пишете в новой книге, и я подумала: не могли бы вы прочесть доклад о том, как чувствительность влияет на актеров и их творческий процесс?

Такой подход демонстрирует, что вы действительно познакомились с достижениями адресата, а также с тем, каким образом они соответствуют тому, что вы предлагаете. Если вы просите кого-то участвовать в том или ином проекте, то, вероятно, заинтересованы в данном человеке – и это нужно показать.

Пыл и энтузиазм обычно недооценивают. Электронное письмо ни в коем случае не должно быть бесстрастным. Наоборот, вероятность неудачи уменьшается, если каждое ваше сообщение исполнено оптимизма и свидетельствует об увлеченности. Если при редактировании письма вам покажется, что текст получился слишком эмоциональным или жизнерадостным, вспомните о том, что негативное смещение снизит тон письма, когда оно попадет в почтовый ящик получателя. Я не люблю восклицательных знаков и смайликов, но если мне приходится обращаться посредством электронной почты к впечатлительным творческим людям, я пересиливаю себя. Оптимистичная пунктуация делает ваш энтузиазм и поддержку осязаемыми, играя роль отсутствующих в электронной почте социальных сигналов. Ничего страшного, если вы немного напоминаете чирлидера – разве на работе нам не нужна поддержка?

Эмпатия – это не просто «Очень приятно!» – «И мне очень приятно!». Это необходимость.

Краткость нужно заслужить. Вероятно, вы получали электронные письма от чрезвычайно успешных и занятых людей, отличавшиеся необыкновенной краткостью. Например, от начальника, от успешного предпринимателя или инвестора. В любом случае не следует брать эти письма за образец. Влияние и известность имеют свои преимущества, одно из которых (и это довольно распространенное мнение) заключается в возможности говорить без обиняков. Для таких людей это приемлемо, потому что в большинстве случаев у адресатов нет иного выбора, кроме как принять краткий стиль общения. Но это не означает, что подобный метод подходит и вам, а также всем, кто ценит доброту и чуткость.

Выражайте благодарность. Исследования показали, что люди с большей вероятностью будут помогать вам (и другим), если их поблагодарить. Благодарность имеет большое значение, обращаетесь ли вы к коллеге по поводу сроков завершения работы или просите о помощи незнакомого человека. Благодарите за приложенные усилия, за то, что адресат откликнулся на вашу просьбу, за то, что потратил небольшую часть драгоценного времени и сил на ваше письмо. Высокая оценка мотивирует гораздо лучше, чем обязательство.

Мне, конечно, известно, что мир состоит не только из солнечного света и улыбок – иногда одного дружелюбия бывает недостаточно. В электронных письмах я всегда советую поддерживать благожелательность, хорошее настроение и выражать благодарность, но в некоторых случаях требуется проявить твердость. В сложных ситуациях – а еще лучше до того, как они возникнут, – можно обратиться к разделу «Шпаргалки» в конце книги, где приведены самые разные советы: как критиковать и отказывать, как отвечать рассерженным клиентам или добиваться оплаты. Как ни удивительно, в большинстве случаев добиться нужного результата относительно легко, если правильно выбрать слова.

Проверка стиля

♦ Избегайте повелительного наклонения. (Ой!)

♦ Старайтесь не отвечать слишком кратко и равнодушно.

♦ Подчеркните преимущества своего предложения.

♦ Представьте контекст и информируйте о прогрессе.

♦ Выразите энтузиазм и серьезность намерений.

♦ Адресат должен почувствовать себя уникальным и особенным.

♦ Признайте занятость получателя.

♦ Выражайте благодарность.

Не быть идиотом

Базовый уровень этикета при использовании электронной почты – это не напортачить. Мелочей тут нет: неправильно написанное имя или грамматически некорректное предложение могут стать причиной удаления вашего письма из ящика входящих сообщений. Подобные ошибки характеризуют вас как невнимательного и непрофессионального человека. И люди склонны вас игнорировать.

Еще один уровень ошибок, который может разрушить отношения: под влиянием раздражения или усталости вы отправляете письмо не тому адресату или пишете необдуманное сообщение. Получатель возмущается, и вы тратите остаток дня на то, чтобы возместить причиненный ущерб. Ниже приводятся несколько правил – некоторые я усвоила на горьком опыте, – которые помогут поддерживать добрые отношения со всеми адресатами и избежать досадных промахов.

Подумайте, уместно ли в данном случае электронное письмо. Да, этот аспект уже рассматривался, однако он настолько важен, что я обращаюсь к нему снова. Эффективность использования электронной почты зависит от сознательного и обдуманного отклика. Если кто-то обратился к вам посредством электронной почты, это не значит, что отвечать ему тоже нужно электронным письмом. Сначала задумайтесь, какова ваша цель. Электронная почта прекрасно подходит для планирования, краткой информации и запросов, для обращения к незнакомым людям и для одностороннего взаимодействия с большими группами. В то же время электронная почта – негодное средство для мозгового штурма, дискуссии, деликатных разговоров или для принятия сложных решений с привлечением большого количества людей. Если вам кажется, что электронная почта – не лучшее средство для ответа, доверьтесь своей интуиции и выберите более подходящий вариант.

Спрашивайте разрешения, прежде чем кого-то рекомендовать. Электронная почта часто используется для рекомендаций. Допустим, вы знакомы с человеком, к которому я хочу обратиться с предложением, и я прошу вас помочь нам связаться. А как насчет того человека? Хочет ли он этого? Может, он с головой погружен в сложный проект или настолько занят, что у него просто нет времени на новые предложения? Вы этого не узнаете, если не спросите. Вот почему всегда полезно убедиться, что обе стороны разрешили представить их друг другу. Так вы не поставите человека в неловкое положение, передав еще один нежелательный запрос. Кроме того, так вы избежите риска испортить с ним отношения, пусть и нечаянно.

Пишите адрес электронной почты получателя только после составления черновика письма. Это вроде бы противоречит интуиции, поскольку обычно мы начинаем письмо с адреса получателя. К сожалению, при этом очень легко одним случайным кликом мыши отправить сообщение раньше, чем требуется. Если вы сочиняете сложное письмо, такая ошибка позволит вашему адресату заглянуть за кулисы вашего мыслительного процесса, что может быть нежелательно. Или он получит черновик сообщения, который выглядит непрофессионально. Если вы пишете адрес после того, как отредактировали текст, то исключаете возможность отправить письмо раньше времени, поставив себя в неловкое положение.

Активно «обрезайте» электронную переписку. Если вы цените чужое время, то постараетесь по возможности избавиться от «информационного мусора». Это означает, что не следует использовать функцию «ответить всем». Следует регулярно очищать строку «копия» в своих сообщениях: оставьте только важных участников дискуссии и удалите всех лишних. Вежливый способ вывести кого-либо из переписки – переместить его из категории «копия» в категорию «скрытая копия», указав в самом начале письма: «Я перемещаю Энди в “скрытую копию”». Теперь Энди не будет получать следующие сообщения рассылки, но будет знать, что был сознательно исключен, а не случайно забыт. И если он недоволен таким положением дел, то у него есть возможность заявить об этом.

Когда сомневаетесь, остановитесь на минуту и соберитесь с мыслями. Поспешность – верный способ выставить себя идиотом.

Не отправляйте писем, когда вы сердитесь, голодны или устали. Если вы много работаете, то, наверное, довольно часто пребываете в одном из перечисленных выше состояний. В таком состоянии мы часто испытываем искушение отправить письмо – особенно когда сердимся. Но вы обязательно – подчеркиваю: обязательно – пожалеете об этом. Попробуйте сдержаться и пойти на компромисс: напишите черновик (без адреса, как отмечалось выше) и дайте волю своим чувствам. Затем успокойтесь, перекусите, вздремните. Восстановив душевное равновесие, перечитайте – в идеале на следующий день – черновик и подумайте, стоит ли отправлять это письмо. Надеюсь, вы его не отправите. Электронное письмо – неподходящее средство для конфронтации, и поэтому, если вам действительно требуется выпустить пар, по возможности попытайтесь сделать это при личной встрече или по телефону. Тогда вы по крайней мере получите социальную обратную связь и с меньшей вероятностью все испортите.

Не пишите того, что не решились бы высказать человеку в глаза. Я не имею в виду, что не следует писать Дереку то, что вы не скажете ему лично. Речь о другом. Не пишите Саре о Дереке того, что вы не скажете ему лично. Электронное письмо – это документ, и он не исчезает после отправки. Полезно предполагать, что все написанное вами в конечном итоге перешлют кому-то другому. Возможно, даже человеку, о котором идет речь. Так что, если вы хотите позлословить, делайте это не в Сети.

Не «отвечайте» на перенаправленные письма. Этот совет похож на совет не замусоривать электронную почту, но речь здесь идет немного о другом. Представим такую ситуацию: коллега из отдела работы с клиентами пересылает вам письмо, сопроводив его едким комментарием о глупости вопроса. Отвечая на письмо, вы нажимаете «ответить» и вставляете перенаправленное письмо клиента, намереваясь удалить комментарий коллеги. Но, к несчастью, перед отправкой сообщения забываете удалить эту часть письма. Теперь клиент может видеть всю переписку, включая нелестный комментарий, и в его глазах вы выглядите болванами.

Чтобы избежать такого рода промахов, выработайте привычку никогда не нажимать кнопку «ответить» на перенаправленные сообщения. Откройте новое письмо, скопируйте ту часть переписки, которая вам нужна, а выше напишите ответ. Такая процедура значительно уменьшает шансы попасть впросак, как описано выше. Кроме того, правила вежливости требуют при перенаправлении письма не писать об отправителе ничего такого, что не предназначено для его глаз.

Будьте как можно вежливее. Всегда. Этот последний пункт более или менее подразумевается во всех приведенных выше советах, но его следует повторить еще раз. Потребность выпустить пар не может служить оправданием грубости в электронной переписке. Любая недоброжелательность обязательно вернется к вам или, того хуже, приведет к утрате контроля над ситуацией, в результате чего вы потратите на нее дополнительное время и силы. Другими словами, если вас не мотивирует к вежливости желание улучшить карму, пусть мотивирует экономия времени.

Проверка стиля

♦ Подумайте: уместно ли в данном случае электронное письмо?

♦ Не отправляйте писем, когда вы сердитесь, голодны или устали. (Я говорю серьезно.)

♦ Не обостряйте недоразумения по электронной почте.

♦ Спрашивайте разрешения, прежде чем кого-то рекомендовать.

♦ Пишите адрес электронной почты получателя, только составив черновик письма.

♦ Внимательно относитесь к скрытым копиям.

♦ Будьте как можно вежливее. Всегда.

 

Почему электронная почта – это неожиданный экзамен

Есть старая поговорка: «Инструменты – превосходные слуги, но очень плохие хозяева». Это справедливо и для информационных технологий. Один из навыков, которые необходимы всем нам в XXI веке, – это умение испытывать новые технологии и осваивать их.

Удивительное дело: электронной почте уже больше 25 лет, а она по-прежнему вносит неразбериху в нашу жизнь, по большей части из-за технического прогресса, меняющего время и средства получения писем. Выработали систему обработки почты, приходящей на рабочее место? А если сообщения начнут приходить на мобильный телефон? А если сигнал о приходе каждого нового письма начнут подавать смарт-часы? И так далее.

Электронная почта не уникальна – она лишь один из примеров того, как новая технология может быстро выйти на ведущие роли в нашей жизни. Широкое распространение смартфонов, текстовых сообщений и социальных сетей – все это оказало огромное влияние на наш образ жизни и работу: смартфоны позволяют найти нас где угодно, текстовые сообщения сделали лишними разговоры, а социальные сети отменили частную жизнь.

Эти разные изменения парадигмы еще не закончились. В мире постоянно изобретается что-то новое, и нам приходится менять свои взаимоотношения с уже существующими технологиями.

Десять лет назад мы не тратили время на социальные сети, потому что их просто не было. Теперь человек проводит только в социальных сетях в среднем 1,72 часа в день, а вообще в интернете – более 6 часов в день. Но чем мы жертвуем? На что бы мы тратили эти часы десять лет назад?

В сущности, каждая новая технология – это неожиданный экзамен для наших приоритетов, поскольку она предлагает новые удовольствия и развлечения, которые сражаются за наше внимание. Мы снова и снова должны выбирать, какое занятие заслуживает того, чтобы на нем сосредоточиться, а какое просто отвлечет нас, снизив эффективность.

Многие другие технологии вызывают у нас такое же раздражение, как электронная почта, и причины тому примерно одинаковые. Социальные сети, текстовые сообщения, программы чата в реальном времени – все это вызывающие привыкание системы с нерегулярным вознаграждением, которые стимулируют наш мозг крысы. Twitter, Facebook, Slack и другие социальные сети предлагают потоки информации, которые могут развлекать, информировать, удивлять. Но они никогда не бывают предсказуемыми. Каждое из таких информационных средств, как электронная почта, предлагает чрезвычайно привлекательный «рычаг», который мы можем нажать, чтобы избежать менее приятной (и утомительной) серьезной работы. Но если мы хотим чего-то достичь, то должны научиться не обращать на них внимания, когда его требуют более важные дела.

Аналогичным образом негативное смещение влияет на восприятие любого электронного сообщения, которое мы набираем, а не только электронной почты. Вы можете вспылить и отправить кому-либо с телефона неудачное текстовое сообщение или опубликовать необдуманный твит, который вызовет волну негативных отзывов, поскольку люди восприняли его не так, как вы рассчитывали. По мере того как наше взаимодействие с родными, друзьями и коллегами все больше зависит от технологий, лишенных традиционных социальных подсказок, таких как интонации и жесты, от нас требуется еще больше усилий для выражения эмпатии и энтузиазма, чтобы противостоять негативному смещению. Цифровой мир требует большей чуткости и тонкости, чем мы предполагали.

Более того, отказываясь от мира осязаемых, материальных средств коммуникации – газет, писем, квитанций – в пользу цифровых, мы переходим из состояния, ограниченного физическим пространством (в буквальном смысле – размером почтового ящика), в состояние, когда количество получаемой информации неограниченно. Другими словами, объем входящих сообщений – информация, вопросы и предложения других людей – теперь всегда превышает объем исходящих, того, на что мы в состоянии ответить. Можно потратить весь день, комментируя каждую новую запись друзей в Facebook или отвечая на каждый твит. Неограниченный поток информации поджидает нас ежесекундно, стремясь забрать столько нашего времени и сил, сколько мы готовы ему отдать.

Вот почему так важны стратегии, описанные во второй части книги: методичная постановка целей, составление ежедневного распорядка, установка ожиданий, своих и чужих, относительно времени и способа коммуникации. Речь не только об электронной почте, но также о более эффективном управлении вниманием с учетом любых отвлекающих факторов. Успех всегда приходит к тем, кто способен сосредоточиться на продолжительное время, чтобы добиться своих целей. По мере того как появляются новые приложения и каналы связи, это приобретает все большее значение. Умение найти средства (и силу воли) для расстановки приоритетов, для того, чтобы не сбиваться с курса и игнорировать не имеющие отношения к делу «возможности», – это очень важный навык в нашу бурную и требовательную цифровую эру.

С другой стороны, мы живем в мире с дефицитом внимания, и поэтому один из главных вызовов, который стоит перед нами, – научиться управлять вниманием и побуждать людей к действию. Мы все больше общаемся при помощи текста, а не лично, и умение писать стало важным навыком, который необходим всем. Нас все чаще судят (принимают или отвергают) именно по словам. Работодатель может просмотреть текст вашего профиля в LinkedIn или запись в персональном блоге, чтобы составить о вас представление. Если вы хотите, чтобы люди уделяли внимание вам, вашим идеям и продуктам, необходимо сформировать язык, который позволит услышать вас, выделив среди общего шума. Тот, кто сумеет понять, что все загружены делами и склонны отвлекаться, кто способен составлять краткие и убедительные тексты, которые привлекут внимание занятых людей, добьется больших успехов, чем тот, кто не овладел этим искусством.

Но одного умения обращаться с электронной почтой недостаточно. Необходим набор навыков (умение расставлять приоритеты и следовать им, способность к эмпатии и дружелюбию, умение ясно и кратко выражать свои мысли), который применим практически ко всем аспектам нашей работы и жизни. Кроме того, наблюдая за тем, как вы обращаетесь с электронной почтой, можно понять, как вы будете противостоять новому величайшему вызову нашего века – отвлечению.

* * *

Я написала книгу об электронной почте и о том, как исправить наши отношения с ней, потому что верю: электронная почта заставляет нас отвлекаться и мешает нам работать. Отвлечение – враг творчества. Отвлекаться – значит лишаться способности сделать что-то важное. Хуже того, у нас при этом создается ложное ощущение занятости, как нам кажется, весьма продуктивной, хотя это далеко от истины.

Если мы позволим, чтобы нашей жизнью управляли бесконечные входящие сообщения и уведомления, то никогда не создадим ничего ценного. Успеха мы добиваемся тогда, когда в течение долгого времени уделяем внимание одной-единственной задаче. Ценность просто не может быть создана за секунду. Как и за 10–15 минут сосредоточенности между проверками ленты Twitter. Ценность создается путем длительных сосредоточенных усилий. Льюис Хайд в своей замечательной книге о творчестве под названием «Дар» (The Gift) писал: «Никакая технология, никакое экономящее время устройство не способны изменить ритмы творческого труда».

Несмотря на всю притягательность информационных технологий, мы не должны позволять им лишать нас возможности фокусировать и удерживать свое внимание на выбранной задаче. Потому что вся значимая работа, все акты творчества зависят от нашей способности сосредоточить самую совершенную технологию – человеческий разум – на достижении одной цели. Ведете ли вы яростный спор с коллегой, пишете ли посты в серьезном блоге, создаете ли с нуля небольшой бизнес – все эти действия, большие и маленькие, зависят от вашей способности сосредоточиться, потратить время и силы на что-то одно, на какой-то период отбросив все остальное. Профессионализм, эмпатия, убежденность – этими качествами обладает тот, кто не отвлекается. Это продукты сосредоточенного ума.

Электронная почта – всего лишь один из многих отвлекающих моментов, с которыми мы сталкиваемся. Существуют и многие другие – Twitter, Facebook, Instagram, Slack, – а каким-то еще только предстоит появиться. Но электронная почта, наверное, лучший из существующих сегодня тестов, чтобы проверить нашу способность управлять своим вниманием, не позволяя отвлекаться попусту и направляя на серьезную, действительно важную работу. Подчинив себе электронную почту, вы далеко продвинетесь по пути решения экзистенциальной технологической проблемы в эру интернета – преодоление отвлечения с его многочисленными негативными последствиями.

 

Подпись под электронным письмом

Вы когда-нибудь получали письмо, в котором подпись была в 10 раз длиннее самого сообщения? Не слишком изящно. В эру мобильных устройств разумно избегать непомерно раздутых подписей под электронными письмами. Ограничьтесь необходимой информацией – должностью и контактными данными. Почтовый адрес не обязателен, его следует включать, если люди регулярно отправляют вам почтовые сообщения или посещают ваш офис. Следует избегать: вдохновляющих цитат (они утомляют после первого же обмена сообщениями), картинок или логотипов (получатель может перепутать их с вложениями), кучи рекламных ссылок на ваш веб-сайт, Twitter, Instagram, TED и т. д.

Подумайте, какое впечатление вы хотите произвести, и оставьте только то, что имеет значение. Если вы фотограф, то имеет смысл указать свой Instagram. Если вы литературный обозреватель, стоит дать ссылку на статьи и указать почтовый адрес, по которому следует присылать рукопись. Если вы составляете список рассылки, полезно указать адрес подписки на информационный бюллетень. Как сказал Генри Торо: «Упрощайте, упрощайте».

Несколько примеров:

Джоселин K. Глей

jkglei.com/newsletter

@jkglei

Том Джеймс

Директор, Startup.ly

707-543-1234

Кристин Корт

Фотожурналист

Сайт: kristincourt.com

Инстаграм: @courtie

Джим Тервел

Критик, NYRB

Звонить: 212-345-6789

Читать: nyrb.com/thirwell

Почта: 805 Broadway, NYC, 10001

 

Сообщение об отсутствии на рабочем месте

Ключ к эффективному сообщению об отсутствии на рабочем месте – не давать лишних обещаний. Просто сообщите людям, когда вы будете отсутствовать, когда вернетесь на рабочее место и когда прочтете их сообщение. Пример:

Привет. Я буду отсутствовать на рабочем месте с понедельника 11 ноября по пятницу 15 ноября. Во время отпуска я не смогу отвечать на электронные письма.

Я вернусь на рабочее место в понедельник 18 ноября и отвечу на ваши письма, как только смогу. Скорее всего я буду загружен работой. Заранее благодарен за терпение.

Лучше установить низкий уровень ожиданий и превысить его, чем пообещать и не сдержать слово. (Следует прояснить: это рекомендация не для жизни вообще, а только для сообщений об отсутствии на рабочем месте.) Даже если вы собираетесь проверять электронную почту во время отпуска, лучше сказать, что у вас не будет такой возможности. Тогда, лежа на пляже и думая: «Я ни за что на свете не открою свою рабочую почту», вы никого не подведете. А если вы все же решите ответить кому-нибудь, пусть это станет приятным сюрпризом.

 

Заслон непродуктивному мозговому штурму

Когда вы включены в рассылку большой группы, обсуждения «что, если» могут выходить из-под контроля, отвлекая вас от дела и засоряя почтовый ящик. Более того, все эти идеи, вероятно, потеряются в потоке слов, поскольку электронная почта меньше всего подходит для мозгового штурма. В подобном случае рекомендуется вежливо прекратить обмен идеями в данной рассылке, предложив более удобное место для мозгового штурма.

Друзья! Столько отличных идей в рассылке! Может, поговорим не в Сети, чтобы более основательно все обсудить? Как насчет встречи в этот четверг, 15. 04, в 3 часа дня?

Я собрал все высказанные идеи в Google doc: [ссылка]. Давайте выскажем там все дополнительные соображения, а затем обсудим повестку встречи.

Если вы не пользуетесь Google doc, существует множество других сервисов, которые позволяют выкладывать документы в общий доступ и всем членам группы их редактировать. Так вы можете следить за идеями всех участников форума, не забивая мусором почтовые ящики других.

 

Избавление от раздражающих рассылок

Бывает, что вы вовлекаетесь в почтовую рассылку, которая становится неинтересной. Вам нечего добавить, а письма продолжают приходить. Есть несколько приемов, помогающих преодолеть это затруднение. Если среди участников переписки у вас нет хороших знакомых, вы должны попросить группу удалить вас из рассылки. Самый изящный способ – сообщить, что вы чувствуете себя лишним в той серьезной дискуссии, которую ведут остальные:

Похоже, парни, вы уверенно держите дискуссию под контролем! Переведите меня, пожалуйста, в статус «скрытая копия», чтобы я мог откланяться.

Однако если в дискуссии участвует близкий друг или коллега, вы можете ответить только ему, попросив перевести в статус «скрытая копия» и честно объяснив ситуацию:

Шон, переведи меня, пожалуйста, в статус «скрытая копия», когда будешь отвечать. Я пытаюсь избавиться от мусора, заполнившего мой почтовый ящик на этой неделе.

По возможности направляйте просьбу об удалении из рассылки одному человеку – вероятность, что ее выполнят, увеличится. Тем не менее, если оба этих метода не подходят, на помощь придет третий.

Пользователи Gmail в меню входящих сообщений в разделе «more» могут найти волшебную опцию «mute». Когда вы нажимаете эту кнопку, все дальнейшие сообщения рассылки отправляются в архив, минуя ящик «Входящие». Если вы затем хотите просмотреть рассылку, ее можно найти на «is: muted». Эта функция также помогает скрыть форумы, которые слишком разрослись, и автоматические рассылки, засоряющие ящик входящих сообщений.

 

Обсуждение продуктивного совещания

Большинство неудачных совещаний становятся таковыми уже после их окончания. Вы собираетесь вместе, обсуждаете потрясающие идеи, но затем никто ничего не предпринимает и все заканчивается ничем. Если вы действительно заинтересованы в результате и хотите прослыть профессионалом, возьмите на себя труд в течение 24 часов после совещания составить краткий список последующих действий. Включите в свое сообщение согласованные сроки, начинайте каждый пункт с глагола в активной форме и распределите задачи по исполнителям.

Вот пример резюме после рабочего совещания:

Привет. Отлично поработали вчера вечером! Вот что все мы должны сделать к пятнице, 13.06.

Дэйв:

– Исправить ошибку в шаблоне рассылки почты.

Кент:

– Разработать новый дизайн информационного бюллетеня для мобильных телефонов.

– В четверг вечером отправить тестовые сообщения всей команде.

Эмили:

– Закончить разработку строки «Тема» электронного письма.

– Соединить все списки электронной почты, как обсуждалось.

Также бывает полезно подвести итог неформальной встречи, если это уместно:

Привет, Карла. С удовольствием сегодня с тобой поболтала!

Вот статья, которую я упоминала, о том, как страдает разговор, когда на столе лежит сотовый телефон: [ссылка].

Я сообщу тебе о кандидате в стажеры, о котором говорила, когда он мне ответит.

Еще один пример – подведение итогов после встречи с клиентом – можно найти на с. 119.

 

Обращение с просьбой к начальнику

Предположим, вы хотите взять отгул, поехать на конференцию или расширить штат сотрудников. О чем бы вы ни просили, позаботьтесь о том, чтобы ваш запрос был сформулирован с точки зрения пользы – для него и/или для компании, а не для вас. Кроме того, дайте ясно понять, что вы тщательно обдумали все негативные последствия и позаботились об их устранении. Запрос о расширении штата может выглядеть следующим образом:

Привет, Карен. Я знаю, что скоро вы будете планировать бюджет на следующий год, и мне хотелось бы обсудить возможность взять на работу еще одного менеджера по продажам. Я посмотрел цифры и пришел к выводу, что дополнительный работник позволит нам удвоить число новых клиентов, и это означает, что за три месяца он окупит свою зарплату и начнет приносить прибыль компании.

Просьбу об отпуске можно сформулировать так:

Привет, Карен. Я прошу вашего разрешения взять отпуск в октябре: с понедельника, 06.10, по понедельник, 13.10. Мы только что закончили запуск повторной маркетинговой кампании в Сети, так что ничего срочного не предвидится, а Марк согласился заняться моими клиентами во время моего отсутствия. К большим праздничным распродажам я вернусь отдохнувшим и свежим!

На с. 115 и 118 был приведен простой пример письма начальнику с просьбой отправить на конференцию. Независимо от темы запроса вы должны помнить главное правило: облегчить согласие.

 

Как договориться о встрече с человеком, которым вы восхищаетесь

Одно из великих чудес интернета – относительная простота, с которой вы можете связаться почти со всеми. Но это не значит, что человек, к которому вы обращаетесь, вам что-то должен. Не стоит считать, что предмет вашего восхищения обязан ответить на электронное письмо – скорее это попытка привлечь его внимание. Представьтесь, постарайтесь завоевать доверие и продемонстрируйте знание его работы. Если вы находитесь на одном профессиональном уровне, вполне допустимо предложить встречу за кофе.

Привет, Робин. Это Кевин Коутс, журналист-фрилансер. Я уже много лет слежу за вашими публикациями по проблемам занятости в блоге и в журнале WIRED. Сам я выпускаю еженедельный бюллетень об изменениях на рынке труда под названием Free Agents, у которого более 20 000 подписчиков. Не согласитесь ли вы как-нибудь за чашкой кофе обсудить профессиональные темы?

Если разница в положении слишком велика, предложите краткий телефонный звонок:

Привет, Майкл. К вам обращается С. К. Чалмерс, студент колледжа. Ваши недавние видеоклипы для Бьорк и Эфекса Твина – на голову выше всего, что мне приходилось видеть. Я изучаю киноискусство в Нью-Йоркском университете и собираюсь стать режиссером музыкального видео. Мне хотелось бы узнать, не согласитесь ли вы на 15–20-минутный разговор со мной, чтобы обсудить вашу технику цифровой анимации?

Я понимаю, что мою просьбу трудно выполнить, но мне хочется учиться у лучших из лучших. Конечно, вы очень заняты, и я буду благодарен, если вы найдете время подумать о моей просьбе.

Обратите внимание, что во втором примере отправитель признает занятость получателя и благодарит за прочтение письма. Если вы новичок, обращающийся к чрезвычайно успешному человеку, постарайтесь быть максимально вежливым и любезным.

 

Восстановление старых контактов

Некоторые люди регулярно поддерживают связь со всеми своими контактами, но большинство простых смертных этого не делают. Тем не менее когда после долгого перерыва вы хотите восстановить с кем-то связь, вы не должны чувствовать себя неловко. Главное – подготовиться и проявить человечность, то есть доброту, любопытство и благородство. Узнайте последние достижения этого человека, кратко сообщите о том, чем заняты вы, спросите, как у него дела, поделитесь информацией или идеей, которые могут его заинтересовать.

Вот пример того, как можно предложить встречу за чашкой кофе:

Привет, Фред. Мы давно не общались. Я узнал, что вы только что начали работу над новым стартапом. Мои поздравления! Как идут дела? Вас увлекла эта работа?

Несколько месяцев я, не поднимая головы, работал над новым сценарием и только теперь могу наконец перевести дух. Вы не хотите в ближайшие несколько недель встретиться за чашкой кофе и возобновить знакомство?

Если вам не нужна личная встреча, то хороший способ восстановления отношений – поделиться статьей, книгой или идеями. Например:

Привет, Натали. Как жизнь на Восточном побережье? Недавно, читая книгу Тайлера Коуэна «Среднего более не дано», я вспомнила о наших дискуссиях по поводу будущего. Очень интересная книга. Рецензию в WSJ можно найти здесь: [ссылка].

Единственное, чего следует избегать, – восстанавливать связь с человеком только тогда, когда вам от него что-то нужно. Он обязательно это поймет, и ваши отношения испортятся. Постарайтесь выработать привычку регулярно связываться с людьми и делиться чем-нибудь позитивным – отправить ссылку на статью, как в предыдущем примере, выразить восхищение благоприятными отзывами в прессе, отправить короткое сообщение через социальную сеть. И когда вам действительно понадобится о чем-то попросить, это не будет выглядеть неприятно.

 

Электронное письмо с благодарностью

В этой книге мы много говорили о просьбах. Но у просьбы есть следствие, о котором мы часто забываем, – благодарность. Кто-то дал вам рекомендацию и тем самым помог вашей карьере? Или вместе с вами работал над успешным проектом? Или оказал услугу, когда вы попали в затруднительное положение? Отправьте письмо с благодарностью и повысьте количество позитива в почтовом ящике этих людей. Им приятно знать, что они кому-то помогли. И как уже отмечалось выше, это увеличивает вероятность, что они в следующий раз помогут вам – или кому-то еще.

Вот пример такого письма:

Привет, Карла. Большое спасибо, что потратила время на рецензию моей биографии и отправила подробные замечания. Я только что опубликовала исправленную версию на своем сайте и теперь чувствую себя более уверенно, привлекая новых клиентов. Я у тебя в долгу!

Еще один пример:

Привет, Марк. Мы получили массу положительных откликов на новый сайт, который вы для нас сделали. Число обращений увеличилось на 50 %! Без вас мы бы этого не достигли. Мы очень ценим вашу отличную работу в этом проекте.

И еще один:

Привет, Салли! Как поживаете? Помните ту конференцию, которую вы рекомендовали мне в прошлом году? Так вот, я участвовала в ней и познакомилась с потрясающей женщиной предпринимателем, и мы с ней основали новую компанию! Огромное спасибо за подсказку – вы изменили всю мою жизнь!:)

Людям приятно знать, что они оказали вам услугу. Скажите им об этом.

 

Предложение незнакомому человеку

Если вы пытаетесь организовать видеоконференцию, пригласить кого-то прочесть доклад или привлекаете новых клиентов, то электронная почта – превосходное средство для привлечения совершенно незнакомого человека. Уловка-22? Реклама повсеместна, и поэтому бывает очень сложно пробиться через весь мусор, заполняющий почтовый ящик, и добиться того, чтобы на вас обратили внимание. Таким образом, каждое ваше письмо с предложением должно быть ясным, убедительным, в нем не должно быть ничего лишнего.

Каждый случай уникален, и поэтому имеется несколько эмпирических правил, которым должны соответствовать все письма с предложением. Эти правила определяют, что спрашивать в первом абзаце, как убедить в серьезности своих намерений, продемонстрировать осведомленность о работе или компании получателя, а также прояснить дальнейшие шаги.

Вот пример письма, в котором фотографу предлагается участвовать в выпуске книжной серии:

Привет, Гейл. К вам обращается Люсинда Грей, помощник редактора в Burnside Press. Я работаю над сборником очерков и фотографий, доход от которого пойдет на борьбу с распространением малярии. Мне хотелось бы узнать, не согласитесь ли вы предоставить снимок из вашей потрясающей серии о Малави.

В прошлом году мы уже выпустили аналогичную книгу с целью сбора денег на борьбу с туберкулезом: было продано 50 000 экземпляров и собрано больше миллиона долларов.

Поскольку мы отдаем 90 % полученного дохода, то можем предложить вам лишь небольшую лицензионную плату в размере 500 долларов. Тем не менее мы рассчитываем на широкий круг читателей.

Если вас заинтересовало это предложение, я бы хотела попросить вас о кратком 5-минутном разговоре по телефону, чтобы мы могли обговорить детали вашего участия.

Вот еще один пример с просьбой к известной торговой марке спонсировать мероприятие:

Привет, Карл. Я директор Design Week Austin, которая каждый год в октябре собирает в Техасе более 3000 представителей творческих профессий, чтобы обсудить вопросы изобразительного искусства и дизайна. Наша команда и наша аудитория являются поклонниками продуктов 3D-печати компании BLDR, и я хотел бы узнать, не желаете ли вы обсудить возможности спонсорства нашего проекта.

В этом году темой нашего мероприятия выбран 3D-дизайн, и мне кажется, что она как нельзя лучше подходит для демонстрации ваших продуктов. Наша аудитория состоит в основном из дизайнеров, производителей и законодателей моды со всей страны, и они стремятся узнать как можно больше о современных технологиях творчества. Более подробную информацию о нашем мероприятии и нашей аудитории вы можете найти в этом обзоре: [ссылка].

Я был бы рад обсудить с вами возможное партнерство и особые условия для BLDR на нашем мероприятии. Жду от вас ответа.

Другие примеры писем с предложением были приведены на с. 110 и 112. Независимо от того, о чем вы просите, письмо должно подчеркивать пользу для получателя (а не для вас). Представьте, что это письмо читаете вы, и именно вас просят выделить время или деньги. Что бы вы ответили?

 

Переговоры об оплате

Нет никакого смысла откладывать обсуждение финансовых вопросов. Тем не менее многие люди предпочитают исключать вопрос оплаты из первых писем с предложением. И вовсе не в качестве сознательной стратегии – просто потому, что откладывают непростой разговор о деньгах на последнюю минуту. С этой проблемой сталкиваются почти все, и поэтому несколько советов, как деликатно начать обсуждение финансовых вопросов, будут вполне уместны.

Сразу же сообщите о ваших расценках. Включение вопроса оплаты в первое же письмо с предложением демонстрирует уважение к получателю, предоставляя всю необходимую информацию для оценки вашего предложения. Кроме того, это позволяет включить оплату в число убедительных аргументов.

Исключением из этого правила является ситуация, когда вы «продавец», а не «покупатель» рекламируемых услуг, а цена очень высока. Например, если вы хотите привлечь спонсора для своего мероприятия, то не стоит писать: «Привет. Рад с вами познакомиться. Дайте мне 50 000 долларов». В подобных случаях вы можете указать предполагаемые цены для разных уровней спонсорства в документе, на который в письме приводится ссылка. Это позволяет заранее установить уровень ожидаемой цены и не выглядеть при этом агрессивным или бесцеремонным.

Будьте честны и не вводите никого в заблуждение. Некоторые люди считают, что обман – это необходимая составляющая любых переговоров. На самом деле опытные переговорщики скажут вам, что лучше с самого начала предлагать справедливую цену, если вы хотите, чтобы процесс шел гладко и в дружественной обстановке. Узнайте стандартные расценки на работу, которую вы предлагаете, и назовите цену, которую считаете разумной.

При необходимости объясните низкую цену. Иногда ваш бюджет ограничен и вы можете предложить лишь низкую оплату за услуги. В этом случае нужно признать, что сумма невелика, и постараться привести убедительные причины, почему проект все же заслуживает внимания адресата. Возможно, он даст шанс для охвата широкой аудитории или же это благородный некоммерческий проект. В любом случае вы не должны просто надеяться, что адресат этого не заметит. Нужно в самом начале письма указать на это обстоятельство.

Не используйте относительные величины, такие как «маленький» или «большой», без указания цифр. Если в первом письме вы пишете «маленький гонорар», не назвав его величину, то как бы приглашаете адресата «заполнить пробел». Но «маленький» – понятие относительное. Не исключено, что вы имеете в виду $1000, а получатель письма – $5000. А когда вы наконец озвучите конкретную цифру, адресат может быть разочарован или даже обижен. Вот почему лучше сразу же ограничить его ожидание реальными величинами.

Допустим, вы запускаете новый продукт и вам необходим художник видеографики, чтобы создать короткий видеоклип. Обраться к специалистам можно так:

Привет, Мэтт. К вам обращается Майк, глава Worth Designs. Рад познакомиться. Я большой поклонник вашей работы, она просто великолепна.

Я планирую запуск нового аксессуара для iPhone, который позволит надежно закрепить телефон на велосипеде. Мне нужна 60- или 90-секундная реклама в следующем месяце, и я бы хотел узнать, не заинтересует ли вас этот проект.

Мы относительно молодая компания, и бюджет запуска нового продукта у нас ограничен. По моим расчетам, мы можем предложить вам за этот проект фиксированный гонорар в размере $3500. Могу также сообщить, что работать с нами обычно легко.

Мы были бы рады сотрудничать с вами в этом проекте. Жду вашего ответа.

(Еще один пример включения вопроса об оплате в первое письмо: см. предыдущую шпаргалку, с. 181–182.)

Разговор о деньгах не обязательно вести во враждебном тоне. На самом деле я обнаружила, что для успешных переговоров честность, ясность и справедливость гораздо лучше, чем агрессия и обман. Настоящий профессионал всегда ценит прямоту и откровенность.

 

Переговоры о своем гонораре

Талантливые люди ежедневно продают свои навыки и услуги по заниженной цене, поскольку не решаются на откровенную дискуссию о деньгах. Конечно, такой разговор может быть неприятным, но результат стоит того. Всего 15–30 минут дискомфорта могут повысить ваши заработки на годы вперед. Если вы намерены зарабатывать на жизнь творчеством, то в буквальном смысле не можете себе позволить игнорировать необходимость стать для себя самого самым квалифицированным финансовым консультантом.

Допустим, вы веб-разработчик и к вам обратился клиент по поводу создания нового сайта WordPress. Поскольку вы не хотите тратить время впустую, если заказчику не по карману ваши услуги, вам следует с самого начала обсудить финансовый вопрос. Вот как это можно сделать.

Привет, Дон. Спасибо, что обратились ко мне. Мне бы хотелось работать над вашим сайтом и в моем графике как раз появилось окно – я заканчиваю большой проект. Так что время меня устраивает.

Для веб-дизайна WordPress моя обычная ставка $150 в час. Но для таких больших проектов, как ваш, я могу сделать скидку до $100 в час. Предполагаю, что работа займет 3 недели, так что весь проект будет стоить $16 000. Это включает создание тестовой среды для разработки и отладки сайта, а также помощь в переходе на новый сайт при запуске.

Если такие расценки вам подходят, я составлю официальный контракт, и мы можем начать работу через 1–2 недели. Мне бы очень хотелось реализовать этот проект!

Давайте, рассмотрим достоинства этого письма. Во-первых, веб-разработчик выражает свой энтузиазм и готовность взяться за предложенную работу. Затем он информирует о своем рабочем графике, указывая, что обычно он очень загружен, но в данный момент у него есть свободное время. Он не хватается за предложенную работу, а сообщает о своей востребованности. Переходя к финансовому вопросу, он намеренно формулирует его как уступку клиенту, указывая, что уже снизил расценки. Так клиенту легче позитивно взглянуть на цену, а веб-дизайнеру – не слишком отклоняться от «и так низких расценок» под нажимом клиента. И в завершение он поясняет следующие шаги и вновь подтверждает желание работать над проектом. Это дает импульс разговору, предполагая, что веб-дизайнер готов приступить к работе, как только клиент одобрит цену.

Вы обратили внимание, что он не написал: «Дайте мне знать, если эти расценки вас устраивают»? Такого рода фразы – это фактически просьба о продолжении переговоров, и ее нужно избегать. Веб-дизайнер формулирует свои мысли так, чтобы подчеркнуть свою убежденность, что цена справедливая, и клиент должен просто согласиться с ней и дать старт проекту.

Даже если в глубине души вам неловко или вы чувствуете себя неуверенно, при обсуждении вопроса оплаты старайтесь казаться уверенным, убедительным и профессиональным. Преимущество электронной почты заключается в том, что никто не может видеть, что происходит за кулисами, и никогда не узнает, как вы мучились над каждым словом черновика. Постепенно вы привыкнете к процессу переговоров – по мере того как люди, не моргнув глазом, будут принимать ваши «смелые» расценки.

 

Как потребовать оплату с клиента

Клиенты непрерывно забрасывают вас электронными письмами, когда им нужны средства, а также исправления или дополнения к проектам. Но когда проект завершается и вы хотите получить оплату, поток сообщений зачастую иссякает. Когда клиенту от вас что-то нужно, письма текут рекой. Теперь же, когда что-то требуется вам, река пересыхает. Как разобраться с этой досадной ситуацией?

Лучшее средство не просить у клиента денег – предусмотреть эту неприятную ситуацию и задолго до ее появления запланировать, как ее избежать. То есть заранее провести откровенный и профессиональный разговор о деньгах со всеми клиентами. Вот основные вопросы, которые вы должны обсудить.

Согласуйте условия оплаты до начала проекта. Каков будет ваш гонорар? Каков график выплат (например, 50 % аванса в начале и 50 % – по завершении проекта)? Как будет осуществляться выплата (чек, денежные перевод, PayPal и т. д.)? У клиента появится сильная мотивация согласовать эти детали, если вы с самого начала заявите, что их следует прояснить до начала проекта. Если вы будете ждать, пока работа начнется – или, хуже того, когда уже закончится, – то у клиента не будет подобной заинтересованности.

Вот пример того, как затронуть вопрос оплаты после того, как вы договорились о цене.

Привет, Тим. Я рад, что мы будем вместе работать над этим проектом. Но, прежде чем приступить к работе, мне хотелось бы убедиться, что мы одинаково понимаем условия оплаты. (Скучный вопрос, я понимаю, но это поможет мне оставаться на плаву!)

Моя стандартная схема – 50 % аванса перед началом проекта и 50 % – после завершения, когда я пришлю вам окончательный вариант и он будет одобрен. Поскольку мы находимся в разных странах, то проще всего, вероятно, будет воспользоваться PayPal. Это вас устроит?

Если вы согласны, я впишу эти условия в краткий контракт и вышлю вам, чтобы вы заверили его электронной подписью. И тогда мы можем начинать.

Пусть клиент подпишет контракт. Договорившись об условиях, оформите их в письменном виде и предложите клиенту подписать контракт. Тогда при возникновении проблем у вас будет юридическая защита. Но еще важнее то, что вы продемонстрируете профессиональный подход к управлению своими проектами и к вопросам оплаты. Составляя договор с клиентом, вы должны помнить, что в наше время никто не будет отправлять вам факсом подписанный документ. Используйте такие сервисы, как Shake (shakelaw.com), которые предлагают шаблоны договоров, помогают изменить их согласно вашим потребностям, а также отправить для получения электронной подписи.

Не медлите с выставлением счета клиенту. К моему глубокому огорчению, многие фрилансеры, с которыми я работала в последнее время, забывали вовремя выставлять счета. Чем больше времени проходит от завершения проекта до выставления счета, тем чаще клиент забывает, что он вам что-то «должен». Более того, люди предпочитают платить, когда у них выделены на это деньги, а не спустя несколько месяцев. Все это значит, что вы должны использовать естественную инерцию проекта и выставлять счет сразу же после завершения работы. (А если вы условились об авансе, не начинайте проект, пока не получите оговоренную сумму.)

Пример письма после завершения работы, с выставлением счета.

Привет, Тим. Я рад, что к окончательному варианту замечаний нет! Я получил огромное удовольствие, работая над этим проектом вместе с вашей командой. Прилагаю счет на 50 % суммы, которая должна быть выплачена по завершении работы. В счете я указал свой адрес электронной почты, чтобы вы могли отправить деньги через PayPal, как мы договаривались.

Буду рад, если наше сотрудничество продолжится.

Суть в том, что если вы продемонстрируете серьезное отношение к деньгам, то и клиент с большей вероятностью будет серьезно относиться к вопросу оплаты. Если же у него возникнет ощущение, что вы не способны организовать свои дела и оплата вас не очень волнует, то стоит ли винить клиента, что ему тоже все равно?

 

Критические замечания

Начнем с того, что не всякую критику следует доверять электронной почте. Если речь идет о личных качествах или об ошибках в работе, то такие деликатные вопросы лучше обсудить лично. (Например, сообщение практиканту, что он не слишком хорошо проявил себя на встрече с клиентом, вопрос к коллеге, почему он не уложился в отведенные сроки, или просьба к начальнику не перебивать вас, когда вы разговариваете с клиентом.) Если же вы обсуждаете чью-то работу, то можно воспользоваться и электронной почтой – но только осторожно.

Первое условие любой критики – доброжелательность. Кому приятно обнаружить в своем почтовом ящике заряд откровенного негатива? Постарайтесь начать свое письмо с похвалы какого-либо аспекта обсуждаемой работы. Затем следует изложить адресату ясные и конструктивные замечания, которые позволят двигаться дальше. Нельзя просто сказать: «Это паршиво». Вы должны указать, что́ именно вас не устраивает и как это исправить. Предлагая изменения, обязательно формулируйте их в виде вопросов – «не могли бы вы?» – чтобы не вторгаться в сферу ответственности получателя и чтобы у него не создавалось впечатления, будто вы им командуете.

Допустим, вы работаете с иллюстратором над ежегодным обзором художественных работ. Она только что прислала вам первые наброски, и стилистически они не совсем соответствуют вашим представлениям.

Привет, Тара. Спасибо, что так быстро прислали первые наброски. Это очень полезно – как можно раньше получить представление о ваших идеях.

Отличная работа, но мне кажется, что в эстетическом плане наброски более утонченные и витиеватые, чем нам нужно. Не могли бы вы представить еще один вариант, с более четким и минималистическим подходом?

В приложении к письму есть несколько примеров работ других иллюстраторов, чтобы вы лучше представляли себе, что я имею в виду под минимализмом, о котором вам пишу.

Еще один совет: как можно чаще использовать в критических замечаниях слово «пока». Обратите внимание на разницу между такими фразами: «Это не то, что я хотел» и «Это пока не то, что я хотел». Добавив одно короткое слово, вы указываете адресату путь к совершенствованию и достижениям, а не просто отвергаете его работу.

Независимо от типа критических замечаний, необходимо помнить, что адресат – это человек, который старается как можно лучше выполнить свою работу. Как и вы. Если воспринимать его именно так – и критиковать работу, а не личность, – то никаких осложнений не возникнет.

 

Ответ разгневанному клиенту

Общаться с разгневанными клиентами очень неприятно. Однако если они получают ответ от разумного человека, который настроен на сотрудничество, то обычно сбавляют тон и ведут себя гораздо лучше. (Большинство людей выходят из себя, когда думают, что их игнорируют.) Вот почему так важно сохранять хладнокровие и понимать, что, если расстроенному человеку уделить должное внимание, ветер может перемениться.

Допустим, вы организуете конференцию и получаете рассерженное письмо следующего содержания:

Сегодня, как только открылась регистрация, я пытался записаться на семинар по рисунку, но не смог этого сделать, поскольку все места были уже заняты. Я заплатил $1000 за участие в конференции, а теперь мне говорят, что я не могу посещать тот семинар, который мне нужен! Это абсурд.

Вот как может выглядеть достойный ответ:

Привет, Джеймс. Я понимаю ваше разочарование. Семинары быстро заполняются потому, что на них установлено ограничение – 50 участников, чтобы обеспечить непринужденную обстановку. К сожалению, на конференции присутствует более 800 человек и мы не в состоянии удовлетворить желания всех, одновременно придерживаясь ограничения для семинаров.

Но я могу вам предложить вот что: я составлю список ожидания на семинар по рисунку, и в этом списке вы будете первым. Обычно на занятия приходят не все записавшиеся, и я думаю, что очень скоро вы сможете присоединиться к группе. Я сообщу вам, как только появится такая возможность. Благодарю за терпение.

Даже если клиент вам грубит, спор с ним никогда – подчеркиваю: никогда – не будет продуктивным. Как правило, у него есть веская причина для недовольства. Поставьте себя на его место и посочувствуйте ему. Если у вас есть убедительное объяснение неприятности, которая с ним приключилась, вкратце расскажите о нем. Если это действительно ваша ошибка, извинитесь. Затем – и это должно быть главным в письме – сообщите о том, как собираетесь исправить ситуацию.

Не нужно ни многословных извинений, ни пространных рассуждений о том, почему так получилось. Это лишь открывает новые возможности для претензий, а сами вы начинаете выглядеть слабаком. Будьте доброжелательными, твердыми, устраните проблему и сосредоточьтесь на движении вперед.

 

Отклонение просьбы или предложения

Отказ можно сравнить со снятием лейкопластыря – этот процесс лучше не затягивать. Когда вы отказываете претенденту на рабочее место или отклоняете предложение, колебания или долгие объяснения излишни. Вы не обязаны приводить причины для отказа – за исключением тех случаев, когда у вас есть на это время и вы твердо убеждены, что получателю нужна подобного рода конструктивная критика. В большинстве случаев объяснения лишь провоцируют продолжение дискуссии. (Представьте себе это так: вы приводите «причины» разрыва близких отношений. Поможет? Нисколько. Наоборот, даже продлит мучения, и обе стороны будут чувствовать себя еще хуже.)

Вот пример того, как отказать претенденту на рабочее место:

Здравствуйте. Благодарим за участие в конкурсе на должность менеджера по инфраструктуре. Мы рассмотрели вашу заявку и пришли к выводу, что ваш опыт не соответствует данной должности.

Мы ценим ваш интерес к компании и желаем успехов во всех будущих проектах.

Ниже приводится пример возможного отклонения предложения.

Привет, Тим. Спасибо, что попытались предложить нам эту статью. Я рассмотрел ее и пришел к выводу, что она не подходит для нашего издания.

Иногда вам нужно отклонить конкретное предложение, но поощрить будущие усилия. В этом случае необходимо указать конкретные причины отказа, а также указать, что именно нужно будет исправить в следующий раз. Например:

Привет, Тим. Спасибо, что попытались предложить нам эту статью. Несмотря на хороший стиль, она, по моему мнению, не подходит для нашего издания. Мы отдаем предпочтение материалу, который предлагает читателям реализуемые советы, а не глубокие исследования, иллюстрирующие чей-то образ жизни. Если вы хотите еще что-то нам предложить, познакомьтесь со стилистикой наших самых популярных статей и пришлите мне материал, соответствующий нашему профилю.

Если вы не хотите поощрять будущие предложения, не пишите ничего, что создаст у адресата впечатление, будто дверь для него по-прежнему открыта. Такая ясность и окончательность вердикта, возможно, покажутся жестокими, но многословные попытки «смягчить удар» лишь создадут ложные надежды. Сообщите о своем решении и распрощайтесь.

 

Как отклонить просьбу о встрече или рекомендации

Иногда люди желают невозможного. Они просят вас дать рекомендацию, которую вы считаете неуместной, или поделиться информацией о клиенте, за которым вы охотились много лет. Положение деликатное: вам не хочется выглядеть грубым и в то же время вы не хотите ради этого человека жертвовать своей репутацией или плодами упорного труда.

Отклонить просьбу о рекомендации можно так:

Привет, Клэр. Мне бы хотелось тебе помочь, но мы с [вставьте имя контакта] лишь недавно познакомились и на данном этапе мне неудобно кого-либо ему рекомендовать.

Вот пример отказа в информации о клиенте:

Привет, Дэн. Я хотел бы вам помочь, но вся контактная информация о клиентах считается собственностью компании. К сожалению, я не вправе делиться ею с конкурентами!

Каждый раз, когда вы даете рекомендацию, то фактически поручаетесь за этого человека. Если вы не склонны рисковать своей репутацией ради него или это неподходящий момент, вежливо отклоните просьбу. Как уже отмечалось выше, если люди вас о чем-то просят, это вовсе не значит, что они уверены в вашем согласии.

 

Программирование автоответчика, помогающего разгрузить электронную почту

Достигнув определенного уровня известности, вы обнаружите, что просто не в состоянии ответить на все электронные письма, которые к вам приходят. К сожалению, остальной мир – все, кто вам пишет, – не знает об этой ситуации. Пока вы им не сообщите. Один из способов разрешения этой проблемы – использовать программу автоматического ответа для информирования корреспондентов.

Вот пример автоматического ответа, использующего такой аргумент, как «миссия»:

Привет. Это автоматически сгенерированный ответ, поскольку в настоящее время я получаю такое количество писем, на которое ни один человек ответить не в состоянии.

В результате я отвечаю только на письма, которые связаны с моей деятельностью – помочь людям наполнить смыслом и творчеством повседневную работу.

Я постараюсь прочесть ваше письмо, но это может оказаться невозможным. Благодарю за понимание.

Мне также нравится дружелюбный тон автоматического ответа, который использует Тина Рот Айзенберг, основатель Tattly и CreativeMornings:

Привет! Этот автоматически сгенерированный ответ – попытка не создавать ложных ожиданий. Я получаю слишком много писем и просто не в состоянии прочитать все. Ящик входящих сообщений стал для меня источником чувства вины.

Я обещаю, что буду изо всех сил стараться ответить вам, как только смогу. Если ваше сообщение важное, а вы не получили ответа, попробуйте написать мне в Твиттер: @swissmiss! Спасибо за понимание.

Если вы не хотите использовать автоматический ответ, но не справляетесь с потоком писем, можно объяснить ситуацию на страничке контактов своего сайта. Такой подход имеет дополнительное преимущество: ожидания отправителя определяются до того, как он напишет вам письмо.

У писателя Кэла Ньюпорта на странице контактов помещено такое объявление:

Вследствие глубокой погруженности в творчество и работы по строгому графику я сознательно ограничил свои контакты. У меня нет доступной всем электронной почты и я не пользуюсь социальными сетями. За то ограниченное время, которое я могу выделить для писательского труда, я хочу сочинять тексты наилучшего качества. Однако одно из преимуществ блога состоит в том, что он предоставляет вам интересные возможности. С учетом этого, если вы хотите взять у меня интервью или у вас есть предложение либо рекомендация, которые могут сделать мою жизнь интереснее, пишите мне в раздел «интересное» на calnewport.com. По причинам, указанным выше, я буду отвечать только на те предложения, которые согласуются с моими планами и интересами.

Художник и писатель Остин Клеон также четко ограничивает ожидания корреспондентов на странице контактов своего сайта:

Пожалуйста, имейте в виду: я получаю столько писем, что на бо́льшую их часть ответить просто не в состоянии! (В противном случае у меня не осталось бы времени ни на что другое.) Мне приятно внимание читателей и поклонников, и я читаю все письма, но просто не могу ответить. Заранее прошу меня простить.

И Клеон, и Ньюпорт после процитированных сообщений предлагают разнообразные ссылки, чтобы с самого начала сориентировать людей: адреса электронной почты своих агентов – для предложений прочесть лекцию, литературных агентов – для запросов об авторских правах и т. д.

Чем больше усилий вы приложите для информирования людей о нужных контактах, прежде чем они вам напишут, и чем четче вы сформулируете, чего им ждать, после того как они отправят вам письмо, тем лучше для вас. Как говорят спортсмены, «лучшая защита – это нападение».

 

Приложения, расширения и другие ресурсы для работы с электронной почтой

Расширения Gmail, которые резко повысят вашу производительность. Если вы еще этого не сделали, немедленно загрузите Inbox Pause (inboxpause.com); это расширение позволит «поставить на паузу» входящие сообщения, чтобы они не отвлекали вас, пока вы обрабатываете уже пришедшую почту. Если вы хотите поработать с электронной почтой в самолете или в другом месте, где отсутствует беспроводная связь, установите Gmail Offline (bit.ly/1oJ9lZL), которое позволяет получить доступ к почтовому ящику при отсутствии связи, а затем отправить почту одним пакетом, когда связь восстановится. И наконец существует новая «умная оболочка» браузера Chrome под названием Sortd (sortd.com), которая позволяет распределять входящие письма по настраиваемым категориям, например: «Сделать», «Напомнить» и «Контракты».

Программы-органайзеры, совместимые с электронной почтой. Я настоятельно рекомендую установить Sunrise app (sunrise.am) на ваш компьютер и мобильный телефон. Очень удобное приложение как для iPhone, так и для Android, без проблем синхронизируется с календарями Outlook, Google и iCloud. Но самой полезной я считаю функцию 1-on-1 (sunrise.am/meet), которая позволяет организовывать встречи, не выходя из программы электронной почты. Кроме Sunrise существуют и другие удобные программы-органайзеры, например Wave (wavecalendarpp.com), Fantastical (flexibits.com/fantastical) и Calendar 5 (readdle.com/calendars5).

Системы организации электронной почты. Если вы относитесь к тем людям, которые любят, когда все лежит на своих местах, то вам, возможно, захочется создать систему папок, помогающую сортировать, оптимизировать и обрабатывать электронную почту. Но у каждого из нас свои привычки и предпочтения, и поэтому не существует универсальной структуры, которая подходила бы всем. Вот несколько примеров, иллюстрирующих разные подходы к созданию такой системы: творческим людям может понравиться система иллюстратора Джессики Хише (bit.ly/1Q0ff73), бизнесмены чаще предпочитают структуру Дэвида Аллена (bit.ly/1oo9VjM), а минималисты удовлетворятся подходом Мерлина Манна (bit.ly/1R72XsC).

Системы для составления, отправки и подписания контрактов по электронной почте. Для составления контрактов и управления ими есть две чрезвычайно удобные системы: Shake (shakelaw.com) и Docracy (docracy.com). Shake – это продуманная и быстрая система, предлагающая образцы контрактов для руководителей стартапов, дизайнеров, режиссеров, музыкантов и представителей других творческих профессий. Она бесплатна для индивидуальных пользователей и платна для бизнеса. Docracy – это бесплатная библиотека юридической документации для предпринимателей, фотографов, дизайнеров, фрилансеров и многих других. Она также позволяет вести переговоры по условиям контракта и отслеживать изменения, предлагаемые разными сторонами, прежде чем подписывать контракт.

Хитрые средства для избавления от почтового мусора. Unroll.me – это великолепный инструмент очистки ящика входящих сообщений на настольном компьютере или устройстве, работающем под управлением iOS device. Он сканирует ящик входящих сообщений на рассылки и позволяет вам либо отказаться от всех рассылок сразу, либо свести их в одно сообщение. Теперь у вас будет одна рассылка в день, а не десять или двадцать. Но у настоящего профессионала есть в запасе еще один трюк: Email on Deck (emailondeck.com). Это сервис позволяет завести временный бесплатный адрес, который выглядит как настоящий, хотя таковым не является. Он идеален в том случае, если вам нужно указать адрес электронной почты, но вы не хотите подписываться на еще одну рассылку.