Подпись под электронным письмом
Вы когда-нибудь получали письмо, в котором подпись была в 10 раз длиннее самого сообщения? Не слишком изящно. В эру мобильных устройств разумно избегать непомерно раздутых подписей под электронными письмами. Ограничьтесь необходимой информацией – должностью и контактными данными. Почтовый адрес не обязателен, его следует включать, если люди регулярно отправляют вам почтовые сообщения или посещают ваш офис. Следует избегать: вдохновляющих цитат (они утомляют после первого же обмена сообщениями), картинок или логотипов (получатель может перепутать их с вложениями), кучи рекламных ссылок на ваш веб-сайт, Twitter, Instagram, TED и т. д.
Подумайте, какое впечатление вы хотите произвести, и оставьте только то, что имеет значение. Если вы фотограф, то имеет смысл указать свой Instagram. Если вы литературный обозреватель, стоит дать ссылку на статьи и указать почтовый адрес, по которому следует присылать рукопись. Если вы составляете список рассылки, полезно указать адрес подписки на информационный бюллетень. Как сказал Генри Торо: «Упрощайте, упрощайте».
Несколько примеров:
Джоселин K. Глей
jkglei.com/newsletter
@jkglei
Том Джеймс
Директор, Startup.ly
707-543-1234
Кристин Корт
Фотожурналист
Сайт: kristincourt.com
Инстаграм: @courtie
Джим Тервел
Критик, NYRB
Звонить: 212-345-6789
Читать: nyrb.com/thirwell
Почта: 805 Broadway, NYC, 10001
Сообщение об отсутствии на рабочем месте
Ключ к эффективному сообщению об отсутствии на рабочем месте – не давать лишних обещаний. Просто сообщите людям, когда вы будете отсутствовать, когда вернетесь на рабочее место и когда прочтете их сообщение. Пример:
Привет. Я буду отсутствовать на рабочем месте с понедельника 11 ноября по пятницу 15 ноября. Во время отпуска я не смогу отвечать на электронные письма.
Я вернусь на рабочее место в понедельник 18 ноября и отвечу на ваши письма, как только смогу. Скорее всего я буду загружен работой. Заранее благодарен за терпение.
Лучше установить низкий уровень ожиданий и превысить его, чем пообещать и не сдержать слово. (Следует прояснить: это рекомендация не для жизни вообще, а только для сообщений об отсутствии на рабочем месте.) Даже если вы собираетесь проверять электронную почту во время отпуска, лучше сказать, что у вас не будет такой возможности. Тогда, лежа на пляже и думая: «Я ни за что на свете не открою свою рабочую почту», вы никого не подведете. А если вы все же решите ответить кому-нибудь, пусть это станет приятным сюрпризом.
Заслон непродуктивному мозговому штурму
Когда вы включены в рассылку большой группы, обсуждения «что, если» могут выходить из-под контроля, отвлекая вас от дела и засоряя почтовый ящик. Более того, все эти идеи, вероятно, потеряются в потоке слов, поскольку электронная почта меньше всего подходит для мозгового штурма. В подобном случае рекомендуется вежливо прекратить обмен идеями в данной рассылке, предложив более удобное место для мозгового штурма.
Друзья! Столько отличных идей в рассылке! Может, поговорим не в Сети, чтобы более основательно все обсудить? Как насчет встречи в этот четверг, 15. 04, в 3 часа дня?
Я собрал все высказанные идеи в Google doc: [ссылка]. Давайте выскажем там все дополнительные соображения, а затем обсудим повестку встречи.
Если вы не пользуетесь Google doc, существует множество других сервисов, которые позволяют выкладывать документы в общий доступ и всем членам группы их редактировать. Так вы можете следить за идеями всех участников форума, не забивая мусором почтовые ящики других.
Избавление от раздражающих рассылок
Бывает, что вы вовлекаетесь в почтовую рассылку, которая становится неинтересной. Вам нечего добавить, а письма продолжают приходить. Есть несколько приемов, помогающих преодолеть это затруднение. Если среди участников переписки у вас нет хороших знакомых, вы должны попросить группу удалить вас из рассылки. Самый изящный способ – сообщить, что вы чувствуете себя лишним в той серьезной дискуссии, которую ведут остальные:
Похоже, парни, вы уверенно держите дискуссию под контролем! Переведите меня, пожалуйста, в статус «скрытая копия», чтобы я мог откланяться.
Однако если в дискуссии участвует близкий друг или коллега, вы можете ответить только ему, попросив перевести в статус «скрытая копия» и честно объяснив ситуацию:
Шон, переведи меня, пожалуйста, в статус «скрытая копия», когда будешь отвечать. Я пытаюсь избавиться от мусора, заполнившего мой почтовый ящик на этой неделе.
По возможности направляйте просьбу об удалении из рассылки одному человеку – вероятность, что ее выполнят, увеличится. Тем не менее, если оба этих метода не подходят, на помощь придет третий.
Пользователи Gmail в меню входящих сообщений в разделе «more» могут найти волшебную опцию «mute». Когда вы нажимаете эту кнопку, все дальнейшие сообщения рассылки отправляются в архив, минуя ящик «Входящие». Если вы затем хотите просмотреть рассылку, ее можно найти на «is: muted». Эта функция также помогает скрыть форумы, которые слишком разрослись, и автоматические рассылки, засоряющие ящик входящих сообщений.
Обсуждение продуктивного совещания
Большинство неудачных совещаний становятся таковыми уже после их окончания. Вы собираетесь вместе, обсуждаете потрясающие идеи, но затем никто ничего не предпринимает и все заканчивается ничем. Если вы действительно заинтересованы в результате и хотите прослыть профессионалом, возьмите на себя труд в течение 24 часов после совещания составить краткий список последующих действий. Включите в свое сообщение согласованные сроки, начинайте каждый пункт с глагола в активной форме и распределите задачи по исполнителям.
Вот пример резюме после рабочего совещания:
Привет. Отлично поработали вчера вечером! Вот что все мы должны сделать к пятнице, 13.06.
Дэйв:
– Исправить ошибку в шаблоне рассылки почты.
Кент:
– Разработать новый дизайн информационного бюллетеня для мобильных телефонов.
– В четверг вечером отправить тестовые сообщения всей команде.
Эмили:
– Закончить разработку строки «Тема» электронного письма.
– Соединить все списки электронной почты, как обсуждалось.
Также бывает полезно подвести итог неформальной встречи, если это уместно:
Привет, Карла. С удовольствием сегодня с тобой поболтала!
Вот статья, которую я упоминала, о том, как страдает разговор, когда на столе лежит сотовый телефон: [ссылка].
Я сообщу тебе о кандидате в стажеры, о котором говорила, когда он мне ответит.
Еще один пример – подведение итогов после встречи с клиентом – можно найти на с. 119.
Обращение с просьбой к начальнику
Предположим, вы хотите взять отгул, поехать на конференцию или расширить штат сотрудников. О чем бы вы ни просили, позаботьтесь о том, чтобы ваш запрос был сформулирован с точки зрения пользы – для него и/или для компании, а не для вас. Кроме того, дайте ясно понять, что вы тщательно обдумали все негативные последствия и позаботились об их устранении. Запрос о расширении штата может выглядеть следующим образом:
Привет, Карен. Я знаю, что скоро вы будете планировать бюджет на следующий год, и мне хотелось бы обсудить возможность взять на работу еще одного менеджера по продажам. Я посмотрел цифры и пришел к выводу, что дополнительный работник позволит нам удвоить число новых клиентов, и это означает, что за три месяца он окупит свою зарплату и начнет приносить прибыль компании.
Просьбу об отпуске можно сформулировать так:
Привет, Карен. Я прошу вашего разрешения взять отпуск в октябре: с понедельника, 06.10, по понедельник, 13.10. Мы только что закончили запуск повторной маркетинговой кампании в Сети, так что ничего срочного не предвидится, а Марк согласился заняться моими клиентами во время моего отсутствия. К большим праздничным распродажам я вернусь отдохнувшим и свежим!
На с. 115 и 118 был приведен простой пример письма начальнику с просьбой отправить на конференцию. Независимо от темы запроса вы должны помнить главное правило: облегчить согласие.
Как договориться о встрече с человеком, которым вы восхищаетесь
Одно из великих чудес интернета – относительная простота, с которой вы можете связаться почти со всеми. Но это не значит, что человек, к которому вы обращаетесь, вам что-то должен. Не стоит считать, что предмет вашего восхищения обязан ответить на электронное письмо – скорее это попытка привлечь его внимание. Представьтесь, постарайтесь завоевать доверие и продемонстрируйте знание его работы. Если вы находитесь на одном профессиональном уровне, вполне допустимо предложить встречу за кофе.
Привет, Робин. Это Кевин Коутс, журналист-фрилансер. Я уже много лет слежу за вашими публикациями по проблемам занятости в блоге и в журнале WIRED. Сам я выпускаю еженедельный бюллетень об изменениях на рынке труда под названием Free Agents, у которого более 20 000 подписчиков. Не согласитесь ли вы как-нибудь за чашкой кофе обсудить профессиональные темы?
Если разница в положении слишком велика, предложите краткий телефонный звонок:
Привет, Майкл. К вам обращается С. К. Чалмерс, студент колледжа. Ваши недавние видеоклипы для Бьорк и Эфекса Твина – на голову выше всего, что мне приходилось видеть. Я изучаю киноискусство в Нью-Йоркском университете и собираюсь стать режиссером музыкального видео. Мне хотелось бы узнать, не согласитесь ли вы на 15–20-минутный разговор со мной, чтобы обсудить вашу технику цифровой анимации?
Я понимаю, что мою просьбу трудно выполнить, но мне хочется учиться у лучших из лучших. Конечно, вы очень заняты, и я буду благодарен, если вы найдете время подумать о моей просьбе.
Обратите внимание, что во втором примере отправитель признает занятость получателя и благодарит за прочтение письма. Если вы новичок, обращающийся к чрезвычайно успешному человеку, постарайтесь быть максимально вежливым и любезным.
Восстановление старых контактов
Некоторые люди регулярно поддерживают связь со всеми своими контактами, но большинство простых смертных этого не делают. Тем не менее когда после долгого перерыва вы хотите восстановить с кем-то связь, вы не должны чувствовать себя неловко. Главное – подготовиться и проявить человечность, то есть доброту, любопытство и благородство. Узнайте последние достижения этого человека, кратко сообщите о том, чем заняты вы, спросите, как у него дела, поделитесь информацией или идеей, которые могут его заинтересовать.
Вот пример того, как можно предложить встречу за чашкой кофе:
Привет, Фред. Мы давно не общались. Я узнал, что вы только что начали работу над новым стартапом. Мои поздравления! Как идут дела? Вас увлекла эта работа?
Несколько месяцев я, не поднимая головы, работал над новым сценарием и только теперь могу наконец перевести дух. Вы не хотите в ближайшие несколько недель встретиться за чашкой кофе и возобновить знакомство?
Если вам не нужна личная встреча, то хороший способ восстановления отношений – поделиться статьей, книгой или идеями. Например:
Привет, Натали. Как жизнь на Восточном побережье? Недавно, читая книгу Тайлера Коуэна «Среднего более не дано», я вспомнила о наших дискуссиях по поводу будущего. Очень интересная книга. Рецензию в WSJ можно найти здесь: [ссылка].
Единственное, чего следует избегать, – восстанавливать связь с человеком только тогда, когда вам от него что-то нужно. Он обязательно это поймет, и ваши отношения испортятся. Постарайтесь выработать привычку регулярно связываться с людьми и делиться чем-нибудь позитивным – отправить ссылку на статью, как в предыдущем примере, выразить восхищение благоприятными отзывами в прессе, отправить короткое сообщение через социальную сеть. И когда вам действительно понадобится о чем-то попросить, это не будет выглядеть неприятно.
Электронное письмо с благодарностью
В этой книге мы много говорили о просьбах. Но у просьбы есть следствие, о котором мы часто забываем, – благодарность. Кто-то дал вам рекомендацию и тем самым помог вашей карьере? Или вместе с вами работал над успешным проектом? Или оказал услугу, когда вы попали в затруднительное положение? Отправьте письмо с благодарностью и повысьте количество позитива в почтовом ящике этих людей. Им приятно знать, что они кому-то помогли. И как уже отмечалось выше, это увеличивает вероятность, что они в следующий раз помогут вам – или кому-то еще.
Вот пример такого письма:
Привет, Карла. Большое спасибо, что потратила время на рецензию моей биографии и отправила подробные замечания. Я только что опубликовала исправленную версию на своем сайте и теперь чувствую себя более уверенно, привлекая новых клиентов. Я у тебя в долгу!
Еще один пример:
Привет, Марк. Мы получили массу положительных откликов на новый сайт, который вы для нас сделали. Число обращений увеличилось на 50 %! Без вас мы бы этого не достигли. Мы очень ценим вашу отличную работу в этом проекте.
И еще один:
Привет, Салли! Как поживаете? Помните ту конференцию, которую вы рекомендовали мне в прошлом году? Так вот, я участвовала в ней и познакомилась с потрясающей женщиной предпринимателем, и мы с ней основали новую компанию! Огромное спасибо за подсказку – вы изменили всю мою жизнь!:)
Людям приятно знать, что они оказали вам услугу. Скажите им об этом.