Любой труд и особенно его результаты требуют измерения. Но торгпред значительную часть рабочего дня проводит вне офиса – в «полях». Понятно, что компания-работодатель нуждается в отчетах, не только ради контроля эффективности, но и для понимания ситуации на территории.

Положа руку на сердце скажу, большинство торговых представителей с неохотой заполняют разные отчеты. Куда проще выскочить из магазина, бросить папку и помчаться к следующей торговой точке. Время не ждет – некогда заниматься бумажной ерундой! Однако это ошибочная позиция: отчеты – это не помеха, а союзник в полевых сражениях. Во-первых, заполнение отчетов серьезно дисциплинирует. Во-вторых, отчеты являются важным источником информации. В-третьих, использование отчетов позволяет грамотно обозначить цели.

Надеюсь, что убедил.

К стандартной и применяемой практически всеми компаниями отчетности торгового представителя относятся:

1. Дневной отчет (дэйлик) – документ, содержащий перечень торговых точек с адресами, посещенных торговым представителем за рабочий день и показывающий статус, выполненных в них активностей, и дистрибьюцию ключевых марок.

2. Карта клиента – документ, содержащий требуемую компанией информацию о торговой точке и помогающий планировать и контролировать работу с клиентом. В карту клиента заносятся следующие сведения:

– Название торговой точки (вывеска);

– Юридическое название;

– Фактический и юридический адреса;

– Имена контактных лиц и лиц, принимающих решения;

– Контактные телефоны;

– Банковские реквизиты;

– Тип торговой точки;

– Расположение;

– Наличие рекламы и торгового оборудования.

Карта клиента, как правило, содержит и сведения о товарных остатках и продажах в торговую точку, что очень важно для формирования правильного заказа и поддержания уровня дистрибьюции.

После каждого визита торговый представитель также обновляет информацию о выполненных и поставленных задачах по развитию клиента.

Прогресс не стоит на месте и в настоящее время многие компании переходят на электронную форму отчетности, выдавая торгпредам электронные устройства, что сильно облегчает работу в «полях», убирает бумажную рутину, но с другой стороны увеличивает количество фиксируемых показателей. К тому же широкое распространение цифровых фотокамер (прежде всего в телефонах) привело к усилению контроля. Теперь торговый представитель предоставляет ещё и фотографии посещенных магазинов и киосков, и истинная ситуация в них видна как на ладони.