КАК СОСТАВИТЬ ПЛАН ДЕЙСТВИЙ?
Теперь, когда логика действий выработана, допущения определены, показатели и средства проверки найдены, настало время составить перечень конкретных действий для достижения каждого промежуточного результата. Возможно, некоторые из них уже внесены в схему «начерно» в результате предыдущего обсуждения, теперь же мы подойдем к этому вопросу более основательно.
Отвечаем на вопрос: Что именно необходимо и достаточно сделать для гарантированного достижения промежуточного результата с учетом указанных показателей?
Как это сделать? Обычно действиями являются «корешки дерева целей». На Рисунке 11 предполагаемые действия – это цели 2.1.1.1, 2.1.2.1, 2.2.1, 2.3.1, 2.3.21.
В примере про двор, лишенный места для игр детей, конкретными действиями будут являться такие, как ремонт детской площадки либо постройка новой, поиск или создание охраняемой парковки для автомобилей жильцов, посадка деревьев, организация субботника с целью уборки двора, вывоз строительного мусора, изгнание алкоголиков с детской площадки и т.д.
Определяем для каждого из результатов те действия, которые приведут к его достижению, и выписываем их в графу таблицы под рассматриваемым результатом. Помещенные под результатом действия должны гарантировать достижение промежуточного результата. Если это не так, требуется добавить пропущенные операции и обсудить возможные допущения.
Однако временами не все так просто, и при более детальном рассмотрении может оказаться, что «корешок» сам по себе является достаточно сложной проблемой. Поскольку мы уже решили ранее, что она находится в нашей компетенции, мы должны провести дополнительный анализ, начиная от новой центральной проблемы – промежуточного результата.
В нашем примере «сооружение новой детской площадки» потребует ведения переговоров с ЖЭСом, получения разрешения на демонтаж старой площадки, создание проекта новой, согласование нового проекта как отвечающего нормам и безопасного для детей, «добывания» и транспортировки материалов, собственно сооружения, приема работы уполномоченными лицами, возможно контактов с санитарной службой. В целом данное действие порождает ряд других действий, требует налаживания контактов с множеством людей и планирования отдельного мини-проекта.
Если пути достижения результата неясны, следует сразу детально разобраться с вопросом и построить «дерево проблем» на несколько уровней ниже «непонятного» места либо указать в плане действий ссылку на необходимость дополнительного анализа, а позже провести детальное изучение вопроса. Возможно, потребуется обращение за консультацией к специалистам. Такое решение продемонстрирует ответственное отношение к вопросу, в отличие от «приблизительного» планирования «примерных» действий.
Таким образом, либо план действий после проведения исследований станет для проектной группы очевиден, либо она «запутается» в проблеме, что говорит о недостаточно глубоком изучении проблем на этапе анализа. В этом случае для «непонятной» для решения проблемы потребуется повторное применение метода ЛСП.
Вернемся к составляемому нами плану. Еще одно дополнение ко всему сказанному: как правило, действия указываются в таблице в порядке их выполнения – сверху вниз.
Напомним, что на любом этапе допускается переформулирование действий, разумная детализация деятельности – ведь мы составляем эффективный план действий.
КАК ПРАВИЛЬНО УКАЗАТЬ НЕОБХОДИМЫЕ РЕСУРСЫ?
Если все участники нашей аналитической группы согласны с составленным планом действий, то можно переходить к определению необходимых ресурсов.
Напротив каждого действия необходимо указать ресурсы, которые необходимы для его осуществления. Указываются не только недостающие ресурсы, но ВСЕ те, которые понадобятся для осуществления данного действия.
Если нам необходимо выкопать большую и глубокую яму, начинающуюся у ограды, за определенный период времени («до обеда»), и у нас уже есть требующееся количество добровольцев (5 человек), а лопат только 3, то в графе, посвященной ресурсам для осуществления действия «копание ямы в период времени, верхняя граница которого – обеденный перерыв», надо указать не только недостающие 2 лопаты, но «5 человек и 5лопат». А еще лучше – вместо количества людей указать объем работы в человеко-часах.
Если для осуществления действия необходимы какие-либо ресурсы – компьютер, автомобиль, другое оборудование – на ограниченное время, скажем, 5 дней, то будет ошибкой включать полную стоимость приобретения такого оборудования в ресурсы проекта. Следует узнать цену на аренду оборудования (посмотреть предложения организаций, предлагающих такую услугу) или стоимость амортизации оборудования на этот срок (работа для бухгалтера).
Если для проведения анализа центральной проблемы нашего проекта нам требуется аренда зала на 50 мест на 3 дня, вы ведь не будете включать среднюю стоимость такого помещения на рынке недвижимости в калькуляцию проекта?
После указания ресурсов, необходимых для осуществления действий, которые приведут к достижению промежуточного результата, необходимо убедиться в том, что совокупность действий и перечисленных ресурсов в сочетании с допущениями гарантируют достижение промежуточного результата, и выбранные для него показатели будут достигнуты.
После завершения этапа описания ресурсов опять же требуется убедиться в том, что все участники обсуждения согласны с представленной схемой в целом (от действий в совокупности с допущениями – к промежуточным результатам, от промежуточных результатов в совокупности с допущениями – к цели проекта, от цели проекта в совокупности с допущениями – к общей цели). Если же это не так, необходимо продолжить работу до достижения полного согласия всех сторон с внесением необходимых изменений.
После завершения этапа планирования действий логико-структурная схема, наконец, заполнена!
Вот как приблизительно будет выглядеть логико-структурная схема для нашего примера после предварительного составления «на карточках» (см. Рисунок 18.):
Рисунок 18. Пример логико-структурной схемы – шаг 4
Если документ, в котором будет присутствовать заполненная ЛСС, предназначается для подачи заявки на получение финансирования проекта, надо учитывать, что различные грантодатели и доноры руководствуются своими собственными правилами при оценке стоимости проекта. К примеру, объем работ может переводиться в человеко-часы, а затем стоимость проекта рассчитывается по стоимости единицы потраченного времени. Практически любая организация по первому запросу предоставит требуемые стандарты, руководства по заполнению заявки, условия конкурса и иную подобную информацию, используя которую в сочетании с имеющейся логико-структурной схемой, вы легко справитесь с оформлением документов.
ЗАПОЛНЯЕМ СХЕМУ – ПЛАН ДЕЙСТВИЙ
Итак, чтобы составить план действий, необходимо:
1. Определить действия, которые надо выполнить для достижения каждого из промежуточных результатов: «корни дерева целей» и действия, необходимые для достижения цели проекта.
2. Определить допущения для плана действий в целом.
3. Определить набор ресурсов, необходимый и достаточный для выполнения каждого из действий.
4. Проверить логику: совокупность выполненных действий при условии предоставления ресурсов и соблюдении допущений должна гарантировать достижение промежуточного результата.
5. Убедиться, что все участники обсуждения согласны с полученной картиной. Если это не так, продолжите работу по выбору и уточнению действий для каждого из промежуточных результатов.
6. Убедиться в том, что логика проекта сохранена.
ЗАПОЛНЯЕМ СХЕМУ – ГРАФИК МЕРОПРИЯТИЙ
Строго говоря, применение логико-структурного подхода завершается на предыдущем этапе, однако для эффективного планирования проекта важно составить календарный план работ (график мероприятий) на основе уже заполненной логико-структурной схемы.
После того, как определен план действий, мы должны установить временные рамки нашей деятельности в целом и ее отдельных этапов в частности. Также нужно установить приоритет выполнения действий: какая работа должна быть выполнена в качестве подготовительного этапа для последующих действий, а какая – для «отшлифовки» результата, каковы критические точки в выполнении нашего проекта. Необходимо определить ответственность каждого из участников на каждом из этапов выполнения проекта, чтобы четко знать, кто руководит работой на каждом из «фронтов», к кому обращаться за помощью и консультацией, кто будет нести ответственность в случае неожиданных сбоев и принимать ключевые решения. Также потребуется более подробная детализация программы действий до заданий.
Отвечаем на вопросы: Когда? Кто? Кто ответственный? Что должно быть сделано?
Наиболее часто план работ составляется в виде диаграммы Гантта (Gantt diagram).
Диаграмма Гантта названа в честь Генри Гантта (1861-1919), соратника «отца научного менеджмента» Фредерика Тейлора (1856-1915). Гантт изучал менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны и предложил свою диаграмму, состоящую из отрезков (задач) и точек (вех), как средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Диаграмма Гантта оказалась таким мощным аналитическим инструментом, что в течение почти ста лет не претерпевала изменений. И лишь в начале 1990-х для более подробного описания взаимосвязей в нее были добавлены линии связи между задачами.
Пример диаграммы Гантта представлен на Рисунке 19:
Рисунок 19. Пример диаграммы Гантта – составленного плана работ
Задачи (действия) представляются в виде отрезков на временной шкале (в данном случае это помещенный вверху таблицы календарь). Для каждой задачи (действия) может указываться состояние выполнения (на рисунке указано для действия 1 и задач 1.1 и 1.2). Для построения диаграммы, соответствующей ЛСС, мы укажем конкретные действия и отдельные задания, необходимые для их осуществления.
Диаграмма позволяет расположить задания в хронологическом порядке относительно времени начала (завершения) их выполнения либо их приоритетности.
Также указываются связи между действиями (заданиями), если выполнение какого-либо действия может начаться только после завершения другого (либо наличия определенных результатов, которые будут получены в ходе или после выполнения другого действия). На диаграмме начало выполнения действия 2 будет произведено только после выполнения действия 1, а задание 3.3 каким-то образом зависит от завершения задания 2.1.
Технические средства для создания диаграммы Гантта (или других разновидностей расписания работ) легко доступны и присутствуют во многих программных пакетах, в том числе Microsoft ® Office Visio, Microsoft ® Project. Также существует достаточное количество свободно распространяемых (freeware) программ, которые ориентированы именно на планирование и контроль процесса выполнения, в том числе на создание подобных диаграмм.
Еще один элемент – контрольные точки, или вехи. В этих точках должна быть произведена проверка – мониторинг достижения каких-то конкретных результатов, объема выполненной работы и т.д. (подробнее об оценке и мониторинге проекта мы поговорим в главе «Критерии экспертизы проекта (Project Appraisal Criteria)»). На приведенной выше диаграмме такие вехи назначены на даты 31.01.2007 и 30.04.2007, и для них также должны быть определены критерии, согласно которым будет осуществляться проверка (например, «заключены договоренности с партнерами X, Y, Z» или «подготовка к посадке деревьев завершена»). Как правило, это достижение принципиального для осуществления проекта результата либо проверка допущения.