Для завершения создания организационной модели необходимо обеспечить работников средствами коммуникаций и информационными технологиями (ИТ). В современном обществе развитые корпоративные коммуникации и информационные технологии являются серьезным конкурентным преимуществом.
Корпоративная информационная система (КИС) – это комплекс программного обеспечения, который обеспечивает автоматизацию бизнес-процессов.
Например, в типографии может стоять 1C Бухгалтерия, PrintEffect для управления заказами и клиентская база (мини-CRM) Microsoft Access. Все это вместе и есть КИС. Крупные фирмы, чтобы не разводить «зоопарк», стремятся автоматизировать бизнес-процессы на единой платформе, например, SAP.Выбор способов и решений автоматизации зависит от размера бизнеса, его специфики и финансовых возможностей фирмы.
Обращаем внимание, что разработка бизнес-процессов относится к функции менеджмента «Организация», тогда как их автоматизация – к коммуникациям и информационным технологиям. Такое деление подчеркивает, что моделирование бизнес-процессов – это самостоятельный блок, не обусловленный наличием автоматизации. Автоматизации бизнес-процессов может и не быть, в таком случае процессы могут работать сами по себе. Очевидно, что автоматизация увеличивает эффективность работы в несколько раз.
Телекоммуникации – это средства дистанционной передачи информации: телефон, телефакс, телеграф, радио, телевидение и компьютерные телекоммуникации.
Внутрикорпоративные коммуникации: электронная почта, система электронного документооборота, скайп, ICQ, корпоративный портал.
В некоторых фирмах не понимают, для чего нужна корпоративная «аська ». На самом деле это очень удобный вид коммуникаций, который экономит массу времени. Если телефон отнести к системе срочных коммуникаций, то ICQ – это среднесрочное общение. Ведь если из-за каждого мелкого вопроса набирать номер и звонить, то в сумме наберется значительное количество непродуктивных минут и часов. «Аська» позволяет осуществлять общение параллельно с текущей работой, а также получать информацию о статусе работников: «на месте», «на совещании», «отсутствует», «в отпуске » и т. п.
Корпоративный портал – это внутренний сайт фирмы, предназначенный исключительно для сотрудников. Его пользу трудно переоценить – это еще одно пространство фирмы, только виртуальное.
На сайте размещают: • новости компании• обращения руководителей• базу внутренних нормативных документов• анонсы последних внутренних нормативных документов (регламентов, инструкций, положений и т. п.)• интерактивные странички подразделений (с возможностью задавать вопросы и отвечать на них)• информацию «кто есть кто» с фотографиями сотрудников и ссылками на их странички в социальных сетях• корпоративный телефонный справочник• статусы сотрудников («в отпуске с такого-то по такое-то», «в командировке» и т. п.)• страничку для новых сотрудников с пакетом документов и историей компании• обучающий раздел• полезную информацию по различным направлениям работы фирмы• поздравления, юмор и т. п.
Насыщенный, актуальный, интересный корпоративный портал формирует корпоративный дух и культуру, ежедневно задает тон и настроение для сотрудников. Такой ресурс консолидирует, позволяет работникам чувствовать себя частью сообщества – компании. Кроме того, портал – это своего рода СМИ фирмы, возможность формировать необходимое «общественное мнение» по принципиальным вопросам, нейтрализовывать слухи.Управление информационными технологиямиКоэффициент интеллекта компании определяется тем, насколько хорошо ее ИТ-инфраструктура обеспечивает доступ к информации, ее совместное использование и структурирование. Стив Хэкел, Ричард Нолан «Управление по проводам: использование ИТ для преобразования бизнеса» В наше время невозможно представить себе фирму без компьютеров. В понятие «рабочее место» уже давно входит «автоматизированное рабочее место» (АРМ).Когда говорим «офис», то представляем себе людей за компьютерами. В офисе без компьютера теперь разве что сотрудники клининговой службы. Да и то, наверное, временно, пока не придумают способы автоматизации уборки помещений.Для чего руководителю нужно знать, как управлять информационными технологиями? Ответ простой – затраты на информационные технологии одни из самых крупных в каждой фирме.Для принятия решений руководитель должен иметь представление о том, что такое информационные технологии в его фирме, как это работает и какова стратегия развития.По нашему мнению, в курс менеджмента давно пора внести дисциплину под условным названием «Ликбез по информационным технологиям». Квалифицированный руководитель не имеет права не знать эту сферу на достаточно хорошем уровне.Кроме того, в сфере информационных технологий каждой фирмы находятся серьезные экономические и юридические риски для бизнеса: от остановки всей работы вследствие вышедшей из строя автоматизированной системы до привлечения руководителей к административной и уголовной ответственности за использование нелицензионного программного обеспечения, а также судебных разбирательств по искам правообладателей.
Итак, рассмотрим блок информационных технологий фирмы с управленческой точки зрения. Что такое информационные технологии?1. «Железо» – серверы, автоматизированные рабочие места пользователей, офисная техника (принтеры, сканеры, МФУ [3] и т. п.).2. Сеть – проводные и беспроводные каналы, оборудование, которые объединяют все ИТ-оборудование в одну или несколько сетей.3. Программное обеспечение.4. Интернет.5. Часто к ИТ-функционалу относят системы связи – телефонию, каналы связи.
В маленьких фирмах все перечисленное находится в зоне ответственности одного системного администратора. Чем крупнее фирма, тем больше у нее автоматизированных рабочих мест, тем сложнее архитектура сети и серверного блока.
С ростом числа компьютеров в фирме появляется необходимость организации внутренней сервисной службы – системы оказания ИТ-услуг пользователям – сотрудникам фирмы (Service Desk). Эта функция должна обеспечивать бесперебойную работу оборудования и программного обеспечения. Офисный сотрудник не может полноценно работать без компьютера или принтера, поэтому ремонт, замена оборудования или восстановление работоспособности программы должны осуществляться в самые короткие сроки. Добиться этого позволяют специальные бизнес-процессы в информационных технологиях.В мировой практике методология управления информационными технологиями достаточно хорошо разработана: CobiT (Control Objectives for Information and Related Technology – Задачи информационных и смежных технологий) и ITIL (IT Infrastructure Library – Библиотека инфраструктуры информационных технологий) позволяют получить информацию о способах организации ИТ-подразделения в фирме.С ростом числа компьютеров в фирме появляется необходимость организации и контроля новых ИТ-функций.
Информационная безопасность. К этой сфере относятся: • избирательный доступ сотрудников к информации (каждый имеет право доступа только к информации, связанной с его служебными обязанностями);• антивирусная защита корпоративной сети.
Контроль соблюдения законодательства об авторских правах на программы для ЭВМ Во многих фирмах легкомысленно относятся к фактам использования сотрудниками нелицензионного программного обеспечения, полагая, что если работник самостоятельно установил взломанную игру или программу, то нести за это ответственность будет он сам. Это не так.За программное обеспечение (ПО), находящееся в компьютере фирмы, несет ответственность руководитель этой фирмы (или лицо, в должностные обязанности которого входит контроль за информационными технологиями), независимо от того, как это ПО туда попало.В случае выявления нелицензионного программного обеспечения возникает административная и, в некоторых случаях, уголовная ответственность:• согласно ст. 7.12 КоАП РФ на должностное лицо накладывается штраф от десяти до двадцати тысяч рублей, на юридическое лицо– от тридцати до сорока тысяч рублей с конфискацией оборудования, на котором было установлено контрафактное программное обеспечение;• если стоимость выявленного нелицензионного ПО превышает юо тысяч рублей, то наступает уголовная ответственность в соответствии со ст. 146 УК РФ в виде штрафа от двухсот до пятисот тысяч рублей и/или лишения свободы на срок до шести лет.
Нелицензионное программное обеспечение часто устанавливается при помощи особых программ-взломщиков. Если такая программа будет обнаружена в компьютере фирмы, то руководителя могут привлечь к ответственности на основании ст. 273 УК РФ «Создание, использование и распространение вредоносных компьютерных программ», предусмотренное наказание – до четырех лет лишения свободы.
В России контроль за соблюдением авторских и смежных прав в сфере информационных технологий, а также борьбу с изготовлением, распространением и использованием вредоносных программ для ЭВМ осуществляет специальное подразделение МВД РФ – Управление «К». Особенностью нашего законодательства является отнесение факта нарушения авторского права к делам публичного обвинения. Это означает, что не требуется заявления правообладателя о нарушении его прав, представители МВД могут самостоятельно провести проверку и, при наличии доказательств, инициировать привлечение к ответственности руководителя фирмы, даже если у самого правообладателя не будет никаких претензий к фирме в связи с использованием контрафакта.
Однако после решения суда, установившего факт незаконного использования программного обеспечения, правообладатель на основании ст. 1301 ГК РФ имеет право подать иск к фирме с требованием выплаты убытков либо компенсации до пяти миллионов рублей, либо двукратной компенсации стоимости программного обеспечения. Защитой авторских прав занимаются различные ассоциации правообладателей – разработчиков программного обеспечения. На их сайтах предусмотрена возможность анонимных сообщений об использовании нелицензионных программ в конкретных фирмах.Кроме юридических рисков, в сфере информационных технологий фирмы при отсутствии должной организации работы могут появляться другие значительные убытки. Например, некоторое программное обеспечение (SAP, Oracle, IBM и др.) требует поддержки: необходимо ежегодно оплачивать 18–30 % от стоимости лицензий.В случае перерыва в поддержке при ее последующем восстановлении фирма оплачивает штрафные санкции (стоимость просроченного периода поддержки с коэффициентом 1,4).Таким образом, сроки окончания действия лицензий или поддержки необходимо тщательно контролировать, чтобы не допустить неправомерного использования лицензий или не получить значительных штрафных санкций от правообладателя.
Управление программными активами изложено в методологии SAM (Software Asset Management), стандарт ISO IEC 19770-1: SAM Processes 09.05.2006. Для внедрения процессов управления программными активами можно пригласить консалтинговую фирму, специализирующуюся на соответствующих услугах. В перспективе, благодаря развитию «облачных» технологий, затраты на информационные технологии должны значительно уменьшиться, а возможности увеличиться.Принцип такой: фирма арендует в каком-нибудь дата-центре [4] виртуальное «облако» и размещает там свою корпоративную информационную систему. Для доступа будет необходим только надежный и скоростной канал связи.Фирма экономит на покупке и содержании собственных серверов, администрировании сети. В недалеком будущем любое программное обеспечение будет предоставляться в аренду, по трафику, поэтому уйдут проблемы нарушения авторских прав и сроков технической поддержки ПО.