Для написания делового письма используется напечатанный в типографии или на цветном принтере фирменный бланк формата А4 с логотипом фирмы. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются в правом нижнем углу арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны должна быть не менее двух сантиметров. Расстояние между строк – не более двух интервалов, желательно через полтора интервала. Текст размещается таким образом, чтобы внизу осталось достаточно места после текста, а вверху следует предусмотреть свободное пространство для резолюций и других служебных отметок.
Каждый абзац начинается с красной строки с отступлением пяти интервалов от левого поля. Расстояние между абзацами – два интервала. Рекомендуется избегать переноса слов.
Типовые структурные элементы
1. Область заголовка
Логотип, который размещается обычно слева с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
Ниже логотипа размещается заголовок к тексту документа. Языкова я конструкция заголовка может состоять из предлога о + существительное в предложном падеже, например: «О публикациях в журнале». Привлекающий внимание заголовок, раскрывающий содержание текста, помогает секретарю в сортировке и поиске писем, а также в определении приоритетности.
2. Обращение
Располагается по центру документа и содержит вежливую конструкцию, например: «Уважаемый (Многоуважаемый) Иван Петрович», «Уважаемый господин директор», «Уважаемый господин Вейцман» и т. п. Получателю всегда приятно личное обращение, а не на адрес фирмы.
Ни в коем случае нельзя писать «Ув. Г-н директор». Сокращения в личном обращении недопустимы.
3. Текст письма
Основные требования к его оформлению состоят в следующем:
✓ Как правило, деловое письмо должно касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата. Обычно оно состоит из трех частей: в первой части излагаются причины, по которым автор обращается с данным письмом. При этом могут быть приведены ссылки на документы, которые явились основанием для письма. Если это не первое письмо к партнеру, то его можно начать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Тем самым подтверждается продолжение диалога и его дальнейшее развитие.
✓ Во второй части излагаются выводы, сделанные на основе констатации фактов, о которых идет речь в первой части. Третья часть – это собственно то, ради чего написан данный документ, то есть содержащая просьбы, предложения, предостережения, напоминания и пр. Каждая из частей начинается с отдельного абзаца.
✓ Если письмо оформлено на личном бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. В конце письма, в левом нижнем углу пишется имя и фамилия исполнителя с указанием контактного телефона.
✓ Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается после подписи: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.
4. Комплимент
Обычно пишут «С уважением», однако могут употребляться и другие формы, зависящие от степени знакомства с адресатом или же от других обстоятельств, например: «Искренне Ваш», «С наилучшими пожеланиями», «С благодарностью» и т. п. Комплимент может быть написан автором письма от руки.
5. Подпись
Указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Что касается стилистики письма, то оно должно быть максимально деловым. Ряд методических пособий предписывают определенный стиль таких писем и формируют несколько «НЕТ» при их составлении: «нет» – сокращениям, «нет» – длинным письмам, более чем на одну страницу, «нет» – просторечиям и разговорным выражениям, «нет» – исправлениям и зачеркиваниям, «нет» – нарушению правил форматирования, «нет» – орфографическим и синтаксическим ошибкам, «нет» – излишней эмоциональности.
Предостережение о том, чтобы избегать в письмах излишней эмоциональности (употребления слов, обладающих ярко выраженной эмоциональной окраской, слов с уменьшительно-ласкательными суффиксами, междометий и т. п.), продиктовано тем, что информация, содержащаяся в тексте делового письма, является официальной по своему характеру. Однако если принять во внимание, что большинство документов призвано заинтересовать адресата, побудить действовать его в нужном автору направлении, то в письме должно найтись место и для эмоций, но они должны проявляться не в языке письма, а в его содержании.