Эпистолярному жанру, как и всем другим формам человеческого общения, присущи стандарты, помогающие быстро найти подходящее слово или словосочетание. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация делового письма значительно повышает эффективность переписки, заметно облегчает его восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом. К стандартным формулам относятся устойчивые обороты речи и часто употребляемые синтаксические конструкции.
Устойчивые обороты речи
✓ наилучший результат,
✓ наименее сложный,
✓ произвести проверку,
✓ создать необходимые условия,
✓ руководство компании считает возможным,
✓ организация не возражает,
✓ оптимальное решение,
✓ вероятные сроки,
✓ подтвердить получение,
✓ сообщить данные,
✓ подготовить к отправке,
✓ в сложившихся обстоятельствах,
✓ в дополнение к полученной информации,
✓ в присутствии официальных лиц,
✓ с участием вышеназванных лиц,
✓ нанести визит,
✓ при прочих равных условиях,
✓ в связи с тем, что…
✓ несмотря на неоднократные предупреждения.
Готовые синтаксические конструкции
✓ доводим до вашего сведения,
✓ напоминаем, что…,
✓ просим + инфинитив,
✓ направляем (гарантируем) + дополнение в винительном падеже.
Всегда следует помнить о синтаксических особенностях построения сочетаний. Так, большинство слов в письменной речи употребляется только с одним словом или же с ограниченной группой слов.
Например:
✓ благодарность объявляется,
✓ дипломаты аккредитуются,
✓ должностные оклады устанавливаются,
✓ договоренность достигается,
✓ задолженность погашается,
✓ кредит выдается,
✓ контроль возлагается,
✓ нота вручается,
✓ оплата гарантируется (производится),
✓ приказ издается,
✓ претензия предъявляется,
✓ платеж производится,
✓ счет выставляется,
✓ ущерб компенсируется,
✓ цена устанавливается,
✓ экзекватура выдается, и т. д.
А вот часто употребляемые словосочетания:
✓ аргументы – убедительные,
✓ доводы – веские,
✓ расчеты – окончательные,
✓ рентабельность – низкая,
✓ сотрудничество – взаимовыгодное,
✓ цены – высокие, и т. д.
К нормам делового стиля также относят и унификации грамматической структуры, причем выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт должен начинаться с указания адресата в дательном падеже – «кому», а затем – «что исполнить». Например, начальнику Управления внешних связей Иванову внести предложения по оптимизации структуры и сокращению кадрового состава.
Языковые формы
✓ в подтверждение (чего?) нашей договоренности,
✓ в порядке оказания (чего?) помощи,
✓ согласно (чему?) принятому ранее решению,
✓ исходя из (чего?) имеющейся потребности,
✓ в соответствии с (чем?) вашим письмом, и т. д.
Наряду с типичными канцелярскими оборотами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование и т. п.) такие словосочетания создают жесткий текстовый каркас.