Немного статистики

Эксперты компании Good Technology провели опрос среди 1000 сотрудников американских компаний. Он показал, что в среднем они тратят до 7 дополнительных нерабочих часов в неделю для того, чтобы ответить на звонки и электронные письма, связанные с работой.

Было установлено, что 68 % сотрудников проверяют свои почтовые ящики до начала рабочего дня (до 8 часов утра), а 40 % – после 10 часов вечера. 69 % респондентов не ложатся спать, пока не проверят рабочую учетную запись электронной почты. Более того, 57 % опрошенных отметили, что залезают в почту во время семейных встреч, а 38 % – за ужином.

Вот еще несколько фактов:

• 58 % онлайн-пользователей начинают свой день в Интернете с проверки почты (ExactTarget).

• Около 25 % интернет-пользователей проверяют почту утром, сразу после того как проснулись (AOL/Beta Research Corporation).

• 70 % офисных и наемных работников проверяют почту в течение рабочего дня (AOL/Beta Research Corporation).

Сказать, что это слишком – ничего не сказать. В то время, когда мы разбираем письма, не делается никакой настоящей работы, толкающей нас к чему-то новому. При всей своей привлекательности почта – рутина, болото, погружаясь в которое каждый день, мы сильно снижаем скорость достижения успеха в служебных делах и жизни.

Пусть это не статистика по России, но давайте предположим, что у нас на электронную почту уходит до 30 % рабочего времени. По данным хронометража, который мы проводим в рамках аудита рабочего времени предприятий, большинство сотрудников тратят на чтение почты от 2 до 3 часов в день.

В 80 % случаев такие затраты могут быть сокращены как минимум вдвое. Для бизнеса это значит, что в неделю мы освобождаем 5 часов на 1 сотрудника, в месяц – 20 часов, в год – 240 часов. Несложно подсчитать, что это 30 рабочих дней эффективного труда.

1 месяц, 1 неделю и 2 дня в год мы теряем просто из-за того, что не обучаем сотрудников (или себя) правильно обращаться с почтой. Еще раз скажу: это цифры только на 1 сотрудника. А если их хотя бы 10?

Пусть средняя зарплата в офисе 40 000 рублей. Если 10 сотрудников не умеют работать с почтой – это потеря 480 000 рублей в год. Неплохая плата за то, что мы не обращаем внимания на электронную почту?

Оставим в стороне сотрудников и вспомним, давно ли мы жаловались, что на важные вещи не хватает времени? На спортзал, интересные книги, учебную литературу, иностранный язык… Что такое 5 часов в неделю? Это:

• 3 дополнительные тренировки;

• 2–3 занятия на курсах иностранных языков;

• 1 книга;

• свободные вечера с родными.

Если подумать, фантазия разыгрывается так, что список вариантов можно продолжать бесконечно. В конце концов, за 10 лет накапливается больше 300 дней жизни! Это же почти год! А мы жалуемся, как быстро проходит время.

Есть всего две причины, по которым это происходит.

 

Простой способ общения

Нет ничего проще электронной почты. Чтение и ответы на письма на 99 % похожи на работу, но являются ею всего лишь на 1 %. Наряду с бесконечными совещаниями и встречами переписка – в первую очередь общение.

Электронная почта очень комфортна. Жонглировать письмами не только неутомительно. Это самый легкий способ общения. Куда проще написать письмо, чем позвонить по телефону. Особенно если речь идет о разговоре с клиентами или неприятным собеседником.

Когда пишешь письмо, не нужно стесняться, можно сколь угодно долго его обдумывать, выверять формулировки… Потом к такому общению привыкаешь, и оказывается, что вопросы, которые можно было решить 1 звонком, потребовали 4 дней переписки.

Вспомните, сколько раз вы, закипая от ярости, подходили к сотруднику, потому что дожидались его срочного ответа, а он говорил: я написал, жду, пока мне ответят. Что в этом случае мы думаем? Почему?! Почему нельзя было просто позвонить?!

Когда мы работаем с задачами, то замечаем, что общение по переписке не решает, а только множит проблемы. Если нам нужна не видимость работы, а результат, здесь плохо подходит электронная почта. Если есть вопрос, надо сразу добиваться полного ответа, чтобы продолжить дело. Что происходит, когда общение идет по электронной почте? Письма получают, читают, забывают, их приходится дублировать, и вот мы день, два, три ждем ответа.

Да, есть случаи, когда все должно быть записано. Но будем честными, сколько таких в нашей практике? 3 %? 5 %? 10 %? Что-то мне подсказывает, что не больше. Мы смеемся над «советскими» предприятиями, где докладные записки ходят неделями. А у самих работа затягивается не меньше, потому что мы ждем ответа по электронной почте.

 

Простой способ создать иллюзию работы

Самая печальная причина, которая вызывает самые печальные последствия, вот в чем. Электронная почта привлекательна тем, что работа в ней проста и создает видимость занятости. Оповещения о новых письмах всегда привлекают внимание и очень сложно удержаться от желания пойти посмотреть, что же там пришло.

Как мы знаем, каждый человек всегда старается заняться тем, что попроще. И электронная почта в этом незаменимый помощник. Когда писем немного, проблемы нет. Зато когда дел становится больше, приходится выбирать между тем, что обернется ростом и развитием, и комфортной работой с электронной почтой.

Если исключить незначительный процент серьезных писем, то лучшее название для работы с электронной почтой – рутина. Это бег на месте, в то время как по эскалатору вас обгоняют более энергичные соперники.

Когда сотрудник «не успел» выполнить важные поручения, можете быть уверены: он ответил на ВСЕ письма в своей почте. Прочитал их по 2 раза, очистил папочку «СПАМ», настроил пару новых фильтров и привел в порядок архив электронной почты. Конечно, ведь без стройной системы управления задачами не понять, чем заняться.

Электронная почта привлекательна еще и тем, что как бы сама формирует список дел. Пришло письмо – бери и делай. На то, чтобы прикинуть, чем заняться, не нужно тратить силы. Просто садись и отвечай на письма. Ни тебе работы над целями, ни составления планов, никаких проблем – открой программу и поехали. Все до нас уже продумано. Вот только где гарантия, что эти дела дадут результат? Где гарантия, что они ведут к цели? Где гарантия, что они помогут сохранить рост и развитие?

Все бы ничего, если бы не время. Самое жесткое ограничение, которое не дает бесконечно заниматься ерундой. Чем больше дел, как рутинных, так и развивающих предприятие, тем лучше и жестче стоит распределять время. Иначе на важные дела его может не хватить.

Нет ничего проще, чем засесть за письма. Иногда, соглашусь, работа с ними требует напряженных размышлений, однако нет никакой гарантии, что она пойдет вам на пользу. Брайан Трейси говорит, что каждый день стоит заниматься только самыми важными делами. Более того, ежедневно нужно концентрироваться только на 3 самых-самых главных! Если мы начинаем день с просмотра email, считайте, что для этой стратегии он потерян.

Самый легкий способ не закончить важное дело – переключиться на какую-то ерунду, а в конце дня обнаружить, что из нужной работы ничего не сделано, – и открыть почту. Почти все, кого я знаю, хотя бы раз в полчаса заглядывают в электронную почту. Что они там хотят увидеть? Весть, что дядюшка миллионер оставил наследство?

Если это менеджеры по продажам, снабжению или работе с клиентами – никаких претензий. У них заявки приходят по почте. Если речь о руководителях – это проблема. В первую очередь их работа – развитие. И если они начинают день с электронной почты, то с самого утра зарываются в рутину. Но это еще полбеды.

Опасность кроется в ассоциативных рядах. Если мы не знаем, как правильно организовать электронный ящик, то можем зацепиться глазами за начало письма или тему, которые всегда видны в программе, отправиться их читать и потом начисто забыть, чем занимались только что.

Мало того, нередки случаи, когда спустя два часа можно обнаружить себя на другом конце города и понять, что ты вовсе не хотел там оказываться. Лет 15 назад шел по телевизору забавный сериал «Альф» (тогда я еще телевизор смотрел). В нем главный герой говорит такие слова: «Я сидел тихо, мирно. Потом проголодался. Открыл холодильник. Дальше – как в тумане».

На 100 % похоже на то, как мы уплываем по ассоциациям, когда, отвлекаясь от основной работы, отправляемся проверить электронную почту.

Однажды на коуч-сессии я рассказывал, какую опасность скрывает неорганизованная электронная почта, как легко залезть в нее и потом обнаружить себя на другом конце города. Мой клиент, один из топ-менеджеров компании, работающей в нефтегазовом секторе, на это ответил: «Да что на другом конце города, я так однажды оказался в Хабаровске!»

 

Причины проблем

Основные проблемы при работе с электронной почтой возникают не столько из-за технической стороны ее организации, а из-за того, что мы не знаем, какие ее две функции нужно разделить. Они следующие:

• Накопитель («Входящие»);

• Архив.

Как не раз было сказано, электронная почта – отличный способ показать, как происходит работа с входящими сообщениями. Все настолько же очевидно, насколько привычно и просто: письма приходят в «Inbox» и лежат там до тех пор, пока мы их не прочитали.

В то время, что они пребывают там непрочитанными, мы заняты другими делами: размышляем над проблемами, работаем над задачами, творим или просто отдыхаем. Самое главное: то, что в этих письмах лежит, не попадает в голову, пока к этому не готовы мозги.

Вторая функция почтового ящика – Архив. К нему мы обращаемся, когда требуется найти нужную информацию: поднять переписку или получить приложенный файл. Соответственно нужна грамотная организация Архива, и надо уметь с ним правильно работать.

Некоторые читатели на этом месте могут сказать, что их архив электронной почты организован великолепно – в нем 200 папок: по клиентам, по контрагентам, по сотрудникам. И все – письмецо к письмецу. Это неплохой вариант, однако можно добиться лучшего результата гораздо меньшими усилиями и не создавая такую объемную структуру.

Большинство проблем возникает из-за того, что эти функции «Входящих» и Архива в почте не разделены.

Пока мы об этом не знаем, то оставляем письма во «Входящих», после того как прочитали. И почту невозможно использовать ни как Накопитель, ни как удобный Архив.

 

Правильно используем «Входящие»

Папочка «Входящие», она же «Inbox», должна содержать только непрочитанные сообщения. Если письмо уже открыто, там ему делать нечего. То есть по идее во «Входящих» должно быть пусто. Ни прочитанных, ни непрочитанных писем.

Но это в идеале.

Письма поступают каждый день. Масса времени уходит на работу, поэтому редко когда можно похвастать тем, что вся почта обработана и во «Входящих» пусто. Однако стремиться к этому стоит, потому что чистые поверхности, очищенные Накопители помогают лучше сосредоточиться на основной деятельности и продуктивно провести день.

Мы помним, что чем меньше объектов в зоне внимания, тем больше концентрация на каждом из них.

Это значит, что:

• чем меньше во «Входящих» писем, тем лучше можно сосредоточиться на каждом;

• если нет писем, повышается концентрация на текущих делах и задачах;

• если нет писем и текущих задач, мы можем максимально эффективно планировать (или отдыхать).

Чтобы содержать «Входящие» в порядке, достаточно следовать простому правилу: прочитал – убери в Архив. Тогда «Входящие» будут выглядеть, как на картинке. Поверьте, когда вы приведете email в норму, то ощутите, насколько спокойнее и комфортнее себя чувствуешь, когда смотришь на чистый «Inbox».

 

Архивация

Все, что нужно сделать, чтобы держать «Входящие» в порядке – отметить прочитанные сообщения и убрать их в Архив. В Gmail это сделать легко и просто, там есть специальная функция, которая так и называется – «Архивировать».

При этом почта не сжимается, не уничтожается, не шифруется, а просто перемещается из «Входящих» в папку «Вся почта». Там ее по-прежнему можно найти и полноценно с ней работать, что вряд ли потребуется.

 

Организуем Архив

Архив электронной почты мы будем организовывать никак. Это не опечатка, не ошибка и не выверт сознания. Вы увидели именно то, что я имел в виду. Мы не приложим никаких усилий, чтобы навести порядок в Архиве электронных сообщений. Не будем тратить ни одной калории, чтобы разложить письма по папочкам. И не потратим ни одной минуты, чтобы понять, как это правильнее всего сделать.

Я видел массу людей и компаний, которые бились над тем, чтобы «выработать оптимальную структуру древа папок в архиве электронной почты». Много раз эта структура создавалась. Иногда громоздкая, иногда просто огромная (у одной моей клиентки в Outlook было 200 папок!), иногда вполне лаконичная. Но я никогда не видел, чтобы такой системой активно пользовались. И уж тем более не думаю, что найти письмо глазами в древе папок было бы быстрее, чем современными средствами поиска.

Стремление разложить все по полочкам есть в нашей природе. Как и многое другое, у кого-то оно выражено сильнее, у кого-то слабее. Иногда это стремление заявляет о себе настолько, что человек буквально зависает до тех пор, пока не определит, в какую папку нужно положить письмо, с которым он только что работал.

Все, что касается архива файлов, заметок и электронной почты, подчиняется одному наблюдению: на стройную систему каталогов и папок тратится масса времени, чтобы потом НИКОГДА ею не пользоваться.

В тех редких случаях, когда все же приходится искать глазами, все равно гораздо быстрее и проще воспользоваться современными средствами поиска. Поэтому нам абсолютно не нужна система хранения, кроме той, что уже предусмотрена почтовым сервисом или клиентом.

Есть одно «но». Если у вас не Gmail, папку «Архив» придется создать вручную. И так же вручную перемещать в нее всю прочитанную и обработанную корреспонденцию. Если у вас те самые 200 папок – структура, которая организовывалась годами, – не нужно ее рушить. Оставьте как есть или переместите в «Архив». Просто кидайте в него каждое новое письмо или, если у вас Gmail, нажимайте «Архивировать», как только вы его обработали.

Правила работы с файловым Архивом и Архивом электронной почты одинаковы. За тем исключением, что электронная почта содержит достаточное количество ключевых слов и не требует никаких действий при сохранении, тогда как файл мы стараемся называть как можно подробнее.

 

Если по какой-то причине у вас уже были созданы каталоги или ярлыки и настроены фильтры, по которым почта сортировалась автоматически, не ломайте эту систему. Пусть так и будет. Лишь бы соблюдался главный принцип: непрочитанное письмо лежит во «Входящих», а как только оно изучено – попадает в Архив.

Только теперь никаких поисков глазами! Давайте отказываться от старых привычек, которые пожирают время, но не дают никаких плюсов в продуктивности.

Прежде чем пойти дальше, я хочу заранее снять возражения. Привычка – великая сила. Чтобы перейти на что-то новое, нужен веский довод «за» и гарантии безопасности. Довод «за» у нас есть – быстрый поиск и отказ от траты сил и нервов. Теперь доводы безопасности.

Иногда, когда удается быстро найти нужное письмо, возникает большое сопротивление. Если мы ищем письма или файлы глазами, то имеем в голове список критериев, которым нужный файл или письмо соответствуют. В первую очередь, это отправитель и получатель, тема, которой письмо касается, есть ли в нем приложенный файл или нет, в какие даты оно было отправлено или получено.

Обычно поиск выглядит примерно так. Чтобы найти нужное письмо, мы отправляемся в древо папок, которые созданы по признаку контрагентов, сотрудников, руководителей, проектов, поставщиков, клиентов или контактных лиц. Дальше ищем тему и примерную дату письма. Если оно похоже на то, что нужно, заглядываем внутрь, чтобы проверить.

То, что я предлагаю, повторяет данный процесс в точности. Только сортировку писем по критериям мы перекладываем на поисковый алгоритм почтового сервера, который делает это не менее гибко, чем мозг.

Почти каждый почтовый сервис и программа имеют мощнейший механизм поиска, так давайте же им пользоваться. Он поможет находить письма гораздо быстрее и лучше, чем мы, когда ищем глазами. Причем дает очень точные результаты.

Его поле находится над основным окном с письмами и, если ввести там поисковый запрос, то сервис будет искать ключевые слова во всех полях всех писем по всей почте. В большинстве случаев этого хватает.

В остальных же мы пользуемся продвинутым поиском, который открывается по нажатию стрелочки вниз, расположенной в правой части поискового поля рядом с синей иконкой кнопки «Поиск» (обычно значок лупы).

В Gmail есть следующие критерии поиска.

1. Адресат

В 90 % случаев папки в древовидной структуре почтового Архива создавались по имени контактного лица или названию организации, с которой велась переписка. Из этих же соображений первыми полями в поисковой форме стоят те, где можно указать отправителя и/или получателя, что очень удобно.

Когда мы ищем письмо нужного человека, то вводим начальные буквы его электронного адреса в верхнее поле, и Gmail сразу подсказывает адреса, в которых они встречаются. Особенно удобно, когда ваша адресная книга тоже есть в Gmail – тогда можно вводить имя или фамилию человека, чье сообщение мы разыскиваем.

Если мы ищем свое письмо какому-либо человеку, тогда задействуем и поле «ОТ» и поле «КОМУ». В первом указываем собственный адрес, а во втором – получателя.

Это настолько популярный способ поднять переписку, что в Gmail даже есть функция «Переписка», показанная в карточке контакта, а также во всплывающем окне, которое появляется, когда мышка наведена на имя отправителя или получателя письма при просмотре его во «Входящих» или во всей почте.

2. Ключевые слова

Второй очевидный способ – поиск по словам в сообщении. Он используется по умолчанию, если мы не открываем расширенный поиск. Чтобы получить нужные результаты, просто введите ключевые слова в главном поисковом поле (не разворачивая окно расширенного поиска), и увидите все письма, которые их содержат.

Если список окажется слишком узким, в его нижней части можно нажать на ссылку «Попробовать поиск по всем вариантам слов», и тогда программа не будет искать строгое соответствие.

3. Тема

Поиск по теме редко используется в повседневной работе с почтой. Скорее, он нужен, чтобы создавать фильтры, управляющие сообщениями с определенной темой. И может быть хорошей альтернативой, если поиск по ключевым словам дает слишком большую выборку.

4. «С приложением»

Поле «С приложением» – превосходный уточняющий инструмент. Как правило, мы используем его, когда ищем письмо определенного человека, содержащее вложение. Это очень полезная функция и с недавних пор она дополнена опцией – можно указать приблизительный размер вложения.

5. Ориентир по дате

Самый последний по частоте применения фильтр – ориентир по дате. Он нужен, когда мы поднимаем старую переписку, о которой почти ничего не помним, кроме того, с кем и когда примерно она была.

Бывает так, что нужное письмо затеряно в цепочке сообщений с другой темой, фраза, которую мы хотим найти, выражена иными словами, чем мы помним, письмо без вложений и других ярких признаков. Остается сузить параметры поиска, включив фильтр по дате. Сразу скажу, что использовать этот параметр приходится крайне редко, может быть пару раз в год. Но уметь им пользоваться все равно стоит.

C техническими моментами мы познакомились. Теперь на очереди правила работы с электронной почтой. Они способны облегчить жизнь, даже если вы проигнорируете все остальные рекомендации в этой книге. Вы можете не работать с таск-менеджером, не использовать технику элементарных действий, не обращаться к сквозному поиску и все равно ощутить значительные сдвиги, если сделаете изменения, опирающиеся на эти правила.

 

Первое правило работы с электронной почтой

Не начинайте день с электронной почты!

Дайте себе хотя бы час работы с задачами и только потом займитесь письмами.

 

Второе правило работы с электронной почтой

Работайте с почтой по часам, ограничивайте себя во времени.

Приучитесь работать с почтой не больше 2 часов в день. А лучше 1 час. Еще лучше – как можно меньше. Вы думаете, это невозможно? Тим Феррис тратит на почту 1 час в неделю! Хотя управляет компанией, где работают 200 человек.

Иногда кажется, что на почту не уходит много времени. Обычно это заблуждение, и вот простой пример. Когда я заинтересовался, сколько времени решаю задачи развития, а сколько посвящаю рутине, то сделал аудит. По его итогам выяснилось, что на почту уходило 3 часа! В то время я уже 2 года занимался консалтингом по GTD, вел 3 проекта и считал себя довольно организованным. Аудит времени руководителей и сотрудников в компаниях показывает еще менее вдохновляющие результаты. Поверьте, на почту можно тратить меньше времени!

 

Третье правило работы с электронной почтой

Держите почту закрытой. Выключите все информеры!

Никаких выскакивающих окошек, открытых окон и уведомлений. Ни на компьютере, ни на смартфоне. Перестаньте постоянно отвлекаться от важной работы на почту!

Мы разучились нормально сосредоточиваться. И как только хоть немного погружаемся в проблему, нам сразу хочется отвлечься, посмотреть новости или проверить почту. Наша психика не терпит интриг и незавершенных дел, а любое уведомление ее создает! Даже если это системное сообщение, все равно хочется его прочитать или скорее удалить.

Отключите уведомления и закройте окно почты. Вы увидите, насколько проще станет работать и насколько улучшится результат такой работы. Не превращайте и без того обширную переписку в чат. Избавьтесь от лишнего общения. 99 % руководителей МОГУТ себе это позволить.

Вы боитесь что-то пропустить? Нечто важное? Вот пустой список. Перечислите хотя бы 5 тем или писем, которые требуют мгновенного ответа.

–

–

–

–

–

Если только вы не сидите на продажах и напрямую не общаетесь с клиентами, список будет пустым или полупустым. Меня «восхищают» руководители, которые буквально живут в электронной почте. Они требуют от сотрудников мгновенных ответов (иногда даже в нерабочее время), а потом жалуются на низкую продуктивность. Невозможно нормально работать, если постоянно отвлекаешься.

Иногда бывает, что мы ждем письмо, на которое нужно быстро ответить. Иногда из-за этого может встать целый процесс. В таких случаях слепо следовать правилам глупо. Лекарство не должно быть горше болезни. Мы будем применять мягкий вариант.

Если ждешь важное письмо – допускается часто открывать электронную почту и просматривать заголовки. Этого письма нет? Другие не читаем. Закрываем программу или окно браузера до следующего раза. Остальную переписку можно обработать в специально выделенное время. Теперь продолжим.

 

Правило «Нет времени – не трогай»

Это правило стоит особняком. Почта стала такой привычной, что иногда мы превращаем письма в чат. Бывает, не успеешь отправить письмо, приходит ответ: «Получил, посмотрю утром». Смысл таких писем под большим вопросом. Поэтому давайте будем следовать простому правилу: если на работу с письмами нет времени, не нужно их открывать.

Обычно по теме и первым строкам письма (они видны, даже если оно не прочитано) можно судить, сколько внимания оно потребует. Если в запасе только 10 минут, а писем несколько, стоит уделить время тем, обработать которые мы успеем. «Масштабные» письма лучше просто не трогать.

 

Правило «Тронул – ходи»

Как и предыдущее правило, это повторяет общую логику действий с Накопителями. Если работа с письмом начата, мы не имеем права пометить его непрочитанным. Если открыли, ему одна дорога – через обработку в Архив.

Конечно, точно рассчитать время не всегда возможно и закончить работу над письмом в один присест не всегда удается. В таком случае действуем по обычной схеме – записываем элементарное действие в таск-менеджер, а письмо все равно отправляем в Архив. В нем могут быть ценные сведения, которые потребуются для завершения дела. Их можно скопировать в комментарии к задаче в таск-менеджер.

Задание 1

Постарайтесь определить, как часто вы лично (и ваши сотрудники) должны отвечать на письма. Найдите наибольший интервал времени. Установите его как личный и корпоративный стандарт.

Доведите до сведения контрагентов и клиентов, что теперь вы проверяете почту по часам. Это очень важно. Если так не сделать, вас начнут одолевать бессмысленными звонками.

Настройте автоответчик, который сообщит, что письмо получено, и проинформирует, когда стоит ждать ответа. В его тексте напишите свой номер телефона, чтобы вам могли позвонить, если письмо очень срочное.

Задание 2

Если у вас почта на Gmail

Пожалуйста, выберите все прочитанные письма с помощью специального чекбокса и нажмите «Архивировать», вся почта уйдет в Архив. Если необходимо, повторите эту процедуру несколько раз. Если писем слишком много, выберите «Все письма» в чекбоксе.

Не бойтесь, почта никуда не пропадает. Все, что нужно сделать, чтобы вернуть непрочитанные письма во «Входящие», – зайти во вкладку «Вся почта» (у меня она отображается в основном меню, а у вас, скорее всего, скрыта под словом «Еще») и с помощью того же чекбокса выбрать «Непрочитанные». А когда сверху появится клавиша «Переместить во входящие», нажать на нее.

Если вы пользуетесь Яндекс.Почтой

Войдите в ваш почтовый ящик и обратите внимание на клавишу «Добавить кнопку» (с изображением волшебной палочки). Нажмите на нее и в открывшемся меню выберите клавишу «Архивировать». Так в Яндекс. Почту будет добавлена функция помещения отработанных писем в Архив.

Выберите все прочитанные письма и архивируйте их.

Задание 3

Попрактикуйтесь с поиском. Попробуйте найти давнишнюю переписку с помощью общей поисковой строки и окна расширенного поиска.

Если вы пользуетесь почтовым клиентом

В последние несколько лет веб-интерфейсы почтовых сервисов настолько развились, что по функционалу не уступают самым навороченным почтовым программам. На мой взгляд, почтовые клиенты, которые ставятся на компьютер, годами там живут, накапливают гигантские архивы писем и потом начинают жутко тормозить, в ненужный момент выполнять архивирование и медленно включаться, ушли в прошлое.

Сама идея иметь Архив электронной почты на одном компьютере уже атавизм. Это настолько неудобно, насколько и громоздко. К тому же делает вас уязвимым в случае поломки компьютера или потери ноутбука.

Вы можете сказать, что IMAP-подключение позволяет иметь единый архив на нескольких устройствах, и будете правы. Но проблемы с медлительностью почтовой программы, у которой большой архив, это не снимает. К тому же использование почтовых клиентов накладывает повышенные требования на производительность офисных компьютеров или ноутбуков.

В общем, вы уже поняли: я всецело за отказ от почтовых клиентов для работы с электронной почтой. Даже если у вас многолетний архив из десятков тысяч писем, он может безболезненно переместиться из почтового клиента в веб-интерфейс сервиса электронной почты.

Подумайте, не пора ли переехать на Gmail? Это самый удобный и безопасный сервис электронной почты.

 

Вот несколько почтовых сервисов, которые можно считать подходящими или даже оптимальными:

• Gmail;

• Яндекс.Почта;

• Почта Mail.ru.

Для обзора я беру именно их, потому за ними – более 80 % российского сегмента пользователей электронной почты. Это не значит, что все сказанное ниже нельзя применить, если у вас почта на Yahoo! или другом сервисе. С вероятностью 99 % можно, даже если вы пользуетесь таким экзотическим сервисом, как, например, Zimbra.

 

Gmail

Первым по популярности среди пользователей, которые ценят безопасность, скорость и удобство работы, идет почта от Google. Появившись после известнейших почтовых сервисов от Microsoft и Yahoo! Gmail очень быстро занял ведущую позицию. Еще в 2012 году, когда во всем мире насчитывалось 2,2 млрд пользователей электронной почты, почти 20 % (425 млн) из них выбрали сервис Gmail.

Для частных пользователей и для организаций Google предложил удобнейший веб-интерфейс. Организации получили также почту для отдельного домена, что и послужило причиной взрывной популярности.

Основные плюсы электронной почты от Google:

• высокое удобство использования (usability);

• высокая скорость;

• высокая стабильность;

• высокая безопасность.

Отдельно стоит выделить такой плюс Gmail, как отменная фильтрация спама. По статистике на него приходится до 90 % от общего числа электронной почты. Те, кто пользовались корпоративной почтой с не очень хорошей защитой от спама, знают, сколько мусорных писем поступает каждый день. С течением времени их становится все больше и очень часто приходится тратить прилично времени и сил просто на то, чтобы очистить почтовый ящик от ненужных сообщений, не говоря уже о том, что обилие спама дико раздражает.

Gmail избавляет от этой проблемы. Его спам-фильтры работают на очень высоком уровне. Интеграция со службой Google Disk, календарем, менеджером контактов и устройствами на Android делает почту от Google идеальным помощником.

Самой же удобной для нас функцией в Gmail будет возможность архивации прочитанных писем из «Входящих» в раздел «Вся почта».

 

Яндекс.Почта

Яндекс.Почта ценна тем, что имеет бесплатную версию для корпоративного использования. С недавних пор почта Google для доменов сделалась платной, и лучшим помощником малому бизнесу стала Яндекс.Почта. Она имеет классический интерфейс для этого вида сервисов, без каких-либо важных для нас особенностей. Яндекс.Почта, как и Gmail, умеет объединять письма по темам в цепочки, что очень помогает организовать переписку. Еще она привлекательна тем, что позволяет разнообразить дизайн почтового ящика, изменив его оформление (впрочем, как и Gmail). Дополнительный плюс – сервис Яндекс. Диск, в котором можно хранить файлы. Если Google Drive дает пользователю бесплатно 15 Гб, то Яндекс предоставляет бесплатно до 20 Гб.

А вот чем мне не нравится Яндекс.Почта, так это блоком новостей, который не убирается даже инструментом для удаления интернет-рекламы (плагин AdBlock бесплатен и доступен в магазине приложений для Google Chrome). Этот блок отображается слева внизу экрана, как раз под основным меню почтового интерфейса.

Представьте, что вы только что закончили работу с почтой. Можно немного передохнуть, а потом приступать к задачам, а тут взгляд упал на новости. Что будет дальше? Очевидно, если они заинтересуют, следующие несколько десятков минут уйдут на чтение.

Если вы откроете Яндекс.Почту, то можете заметить, что надпись «Сегодня в новостях» подчеркнута красным. А также то, что новости подбираются так, чтобы заинтересовывать как можно больше людей. Скорее всего, они смогут нас отвлечь, поэтому для личного пользования я Яндекс.Почту не рекомендую.

Для малого бизнеса она хороша как почта для доменов, потому что снимает все проблемы с организацией, администрированием, мобильным доступом к корпоративной почте. Ну и тем, что бесплатная, разумеется.

 

Mail.ru

Почта от Mail.ru есть, наверное, у каждого пользователя русского сегмента Интернета. Она – долгожитель почтового рынка нашей страны и именно поэтому имеет такую популярность. Нельзя сказать, что почта от Mail.ru выделяется чем-то особенным. Это обычный почтовый сервис, который по удобству использования остался на уровне 10-летней давности. Однако Mail.ru работает над ним, и потихоньку что-то все же происходит.

Веб-интерфейс почты на Mail.ru мало отличается от такового же у Яндекса и остальных почтовых сервисов, поэтому останавливаться на нем не будем.

Несомненным плюсом стал сервис Облако от Mail.ru, который побил все облачные сервисы для хранения данных, предложив бесплатно 100 Гб. Однако ничто не мешает нам использовать его отдельно.

Также у Mail.ru есть почта для доменов (тоже бесплатная) и нет рекламы, которая проходила бы фильтры плагина (еще раз напоминаю, что он называется AdBlock).

 

Каждый день

Желательный распорядок дня.

С 10 и примерно до 11:30:

• Прилепляем на дверь или монитор красный стикер.

• Не открываем электронную почту!

• Выключаем звук на мобильном и кладем его «лицом» вниз.

• Читаем задачи на сегодня.

• Если их больше 12 – переносим на завтра все, что возможно.

• Час посвящаем только работе с задачами.

• 5 минут отдаем физической активности (потянуться или пройтись, разминая ладони и пальцы рук).

С 11 до 12:

• Работаем с электронной почтой.

• Даем себе 5 минут, чтобы размяться.

С 12 до 13:

• Занимаемся текучкой (перезваниваем на неотвеченные вызовы плюс остальные вопросы).

С 13 до 14:

• Обед

С 14 до 15:

• Даем себе 5 минут, чтобы размять ладони и пальцы рук.

• Выключаем звук на телефоне и кладем его «лицом» вниз.

• Не открываем электронную почту!

• Работаем с задачами.

С 15 до 16:

• Разбираемся с электронной почтой.

С 16 до 17:

• Занимаемся текучкой (перезваниваем на неотвеченные вызовы плюс остальные вопросы).

С 17 до 18:

• Работаем с задачами с включенным телефоном и зеленым стикером на мониторе или двери.

Многим из нас условия не позволяют подчинить свою работу жесткой структуре. Хотя, надо сказать начистоту, жесткой она выглядит лишь на бумаге. По сути мы всего лишь переключаемся с задач на текучку и с текучки на задачи. Во время работы над задачами выключаем телефон и не открываем электронную почту. Для последней желательно выделить отдельное время и стараться его не превышать. Почта очень похожа на работу, но на самом деле в обмене письмами мало полезного.

Как уже было сказано в разделе об электронной почте, лучше работать с ней строго по часам и уделять четко определенное время. Желательно, как можно меньше. Остальное время посвящать задачам или другой работе.

Какие отклонения от предложенного распорядка можно допустить? Во-первых, у многих сразу вызовет вопросы требование выключить мобильник. Охотно допускаю, что не все способны держать его без звука так долго и перезванивать только два раза в день. Мобильник – тоже привычка. Мы сами нервничаем, когда звоним, а абонент не берет трубку. «Зачем сотовый телефон, если на него не отвечать?!» – думаем в этот момент с плохо сдерживаемым раздражением. Очень возможно, что те, кто будут пытаться вам дозвониться, решат именно так.

Поэтому предлагаю следующее. Во-первых,

• предупредить друзей, родных и коллег, что теперь вы берете телефон только в определенное время. Заверить их, что вы обязательно перезвоните, если вызов остался неотвеченным;

• попробовать поработать так несколько дней. Если ничего не случится, оставить такой режим. Если появятся осложнения, не брать телефон хотя бы в Золотой час, утром;

• если с некоторыми людьми экстренная связь необходима (например, с родными), завести для этого второй номер, который будет знать узкий круг людей. Довести до их сведения, что звонить на него следует, только если что-то случилось.

Во-вторых, если текучки много, можно отказаться от работы с задачами с 14 до 15, оставив ее на утро. При этом все равно держим таск-менеджер открытым, чтобы поглядывать в него и периодически «подстреливать» задачу-другую. Но не открываем электронную почту вне обозначенного времени.

В-третьих, если днем приходится участвовать в переговорах, ездить, то есть тратить время на то, что не дает разобраться ни с текучкой, ни с задачами, можно оставить себе только Золотой час. Точнее, нужно оставить. Час на задачи утром, каждый день, 5 дней в неделю, 22 дня в месяц, 250 рабочих дней в году – тот самый ускоритель, который выведет вашу работу на иной уровень и позволит достигать цели при любой загрузке.

Та же логика применима, если дел немного. Когда их мало, это не значит, что нужно 8 часов забить работой. Если текучки почти нет, а цели есть, на них не нужно тратить весь день. Можно сходить на фитнес, поучить язык, погулять. Одним словом, постараться лучше почувствовать жизнь. В этом случае незыблемым правилом будет тот же Золотой час и порционная работа с электронной почтой.

 

Каждую неделю

• Выберите время, когда вам удобно подвести итоги и сделать еженедельный обзор. Желательно, чтобы это был вечер пятницы.

• Если возможно назначить обзор на определенное время – внесите его в календарь. Если нет – создайте повторяющуюся задачу.

• Откройте карту для еженедельного планирования.

• Откройте таск-менеджер.

• Просматривайте списки дел по проектам и одноименные карты.

• Удаляйте неактуальные цели и задачи.

• Отмечайте в карте еженедельного планирования достигнутые цели выполненными и складывайте их в веточку «Сделано» (очень полезно для того, чтобы иметь правильную самооценку).

• Определите в карте еженедельного планирования новые Цели недели (или Стратегические цели, если они достигнуты). Пользуйтесь для этого картами проектов.

• Занесите в таск-менеджер элементарные действия, направленные на достижение Целей недели, назначьте им даты (если необходимо, то и время) начала.

• Сохраните и закройте карту еженедельного планирования.

 

Получайте обратную связь как можно быстрее

Представьте: вы должны выступить перед акционерами, но не можете закончить свою речь, потому что ждете недостающий документ. До встречи полтора часа. Вы выступаете третьим. Документ должен был оказаться у вас еще утром. В нем нет ничего архисложного, простая статистика и краткий отчет о продажах за последний квартал.

Распоряжение вы отдали на прошлой неделе. Сотруднику было прямо сказано, что отчет нужен и важен. Были определены сроки. Вы ясно дали понять, что к сегодняшнему утру все должно быть дважды перепроверено и представлено в лучшем виде. Но пока ничего нет.

До собрания час. Нервно бросаете взгляд на циферблат. Вы рассчитывали получить отчет, прочитать его, вставить слайд в презентацию, прокрутить ее в голове и еще успеть выпить кофе перед выступлением. Начинаете ходить по кабинету кругами, как тигр в клетке. Ладони становятся влажными, вы готовы зарычать и начать грызть ногти.

В конце концов, вы не выдерживаете и отправляетесь в общий офис. Подходите к сотруднику, который должен был подготовить документ, делаете вежливое лицо (внутри бушуют вулкан и ураган Катрина) и уточняете:

– Иван Ильич, будьте любезны, подскажите, почему до сих пор не отправлен отчет?

– Арсений Степанович, у меня все готово, вы просили два раза проверить. Я второй раз аналитику написал, вот теперь жду ответа…

И это с таким невинным лицом.

У вас дергается глаз. Потом другой. Затем оба. Извергается вулкан, проносится ураган. Давление успевает подняться до 220 и опуститься обратно. Ваша выдержка поражает. Все это происходит за одну секунду, и вы очень тихо и вежливо спрашиваете:

– Иван Ильич, вы же знали, что отчет мне нужен утром. Почему нельзя было позвонить?

Вы говорите это спокойно и вежливо (и даже сами удивляетесь своему голосу), но подчиненный улавливает что-то такое, что пахнет в худшем случае расстрелом, а в лучшем – просто увольнением, бледнеет, меняется в лице, хватает трубку и звонит. Оказывается, аналитик давно все сделал, но пошел покурить, зацепился языком с друзьями и забыл отправить отчет. Через 5 минут вы – счастливый обладатель нужного документа и нескольких новых седых волос.

Конечно, эта история от первой и до последней буквы – выдумка, да еще и как следует преувеличенная. Но дело ведь не в том, насколько она соответствует фактам, а в том, как часто у вас происходит нечто подобное.

Множество раз в своей жизни, работая менеджером, а потом консультантом, я наблюдал конфликты, которые сводились к простой фразе: ПОЧЕМУ! БЫЛО! НЕ! ПОЗВОНИТЬ?!

А все только потому, что не используется простое правило. Оно-то и есть первое правило хорошего тона. И звучит так:

Получайте обратную связь как можно быстрее. Если можно позвонить (или просто поговорить) – НЕ ПИШИТЕ!

Поберегите пальцы, клавиатуру, бумагу, природу, работу, часы, зарплату – что угодно. Сделайте небольшое усилие, возьмите телефонную трубку или зайдите в соседний кабинет, позвоните по скайпу, но не пишите! Если разговор важный, его результат можно кратко резюмировать в письме: мол, мы договорились о таком-то, работаем? Помимо этого – не пишите.

Если вы думаете, как повысить эффективность предприятия, можете не внедрять ничего из того, что предложено в этой книге. Просто введите общее правило: получать ответ как можно быстрее. Вы увидите, насколько лучше пойдет работа.

Задание

Введите это правило на уровне компании. В тех случаях, когда нужно зафиксировать все письменно, обяжите сотрудников сначала договариваться устно и только резюмировать на бумаге или в электронном письме.

За один звонок можно задать ВСЕ вопросы и услышать ВСЕ ответы. Чтобы то же сделать с помощью переписки, может не хватить и нескольких дней.

 

Светофор

Когда постоянно отвлекаешься, что-либо делать невозможно. Мы строим целую систему для работы в информационном море. А часто бывает, что один простой прием может невероятно облегчить жизнь.

Мы привыкли работать в атмосфере свободного и дружеского общения. Но не обращаем внимания, насколько она в ответе за то, что времени ни на что не хватает. Сейчас речь не о разговорах в кафетерии или курилке – это законное право каждого. Речь о другом: когда нам надо поработать, а товарищу хочется поговорить, он почти никогда не задумается, насколько его желание пообщаться вредит нам.

Часто вред очевиден, и мы понимаем, что нужно об этом сказать, как-то намекнуть, чтобы нас оставили в покое и дали спокойно поработать, но как? Страх показаться невежливым, оттолкнуть товарищей или коллег мешает поставить точки над i и навести порядок в общении.

То же касается обращения вроде бы по делу. Каждый опытный руководитель знает: когда ему говорят, что дело срочное, это почти всегда не так. 95 % срочных дел абсолютно не таковы. Они стали такими лишь по желанию тех людей, кто их нам приносит.

– Срочно! – говорят они и подсовывают документы.

– Срочно, срочно, хорошо! – соглашается опытный начальник и спокойно ставит пометку «разобраться с этим завтра-послезавтра». Он знает: результат понадобится лишь через несколько дней. Когда опытный начальник был неопытным, он убивал вечера и ночи над подобными документами, а назавтра выяснялось, что они не так уж нужны.

Это не к тому, что срочные вопросы не следует решать споро. А к тому, что носитель срочных дел думает, что ему можно всех отвлекать, – ведь дело-то срочное! Конечно, такие гонцы не открывают двери ногой. Но даже робкого стука и говорящей головы в проеме вполне достаточно для того, чтобы прервать работу и размышления.

Чтобы помочь коллегам держать себя в руках и не отвлекать дружеским общением и «срочными» вопросами, давно придумана простая методика под названием «Светофор». Она заключается в том, что вы идете в канцелярский магазин и покупаете там красные, желтые и зеленые стикеры. Затем приносите их на работу и договариваетесь с окружающими: если на двери или на заднике монитора (или другом видном месте) висит красный стикер, значит, вы очень заняты и никого не хотите слушать. Вообще никого, даже по срочным вопросам. Тревожить вас можно, только если начнется пожар. Да и то, лишь аккуратно вынося из офиса вместе с компьютером, причем так, чтобы это не мешало вам работать. Желтый стикер означает, что беспокоить вас могут только по срочным вопросам. Зеленый – вы открыты для любого общения.

Тот же принцип работает в обратном направлении. Когда вам несут документы или шлют письма, красный код означает, что ответ требуется в течение десятков минут. Желтый – в течение нескольких часов. Зеленый – в течение нескольких дней. Само собой, система кодов должна быть согласована с бизнес-процессами и доведена до всех сотрудников. Она должна отражать реальную срочность реакции, а не желаемую. Если этого не сделать, все, что к вам приходит, будет помечено кодом КРАСНЫЙ!

Технически это сделать элементарно. Разноцветные бумажки или стикеры можно цеплять под скрепку или вкладывать в файлик с бумагами. А электронные письма – кодировать прямо в теме. Тогда она будет выглядеть, например, так: «Договор с СевЗапМашСтроем, Желтый».

 

Кому кота?

Офис в стиле open space, начало рабочего дня. Все только-только погрузились в работу. Вдруг звонкий девичий голос на все помещение:

– Ребят, кому котика подарить?

Народ оторопел. Мужчины нервно надели на голову наушники, девушки весело переглянулись и защебетали. Через 20 минут все снова в работе. Работодатель оплатил 20 минут обсуждений новорожденного кота.

 

Вопрос по работе

Коуч-сессия в московской компании. Кабинет начальника с прозрачными стенами, жалюзи открыты. Мы работаем. Руководитель периодически поглядывает на сотрудников, а они на нас.

Открывается дверь, из соседнего кабинета к сотрудникам заходит коллега, проходит в середину, останавливается напротив одной из девушек и задает вопросы. Та отвечает. Начинается обсуждение. Я наблюдаю. Сидящие рядом прислушиваются, поворачиваются, начинают участвовать в разговоре. Мой клиент выходит из кабинета и еще не успевает ничего сказать, как гость ему бросает: «Мы по работе». На что начальник реагирует: «Пожалуйста, пойдите в переговорку и, если возможно, договаривайтесь заранее. Вопрос касается двоих, а не работают все».

Задание

Проанализируйте общение в вашей компании. Проанализируйте бизнес-процессы. Создайте и внедрите стандарты, которые касаются:

• способов общения по рабочим вопросам: когда созваниваться, встречаться, общаться письменно;

• правил коммуникации по системе «Светофор»;

• правил, которые касаются общения по личным и рабочим вопросам.

 

Пропущен первый шаг

Технология элементарных действий удивительно проста и эффективна. Однако бывает так, что вроде все делаешь правильно, а она не работает. Вроде задача сформулирована верно: она – элементарное действие, а третий день до нее руки не доходят. Не можешь начать, и все тут. Есть ряд причин, по которым такое случается. Одна – поправимая, другие – не совсем. Начнем с первой.

Чаще всего действие остается невыполненным, а потом долго висит как просроченная задача, потому что оно взято из середины процесса. То есть не является вовлекающим. В таком случае мы смотрим на него и ощущаем внутреннее сопротивление. Чтобы к нему приступить, нужна какая-то подготовка.

Например, задача «отогнать машину в ремонт» может требовать звонка в страховую или покупки нужных запчастей. Если этого не предусмотреть, мы не будем ничего делать до тех пор, пока починка машины не станет совершенно необходимой. То есть не перейдет в разряд «важно и срочно» из «важно, но не срочно».

Так что первое, на что нужно обратить внимание, если мы не начинаем задачу второй день, – правильно ли определено вовлекающее действие. Не пропустили ли мы какие-то шаги, без которых невозможно начать двигаться?

Это была техническая причина, разобраться с которой очень просто. Достаточно обращать внимание на рекомендацию, которая дана выше, и не допускать логических пробелов. Следующие причины сложнее.

 

Действие относится к личной сфере

Иногда в списках дел можно встретить задачи наподобие «начать бегать по утрам» или «войти в режим». Они абсолютно бесполезны. Методика элементарных действий работает в 90 % случаев, а подобные примеры – те самые 10 %, в которых она буксует.

Задача «начать бегать по утрам» – не процесс, «влиться» в который можно с помощью элементарного вовлекающего действия. Это серьезные перемены в жизни, которые связаны с крупными изменениями баланса приятных ощущений и физических затрат. Все, что касается собственного поведения, с помощью элементарных действий исправить нереально!

Задачу можно сформулировать иначе, например так: «подготовить форму для пробежки», но это не даст нужного эффекта. Мы взяли неправильную формулировку и сделали правильной, но она все равно не работает. То, что за ней стоит, требует изменения нашего поведения, а не выполнения какого-то небольшого отрезка работы.

Изменить свое поведения можно. Для этого есть специальная технология, которая хорошо изложена в книге «Прокачай себя». Пять этапов, специальная программа, 90 дней – и есть много шансов, что бег по утрам войдет в обиход, а мы выработаем желаемый режим с правильным временем подъема и отбоя.

Это хорошая новость, потому что в таком случае элементарные действия послужат «мостиком» от намерения к средству, которое работает. В нашем случае можно пойти таким путем: поискать центр, где прививают новые шаблоны поведения, формируют полезные привычки. Хотя с курением, например, все гораздо проще. Достаточно сформулировать себе задачу «Купить и прочитать „Легкий способ бросить курить“», как шансы расстаться с этой пагубной привычкой серьезно подрастут. От себя скажу, что читать ее желательно в один присест, чтобы добиться лучшей запоминаемости и максимального эффекта. Тем более что книжка небольшая.

Если программы изменения поведения недоступны, а книжки «Как ходить в тренажерный зал 3 раза в неделю» в магазине нет, можно пойти другим путем. Мы знаем, что опасность – единственный способ мотивации, который действительно работает. Можно использовать элементарные действия, чтобы загнать себя в ситуацию, которая поставит в жесткие рамки – или в тренажерку, или… (что-то сулящее дискомфорт). Управляемая боль – отличная вещь, она всегда хорошо работает. Смотрите, что я имею в виду.

То, что мы купили, вызывает определенную привязанность. Если за что-то заплачены деньги, мы считаем это ценным. В случае с фитнес-клубом можно пойти таким же путем. Элементарное действие «купить абонемент и оплатить год занятий с тренером, занести их в календарь» – отличный способ, чтобы заранее поставить себя в ситуацию, из которой выйти сложнее, чем в ней находиться. Если мы потратили деньги на абонемент, тренера, связали себя социальным обязательством, да еще занесли тренировки в календарь, бросить это все не так-то просто. Попробуйте, работает!

Задание

Если у вас есть задачи, цель которых – изменить поведение, подумайте, как можно сделать их результативными, применяя принцип управляемой боли, и переформулируйте.

 

Как с помощью элементарных действий решать творческие задачи

Еще один случай, когда методика элементарных действий может давать сбой, – творческие задачи. На первый взгляд, тут все просто. Если нужно сделать презентацию, пишем: составить план, создать первый слайд, второй и т. д. Но если плана в голове нет, его нужно придумать. А придумать по заказу невозможно.

Иногда в деле написания статей, презентаций, подготовки к выступлениям даже у опытных пользователей системы намечается эффект дедлайна – они ничего не делают до тех пор, пока откладывать дальше уже невозможно. Хотя действие «подготовиться к презентации» могло оказаться в списке дел заранее, а потом «переезжать на завтра» 2 недели.

Если подойти формально, «подготовиться к презентации» – плохая формулировка. Как именно мы будем готовиться? С чего начнем? Вот вопросы, которые помогают найти верную стратегию. Но они не позволяют приступить к подготовке презентации.

Правильной точкой входа в проблему будет запуск ассоциативных связей на заданную тему.

Если нужно решить творческую задачу (неважно, какую: написать статью, план презентации, сделать дизайн-макет или скреативить нестандартный план), единственный способ, который работает, – использовать действие, вовлекающее в чтение, просмотр или прослушивание информации по теме.

Чтобы «включиться» в творческую работу, нужно вызвать к жизни мысли, которые хоть как-то касаются нужной вам темы. Конечно, можно сидеть за столом и ждать музу, но придет она или нет – большой вопрос. Выйти прогуляться – вариант получше. Однако не факт, что мы не станем думать над более важными вещами, нежели конкретное дело. Способ, который никогда не подводит, связан с возбуждением ассоциаций, которые вовлекают нас в размышления на нужную тему. Звучит мудрено, а на деле очень просто.

Для того чтобы начать работу над творческой задачей, нужно в нее погрузиться. А чтобы это сделать, достаточно:

• перечитать черновики (пересмотреть наброски), которые уже есть;

• почитать, посмотреть, послушать то, что напрямую относится к теме (если предыдущий способ невозможно применить или он не помог).

Результат гарантирован – спустя краткое время мы начнем погружаться в проблему и выдавать идеи, которые послужат основой для статьи, презентации, выступления или книги. Остается малость – записать это в таск-менеджер.

Задание

Если у вас есть задачи, связанные с творческой деятельностью, переформулируйте их так, как предложено здесь. Например, задачу «подготовиться к презентации для выступления перед учредителями» можно сформулировать следующим образом: «прочитать отчетные документы, данные из которых нужно доложить учредителям» или «просмотреть презентацию выступления перед учредителями за прошлый год».

 

Как эффективно работать с таск-менеджером

Главное, о чем нужно помнить при работе с задачами, – эффективность работы пропорциональна времени, которое на нее выделено. Чем больше (в разумных пределах) внимания мы уделяем осмыслению предстоящих действий и правильному их распределению, тем проще и легче работать и тем лучше результат.

Однако это общая рекомендация. А есть та, которая относится к повседневной работе с таск-менеджером, когда мы уже определили, какие дела будем делать, и перешли в режим реализации. Она звучит так:

Чем меньше задач в поле зрения, тем выше качество выполнения каждой из них.

Чем меньше задач в списке дел, тем больше внимания можно уделить каждой в отдельности и тем выше концентрация на ней. Соответственно мы быстрее в нее погружаемся, мысленная модель оказывается лучше, исполнение – четче. Идеальное число задач в поле зрения – 2–3. Максимальное – не больше 7.

Однако как быть с тем, что в списке дел, как правило, около десятка задач или даже больше? Что делать, если после ежедневного обзора их осталось 12 и ни одну нельзя убрать? Никаких проблем, следите за руками.

То, что задач должно быть немного в поле зрения, не означает, что их должно быть мало вообще или в списке на сегодня. Как правило, почти все таск-менеджеры позволяют по-разному сортировать задачи в списках дел и сворачивать неиспользуемые подгруппы.

Соответственно вы можете выбрать метод сортировки, например «по времени начала», и скрывать все, которые стартуют после полудня. Можете использовать сортировку «по проектам» и работать только над задачами одного из них. Можете подобрать задачи «по контекстам» и начать с тех, которые относятся к контексту «звонки» или оценены как «задачи на 1–5 минут». В общем, вы поняли.

Смысл этого простой – если оставлять список задач несвернутым, внимание распределяется на каждую и сложно сосредоточиться на отдельных. Иногда другие могут отвлекать и привести к тому, что мы забудемся и начнем делать несколько дел одновременно.

Возможно, в некоторых таск-менеджерах такой функции нет. Например, в Wunderlist. В тогда мы будем пользоваться «звездочкой», чтобы выбрать одну и только одну задачу, над которой пора начать работу. Отметим ее, появится новый список, в котором будет только она. Нужно переключиться на него, чтобы не обращать внимания на те, с которыми мы пока не работаем. Закончили ту, что начали, – идем в список дел на сегодня, выбираем еще одну, и все повторяется. Этот способ особенно помогает, когда задач больше 7, да еще выдался очень динамичный день. С ним легко сохранять концентрацию и не «потеряться» в хаосе работы.

 

Если искать таск-менеджеры в Google или же в каталогах приложений Google Play или App Store, легко запутаться – там их сотни. Управление задачами – настолько «живая» область, что софт, который предназначен для этого, пишут очень многие студии и энтузиасты.

Сужение поиска, выбор софта только под GTD, тоже не принесет должного эффекта. Чтобы выбрать тот, который нужен, потребуются недели, а то и месяцы. Этот раздел сэкономит вам время. Он расскажет об основных таск-менеджерах, которые, как мне кажется, лучше всего подходят для управления задачами по GTD.

 

Wunderlist

Пойдем от простого к сложному. Если вы стали пользоваться GTD недавно, обратите внимание на Wunderlist – www.wunderlist.com. Несмотря на абсолютную простоту, этот сервис вполне отвечает запросам начинающих и продвинутых пользователей.

Хоть Wunderlist и зарабатывает на версии для командной работы, их реализация, на мой взгляд, не слишком укладывается в рамки нашей технологии. Поэтому назовем его идеальным таск-менеджером для тех, кто только начал и собирается пользоваться GTD самостоятельно.

Из дополнительных плюсов можно отметить возможность резервного копирования, а также то, что Wunderlist сделал клиенты для всех устройств и операционных систем. Им очень удобно пользоваться вне зависимости от того, какие у вас компьютеры, сотовые телефоны и планшеты. У разработчиков отличный вкус, и они сделали дизайн, который доставляет эстетическое удовольствие. Кстати, функционала бесплатной версии более чем достаточно для комфортной работы одному. Платный функционал потребуется, только если вы захотите пользоваться Wunderlist вместе с сотрудниками и прицеплять к задачам файлы.

Итак, основные плюсы:

• русскоязычный интерфейс;

• только необходимый функционал;

• резервное копирование;

• мультиплатформенность;

• очень приятный дизайн.

Минусы:

• командная работа с задачами по GTD реализована не очень хорошо;

• иногда возникают проблемы с синхронизацией, можно потерять задачи.

 

Doit.im

Отличный менеджер задач для тех, кого не пугает англоязычный интерфейс. Подходит для личного использования и небольших команд. Имеет больше функций, чем Wunderlist (хоть и не позволяет прикреплять к задачам файлы). Платная версия отличается от бесплатной только синхронизацией с мобильными устройствами (бесплатная синхронизируется раз в сутки, платная – на лету) и тем, что в бесплатной не получится использовать локальные приложения.

Разработчики позаботились о том, чтобы сервисом можно было пользоваться с любого компьютера и телефона. Есть клиенты под наиболее распространенные операционные системы, а для любителей экзотики типа Linux или Chrome OS подготовлена шикарная браузерная версия. В отличие от Wunderlist, технические проблемы в Doit.im не замечены.

Этот менеджер задач подойдет уверенным пользователям GTD из числа тех, кто работает с задачами сам или в небольшой команде. Единственный весомый минус – нет резервного копирования, однако на фоне безупречной работы сервиса он не кажется таким уж значительным. Регистрация доступна по адресу www.doit.im.

Плюсы:

• стабильность работы;

• полный GTD-функционал;

• мультиплатформенность.

Минусы:

• только англоязычный интерфейс;

• нет резервного копирования.

 

Omnifocus

Эта программа считается самой лучшей для ведения задач в GTD. Я не знаю, на что ориентировались составители рейтингов, однако мое мнение таково Omnifocus – навороченная система для самых продвинутых. Вместе с этим есть еще несколько критериев, к которым можно добавить слово «самый». Omnifocus – самая сложная в освоении и самая дорогая программа (для каждого устройства клиент придется покупать отдельно).

Насладиться этим таск-менеджером смогут только пользователи продуктов Apple. Разработчик принципиально не делает версии для других операционных систем. Как и Doit.im, Omnifocus имеет только англоязычный интерфейс. Обладает самым большим руководством для пользователя из всех систем в данном обзоре, которое само по себе может быть ценным пособием по GTD.

Если вы только начали осваивать GTD или считаете себя знатоком, не торопитесь ставить эту программу. Масса функций вовсе не означает, что нужны все. Как правило, используется 15–20 % от всего, что заложил разработчик. Если вы не ас, время, которое придется потратить на то, чтобы разобраться с продуктом, превосходит разумные рамки. Скачать можно на www.omnigroup.com/omnifocus.

Плюсы:

• гигантский функционал.

Минусы:

• невозможно освоить без мануала;

• англоязычный интерфейс;

• работает только на продуктах Apple;

• платная версия (придется отдельно платить за клиент для каждого устройства).

 

Todoist

Это система, которая прекрасно сочетает возможности таск-менеджеров для личного использования и для управления задачами в командах любого размера. Вполне может стать базовой управленческой системой на вашем предприятии.

Todoist имеет простой и понятный русскоязычный интерфейс и русскую справку. Позволяет премиум-пользователям создавать резервные копии, а также получать очень удобные напоминания с привязкой к координатам GPS (напоминалка звонит, когда мы приходим или покидаем заданное место). В Todoist можно работать без подключения к Интернету, если установить одно из множества приложений.

Несмотря на внешнее сходство с Wunderlist, функционал данного продукта шире. В том числе и в области назначения проектов, меток и использования фильтров. Однако это расширение не ради галочки, здесь действительно нужные пользователю возможности. Например, гибкие настройки оповещений и фильтрации задач, что всегда удобно для командной работы. Сайт: todoist.com.

Плюсы:

• русскоязычный интерфейс и справочная система;

• клиенты под 13 (!) платформ, включая почтовые программы и Gmail;

• широкий и актуальный функционал;

• возможность использовать GTD для совместной работы больших команд;

• резервные копии.

Минусы:

• не обнаружено.

 

Pyrus

Продукт отечественного разработчика с очень широкими возможностями: позволяет отслеживать задачи, согласовывать документы и налаживать бизнес-процессы. В первую очередь создан для автоматизации документооборота и бизнес-процессов и во вторую – для управления по GTD.

Имеет приятный дизайн, не перегруженный картинками. Предоставляет русскоязычную техподдержку по телефону. Очень подкупает открытость компании, которая прислушивается к своим пользователям.

«Изначально мы разрабатывали Pyrus для управления несколькими собственными проектами, – рассказывает создатель приложения Максим Нальский. – Мы хотели получить альтернативу корпоративной электронной почте. Почта – не самое удобное решение для командной работы: в ней нельзя установить ответственных и дедлайны по конкретным задачам, уследить за нитью длинной дискуссии, настроить процессы. Кроме того, в почте невозможно отписаться от общих дискуссий, не говоря уже о проблемах с безопасностью, спамом, рассылками и нотификациями. Мы решили создать коммуникационную среду для командной работы, избавленную от этих недостатков. Наша главная цель – уменьшить количество работы и увеличить эффективность и скорость взаимодействия в командах любого размера. И нам это удалось».

Сервис не имеет клиентов для настольного компьютера, зато у него есть прекрасный веб-интерфейс, с которым можно работать в любом современном браузере. Мобильные приложения Pyrus на iOS, Android и Windows Phone функционируют при отсутствии связи с Сетью (синхронизируясь, как только соединение восстановлено). Например, во время полета в самолете, пока Интернет недоступен, вы можете работать с задачами, и после приземления они автоматически уйдут адресатам. Главный плюс – полнофункциональная бесплатная версия для команд с числом участников не больше 12. Компания очень трепетно относится к надежности, дублирует данные в различных дата-центрах в разных странах, что гарантирует бесперебойную работу.

Несмотря на относительно молодой возраст (компании 2 года), Pyrus выбрали более 100 000 пользователей из России и США. Зарегистрироваться можно по адресу pyrus.com.

Плюсы:

• интерфейс на русском языке;

• техподдержка по телефону, справочная база;

• функционал для автоматизации бизнес-процессов и документооборота;

• возможность управления задачами по GTD на больших предприятиях (до нескольких тысяч сотрудников);

• бесплатная полнофункциональная версия для команд до 12 участников;

• клиенты под iOs и Android;

• интеграция с популярными облачными хранилищами Box, Google Drive и Dropbox;

• легкие настройка и использование.

Минусы:

• нет клиентов для десктопа (минус условный, т. к. браузерной версии для комфортной работы достаточно);

• не очень широкий функционал для управления задачами по GTD (минус исчезнет, как только разработчики добавят push-уведомления о напоминаниях по задачам).

 

LeaderTask

Еще один отечественный таск-менеджер. В отличие от всех предыдущих продуктов, не имеет браузерной версии (на момент написания книги компания готовилась ее запустить).

LeaderTask позволяет управлять задачами на предприятии, «цеплять» к ним файлы и контакты. Единственная из всех в этом обзоре система, которая имеет версию для локальной сети. Компании, озабоченные безопасностью IT, могут посчитать это важным.

Вот что говорит Евгений Морозов о своем продукте:

1. LeaderTask идеально подходит для менеджеров всех звеньев, начальников отделов, руководителей проектов, собственников бизнеса и просто занятых людей. Продукт можно использовать как в личных целях (для эффективного управления своими делами), так и в рабочих (для раздачи и контроля поручений).

2. Ключевые особенности LeaderTask: 1) автономный режим (можно управлять задачами даже без подключения к Интернету); 2) поддержка систем тайм-менеджмента: GTD, Автофокус, Do It Tomorrow и т. д.; 3) применение во всех сферах деятельности 4) бесплатные приложения под iPad/iPhone и Android.

3. Главные функции: создание списков задач на день/неделю/месяц/год, организация задач в деревья, создание напоминаний для важных задач, управление проектами, хранение контактов, возможность фильтрации задач по нескольким параметрам, визуальное выделение задач (маркеры и ярлыки), хранение файлов, поручение задач коллегам и друзьям.

Адрес: LeaderTask.ru.

Плюсы:

• русскоязычный интерфейс;

• русскоязычные справочный центр и техподдержка;

• большой функционал;

• возможность установки в локальную сеть компании;

• совместная работа с задачами;

• клиенты под мобильные устройства на iOs и Android;

• браузерная версия (вышла в 2014 году).

Минусы:

• нет десктопных клиентов под Mac OS;

• несколько устаревший интерфейс.

 

MS Outlook

Outlook как система управления задачами используется крайне редко, что неудивительно. Мало где это можно сделать менее удобно. Однако бывает, что в компаниях запрещается устанавливать посторонний софт, а политика безопасности не разрешает пользоваться сторонними сервисами. В таком случае Outlook на базе Exchange – единственный выход из ситуации.

Для iPhone и Android придется использовать специальные клиенты для управления задачами на Exchange. Их настройка по силам только продвинутым пользователям либо системному администратору.

Плюсы:

• единственный выход в условиях жестких ограничений на установку стороннего ПО и использования сторонних сервисов.

Минусы:

• сложно настроить, неудобно пользоваться и т. д.

 

Резюме

Если вы хотите пользоваться GTD самостоятельно и доверяете разработчикам заботу о безопасности, рекомендую обратить внимание на Todoist. Он прост в освоении, а также легко расширяется на команду любого размера. Кто знает, сколько людей будет в вашей сети контактов или бизнесе. Лучше подключить их к вашей системе. Та же рекомендация действует, если вы хотите внедрить GTD на предприятии.

Если задача – не просто управлять задачами по GTD, а создать систему коммуникации, которая позволит компаниям ускорить и удешевить бизнес-процессы, однозначная рекомендация – Pyrus. Благодаря ему вы сможете преобразить компанию или отдел и превратить их в швейцарские часы. Несколько очень полезных статей о настройке системы коммуникаций и управлении на основе бизнес-процессов можно найти по адресу time4life.ru/process. Кстати, там вас ждет подарок!

Если вы убеждены, что настоящая безопасность достигается, только когда данные находятся внутри локальной сети компании, вам нужен LeaderTask. Он подойдет для корпоративного управления задачами, контактами и календарями. Вы сможете купить версию для локальной сети и установить закрытую систему только для собственных сотрудников.