Большинство из нас думают о ванной, только когда находятся в ней или если там что-то не работает. Это помещение в нашем жилище предназначено для конкретной цели, расположено в определенном месте и используется лишь по необходимости.

В результате вещи, которые туда попадают, обычно назад не возвращаются. Это шампуни, лосьоны, щетки, декоративное мыло, болеутоляющие лекарства, средства от кашля и пр. Если ваша ванная заполнена хламом, меня это не удивляет. Добро пожаловать в многочисленный клуб вам подобных!

Ванные комнаты являются неотъемлемой частью утреннего ритуала, поэтому бардак на этой территории способен определить ваше настроение на весь день. В хорошо организованной, очищенной от лишнего ванной вам не придется лихорадочно искать щетку для волос или оказаться в душе без мыла либо, напротив, в мыльной пене, но при неработающем кране.

Определите назначение ванной

Возможно, это задание звучит смехотворно, но я действительно прошу вас составить список целей, для которых вы используете ванную комнату. Можете выбрать из следующих вариантов: принятие душа или расслабляющих ванн, наложение косметики, использование туалета, чистка зубов, бритье, маникюр, подстригание ногтей, сбор грязной одежды (у вас в ванной есть корзина или коробка для этой цели?), взвешивание, хранение медикаментов, постельного белья, бытовой химии, получение информации (у вас есть в ванной радио или телевизор?) Меня всегда удивляет, насколько широко назначение столь банального и небольшого помещения. Чтобы правильно обустроить ванную комнату, необходимо знать, для чего вы ее используете.

Организация ванной комнаты по зонам

Вынесите из ванной все, за исключением действительно необходимых там предметов — мыла, шампуня, плойки, бритвы, полотенца и т. д. Складывайте все вещи по кучкам соответственно перечисленным выше целям. Или, что то же самое, сгруппируйте те, которые используются вместе. Например, все бритвенные принадлежности — в одну кучку, лекарства — в другую и т. д.

Далее займитесь каждой кучей в отдельности. Пока что складывайте в корзину (коробку) для стирки все дублирующие друг друга приборы, продукты с истекшим сроком годности и неиспользуемые вещи. Очистите все полностью от хлама, чтобы остались только действительно нужные вам вещи, которыми вы пользуетесь. Мне, например, помогает такой вопрос: «Куплю ли я это еще раз?» Если ответ отрицательный, то я отправляю данный предмет в корзину.

Теперь, когда кучки разобраны, разбейте ванную комнату на зоны, чтобы оптимально распорядиться имеющимся пространством и сделать утренний «ритуал» быстрым и простым. Зонами называются места, в которых вы будете хранить вещи для определенных целей. Соответственно сформированным кучкам создавайте зоны чистки зубов, мытья головы и т. д., причем располагайте вещи в порядке их использования. Если у вас есть выдвижные ящики, то обустройте в них отсеки, чтобы предметы одного предназначения не смешивались с другими (по принципу посудомоечной машины). Мне нравятся пластмассовые коробочки, которые можно вынуть из выдвижного ящика и поставить на стол или полку, а затем вернуть обратно в выдвижной ящик.

Если ванной комнатой пользуются несколько человек, то зоны можно создавать по принципу «моя» и «не моя». Выделите каждому члену семьи корзины, выдвижные ящики и полки, чтобы вещи одного человека не попадали на территорию другого. Решите, что нужно оставить сверху, на столе или полке, а что спрятать. При таком подходе вам не придется выискивать среди чужих вещей свои.

Если вы покупаете или используете повторно ведра, корзины или коробки для хранения различных вещей в ванной комнате, то запомните одно простое слово: водостойкость. Пластмасса, метал, бамбук и ткань прослужат в ванной дольше, чем картон и прочие бумажные изделия.

Металлические емкости должны быть изготовлены из нержавеющего материала (такого, например, как алюминий) или обработаны противокоррозийным раствором из аэрозольного баллончика.

Уборка в шкафчике

Возвращая вещи обратно в шкафчик ванной комнаты, помните, что лекарствам там не место. Среда с высокой влажностью и температурой воздуха (а именно такая образуется в ванной, когда вы принимаете душ) может привести к порче препаратов. Как объяснила мне фармацевт Сьюзен Мартин, это все равно что зажать в руке твердую карамельку: уже через несколько минут конфета превратится в тягучую липкую массу. Влага, выделяющаяся из кожи руки (пот), изменит химический состав карамельки. Но если в случае с конфетой вам, чтобы справиться с негативными последствиями, достаточно вымыть руки, то никто не знает, какие химические реакции произойдут с лекарствами и не начнут ли некогда целебные средства отравлять ваш организм. Как правило, такие препараты следует хранить в прохладном, сухом и темном месте, если иное не указано на этикетке.

Кроме того, большинство ящиков-аптечек не имеют замков. И если вы не хотите, чтобы в нее проникли ваши маленькие дети или нечистые на руку гости, то все лекарства следует хранить в закрытом на ключ шкафу, а в ящик-аптечку в ванной комнате лучше поместить менее опасные вещи, такие как расчески, дезодоранты, запасные рулоны туалетной бумаги.

К слову, когда будете избавляться от предварительно сложенного в корзину хлама, не смывайте просроченные лекарства в унитаз или раковину. Лучше отнесите их в пункты сбора опасных отходов, если таковые имеются в вашем населенном пункте, для экологически безопасной утилизации.

Покупайте небольшие упаковки

Я только в 34 года узнала, что лосьон имеет ограниченный срок годности. Если вы этого еще не знаете, то просто поверьте мне на слово. Воспользуйтесь таким просроченным средством, и вам покажется, будто на кожу нанесена липкая смесь из прокисшего молока, тухлых яиц и жира, на котором целый день жарили гамбургеры.

Компоненты лосьонов, шампуней, кондиционеров, солнцезащитных кремов, жидкого мыла, средств для укладки волос или очистки лица со временем портятся. Они разлагаются, гниют и теряют заявленные свойства. Также начинает разрушаться их пластиковая упаковка, а химические вещества, из которых она состоит, вступают во взаимодействие с содержимым бутылочек. Разбирая хлам, сваленный в корзину, решительно избавляйтесь от всей просроченной косметики и средств для ухода за телом.

Продукты в стеклянных бутылочках, такие как лак для ногтей или духи, практически не взаимодействуют с упаковкой. Однако лак для ногтей, если крышка закрыта неплотно, станет слишком вязким или высохнет, а духи, которые не хранятся согласно инструкции, в прохладном и темном месте, выдохнутся. Если такое произошло, и косметические или парфюмерные средства уже не выполняют своего назначения, без сожалений избавляйтесь от них.

Если не знаете, какой у продукта срок годности, звоните в службу поддержки потребителей данного производителя. Они, скорее всего, попросят вас назвать код, напечатанный на бутылке (обычно на донышке), поэтому держите ее рядом. Не исключено, что многие средства, которые вы все еще используете, окажутся просроченными, и их уже давно пора отправить в мусорную корзину либо на переработку. Альтернативой множеству звонков различным производителям служит ваш нос. Понюхайте продукт — если запах не такой, как был в момент покупки, лучше не рисковать.

Какие-то косметические средства в вашей ванной комнате могут быть еще вполне пригодными, но, допустим, уже надоели вам или разонравились. Часто хочется попробовать что-нибудь новенькое. Мои подруги в этом отношении ничем не лучше меня, поэтому мы решаем данную проблему, обмениваясь бутылочками. Допустим, летом шампунь с запахом имбиря вам нравится, а осенью хочется, чтобы волосы пахли кедром.

Если вы похожи на меня и тоже не успеваете использовать продукт до окончания срока годности, предлагаю вам следующий план действий.

1. Освободите ванную от всех просроченных средств.

2. Прежде чем приобретать новые, израсходуйте старые. Придерживайтесь правила «один закончился — покупаю следующий».

3. Если не получается самостоятельно использовать продукт до конца, а тянет на что-то новенькое, организуйте со своими друзьями взаимообмен такими «надоевшими», но еще годными товарами.

4. Впредь покупайте только небольшие упаковки, чтобы расходовать средство полностью.

Для последней рекомендации существует оговорка: если у вас большая семья, и в ванной вы все пользуетесь общими средствами, то малая упаковка не для вас. В вашем случае экономнее приобретать большую упаковку, но только если вы точно знаете, что израсходуете ее.

«Достаточно» — это сколько?

В 1967 году во втором сезоне телефильма «Звездный путь» была серия под названием «Проблема с трибблами». В ней одному из членов экипажа космического челнока «Энтерпрайз» подарили в качестве домашнего животного милое пушистое создание — триббла. Но к несчастью команды корабля, тот имел способность размножаться сам по себе и начал плодиться с устрашающей скоростью, и вскоре тысячи трибблов съели все зерно на борту космического судна. Перед экипажем встала угроза голодной смерти, поскольку посреди бездонного космоса ждать помощи или пополнения съестных припасов было неоткуда. Не стану рассказывать, чем закончилась эта история, но поскольку сериал продолжался еще полтора сезона, вы можете догадаться, что астронавты нашли выход из «милой пушистой» ситуации.

Я вспомнила этот эпизод «Звездного пути», когда впервые вычистила хлам из своего комода с бельем. Мне показалось — точнее, я была просто уверена, — что мои полотенца для душа и рук таинственным образом размножились сами по себе. Я ясно помнила, как купила одно полотенце перед поступлением в колледж, но откуда в последующие годы взялись десятки других? Создавалось впечатление, будто они интенсивно самовоспроизводились, пока их никто не видел в закрытом комоде.

Для определения необходимого вам количества полотенец воспользуйтесь следующей простой математической формулой.

(Количество жильцов + количество спален для гостей) х 2 = количество наборов полотенец для душа и рук

Логика этой формулы такова: одно полотенце для душа и одно для рук висят в ванной, а второй комплект лежит в комоде для белья как запасной. Поскольку гости пользуются полотенцами, только пока живут у вас, им запасные комплекты не нужны. Большинство гостевых комнат рассчитаны на двух человек, поэтому умножение их количества на два означает, что каждый гость получит свой набор полотенец. (Термин «гостевая комната» я употребляю в очень широком смысле, в нашем доме под таковой подразумевается раскладной диван светло-зеленого цвета посреди гостиной.) Если ваша семья состоит из четырех человек, а гостевые комнаты не предусмотрены, то вам понадобятся восемь полотенец для душа и восемь для рук: (4 + 0) х 2 = 8. В случае трех жильцов и двух гостевых комнат потребуются десять комплектов полотенец: (3 + 2) х 2 = 10.

Возможно, эта формула подойдет не всем, но большинству стоит начать именно с нее. Если вы дока в стирке, то, возможно, обойдетесь и одним комплектом на персону. Если же имеете привычку менять полотенце для рук ежедневно, то вам потребуется этих изделий больше, чем по формуле. Ну а если полотенца вываливаются на вас при открывании шкафа, пора сокращать коллекцию.

Для тех, кому надо избавиться от лишних полотенец, есть хорошая новость: приюты для животных по всему миру с большой охотой примут их от вас в дар. Из них делают мягкие подстилки, обтирают питомцев после купания, используют в качестве тряпок для уборки клеток. Кроме полотенец, зооприюты принимают старое постельное и кухонное белье. Но прежде чем сделать пожертвование, позвоните им и спросите, нуждаются ли они в настоящий момент в старом белье. И не забудьте постирать вещи, которые собираетесь подарить.

Как и для полотенец, не помешает установить количественные нормы и для остальных вещей в ванной комнате. Например, вряд ли вам нужны семь щеток для волос. Допустим, вы регулярно пользуетесь расческой, круглой и плоской щетками. В таком случае избавьтесь от лишних, а новые покупайте только на смену существующим.

Еще один товар, которым можно запастись сверх всякой меры, — туалетная бумага. Ее часто продают со скидкой по рекламным акциям, поэтому возникает соблазн покупать и покупать. Но у меня дома принято правило: никогда не приобретать больше туалетной бумаги, чем может поместиться в отведенном для нее отсеке в ванной комнате. А это 24 рулона. Вот почему мы никогда не покупаем больше, какой бы скидкой нас ни искушали.

Гости в доме

Вы тоже относитесь к числу людей, которые, выселяясь из гостиницы, не могут устоять перед соблазном прихватить с собой бутылочки с шампунем, кондиционером и лосьоном? Они же такие крохотные! Такие хорошенькие! И, главное, бесплатные!

Не рассовывайте их по темным углам комода для белья. Лучше сгруппируйте и предоставьте в пользование своим гостям. У себя в ванной на полке я поставила металлическую коробку с надписью «Для наших гостей». В нее я складываю бесплатные рекламные образцы продукции, которые приходят по почте, зубные щетки, выданные мне моим стоматологом, упаковки дорожного размера, когда-то взятые в отпуск, но не использованные до конца, несколько одноразовых бритв и, конечно же, все маленькие бутылочки шампуня, кондиционера и лосьона, прихваченные на память из гостиничных номеров. Я взяла металлическую коробку, соответствующую интерьеру моей ванной комнаты, но вам, возможно, больше подойдет корзинка, лоток или любой другой контейнер, гармонирующий с вашей ванной.

Гостевая коробка — это предмет многоцелевого назначения. Во-первых, в нее можно складывать все те случайные вещи, которые накапливаются в ванной. Во-вторых, благодаря ее наличию гости ценят мою заботу о них. В-третьих, когда у меня ночуют друзья, кто-то из них обязательно забудет взять с собой зубную щетку или еще что-нибудь, а запасы из гостевой коробки помогают моим забывчивым приятелям сэкономить время и не мчаться в ближайший магазин за необходимой вещью.

В-четвертых, поскольку на коробке написано «Для наших гостей», то ее содержимым в разное время пользовались сантехники, маляры, друзья и члены семьи. Значит, гостевые запасы служат людям, а не захламляют мою ванную. К тому же мне хочется верить, что гостевая коробка удерживает случайных людей, оказавшихся в моей ванной, от обследования шкафчика.

Если вам не приходится тратить дефицитное утреннее время на поиски всего необходимого, то сборы на работу становятся спокойным, простым и приятным ритуалом. Вы не мечетесь по квартире, не спешите, не нервничаете из-за того, что никак не можете найти куда-то запропастившуюся щетку для волос или (если речь идет о мужчине) бритву. Спокойное утро позволяет вам с хорошим настроением начать трудовой день.

Есть две причины — и только эти две! — по которым необходимо хранить документы.

1. ПСЗ («Прикрыть свою задницу»). Вы должны хранить документы, чтобы не попасть в переплет, не вылететь с работы, не стать ответчиком по судебному иску, не потерять деньги или не оказаться за решеткой.

2. Для расширения своих знаний и знаний других людей («Расширенное знание»). Документы обеспечивают вас информацией, которую вы бы хотели запомнить, но не в состоянии это сделать. К тому же рано или поздно она кому-нибудь потребуется именно тогда, когда вас не будет на месте.

Других оснований держать в кабинете бумаги нет. Возможно, вы и найдете такие причины (например, в ходе «Сентиментального путешествия» вы не уничтожили записку, вызывающую романтические воспоминания), но это не означает необходимость сохранять бумаги или документы. Те, которые не относятся к категориям ПСЗ или «Расширенное знание», не обеспечат вам повышения по службе или прибавку в зарплате и не поднимут вашу производительность. Любой другой клочок бумаги, кроме двух названных типов, является хламом, и ему не место в офисе, даже если какой-то уголок для него и отыщется. Мало того, устаревший телефонный справочник у вас на столе способен запутать вас, стоить вам времени и даже создать неудобную ситуацию, если вы отправите голосовое сообщение какому-нибудь постороннему лицу.

Примерами бумаг группы ПСЗ служат нотариально заверенные документы, ваша карточка социального страхования и бумаги, за которые вы, по словам босса, отвечаете головой. Руководства, инструкции, схема организационной структуры (органиграмма), исследовательские материалы, а также прочие важные для вашей работы и истории организации документы относятся к категории «Расширенное знание».

Названные два типа бумаг составляют основу вашего «Личного собрания данных» (ЛСД). Для его нормальной работы, как и в случае подобных собраний в библиотеке или научно-исследовательском институте, необходимы такие процессы, как оценка, категоризация и доступ к информации.

Прекратите возводить бумажные горы

Если поверхность вашего письменного стола напоминает топографическую карту, то вы, вероятно, защищаете этот беспорядок словами «я знаю, где что лежит». Не сомневаюсь, что это действительно так. У меня самой стол был вечно завален бумагами, но я всегда находила среди них нужную. Однако это вовсе не значит, что правильно продолжать в том же духе.

Если бумаги упорядочены, повышается производительность труда. К тому же у ваших коллег появляется возможность найти необходимую информацию в случае вашего отсутствия в офисе. А у окружающих, когда они видят ваш аккуратный рабочий стол, сложится о вас положительное мнение как о человеке, который успешно справляется с должностными обязанностями и способен качественно обслужить клиента. ЛСД позволит вам быть более продуктивным и творческим работником, а также чувствовать себя комфортно в своем офисе. И самое важное: стоит только навести порядок в бумагах, и его поддержание превратится в привычку.

Признаки правильной системы хранения документов

Итак, вы намерены упорядочить документы. Но как определить, что созданная вами схема их хранения правильная? Из каких критериев исходить кроме очевидных, — на полу больше не валяются затоптанные документы, а не столе не возвышаются кипы бумаг. Как вы узнаете, что достигли успеха?

Правильная система хранения документов имеет семь признаков.

1. Вы можете быстро найти нужную информацию.

2. Она организована по категориям.

3. Система понятна даже людям, которые не пользуются ею регулярно.

4. Поддерживать в ней порядок несложно, и он действительно поддерживается.

5. В нее легко добавлять новые документы.

6. Информация разбита на категории в логическом порядке.

7. Система выявляет внутренние связи между документами ЛСД.

Важно создать схему хранения документов, которая бы соответствовала этим семи правилам. Очевидно, что если вы вносите нечто в некую систему, то должна быть возможность вновь найти этот внесенный объект (признак 1). Также очевидно, что никто не захочет полностью менять привычную схему каждый раз, когда в нее нужно что-то добавить (признак 5). Однако остальные пять свойств требуют некоторых пояснений.

Признак 2 — информация упорядочена по категориям — говорит о физической структуре картотеки. Организация данных должна отражать специфику вашей деятельности. Если вы работаете с клиентами, то, вероятно, подойдет классификация сведений о них. Если же создаете какие-то изделия, то нужно распределение по продуктам. Ниже я дам вам конкретные советы по созданию категорий.

Признак 3 означает, что ваша система должна быть понятной посторонним людям. Если вы уедете в отпуск, любой сотрудник должен без труда отыскать в ней необходимые данные, причем без дополнительного указателя или руководства. В организациях, где повышены требования к безопасности, информация должна быть неочевидной для злоумышленников, но доступной для ваших коллег.

Признак 4 — систему легко поддерживать в порядке — является основой большинства идей в этой книге. А то, что легко делать, будет выполняться. Если же вы не знаете, как вносить информацию, то на вашем столе будут и дальше красоваться бумажные завалы.

Признак 6 означает следующее: по всей картотеке используется единая система названий. Например, в категории «Город Бедрок» находятся отдельные папки клиентов «Флинтстоун, Фред», «Флинтстоун, Вильма», «Раббл, Барни» и «Раббл, Бетти». Все папки расположены в алфавитном порядке, причем сначала указывается фамилия, потом имя. Придумайте единую схему названий и всегда придерживайтесь ее.

Добиться признака 7 — способности системы выявлять связи между различными данными — сложнее всего, но зато вы получите неоспоримые преимущества. Правда, без других шести качеств обнаружить такую зависимость будет непросто. А чем больше связей вы отыщете и создадите, тем полезнее станет картотека, и тем интереснее решения рабочих проблем вы будете находить. Объясню свою мысль на примере телевизионной рекламы конфет Reese’s Peanut Butter Cup, выполненных в виде шоколадных чашечек, заполненных арахисовым маслом и запечатанных сверху тоже шоколадом. В этих роликах показано, как столкнулись двое спешащих людей — один нес банку арахисового масла, а второй — шоколадный батончик. Оба продукта ценны сами по себе, но когда они случайно смешались, получилось новое, улучшенное лакомство. Точно так же и хорошо организованная картотека не только облегчит вам работу с отдельными блоками информации, но и позволит выявить между ними связи. Мозг человека обнаруживает их естественным путем, а картотека должна работать таким образом, чтобы обеспечивать вам расширенное знание. Это повысит вашу производительность и внесет в работу элемент творчества.

Самой показательной иллюстрацией седьмого признака служит цифровое хранилище, которое позволяет сделать ссылки на один документ (или изображение, или любой другой объект) из множества разных мест. Кроме создания связей, вы также сумеете находить закономерности и выполнять поиск по отдельным базам данных. Например, можно отыскать на вашем компьютере все документы, которые содержат определенное слово, скажем, «фломастер». Если такое слово есть, допустим, на изображении логотипа, то в хорошей системе будет найдено и оно. Или если такой поиск вы выполняли уже неоднократно, то можно создать постоянный файл, содержащий ссылки на все документы, в которых встречается слово «фломастер».

Наглядный пример

Когда я выполняла исследования при подготовке данной главы, несколько компаний любезно разрешили мне прийти к ним в офис и обследовать их картотеки. Меня интересовало не содержание документов, а то, каким образом информация попадает в «Собрание данных» организации. Как они решают, что нужно сохранить? Как систематизировали информацию? Как обучают персонал пользоваться системой?

Среди всех изученных мною компаний наиболее творчески к созданию картотеки подошла одна юридическая фирма. Ее клиенты рассредоточены по всей территории США, поэтому документы классифицированы по географическому признаку. Юридические бумаги, относящиеся к клиентам на Западном побережье, находятся в западной части комнаты, а документация по жителям Восточного побережья — в восточной. Второй уровень распределения — по штатам, а в пределах одного штата — по кодам аэропортов. Если какому-нибудь юристу нужно лететь на встречу в Лос-Анджелес, то документы по проживающему там клиенту находятся в шкафу, помеченном «LAX». Структура картотеки показывает, каким образом сотрудники фирмы используют информацию.

Хотя такая система прекрасно удовлетворяет потребности служащих данного юридического учреждения, мне она не подошла бы, поскольку в моей работе географический признак значения не имеет. Но ей присущи все семь условий правильного хранения документов. Найти нужную информацию можно быстро; данные классифицированы по географическому признаку; постороннему человеку не сложно ориентироваться; систему легко поддерживать в порядке; вносить новые сведения не составляет труда; использована единая система наименований; юристы могут мгновенно установить связи между делами клиентов, всего лишь взглянув на группу файлов под одним кодом аэропорта. Пример этой юридической фирмы показывает, что единственно правильного решения для всех организаций нет. В каждом конкретном случае нужно создавать собственную оптимальную систему.

Структура системы хранения документов

Мы уже выяснили, что «Личное собрание данных» (ЛСД) состоит из документов двух категорий — ПСЗ («Прикрыть свою задницу») и «Расширенное знание». Но если вы хотите создать «правильную систему хранения данных», имеющую семь рассмотренных выше признаков, то прежде чем приступать к сортировке бумаг по категориям, составьте план. С его помощью вы выполните рутинную часть работы по формированию картотеки быстрее, проще и с более высокой производительностью. Разработайте оптимальную систему сегодня — и в дальнейшем будете пожинать щедрые плоды своих усилий.

Первая стадия планирования системы хранения данных сводится к начальной инвентаризации. С чем предстоит работать? Оцените общую картину.

— Есть ли документы, которые можно отсканировать и перевести в цифровой формат?

— Есть ли документы, которые необходимо поместить в картотечный шкаф?

— Есть ли записные книжки или руководства, которым место на книжной полке?

— Имеются ли художественные произведения или другие предметы, защита и хранение которых предполагают наличие трубок, крючков, перекладин?

— Какого формата ваши бумаги — «стандарт» (21 х 29,7 см) или «письмо» (14,8 х 21 см)?

— Есть ли среди ваших рабочих бумаг личные?

— Имеются ли документы, требующие хранения в виде архива?

— Есть ли документы, подлежащие хранению в виде рабочих файлов?

— Есть ли несколько копий одного документа, но в разных вариантах?

Архивы — это неизменяемые единицы хранения, тогда как рабочие файлы могут корректироваться в текущем режиме. Рекомендуется хранить документы этих двух категорий в разных выдвижных ящиках или шкафах.

Оценив общую картину, переходите к деталям. Прямо сейчас займитесь бумагами и папками, но ничего удалять или сортировать пока не нужно. Бегло просмотрите и определите назначение документов. Я называют эту стадию «оценкой ситуации». Возьмите лист бумаги и ручку, чтобы кратко описывать содержание бумаг («служебные записки из отдела кадров», «контракты с торговой фирмой X», «годовые отчеты»). Слишком общее описание не подойдет («служебные записки»), поскольку впоследствии вы не сможете распределить документы по категориям. Уже делая эти записи, вы заметите определенные закономерности, которые будут важны для вас на двух следующих этапах.

На второй стадии планирования вы должны определиться с критериями уничтожения ненужных бумаг. Исходя из чего вы решаете, какие документы следует оставить, а от каких избавиться? Частично ответ на этот вопрос вам уже известен — это бумаги категорий ПСЗ и «Расширенное знание», но как установить, какие именно документы к ним относятся. Приведу пример того, чем руководствуюсь при этом я.

— Если я уничтожу этот документ, то не рискую ли я попасть в переплет, вылететь с работы, стать ответчиком по судебному иску, потерять деньги или оказаться за решеткой?

— Нужна ли мне эта информация под рукой, и не придется ли мне впоследствии, если я уничтожу этот документ, изрядно попыхтеть, чтобы добыть ее повторно?

— Поможет ли сохранение этого документа получить моим коллегам нужные сведения в мое отсутствие?

Разобравшись с правилами сохранения и удаления документов, на следующем этапе процесса планирования нужно определить структуру системы. Проблема в том, что сделать это можно бесчисленным множеством способов.

Выбранная вами структура должна отражать содержание и цель бумаг. Сейчас самое время просмотреть записи, которые вы делали во время их первичной инвентаризации, и решить, какие категории удовлетворяют стандартам, установленным вами на второй стадии планирования. Если категория попадает под определение «сохранить», она становится частью вашего ЛСД. В противном случае отсеивается.

Этапы создания «Личного собрания данных» (ЛСД)

— Выяснить, что у вас есть.

— Определить, по каким критериям отбирать документы для дальнейшего хранения.

— Установить категории и структуру данных.

— Рассортировать и отсканировать документы, создать картотеку.

— Сделать резервную копию цифровой информации с целью ее защиты от потери или повреждения.

Теперь проанализируйте названия созданных категорий. Вам понятно значение каждой из них с первого взгляда (признаки 1 и 4)? Стиль названия соответствует принятым правилам (признак 6)? Например, вы используете названия компаний-поставщиков или имена их представителей, с которыми поддерживаете деловые отношения? Узнает ли содержание категории любой ваш коллега, только взглянув на ее название (признак 3)? Легко ли добавлять категории к списку, если в ходе составления картотеки обнаружится новая информация (признак 5)? Есть ли среди них слишком большие, требующие разбиения на подклассы? Если вдруг в какой-то группе окажутся тысячи объектов, то сможете ли вы разделить ее на меньшие структуры? Если большая часть вашей работы связана с клиентом X, то категорию можно назвать «Клиент X», а подкатегориями будут «Клиент X: договора аренды в Калифорнии», «Клиент X: договора аренды в Техасе», «Клиент X: договора аренды в Массачусетсе». Только вы можете определить, какие из них нужны для вашей работы.

Если разбиение информации на определенные виды дается вам с трудом, попросите оценить ваши идеи какого-нибудь коллегу, владеющего организационными навыками, или сотрудника службы управления персоналом. Ведь в экстренных ситуациях именно эти люди будут искать требуемые данные в вашей картотеке, поэтому сейчас самое время спросить их, какая система хранения им кажется наиболее удобной. К тому же они знают специфику вашей работы и хотя бы приблизительно представляют себе, каким образом вы ее выполняете. Такие люди будут весьма полезны, даже если вы и не испытываете проблем с классификацией данных.

На последнем этапе процесса планирования вы должны освоить инструменты, которые понадобятся для приведения документов в порядок. Вот их перечень.

— Большая горизонтальная поверхность.

— Учетные карточки или чистая бумага.

— Ручки.

— Измельчитель бумаг.

— Коробка для сбора макулатуры.

— Мусорная корзина.

— Сканер для документов.

— Компьютер.

— Пустые папки.

— Устройство для изготовления ярлыков или готовые этикетки.

— Картотечный шкаф.

Приводим бумаги в порядок

Наконец-то пришло время систематизировать ваше ЛСД. Во-первых, скажу самое главное: вам вовсе не обязательно делать это за один день. Хотя в книге эта работа и запланирована только на сегодня, многим людям удобнее отводить ей ежедневно по несколько часов в течение недели или месяца. Никто никого не торопит. Приведение документов в порядок — это не соревнование на скорость. (Хотя я бы с удовольствием посмотрела состязания по такой олимпийской дисциплине, как «скоростная организация».) Во-вторых, пока вы будете создавать порядок из хаоса, нет ничего страшного в том, что последнего временно станет еще больше. Но свет в конце туннеля обязательно появится. В-третьих, если вы не можете решить, сохранять или уничтожать определенный документ, то лучше его оставить. Шесть месяцев спустя вы повторите мини-версию организационного процесса и тщательнее очистите собрание документов от ненужных бумаг.

Наконец, несколько полезных советов тем, у кого есть плохая привычка отвлекаться на посторонние занятия. (Ну, вы понимаете, что я имею в виду: речь идет о тех случаях, когда вы, засучив рукава, беретесь наводить порядок в своем офисе и вдруг загадочным образом оказываетесь в комнате отдыха.)

1. Устройте временную преграду, чтобы она физически перекрывала вам выход из офиса, пока вы заняты упорядочиванием документов. Например, поставьте перед дверью мусорную корзину. Полностью блокировать выход не надо, но если вдруг вы захотите покинуть поле боя, то волей-неволей, наткнувшись на корзину, задержитесь и подумаете о своем постыдном поведении: «Я же должна наводить порядок в бумагах, а не идти болтать с девочками в копировальной».

2. Установите будильник таким образом, чтобы сигнал раздался через десять минут после начала вашей бурной деятельности. Когда это произойдет, оцените промежуточные результаты выполненной работы и нажмите кнопку «Отложить». Когда часы опять зазвонят, снова оцените фронт работ — много ли вы успели за это время. Продолжайте устанавливать будильник до тех пор, пока не убедитесь, что серьезно подошли к делу и вас уже не нужно чем-то удерживать в комнате.

Сортировка

Вы помните, какие категории определили для системы хранения данных на третьем этапе процесса планирования? Сейчас пришло время их использовать. Запишите их названия на отдельных листках бумаги или учетных карточках и разложите на большой горизонтальной поверхности, — например на полу или столе переговоров. Далее начинается утомительный процесс сортировки документов по стопкам. Если для какой-то бумаги категория не предусмотрена и вообще не нужна в вашем ЛСД, немедленно отправляйте ее в измельчитель или в коробку для макулатуры. Но если окажется, что у вас нет подходящей стопки для документа типа ПСЗ или «Расширенное знание», создайте ее, запишите название на учетной карточке и складывайте бумаги туда.

Что отправлять в измельчитель? Перечислим документы, которые лучше уничтожать, чем бросать в коробку для макулатуры.

— Заполненные заявления на выдачу кредитной карты, которые в рекламных целях рассылают банки.

— Любые ненужные листы бумаги, где указаны адреса, номера счетов или коды доступа, даты рождения, бюджеты, фотокопии конфиденциальных документов, номера водительских прав, информация о трудоустройстве. Конверты и наклейки с адресом, сметные документы, просроченные справки, багажные квитанции, медицинская информация, пароли, отчеты, образцы подписей, номера социального страхования, дубликаты документов, командировочные удостоверения, использованные авиабилеты и вообще все те сведения о вас или вашем бизнесе, которые вам не хотелось бы обнародовать.

— Кредитные карточки с истекшим сроком действия, банковские карты, паспорта (после того как вы получили новый), любые идентификационные карты (из колледжа, армии, рабочие и т. д.)

— Отчеты о проверке кредитной истории продавцов.

Во время сортировки вы можете обнаружить документы, принадлежащие не вам, а кому-то из ваших коллег. В таком случае начните новую стопку, озаглавив ее именем этого человека. Позднее, когда закончите, скрепите ее зажимом и передайте собственнику. А если попадутся бумаги, которые должны быть у вас дома, а не на работе, создайте стопку «Дом» и складывайте их туда. Когда начнете упорядочивать документы дома, поступите аналогично: сложите в стопку «Работа» все, что следует отнести в офис.

Сканирование

Завершив сортировку бумаг и удалив ненужные, вы должны решить, какие документы перевести в цифровой формат, а какие оставить в бумажном виде. Если вы владеете художественной галереей или работаете в студии звукозаписи, то ваше ЛСД будет существенно отличаться от документации веб-программиста или учителя. Теории и стратегии, которые я предлагаю, по-прежнему действенны и для вас, но вам придется фотографировать объемные предметы, а не сканировать их, или делать цифровые записи звуковых файлов. А в бумажной форме останутся подписанные контракты, нотариально заверенные бумаги, квитанции и кассовые чеки (особенно если в вашей компании сотрудникам — скажем, вернувшимся из командировки — компенсируют расходы только на основании чеков, подтверждающих оплату), судебные документы. Меня часто спрашивают, нужно ли хранить налоговые бумаги, а я в ответ рекомендую поинтересоваться этим вопросом в бухгалтерии вашего предприятия. Налоговое законодательство для компаний меняется регулярно, поэтому только бухгалтер владеет самой последней и достоверной информацией. В любом случае нужно посоветоваться с каким-нибудь бухгалтером. Если этого не сделать, то ревизия из налоговой службы может обойтись вам в кругленькую сумму и кучу нервов.

Если вам по роду деятельности приходится выполнять много исследований, то вы обнаружите, что сканирование каждой прочитанной статьи оказывается весьма полезным. Допустим, вы помните, что что-то читали по этой теме, но забыли где. В этой ситуации вы легко отыщете нужное вам место с помощью функции поиска на вашем компьютере.

Кроме того, когда ко мне в офис доставляют журналы, я сразу же пролистываю их и вытягиваю листы с интересными мне статьями.

Все остальное отправляю в коробку для макулатуры, а вынутые листы сканирую и сохраняю на жестком диске в папке «Нужно прочесть». Когда появляется свободное время, читаю эти материалы. Благодаря такой процедуре я очистила свой офис от журнального хлама, а также не позволяю рекламе искушать меня ненужными вещами.

Уверена, что среди читателей найдется несколько человек, которые категорически против перевода бумажных документов в цифровой формат. Такой вариант тоже возможен, но, как я объясняла выше, искать связи между различными документами проще, когда они представлены в виде компьютерных файлов. Никто не умаляет ценности вашей бумажной картотеки, но просто знайте, что это не единственный и не самый лучший способ хранения документов. И не забывайте: если ваша картотека находится не в несгораемом и не в водонепроницаемом сейфе, то существует опасность ее уничтожения в случае пожара.

Сканер лучше использовать со встроенным программным обеспечением для оптического распознавания текстов. Оно представит отсканированный документ в цифровом виде, после чего вы сможете с помощью функции поиска легко находить нужные слова и фразы, что непросто сделать при работе с документами в бумажной форме.

Просмотрите по очереди все свои стопки и в ходе этой повторной сортировки создайте папку на компьютере, а при необходимости заведите и обычную папку для картотечного шкафа. Напечатайте на ней название категории, используя изготовитель этикеток. Это устройство обеспечивает четкую и качественную печать, что облегчит впоследствии вам или любому другому человеку поиск нужного документа в картотечном шкафу.

Названия папок и файлов на компьютере

Создавая новую цифровую файловую систему, сохраняйте отсканированные документы в виде файлов с описательными именами, отражающими дату, название проекта и категорию. Это облегчит поиск нужной информации в дальнейшем. Рассмотрим пример.

080 507-boyd-evernote.txt

Этот документ опубликован 7 мая 2008 года в виде поста (сообщение в блоге или интернет-дневнике) Стоу Бойда (известная в Интернете личность — «социальный философ и вебтрополог», как он сам себя называет) о программном обеспечении Evernote. Какой бы стиль имен файлов вы ни избрали, неизменно придерживайтесь его (признак 6). Мне нравится система, использованная в примере, потому что она позволяет отыскивать документ тремя способами — по дате, имени автора и содержанию. В моей работе дата публикации сообщения отличается от времени его создания, но важна для нас именно первая. Если же вам нужна только дата создания, можете ограничиться ее кодом в начале имени файла, поскольку она сохраняется автоматически как его часть.

Во многих системах управления документами предусмотрена возможность тегирования (сопровождения данных тегами, или «ярлыками»). Это означает, что в документ вводятся несколько ключевых слов, которые не появляются в тексте на странице, но именно по ним его можно отыскать, а также создавать взаимные ссылки между разными файлами. Тегирование особенно полезно при работе с изображениями и другими нетекстовыми файлами.

Также рассортируйте цифровые файлы по тем категориям, которые вы использовали в ходе планирования. Вероятно, вам придется некоторые из них разбить на подгруппы (папки нижележащего уровня), отражающие ваш рабочий процесс. Фантастически удачным примером такой систематизации я считаю схему, построенную Брайаном Киффером, одним из учтивых программистов сайта unclutterer.com. На своем компьютере он организовал папки для каждого клиента (одна из его категорий), при этом каждая из них содержит три папки нижележащего уровня: «Активы», «Инкубатор» и «Проекты». В «Активах» находятся логотипы, корреспонденция и лицензионная информация по программному обеспечению, которое использует данный клиент. Папка «Инкубатор» предназначена для хранения идей и исследований, имеющих отношение к клиенту, но без деталей конкретных проектов. А вот в «Проектах» каждая папка нижележащего уровня имеет описательное название и содержит подпапки «Активы», «В работе» и «Завершенное». Например, в папке «Проекты» находится папка «Борцы с хламом», где собрана вся работа Брайана Киффера для нашего сайта.

Вы непременно обнаружите, что порой вынуждены работать с документами или файлами, не требующими длительного пребывания в вашем компьютере. В данном случае как нельзя кстати окажется папка «Временные» в каждом «Проекте». Установите периодичность ее чистки. Например, выделяйте на это пять минут в конце каждой рабочей недели. Следите за тем, чтобы файлы не задерживались в ней на неопределенное время, в установленный срок обязательно открывайте их и решайте, что с ними делать дальше.

Выше я уже говорила об одной очень полезной возможности цифровой файловой системы: один и тот же документ может появляться в разных местах. Такие ссылки легко создать, поместив ярлыки или псевдонимы в папки, которые не являются основным местом расположения файла. Вообще, ярлыки — самый удобный и одновременно наименее используемый организационный инструмент для незахламленного компьютера. Допустим, у вас есть проект, требующий применения логотипа клиента. Конечно, можно создать его копию, но в таком случае вам придется всякий раз при внесении в логотип изменений обновлять оба файла. Вот почему лучше поступить по-другому: для файла логотипа создать ярлык и поместить его на рабочий стол компьютера. Теперь один и тот же файл присутствует в двух местах одновременно.

Для создания ярлыка щелкните правой кнопкой мыши по файлу (для пользователей компьютеров Macintosh — щелкнуть мышью, одновременно удерживая клавишу «Control» или «Ctrl»). При этом на ПК Мае откроется выпадающее меню, в котором надо выбрать пункт «Создать псевдоним». Далее можете перетащить созданный псевдоним в любое место на вашем ПК. На компьютерах PC указывают пункт «Создать ярлык», а затем аналогичным образом перетаскивают его в нужное место.

Если вам не нравится использовать иерархическую файловую структуру или вы хотите повысить скорость доступа к информации, то лучше установить на компьютере поисковую машину для цифровых файлов.

Организация старых систем

Если у вас на компьютере есть масса старых файлов, сбросьте их все в папку «Архив». Это позволит начать все сначала, не потеряв старых данных. Если вдруг они вам понадобятся, у вас всегда будет к ним доступ, но в то же время они не помешают вам создавать новую файловую структуру. Когда же последняя заработает, вы сможете в свободное время рассортировать архивные файлы. Если же в вашей бумажной картотеке получился настоящий винегрет из старых папок и учетных карточек, то стоит их упорядочить, отсканировать и поместить уже в цифровом формате в новую компьютерную систему.

Защита системы

Упорядочив все свои документы, создайте резервные копии цифровых данных. Если в вашем в офисе есть локальная компьютерная сеть, то узнайте в отделе информационных технологий, не сделали ли они уже их сами. Если же вы работаете на дому или управляете собственным бизнесом, или просто хотите подробнее узнать, как делать резервные копии, то продолжайте читать этот раздел.

Жесткие диски имеют плохую привычку «умирать», и обычно это происходит в самый неподходящий момент. Чтобы не потерять данные, создавайте их резервную копию в двух местах — в онлайн-хранилище и на внешнем накопителе. Вы в полной мере осознаете достоинства первого метода, если пожар или какое-нибудь стихийное бедствие уничтожит ваш офис вместе с компьютером и подключенным к нему внешним носителем. Чтобы обеспечить безопасность, зашифруйте данные перед их загрузкой в Сеть. (Узнайте в ИТ-отделе компании, не нарушаете ли вы корпоративную политику, используя онлайн-резервирование.) Также не забудьте передать свои логин, пароль и ключ шифрования какому-нибудь доверенному лицу или в отдел кадров для помещения в ваше личное дело.

Что касается второго метода, то у меня к компьютеру постоянно подключен внешний накопитель, и я каждый вечер выполняю перекачку информации. Эта резервная копия нужна для быстрого восстановления данных на ПК, если я нечаянно удалю их в течение рабочего дня, а также на случай выхода из строя винчестера. Одновременное применение двух методов резервного копирования практически полностью исключает потерю важных цифровых данных.