Спальня — это место, где вы восстанавливаете силы и можете побаловать себя. Среди всех комнат в доме именно здесь больше всего нужна расслабляющая атмосфера. Здесь должно находиться как можно меньше отвлекающих или раздражающих вещей. Достаточно кровати с удобным матрасом, чистого постельного белья, теплых одеял, пуховых подушек и тумбочки с будильником.

Здоровый сон необходим для той замечательной жизни, ради которой мы и затеяли борьбу с хламом. Если ночью вы плохо отдохнули, чувствуете себя разбитой, то вам сложно сконцентрироваться, вы медленно двигаетесь, легко раздражаетесь, не способны здраво мыслить, ничего не успеваете вовремя и игнорируете ежедневную работу, потому что у вас нет энергии на ее выполнение. Когда же вы выспались, вам по плечу любые жизненные задачи.

Симбиоз работы и личной жизни невозможен без крепкого ночного сна.

Не забывайте об этом, принимаясь за следующий проект. Сегодня утром вам предстоит борьба с хламом в спальне и по дороге на работу.

 

Как очистить спальню от хлама

Освободите спальню от всего, что не способствует здоровому сну. На полу, комоде с зеркалом, тумбочках не должно быть ничего лишнего. На кровати тоже должны находиться только постельное белье, одеяла и подушки. В спальне допускаются исключительно успокаивающие художественные произведения и декоративные элементы. Одежду, ювелирные украшения и обувь следует класть в отведенные для них места. И, самое главное, здесь не место телевизору или компьютеру. Оба устройства стимулируют работу мозга и ни в коей мере не способствуют сну. Данная комната — ваш заповедник покоя, в котором вы скрываетесь от проблем окружающего мира.

Не переусердствуйте с подушками. Когда их слишком много, они становятся хламом, и вам придется каждый день тратить время на то, чтобы вечером снять их с постели, а утром положить обратно.

В прикроватной тумбочке должен быть один или несколько выдвижных ящиков. Именно в них, а не сверху, необходимо держать носовые платки, книги и прочие предметы. С помощью перегородок разделите внутреннее пространство такого ящика на ячейки, и тогда вам не придется ночью в темноте шарить по всему ящику в поисках нужной вещи.

Если у вас не слишком просторное жилье, то вам, возможно, пригодится и пространство под кроватью для хранения несезонной одежды и постельного белья. В таком случае вам потребуется покрывало, свисающее до пола, чтобы его прикрыть. Вещи под кроватью лучше всего сложить в прозрачные пластиковые контейнеры с плотно закрывающимися крышками, которые исключают проникновение пыли и насекомых.

 

Избавляемся от лишнего постельного белья

Залежи постельного белья и одеял подобно полотенцам тоже зачастую имеют способность увеличиваться абсолютно непостижимым образом. Их используют несколько лет, потом на смену берут новые, а старые при этом никуда не деваются и находят себе пристанище в комоде для белья. Нам жалко избавиться от них, поскольку мы думаем, будто в один прекрасный день они понадобятся нам для пикника или случайной вылазки на пляж. Когда я проходила свой первый цикл борьбы с хламом, то нашла в шкафу три комплекта односпального постельного белья, хотя на односпальных кроватях я не спала с колледжа. Значит, эти три комплекта совершили со мной пять переездов, пересекли тысячи миль, и за все это время я ни разу их не использовала. Когда я взялась за чистку комода, то упаковала их и пожертвовала местному приюту для животных.

Если вы живете в местности, где четыре времени года, вам вполне достаточно четырех постельных комплектов: двух для теплой погоды (хлопковые) и двух для холодной (фланелевые или трикотажные). Людям же, обитающим в тропиках, вообще можно ограничиться двумя наборами — один используется, а второй ждет, когда первый отправится в стирку. Для гостевой кровати не нужно больше одного комплекта белья, мало того, можно обойтись и без него, если кровать такого же размера, как и хозяйская.

Перечислю вам признаки хорошего постельного белья.

1. Соответствует кровати по размеру даже после многократной стирки (то есть белье не должно сильно садиться).

2. Имеет не потерявшую эластичность резинку.

3. Без дыр и пятен.

4. Предназначенное для теплого сезона изготовлено из мягкой долговечной однослойной хлопковой ткани с высокой плотностью переплетения.

5. Лежать на нем комфортно, благодаря чему обеспечивается здоровый сон.

Еще одно «рацпредложение»: чтобы утром быстрее застилать постель, пользуйтесь не второй простыней, на которую кладется одеяло, а пододеяльником. Он съемный и легко стирается.

 

Как организовать здоровый сон и легкое пробуждение

Если у вас высококачественный матрас, удобные подушки, мягкие простыни и добротные одеяла, а в комнате нет никаких раздражителей, то вы немедленно заметите улучшение сна. Ниже я дам еще несколько советов о том, как обеспечить здоровый сон, после которого вы встанете бодрой и посвежевшей.

— Готовиться ко сну надо за час до намеченного времени. Об этом правиле я уже упоминала в главе, посвященной понедельнику, но еще раз повторить не помешает. Переодевайтесь в пижаму, когда у вас еще осталось достаточно энергии, чтобы не сбрасывать дневную одежду прямо на пол спальни. К тому же это будет сигналом вашему мозгу о том, что пора настраиваться на сон.

— Придерживайтесь режима. Если ежедневно ложиться спать и просыпаться в одно и то же время, ваш организм привыкнет к такому ритму. В результате вам не придется на выходных компенсировать недосыпание в рабочие дни.

— Заведите журнал сна. Допустим, вы не знаете оптимального количества часов сна, которое вам требуется для нормального функционирования организма днем. В таком случае заведите журнал и отмечайте в нем время отхода ко сну и подъема, а также уровень работоспособности в течение дня. Мне, например, нужно не меньше девяти часов сна, но не больше десяти (если я сплю больше, то весь день хожу вялая). Проанализировав записи в журнале, вы определите свою природную потребность в продолжительности сна.

— Придерживайтесь установленного порядка. Старайтесь каждый день завершать определенной последовательностью действий. Так вы подготовитесь к полноценному сну и правильному утреннему пробуждению. Вот пример обычного вечернего ритуала: вы укладываете детей в постель, переодеваетесь в пижаму, выбираете одежду на завтра, умываетесь, чистите зубы, готовите бутерброды на работу и в школу, запираете двери и окна, проверяете прихожую и убеждаетесь, что там все разложено по местам, выключаете свет и бытовую технику, заводите будильник и ложитесь в постель.

— Обеспечьте себе незахламленное пространство для сна. Переполненная корзина для белья наверняка испортит вам настроение. Если на кровати находятся какие-то посторонние предметы, вы не сможете свободно менять позу во сне. Разбросанная по полу обувь чревата травмами, когда вы в темноте будете ложиться или вставать с постели. Поэтому при первых же признаках накопления хлама в спальне бросьте все свои дела и приведите свой «заповедник отдыха» в порядок. Ничто не должно мешать полноценному здоровому сну.

Если вы регулярно просыпаетесь, чувствуя себя еще более усталой, чем перед отходом ко сну, или вам приходится настраивать несколько сигналов будильника, чтобы заставить себя встать, вам необходимо обратиться к врачу. Возможно, вы потребляете слишком много кофеина или у вас проблемы со щитовидной железой (работает с перенапряжением либо недостаточно эффективно), или депрессия, или вашему организму требуется более высокая физическая нагрузка, или у вас нарушение сна. Врач понаблюдает за вами и найдет причину, по которой вы не высыпаетесь.

 

Как не опаздывать на работу

У вас, вероятно, есть несколько коллег, которые хронически опаздывают на работу минут на пятнадцать, а то и больше. Возможно, вы и сами из их числа. В любом случае от этого страдает весь коллектив, даже если в нем всего лишь один такой неорганизованный сотрудник. Во многих компаниях за это даже увольняют. Конечно, в течение года вам не избежать нескольких случаев, когда вы придете на работу с опозданием, но по уважительной причине — из-за какого-нибудь чрезвычайного происшествия или неподконтрольных вам обстоятельств. Но если подобное повторяется чаще двух раз в месяц или пусть даже реже, и при этом вы не предупреждаете по телефону босса или коллег, то такие опоздания становятся проблемой. Я считаю оба варианта поведения недопустимыми. Пунктуальность и уважение к сослуживцам — вот два основных условия сохранения работы.

Хронические опоздания могут рассматриваться как признак того, что вы не особо дорожите своей должностью. Если вы опаздываете только на работу и больше никуда, то вам стоит поговорить с кем-нибудь (консультантом по карьерному росту, врачом, наставником, добрым другом) о том, как ее поменять. Если же вам дорога ваша нынешняя должность, тогда попытайтесь разобраться сами, почему с вами такое происходит. В течение недели ведите дневник и вносите в него следующую информацию.

Определив, сколько времени занимают различные этапы утренних процедур, вы найдете «узкие места», где можно сократить временные потери. Признайтесь, иногда вы пять раз нажимаете на будильнике кнопку «Отложить», потому что из-за крайней усталости не в силах заставить себя встать с постели? Если да, то вам надо приучить себя ложиться спать раньше. Из опыта я узнала следующее: большинству людей для того, чтобы утром встать на пятнадцать минут раньше, нужно вечером лечь спать раньше на полчаса. А если вам необходимы утром дополнительные полчаса бодрствования, то вечером следует отправляться в постель на целый час раньше.

Если у вас есть дети, и утром вам приходится снаряжать их в школу или детский сад, советую представить самый удручающий сценарий этих сборов. Возможно, ребенок вечером забыл сказать, что ему понадобится костюм для школьного спектакля? Или у вас разгорелся с дочкой спор по поводу того, что она хочет надеть? Каждое утро готовьтесь к худшему, хотя при этом надейтесь на лучшее. Запланируйте в своем утреннем графике время, как я называю, на «сбои распорядка, вызванные ребенком». У большинства людей они редко занимают больше пятнадцати минут, вот и вы ориентируйтесь на эту цифру. Облегчит вам жизнь и привычка полностью собираться к тому моменту, когда просыпаются дети. Если ваша помощь не потребуется, вы сможете, пока их ждете, спокойно почитать газету и всегда подстраховать их в случае неожиданно возникшей проблемной ситуации. Кстати, даже если у вас нет детей, утром запасные 15 минут вам тоже не помешают.

 

Дорога на работу

Если вам удалось встать с постели строго по будильнику и собраться по графику, то теперь предстоит еще одна задача — вовремя попасть на работу.

Самый надежный способ — пешком. В этом случае редко бывают задержки или помехи, поскольку вы полностью контролируете ситуацию. Но большинству из нас, увы, не повезло, и в офис порой приходится добираться через весь город.

Если пеший вариант отпадает, то стоит воспользоваться общественным транспортом или велосипедом, или летательным аппаратом, или услугой совместного использования арендованных автомобилей, или комбинацией этих методов. Вам нужно, чтобы поездка на работу стала более предсказуемой, организованной и приятной. Попасть на нее вовремя вам помогут следующие советы и приемы.

— Будьте готовы к неожиданностям. Если по пути на работу возникнет непредвиденная задержка (допустим, по причине дорожно-транспортного происшествия, ремонтных работ и т. п.), то вам понадобится стратегия выхода из ситуации. Заблаговременно изучите объездные пути (это можно сделать с помощью GPS или топографического сайта Google maps). Если вы добираетесь общественным транспортом, то узнайте кратчайший путь по маршруту пешком, где расположены ближайшие станции метро и где можно пересесть в городской электропоезд, если в вашем населенном пункте таковой имеется. Знание этих вариантов не только спасет в критической ситуации, но и разнообразит ежедневную дорогу на работу и обратно, если вы захотите ими воспользоваться.

— Собирайте информацию. Прослушайте местные новости перед выходом из дома. Некоторые теле- и радиоканалы даже предоставляют услугу оповещения о дорожных происшествиях, присылая сообщения на ваш персональный электронный почтовый адрес. Просто настройтесь на их волну и узнайте, что в данный момент происходит на автомобильных и железных дорогах, а также маршрутах общественного транспорта.

— Читайте объявления. Объявления об изменении графиков движения общественного транспорта публикуются заблаговременно, за несколько дней. Следите за такими сообщениями, чтобы заранее спланировать альтернативные способы добраться на работу. Самую свежую информацию по этому вопросу можно найти на сайтах вашего района, города, штата и транспортных компаний.

— Познакомьтесь с нужными людьми. Если вы каждый день ездите на одном и том же автобусе, то не помешает лично познакомиться с водителем. Поздоровайтесь, улыбнитесь, узнайте его имя. Не исключено, что когда вы будете опаздывать, он подождет вас. Конечно, обещать этого я не могу, но дополнительный шанс все же нужно иметь.

— Досконально изучите маршрут. Узнайте, через какой вход и по какой лестнице вам удобнее всего спускаться в метро. На каких дорожных полосах меньше всего слияний, благодаря чему движение там самое быстрое. Подсчитайте, сколько времени занимает дорога на работу разными маршрутами, выясните, на каких наиболее вероятны задержки, где больше всего светофоров и где в определенные дни недели наименее оживленное дорожное движение.

 

Проведите время в пути с пользой

Одно из преимуществ долгой поездки, особенно если вы не находитесь за рулем, — возможность заняться работой и сбором информации: почитать местную газету или книгу, набрать на ноутбуке нужный текст, отправить электронные почтовые сообщения.

Если в общественном транспорте вы проводите более получаса, то я рекомендую обзавестись смартфоном или цифровым аудиоплеером iPod. С помощью первого (например, iPhone) вы сможете послушать музыку или аудиокнигу, сыграть в игру, почитать электронную книгу или побродить по Сети. Оба устройства довольно компактных размеров, легкие и занимают в сумочке значительно меньше места, чем газета, книга, игровая консоль или ноутбук. Они скрасят ваш досуг по дороге на работу.

Существуют тысячи способов продуктивно провести время в пути. Ниже перечислены лишь некоторые программы, которые помогают мне извлекать пользу из долгих поездок.

— Аудиокниги. Их можно купить на сайтах розничной продажи такой продукции или прямо в издательствах.

— Электронные книги. Люди, лучше воспринимающие зрительную информацию, предпочитают традиционный текстовый документ. Если вы тоже относитесь к данной категории, купите устройства для чтения электронных книг. Читая цифровые книги, вы избавите дом от хлама, которым становятся их бумажные собратья после прочтения.

— Instapaper. В течение рабочего дня мне попадаются десятки сайтов и онлайн-статей, которые я бы хотела прочесть, но не немедленно. Поэтому я установила на свои компьютер и смартфон программу под названием Instapaper (instapaper.com), которая добавила в мой браузер кнопку «Прочесть позже». Нажав ее, я сохраняю интересующую меня веб-страницу и вношу ее в список непрочитанных материалов. Функцией синхронизации настройте обмен информацией между своими смартфоном и компьютером. И когда у вас появится время — по дороге на работу, — читайте сохраненные материалы. Для этого даже не нужно быть в онлайне, благодаря чему статьи можно читать и под землей, и в воздухе, на борту самолета.

— Slingbox. Некоторые интересные телевизионные программы транслируются в очень неудобное время. Но имея такое устройство, как Slingbox, и смартфон или ноутбук, вы можете смотреть их в записи по нуги на работу (если, конечно, не находитесь за рулем). Подключите Slingbox к блоку кабельного телевидения или цифровому видеомагнитофону, и получите доступ к записанным телепередачам через Интернет или сеть передачи данных. Очень удачно сочетаются просмотр записанных телепередач и занятия в тренажерном зале — на беговой дорожке, эллиптической машине или велотренажере.

Хорошая организация сна, спальни, утренних сборов и поездки на работу позволит вам начать очередной трудовой день без стресса и беспокойства. К среде вашему организму особенно понадобятся отдых и свежие силы, чтобы энергии хватило до конца недели. И чем меньше хлама останется в вашей жизни, тем легче вам будет справляться с насущными задачами.

 

Любая компания, какого бы размера она ни была, должна доносить свои сообщения до целевой аудитории. Товары не будут продаваться, если о них не узнают покупатели, а проекты выполняться, если команды не обнародуют свои цели. Качество продукции не улучшится, если компания не станет прислушиваться к мнению потребителей. Обмен информацией, или общение, занимает центральное место в любой работе, поэтому эффективные коммуникации дают вам неоспоримое преимущество.

 

Четыре типа встреч

Одно время я работала в организации, которой вполне подошло бы название «Прозаседавшиеся». А на моей визитке следовало бы написать: «Эрин, профессиональный участник совещаний». Каждый рабочий день у меня уходило на это занятие от трех до пяти часов, хотя чаще всего мое присутствие было совершенно необязательным. У этих встреч не существовало никакой повестки дня. Докладчики просто слово в слово зачитывали текст со своих слайдов презентаций, сделанных в программе PowerPoint, а присутствующие редко принимали какое-нибудь решение. Через десять месяцев я нашла себе другую работу и уволилась. Вряд ли вас удивит, если я сообщу, что той организации уже больше нет.

С тех пор я побывала еще на сотнях различных встреч и пришла к заключению, что их существует всего четыре типа.

1. Собрание акционеров и/или совета директоров. В зависимости от размера и структуры компании или организации такие мероприятия могут быть обязательными согласно требованию закона. Если их не проводить, то можно и в тюрьму угодить.

2. Мозговой штурм. Выдвижение творческих идей необходимо любой организации или компании. Мозговой штурм способен принести огромную пользу. Но следите за тем, чтобы количество его участников не превышало десяти человек, а также весьма желательно хотя бы за 24 часа до начала мероприятия разослать его тему участникам по электронной почте. Это позволит людям заранее подумать над вопросом. Еще полезно на роль модератора (распорядителя) назначить человека, непосредственно не участвующего в процессе. Дискуссия должна быть оживленной (возможно, даже горячей), причем в центре внимания должны находиться идеи, а не люди.

3. Стратегические встречи. Наиболее продуктивны, если количество участников не превышает десяти человек, причем все они присутствуют. Повестку дня, где каждый пункт посвящен общим стратегиям развития организации или команды, следует разослать хотя бы за 24 часа до начала совещания. Избегайте презентаций, лучше сосредоточьтесь на дискуссиях по делу. Используйте таймер, чтобы ограничивать длительность выступлений, и привлеките модератора — эти два способа помогут участникам сконцентрироваться на теме обсуждения, а не уходить в сторону. Я обнаружила, что совещания проходят эффективнее, если запретить присутствующим приносить с собой еще что-нибудь, кроме любимой кофейной чашки или бутылки воды (никаких ноутбуков, карманных компьютеров, коммуникаторов BlackBerry и т. д.). В начале собрания людям раздаются чистые блокноты и ручки. Исключением из данного правила могут стать справочные материалы, согласованные с организатором мероприятия. Они копируются и раздаются участникам в качестве дополнительной информации к какой-нибудь теме (допускается выводить материалы на ноутбук людям с ограниченными физическими возможностями). Лучше всего проводить такие встречи регулярно, в строго определенное время (например, ежегодно, раз в полгода, ежеквартально). Именно на них определяется стратегический курс развития организации или подразделения.

4. Информационные встречи «на ногах». Иногда самым быстрым способом узнать мнение по какому-нибудь вопросу становится личное общение. Вместо рассылки длинной вереницы электронных писем, которые нужно написать и прочитать, гораздо эффективнее собрать всех членов команды в небольшой комнате для переговоров и провести мини-собрание. Такие «пятиминутки» также отлично подходят для еженедельного обнародования последних новостей о работе подразделения, чтобы все знали, каковы успехи их коллег. Все участники экспресс-совещаний (кроме людей с ограниченными физическими возможностями) должны стоять, поскольку в креслах люди расслабляются, и «пятиминутка» может затянуться. Длительность подобных встреч не должна превышать пятнадцати минут, и если нет заранее обнародованной повестки дня, то сообщить о цели собрания необходимо на первой же минуте. Представление новых сотрудников, сообщение деликатной информации (кончина коллеги, несчастный случай на рабочем месте, сокращение штатов, закрытие другого подразделения) и награждение отличившихся — вот хорошие поводы для подобных мероприятий.

Прежде чем организовывать встречу любого другого типа, кроме вышеописанных, подумайте, действительно ли это нужно и на самом ли деле является наиболее эффективным способом распространения информации. Чтобы рационально распорядиться рабочим графиком участников, собрания должны планироваться и иметь жесткие временные рамки. Могу предложить действенный способ борьбы с ненужными заседаниями. Подсчитайте, сколько стоит одна минута рабочего времени присутствующих, умножьте на длительность совещания и вы узнаете, в какую сумму компании оно обошлось. Под таким углом зрения чаще всего оказывается, что заседания финансово неоправданны, особенно если они не организованы должным образом, тема не важна для участников, а ресурсы используются неэффективно. С другой стороны, встречи по вопросам сбыта определенно стоят потраченных на них денег.

Также не мешает рассмотреть возможность приглашения людей только на часть собрания, чтобы затем отпустить их.

Если встреча тщательно спланирована, то вы будете знать, на какое время звать того или иного сотрудника. Если ради пятиминутной речи человек просиживает в конференц-зале целый час, то вы плохой организатор такого рода мероприятий.

 

Участие в мероприятиях

Возможно, вы этого и не осознаете, но участники встречи способны управлять его длительностью, темпом проведения и, безусловно, качеством дискуссий.

— Подготовьтесь к встрече. Ознакомьтесь с повесткой дня по меньшей мере за сутки до собрания. Приходите с необходимыми материалами. Не забудьте взять блокнот и ручку. Переведите мобильный телефон или коммуникатор BlackBerry на виброзвонок. Поинтересуйтесь, кто еще в числе приглашенных. Узнайте цель встречи, место проведения, время начала. Не опаздывайте.

— Уважайте других участников. Сколько раз вы присутствовали на совещаниях, на которых докладчику приходилось повторять информацию, потому что Гари и Стефани увлеченно смотрели в свои ноутбуки, а не слушали оратора? Из-за такого отношения к происходящему теряют время не только сами Гари и Стефани, но и все остальные присутствующие. Уважайте других людей и слушайте докладчика внимательно. Смотрите на него, проявляйте заинтересованность. Не шепчите соседу едких замечаний по поводу услышанного. Если у вас проблемы с концентрацией, подробно записывайте все, что говорит докладчик. Это поможет вам сосредоточиться, а после совещания еще раз внимательно ознакомиться с информацией, если не усвоили ее в конференц-зале.

— Сначала думайте, потом говорите. Прежде чем вставить свою реплику в дискуссии на совещании, задайте себе следующие вопросы.

1. Имеет ли мой комментарий отношение к обсуждаемой теме и полезен ли он для нее? (Если нет, то лучше выскажите свое мнение после совещания.)

2. Мой комментарий интересен всем присутствующим или только одному человеку? (В последнем случае сэкономьте всем время и поговорите с конкретным человеком индивидуально после совещания.)

3. Можно ли переформулировать мое замечание таким образом, чтобы оно длилось не более тридцати секунд? (Если нет, продолжайте думать над тем, как выразить свою мысль короче. Говорить пространно разрешено докладчику, а реплики слушателей должными быть краткими.)

 

Планирование встречи

На хорошо организованное собрание любо-дорого смотреть. К сожалению, такие встречаются крайне редко. Умение проводить эффективные и продуктивные заседания — весьма ценное и достойное уважения качество.

Если вы решили созвать совещание, прежде всего подготовьте повестку дня. Ее следует предоставить участникам для ознакомления хотя бы за 24 часа до начала мероприятия. Если за день до него вы еще не знаете, что же хотите обсудить, то лучше перенести его на другое время, когда у вас сложится более четкое представление о теме.

Как организатор собрания вы должны уметь сформулировать его цель одним предложением. Для этого закончите такую фразу «В конце этой встречи ее участники должны…» Далее следует конкретное, определенное задание, которое должно быть выполнено благодаря коллективной работе.

Рассмотрим пример правильно сформулированной цели.

В конце встречи его участники должны составить одностраничное ежегодное стратегическое заявление, которым наша команда будет руководствоваться в ближайшие 12 месяцев.

А это пример того, какой не должна быть цель встречи.

К концу встречи его участникам следует обсудить все вопросы повестки дня.

Когда цель встречи определена, вам необходимо провести ее таким образом, чтобы она была достигнута. Для этого повестка дня должна иметь четко выраженные начало, середину и конец.

Повестка дня

1. Призвать собравшихся к порядку.

1) Огласить цель встречи.

2) Описать, каким образом она будет достигнута.

3) Огласить всю информацию, необходимую для ее проведения.

2. Достичь цели собрания.

3. Завершить встречу.

1) Повторить все мероприятия и сроки, намеченные в ходе заседания.

2) Огласить достигнутую цель встречи.

3) Поблагодарить всех собравшихся за участие.

Набросав черновик повестки дня, приблизительно оцените, сколько времени требуется на каждый пункт. На начало совещания уйдет минута, на два вопроса, запланированные на середину, требуется по пять минут, и для завершения достаточно двух минут. Возможно, чтобы не выбиться из графика, стоит использовать таймер, но без звукового сигнала.

Проводя мероприятие, придерживайтесь повестки дня. Не нужно зачитывать ее вслух, но продвигайтесь строго по пунктам. Если дискуссия уходит в сторону от заявленной темы, объявите, что этот новый вопрос можно обсудить в другое время, а затем верните разговор в прежнее русло. Вполне корректно прозвучат, например, такие слова: «Джейсон и Дэшилл, мне нравятся ваши мысли по поводу XY. Вы не против, если мы встретимся в два часа и поговорим об этом за чашечкой кофе? Но сейчас давайте вернемся к нашей основной теме, чтобы Дана и Кэти успели в десять часов встретиться с клиентом Z».

После совещания, но еще до начала следующего рабочего дня, разошлите всем его участникам по электронной почте список мероприятий и сроков их выполнения, о которых договорились на встрече. Благодаря такому напоминанию люди внесут свои задачи в списки предстоящих дел.

 

Стратегии в отношении телефона, Интернета и электронной почты

Такое благо цивилизации, как возможность постоянно оставаться на связи с внешним миром (позвонить в чрезвычайной ситуации или послать текстовые наставления подруге и т. п.), имеет и свои отрицательные стороны. Вероятно, ваш босс регулярно тревожит вас звонками и СМС, когда вы находитесь в отпуске, или каждый день на ваш электронный почтовый адрес приходит свыше сотни рекламных рассылок, больше известных как «спам». Технологии, удобные для вас, столь же удобны и для назойливых телемаркетологов, спамеров и людей, не уважающих ваше право на отдых. В результате становятся понятны ваши смешанные чувства любви и ненависти к своим коммуникационным устройствам.

Телефон. Когда я была восьмиклассницей, то каждый вечер болтала по телефону не меньше грех часов. Сейчас я даже не помню, о чем конкретно мы говорили с подругами так невероятно долго. Но вы ведь не сомневаетесь, что это были беседы о мире во всем мире и поиске лекарства от рака, а никак не о мальчишках, последних школьных сплетнях и нашей неотразимости. Теперь я трачу на общение по телефону в среднем меньше двух часов в неделю. Я убеждена, что каждому человеку на протяжении всей жизни отмерено свыше определенное количество времени на телефонные разговоры, и я израсходовала почти всю свою норму в 13-летнем возрасте.

Я стараюсь свести к минимуму телефонные переговоры, особенно в офисе, и пришла к выводу, что это очень разумное поведение. Если мне кто-то звонит и оставляет сообщение голосовой почты, я посылаю этому человеку СМС или электронное письмо, в котором кратко излагаю содержание голосового послания и даю ответ. Недостаток общения по телефону состоит в том, что не остается записи. Вам не на что сослаться впоследствии, и вы не можете выполнить поиск слов, употребленных во время разговора. Все решения или указания, прозвучавшие по телефону, могут быть пропущены мимо ушей или быстро забыты. Это устройство подходит для сообщения деликатной информации своим знакомым (например, о том, что коллега из другого подразделения нашел местечко получше и уволился), но не для передачи фактов или данных. А поскольку все же большинству из нас на работе приходится иметь дело именно с последними, то телефону следует отвести место в конце списка различных форм коммуникации. Но, несмотря на сказанное, полностью отказаться от него на работе невозможно. Бывают сложные ситуации, и чтобы найти из них выход, порой без телефона просто не обойтись. Ниже приведены рекомендации по его разумному использованию в подобных случаях.

— Запишите основные моменты разговора. Прежде чем поднять трубку, вкратце перечислите на бумаге вопросы, которые вам надо затронуть в разговоре. Это особенно важно перед селекторным совещанием («конференцией по телефону»). Никогда не звоните, не определившись, какой цели хотите добиться в ходе беседы. Если вы не можете сформулировать ее, отложите звонок.

Установите воображаемый таймер. Каждый раз, позвонив человеку, вы отрываете его от дела, которым он был занят в данный момент. Уважайте его время, старайтесь, чтобы ваш звонок был как можно короче. Когда же звонят вам, то сразу же сообщите собеседнику, сколько времени вы можете ему уделить. Большинство телефонных разговоров должны начинаться следующим образом. Вы: «Добрый день, это ИМЯРЕК». Звонящий: «Добрый день, это ИМЯРЕК. Как ваши дела?» Вы: «Все в порядке. У меня есть X минут. Чем могу вам помочь?» Если человек на другом конце провода рассчитывал на большее, то предложите ему перенести разговор на другое время: «Вы не против, если мы побеседуем сегодня после обеда в три? Я как раз освобожусь».

Если в течение дня вам приходится часто разговаривать по телефону, пользуйтесь головной гарнитурой (наушники с микрофоном). С эргономической точки зрения не рекомендуется сгибать шею в течение длительного времени, что происходит, когда мы прижимаем телефонную трубку головой к плечу. Также благодаря гарнитуре у вас будут свободны руки, и в ходе телефонного разговора вы сможете делать записи или… какие-нибудь бессмысленные движения вроде складывания бумаг в стопку или перекладывания канцелярских принадлежностей со стола в выдвижной ящик. Если вам звонят часто, отключите звуковой сигнал, чтобы не мешать окружающим (вы все равно его услышите в наушниках).

Не звоните людям, чтобы узнать, получили ли они ваше электронное письмо. Если вы переживаете по поводу того, доставлено ли оно адресату, просто оправьте его повторно с примечанием и дублированием предыдущего текста. Также попросите подтвердить получение, если боитесь, что ваши электронные письма не доходят. Не все люди проверяют электронный почтовый ящик по вашему графику, поэтому не отвлекайте их своими телефонными звонками.

— Используйте кнопку «Не беспокоить». Даже если вы сидите за письменным столом, из этого вовсе не следует, что вы обязаны отвечать на каждый телефонный звонок. Если вам нужно сконцентрироваться на работе, нажмите на аппарате кнопку «Не беспокоить», и тогда все входящие звонки будут поступать на голосовую почту. Однако постоянно держать эту кнопку включенной не рекомендуется, поскольку в глазах окружающих это будет характеризовать вас отрицательно. Периодическое же ее использование существенно повысит вашу производительность.

— Назначьте время для ответных звонков. Мне нравится перезванивать с 12:30 до 13:00, как раз после обеда, когда уровень бодрости слегка понижается. Телефонные разговоры заряжают меня энергией, и к тому же в США в это время большинство людей находятся на работе (когда на Восточном побережье 12:30, то на Западном — 9:30, то есть рабочий день уже тоже начался).

Интернет. Когда вы заходите в Сеть, искушения подстерегают вас на каждом шагу. Установите для своего поведения в Интернете жесткие рамки. Да, Всемирная паутина и устройства, открывающие к ней доступ, способны заметно повысить производительность труда, но в то же самое время она выступает в роли манящей сирены, отвлекающей человека от основных целей. Старайтесь избегать элементов, чреватых пустой тратой времени, и сосредоточьтесь только на тех, которые повышают вашу дееспособность.

Создайте систему онлайн-сотрудничества, чтобы вы и коллеги могли свободно общаться между собой в Сети в течение дня. Такие программы, как Campfire (campfirenow. com), позволяют членам команды разговаривать между собой, не поднимая трубки телефона, а для обмена мгновенными сообщениями предусмотрены службы ICQ, QIP или Instant Messenger, для более же формального общения подойдет электронная почта. В системе также автоматически ведется журнал всех разговоров, благодаря чему их можно отыскать впоследствии. Если вас не было в офисе в течение нескольких дней, то по возвращении вы сможете узнать, какие вопросы обсуждались в ваше отсутствие. Такие системы идеально подходят для прояснения деталей и проведения мозговых штурмов.

Skype (skype.com) — еще один недорогой способ коммуникации на расстоянии, причем в программе поддерживается функция видеозвонков, и на экране вы можете видеть лицо человека, с которым общаетесь Благодаря веб-камере фактически создается иллюзия беседы как при личной встрече. Мимика и жестикуляция дополняют сказанное и помогают вам лучше понять его смысл. К тому же можно записать такой видеосеанс, чтобы затем просмотреть повторно. Только обязательно сообщите собеседнику, что разговор записывается. Для эффективного использования программы руководствуйтесь теми же правилами, которые мы сформулировали для телефонного общения.

Если вы ежедневно читаете онлайн-газету или какие-нибудь интернет-журналы (блоги), то следить за обновлениями вам поможет программа RSS. Это сокращение от английского названия «Действительно простая синдикация». Приложение собирает контент (содержание) на сайтах онлайн-изданий и новостных порталах, а затем доставляет его в ваш ящик для входящей корреспонденции. Различные уровни управления доставкой RSS обеспечиваются такими программами, как Google Reader, NewsGator, Ensembli, Bloglines и другие.

Когда вы работаете в жестких временных рамках, спрячьте ярлык интернет-браузера, чтобы избежать соблазна по привычке зайти в Сеть и немного развлечься. Поможет контролировать и продуктивно расходовать время уже известный нам таймер. Если вы позволяете себе в течение пятнадцати минут в обеденный перерыв почитать любимые сайты, то следите за тем, чтобы эта четверть часа не превратилась в два часа. Настраивая свои RSS-поступления, сгруппируйте их по приоритетности, а не содержанию, чтобы первыми открыть самые важные. И не бойтесь в любое время, образно говоря, объявить RSS банкротом. То есть если накопилось много информации, которую вы уже не в состоянии переработать из-за нехватки времени, пометьте все сообщения как прочитанные и начните новый цикл с нуля.

Электронная почта (e-mail). При правильном использовании электронная почта повышает производительность труда. К сожалению, большинство из нас не справляются с нескончаемым потоком электронных писем. За восемь часов рабочего дня вам легко может прийти сотня сообщений от коллег и клиентов. И если вы не предпримете ряда шагов, чтобы взять ситуацию под контроль, то обработка этой лавины корреспонденции способна превратиться в настоящий кошмар и лишить вас возможности заниматься своим прямыми обязанностями.

— Излечитесь от зависимости от электронной почты. Прежде всего следует признать, что большинство входящих электронных сообщений не содержат жизненно важной информации. Я всегда слышу такие оправдания: «У нас в офисе все по-другому. Я должна прочитывать письма сразу же, как только они приходят».

Хорошо, может быть у вас так и заведено, но каждый человек, у которого я была инструктором, в итоге признавал, что его бы не уволили, даже если бы он просматривал электронную почту всего дважды в час. А большинство даже называли больший интервал: раз в час, а то и реже.

— Отключите функцию уведомления. Зайдите в раздел настроек почтовой программы и отключите зрительное и звуковое уведомление, чтобы они не искушали вас сразу же по приходе читать новое сообщение. А затем в течение рабочего дня проверяйте почту по такому, например, графику: в 9:00, 11:00, 14:00, 17:00. Или установите для себя другую периодичность.

— Чем меньше вы отправляете писем, тем меньше будете получать. Нам всем приходится отсылать электронные письма, но это не значит, что мы должны порождать бесконечный исходящий поток. Найдите другие способы общения с клиентами и коллегами, например, посредством инструментов управления проектами и группового сотрудничества. Допустим, сообщайте о новых коммерческих предложениях в корпоративном блоге или через социальные сети. Не полагайтесь на электронную почту как единственный способ общения с людьми.

— Электронные письма должны быть короткими. Специалисты по производительности груда рекомендуют ограничивать сообщения тремя-семью предложениями. Думаю, это неплохое правило для большинства видов электронных писем, однако существует опасность потери времени на то, чтобы вписаться в эти рамки. Вместо того чтобы подсчитывать количество придуманных вами фраз, лучше вспомните, что люди обычно пишут ответное письмо в том же стиле, в каком было входящее. Если вы отправите короткое электронное сообщение, то можете надеяться на столь же короткий ответ. Говорят, Кевин Роуз, «мозг» сайта digg.com, в конце всех своих электронных писем оставлял примечание «Отправлено с мобильного телефона», даже если это было не так. Благодаря такой оговорке люди, получив в ответ на свои длинные электронные послания короткие, не обижались и не считали это дурным тоном.

— Помните о конфиденциальности — вернее, ее отсутствии. Прежде чем послать любое электронное письмо, подумайте, как бы вы себя почувствовали, окажись оно вдруг опубликованным на первой странице общенациональной газеты. Не забывайте, что не существует такого понятия, как тайна электронной переписки. Хакеры взламывают частные почтовые ящики, системный администратор у вас на работе, вероятно, тоже их пересматривает. Нажав кнопку «Отправить», вы теряете контроль над своим сообщением. Вы не знаете, как с ним поступит получатель. Поэтому никогда не пишите в письмах о политике вашей компании, не включайте в текст секретную корпоративную информацию, не делайте едких замечаний о клиентах или коллегах. В общем, не пишите ничего такого, что может бумерангом ударить по вас. Но есть и хорошая новость: как только в вашей исходящей корреспонденции станет меньше «пикантных» сведений, вы немедленно заметите уменьшение количества входящей — кому же захочется активно обмениваться только пресной служебной информацией?

Кроме этих простых тактических приемов, являющихся фактически универсальными для всех пользователей электронной почты, в зависимости от индивидуальных потребностей применяется еще и ряд других. Все входящие сообщения обычно относятся к одной из четырех категорий: спам, «К вашему сведению», «Можно ответить немедленно» и «Обработать позже».

Спам. Решить, как поступать с этими письмами, легче всего: их просто надо удалять. Как только вы определили, что данное электронное послание является спамом, избавляйтесь от него навсегда. А чтобы как можно меньше рекламного мусора приходило на ваш электронный адрес, установите мощный антиспам-фильтр.

«К вашему сведению». В сообщениях такого типа содержится информация, которую вам нужно знать, но от вас при этом не требуется определенных действий. Если сообщение короткое, просто прочтите его, и все. На длинное же, например журнальную статью или циркуляр, распространяемый по всей компании, у вас в момент получения может не быть времени. В таком случае поместите его в категорию «Обработать позже» (см. ниже). «Можно ответить немедленно». На эти письма легко ответить сразу же. «На какую дату запланировано завершение проекта?» — «3 ноября». Чтобы набрать и отправить ответ, потребуется меньше 15 секунд, и можно переходить к следующему сообщению. От таких писем в вашем электронном ящике хлам почти не скапливается. Ах, если бы все письма были такими! «Можно, я куплю тебе новую машину?» «Да, пожалуйста». «Обработать позже». Эти письма в основном и являются причиной большинства проблем управления электронной почтой. Они требуют ответных действий, которые совершить немедленно просто невозможно. Если вы твердо намерены взять под контроль электронную почту, то прежде всего должны решить, как поступать с посланиями данной категории. Просмотрите свои старые электронные письма и проанализируйте, какая ответная реакция от вас обычно ожидается. Вам нужно назначить время встречи или проконсультироваться с кем-то по поводу определенной информации, или выполнить поиск в базе данных? Обнаружив определенную закономерность, вы сможете создать стандартную схему ответных действий.

Рассматривайте каждое электронное письмо категории «Обработать позже» как отдельное рабочее задание, и относитесь к нему так же, как к любым другим делам, требующим времени. Представьте себе, что человек, приславший вам это послание, стоит сейчас перед вами в вашем кабинете и просит о чем-то. Как бы вы отреагировали на его просьбу? Записали бы ее в список дел? Внесли в календарь на определенный день? Создали очередной пункт действий в программе проектного управления? Ведь вы бы не смогли просто проигнорировать ее и не дать никакого ответа. В отношении электронных писем из категории «Обработать позже» поступайте так же. А когда выполните необходимое действие, немедленно перемещайте письмо в какую-нибудь другую папку.

В моей почтовой программе имеются еще три папки в дополнение к «Входящим». Самая крупная — «Архив», куда я перемещаю все сообщения после того, как разберусь с ними. В ней я сохраняю все входящие письма, чтобы в будущем в случае возникновения каких-либо вопросов я могла бы найти оригинал. Вторая папка — «Спросите у борца с хламом». Читатели присылают нам вопросы, и мы отвечаем на них каждую пятницу в колонке с аналогичным названием. В этой папке я храню все электронные письма с вопросами читателей до тех пор, пока не отвечу на них, после чего перемещаю в папку «Архив». Наконец, третья папка называется «Прочти меня». Сюда я складываю длинные письма, которые нужно прочесть, но у меня на них не нашлось времени в момент получения. Но перед тем как поместить письмо в эту папку, я убеждаюсь в том, что оно не предполагает от меня каких-нибудь срочных действий. Одновременно я вношу в список предстоящих дел соответствующий пункт, например «К полудню вторника прочесть записку от Анжелы по делу клиента X. Электронное письмо находится в папке „Прочти меня“». В своем дневном распорядке я выделила 15 минут после послеобеденных телефонных звонков на чтение писем из этой папки. Ознакомившись с содержанием сообщений, я перемещаю их в «Архив».

Независимо от того, какую систему применяете вы, обращайтесь с электронными письмами так же, как с просьбами реального человека, пришедшего к вам в офис. Вы ведь не отправляете такого посетителя подождать пару деньков, пока надумаете заняться его делом. Нет, вы немедленно вносите его вопрос в свой деловой график, после чего человек спокойно уходит.

Дополнительные советы по работе с электронной почтой

— Если отправляете по электронной почте группе людей сообщение, которое не является частью текущего разговора, вводите список адресов в поле ВСС («Скрытые копии»), чтобы случайно не получилась ситуация «Ответить всем».

— Создайте предварительно сформированные группы в разделе электронных адресов: совет директоров, начальники проектных групп, члены команды, члены комитетов, помощники руководителей и т. п.

В результате вместо того чтобы вручную вводить адрес каждого человека, рискуя при этом кого-нибудь забыть, достаточно просто набрать в адресной строке название группы, и все адреса из ее введутся автоматически.

— При первых же признаках того, что получатель неверно истолковал ваше электронное письмо, хватайтесь за телефон или входите в Skype, чтобы прояснить недоразумение.

— Уважайте поле «Тема письма». Она должна быть информативной, не меняйте ее на всем протяжении электронного обсуждения. А если вам нужно в разговоре поднять очередную тему, начните новое обсуждение и в первом же электронном сообщении укажите ее. Таким образом вы разделите два разговора на разные темы. Это поможет людям рассортировать входящие письма и не упустить важную информацию, затерявшуюся где-нибудь в потоке сообщений.

 

Впечатляющие презентации

Поистине геркулесовый подвиг — не заснуть в темной комнате, пока докладчик монотонным голосом читает слово в слово текстовые слайды презентации, подготовленной в программе PowerPoint. Я, признаться, на таких мероприятиях часто начинаю клевать носом. И меня всегда восхищала стойкость самого выступающего, который умудряется не заснуть под собственное заунывное повествование.

Чтобы провести отличную презентацию, вовсе не нужно быть оратором мирового уровня. Достаточно просто хорошо подготовиться и быть организованной. Подобно тому как вы формулировали повестку дня для совещания, определите, что должна узнать аудитория из вашего рассказа. Закончите предложение «К концу моей презентации присутствующие должны…» Озвучьте эту цель в начале своей речи, чтобы слушатели понимали, ради чего пришли. А ваша организованность поможет вам справиться с волнением, которое многие испытывают во время публичных выступлений.

При подготовке презентации вспомните своего любимого преподавателя. Какие педагогические методы он использовал? Вряд ли он бубнил в темноте, считывая текст с вереницы слайдов PowerPoint? Вероятно, он комбинировал лекции (причем с наглядными пособиями), практические примеры, независимый анализ и рекомендации по самостоятельному чтению. Ваша презентация тоже должна содержать такие же зрительные, слуховые, деятельные и предназначенные для самостоятельной работы элементы. Заинтересуйте глаза, уши, тело и разум аудитории. Покажите, насколько вам важно, чтобы присутствующие после вашего выступления действительно стали знать больше, чем до него. Вам уже известно, что людям присущи разные способы обработки информации (мы говорили об этом в главе «Понедельник» в разделе об организации гардероба). Поэтому, чтобы охватить всех сидящих в зале, используйте в презентации различные варианты ее подачи.

Что рекомендуется на презентации

— Вполне допустимо использовать слайды, но только если они иллюстрируют моменты, которые проще объяснить изобразительными средствами.

— Количественную информацию рекомендуется представлять в виде диаграмм и графиков.

— Приносить физические образцы продукции, которые аудитория сможет взять в руки и рассмотреть вблизи.

— Записаться на курсы ораторского искусства для бизнес-профессионалов или вступить в сообщество «Мастеров тостов» (Toastmasters, toastmasters.org), если на протяжении последних двух лет вы не выступали на таких мероприятиях.

— Стараться создавать краткие и полезные презентации, а перед выступлением отрепетировать весь доклад не менее двух раз.

— Составлять краткий план того, о чем хотите сообщить аудитории, оценив время, которое планируете потратить на каждый раздел.

— Выходить из-за трибуны и привлекать слушателей к дискуссии.

Что запрещено на презентации

— Не записывайте на слайдах буквально каждое слово. Вы должны вести с аудиторией диалог, а не читать лекцию.

— Не используйте сугубо текстовые слайды.

— Не применяйте броских эффектов, поскольку они лишь отвлекают внимание аудитории от вашего выступления. Слайды не должны растворяться или вылетать из-за края экрана, и на нем не место ничему пляшущему или мигающему.

 

Говорите «да» избирательно

Талант общаться с людьми повышает производительность и общее качество работы. Одним из самых важных и сложных навыков коммуникации является умение ответить отказом так, чтобы не испортить отношений с человеком. Реальность такова, что если вы станете соглашаться на любую просьбу, вас так завалят работой, что вы перестанете получать от нее удовольствие и просто не сможете справляться с возложенными на вас обязанностями. Да, важно быть командным игроком, однако прежде всего у вас существует своя нагрузка и вы должны справляться с ней, а не отвлекаться на бесконечные просьбы окружающих.

Если на протяжении всей своей профессиональной деятельности вы соглашались на каждую просьбу, то, несомненно, ответив отказом впервые, вы испытаете чувство вины. У вас будет ощущение, будто вы подвели человека или из-за вас завалится весь проект. Спешу вас успокоить: испытывать такие чувства — это вполне нормально. Но со временем вы убедитесь, что люди больше начнут вас уважать за возросшее качество вашей основной работы и с пониманием отнесутся к отказам. К тому же помните: время от времени вам придется выполнять просьбы, поэтому слово «нет» не будет звучать из ваших уст постоянно.

Решая, как ответить на просьбу — согласием или отказом, — перечислите на листке свои основные должностные обязанности. Список должен быть коротким, содержащим не более десяти пунктов, и в него нужно включить только те функции, за невыполнение которых вас могут уволить или вы лишитесь клиентов. В результате вы получите перечень приоритетов, требующих от вас ответа «да». На просьбы такого рода вы обязаны соглашаться во что бы то ни стало. Если кто-то просит вас сделать нечто, имеющее отношение к этим пунктам, тут же проявите себя как командный игрок, ответив «Всегда готов!»

Этот список также служит фильтром отказов. Если кто-то посягает на ваше рабочее время, обратившись с просьбой, не имеющей отношения к пунктам вашего перечня приоритетов, извинитесь, но отвечайте отказом. (Безусловно, возможны отдельные случаи, когда придется говорить «да», поскольку от этого зависит ваша судьба, однако они, как правило, единичны).

Отказать так, чтобы не обидеть человека и не заработать себе плохую репутацию, — большое искусство. Имеет смысл попрактиковаться, привлекая в качестве «спарринг-партнеров» своих друзей, желательно из разных организаций. Пусть они обращаются к вам с различными просьбами, а вы ищите способ отказаться, не испортив с ними отношений. Сначала ваши попытки будут неуклюжими, однако если вы продолжите тренироваться, то со временем ваши слова станут звучать естественнее и убедительнее. Ниже приведен список примерных фраз, которыми можно дипломатично отказать человеку в просьбе и при этом остаться с ним в прежних отношениях.

— «Думаю, вы предложили блестящую идею, но вряд ли я самый подходящий помощник в этом деле. Вы говорили с Маргарет? Полагаю, ее заинтересует работа над подобным проектом. Я вас познакомлю с ней».

— «Сейчас я должен вместе с Терри готовиться к встрече с клиентом X, которая состоится с самого утра в пятницу. Но после того как я подготовлю о ней отчет, у меня появится немного свободного времени. Если вы согласны подождать до понедельника, то я помогу вам. Если же вам нужно выполнить эту работу раньше… К сожалению, тогда я не смогу оказать вам содействие».

— «Пол, благодарю за то, что вы подумали обо мне, но мой рабочий график расписан до конца месяца. Может быть, вам выслать электронные адреса моих коллег, которые, возможно, согласятся вам помочь?»

— «Мистер Джонсон, в последнее время ко мне слишком часто обращаются с просьбами, и я уже не успеваю их выполнять. Мы могли бы встретиться после обеда на десять минут? Я была бы признательна вам за рекомендации относительно того, как лучше расставить приоритеты».

— «Моя команда в настоящее время работает над проектами X, Y и Z, причем все три мы должны представить клиенту в течение ближайших трех недель. Поэтому сейчас наше задание — вписаться в сроки, и мы пока отложили все другие дела. Я бы с удовольствием детальнее обсудил с вами вашу идею, но этот разговор и любые решения по вашему предложению пока что придется отсрочить».

Как правильно отказать в просьбе

— Отнеситесь к просьбе с уважением. Если у вас нет на нее времени, это не означает, что идея сама по себе плохая.

— Поблагодарите человека за то, что он посчитал вас достаточно квалифицированным для выполнения его просьбы.

— Предложите просящему хоть какой-нибудь вариант решения — например, другую дату или человека, который сумеет помочь вместо вас.

— Не оставляйте возможности для дальнейших уговоров. Изложите причины, по которым вы вынуждены отказать, и будьте тверды при этом.

 

Кухня и столовая — душа каждого дома. Здесь вы готовите, а потом вкушаете блюда, дающие вам энергию для решения жизненных задач. Здоровое питание столь же важно для симбиоза работы и личной жизни, как и крепкий полноценный сон. Если на кухне и в столовой царит хаос, то вы потребляете не слишком полезную пищу, нервничаете по поводу меню и раздражаетесь из-за того, что кухонные обязанности нарушают ваш распорядок. И наоборот, когда кухня и столовая функционируют как хорошо смазанный механизм, вы испытываете меньший стресс, у вас отличный аппетит и вы искренне любите семейные обеды и ужины. Когда эти помещения и деятельность в них организованы правильно, вам не приходится ломать голову над тем, чем кормить семью вечером и есть ли у вас необходимые компоненты для задуманного блюда.

 

Как создать уют в кухне и столовой

Прежде чем начать вытаскивать продукты из кладовой или составлять список гастрономических покупок, зайдите в кухню и внимательно осмотрите ее. Что вы видите? На столешнице возвышается гора грязной посуды или стоит мелкая бытовая техника? Где находятся мусорный контейнер и коробка для утильсырья? Хорошо ли работает основное кухонное оборудование? Все ли буфетные дверцы и выдвижные ящики на месте? В каком состоянии пол?

Только кухня, обладающая следующими характеристиками, может быть душой дома.

1. Гигиеничная и безопасная.

2. Чтобы выбросить мусор, не нужно прикасаться руками к контейнеру, который к тому же расположен в удобном и легкодоступном месте.

3. В этом помещении вам комфортно и хочется находиться.

Скольких усилий стоит, чтобы кухня удовлетворяла всем трем требованиям?

Первое — вопрос гигиены и безопасности даже не обсуждается. Если где-нибудь на кухне есть муравьи, тараканы, чешуйницы, хрущаки мучные, мыши, плесень или гниющая древесина, этими проблемами нужно заняться немедленно. Запрещается хранить или подавать пищу в опасной среде. Если потребуется, звоните профессионалам по истреблению вредной живности или выведению плесени и следуйте их указаниям для поддержания кухни в надлежащем санитарно-гигиеническом состоянии.

К тому же все, что находится в кухне, должно быть максимально безопасным. При необходимости проверьте электрическое и газовое оборудование. Пригласите сантехника для обследования подключений раковины, посудомоечной машины и холодильника (если он оснащен льдогенератором) к водопроводной системе. Также попросите столяра осмотреть полки, столешницы, буфеты, если что-нибудь из них имеет повреждения. Полы должны находиться в идеальном состоянии, без каких-либо помех для передвижения людей. Если кухонные ножи служат вам уже много лет, отнесите их профессиональному заточнику. Тупые ножи опасны и увеличивают риск получить травму.

Второе требование — легкий доступ к мусорному контейнеру, причем его конструкция должна быть такой, чтобы для выбрасывания отходов вам не приходилось прикасаться к нему руками. Столь простая вещь, как мусорное ведро, является на самом деле незаменимым предметом на кухне. Ведь им вы пользуетесь всякий раз, как готовите пищу. Если оно находится под раковиной или в кладовке, то на время приготовления блюд вынимайте его наружу и ставьте в самом удобном месте. Потому что каждый раз касаться ручки дверцы грязными или держащими что-нибудь руками негигиенично и непрактично. Неудачно расположенный контейнер не облегчает работу на кухне, а, напротив, мешает вам. Лучше всего такое его устройство: крышка открывается рычажной педалью или откидывается назад, от мусора, а не погружается внутрь, в сторону мусора; есть механизм для закрепления верхней части полиэтиленового мешка, который помещается внутрь. В результате вы сможете пользоваться контейнером, не касаясь его руками, вам не придется постоянно сбрасывать мусор с крышки и у вас будет легкий доступ к верхней части мешка, чтобы завязать его, когда он полностью заполнится.

И в-третьих, ваша кухня должна быть местом, в котором вам нравится проводить время. А таковым может стать только чистое, разумно обустроенное, хорошо освещенное, безопасное и уютное помещение. Что вам еще не нравится в нем в его нынешнем состоянии? Может быть, здесь недостаточно света? Или стоит перекрасить стены? Осмотрите кухню и определите, как сделать ее более уютной.

Ответив на вопросы, сформулированные в начале главы, и выполнив три основных требования, приступайте к следующему этапу. Вытащите все съестные припасы из кладовой, освободите шкафы, полки, столешницы и выдвижные ящики от мелкой кухонной техники, столовой посуды, кастрюль, сковородок и прочего. Временно сложите эти вещи на стол в столовой, чтобы оценить свое кухонное имущество. Складывая утварь на стол, сразу же группируйте по функциям и целям. Подобное должно лежать рядом с подобным (специи — к специям, крупы — к крупам). И приготовьтесь удивиться тому, сколько, оказывается, всего хранится в вашей кухне (точно так же мы раньше удивлялись количеству одежды, сгруженной на кровать).

Позднее, когда будете возвращать все это добро на место, ставьте там, где его используете. Кастрюли, сковороды и съемные ручки от них должны находиться возле плиты. Кофейные чашки — в буфете возле кофеварки. Столовому серебру место в выдвижном ящике рядом со шкафчиком, где хранятся тарелки. А вещи, которые вы достаете только по особым случаям, складывайте в самые верхние и нижние отделения кухонных шкафов. Принадлежности для ежедневного использования следует размещать на уровне бедра или плеча. Ваша кухня должна максимально соответствовать санитарно-гигиеническим требованиям.

 

Однозадачники

На нашем сайте борцов с хламом unclutterer.com есть еженедельная рубрика под названием «Однозадачники по средам». В ней мы упражняемся в остроумии, потешаясь над предметами, предназначенными для какой-то очень узкой и единственной задачи, но тем не менее проникшими в наш дом и прочно там обосновавшимися. В шутливой форме мы напоминаем посетителям сайта о том, что к разумной организации жизни нужно подходить с юмором. А я упоминаю об однозадачниках именно в разделе о кухне потому, что многие такого рода предметы созданы для приготовления пищи. Например, ложка для извлечения мякоти авокадо. Или тавро для выжигания монограммы на стейках. Или очки, которые следует надевать, когда вы нарезаете лук.

Само слово «однозадачник» мы впервые услышали от Элтона Брауна, ведущего популярной кулинарной телепередачи «О вкусной и здоровой пище» (Good Eats). Некоторые предметы-однозадачники действительно очень важны (например, огнетушители), но все же по возможности лучше обзаводиться вещами многофункциональными. Малая бытовая техника или утварь, имеющая узкое предназначение, легко становится на кухне хламом (как вилка, созданная с единственной целью — доставать из банки маринованные огурцы!) Правда, если узкоспециализированной вещью вы пользуетесь ежедневно, тогда она не отвечает определению однозадачника. А вот если некий предмет вам практически не нужен, он точно подпадает под эту категорию. У меня на кухне таковыми являются формы и специальные ножи для вырезания из раскатанного теста фигурного печенья, потому что я редко пеку. Однако на кухне кондитера подобные приспособления — незаменимая вещь. Значит, предмет, являющийся однозадачником для одного человека, для другого может оказаться самой полезной кухонной принадлежностью.

Итак, прежде чем возвращать в кухню вещи из столовой, куда вы их временно вынесли, избавьтесь от всех однозадачников. Узкоспециализированным приспособлениям не место на вашей кухне. Ненужные предметы пожертвуйте на благотворительность, продайте на интернет-аукционе (типа eBay), предложите в качестве подарка на соответствующих сайтах или подарите другу — делайте что угодно, но освободите от них кухню.

Один читатель нашего сайта Алекс Фэйл предложил хороший метод выяснить, чем вы на самом деле пользуетесь на кухне, а что только занимает место. «Возьмите наклейки в виде цветных точек и пометьте ими всю свою кухонную технику и утварь. Когда берете какую-нибудь вещь, снимайте наклейку. А через шесть месяцев избавьтесь от всех предметов, на которых остались точки».

 

Кухонная утварь

Начав возвращать вещи на кухню, группируйте их с иже подобными, как вы поступали при организации ванной комнаты. Используйте лотки для столового серебра, съемные перегородки в выдвижных ящиках и различные дополнительные контейнеры, чтобы предметы не перемешались и не потерялись. Если у вас нет съемных перегородок, купите их, но только те, которые можно мыть в посудомоечной машине, чтобы у вас потом не возникало сложностей с поддержанием их в чистоте. Избавьтесь от всей поврежденной кухонной утвари, а взамен приобретите новую, но только если она вам действительно нужна. Разумная организация выдвижных ящиков позволит легко и быстро находить нужные принадлежности во время приготовления пищи.

Складывая кухонную утварь, старайтесь не повредить ее. Не делайте многоэтажных нагромождений (если вы не хотите погнуть изделия из тонкого металла). Для хранения крышек и противней используйте покупные крепежные приспособления. Располагайте вещи так, чтобы к ним был легкий доступ, и после мытья их без труда можно было опять вернуть на место. Если систему хранения сложно поддерживать в порядке, добиться ее разумной организации не удастся.

Пластмассовые емкости и другие изделия для хранения пищевых продуктов имеют свойство очень быстро захламлять кухонные шкафы, стоит вам только на короткое время утратить бдительность. Лучше отправлять все безнадежно покрывшиеся пятнами или поврежденные изделия в утиль. Правда, многие производители таких товаров также изготавливают тару для их хранения, чтобы все эти разнокалиберные судочки не загромождали ваши серванты и буфеты. Я настоятельно рекомендую купить ее или же самостоятельно придумать нечто подобное. Чтобы определить нужное вам количество емкостей, предлагаю следующее упражнение: представьте себе, будто в них находится еда, и попытайтесь разместить их в холодильнике и морозильной камере. Сыграйте в своеобразный «холодильниковый тетрис». Когда оба агрегата заполнятся, вы и узнаете, какое максимальное количество пластиковых судков вы можете использовать одновременно. От остальных, превышающих это число, избавьтесь, поскольку они вам все равно никогда не пригодятся.

Сыграйте в аналогичную игру и с сервировочными блюдами. После того как расставите на столе тарелки и бокалы, заполните ими, а также подносами, супницами и прочей крупной столовой посудой остальную его площадь. Очевидно, то, что не поместится, вы не сможете использовать на званом обеде. Продайте или пожертвуйте на благотворительность всю лишнюю столовую посуду и освободите место в буфете и серванте.

На столешницах разрешено находиться только тем вещам, которые вам нужны каждый день или всякий раз, когда работаете на кухне. Пыль и грязь собираются на всем, оставленном на столешнице. Относитесь к ней так же, как к письменному столу на работе. Пару лет у нас на столешнице стояла хлебница, но мы все же избавились от нее после того, как прозвали «коробкой для плесени». Мы постоянно забывали о том, что положили туда хлеб. Представляете, какое зрелище нас ожидало, когда мы наконец вспоминали об этом. Не стоит занимать ценное место на столешнице ненужными предметами.

Если вы относитесь к числу людей, которые хотят иметь специальную столовую посуду для торжественных случаев, то рекомендую изделия из так называемого костяного фарфора. (При его изготовлении в состав добавляется пепел от сжигания костей животных, благодаря чему изделия получаются тонкостенными и просвечивающимися.) Как ни удивительно, но такие фарфоровые тарелки вполне безопасно мыть в посудомоечной машине. Они долговечны и подойдут как для обычных, так и торжественных мероприятий. С ними прекрасно сочетаются цветные салфетки и стеклянная посуда на ножке. В результате вы вполне обойдетесь одним универсальным комплектом посуды на все случаи жизни.

Правило «на столешницах не должно быть ничего лишнего» применимо и к грязной посуде. После еды всю посуду и прочую использованную кухонную утварь следует немедленно вымыть или загрузить в посудомоечную машину. Последнюю нужно включать после ужина, а выгружать содержимое каждое утро перед завтраком. (Если вы живете одна или вдвоем, то, возможно, вам будет достаточно пользоваться ею через один или даже два дня). Запуск машины по графику облегчит вам задачу поддержания кухни в чистоте. Если же столь полезного агрегата у вас нет, то мыть посуду необходимо после каждого приема пищи, без исключений. Любая грязная тарелка, супница или стакан, оставленные на столешнице, провоцируют появление насекомых, паразитов и плесени.

 

Как очистить кладовую и холодильник

Итак, вы вернули в кухню все непродовольственные предметы, теперь пора заняться содержимым кладовой. Прежде всего проверьте, нет ли в ней просроченных съестных припасов. Если вы не помните, когда купили тот или иной продукт, и при этом не можете найти на упаковке его срока годности, лучше не рискуйте. Выбросьте без сожалений.

Далее избавьтесь от продуктов питания не первой свежести. Бытует мнение, что, например, специи могут храниться долгие годы даже после окончания срока годности, указанного на этикетке. В определенной степени это правда. Однако срок годности не всегда относится собственно к пищевому продукту. Вода, например, со временем не портится, но на бутылках с ней всегда указывается конечная дата использования. Дело в том, что через определенный период начинает разлагаться пластик, из которого изготовлена бутылка, и химические вещества поступают в воду. Поэтому срок годности и определяется исходя из возможной даты начала этого процесса. Аналогичная опасность существует, если специи хранятся в пластиковых контейнерах. Вот почему нужно следовать рекомендациям производителя.

Когда начнете возвращать запасы в кладовую, установите при необходимости на полках многоуровневые съемные внутренние полочки, чтобы иметь хороший обзор содержимого своих закромов. Если складывать вещи беспорядочно, то часть из них потеряется из виду, и вы о них просто забудете. Товары одной категории группируйте в корзинах и коробках. (Корзина особенно хорошо подходит для хранения сухих зерновых завтраков, поскольку утром вам достаточно вытащить из кладовой и поставить на стол только ее.) Сухие напитки и пакетики со специями храните так же, как карточки в библиотечном каталожном ящике. Консервированным супам подойдет место на полке для баночных напитков. Ко всему содержимому кладовой должен быть легкий доступ.

Каждые шесть месяцев проводите ревизию в кладовой и проверяйте сроки годности хранящихся там продуктов.

Но чтобы выбросить то, что испортилось, не нужно ждать полгода — избавляйтесь от этого «добра» сразу же, как только обнаружите. Те же продукты, у которых срок годности близится к завершению, необходимо разместить на виду, чтобы употребить в первую очередь.

Сейчас также подходящее время, чтобы привести в порядок холодильник и морозильную камеру. Проверьте сроки годности замороженных полуфабрикатов, избавьтесь от всего заплесневевшего, получившего морозный ожог (темные пятна на продуктах в морозильнике, появившиеся вследствие их обезвоживания и контакта с воздухом) или испортившегося. Протрите полки и уплотнитель двери влажной тканевой салфеткой и мягким моющим средством. Выработайте у себя привычку делать такую ревизию перед еженедельной поездкой в супермаркет.

 

Кухонные книги и рецепты

Если вы готовы пожертвовать частью пространства серванта, то хотя бы одну его полку отведите под поваренные книги и сборники рецептов. Если подобных материалов у вас много, то начните с их сортировки на три стопки: 1) книги, которые вы используете раз в неделю, 2) раз в месяц и 3) открываете редко или никогда. Издания первой категории сразу же ставьте на выделенную полку, поскольку это ваши верные спутники. А опусы из третьей категории тоже сразу же подарите местной библиотеке или отнесите в букинистический магазин.

Сложнее решить, как поступить с теми, которыми вы пользуетесь раз в месяц или просто нерегулярно. Разделите их на подгруппы: выпечка, медленное приготовление, общая кулинария, блюда на гриле и для пикника, тайские блюда, десерты, французская кухня и т. п. Избавьтесь от книг, уступающих по уровню и качеству лидерам своей подгруппы. Поместятся ли все оставшиеся издания на полке? Если нет, то проведите повторную ревизию. На сей раз разделите книги на две стопки: те, в которых есть больше пяти понравившихся вам рецептов, и где таких рецептов меньше. Во втором случае просто скопируйте рецепты, а от самих книг избавьтесь. После этого ваша кулинарная библиотека должна стать достаточно компактной, чтобы поместиться на полке в серванте.

Отдельные карточки с рецептами и рецепты, которые вы распечатали из Интернета, храните в специальном блокноте.

Что вам потребуется

— Блокнот на трех крепежных кольцах, в виниловой обложке, с передним кармашком.

— Самоклеющиеся листочки для записок (я предпочитаю двух размеров, меньшего и большего).

— Мягко пишущая ручка с быстросохнущей пастой.

— Пачка прозрачных защитных пакетов для листов бумаги («файлы») — пятьдесят или по потребности.

— Зажимы для объединения нескольких листов блокнота в отдельную вкладку — десять или по потребности.

— Десять или больше отдельных листов блокнотного размера.

Изготовление блокнота

— Сделайте художественно оформленную наклейку на корешок блокнота для рецептов, чтобы он выделялся среди книг на полке.

— Вложите в передний кармашек блокнота самоклеющиеся листки для записок и ручку. Эти принадлежности вам потребуются, чтобы делать краткие примечания к рецептам («Слишком много соли»/«Время выпекания увеличить на пять минут»/«Любимое блюдо мамы»). А если речь идет о самых востребованных рецептах, то я обычно выписываю компоненты на самоклеющийся листок, приклеиваю его к списку еженедельных закупок, а затем, по возвращении домой, вновь приклеиваю к рецепту.

— Вложите в заднюю часть блокнота отдельные листы бумаги. На них вы будете записывать рецепты собственного изобретения.

— На закладках, которыми вы разделили блокнот на отдельные вкладки, напишите следующие категории: закуски, салаты, супы, хлебобулочные изделия, блюда из говядины, блюда из свинины, блюда из курятины, вегетарианские блюда, другие блюда и десерты. Также можете добавить собственные категории.

— Вложите придуманные вами рецепты в прозрачные защитные пакеты («файлы») и распределите по созданным вкладкам-категориям. В один пакет можно поместить один лист с рецептом или два листа тыльными сторонами друг к другу.

— Теперь все ваши рецепты находятся в одном месте.

Любители скидок могут сделать аналогичный блокнот для купонов. Разложите купоны в соответствии с их разновидностями. Поскольку обычно используются не все купоны, раз в неделю просматривайте их и выбрасывайте просроченные.

Если у вас на кухне есть компьютер, вы можете применить цифровую систему хранения рецептов. Но я все же не рекомендую держать в этом помещении ноутбук без специальной защиты, поскольку есть опасность его поломки из-за брызг и случайного контакта с пищевыми продуктами.

 

Как спланировать меню без головной боли

Сколько раз в неделю вы произносите: «Я проголодалась. Посмотрим, что у меня есть на кухне» или «Что же приготовить на ужин?» Чтобы каждый раз не испытывать стресс из-за подобных вопросов и готовить дома питательные полезные блюда, планируйте меню на всю неделю. При таком подходе вы будете знать, какие продукты вам нужны, что готовить и сколько времени понадобится на это и последующую уборку помещения.

Ниже приведен образец таблицы, с помощью которой я планирую меню и закупку продуктов питания. Еженедельно выделяйте полчаса на ее заполнение на предстоящие 7 дней. Вам потребуется бланк таблицы, стопка кулинарных книг и клейкие записки. Пролистайте свои любимые кулинарные книги и блокнот с рецептами, сделав закладки на тех, которые понадобятся на следующей неделе. Если вы пользуетесь купонами на скидки, то подберите под эти рецепты соответствующие купоны.

Теперь поставьте в таблице крест на тех приемах пищи, которые на следующей неделе у вас запланированы вне дома (на дне рождения друзей, в ресторане или других подобных мероприятиях). Далее заполняйте свободные клетки в соответствии с рецептами, отмеченными вами в кулинарных книгах. Если для каких-то блюд нужна предварительная подготовка за несколько часов или дней, запишите эти позиции в столбце «Подготовка на завтра», чтобы распланировать время. (Например, тесто для коржей домашней пиццы нужно готовить заранее, за 24 часа. Если я хочу пиццу завтра, то тестом нужно заниматься сегодня.) Также в таблицу нужно внести не менее двух разновидностей сухих завтраков (полуфабрикатов), чтобы у вас в кладовой всегда был выбор здоровых продуктов быстрого приготовления.

Подбирая рецепты, записывайте необходимые продукты в колонку «Список покупок». Это поможет вам спланировать их закупку в супермаркете или на рынке. Когда закончите перечень, проверьте, что у вас есть в кладовой, и вычеркните те позиции, которые уже имеются.

Аналогичную схему планирования меню можно составить в компьютерной электронной таблице (например, в Excel), если вам так удобнее. Прикрепите меню на неделю клейкой лентой на внутренней стороне дверцы буфета или серванта, чтобы сверяться с ним в течение недели.

 

Современный вид спорта: шопинг

Когда в следующий раз отправитесь в супермаркет, спросите у стойки обслуживания потребителей, нет ли у них карты магазина. В большинстве сетевых супермаркетов такие «путеводители» выдаются по просьбе покупателя. Если же в вашем магазине подобной карты нет, то обойдите торговые залы и самостоятельно набросайте схему расположения отделов. В дальнейшем используйте эту импровизированную карту для структурирования списка покупок. Мой перечень всегда начинается с фруктов и овощей, потому что это первый отдел, в который я попадаю, зайдя в супермаркет. Организуйте свой список таким образом, чтобы обойти магазин по кратчайшему маршруту и ничего при этом не забыть.

Если ваш супермаркет работает круглосуточно, лучше приезжайте за покупками не в часы пик. В это время магазин полупустой, а служащие с большей охотой выслушают ваши вопросы. Мне нравится ездить за продуктами во вторник вечером — и людей немного, и на этот день у меня все равно запланированы хозяйственные поездки. Если же приходится посещать супермаркет в выходной день, когда там масса покупателей, то мы с мужем облегчаем свою тяжкую долю веселым спортивным состязанием: делим список покупок пополам, берем по тележке и начинаем на скорость наполнять их.

 

Ваша столовая

Итак, вы избавились от хлама на кухне, составили недельное меню и список продуктовых покупок, а также освоили новый вид спорта — «скоростной шопинг». Теперь пришла пора пожинать плоды своих усилий. Побалуйте себя праздничным обедом в столовой, но ее для этого еще надо подготовить.

Очистите от всего лишнего стол, под ним и вокруг него. Удалите вещи, которыми не пользуетесь и которым здесь вообще не место. Если в столовой у вас находится буфет или сервант, вытащите из него все содержимое и разберитесь с ним так же, как поступали с вещами из кухонных шкафов. Складывая обратно нужные предметы, группируйте их и не оставляйте в буфете (или серванте) больше вещей, чем он может вместить.

Конечно, иногда вы вправе на время превратить обеденный стол в письменный или рабочий, но лишь с условием освобождать его к каждому приему пищи. Совместные ужины за сервированным столом, когда собирается вся семья или все жильцы съемной квартиры, станут для вас прекрасной эмоциональной разрядкой, особенно посреди напряженной трудовой недели. В этом теплом кругу родных вам людей или добрых знакомых можно обсудить события дня, поделиться новостями, помочь советами, поучаствовать в жизни друг друга. Столовая должна быть местом, объединяющим семью и друзей, местом, где люди неторопливо воздают честь трапезе, а не перекусывают на скорую руку, примостившись на краешке заваленного хламом стола.