В общеобразовательной школе и колледже я пользовалась ежедневником только для записи домашних заданий. В то время я придерживалась следующей абсурдной философии: если я не помню какого-то события, то, стало быть, оно недостаточно важное для меня, и его смело можно игнорировать. Но данный метод отчасти работал лишь потому, что я постоянно находилась в окружении друзей, которые следили за тем, чтобы я не пропускала обязательных для меня мероприятий.

После окончания колледжа я переехала жить в отдельную квартиру. И там быстро поняла, что моя философия относительно важности тех или иных событий, была одной из худших, когда-либо мною используемых. У моих друзей уже была работа, все начали постепенно обзаводиться семьями. Следить за тем, чтобы я посещала необходимые мероприятия, уже не входило в число их приоритетов (а если честно, то и не должно было входить). Вспоминая время учебы, я и так поражаюсь тому, что они столько лет мирились с моим безответственным поведением.

Когда вы используете ежедневник для составления календарного графика, пользу от этого получаете не только вы сами, но и близкие вам люди. Ведь пытаясь удержать в голове весь перечень намеченных встреч и данных обязательств, вы испытываете стресс. Вас постоянно преследует ощущение, что вы упустили что-то очень важное или можете кого-то подвести. Да, человек способен помнить несколько ключевых дат и моментов, но держать в голове все нам не под силу.

Вместо того чтобы загружать свою память такого рода информацией или носить с собой мириады клочков бумаги с записями, пора подняться на новый уровень и разработать надежную систему календарного планирования. Избавьтесь от стресса, освободите свой мозг, чтобы он мог думать о гораздо более важных вещах, чем даты назначенных деловых встреч.

 

Традиционные и технические средства календарного планирования

Внести в календарь все места, в которых вам надо быть, и все дела, которые предстоит выполнить, — довольно сложная задача, когда вы беретесь за нее в первый раз. Может даже показаться, что свести все воедино просто невозможно. Видимо, именно этим и объясняется, почему вы уклонялись от календарного планирования.

Сейчас вы убедитесь, что здесь нет ничего невозможного. Но сначала запомните две вещи.

1. У вас есть масса дел, предусматривающих обязательное составление календарного графика? Радуйтесь этому! Не каждому человеку под силу справиться с такой нагрузкой. Но при этом не забывайте: за исключением немногих ситуаций большинство дел — не вопрос жизни и смерти. Вы сами решаете, в каких из них участвовать.

2. Нет ничего предосудительного в том, чтобы иногда произносить твердое «нет» (см. рекомендации из главы «Среда») и соглашаться только на работу, действительно важную для вас.

Прежде всего очистите свой календарный график от мусора. Возьмите телефон и вежливо откажитесь от всех тех обязанностей, на которые у вас физически не хватит времени или сил и которые не являются приоритетными в вашей жизни. (В главе 1 «Основы борьбы с хламом» мы говорили об этом.) Проявите твердость и откажитесь от выдвижения вашей кандидатуры на пост президента местной ассоциации домовладельцев на третий срок. И не вызывайтесь добровольно работать продавцом выпечки на всех десяти спектаклях любительского театра местной общины нынешним летом. Отвечая отказом, используйте метод, который я рекомендовала в главе 4 «Среда»: отнеситесь к просьбе с уважением, выразите признательность за оказанное доверие, предложите альтернативные варианты, но дайте понять, что дальнейшие уговоры бесполезны.

А теперь относительно противоположной части уравнения. Если вы хотите иметь в своем календаре больше плановых мероприятий, то прежде всего вспомните самые важные для себя вещи и выделите для них время. Умение правильно им распоряжаться необходимо для достижения симбиоза работа + личная жизнь и того замечательного бытия, ради которого мы все это затеяли.

Как именно вы будете контролировать выполнение запланированных дел, зависит от ваших личных предпочтений. Если вы лучше воспринимаете все на слух, то вам подойдет цифровой календарь с системой звукового оповещения (дзинь-дзинь!) о предстоящих мероприятиях. Человеку с развитым мышечным чувством предпочтительнее вести рукописный календарь, чтобы собственноручно делать в нем записи. Если же вы легче усваиваете зрительную информацию, то для вас оптимальной может оказаться комбинация цифрового и рукописного методов, которая позволит в разных режимах просматривать сведения о запланированных встречах. Какой бы метод вы ни предпочли, он должен быть интуитивно понятным и соответствовать вашему образу жизни и способу обработки информации. Только при данном условии вы действительно будете использовать его.

Цифровое календарное планирование. Google Calendar (calendar.google.com) на данный момент является самой удобной и общедоступной онлайн-программой для этой цели. Она бесплатна, в ней предусмотрена возможность совместного доступа ваших друзей и семьи к одному календарю; информация представлена в недельном, месячном или дневном форматах; календарь открывается с различных электронных устройств; предлагаются несколько способов извещения о запланированных мероприятиях (с помощью SMS, электронной почты, всплывающих сообщений на экране ПК или смартфона). Можно даже включить функцию оповещения том, какая погода ожидается в день предстоящего события. Интернет-календарь Google синхронизируется с программами Microsoft Outlook, iCal и всеми устройствами Apple, а также доступен на 17 разных языках.

В Google Calendar мне особенно нравится функция планирования мероприятий. Если мне хочется устроить дома званый ужин, я немедленно захожу в онлайн-календарь своего мужа и смотрю, не намечено ли у него на этот вечер какой-нибудь встречи. Если муж свободен, я через ту же программу рассылаю приглашения друзьям, а они отвечают мне опять-таки через Google Calendar. Мало того, если мои друзья тоже составляют свои графики в Google Calendar, они могут предоставить мне доступ к ним, чтобы я выбрала день, наиболее подходящий для всех. (В календаре сообщается только «занят» или «свободен» человек, без уточнения.)

Бумажное календарное планирование. Существует немало ежедневников, позволяющих всегда иметь под рукой информацию о намеченных встречах. Чем компактнее такой органайзер, тем проще его носить с собой. Правда, если он будет каким-то образом уничтожен, украден или утерян, то вы рискуете «потерять свою жизнь». С другой стороны, есть у бумажного планировщика и свои неоспоримые преимущества: вам не требуется подключение к Интернету и электропитание.

По моему мнению, система календарного планирования бумажных ежедневников должна быть максимально простой, чтобы человек мог сразу же понять ее. Однако в рекламе часто говорится о ее более широких возможностях в продуктах той или иной торговой марки. В таком случае вам помогут обучающие семинары, книги, статьи, компакт-и цифровые видеодиски и онлайн-курсы.

Как я упоминала выше, на моем письменном столе лежит большой помесячный календарь, с помощью которого я планирую размещение материалов на сайте Unclutterer. com. Мне нравится, когда я одним взглядом могу охватить все содержание ресурса. Очень удобно, когда сразу видны даты опубликованных материалов. Такие большие календари также подойдут активным семьям с детьми, чтобы каждый член семейства, включая и малышей, мог видеть, на какие дни намечены вечеринки, футбольные тренировки, уроки музыки. Если к календарному планированию привлекать детей, это поможет им выработать собственную стратегию управления временем.

 

Пользуйтесь календарным графиком правильно

Каждый раз, назначая встречу, немедленно запишите оговоренные дату и время. Не имейте привычки оставлять это на потом или записывать запланированные мероприятия выборочно, поскольку так вы неизбежно что-нибудь забудете или упустите. Лучше выработайте привычку чаще сверяться с графиком, чтобы знать, чем и когда вам предстоит заняться. Я заглядываю в свой органайзер за утренним кофе — проверяю список дел на сегодня и завтра.

Если уж завели календарный график, то используйте его правильно.

 

Как не забывать о днях рождения

Благодаря социальным сетям типа Facebook и службам мгновенных сообщений стало намного легче помнить о днях рождения знакомых. На вашей домашней страничке появляется картинка подарка, напоминающая о том, что во вторник у пяти ваших друзей день рождения. Правда, бабушка Джин и дядя Фил вряд ли имеют свои странички в Facebook, а как раз эти люди, больше всего обидятся, если вы забудете этот столь важный для них день.

В программах, подобных Google Calendar, можно внести дни рождения в график как обычные записи, но запланировать их ежегодное повторение. Если же вы пользуетесь рукописным органайзером, то вам придется переносить эти даты из старого ежедневника в новый. Это потребует временных затрат и чревато ошибками.

Допустим, вам, несмотря на все достоинства цифровых календарей, больше нравятся традиционные бумажные, но вы не хотите обижать своих друзей и родственников, забыв дату их дня рождения. В таком случае попробуйте совершенно иную систему, в которой не требуется ежегодно копировать информацию из старого блокнота в новый. Купите набор индексных карточек увеличенного размера.

Возьмите 12 штук и напишите на каждой определенный месяц года, а затем укажите имена и дни рождения знакомых и родственников, выпадающих на него. Раз в год, прихватив с собой карточки, посетите магазин или почту и приобретите поздравительные открытки, сверяясь при этом с записями на карточках. Выберите их для всех людей из вашего списка. (Согласна, такой метод «оптовой закупки» выглядит обезличенным. Но на самом деле он только кажется таковым. Ваше личное отношение к каждому отдельному человеку выражается в том, что открытку для него вы выбираете с учетом его индивидуальных особенностей и вкусов.) Вернувшись домой, поместите в картотеку карточки вместе с поздравительными открытками на соответствующий месяц. Затем ежемесячно первого числа пишите поздравительные тексты, клейте к конвертам марки и оставляйте их в прихожей с запиской-напоминанием о том, в какой день по пути на работу следует опустить конверт в почтовый ящик.

Одновременно с покупкой открыток на дни рождения я приобретаю 10–15 нейтрально оформленных экземпляров (которые подходят для любых торжественных случаев, таких как юбилеи, рождение ребенка, новоселье, свадьба, окончание учебного заведения и т. д.), парочку для выражения соболезнования (с надеждой, что сия чаша нас минует), 10–15 чистых и еще несколько штук про запас для поздравления с днем рождения. Одну такую и пару чистых (забавную и серьезную) я кладу в отделение для перчаток («бардачок») своей машины в качестве аварийного резерва. (И вас удивит, как часто он меня выручал!) Все остальные помещаю в конец картотеки. Я также покупаю на почте рулон с сотней почтовых марок и кладу его в начало картотеки вместе с ручкой, пишущей черным, и стопкой клейких записок. Основательно таким образом подготовившись, я уже не боюсь забыть чей-нибудь особый день.

Должна вас предупредить: за один раз закупать поздравительные открытки на целый год невероятно дорого. Я и не представляла себе, сколько на это трачу, пока впервые не использовала этот единовременный способ. Для преодоления ценового шока напоминайте себе, что за год вы сэкономите массу времени и энергии, а деньги все равно потратите те же, а то и больше. К тому же так вы не забудете поздравить близких вам людей с днем рождения, за что они будут вам весьма признательны. Можно изготовить поздравительные открытки и самостоятельно.

 

В большинстве компаний слово рутина вне закона. От служащих ожидают постоянного новаторства и креативного подхода к решению задач. Однако в действительности многие офисные труженики вынуждены регулярно выполнять одни и те же действия. Если каждый раз, добавляя в картотеку очередной документ или подпись к электронному письму, мы будем делать это по-разному, то это не новаторство, а просто бесполезная трата невероятного количества времени и энергии.

Рутина, или стандартные операции, не ограничивают вашу работу, а, напротив, упрощают ее. Исследователи Калифорнийского университета Дэвиса обнаружили, что чередование интеллектуальной нагрузки (предполагающей напряженную работу мозга и сосредоточенность) и бездумных (рутинных, не требующих активизации мыслительного процесса) операций повышает эффективность и способствует проявлению творчества. Переключившись на простую, однообразную деятельность, вы даете вашему мозгу возможность расслабиться и одновременно накапливаете энергию для следующего рывка.

 

Управление проектами

Принято считать, будто управление проектом требует от вас выложиться до полного изнеможения, иначе поставленных целей не достичь. Однако вы, освоив науку определения сроков реализации, организацию проекта и прочие тонкости, способны стать суперзвездой в данной области в своем офисе. И даже если вы не возглавляете проект, вам по силам стать тем лучшим служащим компании, который всегда укладывается в установленные сроки или даже опережает их.

Вот три общие причины срыва сроков реализации — или три истины, как я их называю.

— Клиенты никогда не бывают подготовлены настолько, насколько обещают.

— Клиенты всегда меняют свои намерения.

— Люди постоянно недооценивают количество времени, необходимое на выполнение той или иной операции.

Клиенты никогда не бывают подготовлены настолько, насколько обещают, поскольку до начала проекта они смутно понимают, какую информацию им необходимо собрать. Также они всегда меняют свои намерения, так как до старта проекта неспособны определить, что предоставили неточные данные. Наконец, люди необъективны и считают, будто работают быстрее, чем происходит в действительности, поэтому оценка сроков выполнения отражает исключительно их желания, а не реальные возможности.

Если на своей должности вы не связаны напрямую с клиентами, то достаточно слово клиент заменить словом босс, и все вышеприведенные утверждения останутся в силе. Неточные информация и оценки неизбежны, и ваша работа как менеджера проекта понимать это и вносить соответствующие коррективы.

Любой проект начинается одинаково: заказчик нацелен на определенный результат, и вас назначают ответственным за его достижение. Вашим следующим шагом становится создание каналов взаимодействия между всеми людьми, привлеченными к реализации поставленной задачи. Прежде чем что-либо обещать, предпринимать или устанавливать промежуточные этапы, вы должны как можно больше узнать о пожеланиях клиента. Хотя вам и не терпится немедленно взяться за дело, на данный момент правильнее поступить так: побороть в себе этот порыв и просто заняться сбором информации.

Если вы управляете несколькими проектами, то подготовьте стандартный список вопросов для клиента. Они могут быть очень простой формы (хочет ли он купить продукт А, В или С) или очень сложной (21-страничная анкета, которую вы заполните при личной встрече). Хотя такие опросники лишены гибкости и потенциала для творчества, они заметно упрощают процесс — помогают провести подготовительную работу с заказчиком и минимизировать ущерб от первой причины невыполнения задачи в срок.

Но независимо от того, имеется ли у вас такая анкета, запланируйте сбор информации до того, как погрузитесь в работу. У вас не должно остаться никаких сомнений по поводу ожиданий клиента или босса.

Вооружившись необходимыми данными, чтобы двигаться дальше, начните выстраивать проект. Клиент, вероятнее всего, определит его конечную цель и, возможно, установит крайний срок ее реализации. Можно приступить к работе и без оговоренного конечного срока, однако для этого нужно четко понимать, чего от вас ждут.

Вспомните третью истину управления проектами: люди всегда недооценивают количество времени, необходимое на выполнение той или иной задачи. Когда начнете намечать промежуточные сроки, постоянно вспоминайте об этом, иначе отставание от графика неизбежно. Хороший практический: все отрезки времени меньше одного дня нужно умножать на два. Если вы думаете, что некая задача займет у вас два часа, запланируйте на нее четыре. Если вам кажется, что с работой вы справитесь за четыре часа, то лучше отвести на нее все восемь. Но когда предполагаемая длительность превышает восемь часов, правило удвоения уже не действует. Для проектов, которые, по моим оценкам, займут один-пять дней, я просто добавляю один дополнительный день. Если кто-то говорит мне, что ему потребуется на выполнения части проекта две недели, я вношу в график три дополнительных дня.

Также я использую два графика: один для моей команды, а второй — для клиента. Первый построен на основе расчетов моих сотрудников, а заказчик видит план, в котором сроки увеличены. Если моя команда уложиться в свой (сокращенный) график, то клиент будет очень доволен, что его заказ выполнен раньше срока и принес экономию бюджета (поскольку счет выставлен за меньшее количество рабочих часов, чем ожидалось). В противном случае (увы, более вероятном) мы все равно не обманем ожиданий клиента, поскольку, согласно его графика, у нас есть небольшой запас времени.

В ходе контрактных переговоров относительно моей книги издатель поинтересовалась, смогу ли я передать ей рукопись к 15 апреля. Я умножила 1500 слов (именно столько, по моим оценкам, я могу ежедневно писать в дополнение к другой своей нагрузке) на количество рабочих дней между предполагаемой датой заключения договора и 15 апреля. Исходя из полученной цифры, я увидела, что без труда завершу книгу к 31 марта. Но я согласилась с предложенной издателем датой и подписала документ. И как показали дальнейшие события, эти две недели форы оказались очень кстати. За время работы над книгой возникло несколько непредвиденных задержек: мне пришлось ненадолго слетать в Чикаго, нужно было запланировать телевизионное выступление и написать к нему текст, а моя мама попала в тяжелую автомобильную аварию. (Иногда в нашей жизни происходят неожиданные события, выбивающие нас из колеи и вынуждающие корректировать свои планы. Бывают периоды, когда приходится бросать все, связанное с работой, чтобы заняться решением личных проблем.) В результате я закончила текст только 7 апреля. Но поскольку я все равно сдала рукопись на неделю раньше срока, издатели были очень довольны. Я недооценила необходимое мне время — ошиблась на целую неделю, — однако ничего страшного не произошло, поскольку у меня был достаточный запас времени.

 

Несколько промежуточных сроков лучше одного крайнего

Конкретные индивидуальные задачи и промежуточные цели позволяют реализовывать проект, не испытывая страха перед огромным объемом предстоящей работы. Если «отщипывать» от него небольшие, вполне доступные «кусочки», то вы и не заметите, как выполните все грандиозное задание. Когда же вы думаете о нем в целом, то сомнения в том, по силам ли вам эта глыба, заставляют вас оттягивать начало, и вы рискуете так никогда и не достичь своей цели. Лучше сосредоточьтесь на небольших задачах, и тогда вы точно уложитесь в срок.

Промежуточные цели назначайте, исходя из естественного движения к конечной цели проекта. Если не ставить телегу впереди лошади, все будет в порядке. Но, предположим, вы не можете решить, какие промежуточные этапы выбрать. Тогда обсудите этот вопрос с коллегой или боссом и, определившись, приступайте к формулированию конкретных заданий для достижения промежуточных целей.

Это должны быть конкретные формулировки, точно описывающие предстоящую работу. Не используйте расплывчатых фраз наподобие «Позвонить Дэну, чтобы узнать о клиенте X». Задача должна звучать так: «Позвонить Дэну из бухгалтерии по внутреннему номеру 1234 в 13:00 в пятницу и попросить данные за 2009 год по клиенту X». Внесите ее в свой календарь на 13:00 в пятницу и до того момента забудьте о предстоящем телефонном разговоре. Если же Дэна в указанное время не окажется на месте, оставьте голосовое сообщение и перенесите беседу на понедельник тоже на 13:00. Возможно, до того момента коллега из бухгалтерии сам вам позвонит.

Перегибы в борьбе с хламом

Между назначением конкретных заданий и чрезмерно жестким управлением собственным временем, а также работой других людей существует тонкая грань. Если вы передаете часть проекта кому-нибудь из членов вашей команды, то предоставьте ему возможность полностью отвечать за этот участок работ. Лучше сосредоточьтесь на планировании собственной деятельности и разбиении ее на составляющие, а не превращайтесь в жестко контролирующего каждый шаг своих подчиненных начальника-монстра.

Также не тратьте слишком много времени на планирование своей работы. Сформулируйте необходимые пункты и беритесь за дело. Да, тщательно составленный проект радует глаз, но все же ваша главная задача — не планировать проекты, а выполнять их. На это и направьте свои основные усилия.

В четверг я говорила о том, что управление ожиданиями и прозрачность — важные составляющие общей производительности. Данное утверждение особенно справедливо в отношении эффективной реализации проекта. Не менее одного раза в день проверяйте, как идут дела у членов вашей команды. К тому же небольшие достижения по ходу выполнения задачи — прекрасная тема для разговора на встречах с клиентом. Ведь получив такую информацию, он сможет порадовать собственного босса хорошими новостями и откорректировать свою работу.

Если вы ищете инструменты проектного управления, могу порекомендовать следующее.

Бумажные инструменты. Управление проектом с помощью бумажного календаря ничем не отличается от планирования любой другой деятельности. Внесите в него задачи и промежуточные цели и вычеркивайте их по мере выполнения.

Цифровые инструменты. Большинство компаний, в которых я работала, пользовались целостной системой планирования ресурсов предприятия, включавшей в себя модули проектного управления. Если ваша организация тоже применяет такую систему, не пренебрегайте ею. Если же у вас ничего подобного пока нет, подыщите подходящую программу самостоятельно.

 

Если вы — не руководитель проекта

Быть рядовым членом команды не менее важно, чем руководителем проекта. Без вас заказ клиента не будет выполнен. Подобно тому как ваш босс формирует рабочие процессы для проекта в целом, вы должны сделать то же самое для порученной вам части задания.

— Соберите как можно больше информации о проекте.

— Узнайте, как цель вашей индивидуальной работы соотносится с общим видением задачи.

— Составьте реалистичный календарный график.

— Разбейте свою деятельность на удобные для выполнения небольшие этапы.

— Установите промежуточные цели.

— Внесите в календарь конкретные задачи.

— Обсудите сделанное со своим проектным менеджером и постоянно держите его в курсе происходящего, регулярно советуясь с ним.

— Приступайте к работе.

Возможно, вы не всегда будете согласны со стилем управления проектом или личностью его руководителя, в таких случаях вам нужно просто смириться. Чтобы быть продуктивным и эффективным членом команды, вы должны отрешиться от офисной политики, сосредоточиться на поставленной задаче и просто добросовестно выполнять ее.

 

Чему ст

о

ит поучиться у лентяев

Хотите узнать, как оперативно выполнить скучное задание, приложив минимум усилий? Поучитесь у лентяев. Они всегда стремятся облегчить себе задачу и получить при этом максимальные результаты. Наиболее производительные, творческие и эффективные служащие, с которыми мне доводилось встречаться, на самом деле настоящие лентяи, нашедшие простейший способ выполнения своей работы.

Данное утверждение особенно справедливо в области компьютерного программирования: чем проще код, тем быстрее он работает и тем ниже вероятность возникновения ошибок, которые нарушат или замедлят выполнение программы. Та же закономерность прослеживается и в быту: чем меньше у вас имущества, тем меньше надо стирать, убирать и чистить, и тем больше времени останется на занятия поинтереснее, чем ведения домашнего хозяйства.

 

Стандартные процедуры и производительность

Как я рассказывала во вторник, стандартные (или рутинные) процедуры позволяют быстрее справиться со скучной работой и посвящать больше времени действительно важным для вас вещам. Тогда, в главе 3, мы говорили о вашей личной жизни, но все сказанное применимо и к трудовой деятельности. Однообразные ежедневные операции помогают самоорганизоваться, не забывать о своих обязанностях и выполнять их вовремя. Рутинные процедуры высвобождают время, которое можно посвятить наиболее важным сторонам вашей работы.

Создавайте стандартные процедуры для тех действий, которые вы повторяете ежедневно или еженедельно.

Дополнительно можно разработать их для составления статусных отчетов или сканирования и внесения в картотеку документов. Используйте рутинные процедуры везде, где только можно, и возьмите себе за правило выполнять их.

В качестве примера опишу свою стандартную схему окончания рабочего дня.

— Просмотреть план текущего дня и перенести все незаконченные дела на завтра.

— Ознакомиться с графиком на завтра и мысленно отметить все особые обстоятельства.

— Разобрать все входящие бумаги, отсканировать и добавить в картотеку документы.

— Убрать с поверхности стола и спрятать все канцелярские принадлежности.

— Нажать на офисном телефоне кнопку «не беспокоить» (теперь все входящие звонки, будут записываться как сообщения голосовой почты).

— Отключить первый внешний резервный жесткий диск, подключить второй.

— Выключить все электрические приборы.

— Вернуть всю посуду на кухню.

— Все, рабочий день окончен.

Было время, когда у меня постоянно находилась перед глазами клейкая записка с этими пунктами. Я сверялась с ней, пока не запомнила все шаги, а произошло это примерно через несколько недель. И теперь список мне не нужен. Если вам тоже удобно работать со списками, то составьте перечень шагов для каждой рутинной процедуры.

 

Рутинный набор текста

При вводе текста мне очень помогает программа Text Expander (smileonmymac.com/textexpander), установленная на моем компьютере Macintosh. Она позволяет создавать комбинации клавиш для быстрого внесения в документ или электронное письмо предварительно набранных фрагментов. Если вы работаете на PC, то аналогичные возможности обеспечивает программа ActiveWords (activewords.com). Каждое приложение стоит около 30 долларов.

Ежедневно я получаю около двух сотен электронных писем, и приблизительно на четверть из них требуется ответить. Обычно я включаю в них так называемую «подпись» — свои имя и контактные данные, — но их количество зависит от адресата. Я использую пять разных подписей. Самая краткая содержит только мое имя и адрес сайта, а наиболее обширная включает очень личную информацию, такую как адрес электронной почты и прямой телефонный номер. Все пять подписей сохранены в программе TextExpander, и для каждой создана горячая комбинация клавиш, посредством которой я вставляю в текст электронного письма сотни букв. У меня также имеются комбинации для автоматической вставки правил размещения сообщений гостей нашего ресурса Unclutterer (335 слов), заявления сайта о перепечатке статей (177 слов), списка внутренних телефонов персонала портала (60 слов). Программы TextExpander и ActiveWords дают возможность выполнить длительный процесс за несколько секунд. Благодаря клавишным комбинациям быстрого набора стандартных фрагментов текста вы не только ускорите свои рабочие операции, но и полностью избавитесь от опечаток.

 

Теперь, когда вы удалили большую часть ненужного балласта из своей жизни, вы, возможно, стали замечать хлам в жизни окружающих. Если вы живете не сами или делите с кем-нибудь офис, то этот мусор может находиться непосредственно рядом с вами. Или вам по службе приходится иметь дело с неорганизованным клиентом, боссом или родителем. Кем бы ни был этот человек, вы жаждете помочь ему измениться. Благое намерение, только не забывайте о трех вещах.

1. Невозможно заставить другого человека стать борцом с хламом.

2. То, что кажется самым важным для окружающих, не обязательно является таковым для вас (и наоборот).

3. Быть борцом с хламом — не единственно возможный образ жизни.

Независимо от того, насколько изменилась ваша жизнь, не думайте, будто эта новая форма существования предпочтительнее избранной для себя другими людьми. Рассматривайте статус борца с хламом как наиболее оптимальный лично для вас, но не обязательно для ваших знакомых.

Вы решили приобрести навыки разумной организации, вычистить хлам из своей жизни, достичь во всем полной гармонии. Вы сами сделали такой выбор, поскольку уверены, что другая жизнь — не для вас. Однако уважайте представления окружающих, которые, возможно, даже не подозревают о том, что можно жить как-то иначе.

Если вы станете понапрасну тратить время и энергию на негодование по поводу хлама в жизни окружающих, это лишь добавит его в ваше собственное существование.

Вы можете служить наглядным примером, рассказывать о тех преимуществах, которые получили, вступив в ряды борцов с хламом, но при этом не имеете никакого права криком, придирками или запугиванием заставлять людей измениться. Однако в ваших силах мирно сосуществовать с инакомыслящими.

 

Десять советов, как ужиться с приверженцами хлама

1. Прежде чем планировать жить с кем-то под одной крышей (будь-то романтические отношения или, например, совместная аренда квартиры), узнайте, на что вы идете, и оцените, насколько он аккуратен и чистоплотен, если эти качества для вас действительно важны. Если вы не выносите хлама, то не стоит жить вместе с его приверженцем.

2. Но, допустим, это вынужденная мера. В таком случае на помощь придет общение. Ваш партнер, сосед по общежитию или съемной квартире, ребенок прекрасно себя чувствуют среди беспорядка, но вам в такой обстановке крайне некомфортно? Тогда поговорите с этим человеком начистоту. Криками и пассивно-агрессивным поведением вы ничего не добьетесь, разве что разрушите отношения. С другой стороны, спокойная, искренняя и уважительная беседа может дать прекрасные результаты.

3. Если вы знаете, что способны сорваться на крик, то лучше провести ее в общественном месте. Большинство людей не станут повышать голос в приличном ресторане, какой бы накаленной ни была дискуссия.

4. Договоритесь с человеком об основных правилах всех ваших будущих бесед на тему хлама и неорганизованности. Я предпочитаю следующие: «Не придираться», «Не возвращаться к уже решенным вопросам» и «Темой дискуссии должна быть реальная проблема» (а не сторонняя, которая подтолкнула вас начать разговор).

5. Обсудите рутинные процедуры и процессы и объясните ему, зачем они нужны. Возможно, ваш сосед по съемной квартире просто не знает, для чего вы поставили у входной двери измельчитель бумаги или почему не любите оставлять на кухонной столешнице грязную посуду (чтобы не заводились вредные насекомые). То, что очевидно для вас, может вовсе не быть таковым для другого человека. Когда же начнете объяснять свои способы борьбы с хламом, говорите в доброжелательном и спокойном тоне, без снисхождения и порицания.

6. Порой проще убрать самому, чем увещевать кого-то. Если что-то вас действительно раздражает и его устранение — дело нескольких секунд, то просто сделайте все сами. Я не говорю, что вы должны стать служанкой и постоянно подчищать за всеми в доме, но иногда можно на такое пойти. Согласитесь, есть разница — за пять секунд поднять с пола в гостиной грязные носки и бросить их в корзину для стирки или два часа ходить вокруг них и внутренне возмущаться по поводу такого безобразия. Не захламляйте собственные эмоции, если этого можно избежать.

7. Большинство людей переоценивают свой вклад в работу по дому. Мы видим только то, что сделали сами, высоко ценим свои усилия, а вот стараний живущих рядом порой просто не замечаем. Составьте список всех своих домашних дел за день и попросите человека, с которым делите кров, подготовить такой же перечень со своей стороны. Может оказаться, что он и не знал, какой объем работы вы в действительности выполняете, точно так же и вы наверняка умаляли его заслуги. Но затем, чтобы не нарушать правила «Не возвращаться к уже решенным вопросам», уничтожьте оба списка.

8. Обойдите вместе свою обитель и обсудите, как каждый из вас представляет себе ее обустройство. Сейчас все имеют право голоса. Что нужно для поддержания порядка? Составьте сообща список необходимых дел и разработайте рутинные процедуры.

9. Нужно не жаловаться, а мотивировать. Используйте для этого те же звуковые и зрительные подсказки, о которых мы говорили во вторник. Пусть другие увидят, насколько улучшилась ваша жизнь в результате борьбы с хламом.

10. Если вам очень сложно достичь взаимопонимания с домочадцами, обратитесь за сторонней помощью. Ее способен оказать профессиональный организатор, семейный консультант/психолог или просто служба уборки жилых помещений.