Важным инструментом общения с должником является общение с ним посредством «пера и бумаги». Среди направляемой должнику корреспонденции выделим четыре основных документа:

• письмо, напоминающее о сроке оплаты;

• письмо с предложением погасить задолженность;

• претензия (письмо с требованием погасить задолженность);

• предарбитражное уведомление (нередко именуемое в обиходе «последним китайским предупреждением»).

Каждый из указанных документов преследует свою цель. В ходе работы с тем или иным контрагентом можно использовать указанные документы как по отдельности, так и «серийно» – когда один документ следует за другим через определенное время, если погашение долга не состоялось. Вы сами решаете, что именно и в какой форме отправлять контрагенту. Единственное исключение – претензия, отправление которой является обязательным для вас перед обращением в суд, если в договоре согласован претензионный порядок решения споров либо если претензионный порядок решения споров предусмотрен для некоторых правоотношений в силу закона. Все перечисленные выше документы должны напоминать клиенту о необходимости погашения задолженности, но при этом не нарушать принцип адекватности мер воздействия на должника особенностям сложившейся ситуации. Также использование указанных документов желательно увязывать с выбранной стратегией воздействия на должника (нейтральная, демонстрация плюсов (выгод) возврата долга, демонстрация минусов невозврата долга).Допустим, если клиент по ряду каких-либо объективных обстоятельств пропустил на пару дней срок оплаты, то претензия с жесткими требованиями и обещаниями судебных разбирательств может быть воспринята им как излишнее давление. В результате долг он погасит, но дальше с вами, возможно, работать не захочет.Именно поэтому важно вести всю переписку в деловом стиле без эмоциональных оборотов типа «где деньги, блин?!!» и других вариаций на данную тему. Долги, безусловно, нужно взыскивать, но не стоит использовать излишнее давление там, где оно не требуется или неуместно.Давайте рассмотрим по порядку каждый из перечисленных выше документов.Письмо, напоминающее о сроке оплаты, представляет собой короткое доброжелательное послание, в котором клиенту сообщается о том, что вы рады сотрудничеству с ним. Естественно, помимо «дифирамбов» клиенту также сообщается о наступающем через пару дней сроке оплаты и о том, что вы будете счастливы получить от него оплату в согласованные сроки. Цель данного письма – простое напоминание клиенту о необходимости оплаты. Отправление его нужно осуществлять за несколько дней до истечения согласованного срока оплаты, поскольку нередко причиной нарушения договорных сроков оплаты является разгильдяйство сотрудников компании-клиента (один забыл подписать счет у руководителя, другой – передать счет в бухгалтерию, третий – что-то еще). Отправление типовых писем с напоминанием о сроках оплаты всем клиентам (хотя бы по факсу) может значительно уменьшить количество случаев, когда клиент забывает о согласованной дате платежа. Если клиент собирается намеренно нарушить договоренности, письмо продемонстрирует ему, что вы четко следите за договорными обязательствами и «тихо подинамить» срок оплаты у него вряд ли получится.Один из возможных вариантов письма, напоминающего о сроке оплаты, приведен ниже (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Пример типового письма с напоминанием о сроке оплаты

Письмо с предложением погасить задолженность представляет собой документ, в котором вы нейтрально сообщаете клиенту о факте наличия задолженности по определенному обязательству и предлагаете ее погасить. Как уже упоминалось выше, в некоторых случаях при работе со статусным клиентом или в ряде иных случаев направление в адрес клиента жесткой претензии может привести к ненужному разрыву отношений. Поэтому целью данного письма является предложение погасить долг без попыток «закошмарить» клиента. Один из возможных вариантов письма, напоминающего о сроке оплаты, приведен ниже (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Пример письма с предложением погасить задолженность

Претензия (письмо с требованием погасить задолженность) представляет собой документ, в котором вы сообщаете клиенту о факте наличия задолженности по определенному обязательству и требуете ее погасить. В отличие от ранее рассмотренных писем претензия имеет целью рассказать клиенту обо всех негативных последствиях, которые его ждут в случае непогашения долга и продемонстрировать серьезность ваших намерений. Некоторые из «пугалок», упоминаемых в претензии, могут быть не реализуемыми для кредитора, но их «грозное звучание» порой позволяет оказать необходимое давление на должника. Один из возможных вариантов претензии приведен ниже (рис. 5.4).Предарбитражное уведомление («последнее китайское предупреждение») представляет собой документ, в котором вы сообщаете клиенту о том, что у него есть последний шанс решить все мирным путем, после чего вы неизбежно обратитесь в суд. По сути, обратиться в суд вы можете и без этого документа. Данный документ целесообразен в случаях, когда вы решили повременить с обращением в суд, однако хотите «пошевелить» должника. Поскольку писать повторную претензию смысла нет, то необходимо направить некий иной документ, который будет продолжать начатый «роман в письмах». Этим документом как раз и может выступить так называемое предарбитражное уведомление. Для усиления эффекта к данному документу можно приложить проект искового заявления, а в тексте предарбитражного уведомления стоит упомянуть еще что-нибудь из серии «пугалок». Один из возможных вариантов предарбитражного уведомления приведен ниже (рис. 5.5).