Глава седьмая

Умение выбирать и давать поручения

Умение выбирать структурирует ваше время и повышает эффективность его использования. Умение давать поручения другим не менее важно. Оно помогает вам не утонуть в море сверхурочной работы.

Советы 

• Помните о своей главной цели, то есть о том, за что, собственно, вам платят зарплату.

• Задайте себе вопрос: как прямо сейчас я могу наилучшим образом использовать свое время?

• Прежде всего, поверьте в свои цели. Если вы сами не будете в них уверены, то что уж и говорить о других.

• Составьте два списка: краткосрочных и долгосрочных целей. Внимательно изучите их.

• Поймите, чем «срочное» отличается от «важного». Уделяйте время «важным» заданиям. Если же задание является «срочным», но не «важным», выполните его незамедлительно, но не посвящайте ему много времени.

• После того как вы научитесь определять, какие из заданий можно передавать другим, научитесь давать поручения.

Умение выбирать

Вся ваша программа эффективной организации времени существует благодаря этому простому на первый взгляд навыку. Если распорядок вашего дня складывается стихийно, под воздействием текущих обстоятельств, то он неизбежно превратится в хаос. Действовать в соответствии с возникшими обстоятельствами и делать сознательный выбор это совсем не одно и то же.

Вернемся к содержанию нашей книги. В первой части вы узнали о своей жизни и о том, что в ней является наиболее важным. Теперь мы должны упорядочить ее. Кратко, не более чем в одном предложении, сформулируйте, в чем состоит ваша работа. За что, собственно, вам платят зарплату? Какова цель всей вашей работы? Запишите получившуюся фразу.

Теперь, когда эта короткая, ясная и четкая фраза находится у вас перед глазами, вы должны придать ей официальный статус. Распечатайте ее. Если нужно, заламинируйте. Затем повесьте лист бумаги с надписью там, где вы часто будете обращать на него внимание. Ведь вы очень заняты, и просто необходимо, чтобы что-то постоянно напоминало вам: «Вот твои главные цели». В соответствии с ними выберите задания, которые вы собираетесь выполнять. Напоминайте об этих конечных целях и всем остальным членам вашей команды.

ЕЩЕ ОДИН ВОПРОС, КОТОРЫЙ ВЫ ДОЛЖНЫ ЗАДАВАТЬ СЕБЕ ПОСТОЯННО:

«Как прямо сейчас я могу наилучшим образом использовать свое время?»

Вы должны будете сообщить о выбранных целях своим коллегам и убедить их в предпочтительности именно этих целей. Однако первый человек, которого вам придется в этом убедить, это вы сами. Вы должны понять, насколько важна работа организатора. Я встречала многих менеджеров, которые отказывались давать поручения, так как считали, что настоящая работа должна состоять в том, чтобы делать, а не организовывать. Они не могли понять всю важность работы менеджера. Когда они уделяли время организаторской деятельности, они чувствовали себя виноватыми, возможно, потому, что не понимали, почему такая деятельность необходима. Они относились к менеджменту как к чему-то приятному, чем хочется заняться тогда, когда нет настоящей работы. Тем не менее менеджмент сам по себе должен стать приоритетным занятием. Представьте себе, что случится, если пилот самолета откажется выбирать и принимать решения. Что если он заметит, что стюард плохо справляется со своими обязанностями и пассажиры не получают заказанных напитков? Что произойдет, если вместо того, чтобы управлять самолетом, он примется помогать стюарду катить его тележку?

Итак, выбирайте, иначе вы будете:

• Постоянно оказываться в ситуации «ямы в песке».

• Постоянно испытывать давление на свою жизнь со стороны других.

• Соглашаться на заведомо невыполнимые сроки выполнения работы.

• Работать все хуже и хуже под постоянным давлением кризисов.

Систематизация целей

Разбейте свои цели и приоритеты на две группы: краткосрочные и долгосрочные. Запишите их в два соответствующих столбика.

Долгосрочные цели

Прежде чем приступить к планированию каждой из них, ответьте на ряд вопросов:

1. Насколько сложно будет достигнуть ее?

2. Что мне потребуется для того, чтобы достигнуть ее?

3. Какие планы я должен буду построить?

4. Какие действия я должен буду предпринять? (Подразделите их на глобальные, то есть заранее спланированные, масштабные действия, например тренинги или исследования, и линейные, то есть менее масштабные, например изучение проспектов фирм, проводящих тренинги, или работа в Интернете.)

5. Чему я должен буду научиться?

6. Чья помощь мне потребуется?

7. Какое душевное состояние будет способствовать эффективности моей работы? Какие эмоции мне потребуется пробудить в себе, а каких избегать?

8. В чем заключаются мотивы моих действий?

9. Что может послужить мне промежуточным мотивом, если на моем пути возникнут препятствия или я потерплю неудачу в достижении краткосрочных целей?

10. Что поможет мне справляться с непредвиденными ситуациями?

Краткосрочные цели

Составьте список дел, которые вам необходимо сделать. Разделите его на три раздела:

1. Цели

2. Задания

3. Действия

Четыре типа планирования

Когда вы начинаете выбирать значительные дела, вы можете также задуматься и над более мелкими занятиями. Любая работа, которая ложится на ваш стол, должна быть рассмотрена сквозь призму ваших конечных целей. Соотнесите ее с вашим личным девизом, то есть напечатанной на листе бумаги фразой, которая напоминает вам, ради чего вы здесь находитесь. Еще раз прочитайте это предложение и затем распределите свои занятия в соответствии с ним. Самый быстрый и лучший способ справляться с заданиями и бумажной работой — разделить их на четыре типа:

1. Срочные и важные

Эти задания и бумажная работа должны стать для вас в высшей степени приоритетными. Они требуют безотлагательного выполнения.

2. Важные, но не срочные

Эти задания также являются приоритетными в высшей степени, однако, в отличие от первых, они не нуждаются в безотлагательном выполнении. Внесите их в свой распорядок дня. Их выполнение ни в коем случае нельзя откладывать, иначе они превратятся в задания первого типа. Определите, что может помешать вам их выполнить.

3. Срочные, но не важные

Задания этого типа не являются для вас приоритетными. Тем не менее, они зачастую привлекают к себе все внимание. В таких ситуациях вам поможет умение давать поручения. Если вы не планировали тратить свое время на данную работу, найдите того, кто планировал это. Если же вы вынуждены выполнять такие задания сами, убедитесь, что сможете сделать это быстро. Отводите минимум времени на «срочные, но не важные» дела. Если в вашем распорядке дня образуется свободный промежуток, не торопитесь заполнить его занятиями этого типа, лучше сохраните окно на случай «срочных и важных» дел. Научитесь отказываться от сверхурочной работы такого типа. Работайте над своим умением проявлять настойчивость.

4. Не важные и не срочные

Задания этого типа должны выполняться вами в последнюю очередь. Постарайтесь найти возможность вообще не тратить на них свое время.

Как научиться выбирать: советы

• Пусть ваша конечная цель всегда висит на стене у вас перед глазами. Если вы не можете решить, какому заданию отдать предпочтение, посмотрите, насколько каждый из имеющихся вариантов поможет вам достигнуть конечной цели.

• Если отношения в вашем офисе сложились таким образом, что непонятно, кто должен отдавать приказания, а кто подчиняться, распределите полномочия между сотрудниками.

• Вместе со своим начальником проясните цели работы вашего отдела.

• Если у вас несколько начальников, попросите каждого из них прояснить конечные цели вашей работы. Выполняйте задания по тому же принципу, по которому врач в поликлинике принимает пациентов. Пусть перед вами всегда находится то, что будет напоминать вам о конечной цели работы, например таблица, в которой бы указывалось, какое задание в данный момент является приоритетным и какие ждут своей очереди. Это позволит людям, собирающимся поручить вам работу, увидеть, как долго им придется ждать ее выполнения и не лучше ли будет поручить ее кому-нибудь другому. Это также подтвердит ваши слова, если вы будете утверждать, что уже заняты.

• Отпустите бороду или перестаньте мыть ноги. По статистике, за свою жизнь человек тратит на личную гигиену около десяти недель.

• Перестаньте спать. За свою жизнь человек проводит во сне примерно двадцать лет.

• Перестаньте жаловаться. Если вы будете жаловаться три раза каждый день, за свою жизнь вы потратите на это занятие около шестисот двадцати дней.

Давайте себе отдохнуть

Теперь, после того как вы определили, какие дела являются для вас приоритетными, вы должны подумать о том, как дать себе передышку. Вы приступаете к созданию первых окон в своем графике. Они могут быть созданы как на работе, так и дома. Чтобы создать окна, вам потребуется отказаться от некоторых из своих занятий. Для того чтобы сделать это эффективно, вы должны будете сначала научиться давать поручения.

Умение давать поручения

Необходимость давать поручения — настоящее бедствие для плохих организаторов своего времени. На вас ложится слишком много работы? Почему бы не перепоручить ее кому-нибудь еще? Просто, не так ли? Тем не менее может возникнуть несколько препятствий, мешающих воспользоваться этим простым приемом:

1. Вы не менеджер, и поэтому вам просто некому отдавать приказания.

2. Все остальные перегружены работой не меньше, чем вы.

3. Вы пытаетесь давать поручения, но никто не хочет вас слушать.

4. Вы слишком пассивны, чтобы отдавать приказания.

5. Вы пытаетесь давать поручения, но в конце концов приходите к выводу, что куда проще и быстрее выполнять всю работу самому.

6. Вы боитесь поручать, потому что не хотите нести ответственность за чужие ошибки.

7. Вы даете поручения, но потом вам все равно приходится переделывать эту работу самому.

8. Вы обеспокоены тем, что можете почувствовать себя виноватым, если другие будут делать работу за вас.

Итак, вот восемь причин, по которым вы не можете поручать работу другим. Это значит, что взваливаете всю ее тяжесть на себя. А это значит, что вы не умеете правильно распоряжаться своим временем.

Умение давать поручения для начинающих

Давайте предположим, что ваша должность не дает вам права давать поручения. У вас нет подчиненных — только начальники и коллеги. Можете ли вы давать поручения в такой ситуации?

Ответ: да, вероятно, вы можете это. Умение отдавать поручения далеко не всегда требует формальных властных полномочий. Даже если в названии вашей должности и не значится слова «менеджер», вы можете быть им на деле. Вот пять вариантов менеджмента, хотя бы один из которых наверняка окажется подходящим в вашей ситуации:

1. Восходящий менеджмент

Если у вас есть начальник, вам так или иначе приходится управлять им. По меньшей мере, его контактами с партнерами. Или же, наоборот, его ежедневной рутинной работой.

Умению давать поручения менеджерам вовсе не так сложно научиться, как это кажется на первый взгляд. Можно сказать, что малозаметная, но очень важная революция в этом вопросе уже произошла благодаря появлению персональных компьютеров. Многие агенты и секретари благодаря компьютерам уже поручили большую часть своей работы менеджерам. Еще несколько лет назад мало кто из менеджеров стал бы указывать в графе «профессиональные навыки» «умение печатать», но сейчас все изменилось. Все менеджеры пользуются базами данных и электронной почтой. Возможно, скоро их развитие перейдет к следующему этапу, и они научатся сами варить кофе.

2. Внешний менеджмент

Это умение управлять клиентами и поставщиками. Даже в этой важнейшей области многое зависит от того, правильно ли мы даем поручения. Сегодня компании строят свои отношения с клиентами и поставщиками по типу партнерских. Это позволяет сделать их более «взрослыми», сознательными, придает участникам чувство ответственности. Компании работают вместе, рука об руку, а не по традиционной схеме «продавец—покупатель». Соответственно, исходя из их стремления достичь общей цели, работа распределяется между сотрудниками.

3. Горизонтальный менеджмент

Вы организовываете работу и отношения со своей командой и коллегами, и поэтому вы можете управлять ими. То, каким образом вы будете делать это, может быть совсем непохоже на привычный диалог начальника с подчиненным. Избегайте таких слов, как «я прошу» или «я приказываю». Замените их выражениями «не хотели бы вы...» или «я был бы вам чрезвычайно признателен, если бы вы...».

4. Нисходящий менеджмент

Этот тип менеджмента имеет место тогда, когда речь идет об отношениях с подчиненными или с людьми, которыми вы можете управлять на законных основаниях. Давать им поручения просто необходимо для эффективной организации вашей работы.

5. Самоорганизация

Это, пожалуй, самый сложный тип менеджмента. Если вы научитесь управлять собой, успешная карьера вам гарантирована. Это подразумевает то, что вы спокойный, логичный, целеустремленный, честный и надежный человек. И просто замечательно, если вы единственный человек, которому вам никогда не приходится отдавать приказания.

Итак, каким образом вы управляете собой?

Для того чтобы достичь эффективной самоорганизации, вам потребуется овладеть несколькими личными навыками. Вы должны стать уверены в себе. Вы должны быть спокойным. Вы должны захотеть стать общительным. Умение вести переговоры также не будет здесь лишним. Кроме того, научитесь убеждать и оказывать влияние на других. Без этих ключевых навыков вы не сможете стать удачливым менеджером. Вам будет мешать неуверенность в собственных силах и неспособность других понять, что вы от них хотите, и, в свою очередь, захотеть сделать это.

Поручайте с помощью мотивации

Существует четыре способа, которыми можно заставить людей делать то, что вы хотите:

1. Попросить

2. Приказать

3. Пригрозить

4. Заплатить

Из них последние три кажутся куда более быстрыми и действенными, чем первое. Отдайте приказание, и, если вы обладаете властью и авторитетом, вам подчинятся. Предложите достаточно большую сумму денег и получите тот же результат. Но эти два способа не затрагивают мотивацию. Чтобы мотивировать людей, нужно учитывать их потребности в долгосрочном плане.

Начальник, грубо разговаривающий со своими подчиненными, чаще всего добьется от них выполнения своих приказов, но не более того. Люди не заинтересованы в работе, они сделают только то, что им было сказано. Чтобы эффективно организовывать свое время, вы должны будете научиться делать так, чтобы подчиненные захотели выполнять для вас именно эту дополнительную работу, которая прямо не была сформулирована в задании.

Поручать не значит отказываться от задания

Эффективно поручать не значит расставаться с заданием и забывать о нем. Вы должны постоянно беспокоиться о его судьбе. Помните о двух ключевых моментах:

1. Вы можете наблюдать за выполнением задания и поддерживать связь с человеком, которому вы его поручили. Если это необходимо, вы можете предложить свою помощь.

2. Вы вправе ожидать не только наказания в случае, если выполнение задания провалится, но и поощрения, если оно будет выполнено хорошо.

Кто? Что? И почему?

Прежде чем вы приступите к той части поручения, которая связана с убеждением и мотивировкой, задайте себе три вопроса:

1. Кто обладает качествами, необходимыми для выполнения этого задания? Кому лучше всего поручить его? Какой тип мышления требуется для того, чтобы успешно справиться с заданием: логический или творческий? У кого из сотрудников есть время и способности для этого? Насколько это задание важно? Имеется ли такой человек, навыки которого в выполнении такого рода заданий вы хотели бы развить?

2. Что конкретно включает в себя это задание? Недостаточно подробная или ясная постановка задачи может привести к срыву всей работы. Всегда помните о конечных целях вашей работы, о том, каким именно образом она, по вашему мнению, должна быть выполнена, и о том, каковы сроки ее выполнения. Устанавливайте сроки сдачи работы. Сообщите своим сотрудникам о том, каких результатов вы хотели бы достигнуть.

3. Почему эту работу должен выполнить кто-то другой? Отдавайте отчет в своих собственных мотивах. Вы действительно перегружены работой или вам просто нравится управлять другими? Действительно ли вы поручаете работу тому, кто справится с ней лучше, чем вы? Может быть, вы просто перекладываете на других ту работу, которая вам не нравится? Хороший менеджер будет поручать другим задания, которые он сам хотел бы выполнить. Он поручает их потому, что это необходимо, а не потому, что ему так хочется. Так или иначе, вам все равно придется поинтересоваться, ПОЧЕМУ другой должен захотеть принять ваше задание. Почему другие должны быть заинтересованы в его выполнении? Что может побудить их согласиться на эту работу?

Как поручать задания

• Планируйте. Всегда ясно представляйте, в чем состоит задание. Помните о конечной цели.

• Определите, кто сможет справиться с этим заданием лучше других.

• Будьте готовы передать кому-нибудь всю работу.

• Убедитесь, что вы не держитесь за эту работу только потому, что она вам нравится.

• Думайте глобально, когда будете оценивать время, потраченное на выполнение задания. Возможно, в краткосрочном плане вам придется потратить свое время, например на тренировки или обучение, чтобы с лихвой возместить его в плане долгосрочном.

• Не реагируйте на ситуацию спокойно, а давайте обдуманный ответ. Не пытайтесь выполнить работу самостоятельно только потому, что так для вас «проще».

• Научитесь доверять другим. Поручать — значит доверять своим коллегам.

• Общайтесь эффективно. Будьте честны и открыты. Если вы вынуждены просить о помощи, делайте это корректно. Объясните коллегам, что бы вы хотели от них и почему.

Вот чего не стоит делать ни при каких обстоятельствах:

делать намеки;

манипулировать людьми;

флиртовать;

вести себя как беспомощный, заискивающий ребенок;

приказывать;

угрожать;

просить о милости;

апеллировать к дружеским чувствам.

• Будьте конкретны. Объясните человеку, что вы от него хотите и каким образом должно быть выполнено задание.

• Если необходимо, ищите компромисс.

• Объясните, почему необходимо выполнить это задание.

• Объясните, какой результат вы будете считать успешным,

• Будьте честны, говоря о важности задания. Далеко не всякое задание может быть названо «срочным».

• Назначайте конкретные сроки выполнения работы. Указывая их, ни в коем случае не употребляйте выражения типа «вчера» или «как можно быстрее».

• Заранее укажите, на каких стадиях выполнения работы потребуется ваша проверка и как можно с вами связаться.

• Покажите подчиненным, что вы доверяете им выполнение этого задания.

• Поощряйте и воодушевляйте своих подчиненных.

• Если необходимо, организуйте их обучение.

• Проверьте, насколько правильно подчиненные поняли свои цели и задачи.

Как быть, если вам пришлось управлять своим шефом?

Восходящий менеджмент вовсе не обязательно должен состоять из сплошных извинений. Мы живем в эпоху партнерства, когда лучшие деловые отношения строятся на общих целях и работе в команде. Итак, почему же нам должно быть так сложно попросить о чем-то своего начальника?

Конечно, начальники привыкли сами просить подчиненных, а не наоборот. Так уж устроен мир, и во многих компаниях эта субординация соблюдается неукоснительно. Тем не менее я считаю, что нужно избавляться от старых предрассудков. Все начальники когда-то были детьми, и поэтому все они понимают простые команды. Это свойственно им от рождения. Даже обезьяну можно научить выполнять команды. Итак, если выдаете поручение собственному начальнику, убедитесь, что:

1. Вы ни словом, ни делом не принижаете его статус. Ведь это то, чем он дорожит больше жизни.

2. Взамен вы предлагаете ему какую-то награду. Вы должны показать, что выполнить вашу просьбу в его интересах. Придайте желаемым действиям начальника стимул. Так, можно убедить его в том, что, выполнив вашу просьбу, он станет более привлекательным в глазах противоположного пола. К примеру, как заставить своего шефа научиться печатать на компьютере и самому выполнять бумажную работу? Легко. Уметь печатать — значит обеспечить себе доступ к всемирной сети. А это значит — почувствовать себя хозяином вселенной. Если вы хотите заставить людей делать то, что считаете нужным, приманивайте их будущим удовольствием.

3. Если этот способ не принес результатов, попробуйте противоположный. Убедите начальника, что его ждут неизбежные трудности, если он не сделает то, что вы ему предлагаете. Проблема здесь заключается в том, что этот способ может привести к обиде и желанию нанести ответный удар. Поэтому способ 2 обычно более эффективен, а его результаты имеют более продолжительный срок действия.

Комплекс мученика

Конечно, может быть так, что вы мученик работы, В этом случае вы только радуетесь, когда на вас переваливают чужую сверхурочную работу потому, что вы получаете удовольствие от страданий и сопутствующей им жалости к себе. Может быть, вам не хватает адреналина, может быть, вам нравится быть одиноким, может быть, вам хочется быть незаменимым или поразить других вашей работоспособностью. А может быть, вам просто не хватает уверенности в себе, чтобы поручить задания другому.

Я много раз слышала от людей фразу «Я незаменим». Они приходили на мои занятия с включенными мобильными телефонами, которые соглашались отключить только под угрозой ритуальных унижений. Когда я подслушивала их «срочные» телефонные разговоры, то выяснялось, что они бывают двух типов:

1. ...они отдавали своим подчиненным незначительные организаторские приказания, настолько несущественные, что без них обошлась бы даже обезьяна, или...

2. Они разговаривали со своими начальниками тоном маленького ребенка, заискивающего перед родителями.

Этот тип скрытой зависимости имеет все симптомы синдрома мученика. В первом случае людям нравилось быть «мамочкой», которая звонит своему ребенку лишь для того, чтобы убедиться, что его носовой платок достаточно чист, а жилет застегнут. Во втором они просто боялись возможной ответственности.

Чтобы эффективно поручать задания другим, вам прежде всего потребуется создать доверительную атмосферу. Затем вам потребуется повысить свою уверенность в себе, чтобы вы не брались за лишнюю работу только для того, чтобы чувствовать себя в безопасности. Кроме того, вы должны позволить своим коллегам и начальникам реализовать себя.

 

Глава восьмая

Организация встреч и мероприятий

Советы

• Определите свои конечные цели.

• Действительно ли необходимо проведение этих мероприятий?

• Составьте конкретную программу и разошлите ее копии всем участникам.

• Установите время начала и окончания мероприятия.

• Председательствуйте эффективно.

• Согласуйте окончание мероприятия. Кто закроет его? Каким образом? Когда он сделает это?

Собрания — самые ненасытные Губители времени. Многие люди проводят целые дни, переходя с одного из них на другое и выпивая пунш в промежутках. Только обладающие своеобразным характером люди могут получать удовольствие от посещения собраний. Обыкновенно они бывают:

1. очень печальными, или

2. очень занудными, или

3. очень пугливыми.

Занудные люди любят использовать собрания как трибуну, с которой они готовы говорить до бесконечности. Пугливые люди — это чаще всего менеджеры, которые боятся, что им не хватит настоящей работы на целый рабочий день. Посещая собрания, они убивают свое время и создают видимость занятости в остальную часть дня. Или, возможно, они знают, что их ждет настоящая работа, но так боятся людей, которыми им нужно управлять, что предпочитают скрываться от них на совещаниях. Собрания служат им убежищем, защищающим от трудностей и проблем.

Собрания должны иметь предмет

Собрания приносят пользу только тогда, когда они предметны. Иметь предмет — значит быть призванным чего-то достичь и в итоге достичь этого. Нет ничего более беспредметного, чем проводить совещание ради самого совещания. Каждое собрание должно быть посвящено какому-то очень важному вопросу, так как оно отвлекает людей от их работы. Собрания, проводящиеся эффективно, должны соответствовать следующей стратегии:

Планирование

• Спланируйте собрание заранее. Вы должны знать, с какой целью оно проводится.

• Составьте программу собрания и заблаговременно разошлите ее всем участникам. Убедитесь в том, что программа написана ясно и конкретно. Если вы напишите просто «Обсуждение бюджета», то участники не смогут понять, идет ли речь о бюджете прошлого года или следующего. Напишите краткую аннотацию под названием каждой темы, в которой было бы также указано, сколько времени отводится для ее обсуждения. Вот советы, которые помогут вам правильно составить программу:

- Объясните, с какой целью проводится собрание.

- Проанализируйте предмет собрания.

- Распределите, сколько времени отводится для обсуждения каждой темы.

- Установите время начала и окончания собрания.

- Определите, какая цель стоит перед каждым из участников собрания.

- Объясните ее каждому из них или предложите им участвовать только в интересующей их части собрания.

• Заранее обсудите собрание с каждым из его участников. Составьте себе представление о взглядах и интересах каждого. Это нужно сделать до, а не во время собрания.

• Позаботьтесь о том, чтобы помещение, предназначенное для проведения собрания, было комфортным. Воздух ни в коем случае не должен быть спертым, а освещение тусклым.

• Подумайте, стоит ли предлагать участникам освежающие напитки и закуски. Когда люди относятся к собраниям как к приятному перерыву в работе, собрания становятся гораздо более продолжительными.

• Подумайте дважды, прежде чем решите предложить участникам стулья. Самые быстрые собрания проводятся стоя.

• Установите строго фиксированное время начала и окончания собрания.

• Не распускайте собрание раньше заявленного срока окончания, даже если участники хотят разойтись.

• Начинайте собрание вовремя, даже если пока вы единственный, кто присутствует на нем.

• Всегда назначайте председателя собрания.

• Всегда назначайте ведущего протокол собрания.

• Всегда назначайте ответственного за соблюдение регламента.

• Никогда не включайте в программу пункты типа «Прочие вопросы». Вновь возникшие вопросы должны быть включены в программу следующего собрания.

Собрание должно быть кратким

• Проводите каждое собрание в определенном стиле мышления. Некоторые из них могут быть посвящены относительно быстро решаемым, обыкновенным деловым вопросам. В таком случае планирование будущего развития и поиск творческих идей должны быть включены в программу другого собрания. Эти два типа вопросов требуют применения различных стилей мышления, один из которых неизбежно будет подавлять другой.

• Поиском творческих идей лучше всего заниматься самостоятельно. Попросите участников обдумать свои идеи заранее. Собрание же используйте для того, чтобы обсудить их и прийти к коллективному решению.

• Если собрание переходит в скандал, попросите кого-нибудь вновь направить его в положенное русло. Этим человеком отнюдь не обязательно должен быть председатель, не участвующий в собрании, или беспристрастный «третейский судья».

• Напишите конечную цель собрания на большом листе бумаги и прикрепите его к стене. Когда разговор будет отклоняться от темы, обращайте внимание присутствующих на этот плакат.

• Собрания, перерастающие в скандал, отнимают больше всего времени. Объявите участникам, что они могут ставить на повестку дня свою жалобу или проблему только в том случае, если одновременно предлагают и способы ее решения.

Управление собранием

• Следите за тем, чтобы собрание двигалось в запланированном направлении. Избегайте того, что может отвлечь присутствующих от темы или помешать прийти к общему решению. Также постарайтесь, чтобы участники собрания договорились о способах, которыми предполагается претворять в жизнь полученное решение.

• Спросите себя, зачем вы приглашаете на собрание каждого из предполагаемых участников. Не получится ли так, что многие из них познакомятся с вашим проектом уже во время его обсуждения? Готовы ли вы разрешить людям уходить с собрания сразу после того, как вопрос, ради которого они туда пришли, будет обсужден? Что может быть ужаснее, чем присутствовать на собрании, тема которого не имеет никакого отношения к вам и вашей работе!

• Поддерживайте темп собрания, задавая прямые вопросы, когда это необходимо.

• Если ваши собрания часто перерастают в скандал, раздайте каждому из участников по десять цветных фишек. Скажите им, что каждый раз, когда они будут брать слово, им придется расставаться с одной из них. Вместе с фишками кончится и их право выступать. Этот способ заставит любителей поболтать быть более осмотрительными.

• Напомните участникам, что, несмотря на то, что есть место и тема для разговора, цель собрания — достичь соглашения. Скажите, что всякий конфликт только отдаляет достижение этой цели.

Вы участник собрания

• Если вы не председатель, а рядовой участник собрания, то помните, что от вас и таких как вы зависит, насколько успешным окажется собрание.

• Позаботьтесь о том, чтобы ваши выступления были ясными, конкретными, краткими и позитивными.

• Говорите простым языком. Избегайте неуместного формализма и непонятных другим слов.

• Используйте профессиональный жаргон только в том случае, если вы уверены в том, что им владеют все присутствующие.

Вы председатель собрания

• Если вы председатель собрания, убедитесь в том, что темы для обсуждения сформулированы таким образом, что от них нельзя уклониться в сторону. Будьте тверды и настойчивы, обрывая тех, кто переговаривается и шепчется между собой.

• Управляя собранием, пользуйтесь не только словами, но и языком телодвижений.

• Смотрите в глаза каждому из участников, чтобы проверить, в какой степени он понимает, интересуется и соглашается с оратором.

• Перед тем как двинуться дальше, фиксируйте ключевые моменты.

• Ведите протокол собрания. Это поможет прояснить:

Принятые решения.

Согласованные действия (в частном и общем масштабе).

Кто настаивал на принятии тех или иных решений.

Когда они будут выполнены.

• После того как каждый из пунктов программы будет рассмотрен, выберите ответственного за выполнение принятого решения. Убедитесь, что с его кандидатурой согласны все присутствующие. Затем вычеркните этот пункт из списка. Убедитесь, что за выполнение каждого решения несет ответственность один человек.

• Установите сроки выполнения каждого решения.

• В конце собрания обязательно подведите итоги.

• Оцените, насколько эффективным было собрание.

Два типа собраний

Если вы организуете собрание, помните, что очень важно правильно подобрать для него помещение. Большая часть собраний призвана

• предоставлять информацию или

• принимать решения.

Предоставление информации

• Число участвующих в таких собраниях может быть больше, чем в собраниях, имеющих своей целью принятие решений. На них может присутствовать более пятнадцати человек, а вы можете принимать меньше непосредственного участия в проведении собрания.

• Собрания этого типа желательно проводить в клубах, классных комнатах, театрах или помещениях в форме буквы U.

• Лидер собрания должен демонстрировать свои властные полномочия.

• Особое внимание следует уделить подготовке и планированию собрания.

Принятие решений

• На собрании должно присутствовать не более двенадцати человек.

• Такие собрания лучше проводить в зале заседаний совета директоров или в помещениях в форме буквы U.

• Лидер собрания должен быть примиряющей стороной или председателем.

• Особое внимание следует уделить открытой дискуссии.

Как прервать выступающего

На каждом собрании приходится сталкиваться с людьми, создающими трудности. Они Губители времени, и с ними необходимо бороться. Вот какими способами они могут препятствовать нормальному ходу собрания:

1. Возвращение к старому

Они хотят вернуться к обсуждению темы прошлого собрания, тем самым не позволяя текущему собранию двигаться вперед по намеченному плану.

Ваши действия: спросите, какие именно темы прошлого собрания они бы хотели обсудить еще раз. Составьте список этих тем и пообещайте, что они войдут в программу следующего собрания. Если они имели возможность обсудить эти вопросы в прошлый раз, но не сделали этого, спросите их, что послужило причиной этому. Перед тем как закрыть собрание, спросите их, все ли темы обсуждены должным образом.

2. Драка

Некоторые люди всегда провоцируют драку. Им нравится противоречить: таким образом они самоутверждаются.

Ваши действия: разрешите им устроить дискуссию, но следите за тем, чтобы она не переросла в драку. Напомните участникам конфликта о регламенте и предложите им изложить свою точку зрения в письменном виде. Затем скажите, что вы вынуждены продолжать собрание. Чем тривиальнее тема дискуссии, тем меньше времени должно отводиться на ее обсуждение.

3. Замалчивание

Некоторые люди молчат на протяжении всего собрания, но как только оно подходит к концу, вдруг выясняется, что им есть что сказать.

Ваши действия: следите за такими людьми. Постоянно просите их прокомментировать чем-то мнение или высказать свою точку зрения. Если они утверждают, что у них нет своего мнения по данному вопросу, спросите, почему.

4. Разглагольствование

Такие люди высказывают свою точку зрения по любому поводу, говоря долго и пространно.

Ваши действия: выслушайте пару их замечаний, чтобы продемонстрировать свою беспристрастность, но потом не обращайте на них внимания и предоставляйте слово более спокойным коллегам. Задавайте им прямые вопросы. Если никакие другие средства не помогают, проявите напористость: «Я думаю, что все мы знаем мнение Брайана, поэтому теперь мне бы хотелось спросить, что думает по этому вопросу Тревор».

5. Обман

Обманщика не интересует программа собрания, он ищет повода придраться к разным мелочам, например усомниться в правильности статистических данных.

Ваши действия: быстро прерывайте таких людей, но не оскорбляйте их. Напомните о регламенте и скажите, что вы должны придерживаться темы собрания.

6. Шутки

Есть весельчаки, всегда готовые разрядить атмосферу забавной шуткой, но следите, чтобы эти шутки не начали отнимать время у собрания.

Ваши действия: улыбнитесь, но, как и в предыдущем случае, напомните шутнику о регламенте и необходимости придерживаться намеченной темы.

7. Сопереживание

Некоторые люди уделяют слишком много внимания таким не относящимся к делу мелочам, как пирожные, чай, температура воздуха в помещении, а также болтовне о детях и праздниках.

Ваши действия: прервите их так же, как и в предыдущих случаях. Избежать подобных разговоров можно, если не накрывать стол для участников собрания. Предложите желающим обсудить личные вопросы — остаться для этого после окончания собрания.

8. Неуместное молчание

Вам нужно знать мнение этих людей, но им недостает уверенности в себе, чтобы взять слово.

Ваши действия: мягко и дружелюбно предложите им высказать свое мнение. Если это не помогает, поговорите с ними наедине перед началом собрания и объясните, что их мнение действительно имеет большое значение для всей дискуссии. Скажите, что конкретно вы хотели бы услышать от них, и дайте им время для подготовки. Если и после этого они не смогут высказаться, постарайтесь обойтись без их мнения.

9. Опоздания

Кажется, некоторые люди готовы опоздать даже на собственные похороны. Они мешают проведению собрания тем, что опаздывают, а потом отвлекают других, пытаясь выяснить, о чем говорилось до их прихода.

Ваши действия: ни в коем случае не прерывайте собрание, когда заходит опаздывающий. Достаточно поприветствовать его кивком головы. Следите за тем, чтобы внимание присутствующих было сосредоточено на выступающем, а не на нем. Хороший способ привить своим служащим пунктуальность — объявить, что последний из вошедших будет вести протокол собрания или делать какую-то другую неприятную всем работу.

10. Плохой председатель

Возможно, какой-то человек настаивает на том, чтобы быть председателем собрания, но плохо справляется со своими обязанностями. Он может навязывать присутствующим свою точку зрения или, наоборот, быть безучастным к ходу дискуссии.

Ваши действия: предложите менять председателя собрания и каждого участника назначать председателем в порядке очереди. «Забудьте» об этом человеке, когда подойдет его очередь председательствовать в собрании.

Как организовывать собрания: советы

• Спросите самого себя или своего менеджера, действительно ли необходимо проведение собрания.

• Нельзя ли провести собрание по телефону или в форме телеконференции?

• Убедитесь, что оно будет удобно для каждого из участников.

• Попробуйте отменить несколько собраний и посмотреть, как пойдут дела после этого.

• С какой целью вы собираетесь провести собрание?

• Продумайте темы дискуссий. Вместо «Как остановить уход из нашей фирмы сотрудников?» укажите «Как удержать сотрудников в нашей фирме?».

• Приглашенные на собрание должны иметь возможность участвовать в составлении программы.

• Строго следите за дисциплиной. Не пускайте на собрание опоздавших. Повторение уже сказанного отнимает драгоценные минуты.

• Продумайте, как рассадить участников собрания. Постарайтесь, чтобы любители поболтать сидели подальше друг от друга.

• Убедитесь, что каждому из присутствующих будет удобно видеть и слышать все происходящее.

• Перед началом собрания убедитесь, что все необходимое оборудование на месте.

• Запишите то, что вам необходимо помнить, на обратной стороне вашей папки ведущего. В отличие от всего остального, ее вы наверняка не потеряете и нигде не забудете.

• Планируйте собрания таким образом, чтобы они продолжались не более получаса.

• Пресекайте посторонние разговоры во время собрания.

• Проводите собрания в таком месте и в такое время, которое было бы удобным для всех. Вы находитесь в пути? В таком случае вы можете провести собрание в поезде или на станции. (Ведущие транспортные компании оборудовали на станциях специальные залы заседаний, оснащенные телефонами и факсами.) Вы находитесь в придорожной гостинице? На этот случай в них существуют специальные залы заседаний, в которых есть компьютеры, Интернет, телефон и все прочее, что необходимо для проведения собрания. А может быть, вы летите на самолете?

• Может ли собрание быть проведено посредством видеоконференции?

Как организовывать мероприятия: советы

Чтобы организовать мероприятие, вам потребуется сохранять ясность мысли даже в критических ситуациях. Вот советы, которые помогут вам в этом.

Как подготовить место проведения мероприятия

• Убедитесь, что вы достаточно хорошо понимаете, с какой целью проводится мероприятие, и вкратце объясните эту цель своей команде.

• Когда вы будете осматривать предполагаемое место проведения мероприятия, пообщайтесь с его персоналом. Сотрудники, принимающие заказы, всегда дружелюбны и готовы помочь, однако не стоит думать, что такими же окажутся те, кто будет обслуживать ваше мероприятие.

• Убедитесь, что автостоянка сможет вместить достаточное количество автомобилей.

• Не просто заказывайте оборудование (например, столовые приборы, мебель и так далее), а попросите позволить вам осмотреть его. Гостиницы печально известны тем, что предлагают старое, сломанное оборудование, которое смотрится просто ужасно.

• Убедитесь в том, что в помещении имеется достаточное количество туалетов и они содержатся в чистоте.

• Осмотрите общие помещения, например холл. Можно ли будет их украсить?

• Смогут ли ваши гости найти дорогу из холла к тому помещению, в котором проходит мероприятие, с помощью бросающихся в глаза указателей?

• Хорошо ли работает система отопления/кондиционер? Не просто убедитесь, что работа этих систем вас удовлетворяет в настоящий момент, но и подумайте о том, насколько она будет удовлетворять вас в день проведения мероприятия. Возможно, что сейчас февраль, а вы заказываете помещение для конференции, которая будет проходить в июле.

• Попросите, чтобы в договоре была оговорена возможность отмены заказа.

• Обратите внимание на высоту потолков и освещение. Свет должен быть мягким и не слишком ярким. У некоторых людей низкие потолки вызывают клаустрофобию.

Как спланировать детали

• Используйте ежедневник. Оптимальным вариантом являются различные компьютерные программы для планирования, например предлагаемые компанией «Майкрософт».

• Вступите в Ассоциацию организаторов выставок.

• С самого начала ведите журнал, куда вносите имена всех людей, с которыми вы контактировали, их адреса и номера телефонов. Записывайте их все в одну тетрадь, в том числе и те, которые, как вам кажется, уже никогда вам больше не понадобятся. Всегда носите эту тетрадь с собой. Перепишите туда все номера телефонов из своей директории. Пусть этот журнал станет вашей настольной книгой.

• Назначьте ответственного за мелкие подготовительные дела, вроде рассылки по факсу схем проезда и уточнения времени. Снабдите его ответами на все обычные в таких ситуациях вопросы: какое будет меню, можно ли привести с собой гостей, как добраться до места проведения конференции, в котором часу она закончится, можно ли будет уйти оттуда раньше, будут ли напечатаны тексты докладов, можно ли будет не прийти на нее и так далее. Доверьте этому человеку выполнение всей подобной работы, иначе вам придется постоянно отвлекаться на нее.

• Бюджет. Этот вопрос встает особенно остро в ситуациях, когда времени до проведения мероприятия остается совсем мало. Когда вы и без того испытываете стресс от организации мероприятия, становится почти невозможно следить за состоянием кассы, квитанциями и мелкими расходами. Лучше поручите подобные дела кому-нибудь другому, имеющему опыт ведения финансовых операций и способному обращать внимание на мелочи, быть аккуратным и хладнокровным. Если этот человек еще и умеет торговаться, он для вас настоящая находка. Тем не менее следите за тем, чтобы он постоянно поддерживал с вами контакт. Обсуждайте с ним состояние вашего бюджета.

• Прежде чем приступите к организации мероприятия, составьте список расходов: сколько вам придется потратить на страховку, оборудование, гонорары докладчикам, аренду помещения и так далее.

• Не забудьте о налогах. Они могут весьма значительно сказаться на вашем бюджете.

• Планируя будущие расходы, учитывайте инфляцию.

• Убедитесь, что в приглашении указана вся необходимая информация. Одна компания, организующая конференцию, забыла указать в приглашении время ее начала, и была вынуждена потратить еще три недели на то, чтобы обзвонить всех приглашенных.

Как успешно провести само мероприятие

• Подготовьте все необходимое на случай непредвиденных ситуаций, в том числе запасные маркеры, степлер, ручки, чистые аудиокассеты, дополнительные экземпляры тезисов докладов и так далее.

• Пусть в вашем офисе присутствует кто-нибудь на протяжении всей конференции, чтобы люди могли позвонить туда в любой момент и получить ответы на возникшие вопросы.

• Храните письма с приглашениями в отдельных конвертах. Не разбрасывайте их на своем столе, это выглядит неопрятно. Кроме того, гости будут отвлекаться на то, чтобы постараться разглядеть, кто еще приглашен на конференцию.

• Организуйте приход гостей так, чтобы они заходили в переднюю дверь. Люди почему-то всегда заходят в заднюю дверь, а опоздавшие затем на цыпочках крадутся вперед через весь зал.

• Во время конференции люди обычно заказывают напитки и закуски. Чтобы это не подкосило ваш бюджет, договоритесь с администрацией гостиницы, чтобы она принимала заказы только от одного, назначенного вами человека.

• Всегда следуйте намеченному плану мероприятия. Это одно из главных правил проведения любой конференции или выставки.

• В течение всего года обращайте внимание на то, какие места показались вам подходящими для проведения конференций и почему. Запомните их.

 

Глава девятая

Обустройство своего рабочего места и командировки

«Сначала думай, а только потом действуй».

«Офисные ангелы» [1]

• Приберитесь на своем рабочем месте.

• Будьте последовательны в своем стремлении к чистоте. Убравшись однажды, поддерживайте чистоту постоянно.

• Будьте аккуратны, даже если вы находитесь в пути. Усвойте привычку умываться и убираться в дороге.

• Следите за тем, чтобы на вашем рабочем столе не находилось никаких бумаг, кроме тех, над которыми вы в данный момент работаете.

• Следите за порядком в своей директории на компьютере.

• Ваш письменный стол должен быть удобным для работы.

Итак, приступим к уборке. Вы знали, что вам рано иди поздно придется взяться за нее, и вы знаете, что в ваших же интересах ее провести. Вы похожи на Гомера Симпсона из мультфильма, когда, окруженные мусором, заявляете: «Ну и что, что мой стол превратился в свалку, зато я легко могу найти на нем все что угодно» или «У меня нет времени на уборку». В обоих случаях мне за вас просто стыдно. Если на вашем столе беспорядок, ваше присутствие меня оскорбляет. Все в офисе должно доставлять эстетическое наслаждение и радовать глаз. Вид неубранного стола может на целые недели отбить всякое желание работать.

Вот по каким причинам вам нужно следить за порядком:

1. У вас больше свободного места.

2. Вы работаете лучше и быстрее, потому вашей работе не мешает старый хлам.

3. Вы лучше выглядите.

4. Окружающие вас люди думают, что вы работаете так же хорошо, как выглядит ваш рабочий стол.

5. От вас не исходит неприятного запаха.

6. Вы чувствуете себя свежим и бодрым.

Уборки, как принятия горького лекарства, нельзя избежать. Она лечит душу. Она превращает вас из неуверенного в себе неудачника в маленький самолет-истребитель.

Вам потребуется:

• По меньшей мере один или два пакета для мусора.

• Как минимум один час.

• Тряпка для вытирания пыли.

• Несколько пустых папок.

• Несколько обложек для журналов.

• Решимость и терпение.

• Последующее вознаграждение.

Не ждите, когда вас посетит нужное настроение, возьмитесь за дело прямо сейчас

Соответствующее настроение, конечно, очень важный фактор успеха в деле уборки, однако его отсутствие вовсе не позволяет вам вообще отказываться от его выполнения. Уборка — занятие не для малодушных. Она требует решительности, особенно в том, что касается выкидывания мусора. Вы должны научиться быть жестоким. Здесь нет места жалости: мусор есть мусор. (Вот совет для тех, кто беспокоится, как бы не выбросить то, что еще может пригодиться: отложите вещи, которые вы предназначили к выкидыванию, и храните их в течение одного месяца. Если за это время вы ни разу не хватитесь этих вещей, смело относите их на помойку.)

Не бойтесь разъяриться

Будет просто замечательно, если вы сумеете разозлиться на мусор. Возненавидьте его за то, что он превращает в хаос вашу жизнь, которая без него могла бы стать ясной и организованной. Прокляните его за то, что он лежит здесь, насмехаясь над вами. Он издевается и смеется. Он не имеет к вам ни малейшего уважения. Вы должны преподать ему урок. Он заслуживает кары. (Я открыла для себя, что в таких ситуациях бывает очень полезно вести внутренний диалог на языке гангстеров и бандитов. Если вы не знаете этого языка, посмотрите фильм «Карты, деньги, два ствола». Главное чтобы он не прорвался наружу. Если вы обратитесь на нем к своему начальнику, то лишь спровоцируете бесполезный конфликт.)

Большая уборка

Она должна послужить основой всех последующих «прибираний». Это совсем не та уборка, которую вы проводите в конце каждого рабочего дня, когда сваливаете весь свой мусор в ящик стола, чтобы наутро снова достать его оттуда. Большая уборка призвана совершить главное: положить конец хаосу и разумно организовать вашу жизнь.

Чтобы провести большую уборку, вам придется встать рано утром потому, что ее лучше всего совершать тогда, когда вы находитесь в одиночестве и никто не может вам помешать. Это важно по двум причинам:

1. Ничто вас не отвлекает. Вы ведь не можете одновременно убираться и работать за одним и тем же столом.

2. Не страдает ваш имидж. Люди не должны видеть, как вы работаете над собой. Ведь главное правило здесь таково: другие не должны догадываться, каким образом вам это удается. Не позволяйте им стать свидетелями того, как вы вытаскиваете свои омерзительные старые штаны из-за батареи.

Начните с простого

Оглянитесь вокруг себя. Если на вашем столе валяется настоящий мусор, то вы полный неряха. Возьмите подготовленный мешок для мусора и скиньте его туда. Я говорю о пустых пластиковых стаканчиках из-под кофе, погнутых скрепках, старых записках и визитных карточках, чьих владельцев вы давно уже не можете вспомнить.

Станьте одержимы идеей уборки

Вы когда-нибудь видели людей, которые беспрестанно взбивают свои подушки? Вы должны стать такими же, как они, в отношении уборки на своем письменном столе. Разобравшись на нем однажды, вы будете обязаны, как лев, постоянно охранять порядок на нем. Вам придется поработать над собой, и это будет совсем не просто. Вы должны будете разобраться и в себе самом, заставить себя полюбить чистоту. Самые ярые ревнители порядка даже предпочтут мусорной корзине ведро или хозяйственную сумку под столом по той причине, что их можно опустошать чаще. К этому-то вы и должны стремиться.

А также

Работая над уборкой своего стола, вы должны стать не менее упорны в своем желании поддерживать порядок, по меньшей мере, еще в трех местах, а именно:

1. в своей машине,

2. в своем платяном шкафу,

3. в своей сумке.

Уберитесь в своей машине. Достаньте мусор даже из самых укромных ее уголков. Проделайте то же самое в платяном шкафу. Выкиньте оттуда все, что устарело или не соответствует вашему стилю. Затем возьмитесь за свою сумку или портфель. Какой только мусор не прячется в боковых отделениях дамских сумочек! Однажды из-за этого мне пришлось пережить настоящее потрясение. В одном из магазинов у моей сумки вдруг оборвалась ручка, и я попросила пришить новую. Мне сказали, что для этого потребуется все оттуда вытащить. Ассистент выдал мне большой пакет и спокойно, с непроницаемым лицом смотрел, как я опустошаю свою сумочку размером не больше мужского кошелька. Когда я закончила, пакет был почти полон. Больше всего мне пришлось краснеть за использованные носовые платки и рассыпавшиеся по дну сумки драже «Тик-так». Я даже не могла вспомнить, как они там оказались. Ассистент сказал, что он восхищен тем, как мне удалось разместить столько всего в такой маленькой сумочке. А ведь, между тем, я еще довольно аккуратный человек.

Офис без бумаг

Не теряйте время на пустые разглагольствования о так называемом «офисе без бумаг». Все мы знаем, что это выдумка и такого офиса в действительности быть не может. Я совершенно не стремлюсь к этой невыполнимой затее, не должны стремиться к ней и вы. ЗАНИМАЙТЕСЬ УБОРКОЙ.

Сортировка документов

Каждый нормальный человек терпеть не может сортировать документы. Пожалуй, самое ужасное здесь это копаться в старых папках и пересматривать документы, которые не попадались вам уже в течение нескольких месяцев, но которые нельзя выкинуть. Вам придется быть особенно внимательным, если ваша работа связана с юриспруденцией.

Но что, если вы это не сделаете?

Все мы знаем, какое наказание ожидает того, кто медлит с уборкой. Он не может найти свои вещи. Он тратит время на бесполезные поиски. Его вещи занимают слишком много места. Он испытывает стресс. Он злится. Любая работа отнимает у него гораздо больше времени, чем могла бы. Он не выкидывает мусор. Чтобы найти что-нибудь, ему приходится разбирать целые горы ненужного хлама. Коллеги считают, что его работа будет хаотичной: ведь они судят по тому, что у них перед глазами.

Итак, разделите документы на три категории:

1. то, что я хочу знать;

2. то, что понадобится мне в будущем;

3. то, на что мне придется ссылаться.

Храните документы первой категории рядом со своим столом. Но не забывайте аккуратно складывать их в папки. Убирайте их на свое место, даже если вы часто с ними работаете. Пусть это станет вашей новой полезной привычкой. Если вы начнете оставлять бумаги на столе тогда, когда они должны вскоре вам понадобиться, то потом вы станете делать это и в тех случаях, когда они понадобятся вам отнюдь не скоро. Они будут мозолить вам глаза до тех пор, пока не скроются из виду под горой новых и срочных документов. А это будет означать то, что вы вновь работаете в хаосе. Поэтому сортируйте документы.

Документы второй категории можно хранить в некотором отдалении от вашего рабочего стола или там, где их сложнее достать.

Для документов третьей категории не существует единого правила хранения. Это значит, что вы должны будете подразделить их на группы: те, которыми вы пользуетесь регулярно, которые бывают вам нужны срочно и, наконец, те, которые не бывают нужны вам ни регулярно, ни срочно. Некоторые из таких собирающих пыль документов или книг вам все равно придется хранить, потому что, несмотря на то, что вы пользуетесь ими очень редко, вы не можете без них обойтись. Другие же, например словари, могут вообще не запылиться, потому что они нужны вам регулярно.

После того, как вы рассортировали документы

• Постоянно продолжайте их сортировать. Не позволяйте документам накапливаться на вашем рабочем столе. Постоянная сортировка и уборка должна стать одной из ваших новых полезных привычек.

• Сортируйте и убирайте документы так, чтобы вы легко могли их найти, но помните, что их также должны быть в состоянии легко найти ваши коллеги в случае, если вы уйдете в отпуск или заболеете. Раскладывайте документы на основании логики и здравого смысла, не пытайтесь придумать новых оригинальных методов сортировки.

• Убирайте только те документы, которые действительно необходимо убрать.

• Если какие-то документы кажутся вам ненужными, выкиньте их.

• Заведите картотеку наподобие той, какой пользуются в библиотеках, чтобы документы не терялись и не пропадали. Записывайте, кто и когда взял у вас тот или иной документ, когда он вернул его вам. Попросите тех, кто берет или смотрит документы в ваше отсутствие, делать это самостоятельно.

• Не храните бумажные копии документов, имеющихся в вашем компьютере, если вы не обязаны делать это.

• Используйте разноцветные папки, чтобы быстрее находить нужные вам документы.

• Даже в том случае, если архив ведет ваш секретарь, убедитесь, что вы способны находить там документы самостоятельно.

• Сортируя документы, перемещайте их. Например, если вы убираете документы за «декабрь 2002 года», найдите папку с документами за «декабрь 2001 года» и выбросите их.

• Если вы не можете сразу же понять, что за бумага перед вами, выбросите ее.

• Создайте свою собственную систему хранения документов. Ведь для этого не существует универсальной, подходящей всем системы. Этот совет, разумеется, не относится к тем случаям, когда вы вынуждены пользоваться общей корпоративной системой.

• Вы должны знать, какие документы стоит убрать, какие передать кому-то еще, а какие выбросить.

• Используйте эту же систему и для хранения электронных документов: заархивировать, уничтожить, убрать подальше, передать другому человеку. Не оставляйте мусор неубранным.

• Избавляйтесь от старых файлов, когда они перестанут быть вам нужными.

• Помните: восемьдесят процентов убранных документов уже никогда не используются снова.

Следите за тем, чтобы документы не оставались лежать на вашем столе. Письменный стол не должен превратиться в корзину для бумаг. Корзина гораздо лучше смотрится на полу. Стол же — это ваше рабочее место. Это ваш дом, ваша территория. Ненужные бумаги и другой мусор, вроде стаканчиков из-под кофе, отнимают у вас эту территорию.

Бумажный хлам на письменном столе также затемняет ясность вашего мышления не дает вам сфокусироваться. Ваш взор невольно бегает по напечатанному тексту. Вы не хотите, чтобы что-либо отвлекало вас от работы? Стол должен стать вашим оружием. Следите за его чистотой.

Хранение компьютерных данных

Я просто поражаюсь, насколько неаккуратно могут храниться электронные данные. Между тем, их следует сортировать точно так же, как и бумажные. Возможности компьютера позволяют получать документы самыми разными способами, например создавать их самому, сканировать, сохранять электронные письма, скачивать документы из Интернета. Все это приводит к тому, что информация становится легко доступной, однако также и к тому, что в компьютере становится можно хранить практически неограниченное количество старого мусора.

Поисковые возможности операционной системы позволяют находить старые и даже восстанавливать уничтоженные файлы. Тем не менее вряд ли кто-нибудь захочет тратить время на поиск каждого отдельного документа. Поэтому храните электронные документы так, чтобы их можно было найти быстро и легко. Давайте файлам такие названия, по которым вы сразу сможете догадаться об их содержании. Раскрывать и читать не те файлы, которые нужно значит попусту терять свое время. Вносите в названия файлов столько деталей, сколько вам потребуется для того, чтобы точно знать, что в нем содержится. Старые операционные системы, появившиеся до Windows 95, ограничивают длину названия восемью символами, но новые системы не имеют подобных ограничений.

Храните копии электронных документов

Убедитесь, что в том случае, если выйдет из строя операционная система, вы сможете восстановить все необходимые документы. Для этого пользуйтесь такими программами, как Windows Backup. Никогда не копируйте данные на тот же жесткий диск, на котором хранятся их оригинальные варианты. Некоторые Интернет-сайты предлагают свои услуги по сохранению данных. Впрочем, вы можете также сохранять важную информацию на CD-ROM или обыкновенные дискеты.

Четыре типа планирования

Вы можете организовать свою текущую бумажную работу с помощью четырех типов планирования. Я уже рассказывала о них (в главе седьмой), но, чтобы сэкономить ваше время, я еще раз кратко опишу их здесь. Вы рассортировываете всю новую бумажную работу на четыре типа:

1. срочная и важная;

2. важная, но не срочная;

3. срочная, но не важная;

4. не важная и не срочная.

Сортируя работу, держите под рукой блокноты и бумажки для записи. Записывайте туда все, что вам нужно сделать (например, ответить на письмо в следующий вторник). Это должно создать так называемую первичную систему бумажной работы. Если впоследствии вам придется столкнуться с этим делом еще раз, вы уже будете знать, что и когда необходимо сделать. В этом случае образуется вторичная система работы с бумажной документацией.

Полки

Я всегда поражалась тому, что многие люди убирают вещи, которыми они пользуются регулярно, так, что до них становится почти невозможно добраться. В вашем распоряжении стол, пол, ящики и книжные полки. По всей вероятности, есть те полки, которые висят выше, и те, которые висят внизу. Есть также полки, до которых очень сложно дотянуться. Распределите бумаги в соответствии с тем, как часто вам приходится ими пользоваться, и разложите их по полкам. На полках можно хранить как то, чем вы пользуетесь регулярно, так и то, о существовании чего вы вспоминаете крайне редко. Проблема здесь заключается в том, что на них можно хранить лишь издания в твердом переплете. Поэтому купите несколько упаковок прозрачных пластиковых обложек для изданий в мягком переплете, таких как

• журналы;

• документы;

• телефонные справочники;

• учебники в мягких обложках

Отбирая журналы, которые вы хотите сохранить, будьте строги и жестоки, оставляйте только те, которые вам действительно могут пригодиться. Просматривая журнал в первый раз, подчеркивайте маркером заинтересовавшую вас информацию. Или просто вырежьте нужные статьи и сложите их в папки, после чего выбросите то, что осталось от журнала.

При сортировке папок с вырезками используйте разноцветные наклейки. С их помощью вы сможете найти нужную вам папку с первого взгляда. Если возможно, разложите папки по темам.

Папки «на будущее»

Если уже в августе вам нужно отложить какие-то бумаги, которыми вы должны будете воспользоваться в октябре, положите их в папку «Октябрь» и приклейте к ней яркую наклейку, на которой укажите, к какому делу относятся данные документы и когда его нужно осуществить.

Напечатанные наклейки

Я знаю, что электронная почта необычайно увеличила скорость нашего общения, но тем не менее иногда писать от руки все же быстрее. Заготовьте себе несколько специальных напечатанных наклеек, на которых укажите, что вы пишете данное письмо от руки для того, чтобы ответить как можно быстрее. Затем попробуйте написать письмо на бумаге.

Точно так же можно отвечать и на срочные письма. Напишите ваш ответ на свободном месте вверху или внизу письма и верните его, прикрепив к нему одну из напечатанных наклеек.

Письма

Письма, отправленные по почте, все еще используются, особенно тогда, когда дело касается пересылки юридических документов и подобных официальных вопросов. Лично мне нравятся такие письма. Они всегда кажутся более значительными, чем есть на самом деле. Если вы часто пользуетесь услугами почты, постоянно интересуйтесь ценами и сроками доставки писем. Письма, подготовленные к отправке, храните в папках, на которых должно быть указано, когда и кому их нужно отправить.

Как не накапливать мусор

• Не собирайте все визитные карточки подряд, особенно на выставках. Вся необходимая информация обычно указывается в адресном списке.

• Старайтесь не хранить ненужные документы.

• Постарайтесь найти возможность не рассылать бесполезные указы, электронные и бумажные письма. Подумайте, нельзя ли ограничиться звонком по телефону. Ведите деловое общение так, чтобы оно отнимало у вас минимум времени, это заставит других вести себя по отношению к вам таким же образом.

• Следите за собой. Все мы иногда переживаем такие моменты, когда нам хочется просто общаться с людьми. Мы начинаем писать о ничего не значащих мелочах, мы становимся многословными просто оттого, что нам скучно. Мы начинаем использовать электронную почту для того, чтобы передавать сплетни или обсуждать домашние проблемы. В результате однажды мы вдруг обнаруживаем, что уже не способны самостоятельно остановить непрерывный поток писем на свой электронный адрес. Они срывают наш распорядок дня. Итак, всегда будьте дисциплинированны в своей переписке. Однажды у меня был клиент, с которым я часто подолгу разговаривала по телефону. Мне нравилось болтать с ним, и я догадывалась, что ему также приятно беседовать со мной. Мы стали звонить друг другу, когда нам было скучно на работе. Проблема оказалась в том, что эти моменты совершенно не совпадали.

• Попросите, чтобы вас избавили от необходимости получать и читать внутренние корпоративные документы, если они не имеют к вам никакого отношения.

• Попросите вашего агента или секретаря (если он у вас есть) просматривать вашу почту.

Итак, подведем итоги:

Будьте жестоки по отношению к бумагам.

Создайте стратегию того, как вы будете справляться с бумажной работой, и неукоснительно ее соблюдайте. Не делайте исключения ни для одного листа бумаги, который попадает вам в руки. Вы можете:

• Разрешить проблему немедленно, исполнив приказ или вернув его вместе со своим комментарием.

• Распределить бумажные дела в соответствии с четырьмя типами планирования.

• Убрать бумаги в папки, чтобы воспользоваться ими тогда, когда будет нужно.

• Отложить их.

• Выбросить их.

Эта ежедневная рутинная работа должна выполняться неукоснительно. Она отнимет у вас всего несколько минут, зато сэкономит часы, которые иначе вам пришлось бы проводить, роясь в груде бумаг на своем рабочем столе. Кроме того, просто невозможно оценить, сколько времени вы будете экономить на том, что вас ничто не будет отвлекать и мешать сконцентрировать внимание. За чистым и аккуратным столом вы будете думать лучше и быстрее. Уберите со своего стола все, что кажется вам ненужным. Затем повторите эту операцию еще раз. Будьте минималистом в том, что касается уборки своего рабочего места.

Другие помощники в планировании дня

1. Ежедневники

Ежедневники — самое популярное и, пожалуй, полезное изобретение, помогающее организовать свой день, хотя многие люди почему-то до сих пор избегают их, словно какого-то создания дьявола. Для каждого дня составьте списки дел, которые вам необходимо сделать. Здесь вы можете выбирать и создавать свой собственный порядок. Уделяйте этим спискам по крайней мере по десять минут в начале и конце каждого дня, планируя будущие и обдумывая уже совершенные дела.

Если задание возникает неожиданно, в течение дня, то вам вовсе не обязательно лишать себя того приятного и греющего душу чувства, которое испытывает человек, ставя в своем ежедневнике галочку напротив выполненного дела. Просто допишите это новое дело где получится и поставьте напротив него галочку. Ведь это одна из лучших наград. И я совсем не хочу лишать вас ее.

2. Персональные органайзеры

Я испытываю ужас, когда слышу слово «органайзер». Несмотря на кажущееся удобство, с ним может произойти довольно много неприятностей. Например, можно запутаться в его бесконечных разделах и отделениях. Кроме того, можно вообще потерять органайзер. Часто, звоня кому-нибудь домой, мы можем услышать автоответчик: «К сожалению, я потерял свой органайзер и вместе с ним все записанные там номера телефонов. Пожалуйста, оставьте номер своего телефона, а также номера телефонов всех моих друзей и знакомых, которых вы знаете».

3. Бумажные дневники

Вы прекрасно знаете, что это такое, поэтому я не буду тратить время на то, чтобы еще раз вам это пересказывать.

4. Электронные программы

Электронные ежедневники идут в комплекте с другими программами для офиса, кроме того, их можно установить и отдельно. Помимо ежедневников, производители программного обеспечения сегодня предлагают нам электронные адресные и телефонные книги, журналы по учету времени и средств.

Многие компании пользуются электронными ежедневниками для того, чтобы информировать сотрудников о корпоративных мероприятиях. Такая система оповещения кажется очень удобной, правда, только до тех пор, пока администратор, в последнюю минуту внесший дополнения в ваш график работы, не забудет сказать вам об этом или вы сами не забудете внести в список дел какие-нибудь похороны почти незнакомого вам человека, на которых, однако, вы и ваши коллеги обязательно должны присутствовать.

5. Электронные карманные органайзеры

Такие органайзеры могут быть самыми разными: от банальной адресной книги до миникомпьютера, оснащенного доступом в Интернет и электронной почтой. Если же карманный электронный органайзер совместим с персональным компьютером, то он может стать для вас просто незаменимым помощником. Несмотря на то, что с их маленькой клавиатурой довольно сложно работать, они удобны своей компетентностью.

6. Обустройте пространство вокруг себя

Пространство, отведенное вам для работы, может быть большим или, наоборот, совсем тесным. В любом случае, вы должны обустроить его на основе принципов логики и рациональности. Разместите вещи так, чтобы вы легко могли их достать в случае необходимости, чтобы ими было удобно пользоваться и чтобы ничто не стесняло движений вашего тела.

Ваше кресло должно быть удобным, а осанка прямой; вы не должны сутулиться и наклоняться из-за слишком низко расположенного монитора или неудобно положенных предметов, которыми вы часто пользуетесь. Существует очень хороший способ понять, что вокруг вас расположено не так, как следует. Установите перед своим рабочим местом видеокамеру и в течение трех часов записывайте на нее то, как вы работаете. Затем просмотрите получившуюся запись, установив видеомагнитофон в режим перемотки вперед, чтобы сократить время, потраченное на просмотр. Такая запись отличный образец того, как вы работаете.

Теперь, после того, как вы убрались на своем столе, пришло время поработать над тем, что на нем осталось. Избавьтесь от бесполезных украшений. Ведь для свободы движений вам необходим каждый сантиметр рабочего пространства.

• Вы уверены, что телефонный аппарат находится с правильной стороны от вас? Если вы пишете правой рукой, он должен стоять слева от вас, чтобы во время разговора вы легко могли записывать всю необходимую информацию.

• Вы уверены, что вам удобно пользоваться компьютерной мышью? Вокруг нее должно быть достаточное для движения количество свободного места, и она должна находиться там, где вы легко можете достать до нее рукой.

• Не валяется ли мусор под вашим столом? Можете ли вы при желании вытянуть ноги или подвигать ими?

• Расположен ли экран вашего компьютера на правильной высоте и под правильным углом? Его верхняя часть должна находиться на уровне ваших глаз или немного ниже.

• Если вы пользуетесь клавиатурой, ваши руки должны быть слегка приподняты. Не стоит класть их на стол. Клавиатура должна располагаться на таком уровне, чтобы ваши руки, согнутые в локте, образовывали прямой угол.

• Регулярно давайте глазам отдохнуть. Отводите их от монитора.

• Используйте специальный экран или фильтр, защищающий глаза от слишком яркого изображения на мониторе.

• Регулярно делайте паузы, во время которых вставайте и прохаживайтесь.

• Убедитесь, что ваш труд приносит свои плоды. Если вы приходите к выводу, что это не так, бросьте его. Не запасайте слишком много ручек: чернила в них засыхают довольно быстро. Вы вынимаете из ящика стола ручку за ручкой, тщетно пытаясь расписать хотя бы одну, после чего убираете их обратно: до следующего раза.

Ваше кресло

• Отрегулируйте высоту кресла так, чтобы ваши ноги не болтались в воздухе, а колени не понимались кверху.

• Никогда не сидите на неустойчивом кресле или кресле со сломанным регулятором высоты.

• Пользуйтесь креслами на колесиках, чтобы вам было удобно перемещаться вдоль своего рабочего стола.

• Убедитесь, что спинка кресла расположена прямо и подходит именно вам. В идеале она должна полностью повторять контуры вашего тела.

• Сиденье должно быть достаточно, но не слишком, длинным. Расстояние между краем стула и вашими коленями должно равняться пяти сантиметрам.

• Под столом должно быть достаточно пространства для того, чтобы туда свободно поместились ваши ноги.

Организация работы: советы

Работа с бумагами

• Перед тем как приступить к работе, оцените, сколько времени вам потребуется для ее выполнения.

• Сконцентрируйтесь! Уделяйте все свое внимание какому-то одному заданию.

• Делайте два дела сразу только в том случае, если одно из них очень скучное, а другое помогает вам справляться с ним. Например, вы можете слушать любимую кассету и одновременно вести машину. Иногда это называют многофункциональностью.

• Раз в две недели записывайте то, каким образом вы проводите свое время, в специальный журнал. Делайте это тогда, когда вы остаетесь в одиночестве.

• Внимательно изучите, когда вам не хватает времени, а когда время остается лишним, то почему это происходит.

• Думайте не только о будущем, но и о прошлом. Вспомните, что и каким образом вы делали на прошлой неделе. Представьте себе, что у вас появился шанс прожить ее заново. Как бы вы распорядились своим временем в этом случае?

• Не составляйте слишком плотных планов. Вы не можете предугадать, какие неожиданные дела вдруг появятся у вас в течение дня. Пусть ваш распорядок будет гибким.

• Выполняя задание, сконцентрируйтесь только на нем.

• Думайте о настоящем. Не тратьте время на бесполезные сожаления о том, что уже произошло в прошлом, или гадания о том, что еще может случиться в будущем, особенно такие, как «А что, если?» или «Вдруг что-нибудь случится».

• Составьте список дел, расположив их в порядке важности.

• Не думайте, что оставлять незаконченную работу в конце рабочего дня или недели это преступление, заслуживающее наказания.

• Тем не менее завершите начатое, если это возможно сделать в течение рабочего дня.

• Распределите свои дела так, чтобы вы могли понять, что значит «завершить». Ведь многие занятия по своей сути бесконечны. Даже если вы станете работать над ними по двадцать четыре часа в сутки, вы не завершите их до тех пор, пока не придумаете свои собственные временные рамки и границы.

• Не относитесь к каждой бумаге как к чему-то очень важному и неотложному. Работайте над ними в соответствии с намеченным заранее распорядком дня.

• Не откладывайте неприятную вам работу. Сделайте ее и поощрите себя какой-нибудь наградой.

• Не заполняйте работой весь свой день. Обязательно оставляйте в своем распорядке «окна» для отдыха и размышлений. Если вы боитесь, что коллеги заметят то, что в вашем графике имеются лакуны, придумайте для них какое-нибудь кодовое имя, например Стюарт. Тогда другие просто подумают, что у вас запланирована встреча с этим человеком.

Коммуникации

• Сократите количество поступающих вам электронных писем и предложите своим коллегам сделать то же самое. «Почтовая тирания» становится серьезной проблемой современного бизнеса. За один рабочий день среднестатистическому жителю Великобритании приходит около двадцати электронных писем. На то, чтобы обстоятельно отвечать на них, ему пришлось бы тратить около четырех часов в день.

• Сократите количество входящих телефонных звонков. В среднем нам приходится отвечать на сорок шесть телефонных звонков в день. Вы уверены в том, что все эти письма и звонки действительно вам необходимы? Время, которое экономится в результате сокращение общения, не должно тратиться на бесполезные занятия.

• Выделите отдельное время для телефонных звонков.

• Запишите номера телефонов, по которым вам часто приходится звонить, на листе бумаги и прикрепите его напротив своего рабочего места или занесите их в память своего телефонного аппарата.

• Попросите своего секретаря отвечать на ваши телефонные звонки и соединять вас со звонящими только в тех случаях, когда это действительно необходимо. Это гораздо более эффективный способ фильтрации входящих звонков, чем автоответчик.

• Не относитесь к электронной почте как средству немедленной связи наподобие телефона.

• Пользуйтесь программой Outlook Express, чтобы сохранять и быстро находить электронные адреса.

• Не бойтесь удалять непрочитанные электронные письма, если вы уверены в том, что они окажутся бесполезными. Уничтожайте практически бесполезную информацию и рекламу, принудительно рассылаемую большому числу абонентов электронной почты, которая получила название «спам».

• Отправляя электронные письма, сразу указывайте, что вы не рассчитываете на получение ответа. Иначе изъявления благодарности и взаимного уважения могут продолжаться до бесконечности.

• Не стесняйтесь прервать или отложить телефонный звонок даже после того, как вы на него ответили. Скажите звонящему, что вам требуется время для того, чтобы подумать, принять решение или получить дополнительную информацию.

• Относитесь к телефонным звонкам так же, как к собраниям. Если они нужны вам, заранее выделите для них время в своем графике, если нет постарайтесь избежать длительных бесед,

• Поставьте перед телефоном часы и следите за длительностью своих разговоров. Прежде чем вступить в разговор, подумайте, сколько времени вы готовы на него потратить. Чувство того, что вам необходимо закончить беседу к определенному моменту, сделает ее более конкретной и эффективной.

• Если кто-то ждет вас на телефоне, а взять трубку представляется вам в данный момент затруднительным, спросите, не будет ли он против, если вы перезвоните ему позже.

• Чтобы ваши телефонные разговоры стали короче, разговаривайте стоя.

• Если условия вашей работы таковы, что в то время, когда вы разговариваете по телефону, вокруг вас толпятся люди, ожидая, когда вы освободитесь и уделите им внимание, заготовьте несколько табличек с надписями вроде: «Пожалуйста, подождите, я сейчас освобожусь» или «Я подойду к вам после того, как закончу». Показывайте людям соответствующие таблички. Это сэкономит как ваше, так и их время.

• Постоянно обновляйте сообщения на вашем автоответчике. Текст сообщения должен включать информацию о том, какое сегодня число, и когда вы придете в свой офис. Некоторые не обновляют свои сообщения на автоответчике целыми неделями это совершенно неправильно.

• Ваше сообщение должно быть конкретным. Укажите, в какое время дня вы сможете перезвонить. Обязательно укажите, как можно связаться с вами прямо сейчас, если это необходимо.

Общение с людьми

• Выделите в своем распорядке дня определенное время для общения с людьми. Если они отвлекают вас от работы своими разговорами, попросите их подождать до наступления указанного часа.

• Пользуйтесь не только ежедневниками, но и еженедельниками.

• Не стремитесь понравиться абсолютно всем. Если вы прославитесь как человек, в любую минуту готовый выслушивать личные проблемы каждого, то вскоре вам станет просто невозможно нормально работать. Будьте внимательны и заботливы с тем, у кого действительно случилось несчастье, но отказывайтесь сочувствовать любителям пожаловаться на жизнь.

• Постарайтесь не устраивать встречи с людьми в своем офисе. Иначе вы окажетесь их заложником и не сможете приступить к делам до тех пор, пока они не уйдут. Встречайтесь с ними на нейтральной территории.

• Приветствуя заходящих в ваш кабинет, встаньте. Это даст вам возможность не предлагать им сесть.

• Попросите своего секретаря прервать вас, если потребуется. Это не слишком новый, зато проверенный способ.

Как использовать свое время максимально эффективно

• Научитесь делать несколько дел одновременно. Совмещайте такие занятия, которые не требуют сосредоточенности, например спортивные тренировки, с такими, которые связаны с общением с людьми или с концентрацией внимания. Вы можете договориться тренироваться вместе с друзьями или во время тренировок слушать аудиокассеты с записями учебников.

• По дороге на работу в машине можно слушать кассеты с записями психологических тренингов. Это также поможет не впасть в ярость, к которой склонны водители.

• Если вы боитесь того, что вас поглощает суета рабочего дня, посмотрите фильм «Уолл-стрит». Он рассказывает о том, как работали молодые люди восьмидесятых, так называемые яппи. Слово «яппи» происходит от английского выражения «young urban professional", что переводится как «молодой городской служащий». Этим, отчасти ироническим, именем называли молодых людей, стремящихся сделать карьеру в полном противоречии с предшествующим молодежным идеалом, представителями которого были хиппи. Большинство яппи буквально сгорали на работе, питаясь одной кока-колой. Посмотрев этот фильм, вы поймете, с какой скоростью может работать человек, если захочет,

• Если работа кажется вам неподъемной, начните ее выполнять понемногу. Двигайтесь небольшими шагами. В такой ситуации не стоит беспокоиться о целом. Старая английская пословица гласит: «Как съесть слона? По кусочку».

Расходы

• Заведите две металлические спицы, на которые насаживайте чеки и квитанции: на одну за наличные, на другую за безналичные расчеты. Насаживайте их сразу после того, как получите, это сохранит их в правильном хронологическом порядке.

• Как только вы приходите в офис, записывайте в специальный журнал все ваши траты.

Как сохранить взятый темп работы

• Во время работы не отвлекайтесь на незапланированные, беспредметные разговоры с коллегами. Если вам в голову пришла идея, которой вы бы хотели поделиться с другими, запишите ее и отложите до соответствующего момента.

• Если вы выполняете какое-то срочное и требующее быстрой работы задание на компьютере, установите скрин-сейвер, который вы терпеть не можете, на как можно более короткий промежуток времени. Тогда вы будете работать только ради того, чтобы он не появлялся на экране.

• Не устанавливайте расслабляющие скрин-сейверы. Люди могут, как завороженные, часами сидеть перед ними.

• Не «падайте» и не «сползайте» в свое кресло. Ведь вместе с телом падает и ваш мозг. Тон, которым вы разговариваете по телефону, отражает вашу осанку.

• Пользуйтесь маркерами. Они помогут вам быстро найти нужный документ в море бумажного мусора.

• Составьте свою собственную маленькую офисную библиотеку. Заведите хороший орфографический словарь, идеографический словарь (его компьютерные версии почему-то всегда оказываются хуже бумажных), учебник по деловому и этикету и все остальные необходимые вам для успешной работы справочники. Не смешивайте их с теми своими книгами, которые нужно читать постепенно, с начала до конца.

• Если вы хотите выйти, чтобы немного развеяться, захватите с собой документы, над которыми вы работаете. Коллеги подумают, что вы отлучились по делу.

Как организовать деловую поездку: советы

То, насколько успешной окажется ваша командировка, во многом зависит от того, насколько тщательно вы ее спланируете. Мне приходилось путешествовать довольно много. Вот советы, которыми я готова с вами поделиться:

Сборы

• Возьмите с собой как можно меньше вещей, особенно это касается обуви.

• Купите дорожную сумку. Наполняя ее, следите, чтобы она была достаточно легкой: вам придется поднимать ее куда чаще, чем вам это сейчас кажется.

• Хорошая дорожная сумка в пустом состоянии должна весить совсем мало.

• Если вы берете с собой одежду, упакуйте ее в специальные нейлоновые пакеты. Не кладите одежду в кожаные сумки на молнии: они очень тяжелые и, к тому же, одежда в них может помяться.

• Купите легко стирающийся дорожный костюм.

• Чтобы одежда не помялась, проложите между ее складками нижнее белье.

• Купите газеты и журналы, которые вы хотите взять с собой в поездку, заранее.

• Позвоните в гостиницу, в которой у вас забронирован номер, и осведомитесь о наличии там фена для сушки волос, факса и так далее. Не полагайтесь в этом на удачу, особенно если номер бронировали не вы сами.

Дорога

• Позвольте своему секретарю подготовить всю вашу поездку, но обязательно попросите у него список телефонов, необходимых на все возможные случаи, которые только могут произойти с вами в поездке — от украденных чеков до не приехавшего по непонятным причинам такси.

• Осведомитесь о том, какая погода сейчас в той стране, куда вы собираетесь, и как там принято одеваться на деловые мероприятия.

• Возьмите с собой как можно больше своих визитных карточек: в некоторых странах их приходится раздавать килограммами.

• Спланируйте свою поездку таким образом, чтобы вы приехали на место за день до начала мероприятия, ради которого вы туда прибыли. Осмотрите достопримечательности, отдохните в своем гостиничном номере. Жесткие строки отрицательно сказываются на эффективности командировки. Относитесь к небольшим перерывам в обычной работе как к маленьким праздникам. Если фирма посылает вас на дальнее расстояние, она должна, по крайней мере, предоставить вам возможность немного побыть туристом.

• В поездке ешьте специальную богатую углеводами пищу, пейте много воды, ни в коем случае не употребляйте алкоголь.

• Если вам приходится долго находиться в транспорте, подвигайтесь, потянитесь, займитесь ритмической гимнастикой на своем месте.

• Используйте время, которое вы проводите в дороге, для планирования, размышления или медитации. Дайте своему сознанию отдохнуть.

• Никогда не путешествуйте в той одежде, в которой вы работаете. Оденьте ее только после того, как прибудете на место.

• Освежайтесь с помощью дезодорированных салфеток и одеколона со слабым запахом.

• Чтобы оставаться спокойным в пути, понюхайте свои любимые ароматические палочки.

• Один стакан вина, выпитый в самолете, равняется двум или трем, выпитым на земле.

• Полет на самолете может вызвать дезориентацию, усталость, раздражение, бессонницу и обезвоживание.

• Находясь в самолете, делайте несложные разминающие мышцы упражнения.

• После встречи с каким-нибудь человеком запишите все, что вам необходимо запомнить, на обратной стороне его визитной карточки. Только следите, чтобы он не заметил этого, так как это может его обидеть.

В гостинице

• Не раскладывайте постель до того, как вы соберетесь ложиться спать, вернувшись в номер после тяжелого дня. Нет ничего хуже, чем обнаружить, что вся постель смята.

• Войдя в свой номер, первым делом разберитесь, где находится все, что может вам пригодиться: пульт дистанционного управления, регуляторы мощности кондиционера и отопления, утюг, дополнительные подушки и перечень того, что имеется в номере. Вы же не хотите провести весь свой вечер, бегая к администратору и выясняя подобные вопросы.

• Сами занесите багаж в свой номер. Только в очень дорогих отелях багаж прибывает в номер раньше вас.

• Не распаковывайте большие сумки в неподобающем месте. Все необходимое вам для работы должно находиться в отдельном дипломате.

• Будьте вежливы с персоналом гостиницы. Если ваше поведение будет оскорбительным, они наверняка найдут способ отомстить (скорее всего, незаметно для вас).

• Если у вас труднопроизносимая или непривычная фамилия, то, представляясь администратору гостиницы, вручите ему свою визитную карточку. Это сэкономит время, которое вы потратите в противном случае, ожидая, пока администратор наконец закончит копаться в своих записях.

• Купите себе напитки в маленьких легких пластиковых бутылочках.

• Развесьте мятую одежду в ванной комнате и отпарьте ее с помощью горячего душа.

• Возьмите с собой в дорогу будильник: это гораздо надежнее, чем полагаться на то, что администратор гостиницы не забудет разбудить вас вовремя, кроме того, с помощью будильника проще следить за временем во время презентаций.

• Возьмите с собой несколько дорожных наборов для шитья. Положите по одному в каждую сумку.

 

Глава десятая

Работа на компьютере 

Советы

• Компьютер должен помогать, а не мешать вам работать.

• Оцените эффективность работы на компьютере, сравнив количество потраченного времени с количеством сэкономленного.

• Используйте компьютер для работы, а не для развлечений. Избегайте футзинга (о том, что это такое, вы узнаете в этой главе).

• Избавьтесь от спама.

• Научитесь быстро ориентироваться в компьютере.

• Не принимайтесь за работу с помощью новых для вас программ и инструментов: сначала убедитесь, что они действительно помогут сэкономить ваше время.

Первое правило работы с информационными технологиями гласит: не преклоняйтесь перед компьютером, он всего лишь инструмент, призванный помочь вам в вашей работе. Ни в коем случае нельзя позволять ему навязывать вам дополнительную работу или распоряжаться вашим временем. Питайте к нему не больше уважения, чем к пылесосу.

В каких случаях компьютер отнимает ваше время

Существует две основные проблемы, связанные с организацией времени при работе на компьютере:

1. Яма в песке.

2. Тот факт, что для многих людей компьютер не образует, а заполняет свободное время. Пока он не появился в их жизни, это время уделялось:

мужу (жене),

друзьям,

домашним животным,

жизни.

Этим-то и отличается компьютер от пылесоса. Никто не станет брать с собой в постель пылесос (по крайней мере, я так думаю). Между тем, я знаю людей, которые работают на своем ноутбуке, сидя в постели. Никогда прежде игрушка, инструмент и личная жизнь не объединялись в одном предмете. К сожалению, эта смесь стала причиной того, что компьютер оказался абсолютно бесполезен для эффективной организации времени.

• Вы можете получать из сети всю необходимую информацию, что значительно экономит ваше время.

Но: затем вы можете потерять гораздо больше времени, читая все, что только попадается вам на глаза. Это напоминает то, как мы обычно смотрим медицинскую энциклопедию, когда хотим найти в ней симптомы, от которых мы страдаем. Разве вам когда-нибудь удавалось закрыть ее сразу после того, как вы прочитали то, что вас интересовало? Сколько еще времени вы потом листали энциклопедию, читая про самые разные болезни?

• Вы можете пользоваться электронной почтой. Этот вид связи отнимает меньше времени, чем обыкновенная почта или телефон.

Но: По электронной почте вы можете отправлять и получать огромное количество совершенно ненужных вам писем и сообщений. (Вот советы, которые помогут вам уменьшить количество входящего спама: не размещайте свой электронный адрес на общедоступных вебсайтах; не отправляйте своим знакомым сообщения, рассылающиеся по принципу «передай другому»; постарайтесь как можно меньше пользоваться электронной почтой; установите на свой компьютер специальную программу, автоматически удаляющую спам, поступающий с уже известных вам адресов).

• Вы можете пользоваться электронными ежедневниками, бухгалтерскими и другими полезными программами, которые позволяют экономить время.

Но: Чтобы научиться работать с ними, вам может потребоваться куда больше времени, чем вы потом сэкономите с их помощью. Поэтому, прежде чем вы решите установить новую компьютерную программу, убедитесь, что:

• Она действительно будет экономить ваше время. Количество времени, сэкономленное благодаря этой программе, должно во много раз превосходить количество времени, потраченное на обучение тому, как с ней работать.

• Она действительно облегчит вашу жизнь.

• Через несколько недель не покажется вам излишней.

А вот что должно предостеречь вас от установки программы:

• Это последняя версия данной программы.

• Она кажется вам слишком «крутой».

• В ней слишком много приятных мелочей, которые будут отвлекать вас от работы.

• Она уже стоит у всех работающих с вами в одной комнате сотрудников.

• Они издеваются надо мной потому, что у меня до сих пор не стоит эта программа: «Не могу поверить, что у тебя до сих пор ее нет! Да как же ты можешь так жить?»

• Все говорят, что как только я установлю эту программу, я уже не смогу понять, как же я жил без нее раньше.

Обратите особое внимание на последнюю фразу. Много раз мне приходилось слышать эти слова: «Как только ты ее установишь, ты и понять не сможешь, как же обходилась без нее раньше». На самом деле они означают: эта программа настоящий камень на моей шее, и я хочу, чтобы ты страдала так же, как я.

Поверьте, существуют другие причины для того, чтобы начать пользоваться чем-то, куда более разумные, чем эта загадочная заговорщическая фраза.

Футзинг

Согласно последним исследования, офисные служащие проводят около двадцати процентов своего рабочего времени, «сидя» в чатах и поисковых серверах. Эти и другие бесполезные занятия, которым так легко поддаться, работая на компьютере, получили название «футзинг». Действительно, технологии изобретаются для того, чтобы сделать работу более быстрой и эффективной, тем не менее, многие из них вводят нас в соблазн, искушая очевидно бесполезными, но почему-то притягательными занятиями. Почти треть служащих получает и читает во время рабочего дня последние спортивные новости.

Сейчас многие компании запрещают своим сотрудникам работать на офисных компьютерах или вводят ограниченный доступ к ним. Однако все равно ежегодно миллионы рабочих часов теряются на покупки, организацию выходных, оформление счетов и поиски работы по Интернету. Впрочем, далеко не все разделяют опасения по поводу глобальной сети, а многие даже приветствуют ее как нечто, могущее привить сотруднику интерес к своей работе. Они даже предпочтут, чтобы сотрудник оформлял свои счета прямо за своим компьютером по Интернету, чем чтобы он опаздывал на работу из-за очередей в банке.

Итак, если вы хотите, чтобы технологии экономили ваше время, строго следите за тем, чтобы каждое ваше действие приближало вас к намеченной цели. Не попадайтесь в ловушку недобросовестных продавцов, пытающихся всеми правдами и неправдами заставить вас купить их бесполезный товар. Вы деловой человек, вам нужны не лишние игрушки, а системы, повышающие производительность вашего труда. Не стесняйтесь воспользоваться ручкой, бумагой и телефоном в случаях, когда это представляется более быстрым и удобным.

Если вы собираетесь завести компьютер

Выберите самую простую модель, удобную в использовании. Вероятно, вам потребуется программа для работы с текстами и электронная почта. Купите такой принтер, который печатает быстро и качественно. Заведите пару учебников по работе на компьютере. Не стоит покупать учебники, в названии которых стоит «... для полных идиотов». Их авторы убедят вас в том, что компьютер может помочь вам в любой ситуации, но не верьте им: компьютер разговаривает на собственном жаргоне, который вы никогда не поймете.

Они также посоветуют вам расслабиться, потому что ваш компьютер никогда не сломается, что бы вы с ним ни делали. Это тоже ложь. Компьютер ломается. Он выбрасывает непонятные и страшные предупреждения. У вас могут пропасть файлы и вся ваша работа. Будьте внимательны и осторожны.

Вот два моих совета:

1. Держите под рукой телефонные номера людей, которые могут прийти вам на помощь, если у вас сломается компьютер. (Внимание: такая зависимость может разрушить дружеские отношения.)

2. Работая с текстом, постоянно нажимайте на кнопку «Сохранить». (Это значит, что ваш текст будет где-то сохранен, неважно где, пусть даже на другой планете.)

Апгрейд

Впервые вы чувствуете неодолимое желание сделать апгрейд в первый же час после того, как приобрели новый компьютер. Впоследствии это желание постоянно возрастает, становясь всепоглощающим. Коллеги смеются над вашим «устаревшим» компьютером. Компании по производству компьютерного оборудования пытаются заставить вас почувствовать себя старой клячей. Не поддавайтесь на эти провокации. Соглашайтесь на апгрейд только если:

1. Ваш компьютер сломался.

2. Ваш компьютер работает слишком медленно.

3. Вам необходимо делать на компьютере нечто, на что не способен ваш старый компьютер. (Убедитесь, что вам действительно необходимо это делать. Остерегайтесь внешних соблазнов.)

Избавьтесь от старых привычек

Если вы пользователь со стажем, вам придется избавиться от некоторых старых привычек работы на компьютере. Хотя они, возможно, и ускоряют вашу работу, они не позволяют вам овладеть новыми, более прогрессивными методами.

Что поможет сэкономить ваше время

• Храните свои файлы в порядке, разбирайтесь в них так же, как и в бумажных документах.

• Пользуйтесь таблицами наподобие Excel (несмотря на то, что с ними довольно сложно научиться обращаться, они очень удобны для работы с финансовыми и статистическими данными).

• Пользуйтесь программами для работы с текстами.

• Пользуйтесь программами для подготовки проектов.

• Используйте «PowerPoint». Если вы проводите презентации и показываете слайды, то он станет для вас просто незаменимым помощником. Научиться работать с ним очень легко: у вас уйдет на это не более десяти минут. Не увлекайтесь созданием сложных объектов: они всегда выглядят безвкусно. Вам вовсе не обязательно уметь создавать сложные графические объекты, со звуком пролетающие в воздухе. Иллюстрации должны быть ясными, конкретными и относящимися к делу. Добавить же симпатичный фон в этой программе очень легко, вы сможете делать это даже прямо по ходу презентации.

• Попробуйте установить голосовое управление. Оно позволяет задавать команды не только с клавиатуры, но и с голоса. Я видела одну из первых версий этой программы, она работала только тогда, когда не было слышно никаких посторонних шумов, а владелец компьютера говорил с четкостью ведущего телевизионных новостей. Мне кажется, теперь эти программы значительно усовершенствовались.

• Если нужно, печатайте буклеты, приглашения и так далее на своем компьютере, но только в том случае, если это действительно экономит ваше время и деньги. Некоторые компании сами печатают стильные и красивые документы, у других же это получается просто отвратительно. Эта работа не из тех, за которые можно приниматься, не будучи заранее уверенным, что она вам по силам.

• Пользуйтесь автоответчиком, только если вы уверены, что это экономит ваше время.

• Если вы собираетесь организовать видеоконференцию, вам потребуется высокоскоростной Интернет, видеокамера, специальные компьютерные программы и плата оцифровки видеоизображений. Благодаря тому, что вам не придется путешествовать по всему свету, вы сэкономите просто феноменальное количество времени. Но вы должны быть уверены, что видеоконференция проводится вместо командировки, а не в дополнение к ней. Если вы сомневаетесь в ее эффективности, возьмите калькулятор и подсчитайте, сколько часов в год вы тратите на поездки. Сколько времени вы смогли бы сэкономить с помощью видеоконференции?

• Организовать собрание вам поможет программа Microsoft Outlook. С ее помощью вы сможете проверить, все ли приглашенные могут его посетить, сделать запись о готовящемся собрании в их собственных ежедневниках, послать по электронной почте запрос о подтверждении приглашения и напоминание о собрании.

• Если добавить карманный компьютер к мобильному телефону и ноутбуку, то полученного снаряжения будет достаточно для нескольких полетов на Марс. Существует несколько разновидностей карманных компьютеров:

1. Мобильный телефон, оснащенный функциями доступа к Интернету, электронной почте и электронным ежедневником.

2. PDA, что расшифровывается как «personal digital assistant» (персональный электронный помощник) карманный компьютер, предназначенный для выполнения некоторых специальных функций.

3. Ноутбук, обладающий всеми возможностями настоящего компьютера.

Все эти устройства позволяют вам работать где угодно. А это экономит время. Благодаря им вы теперь можете работать дома или в гостинице, а, работая в офисе, вы больше не привязаны к своей комнате и своему рабочему столу.

Я пользуюсь карманным компьютером, потому что в нем есть следующие функции:

• дневник и ежедневник;

• адресная книга;

• блокнот для записей;

• калькулятор;

• подсчет расходов;

• совместимость с персональным компьютером;

• электронная почта.

Работа с помощью карманного компьютера: советы

• Купите защитный фильтр для экрана, чтобы уменьшить яркость и защитить экран от повреждений.

• Научитесь самостоятельно изменять значения клавиш.

• Чтобы быстро находить нужную клавишу, напишите на листе бумаги значения клавиш и прикрепите его к крышке карманного компьютера.

• Если вы путешествуете, время от времени очищайте память карманного компьютера.

Интернет

Интернет — это действительно великое изобретение, но:

• Не отвлекайтесь.

• Будьте осторожны: не вся информация, размещенная в Интернете, верна.

• Будьте внимательны: информация размещена хаотично.

Как правильно искать информацию в Интернете

• Прежде чем войти в Интернет, спланируйте свои действия.

• Вы должны ясно представлять себе, с какой целью вы собираетесь зайти в Интернет.

• Войдя в Интернет, следуйте намеченному плану работы. Не отвлекайтесь.

• Работайте с помощью хорошего поискового сервера.

Разделы

Информация на поисковых серверах размещается по принципу каталога. Поэтому в них удобно работать тогда, когда вы ищете информацию по какой-то одной теме.

Поисковые системы

С помощью поисковых систем вы можете найти в сети нужную вам информацию. Они дают ссылки на соответствующие сайты.

• Вводя слово или группу слов, по которым вы хотите произвести поиск, будьте предельно кратки. В противном случае вы ничего не сможете найти, так как просто утонете в море лишней информации.

• Не отвлекайтесь во время работы.

• Попробуйте работать в разных поисковых системах.

Следите за тем, где вы находитесь и на какие сайты вы заходите. Порносайты довольно легко найти, но многие фирмы запрещают своим служащим смотреть их на работе. Вы можете попасться на том, что скачиваете непристойные картинки или музыку в стиле хардкор.

Не делайте в сети ничего такого, за что вам пришлось бы краснеть перед другими людьми.

Как ускорить работу в Интернете

• Соединение и работа в сети могут быть более или менее быстрыми в зависимости от времени суток. Как и в случае с покупками, подберите оптимальное для вас время.

• Сделайте поисковый сервер, которым вы обычно пользуетесь, своей стартовой страницей.

• Если информация, которая вас интересует, касается жизни в Великобритании, пользуйтесь британскими поисковыми системами.

• Если вы совсем запутались, вам помогут мета-поисковые системы, например «Ask Jeeves» ().

• Ваша домашняя страница должна быть пустой (без рисунков и фотографий), иначе она будет открываться довольно долго. Зайдите в меню «Пуск», выберите раздел «Настройка». Откройте «Панель управления», «Свойства обозревателя». В меню «Общие» нажмите на кнопку «С пустой», после чего подтвердите ваш выбор, нажав «ОК».

• С адреса вы можете скачать программы, препятствующие скачиванию рекламы. Если вы установите их на свой компьютер, вебстраницы будут открываться намного быстрее.

• Смотрите американские сайты по утрам.

• Попробуйте пользоваться широкополосной сетью. (Эта технология способна обеспечить одновременную передачу голоса, данных, видео; обычно это осуществляется путем мультиплексирования с разделением частот.)

• Пользуйтесь закладками (то есть маркерами, уникально идентифицирующими запись или строку в базе данных, строку в исходном коде или позицию в файле текстового редактора). Они позволяют сохранить в памяти компьютера адреса всех сайтов, на которые вы регулярно заходите.

• Пользуйтесь клавишами быстрого выбора команд.

• Не загружайте рисунки: это замедляет работу компьютера. В меню «Пуск» выберите разделы «Настройка», «Панель управления», «Свойства обозревателя». Войдите в меню «Дополнительно». В разделе «Мультимедиа» уберите галочку в строке «Отображать рисунки».

• Пользуйтесь ускорителем работы в сети.

• Подключайтесь к сети через самого быстрого провайдера.

• Бесплатные серверы обычно работают медленнее платных, но это правило не является всеобщим.

• Поинтересуйтесь у своего провайдера, сколько у него модемов по отношению к количеству клиентов. Если на каждый модем приходится более десяти клиентов, то вы вряд ли сможете подключаться к Интернету с первого раза.

• Подключайтесь к Интернету по кабелю, с помощью цифровой связи или через выделенную цифровую абонентскую линию (эта технология, используемая для выделенного доступа, позволяет потребителю принимать сигналы со скоростью до 8 Мбит/с, а передавать — со скоростью до 1 Мбит/с на расстояние до 7 км).

• Проверьте, нет ли возможности увеличить скорость доступа в Интернет по телефонной линии.

• Обращаясь за помощью к своему провайдеру, помните, что она может обойтись вам очень дорого — до двух долларов за минуту.

Для чего нужен компьютер

Компьютеры созданы для того, чтобы экономить наше время, однако на деле все, к сожалению, часто получается наоборот. У менеджеров с появлением компьютеров стало еще больше работы, чем раньше, к тому же они теперь обязательно должны владеть навыками печати. Компании стремятся оснастить свои цеха и офисы электроникой, сокращая количество служащих.

Корпоративные локальные сети становятся источником уникальных сведений. Из них служащие могут узнавать о том, какую зарплату им выплатят, какие открылись новые вакансии, как заключить выгодный контракт, кроме того, с помощью локальных сетей происходит обучение служащих.

Информационные технологии: советы

• Около половины опрошенных в ходе последнего социологического исследования служащих признались, что чувствовали себя разочарованными, столкнувшись с проблемами, касающимися информационных технологий. Всегда держите под рукой номера телефонов, которые могут пригодиться вам в случае, если вы столкнетесь с такими проблемами.

• Объясняя по телефону специалисту, в чем состоит проблема, будьте спокойны, иначе ваши объяснения будут спутанными и непонятыми.

• Как врачу, подробно изложите специалисту все симптомы болезни вашего компьютера.

• Если специалист в беседе с вами использует жаргон, который вы не понимаете, не стесняйтесь сказать ему об этом.

• Запишите все инструкции. Когда мы в отчаянии, мы способны забывать даже самые простые вещи.

 

Глава одиннадцатая

Телефон, электронная почта, факс

Советы

• Вы всегда должны быть уверены, что общаетесь именно с тем человеком, с которым вам нужно общаться.

• Вы должны понимать, что, собственно, вы хотите сказать. Ваши сообщения должны быть ясными и конкретными.

• Убедитесь, что у вашего собеседника есть время на то, чтобы выслушивать вас.

• Научитесь использовать телефон, факс и электронную почту эффективно и тогда, когда это действительно необходимо.

• Научитесь правильно обращаться со своим автоответчиком.

• Выясните, как работает система телефонной связи в вашем офисе, например что нужно сделать для того, чтобы переадресовать звонок.

Кем является для вас телефон: Хранителем или Губителем времени? В краткосрочном плане телефон предоставляет легкую, почти мгновенную связь с друзьями, коллегами и клиентами. Однако в долгосрочном плане он начинает господствовать над нашей жизнью, огромными кусками пожирая наше время. Если вы не знаете, друг или враг для вас телефон, и хотите наконец выяснить это, запишите и изучите все свои телефонные разговоры, которые вы вели в течение двух обыкновенных рабочих дней. Учитывайте все телефонные звонки, в том числе сорвавшиеся, а также время, проведенное в ожидании соединения. Вы будете потрясены, я вас уверяю.

Как бороться с тиранией телефона

• Вы можете хвататься за трубку телефона при первом же сигнале. По какой-то непонятной мне до сих пор причине телефон заставляет нас немедленно повиноваться своим приказам. Как плачущий капризный ребенок, он требует, чтобы мы выполняли все его желания. Все люди почему-то соглашаются с этим абсурдным требованием этикета. Мне приходилось видеть, как отстоявший очередь клиент вновь вынужден был ждать в то время, пока менеджер по продажам разговаривал по телефону с другим клиентом, вероятно, в тот момент, комфортно расположившимся в собственном кресле, который с помощью этой несложной уловки смог выяснить все необходимое без очереди. Просто почему-то считается, что телефонный звонок нельзя оставлять без ответа. Только один раз, в магазине, я стала свидетелем того, как служащий не брал трубку телефона, пока не обслужил покупателя, но как только покупатель ушел, он ответил на звонок. Когда звонит ваш телефон, вы вскакиваете, даже если в этот момент вы очень заняты.

• Если вы не хотите брать трубку телефона при каждом звонке, вы можете воспользоваться автоответчиком. Только помните, что автоответчик очень опасный Губитель времени. Люди включают его в самых разных ситуациях. Вы слышите одно и то же сообщение, когда тот, кому вы звоните, находится рядом с аппаратом, болтая с коллегой, и когда он уехал в десятигодичный отпуск. Иногда текст сообщения все же содержит ключи к разгадке этой тайны, но почти никогда в нем не встречается даже смутного намека на то, когда же вам можно ожидать ответного звонка. Я даже однажды слышала, как один мой коллега ругал свою жену за то, что она включила автоответчик: «Ты же знаешь, что я никогда не заставляю тебя выслушивать свои сообщения на автоответчике!»

• Вы можете заставить звонящего ждать вас на проводе. Это своего рода утонченная пытка. Шесть секунд, проведенные «на проводе», кажутся шестью часами обычного времени.

• Вы также можете переадресовывать входящие звонки, заставляя своих клиентов обзванивать всех сотрудников вашей фирмы в поисках того, кто бы согласился выслушать их проблемы.

• А может быть, вы не умеете переадресовывать звонки. Тогда вы или просто обрываете разговор, или вынуждаете клиента позвонить в другой раз.

• Или же вы подговорили коллегу брать трубку вместо вас и говорить, что вы «на совещании».

• Или, придя домой и прослушивая сообщения, оставленные на вашем автоответчике, вы приходите в ужас от безумного количества друзей и знакомых, которые позвонили вам за день и которым вы теперь просто обязаны ответить.

• Или же вы позволяете своему мобильному телефону распоряжаться вашей жизнью.

• Или вы постоянно посылаете бесполезные SMS-сообщения.

• Или вы непрерывно разговариваете по мобильному телефону.

Как терять время с помощью телефона

• Разговаривайте не с теми людьми, с которыми вам нужно разговаривать. Рассказывайте о своих делах только начальникам или людям, уполномоченным принимать решения. Ведь все остальное пустая болтовня.

• Звоните людям в обеденный перерыв, когда никого нет на месте.

• Оставляйте людям на автоответчике сообщения с просьбой перезвонить, забыв только упомянуть там, что всю вторую половину дня вы будете на совещании.

• Болтайте попусту. Мало кому удается быть конкретным, разговаривая по телефону.

• Говорите не по делу.

• Оставьте сообщение на автоответчике, не указав свой телефонный номер.

• Проверьте по определителю, с какого номера вам звонили. Затем наберите этот номер, не узнав, кто вам звонил. Когда на противоположном конце провода возьмут трубку, вы не сможете ничего сказать в ответ, потому что не будете даже знать, кому, собственно, вы звоните.

• Звоните людям из поезда, а потом удивляйтесь, почему связь прервалась.

• Не кладите рядом с телефоном ручку и бумагу.

• Звоните, не имея под рукой всей необходимой информации.

Сорок способов эффективно пользоваться телефонной связью

1. Прежде чем начнете набирать номер телефона, подумайте, о чем вы хотели бы поговорить и спланируйте свою речь.

2. Прежде, чем перейти к делу, убедитесь, что вы разговариваете с нужным вам человеком.

3. Убедитесь, что сейчас у него есть время для того, чтобы выслушать вас.

4. Убедитесь, что в ближайшее время ничто не будет отвлекать вас от разговора.

5. Начиная разговор, немного поболтайте о мелочах, как только будет удобно, переходите к делу.

6. Помните, что вас никто не видит. Общайтесь исключительно с помощью слов, ведь жесты останутся невидимыми для вашего собеседника. Не забывайте объяснять причину пауз в разговоре, когда вы ищете что-то в своем компьютере.

7. Задавайте прямые вопросы или вопросы, на которые можно ответить просто. Особенно полезен этот способ общения в тех случаях, когда вам необходимо быстро получить какую-то информацию. Например, задавая вопросы человеку, собирающемуся в поездку, спрашивайте: «С какой станции вы отправляетесь?», «Сколько времени вы проведете в пути?» и так далее.

8. Держите неподалеку от телефона ручку, бумагу и все необходимые вам для разговора документы.

9. Беря трубку, представляйтесь.

10. Будьте конкретны, общаясь с коллегами. Может быть, они ответят вам тем же.

11. «Озаглавьте» свой телефонный разговор. В его начале объявите собеседнику, о чем вы бы хотели поговорить, например: «Я звоню по поводу совещания по продажам, которое должно состояться двадцать четвертого числа». Это позволит собеседнику понять, чего вы от него хотите.

12. Никогда не пытайтесь одновременно работать и разговаривать по телефону.

13. Реагируйте на речь собеседника, повторяйте основные моменты того, что вам говорят, чтобы звонящий знал, что вы его внимательно слушаете, а также для того, чтобы правильно понять то, что он хочет сказать.

14. Если вы чего-то не понимаете, спросите.

15. Проверьте, что вы правильно поняли, как пишутся все имена собственные.

16. Запишите транскрипцию имен собственных.

17. Не говорите монотонным голосом. Это затрудняет понимание.

18. Разберитесь со всеми функциями своего телефонного аппарата. Большинство из нас не знает и половины его функций, а ведь они созданы специально для того, чтобы экономить наше время.

19. Разберитесь, как работает система телефонной связи в вашем офисе. Вы должны научиться самостоятельно переадресовывать звонки. Если вы до сих пор не умеете делать это, попросите своего секретаря преподать вам мастер-класс.

20. Никогда не говорите: «Я слушаю».

21. Храните номера телефонов, по которым вам часто приходится звонить, в одном и том же месте, недалеко от телефонного аппарата.

22. Если возможно, прикрепите номера телефонов сервисных служб, которыми вы пользуетесь, например курьерских или служб технической помощи, напротив своего рабочего стола.

23. Если вы оставляете на чьем-то автоответчике сообщение с просьбой перезвонить, не забудьте указать, в какое время это лучше всего сделать.

24. Если ваш коллега или клиент часто бывает занят или отсутствует на месте, заранее договаривайтесь о телефонных звонках.

25. Записывая текст сообщения на свой автоответчик, обязательно укажите, где вы будете находиться и когда вернетесь, а также номера телефонов других сотрудников, которые смогут вместо вас ответить на срочные звонки.

26. Разговаривая по телефону, не ешьте и не пейте.

27. Заканчивая разговор по телефону, подведите его итоги. Суммируйте ключевые моменты разговора, а также достигнутые соглашения.

28. Пользуйтесь функцией автодозвона.

29. Запишите на свой мобильный телефон личное приветствие, чтобы звонящие были уверены в том, что они набрали правильный номер.

30. Не поддавайтесь соблазну записать в качестве личного приветствия музыку и шутки. Звонящие будут вам крайне признательны, если оно будет кратким.

31. Если вам постоянно звонят люди, набравшие неправильный номер, выясните, куда они звонят. Одно время мне все время звонили люди, которым нужен был местный совет. Единственное, что можно было сделать в такой ситуации говорить им правильный номер, не дожидаясь, когда они снова начнут звонить.

32. Постарайтесь выделить в своем графике специальное время, в которое вы спокойно и в тишине могли бы звонить по телефону. Оптимальное время для звонков — начало рабочего дня, когда большинство служащих находятся на своих местах.

33. Если ваш деловой партнер — директор или менеджер компании, узнайте номер телефона его агента. Он знает все о делах и планах своего босса, а связаться с ним гораздо проще. Особенно легко договариваться о встрече через агента или секретаря.

34. Делайте важные звонки стоя. Это прибавляет вашему голосу уверенности и четкости.

35. Никогда не разговаривайте по телефону, развалившись в кресле.

36. Никогда не разговаривайте по телефону, прикрыв рот рукой.

37. Давайте своему собеседнику понять, что вы внимательно его слушаете. Если ваш голос будет казаться скучающим, то собеседник потеряет уверенность в себе, начнет путаться и по несколько раз повторять одно и то же.

38. Если вы правша, телефон должен стоять слева от вас, чтобы правой рукой вы во время разговора могли записывать все необходимое.

39. Если вам звонят очень часто, купите телефонный аппарат с наушниками.

40. Сделать разговоры по телефону короче вам поможет обыкновенный будильник. Поставьте его рядом с телефоном и заведите. Когда собеседник спросит вас, что это за звуки, скажите: «Кажется, это воет сирена».

Как не тратить время на ожидание «на проводе»

Есть три способа избежать этой бесполезной траты времени:

1. Откажитесь ждать «на проводе». Попросите, чтобы тот, кому вы звоните, перезвонил вам позже. (Этот способ особенно эффективен, если вы телезвезда или глава огромной корпорации.)

2. Согласитесь подождать «на проводе», но параллельно займитесь каким-нибудь заранее подготовленным для такого случая несложным делом. Главное чтобы оно не отвлекало ваше внимание от предстоящего разговора, иначе вы окажетесь совершенно неподготовленным к нему, когда вас наконец соединят.

3. Скажите тому, кто просит вас подождать, что у вас есть для этого лишь несколько минут, и попросите записать номер телефона, по которому можно перезвонить в случае, если вам придется положить трубку, не дождавшись соединения.

Почему у вас никогда не оказывается ручки возле телефона

Мы не планируем телефонные разговоры, даже когда звоним по деловым вопросам. Время, которое проходит между тем, как мы решаем позвонить кому-то, и тем, как мы начинаем набирать номер его телефона, уходит у нас на поиск нужного номера в телефонной книге. Поэтому в восьмидесяти процентах случаях в момент соединения мы оказываемся абсолютно неподготовлены к разговору. Соединение застает нас врасплох. Мы не знаем ни плана, ни содержания будущего разговора. У нас нет под рукой ни нужных принадлежностей, ни документов. Пессимизм подсказывает нам, что того, кому мы звоним, не окажется на месте, но одновременно из-за упрямства мы не продумываем текст своего сообщения для автоответчика.

Итак, прежде чем начете набирать номер телефона, спланируйте будущий звонок. Вы должны знать:

• с какой целью вы звоните,

• что вы хотите сказать,

• какую информацию вы хотите получить от своего собеседника,

• имя, фамилию и отчество своего собеседника,

• всю информацию, которая может потребоваться вам в ходе разговора, например номера телефонов третьих людей и компаний.

И иметь:

• под рукой все необходимые документы,

• под рукой все необходимые принадлежности, например ручку.

В каких случаях следует звонить по телефону, а в каких отправлять факс или письмо по электронной почте

Обязательно общайтесь с человеком по телефону или лично в ситуациях, когда вы:

• продаете,

• убеждаете,

• ведете переговоры,

• пытаетесь завоевать нового клиента,

• приглашаете на свидание,

• сообщаете плохие новости,

• выражаете соболезнования,

• поздравляете,

• увольняете с работы,

• бросаете своего друга/подругу (по статистике, каждая десятая женщина даёт отставку своему любовнику при помощи компьютера).

Используйте факс, когда вы:

• должны иметь запись своих переговоров,

• посылаете диаграммы,

• посылаете карты,

• хотите написать письмо, но у вас нет для этого времени.

Пользуйтесь электронной почтой, когда вы:

• хотите послать срочное, конкретное сообщение,

• хотите срочно переслать копию электронного документа,

• хотите прослыть чудаком,

• хотите разослать сразу нескольким людям одинаковые письма.

Как принимать сообщения

• Если вы должны записать сообщение для своего коллеги, будьте вежливы и готовы помочь.

• Блокнот, в который вы записываете текст сообщения, должен иметь приличный вид.

• Запишите:

имя и фамилию звонящего,

его/ее должность,

отделение,

номер телефона,

время звонка,

текст сообщения,

ваше собственное имя, чтобы коллега мог уточнить все интересующие его вопросы.

Электронная почта

Теперь, когда 18,9 миллионов жителей Великобритании постоянно пользуются Интернетом, электронная почта почти полностью заменила обычную. Большинство британцев моложе двадцати пяти лет никогда не писали бумажных писем, но зато могут часами сидеть в Интернете, ведя переписку по электронной почте этому быстрейшему из видов связи. Прибавьте к этому тот факт, что многие электронные письма составлены некорректно, и поэтому их удаляют, даже не прочитав, и вы поймете, почему правильное пользование электронной почтой может стать эффективным средством экономии вашего времени.

Самая большая проблема, связанная с электронной почтой, это ее случайность, бессистемность. Вы можете писать электронные письма, вообще не думая о том, что вы пишете. Со скоростью света вы набираете и отправляете несколько фраз, больше похожих не на письмо, а на предварительный набросок. Беда в том, что получателю придется затратить на чтение вашего сообщения столько же времени, сколько на чтение полноценного письма.

Таким образом, электронная почта не так уж облегчает нашу жизнь. По ней отсылается так много писем, что получатели просто не справляются с их грузом. Одна из наиболее распространенных жалоб, которые мне приходится слышать, связана с тем, что по электронной почте людям приходит больше сообщений, чем они в силах прочитать. Рождаются новые легенды о том, как люди, вернувшиеся из отпуска, обнаруживают в своих ящиках триллионы непрочитанных писем. Между тем, все больше и больше людей по всему свету становятся пользователями Интернета, и эта ситуация со временем будет только ухудшаться.

Электронная почта: За

• Мгновенная передача сообщения.

• Вы не рискуете нарваться на автоответчик.

• Ею можно пользоваться двадцать четыре часа в сутки и семь дней в неделю.

• С ее помощью можно быстро оповестить всех сотрудников компании.

• Сокращаются расходы на бумагу.

• Быстро становится известно о принятом решении.

Ваши действия

• В строке «Тема» напишите тему вашего сообщения. Будьте как можно конкретнее. Ведь это одна из наиболее важных фраз во всем письме. Большинство людей сначала пытаются озаглавить его, но потом сдаются и отказываются от этой затеи, дав сообщению какое-нибудь ничего не значащее название, вроде «Привет» или «Ответ». Дайте получателю возможность узнать, о чем ваше письмо, не раскрывая его. Это позволит ему сконцентрироваться и придать своим мыслям необходимый характер.

• Будьте точны и кратки. Не отклоняйтесь от темы. Золотое правило работы в Интернете гласит: «Читая ваше письмо, получатель не должен пользоваться линейкой прокрутки изображений, чтобы добраться до сути».

• Подписывайтесь корректно. Некоторые умудряются подписывать даже деловые письма словами «люблю и целую».

• Никогда не посылайте электронные письма «просто так», иначе другие будут отвечать вам тем же.

• Перед тем как отправить письмо, проверьте его на наличие орфографических и стилистических ошибок.

• Вы должны быть уверены, что письмо адресовано тому, кому следует.

• Вы должны быть уверены, что письмо не вызовет у получателя нежелательную реакцию.

• Не рассылайте копии письма большему количеству людей, чем нужно, просто потому, что это легко можно сделать.

• Если вы получили и отправили одному человеку больше трех-четырех писем, то вам уже самое время встретиться лично. Электронная почта не дает возможности общаться при помощи голоса и языка телодвижений. Она мало чем сможет оказаться полезной в случае, если вы хотите изменить стиль общения.

Вот вопросы, которые вы обязательно должны себе задать перед тем, как отправить сообщение:

• Проверил ли я орфографию?

• Подобает ли ситуации тон моего письма?

• Не придется ли мне пожалеть о том, что я его отправил?

• Кто прочитает его?

• Достаточно ли оно информативно?

• Не слишком ли длинным получилось название темы?

• Не примет ли получатель мое письмо за спам, прочтя его тему? Ведь в таком случае он может никогда не прочитать его содержание.

Запомните:

• Электронная почта предназначена для отправки и получения данных. Она не может заменить живое общение.

• Разберитесь с аббревиатурами, встретившимися вам во время работы в Интернете. Если вы не будете знать, что они означают, ваша работа может пропасть даром.

• В вашем письме должно быть не более трех абзацев.

• Получив письмо, спросите себя, когда его можно или нужно было отправить: срочно? Позже? Никогда? А теперь представьте себе, что тот же вопрос будут задавать себе получатели ваших писем.

• Получив несрочное сообщение, на которое вы не собираетесь отвечать немедленно, пошлите уведомление о том, что вы его получили.

Коммуникация: советы

• Деловые письма должны быть написаны ясно и лаконично, на простом и понятном языке.

• Прежде чем начнете писать письмо, продумайте его план.

• Держите у себя на столе орфографический словарь. Компьютерные программы проверки орфографии могут вас подвести.

• Не употребляйте расхожих фраз. Они мало что говорят, но очень раздражают.

• Употребляйте активный, а не пассивный залог. Это заинтересует вашего собеседника и поможет ему лучше понять, что вы хотите сказать. К примеру, вместо «Было принято решение последовать первоначальному плану» употребите «Мы решили последовать первоначальному плану».

• Сначала слушайте.

• Потом думайте.

• И только потом говорите.

• «Озаглавливайте» свои сообщения, чтобы предупредить людей, о чем они, прежде чем они смогут услышать или прочитать их. Например: «Алан, по поводу совещания в пятницу, посвященного обсуждению конференции по экологии».

• Говорите на языке других людей. Обратите внимание на их походку, стиль и излюбленные выражения. Какой тип мышления у них лучше развит: логический или эмоциональный? Что они предпочитают: скорость или обстоятельность? Как они воспринимают мир: чувственно, зрительно или логически? Что для них важнее: факты или их собственные переживания? Чтобы лучше понять других людей, попробуйте скопировать их стиль общения.

• Прежде чем начете говорить, выдержите паузу. Вы уверены, что ваши слова имеют вес и структуру?

• Не болтайте попусту.

• Чтобы придать вес своим словам, используйте паузы.

• Чтобы создать дружескую атмосферу, выразите уважение к точке зрения своего собеседника.

• Если вы с чем-то не согласны, не говорите то, что может оскорбить собеседника. Выдвигая свои контраргументы, будьте предельно конкретны. Ссора может разгореться, если вы будете:

подозревать своего собеседника во лжи,

рассуждать стереотипно,

решать за других,

предполагать, что скажут другие,

использовать эмоционально окрашенную лексику,

разговаривать в покровительственном тоне,

оспаривать чужую веру и ценности.

Вот какими способами можно разрядить накаляющуюся обстановку:

• Расскажите собеседнику о том, что вы чувствуете, но не выражайте своих эмоций.

• Избавьтесь от того, что мешает вам услышать, а значит, понять друг друга:

языковые барьеры (в том числе и вызванные акцентом),

неблагоприятная обстановка (слишком жаркое помещение и так далее),

психологические барьеры (слушающий нервничает или испытывает стресс и так далее),

содержание (слушающему ваш рассказ неинтересен; он его уже слышал; рассказ слишком противоречив и так далее),

физиологические барьеры (усталость, проблемы со слухом, голод и так далее).

 

Глава двенадцатая

Лидерство и менеджмент

«У лидера не бывает рабочего времени».

Кардинал Джеймс Гиббонс

Согласно опросу, проведенному популярным британским вебсайтом по трудоустройству «Оффис Энжелс» («Офисные ангелы»), служащие утверждают, что в период летних отпусков, когда разъезжаются начальники, коллеги и клиенты, и количество «отвлекающих раздражителей» сокращается втрое, людям удается работать гораздо продуктивнее. Итак, чем же занимаются служащие в отсутствие начальства?

• Девяносто шесть процентов служащих тратит на обед целый час, заявляя, что это придает им бодрость и нацеливает на продуктивную работу в течение второй половины дня.

• Тридцать пять процентов — читают газеты и журналы после трех часов дня.

• Сорок четыре процента — разговаривают сами с собой.

• Четыре процента — спят на рабочем месте.

Советы

• Научитесь быть лидером и организатором.

• Поймите, что настоящий лидер это тот, кто правильно организует время своих подчиненных. Именно вы должны научить их работать быстро и рационально.

• Обучайте, поручайте, мотивируйте и уполномочивайте.

• Будьте коммуникабельны. Помните, что другим также необходимо знать и понимать то, что происходит в вашем офисе.

• Организуйте работу своего коллектива самым современным образом. 

Если вы лидер или менеджер или стремитесь стать тем или другим, вы должны помнить, что живете в век информации. Для корпоративного выживания необходима скорость, а ей, в свою очередь, требуются способность к быстрой мобилизации и переменам. Из всех служащих компании именно менеджер должен уметь работать и думать быстро. Быстро — значит все быстрее и быстрее. Чтобы создать и поддерживать хорошую репутацию, компания должна быть готова к:

1. Внутренней коммуникации,

2. Внешней коммуникации,

3. Выполнению просьб и оправданию ожиданий клиентов,

4. Фактору «удовлетворения» клиента,

5. Обновлению информационных технологий,

6. Маркетингу,

7. Обновлению своего продукта,

8. Выполнению просьб и грамотному построению отношений с поставщиками.

Быть лидером или менеджером в современной компании, значит обладать:

• Активным мышлением.

• Энергичностью.

• Творческим мышлением.

• Коммуникабельностью.

Сейчас многое зависит от того, насколько вы быстры, нетерпеливы и настойчивы. Если вы будете слишком легко соглашаться с тем, что вам предлагают, или слишком много думать о себе и собственном успехе, или слишком терпимо относиться к бюрократической волоките и другим препятствиям, встречающимся на вашем пути, то вы окажетесь в положении атлета, начавшего набирать вес. Плохие лидеры руководят плохими компаниями. Посмотрите на то, как старые британские «институты» пытаются приспособиться к современным условиям. Эти огромные динозавры вымирают прямо на наших глазах, как в последних кадрах фильма «Парк Юрского периода».

Менеджер должен быть энергичным не только для того, чтобы справляться со своим собственным стрессом и быстро выполнять свою работу, но и для того, чтобы помогать добиваться того же своей команде. Энергия и энтузиазм заразительны, но, к сожалению, то же можно сказать о цинизме и самодовольстве.

У хорошего менеджера мало привычек. Не бывает других «правильных» способов делать что-то, кроме тех, которые приносят наибольший эффект. Опыт отнюдь не достоинство, если он приводит к боязни перемен и предрассудкам. Опыт должен раскрывать, а не закрывать сознание. Мы должны постоянно учиться новому.

Качества, которыми должен обладать лидер в век информационных технологий

• Умение ставить конкретные цели и задачи.

• Умение объяснять их.

• Заразительный энтузиазм.

• Коммуникабельность и способность к мотивации.

• Авторитет среди сотрудников.

• Спокойствие.

• Способность быстро думать и отвечать на сложившуюся ситуацию.

• Свободное и творческое мышление.

• Позитивное мышление, направленное на цели, а не на препятствия.

• Умение собирать вокруг себя быстро мыслящих людей.

• Умение совершать ошибки.

• Способность находить и поощрять таланты.

• Умение давать поручения.

• Способность слушать и понимать.

• Способность задавать нужные вопросы.

• Умение ускорять или прерывать нежелательные процессы.

• Умение рисковать.

Как слушать других людей

Вам придется провести немало времени, выслушивая других, главное чтобы это были именно те люди, которых вы должны слушать. Плохие менеджеры теряют время, слушая плохие советы. Делая это, они не учатся, а забивают голову. Запомните: советчики могут помешать вам реализовать уже имеющиеся знания.

Люди проводят время, слушая

1. Своих служащих

Они выполняют всю работу. Если вам удастся взять на работу нужных людей, у них будут появляться отличные идеи. Не мешайте им делиться с вами этими идеями.

Люди думают наиболее плодотворно, когда находятся в одиночестве. Не ожидайте, что хорошие идеи появятся у вас во время собрания. Лучше общайтесь с помощью электронной почты. Позвольте своим подчиненным делиться с вами даже самыми глупыми и дерзкими идеями. Ведь это и значит быть творческим. Многие самые лучшие идеи вначале казались просто глупыми.

Оцените все услышанные идеи, в том числе и касающиеся лично вас. Если вам придется услышать критику в свой адрес, подумайте, не стоит ли вам измениться, не начинайте оправдываться или спорить, не подумав. Вызывайте своих менеджеров «на ковер» и общайтесь с ними как можно чаще. Чтобы понять, что же действительно происходит в вашей компании, вы должны вникать во все вопросы. Пусть такие встречи будут регулярными и обязательными для вас.

2. Своих клиентов

Многие компании теряют живую связь со своими клиентами. Это приводит к тому, что они начинают работать исходя из своих собственных предположений, а не из реальных фактов. Причины, по которым люди покупают товар или решают воспользоваться услугами, в действительности никому не понятны. В том, почему мы решаем приобрести тот или иной товар, очень мало логики, наш выбор нельзя объяснить даже в простых категориях «нравится - не нравится». Взгляните на тех, к кому тянутся люди. Разве все они красивые / привлекательные / талантливые / сексуальные / интересные? Мало кто из них обладает хотя бы одним из этих качеств. Поддерживайте связь со своими клиентами. Всегда будьте в курсе их дел. Следите за тем, чтобы не показаться самовлюбленным или тщеславным. Постоянно заботьтесь об улучшении качества как самого продукта, так и обслуживания клиентов. На своих тренингах по работе с клиентами я всегда спрашиваю людей, где и когда их обслужили исключительно хорошо. Ответ на этот вопрос я получаю очень редко. Обслуживание клиентов это не просто глазурь на торте. В современном бизнесе это и есть сам торт. Клиенты стали требовательны как никогда. Внимательно слушайте, что они хотят вам сказать.

Сеть магазинов «Пре а манже» («Кушать подано») выделяется отличным качеством обслуживания клиентов. Я спросила одного из их менеджеров, как им это удается. Вот что он мне ответил:

1. Набор персонала. Принимая человека на работу, они смотрят не только на опыт и профессиональные навыки, но и на личные качества.

2. Они стремятся, чтобы их служащие чувствовали себя счастливыми. Счастливые люди доброжелательны по отношению к клиентам.

3. Обслуживая клиентов, сотрудники смотрят им в глаза. Они стараются почувствовать, что у человека на душе и что ему в данный момент нужно.

Таким образом, эта компания предлагает абсолютно новый тип работы с клиентами. Ее сотрудники предлагают клиенту то, что ему необходимо, еще до того, как он сам осознает это.

Премируйте сотрудников в соответствии с отзывами о них клиентов. Это заставит ваших служащих быть более чуткими и внимательными к их проблемам.

Стили лидерства

Быть лидером команды или даже крупной компании можно, используя различные стили и способы, каждый из которых может быть более или менее удачным в зависимости от обстоятельств. Хотя ни один стиль лидерства и не является полностью «правильным», существуют «неправильные» при любых обстоятельствах стили, особенно связанные с психологическим террором и агрессией.

Я была воспитана в культуре, пропагандировавшей авторитарный стиль управления. Начальник был главным на фирме, и в этом не мог усомниться ни один из служащих. Все, к чему они стремились — это научиться казаться предельно искренним, соглашаясь с тем, что он говорит. Если начальник вам симпатизировал, то с вами обращались хорошо, если нет, то вас обманывали или же просто не замечали. В семидесятые годы такие отношения на работе были нормой. Они даже приносили некоторые плоды. Люди работали из страха перед тем, что начальник накричит на них или уволит их с работы. Такие отношения придавали даже некоторую уверенность и чувство защищенности, похожее на то, которое испытывает ребенок, находясь рядом со строгим родителем.

Теперь большинство начальников пытаются быть демократичными и советоваться с подчиненными. Они не отдают приказания, а обсуждают и уполномочивают. Служащие оценивают их работу, а не они их, как было прежде. Другой современный стиль лидерства заключается в том, что руководитель становится невидимым для подчиненных. Начальники показываются людям так редко, что даже тогда, когда они делают это, их просто не узнают. Компании, которыми они руководят, настолько огромны, что боссы скрываются в тумане собственного величия.

«В нужное время в нужном месте» — вот девиз большинства великих лидеров. Когда дела компании идут благополучно, самым подходящим стилем лидерства является совещательный. В критических же ситуациях требуется скорость принятия решений. В такие моменты подчиненных не просят, а приказывают им. Нельзя терять время на совещания. Если начался пожар, мы не можем позволить себе созвать консилиум из шести человек для того, чтобы решить, через какой выход наиболее целесообразно покидать здание.

Пять основных типов начальников

1. Энтузиаст

Занимательный, забавный, творчески мыслящий, вдохновляющий других, этот менеджер постоянно общается со служащими. Власть и сила, конечно, очень важны в работе менеджера, но он никогда не злоупотребляет ими. Антрепренер в душе, этот человек легко увлекается новыми и дерзкими идеями, но ему редко хватает финансовых средств, чтоб довести их до конца. Он не может долго удерживать внимание на одном деле, и поэтому должен работать в команде с людьми, которые смогут конкретизировать и воплощать в жизнь его идеи.

2. Рулевой

Этот человек руководит при помощи силы. Беспристрастный и целенаправленный, он концентрируется на конкретном задании, обычно в ущерб отношениям с сотрудниками и динамике команды. Его точка зрения должна приниматься беспрекословно. Он наслаждаются своей силой и властью. Он ждет от подчиненных лишь поддержки и исполнения своих решений. Хотя он обычно и говорит о наделении служащих полномочиями, на деле это реализуется чрезвычайно редко. Он легко впадает в тоску, особенно от вынужденного общения с любителями поболтать ни о чем и другими Губителями времени. Увлекается современными технологиями.

3. Нянька

Этот начальник собирает команду и учит ее членов самостоятельно руководить своей деятельностью. Он очень ловко и деликатно направляет работу команды, однако не способен твердо взять власть в свои руки, когда это становится необходимо. Больше всего его интересуют нужды и потребности подчиненных. Он всегда в курсе их проблем. Иногда он слишком много внимания уделяет своей популярности и бывает излишне многоречив.

4. Стратег

Такой начальник полностью сосредоточен на своей бумажной работе. Его интересуют факты и данные, к которым он относится логически, а не эмоционально. Он любит планировать будущие действия, но всегда делает это с оглядкой на прошлый опыт и традиции. Он ни за что на свете не возьмется за что-либо неизведанное или новаторское.

5. Ступица колеса

Этот начальник может быть любым из предыдущих или всеми ними одновременно в зависимости от того, какой стиль управления оптимален в данной ситуации. Он всегда приспосабливается к обстоятельствам и отношениям в команде.

Советы начальникам

• Не позволяйте своим служащим перекладывать на вас мелкие дела. Они только и ждут, как бы перевалить на вас всю свою работу.

• Проследите, сколько их заданий и решений вы исполняете: чем больше, тем больше они будут уверены, что вы сами хотите их исполнять.

• Наделите своих подчиненных полномочиями самостоятельно принимать некоторые решения. Выражайте им свое доверие не реже, чем порицание.

• Не будьте «открытой все время дверью». Выделите в своем графике специальное время для контактов со своими подчиненными, позвольте им общаться с вами не только лично, но и другими возможными способами. ,

• Отстаивайте свою позицию.

• Ключ к вашему успеху — умение собирать вокруг себя нужных людей. Уделите время на то, чтобы убедиться, что вы взяли на работу подходящих людей. Затем уделите время на то, чтобы убедиться, что они счастливы и имеют стимул к работе.

• Отмечайте и поощряйте хорошо выполненную работу.

• Не берите на себя работу только потому, что она вам нравится. Поручайте другим все, что можно.

• Убедитесь, что ваши сотрудники уходят домой вовремя. Не поощряйте работу во внеурочное время.

• Одобряйте открытое общение и обратную связь со своей командой. Ее члены не должны чувствовать, что в вашем присутствии они должны следить за своими словами.

• Главное внимание члены команды должны уделять не вам, а клиентам. Именно им, а не вам, они должны дарить радость.

• Создайте веселую и непринужденную обстановку. Люди работают лучше, когда им хорошо и они довольны собой.

• Не создавайте лжевеселую и лженепринужденую обстановку. Некоторые компании приглашают клоунов и устраивают маскарады, чтобы развеселить испытывающих стресс, перегруженных работой сотрудников. Не заставляйте людей притворяться.

• Убедитесь, что в вашем офисе созданы оптимальные для работы условия. Обратите внимание на освещение, вентиляцию, достаточное количество свободного пространства, цветовое решение интерьера. Не превращайте офис в птицефабрику.

• Говорите понятно. Ваши поручения и даже приказы должно быть невозможно неправильно истолковать. Непонятно излагать свои мысли значит терять время. Вы должны быть кратким и конкретным.

• Поймите, что иногда общение бывает бессмысленным. Не тратьте время на то, чтобы сообщить своим сотрудникам информацию, которая несколько недель висела на доске объявлений. Согласитесь с этим фактом, не пытайтесь с ним поспорить. Измените свои методы работы на более результативные.

• Не ведите себя как строгий родитель. Ведь ведя себя так, то есть объясняя другим, как именно им нужно действовать в той или иной ситуации, вы взваливаете на себя чужую работу. Вы будете продолжать делать это до тех пор, пока не осознаете, что уже вся их работа легла на ваши плечи. Вы рискуете превратиться в «жертву», то есть в того, кто всегда заканчивает чужую работу. Позвольте своим подчиненным самим справляться со своими проблемами. Не перекладывайте их на себя. Вся наша жизнь состоит из проблем и того, как мы их решаем. Излюбленный вашей командой способ решения всех проблем заключается в том, чтобы перевалить их на вас.

• Разрешайте своим подчиненным приходить к вам с жалобами только в том случае, если они одновременно предлагают решение проблемы.

• Относитесь к членам своей команды как к личностям, а не как к безликим служащим.

Принятие стратегических решений

Как управляющий, вы должны будете освободить себя от выполнения рутинной работы, чтобы иметь время для обдумывания долгосрочных планов. Это ваша главная обязанность. Без главной стратегии все ваши ежедневные действия становятся бесполезными, потому что не ведут к достижению цели. Если у вас есть долгосрочный план, то энергия, потраченная сейчас, не пропадет даром.

Структура принятия стратегических решений

1. Сбор и анализ информации, необходимой для понимания глобальных проблем.

2. Определение сильных сторон компании.

3. Определение места, которое занимает продукция на рынке.

4. Определение доступных финансовых ресурсов и того, как вложить их наиболее выгодно.

5. Определение того, какие изменения необходимо осуществить.

6. Сообщение о своих целях.

7. Успешное осуществление задуманных изменений.

8. Наблюдение и, возможно, изменение стратегии.

9. Определение критериев успеха.

10. Постоянная мотивация команды.

Хорошие стратеги всегда осведомлены о текущих делах, но при этом никогда не забывают о конечной цели.

• Каждое, даже самое незначительное действие должно быть направлено к достижение конечной цели.

• Вырабатывая стратегию, составьте график своей работы. Установите контрольные сроки и промежуточные цели.

• Спланируйте работу подчиненных в соответствии с избранной стратегией. Рассуждайте так же, как тренер футбольной команды: если необходимо, вносите изменения в ее работу.

• Старайтесь заинтересовать команду своими идеями.

• Убедитесь, что члены команды понимают и поддерживают вас.

• Объясняя свои идеи, апеллируйте не только к эмоциям, но и к разуму людей. Подкрепите свой энтузиазм фактами и свежей информацией.

• Регулярно пересматривайте свою стратегию. Обстоятельства меняются, и часто совершенно неожиданно. Ваши планы должны приспосабливаться к этим переменам.

• Руководствуйтесь интересами клиентов, а не борьбой с конкурентами.

• Предлагайте людям то, что им нужно, а не пытайтесь заставить их захотеть то, что вы им предлагаете.

• Всегда анализируйте ССВУ, то есть:

сильные стороны,

слабые стороны,

возможности,

угрозы.

• Формулируйте задания непротиворечиво.

• Записывайте каждый свой шаг: это поможет вам, когда вы будете осуществлять свои последующие проекты.

• Оцените риск.

• Оцените то, что ждет вас в случае успеха.

• Составьте план действий на случай возможных непредвиденных обстоятельств.

• Пересмотрите каждое ваше действие.

Как организовать работу тех, кто не умеет ее начинать

• Постарайтесь поручать им не все задание сразу, а постепенно и небольшими порциями, иначе кажущаяся невыполнимость помешает им справиться с работой.

• Давайте им как можно меньше времени на подготовку и размышления. Оттяжки лишь вызывают смятение.

• Продумайте, с какими словами вы будете отклонять их просьбы, прежде чем они появятся. Заранее скажите им, что является обязательным для выполнения.

• Заранее обсудите все стадии работы над проектом. Затем предоставьте им свободу работы.

Как организовать работу тех, кто не умеет ее заканчивать

• Умерьте их первоначальный энтузиазм, попросив предоставить план работы, в котором ее заключительные стадии были бы рассмотрены не менее подробно, чем начальные.

• Установите контрольные сроки для каждой стадии выполнения работы. Уничтожьте в зародыше саму возможность замедления темпа работы.

• Установите конечный срок выполнения работы. Объясните, почему важно выполнить работу в срок.

• Не допускайте извинений за невыполненные задания.

• Не относитесь серьезно к их энтузиазму в начале работы. За успешно выполненное задание вознаградите их.

• Не позволяйте им брать на себя слишком много работы, если они плохо справляются с ней.

Самомотивация

Начальники, менеджеры и лидеры стимулируют и поощряют других, но кто же должен стимулировать и поощрять вас? Вам необходима энергия и сосредоточенность, чтобы вовремя справляться с работой. Если ваши энергия и энтузиазм оскудевают, вы должны найти способ восполнить их. Негативные диалоги, которые вы ведете сами с собой, ваши худшие враги, а их ведение я называю «игрой в неудачника».

Когда я устаю, я начинаю страдать от жалости к самой себе, и именно тогда мне хочется «играть в неудачника». Я недооцениваю свои возможности. Я говорю себе, что хочу слишком многого, что мне пора сдаваться. Но когда я прихожу в себя, я понимаю, что могу выполнить всю эту работу и даже больше. Внутренний диалог разрушает мои цели. В таких случаях мне приходится взять себя в руки. Сделать это мне помогают специальные ролевые модели.

Каждому человеку старше сорока лет иногда кажется, что его жизнь слишком тяжела. Если это случается со мной, я думаю о Маргарет Тэтчер, которая управляла страной, спала по четыре часа в сутки и тем не менее отлично выглядела. Я говорю себе, что стресс, который испытываю я, несравним со стрессом, который приходилось переносить ей. Когда я чувствую, что мне не хватает физической силы и решительности, я вспоминаю о Крисе Муне, который потерял руку и ногу но, несмотря на это, продолжал участвовать в марафонах. Это мой разум говорит, что я не справлюсь с этим. Мое тело, вероятно, сказало бы мне обратное, если бы смогло говорить.

Управляйте собой. Почитайте биографии сильных людей. Поверьте в свои возможности, которые поистине безграничны.

Этические и нравственные ценности

Может показаться, что эффективная организация времени — это нечто вроде нахождения кратчайшего пути из пункта А в пункт Б, но это не так. Излишне целеустремленные люди могут даже подумать, что цель оправдывает средства. Если для ее достижения вы готовы на все, задумайтесь над тем, поддержат ли вас акционеры и сотрудники. Не окажется ли так, что в погоне за мгновенным успехом вы забыли об этических и нравственных ценностях?

Теперь самое время подумать об этической стороне вашей работы. Как менеджер вы способны сделать так, чтобы команда работала больше или лучше. Вы можете ставить перед подчиненными нереальные сроки выполнения работы, а потом требовать, чтобы они в них уложились. Однако вы также можете захотеть, чтобы ваши подчиненные имели высокий уровень жизнь, были счастливыми и здоровыми.

Времена меняются, компании думают о глобальном изменении мировоззрения, под которым они понимают не просто повсеместное проникновение информационных технологий, но и их отражение во внутреннем мире человека. Хотите ли вы нанимать иностранную рабочую силу, зная, что эти люди работают в плохих условиях и получают за свой труд копейки, чтобы ваш бизнес стал быстрее и дешевле? Хотите ли вы, чтобы ваши сотрудники уходили домой в семь или восемь часов вечера и могли проводить с семьей всего лишь два часа в день? Подумайте о своих ценностях прежде, чем начнете принимать стратегические решения.

 

Глава тринадцатая

Быстрое принятие решений

Советы

• Относитесь к принятию решений как к делу, требующему предварительного планирования.

• Как и для любого другого дела, установите для принятия решений контрольные сроки. Это ускорит вашу работу.

• Убедитесь что решение, которое вы готовы принять, окажется эффективным.

• Определите, что вы понимаете под выражением «правильное» решение.

• Принимая решение, учитывайте как фактор случайности, так и фактор необходимости.

• Запишите все факторы на листе бумаги.

• Примите решение относительно целей прежде, чем начнете принимать решения относительно средств.

• Проанализируйте, насколько ваши эмоции влияют на принятие решений.

• Разделите принятие решений на несколько стадий.

Вы когда-нибудь задумывались над тем, сколько времени вы тратите на принятие решений? Между тем, величайшие решения могут приниматься мгновенно. Я решилась купить дом, стоящий почти миллион долларов, всего за десять минут. Когда я принимала предложение выйти замуж, все мои раздумья заняли не больше трех минут, а ведь прежде я ни разу не задумывалась над этим вопросом. Гораздо дольше я размышляю над тем, что мне купить в супермаркете. Деловые решения же вызывают у нас беспокойство особого рода. Они влияют на жизнь других людей. Если наш выбор окажется неправильным, эти люди будут порицать нас. Некоторые работодатели даже считают, что менеджеры нужны именно для того, чтобы принимать решения и брать на себя ответственность за них.

Итак, как же осуществить столь сложную задачу, как принятие решений? Легко. Большинство решений бывает трех видов:

1. Решение не делать ничего.

2. Решение принять решение.

3. Решение бросить монетку или позволить решать за себя другим.

Таким образом, ваш первый шаг состоит в том, чтобы выбрать один из этих трех видов. Не пренебрегайте подбрасыванием монеты, этот способ может помочь, если ваши раздумья зашли в тупик. Когда монета упадет и укажет вам, что вы должны делать, вы сразу почувствуете, нужно вам это или нет. Это отличный способ для того, чтобы разобраться в своих чувствах и желаниях.

Позволить кому-то другому принять за вас решение можно только в том случае, если это действительно оправданно. Например, если вы уверены, что другой человек разбирается в ситуации лучше, чем вы. Если же вы просто боитесь ответственности и хотите в случае неудачи переложить вину на другого, вам придется подумать еще раз.

Иногда наиболее оптимальными оказываются решения первого типа, при которых мы решаем ничего не решать. Это может случиться, например, в ситуации, когда неблагоприятные обстоятельства могут измениться без нашего вмешательства. Есть проблемы, за которые вообще лучше не браться. Но этот выбор должен обязательно основываться на активном, а не пассивном отношении к ситуации.

Власть

Еще одним фактором, влияющим на быстрое принятие решений, является власть. Вы уверены, что ничто не повлияло на принятие вами решения? Насколько вы контролируете ситуацию? Приняв решение, сможете ли вы сами воплотить его в жизнь или для этого вам потребуется помощь других людей? Понадобится ли вам убеждать других в правильности своего выбора? Чтобы решение было эффективным, вы должны уметь исполнить его.

Риск

Всегда имейте в виду фактор риска, сопутствующий принятию любого решения. Какую степень риска допускает ваша работа? Возьмите лист бумаги и линией разделите его на две части. В правой части запишите то, что связано с высокой степенью риска, в левой то, что связано с низкой степенью риска. Принимая решение, вы обязаны учитывать связанный с ним риск. В нижней части страницы проведите черту, которая бы ограничивала допустимое количество рискованных ситуаций. Это позволит вам удержать свои решения в разумных границах.

Как вы предпочитаете работать и принимать решения? Кто вы: бюрократ или сторонник нового и неожиданного? Что для вас важно: стабильность или риск?

Трехчастная структура

Теперь разделим процесс принятия решения на три части:

1. Постановка проблемы.

2. Определение возможных способов ее решения.

3. Выбор единственного способа решения и элиминация всех остальных.

Первая часть будет, вероятно, включать такие действия, как:

• Сбор информации.

• Исследование.

• Совещание.

Выполнив их, вы должны получить всю необходимую для правильного выбора информацию. Ваше решение должно основываться на знании, а не на «интуиции» или предположениях.

Во вторую часть войдут:

• Творческий подход к решению проблемы.

• Записывание всех возможных вариантов ее решения.

• Разделение их на возможные и невозможные.

• Изучение всего многообразия альтернатив.

• Использование практического мышления. Мы должны задавать себе вопрос «Как это можно сделать?», а не «Почему это не получается?».

• Смелый и открытый взгляд на все возможные способы решения проблемы.

Вот какие действия включает в себя третья часть:

• Оценка достоинств и недостатков всех вариантов решения проблемы.

• Исследование фактора «что если», то есть того, что может произойти в случае, если мы выберем одну из альтернатив и воплотим ее в жизнь.

• Анализ последствий принятый решений.

• Последовательное исключение неудовлетворительных вариантов, в результате которого должна остаться одно единственное решение, обладающее оптимальным отношением плюсов и минусов.

Взвешивание

При помощи этого способа вы сможете превратить свои предположения в решение, основанное на сознательном выборе. Если вы намерены приобрести какой-то товар, и не знаете, какую модель предпочесть, запишите то, что вам в нем важно, в порядке убывания значимости. Предположим, вы собираетесь купить машину. Вот как тогда может выглядеть ваш список:

• надежность;

• цвет;

• цена;

• тип «хетчбек»;

• небольшое потребление бензина и так далее.

Имея перед собой этот список, вы можете сравнивать с ним каждый из предлагающихся вам автомобилей, давая ему соответствующую оценку, до тех пор, пока не выберите тот, который в наибольшей степени удовлетворяет вашим требованиям.

Внутренняя реакция

Я никогда не забываю об этом аспекте. Психологи утверждают, что та информация, которая кажется нам недостойной нашего внимания и которую мы поэтому «выбрасываем из головы», не исчезает бесследно. Она сохраняется в нашем подсознании, впоследствии преобразуясь в инстинкт. Поэтому то, что мы считаем случайным и основанным на эмоциях, на самом деле основывается на информации. Просто наш мозг с потрясающей ловкостью выбросил ее из области сознательного так, что мы даже не успели заметить этого.

Я считаю, что это очень важная составляющая процесса принятия решения, однако это еще все же не весь процесс. По крайней мере, какая-то его часть основывается на логике и фактах.

Анализ последствий

Это еще один способ принять решение. Начните с того, что вы хотите получить в результате. Чего именно вы хотите достичь с помощью этого решения? Подумайте, не вызовут ли последствия реализации вашего решения новых проблем. Затем запишите возможные альтернативы и сравните их последствия.

Уверенность в себе

Вы должны научиться преодолевать стадию «колебаний». Нам нравится быть твердыми и уверенными в своих решениях, но тем не менее часто мы делаем все возможное, чтобы не принимать их. К сожалению, этот путь ведет к утере так ценимых нами ясности и конкретности.

Маргарет Тэтчер поклялась самой себе никогда не отказываться от единожды принятого решения. Благодаря этому создавалось впечатление того, что, несмотря на свою необычайную силу духа, ей недостает гибкости и она очень страдает от этого. Однако, стремясь не повторить ее ошибок, следите за тем, чтобы ваши колебания не стали причиной стресса и не превратились в банальную нерешительность. В процессе принятия каждого решения наступает стадия, на которой необходимо поверить в свои силы и в правильность избранного пути. Если вы не сделаете этого, вы никогда не сможете достигнуть окончательного успеха. Вам будет мешать страх перед тем, что ваш выбор окажется неверным. А если вы пребываете в страхе, то все, чего вы можете достичь, это убедить себя в основательности своих самых худших предположений. Приняв решение, вы должны поверить в себя. Помните о том, чего вы хотите добиться, и старайтесь быть достаточно гибким, чтобы по мере необходимости менять тактику своих действий. Но эта гибкость не должна лишать вас решительности. Успешность принятого решения оценивайте по его конечным результатам.

И еще раз: не отвлекайтесь по пустякам. Берегите свое время и силы для действительно важных решений. Малозначительные решения должны приниматься быстро или не приниматься совсем. Ваш мозг не может успешно справляться со всеми задачами, которые вы перед ним ставите. Почему каждое утро мы по несколько минут размышляем, на какую программу установить свою кофеварку? Почему, придя в магазин, мы не менее долго думаем над тем, купить ли нам зеленый или мясной салат? Почему мы никак не можем решить, какого цвета носки нам сегодня надеть? Некоторые решения лучше принимать автоматически, вообще не задумываясь над ними.

Привычки

Я всегда была против привычек, всегда считала их продуктом уходящей эпохи. Но я очень уставала на работе. Я не могла позволить себе проявлять нерешительность в незначительных вопросах. Поэтому в кафе я неизменно заказывала один и тот же кофе и сэндвич, а в пабе один и тот же любимый напиток. Вы можете застать меня сидящей за своим письменным столом и размышляющей над важными проблемами, но сидящей перед стойкой бара с поднятыми в нерешительности бровями никогда.

Привычки помогают справиться со стрессом и сэкономить время на принятии решений, но только до тех пор, пока они не начинают самовольно распоряжаться нашей жизнью. У меня есть любимое место в вагоне поезда. Когда оно свободно, я всегда сажусь именно туда. Когда нет, я занимаю любое другое. Если привычки начинают довлеть над вашей жизнью настолько, что любое незначительное изменение приводит вас в панику, то вам придется потратить часть своего драгоценного времени на то, чтобы сходить на прием к психиатру.

Опоздания

Все мы любим откладывать какие-то из своих дел «на потом», но плохие организаторы времени откладывают почти все свои дела. Есть даже такие люди, для которых опаздывать стало привычкой. Если вы серийный Губитель времени, то вы несете ответственность за нарушение распорядка дня кого угодно, потому что опоздание одного человека вызывает волновой эффект и распространяется на всю компанию. То, что вы опаздываете регулярно, на самом деле означает, что вы очень хороший Хранитель времени. Просто ваши внутренние часы немного не согласованы с обычными. Вы пунктуальны, но пунктуальны не вовремя, а с опозданием. Таким образом, ваши проблемы связаны не собственно со временем, а с отсутствием у вас вежливости и уважения к другим. Почему-то вас не смущает тот факт, что вы заставляете других людей ждать себя. В таком случае вам просто нужно перевести свои внутренние часы. Заводя будильник в воскресенье вечером, поставьте его на десять минут раньше обычного. Этот прием обязательно исправит ваш распорядок. Если в глубине души вы не хотите решать проблему постоянных опозданий, значит вы на удивление грубый и невнимательный к другим человек.

Оправдания

Как вы оправдываете себя за то, что откладываете дела? Вы говорите, что в этом виноваты другие люди, отсутствие необходимых инструментов или информации? Вы утверждаете, что некоторые дела лучше выполнять в другое время дня? Как часто вы откладываете дела до тех пор, пока браться за них не становится слишком поздно? Насколько часто у вас случаются конфликты из-за этого? Жалуетесь ли вы затем на то, что вас ругают и принуждают?

Всем нам хочется сначала выполнять легкую и приятную работу, а скучную и тяжелую откладывать «на потом». А ведь это означает, что несделанная работа будет висеть над нами, омрачая наш день. Откладывать неприятные дела, значит создавать ужасный беспорядок в своем ящике для входящих бумаг и злить клиента, к которому вы обещали вернуться, провоцировать его на телефонные звонки и ругательства.

Часто мне приходилось иметь дело с людьми, не умеющими организовать свое время. Их просили срочно сделать очень простое и не требующее напряжения срочное задание, а они откладывали его даже в том случае, если не были заняты. Всегда, когда возможно, выполняйте подобные задания безотлагательно. Когда вы вычеркнете их из списка запланированных дел, вы сразу почувствуете облегчение.

Как работать, не отвлекаясь

Большинству из нас на работе постоянно приходится на что-нибудь отвлекаться. Однако для того, чтобы эффективно организовывать свое время, вам придется менять ситуацию. Первый ключевой шаг на этом пути — стать уверенным в себе. Второй — научиться делать сознательный выбор.

Решить эту проблему мешает то, что от работы нас чаще всего отвлекают другие люди, и прервать их значит показаться грубым и недружелюбным.

В офисах, в которых все служащие сидят вместе, не имея отдельного кабинета, каждый из сотрудников доступен для всех остальных. Если же вы работаете в собственном кабинете, заведите привычку закрывать дверь, когда вам необходимо сосредоточиться для принятия важного решения. Когда вам бывает нужно провести переговоры без предварительной подготовки, постарайтесь делать это в офисе своего партнера, с тем чтобы вы могли остановить разговор в любой удобный для вас момент. Если это невозможно, заранее предупредите собеседника, сколько времени вы можете ему уделить.

Вы также можете спасаться от Губителей времени тем, что сделаете свое рабочее место менее «дружелюбным» по отношению к посетителям. Если ваш офис кажется посетителям местом, располагающим к отдыху, то они не преминут отдохнуть и расслабиться. Если же вы во время работы расположены к ним спиной, или если в вашей комнате нет свободных стульев, то они захотят уйти как можно быстрее.

Язык телодвижений еще одно хорошее средство против тех, кто отвлекает нас от работы. Опустите ладони на стол, улыбаясь вежливой, но выжидающей улыбкой. Если это не помогает, забудьте об утонченности и посмотрите на часы с выражением внезапного потрясения и ужаса.

 

Глава четырнадцатая

Быстрое чтение

Советы

• Помогите себе сконцентрироваться, определив, с какой целью вы читаете книгу или документ.

• Убедитесь, что вам удобно работать, и что книга или экран компьютера расположены на нужной высоте и на правильном расстоянии от глаз.

• Делайте паузы.

• Прежде всего, просмотрите весь документ, чтобы познакомиться с его структурой и содержанием.

• Читая его более внимательно, делайте пометки ручкой и маркером.

• Используйте ручку или палец в качестве указки.

• Оставьте привычку громко читать вслух.

У меня всегда вызывали зависть только два качества Супермена: его рентгеновское зрение и способность необычайно быстро читать книги. К сожалению, я не могу научить вас видеть сквозь стены, но зато я могу показать вам, как читать и просматривать литературу быстрее, чем вы сейчас это делаете. Итак, приступим.

Шаг первый

• Решите, зачем вы читаете этот документ. Какую цель вы преследуете, делая это?

• Читаете ли вы для развлечения или для получения информации?

• Если вы читаете с целью получить информацию, то что именно вы хотите узнать?

• Что вы уже знаете об этом?

Затем:

• Ознакомьтесь с общим содержанием и структурой документа. Пробегите его глазами, двигаясь от начала в конец текста. Ознакомьтесь с его форматом.

• Прочитайте краткое резюме на обложке книги.

• Изучите названия глав и исключите из поля своего внимания те главы, которые, по вашему мнению, не смогут принести вам никакой пользы.

• Выделите маркером или подчеркните названия тех глав, которые, по вашему мнению, окажутся для вас полезными. (Используйте маркер только в том случае, если книга или документ принадлежат вам и не являются памятным подарком или дорогим экземпляром.)

• Прочитайте первые параграфы каждой главы. Ставьте пометки, чтобы сузить сферу внимания.

Шаг второй

• Сконцентрируйтесь на книге, прежде чем начнете читать ее подробно.

• Убедитесь, что ничто не будет вас отвлекать.

• Читайте тогда, когда находитесь в соответствующем этому занятию расположении духа, а не тогда, когда вы раздражены или расстроены.

• Читайте тогда, когда вы спокойны. Стресс мешает сосредоточиться и направить все свои силы на получение информации.

• Во время чтения будьте открыты для любой поступающей информации. Если вы будете подходить к прочитанному с точки зрения уже имеющегося у вас мнения по этому вопросу, вы только зря потеряете время.

• Следите за осанкой. Вам должно быть удобно, но вы не должны быть слишком расслаблены, иначе вы можете задремать.

• Помогайте себе руками. Помните, как вы водили пальцем по странице, когда были ребенком? Делайте то же самое, чтобы придать своему чтению ритм и движение. Палец заставит ваши глаза двигаться с большей скоростью. Он также сфокусирует ваш взгляд на нужном участке страницы. Этот прием особенно эффективен в случаях, когда вы читаете «отвлекающие» документы, такие как газеты, в которых несколько статей, иллюстраций и заголовков, которые рассеивают ваше внимание.

• Палец или ручка также помогут вам читать «скачками». Если вы чувствуете, что читаете уже знакомый вам материал, то вместо того, чтобы двигаться вдоль каждой строки, переместите палец сразу в середину или в самый низ страницы. Если и то место, на которое теперь указывает ваш палец, уже вам знакомо, перемещайте его все ниже и ниже до тех пор, пока не найдете место, которое вам необходимо прочитать внимательно.

• Используйте приемы активного чтения. Всегда держите под рукой закладки для книг и маркеры. Если нужно, делайте пометки на полях.

• Если вы хотите запомнить то, что читаете, выделяйте и записывайте ключевые моменты на отдельном листе бумаги. Это поможет вам понять и продумать, а следовательно, и запомнить, основные идеи текста.

• Научитесь читать при помощи своего подсознания. Оно усваивает текст гораздо быстрее, чем понятийное мышление. Вы будете запоминать слова, не слыша их и не повторяя их мысленно. То, что вы читаете вслух, говорит о том, что вы перегружены информацией. Отдохните. Ваш мозг может поглощать то, что написано на странице, и не слыша каждого отдельного слова.

• Если, читая, вы вслушиваетесь в каждое отдельное слово, вы привязываетесь к старым техникам чтения, которым учат в начальной школе. Именно там вас приучили воспринимать каждую букву как звук. Если вы будете следовать этой технике чтения, то вам никогда не удастся читать быстрее, чем вы говорите, то есть со скоростью более ста восьмидесяти слов в минуту. Вы никогда не сможете овладеть техникой быстрого чтения. Научитесь от слова переходить прямо к мысли, опуская стадию звука.

• Чтобы научиться «зрительному» чтению, вам потребуется практика. Вначале вы не будете понимать смысл прочитанного. Тем не менее продолжайте упражнения. Через некоторое время вы станете понимать текст столь же ясно, как и при «звуковом» чтении.

Шаг третий

Запоминайте то, что прочитали. Действительно плохая память бывает только у тяжело больных людей. Улучшите свою систему хранения и восстановления информации с помощью следующих действий:

• Читая, будьте предельно внимательны. Сконцентрируйтесь на времени и месте!

• Заинтересуйте себя тем, о чем вам приходится читать.

• Вы должны полностью понимать смысл текста. Если вам встречаются незнакомые слова, не бойтесь потратить время на то, чтобы узнать их значение.

• При чтении пользуйтесь приемами ассоциативного запоминания. Если вы хотите запомнить какую-то часть текста, оторвитесь от него и придумайте свои собственные визуальные ассоциации. Увидьте то, о чем вы читаете. Как это связано с вашим опытом? Представьте себе, как вы сможете использовать полученные знания.

• Не отвлекайтесь. Мозг быстро устает от однообразного материала и пытается отвлечься на посторонние мысли. Проведите мысленный эксперимент. Медленно досчитайте от одного до ста. Обратите внимание, на какой цифре ваш мозг устал от счета и начал отвлекаться. Чтение должно быть более интересным занятием, но все равно сложно постоянно поддерживать концентрацию внимания. Придумайте себе наказание или специальный жест, который бы вновь направлял ваше внимание на текст. Им может стать легкий удар по руке, щелчок по лицу, или же команда «Сконцентрироваться!».

Шаг четвертый

Обратите внимание на свои глаза. Когда глаза переутомлены, мы не можем читать быстро.

• Читайте при правильном освещении. Свет должен быть мягким, неярким и равномерно освещать всю книгу.

• Перемещайте взгляд равномерно, с постоянной скоростью.

• Развивайте в себе способность читать при помощи бокового зрения. Сконцентрируйте взгляд на середине строки и попробуйте прочитать вся строку, не двигая зрачками.

• Если вы читаете с экрана, убедитесь, что уровень контрастности подобран правильно.

• Убедитесь, что монитор установлен на правильной высоте и под правильным углом.

• Убедитесь, что нет постороннего источника света, который бы отражался от монитора и бил вам в глаза.

• Каждые двадцать минут делайте короткие паузы. Потягивайтесь, отводите глаза от текста.