4.1. Организационные принципы распорядка дня

Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу:

«Работа должна подчиняться мне, а не наоборот»

Следующие правила и принципы должны послужить для вас импульсами для составления распорядка дня, но они не носят характера обязывающих рекомендаций. Некоторые из них, возможно, вызовут у вас улыбку. Однако они хорошо зарекомендовали себя в различных рабочих ситуациях.

Оцените отдельные принципы исходя из того, насколько вы готовы их уже сейчас практиковать, просто испробовать или вообще отвергнуть. Важно, чтобы вы нашли свой личный стиль. Для вас этот стиль — самый лучший. 25 организационных принципов во временном аспекте можно разделить на 3 группы:

Правила начала дня

(1) Начинать день с позитивным настроением

Старайтесь для каждого дня находить какое-либо позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для ваших успехов или неудач.

Каждое утро задавайте себе три вопроса:

- Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости?

- Как этот день может приблизить меня к моим целям?

- Что я могу сегодня сделать в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (например, провести тренировку, расслабиться и т.п.)?

Продумайте также следующие моменты:

- С кем я сегодня встречусь?

- Кому бы я мог доставить радость, принести пользу?

- Какие трудности и проблемы может мне «уготовить» этот день? Как их преодолеть позитивным образом? По утрам находите всегда для себя пару минут, прежде чем вы займетесь «стандартной утренней программой».

(2) Хорошо позавтракать и без спешки — на работу

Не выспавшись, с неохотой, может быть, без нормального завтрака, как можно скорей на работу — подобный старт может очень легко испортить день! Позволяйте себе обильный завтрак (заряд энергии на целый день!) и отправляйтесь, по возможности без спешки, на работу. И не говорите, что у вас нет для этого времени. Это вопрос установления приоритетов (ранний подъем — ранний отход ко сну)!

(3) Начинайте работу по возможности в одно и то же время

Человек — пленник своих привычек. Поэтому для многих очень важно в точно определенное время быть на работе. Вы сможете таким образом поддерживать сами себя «в кондиции» и приступать к работе в определенное время дня.

(4) Перепроверка плана дня

Пересмотрите свой составленный накануне вечером план, оценивая степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, и внесите необходимые корректировки. Сформулируйте реалистичный план на весь день!

(5) Вначале — ключевые задачи

Менеджеры, которым сопутствует успех, читают свою корреспонденцию не в первую очередь, а лишь тогда, когда выполнен целый ряд важных дел (задачи А), — во входящей дневной почте редко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

Поэтому начинайте с важнейших задач дня (высшего приоритета) перед чтением газет, корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня ваших коллег и подчиненных!

(6) Приступать без «раскачки»

Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей или вчерашней телевизионной программы. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, например на послеобеденное. Тем самым вы выигрываете время для последующих отвлечений и непредусмотренных дел.

(7) Согласовывать план дня с секретарем

Ваш секретарь является вашим важнейшим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для вашей деятельности.

Ему вы должны посвятить первое время вашего рабочего дня, даже если это только пара минут. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и цели дня! Он должен «получить» это время, поскольку тогда он будет эффективнее работать и оградит вас от всех ненужных помех.

(8) Утром заниматься сложными и важными делами

Когда вы выполните основную задачу дня (п. 5), переходите к следующей по важности задаче. Вскоре вы будете настолько заняты текущими делами и разного рода отвлечениями, что вы вряд ли сможете уделить Достаточно времени важнейшим вопросам.

Если вы начнете с самых сложных и важных задач и будете последовательно придерживаться этого, вы гарантируете, что в конце дня по крайней мере самые важные дела будут сделаны или начаты.

Правила, касающиеся хода дня

(9) Хорошая подготовка к работе

Необходимость и преимущества достаточной подготовки к работе (ПР) на производстве неоспоримы, там имеются даже специальные подготовительные цехи.

В коммерческом секторе с помощью хорошей ПР можно вскрыть дополнительные существенные резервы рационализации и сэкономить общее время за счет сокращения времени на исполнение (см. 2.1). Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе и планирования!

(10) Влиять на фиксацию сроков

Установленные ранее сроки очень часто принимают безоговорочно. Старайтесь, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в ваши планы, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты.

Это часто получается легче, чем вы думаете. Что касается регулярных встреч (например, ежедневных или еженедельных), то обращайте внимание прежде всего на то, чтобы было выбрано удобное для вас время их проведения.

(11) Избегать действий, вызывающих обратную реакцию

Активные и коммуникабельные руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и вызывают тем самым соответствующую реакцию на свои действия и вместе с этим негативные последствия для временного распорядка.

Как скоро из одноразового участия из чистого интереса в каком-либо совещании возникает новый срок, протокол, ситуационный доклад или даже группа по разработке проекта? Перепроверяйте поэтому все свои акции (согласование сроков, визиты, телефонные разговоры, письма и т.п.) с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции!

(12) Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы

На каждом предприятии и в каждом подразделении возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации.

Помните всегда о том, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств. Старайтесь по возможности отклонять дополнительные срочные дела.

Проверяйте предстоящие дела по следующим критериям:

- с какими потерями вы должны будете считаться, если вы отложите то или иное дело или вообще ничего не предпримете;

- необходимо ли ваше личное участие;

- нельзя ли решить проблему иными способами, например поручив ее другому лицу.

(13) Избегать незапланированных импульсивных действий

Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо по телефону, обдумайте хорошенько, необходимо ли это отвлечение для вашей текущей работы, имеет ли оно смысл.

Как правило, импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку не соблюдаются установленные приоритеты. Однако зачастую бывает, что при выполнении задачи вы наталкиваетесь на интересную идею или важную информацию. В этом случае сделайте краткую запись и обработайте ее позднее, в более удобное время.

Эту рекомендацию, конечно, не надо понимать так, что вы должны отказаться от всякой спонтанности в работе. Иногда и спонтанно возникающие паузы или беседы с коллегами могут быть полезными и интересными.

(14) Своевременно делать паузы/соблюдать размеренный темп

Как часто и когда вы делаете перерывы в работе? Рассматривайте паузы не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха.

- Предусматривайте регулярные, но короткие паузы!

- При расслаблении старайтесь двигаться, снабжая по возможности организм кислородом.

- Во время длительных пауз повышайте свою работоспособность, например в рамках вашей дневной тренировочной программы.

- Делайте перерывы и при проведении совещаний.

Очень часто наиболее плодотворные идеи возникают именно в подобной разряженной атмосфере. Чтобы получить наибольший регенерирующий эффект от перерыва в работе, надо предусматривать его в рамках периода относительно высокой производительности, до того, как полностью исчезнет способность к концентрации.

Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы. Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению. Отсюда следует, что паузы надо прерывать по истечении 10 минут, но делать их более частыми.

Вспомните, например, о крупных японских предприятиях, где успешно практикуется система коротких перерывов с групповой производственной гимнастикой. Размеренный рабочий ритм. В средне- и долгосрочном плане суета и спешка стоят больших затрат труда и времени, чем усредненный размеренный темп, не говоря уже о воздействии стресса на ваше здоровье!

(15) Небольшие однородные задачи выполнять сериями

Вследствие производимых в разовом порядке кратких телефонных звонков, сообщений, спонтанного проведения «летучек» и чтения корреспонденции теряется масса времени. Расправляйтесь с рутинной работой и так называемыми мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки.

Данный метод имеет то решающее преимущество, что вы лишь один раз производите соответствующую подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью.

Благодаря концентрированности и непрерывности процесса вы экономите время. 6 блоков по 10 минут на диктовку писем, на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут:

1 x 60 минут < 6 x 10 минут

Собирайте также в один блок весь тот материал для чтения, который вам надо только просмотреть. Рабочий блок не должен быть слишком длительным (от 30 до 60 минут), поскольку иначе ваш телефон будет Долго занят, что может вызвать некоторое беспокойство.

Оцените, какие возможности для рационализации работы предоставляет принцип «серийного производства». Даже если выигрываются отдельные минуты, за день они складываются в половину часа или даже в целый час!

(16) Рационально завершать начатое

Отвлечение от основной задачи «стоит» немал времени, поскольку по возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже проделанное однажды. Вследствие нарушения систематичности в работе существенно ограничиваются ваши способности к творчеству и решению проблем.

Избегайте поэтому «скачков в работе» и всегда старайтесь начатое доводить до конца (или прерывать в целесообразном месте). Предусматривайте для своей работы достаточно времени, в паузах или в последние минуты перед тем, как встать из-за стола, намечайте задачу, которую вы можете успеть завершить в оставшееся время.

Если прервать работу необходимо, кратко запишите идеи, которые вы не успели проработать до конца, предложения по решению и все прочее, что поможет вам как можно быстрее возобновить незаконченное дело. Помните о том, что нет лучшей возможности выполнить задачу категории А, чем «засесть» за нее самому и работать до полного ее разрешения.

(17) Использовать временные промежутки

Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на «холостые ходы». Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.

Задавайте себе «временной вопрос Лакей на»: Как я могу эти минуты использовать с наибольшей пользой? Если вы продуктивно реализуете в течение дня возникающие промежутки времени, то в течение недели вы получите дополнительное время в свое распоряжение.

(18) Работать антициклично

Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. С ними выгодно разделываться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея.

Учитывайте в своем распорядке дня спокойные и «беспокойные» периоды. На нижеследующем графике «дневных помех» показано течение типичного рабочего дня в конторе.

Попытайтесь на основе заполненного вами листка «дневных помех» составить ваш график «помех» и сравните его с изображением выше. Чем больше вы будете обращать внимание на рабочие привычки ваших коллег и деловых партнеров, тем меньше вы подвергнетесь опасности принятия спонтанных решений и тем меньше вас будут отрывать от работы.

Поэтому работайте антициклично, то есть:

- в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач;

- «беспокойный» период используйте для выполнения Дел категории В, т.е. как запланированное «про запас» (40%) время;

- не принимайтесь утром сразу за просмотр почты, отложите это на потом;

- старайтесь приходить пораньше утром и уходить побыстрее вечером.

(19) Выкраивать спокойный час

Для выполнения важных дел требуется спокойная обстановка — это азбучная истина, но как воплотить ее в жизнь? Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не может помешать. Таким образом, вы назначаете время — возможно самое важное для вас:

Время для себя (1 час)!

Занесите это время в свой план дня так же, как вы отводите время на совещания или на визит посетителей. Подобный период никем не нарушаемой концентрированности существенно повысит продуктивность вашего труда.

Используйте это время для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения уровня квалификации или для других задач, которые зачастую тонут в суете дня.

Отгородите себя на это время от внешнего мира — лучше всего с помощью секретаря или просто закройте дверь в свою комнату, предварительно предупредив, что « вас нет на месте».

(20) Контролировать время и планы

Во время совещаний и при других видах деятельности нередко поначалу расточают время, а в последние 20% времени обсуждают 80% вопросов, подлежащих рассмотрению. Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т.п.!

Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня. Планирование должно быть реалистичным, иначе после рабочего дня вы будете испытывать неудовлетворенность.

Правила завершения рабочего дня

(21) Завершать несделанное

Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда вы снова займетесь незавершенными делами и будете ликвидировать накопленные завалы.

(22) Контроль за результатами и самоконтроль

Сравнение намеченного в вашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда, самостоятельную функцию самоменеджмента, описанную в гл. 5.

(23) План на следующий день

План на следующий день составляйте еще накануне вечером! Проверяйте, какие задачи не могут быть решены удовлетворительно или не могут быть решены совсем и подлежат переносу на следующий день. Разработайте, пользуясь дневником времени, план на следующий день с установлением целей, приоритетов, Делегированием и т.п. (см. 2.4).

(24) Домой — с хорошим настроением

Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня! Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпровождение.

Старайтесь понемногу, но регулярно заниматься спортом, например бегом м трусцой (джогингом). 10 минут движения на свежем воздухе ежедневно — этоого достаточно, по мнению медиков, чтобы как-то поддерживать физическую форму.

(25) Каждый день должен иметь свою кульминацию

В смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для вашей жизни. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем.

Какие возможности вы видите для себя (семья, дети, театр, концерт, хорошая книга, общество друзей, прогулка, размышления и т.п.), чтобы день достиг своей кульминации?

Какие дополнительные возможности лучшей организации труда вы могли бы использовать?

1. _______________________

2. _______________________

3. _______________________

4. _______________________

Какие организационные принципы распорядка дня после прочтения этого раздела вы хотите практиковать, усовершенствовать или опробовать?

 

4.2. Естественный дневной ритм (график работоспособности)

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра», или «жаворонке», и о «человеке вечера», или «сове».

Первые могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются соответственно в более раннем окончании работы. Вторые по-настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вечерам (до глубокой ночи).

Ни один из этих основных типов не работает лучше или хуже другого, просто они работают по-разному. Пик работоспособности у них приходится на разные периоды дня. Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток можно описать с помощью следующей кривой (график СКР).

Ось «100%» на графике задает среднее значение дневной физиологической работоспособности, причем заштрихованные зоны сверху и снизу от оси примерно одинаковы по площади.

Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей — так это относительные, ритмичные колебания!

К фазам высшей активности примыкают соответственно двухчасовые паузы, во время которых организм работает в «щадящем режиме» и не должен чрезмерно нагружаться.

Какие выводы из всего этого следуют в отношении вашего трудового дня?

- Пик работоспособности, как правило, приходится на первую половину дня, когда желудок, поджелудочная железа, селезенка и сердце функционируют наиболее активно. Этот уровень затем в течение дня больше не достигается. И в силу этой причины задачи А следует выполнять в начале дня!

- После обеда, когда активно работает тонкая кишка, наступает известный спад продуктивности, который многие пытаются побороть при помощи кофе. В это время не надо работать наперекор своему ритму. Расслабьтесь с чашкой чаю и используйте перерыв Для социальных контактов и рутинной деятельности (задачи В).

Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности

Не пытайтесь работать против своего естественного дневного ритма (который вы если и сможете изменить, то незначительно), а используйте эти закономерности в своем распорядке дня! График СКР получен в результате сотен тысяч измерений во всех промышленно развитых странах.

При нарушении дневного ритма возникает брак, ошибки в работе, несчастные случаи; конвейеры, например, в автомобильной промышленности в соответствии с графиком работоспособности в течение дня ускоряются или замедляются, в ночную смену работают не так, как в дневную, и т. д.

Другой пример из другой сферы: наибольшее число несчастных случаев в ночное время приходится на период между 2 и 4 часами! Однако отдельные значения нормального графика могут и не соответствовать колебаниям вашей индивидуальной работоспособности!

У каждого из нас наблюдаются более или менее существенные отклонения от нормы в индивидуальном графике работоспособности. Такие возбуждающие средства, как кофе, чай, никотин или медикаменты, могут ускорить утренний подъем, но они же предопределят и последующий более глубокий спад.

Определите свой индивидуальный дневной ритм и на основе систематических наблюдений постройте свою «кривую работоспособности».

Понаблюдайте за собой несколько более осознанно и спросите себя:

1. В какое время дня я ощущаю наибольший прилив сил?

2. Когда я соображаю наиболее быстро?

3. Когда я начинаю уставать или когда определенные виды деятельности даются мне особенно тяжело?

4. К какому времени я чувствую себя опустошенным и уставшим?

5. Когда я занимаюсь спортом для разгрузки, отдаю себя своим увлечениям, расслабляюсь?

6. Когда я начинаю бороться со сном или когда я ложусь в постель?

В этой связи установите также:

7. На какой период приходится ваше в прямом смысле рабочее время?

8. Когда вы заняты наиболее важными делами?

9. Когда вы выполняете менее важную работу? Зафиксируйте результаты наблюдений в течение 10 дней в нижеследующем формуляре для вашего дневника времени.

Начертите теперь свой график работоспособности. Обдумайте, нельзя ли лучше согласовать время выполнения важных дел и ваш распорядок дня с вашими внутренними потребностями!

- В соответствии с колебаниями работоспособности чередуйте напряженную, ответственную деятельность, менее важную и ненапряженную деятельность и менее ответственные дела,

- Делайте ежедневно что-нибудь для поддержания работоспособности (зарядка, занятия спортом). Помните всегда о том, что вместе с работоспособностью изменяется качество выполняемой вами работы.

Самые важные дела (категории А) и дела, требующие наибольшей концентрированности и тщательности, должны приходиться на высшую точку вашего графика продуктивности, на самые лучшие часы. «Наложите» ваш график продуктивности на свой распорядок дня.

Работайте и живите не вопреки, а в соответствии с биологическим ритмом

 

4.3. Менеджмент на основе биоритма

Наряду с регулярными колебаниями дневной работоспособности наблюдаются другие биологические закономерности в течение более длительных периодов времени — биоритмы.

Учение о биоритме исходит из того, что физические, психические и интеллектуальные кондиции каждого человека подвержены циклическим колебаниям, поддающимся предварительному расчету.

Цель науки о биоритмах состоит в том, чтобы выявить биологические закономерности от пика до упадка наших жизненных сил и тем самым сделать возможным планирование нашей активности в так называемые сильные и слабые дни. В таком понимании менеджмент на основе биоритма может быть действенным инструментом успешного самоменеджмента.

Заранее договоримся. Теория биоритмов не имеет ничего общего с астрологией, гороскопами или предсказаниями, а трактует периодические возвращения определенных функциональных процессов в организме человека. Ее применение не означает того, что надо ориентировать свою жизнь исключительно в соответствии с биоритмами или испытывать страх перед так называемыми критическими днями.

Речь идет о том, что в нашей работоспособности имеются регулярные фазы активности и расслабления, и мы не должны длительное время жить вопреки показаниям стрелок этих «внутренних часов». Основой учения о биоритмах является объективная истина, согласно которой в организме человека постоянно происходит процесс строительства и разрушения клеток, что существенно влияет на его физическое состояние, сопротивляемость и активность. Подобные изменения наших клеток ведут к повышению или понижению содержания в нашей крови питательных веществ, а это в свою очередь воздействует на наш потенциал.

Три жизненные кривые (биоритмы)

Согласно теории биоритмов каждый человек с рождения находится под воздействием трех различных, постоянно меняющихся потоков энергии. Отдача энергии означает активность (подъем), поглощение энергии соответственно — отдых (спад).

Различают три отдельных ритма:

- Ф — физический ритм (продолжительность периода — 23 дня, перепад — каждые 11,5 дня). Он влияет на физическую силу и на силу воли,

- П — психический ритм (продолжительность периода — 28 дней, перепад — каждые 14 дней). Обусловливает динамику чувств, настроений, творческих сил.

- И — интеллектуальный ритм (продолжительность периода 33 дня, перепад — каждые 16,5 дня). Влияет на умственные способности, например на концентрацию и присутствие духа.

Поскольку продолжительность отдельных периодов различна, у каждого человека всегда наблюдаются различные, постоянно изменяющиеся комбинации характеристик физического, психологического и интеллектуального состояния.

На биоритмограмме любого человека можно отчетливо наблюдать постоянную смену фаз накопления энергии: и расходования ее (+) в трех жизненных сферах. Эти цикличные колебания могут носить и комплексный характер, если вследствие каких-либо экстраординарных событий, таких, как тяжелый шок, операция и т.п., возникают сдвиги ритмов, которые, однако, по прошествии определенного времени вновь приходят в норму.

Критические дни

Особого внимания заслуживают дни перепадов, когда происходят смены фаз биоритмов. Их называют критическими днями, потому что в это время могут произойти спонтанные нарушения нормальных физических функций, работоспособности, контроля над волей и рассудком.

Подобные смены фаз длятся 24 часа, их наступление зависит от часа рождения, т.е. они могут захватывать как предыдущий, так и следующий день. Важно знать: не каждый критический период приводит к критическому событию (несчастному случаю, ошибке, конфликту, дисгармонии и т.п.). Однако в эти дни надо быть особенно осторожным!

Поскольку в такие дни наш организм перестраивается с фазы активности на фазу покоя, целесообразно не перенапрягаться и беречь силы, избегать, например, таких дополнительных нагрузок, как операции, прививки, душевные волнения, чрезмерное потребление алкоголя.

Биоритм представляет собой естественный феномен, с колебаниями которого здоровый организм справляется без последствий. Поэтому нет оснований опасаться критических дней или спада. В то же время не следует также недооценивать ослабление нашего организма в фазе перехода. В среднем мы каждые 6 дней бываем обременены дополнительным фактором риска.

Дополнительные сведения о сфере воздействия и последствиях каждого из трех биоритмов в различных фазах дает следующая таблица.

Значение и использование биоритмики

Возможности использования биоритмики практически неограниченны, поскольку они затрагивают практически все жизненные сферы: здоровье, работу, семейную и общественную жизнь, досуг, спорт и т.д. Так, например, с помощью биоритмики на некоторых японских и американских предприятиях удавалось за короткое время сократить число несчастных случаев на 30, 50 и даже на 60%!

Наряду с этим биоритм может использоваться менеджерами как вспомогательное средство при планировании. С помощью биоритмов представляется возможным в зависимости от вида и значения той или иной деятельности предвидеть при планировании на длительный период времени колебания индивидуальной работоспособности и тем самым гарантировать большую эффективность в работе.

Через менеджмент на основе биоритмов мы сможем лучше снимать показания своего внутреннего «часового механизма», делать из этого выводы и лучше приспосабливаться к естественным колебаниям работоспособности.

А именно:

- В периоды спада и критические дни накапливать новую энергию, расслабляться, отдыхать, проводить время за рутинной работой и избегать контактов с неприятными людьми и проблемами. В периоды подъема, напротив, с новыми силами вперед! Принимать решения и производить изменения и перестановки, претворять свои замыслы, короче, активно творить свою судьбу.

Поскольку каждый человек имеет свои особенности, индивидуальна и реакция на долговременные ритмы, а также способность приспособления к ним. К тому же на эту восприимчивость к ритмам влияет целый ряд внешних факторов. «Достижения» индустриального общества привели к тому, что не всегда функционирует защитный механизм нашего организма.

Такие его естественные сигналы, как нежелание, страх, возрастающая усталость и т.д., которые уведомляют о снижении работоспособности, например в критические дни, и должны защитить от переутомления, зачастую бывают приглушены важными делами, неотложными сроками, стрессом и т.д. или подавляются с помощью взбадривающих или успокоительных средств.

Если организм в течение длительного времени не может вновь войти в свой естественный ритм, в нем возникают нарушения и повреждения, наступает кризисное состояние или даже полная остановка (смерть).

Отсюда следует:

При составлении распорядка дня и планировании решения предстоящих задач учитывайте наряду с данными графика дневной продуктивности также свое биоритмическое состояние, но не переоценивайте его.

Как получить свою биоритмограмму?

- Путем произведения собственных расчетов. Соответствующие таблицы, советы и указания можно найти в литературе по этому вопросу.

- С помощью электронного микрокалькулятора. Имеется целый ряд карманных калькуляторов и электронных наручных часов, в которых запрограммирована функция по расчету биоритма. С помощью некоторых подобных приборов вы сможете каждый день получать на дисплее актуальные для вас сведения.

- С помощью распечатки программ компьютера. Это, наверное, наиболее удобный путь. Вы получаете необходимые данные в форме таблиц и графиков, можете накапливать их и обеспечивать себе на каждый данный момент необходимый обзор прошедших и будущих дат вашей жизни.

Как нельзя поступать.

В принципе неправильно было бы делать из данных биоритмограммы такие же однозначные выводы, как из прогноза погоды. Ведь даже если предсказан дождь, может светить солнце, и наоборот. Имейте в виду, что кривые биоритмов указывают лишь на тенденцию, которая может наблюдаться вследствие происходящих в организме процессов.

Опасность в самом начале использования календаря биоритмов состоит в том, что этим цифрам зачастую придают чрезмерное значение под девизом: «Сегодня критический день, сегодня мне будет плохо!» При такой установке ваши дела, возможно, действительно пойдут неважно, поскольку подобное настроение может запрограммировать подсознание и повлиять на чувства и действия.

Поэтому будьте осторожны при расшифровке своих данных. В качестве вспомогательного средства хорошо зарекомендовало себя ведение дневника, в котором вы записываете свои наблюдения о физическом, психическом и духовном состоянии. В конце недели, например, эти данные сравниваются с показаниями биоритмограммы.

Когда по прошествии некоторого времени у вас возникнет чувство восприимчивости к ритму и индивидуальные данные совпадут с расчетными, вы можете соответствующим образом использовать этот инструмент, но с необходимой долей осторожности и скепсиса. Хотя биоритм и оказывает определенное влияние на нашу работоспособность, он, однако, является лишь одним фактором из многих.

 

4.4. Индивидуальный рабочий стиль / саморазгрузка

Важным фактором ваших успехов в работе выступает ваш личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками.

Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.

Нижеследующие вопросы должны помочь вам лучше присмотреться к своему рабочему стилю. Отметьте, пожалуйста, по каждому вопросу тот ответ, который больше всех соответствует вашим наклонностям. Используйте для этих целей также опыт, приобретенный вами при проработке начальной главы.

Чем больше сумма набранных вами баллов, тем больше вы сами себе мешаете работать!

В последующем изложении вы найдете целый ряд советов и предложений по избавлению от тех вредных привычек в работе, которые могут стоить очень много времени («поглотителей времени»). Укажите те меры, которые вы хотели бы использовать в ближайшее время, в самоанкете в конце гл. 4.

Исходя из специфики своей работы и своих личных качеств вы должны подходить к совершенствованию своей техники труда как к непрерывному процессу и быть готовым к тому, чтобы постоянно воспринимать все новые побудительные импульсы и интегрировать их в свой персональный рабочий стиль.

Пути к саморазгрузке

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.

- Зачем вообще это делать?

- Почему именно я?

- Почему именно сейчас?

- Почему в этой форме?

Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на вашем письменном столе! Они помогут вам удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня. Пояснения к отдельным вопросам саморазгрузки.

Зачем вообще это делать?

→ Исключить!

- Действительно ли необходимо предпринимать эту служебную поездку, читать этот доклад, составлять это письмо и т.д. и т.п.?

- Должен ли я вести деловые записи по этому процессу, регулярно вести эту статистику, просматривать входящую почту, не пропуская ничего?

- Действительно ли надо принимать этого посетителя, реагировать на этот телефонный звонок, ответить на этот вопрос?

- Нужно ли это совещание? Должен ли я действительно принимать участие в этом совещании (или празднике)?

Эти и подобные самокритичные вопросы нередко могут помочь уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».

Обходитесь поэкономнее со своим временным капиталом, особенно если речь идет о менее важных вещах!

Почему именно я?

→ Поручить!

- Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-то другой, нельзя ли ее делегировать?

- Действительно ли это в моей компетенции?

- Не занимаюсь ли я вопросами второстепенного значения, которые, собственно, не должны были бы меня касаться?

- Не имеет ли место попытка обратного делегирования?

- Соответствует ли выполняемое моим задачам и целям?

Эти вопросы должны удержать вас от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому.

Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте возможности делегирования! Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и вашими сотрудниками.

Почему именно теперь?

→ Установить оптимальные сроки!

- Что говорит за то, что эту задачу надо выполнить именно сейчас?

- Является ли эта работа действительно столь важной или она может подождать?

- Не имеет ли смысла вообще сделать эту работу в другое время?

- Подошло ли действительно время для этой задачи (с учетом приоритетности АБВ, графика работоспособности и т.д.)?

Эти вопросы уберегут вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять в итоге слишком много времени.

Работайте над сроками и старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда», «в пятницу, в течение дня» и т.п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».

Почему в этой форме?

→ Рационализировать!

- Надо ли отвечать на письмо таким же подробным письмом? (Поговорить по телефону вместо того, чтобы диктовать!)

- Могу ли я при выполнении этой задачи применить новые организационные формы, новые средства и методы работы?

- Как я могу упростить и рационализировать этот процесс?

Пусть эти и подобные вопросы натолкнут вас на новые идеи относительно организации вашего труда. Помните об известной шутке: «Зачем так просто, если можно сложно!». Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.

Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности исполнения

 

4.5. Составление рамочного плана дня (упражнение)

В заключительном упражнении вы должны с помощью разработанных в этой главе организационных принципов и методов «набросать» образцовый рабочий день. Даже если такой «идеальный день» вряд ли вероятен, вы можете использовать его как целеустановку или ориентир при составлении своего плана дня и его организации.

Сделайте свой рамочный план дня инструментом составления дневного распорядка!

Помните при этом о следующих моментах:

- начало работы;

- спокойный час;

- график дневной продуктивности;

- регулирование пауз;

- график дневных «помех»;

- контроль за результатами дня;

- предварительное планирование следующего дня.

Используйте нижеследующий формуляр и перенесите свой рамочный план дня в свой дневник времени!

С помощью данного упражнения полезно составить также недельный рамочный план, причем вы приобретете навык в распределении дел по отдельным дням недели.

Интегрируйте в свой «идеальный день» и «идеальную неделю» также личные дела и цели, касающиеся, например, семьи, занятий спортом, отдыха, культурных мероприятий, хобби, общения с друзьями и т.д.!

 

4.6. Резюме

— Функция самоменеджмента «Организация и исполнение» предполагает объединение вашей энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей.

— Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот,

— В нижеследующем формуляре сведены воедино важнейшие правила и принципы распорядка дня.

— Учитывайте в своем распорядке дня изменение вашей психологической готовности, распределяйте с учетом этого свои задачи по отдельным периодам дня.

— Выведите свой личный дневной ритм, для чего путем систематических наблюдений определите свой график продуктивности.

— Биоритм выявляет подъемы и спады наших жизненных сил в течение продолжительного периода: он указывает на то, что в физической, психической и духовной сферах имеют место периодические колебания, но еще не проясняет, почему так происходит.

— Биоритм указывает на тенденции, но сам по себе не является творцом событий; его можно учитывать при планировании своих задач на продолжительный период, что содействует достижению целей более рациональным путем.

— Перепроверьте свой персональный рабочий стиль и усовершенствуйте его, для чего интегрируйте в него все новые побудительные импульсы, например в целях избавления от мешающих привычек.

— Постоянно имейте в виду использование нетрадиционных, лучших возможностей: всегда есть более простой путь для выполнения задачи.

Организационные принципы распорядка дня

Начало дня

1. Начинать день с позитивным настроем.

2. Хорошо позавтракать и без спешки на работу.

3. Начинать рабочий день по возможности в одно и то же время.

4. Перепроверка плана дня.

5. Вначале — ключевые задачи.

6. Приступать без раскачки.

7. Согласовывать план дня с секретарем.

8. Утром заниматься сложными и важными делами.

Основное время дня

9. Хорошая подготовка к работе.

10. Влиять на фиксацию сроков.

11. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию.

12. Отклонять дополнительно возникающие «неотложные» проблемы.

13. Избегать незапланированных импульсивных действий.

14. Своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп).

15. Небольшие однородные задачи выполнять сериями.

16. Рационально завершать начатое.

17. Использовать временные «остатки».

18. Работать, учитывая колебания общей трудовой активности в течение дня (график дневных «помех»).

19. Выкраивать спокойный час.

20. Контролировать время и планы.

Конец дня

21. Завершать несделанное.

22. Контроль за результатами и самоконтроль.

23. План на следующий день.

24. Домой — с хорошим настроением.

25. Каждый день должен иметь свою кульминацию.

— Свои рабочие задачи ставьте сначала под вопрос и изыскивайте меры, которые могли бы помочь вам в саморазгрузке.

Используйте материал главы «Организация и исполнение» для своих нужд. Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового вы узнали? Что из вашего опыта нашло подтверждение? Что вы хотите проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?

Берегите свое время (см. начальную главу «Значение времени»), обходитесь со своим временем так же, как вы обходитесь со своими деньгами!

Не "всё в свое время", а "всё в мое время"!