История «Аполлона-13» известна, конечно, всем без исключения. Но мы все же ее вспомним, просто на всякий случай: пилотируемая экспедиция на Луну, авария на корабле и исполненное драматизма возвращение на Землю. В фильме 1995 года, режиссером которого выступил Рон Ховард, есть такая сцена: команда специалистов из Центра управления полетом (ЦУП) собирается у грифельной доски, чтобы найти выход из положения.

На лице ведущего руководителя проекта Джина Кранца, одетого в белую жилетку и подстриженного под «бобрик», застыло угрюмое выражение. Он хватает кусочек мела и чертит на доске незамысловатую схему – своего рода карту, на которой показан путь поврежденного корабля через открытый космос, вокруг Луны и (при благоприятном раскладе) обратно на Землю. На все путешествие должно уйти два дня. Цель абсолютно ясна: чтобы доставить астронавтов домой в целости и сохранности, ЦУПу предстоит проложить для них единственно правильный курс, определив, где именно должен находиться корабль в каждую минуту путешествия.

На протяжении всего фильма Кранц снова и снова возвращается к доске с нарисованной на ней схемой. Посреди царящего в ЦУПе хаоса она становится тем единственным фактором, который позволяет команде сосредоточиться на решении главных задач: сначала скорректировать курс корабля, чтобы тот не затерялся в открытом космосе, потом заменить сломавшийся воздушный фильтр, чтобы астронавты могли дышать, и лишь затем заняться безопасным приземлением.

Когда перед вами вдруг встает серьезная проблема вроде той, которую вы выбрали для «спринта», то вполне естественно, что вам хочется решить ее как можно быстрее. Часы тикают, команда остервенело рвется в бой, а головы превращаются в микроволновки, в которых, подобно попкорну, жарятся идеи. Осторожнее! Если на этом этапе не притормозить, не поделиться друг с другом имеющимися знаниями и не расставить приоритеты, то вы рискуете зря потратить уйму времени и сил, решая совсем не те задачи, которые нужно решать.

Если бы в ЦУПе сперва озаботились заменой воздушного фильтра, возможность откорректировать траекторию движения корабля была бы упущена, и «Аполлон-13» улетел бы в направлении Плутона. Но специалисты NASA предпочли сперва расставить приоритеты и лишь потом искать решения. Умно, не правда ли? Точно так же и вы должны начинать свой «спринт».

По сути, именно планированию следует посвятить весь первый день (тем более что в вашем распоряжении окажется такая роскошь, как неограниченный запас кислорода).

Понедельник начинается с упражнения, которое мы называем «Начни с конца». Попытайтесь заглянуть в будущее – в последний день «спринта», а может, и еще дальше. Подобно Джину Кранцу, нарисовавшему схему возвращения «Аполлона» на Землю, вам с вашей командой нужно наметить свой основной путь к долгосрочной цели через достижение целей промежуточных.

Начать с конца – все равно что получить ключи от машины времени. Если бы вы действительно могли переместиться в будущее на неделю вперед, то на какие вопросы вы бы сумели найти ответы? А если на полгода или на год? Какие доказательства успешности своего «спринт» – проекта вы стали бы искать? Даже если будущее кажется абсолютно предсказуемым, все равно посвятите понедельник конкретизации этой предсказуемости. Обязательно все запишите, в мельчайших деталях. И начните с долгосрочной цели.

 

Определите долгосрочную цель

Чтобы начать разговор, спросите у своей команды: «Почему мы занимаемся этим проектом? Где мы хотим оказаться через 6 месяцев, через год, через 5 лет?»

Поиск ответа может занять от 30 секунд до 30 минут. Не пугайтесь, если не увидите в команде единодушия или полного понимания цели – лучше обсудите детали и расставьте все точки над «i». Конечно, подобная пробуксовка может действовать на нервы, но поверьте, удовлетворенность собой и уверенность в собственных силах, которые подарит вам четко сформулированная цель, будут питать вас всю неделю.

Иногда эта задача оказывается неожиданно простой. В Blue Bottle Coffee, например, всегда знали, чего они хотят достичь: продавать отличный кофе по интернету и тем самым привлекать новых покупателей. Конечно, эту формулировку можно было бы упростить до «продавать больше кофе через интернет», но ведь не менее важным для компании было сохранить на должном уровне качество продукта, который получают их постоянные клиенты, и распространить его также и на новых потребителей. Иными словами, сформулированная Blue Bottle Coffee долгосрочная цель как нельзя более точно отражала их амбиции.

Иногда требуется небольшое обсуждение. Так, планы компании Savioke относительно их робота-«дворецкого» были поистине грандиозными. Но чего именно они хотели добиться? Повысить эффективность обслуживания номеров? Или сделать как можно больше роботов, чтобы наводнить ими как можно больше гостиниц? В Savioke предпочли сосредоточиться на интересах клиента, а значит, цель их была такой же, как и у персонала любой гостиницы, – удовлетворить нужды постояльцев.

Ваша цель должна отражать принципы и стремления вашей команды. Не бойтесь перемудрить: «спринт» не только позволит найти точку старта для решения любой, даже самой глобальной проблемы, но и обеспечит реальный прогресс. Как только вы сформулируете собственную долгосрочную цель, запишите ее в верхней части доски и не стирайте до самого вечера пятницы – пусть она станет для команды своеобразным маяком, сигнализирующим, что все движутся в одном и том же направлении.

А теперь ложка дегтя. Формулирование цели и запись ее на доске – дело хорошее; это заряжает оптимизмом, ведь вы представляете себе идеальное будущее. Но здесь должно быть место и для пессимизма. Представьте себе, что вы переместились в будущее на год вперед и узнали, что ваш проект обернулся настоящей катастрофой. Что стало тому причиной? Что оказалось не так с вашей целью?

Каждая цель влечет за собой ряд предположений, чреватых неприятными последствиями. Чем дольше вы оттягиваете их анализ, тем больше риск. «Спринт» предоставляет вам уникальную возможность попробовать развить эти гипотезы, превратить их в вопросы – и найти ответы.

Команда Savioke исходила из того, что их «дворецкий» понравится гостям. И все же они были достаточно умны, чтобы представить себе также и «плохое» будущее, в котором постояльцы не могут справиться с роботом или пугаются его. После чего перед ними встали сразу три вопроса. Можно ли сделать так, чтобы доставка в номер прошла без сучка без задоринки? (Оказалось, что да.) Справятся ли постояльцы с управлением робота? (Выяснилось, что да, если не считать «тугого» сенсорного экрана.) И еще один, более смелый: будут ли люди останавливаться в гостинице лишь потому, что там есть этот робот? (Удивительно, но некоторые испытуемые ответили на этот вопрос положительно.)

Как и в случае с долгосрочной целью, вы станете возвращаться к этим вопросам снова и снова на протяжении всего «спринта». Это своего рода контрольная памятка, с которой вам придется сверяться целую неделю и согласно которой будете оценивать результаты пятничного тестирования.

 

Составьте список вопросов для «спринта»

Все пришедшие в голову вопросы нужно записать на второй маркерной доске (если, конечно, она у вас есть). Вот несколько подсказок, чтобы заставить команду думать в нужном направлении.

• Ответы на какие вопросы мы хотим найти в ходе «спринта»?

• Чего мы должны добиться, чтобы достичь своей долгосрочной цели?

• Представьте, что мы переместились в будущее и узнали, что наш проект провалился. В чем может быть причина?

Очень важно сформулировать гипотезы и возможные последствия в виде вопросов. В Blue Bottle Coffee предположили, что им удастся облечь свое мастерство в форму сайта, только вот как именно это сделать, они не знали – до тех пор, пока не провели «спринт». Превратить предположения в вопросы оказалось не так уж и сложно.

Вопрос. Что нужно сделать, чтобы привлечь новых покупателей?

Ответ. Заставить их поверить в наше мастерство.

Вопрос. Как представить это в виде вопроса?

Ответ. Поверят ли новые клиенты в наше мастерство?

Звучит это немного странно и на обычный диалог нормальных людей совершенно не похоже (если, конечно, те не играют в «Свою игру»). И все же подобный метод позволяет легко отследить потенциальные проблемы – а заодно и ответить на интересующие вас вопросы с помощью эскизов, прототипов и «полевых» испытаний. А еще благодаря ему мучающая вас неопределенность превратится в возбуждающее любопытство.

Ваш список может состоять всего из двух вопросов. И это замечательно. Или же из 10 и больше. И это тоже замечательно. Не переживайте, если вам покажется, что вопросов чересчур много – никакой отсев проводить не нужно, оставьте все как есть. К вечеру понедельника, после того как сформулируете основную задачу для своего «спринта», вы и сами поймете, какие из них важны, а какие – нет.

Начав с конца и задав себе эти вопросы, вы лицом к лицу столкнетесь с собственными страхами. Вполне понятно, что масштаб проблемы вкупе с неопределенностью доставляют дискомфорт, но стоит представить все свои тревоги в виде единого списка, как вы тут же почувствуете облегчение, поскольку будете четко понимать, куда идти и с чем бороться.

 

«Властелин колец» Джона Рональда Руэла Толкина – это эпическое приключение в трех томах общим объемом несколько сотен страниц. Там есть все, что нужно отличной эпопее: выдуманные языки, история, предыстория и уйма побочных сюжетных линий. Просто замечательная книга, как бы сложно ни было ее порой читать.

Легче легкого запутаться во всех этих именах и географических названиях. Впрочем, Толкин заботливо помогает читателю: в начале книги приведена карта, по которой можно легко отследить путь персонажей, найдя и Роковую гору, и шахты Мории, и Мглистые горы. То есть вы в любой момент можете вернуться в начало книги и посмотреть, где именно происходят события, о которых вы читаете, и как они связаны с тем, что было раньше, или с тем, что будет дальше.

Карта «спринта», которую вам предстоит составить в понедельник, мало чем отличается от карты Толкина – это должна быть простая, но наполненная глубоким содержанием схема. Только вместо Средиземья она будет описывать вашу услугу или продукт. И путешествовать по ней станут не эльфы и волшебники, а ваши потенциальные клиенты. Увлекательности после таких перемен, конечно, поубавится, зато пользы будет несоизмеримо больше.

Карта – крайне важный элемент для всего «спринта». Вечером в понедельник она понадобится вам, чтобы сузить большую проблему до конкретной задачи, над которой «спринтеры» и будут работать. В остальные дни она станет той структурой, в соответствии с которой вам сначала предстоит организовать найденные командой решения, а потом и создать прототип. Благодаря ей вы всегда сможете видеть, с чего началось ваше путешествие и чем оно должно закончиться. Карта даст вам понять, что все, что вы делаете во время «спринта», взаимосвязано. А еще позволит разгрузить кратковременную память.

Впрочем, по сравнению с картой из «Властелина колец» у нашей есть одно важное отличие: она должна выглядеть гораздо проще. Любую сложную проблему всегда можно представить в виде нескольких ключевых слов и соединяющих их стрелочек. Чтобы не быть голословными, расскажем вам о «спринте», который проводила компания FlatIron Health: перед ними стояла очень сложная задача, решить которую им помогла совсем простенькая карта.

На улице мело. Свинцовые тучи затянули манхэттенское небо до самого горизонта. Но здесь, в комнате для совещаний, было очень уютно. Мы вчетвером (Джейк, Джон, Брейден и Майкл Марголис, наш партнер по исследованиям) приехали в Нью-Йорк, чтобы помочь FlatIron Health, одной из самых крупных компаний, получающих инвестиции от Google Venture. «Спринт» проходил на Манхэттене, в офисе Google, расположенном в бывшем здании портового управления, настолько огромном, что оно одно занимает целый квартал. Планировка этажей могла сбить с толку кого угодно – в первый же день Джейк умудрился заблудиться трижды! С горем пополам добравшись до пустой комнаты на девятом этаже, мы сразу же принялись за организацию рабочего пространства: отодвинули стол к стене и выстроили офисные стулья вокруг маркерной доски.

Мы уже знали историю FlatIron Health. Компания была основана двумя друзьями – Нэтом Тёрнером и Заком Вайнбергом. Еще в 2000-е они создали рекламно-технологическую компанию Invite Media, позже приобретенную Google.

Несколько лет спустя Нэт и Зак задумались о новом стартапе. В результате решили остановиться на здравоохранении: у обоих были родственники и друзья, страдающие онкологическими заболеваниями, а потому они не понаслышке знали, как тяжело приходится тем, кто лечится от этого страшного недуга. Принятое решение воодушевило друзей. Они верили, что развернутый анализ результатов лабораторных исследований и прочих данных, содержащихся в историях болезни пациентов, поможет врачам выбрать правильное лечение и позволит не упустить драгоценное время. Так Нэт и Зак покинули Google и основали FlatIron Health.

Стартап оказался успешным. FlatIron удалось собрать $130 млн и приобрести лидера индустрии – компанию, занимающуюся разработкой электронных медицинских карт. Тёрнер и Вайнберг собрали команду из лучших в мире программистов и врачей и заключили договоры с сотнями онкологических клиник. Иными словами, у них было все, чтобы начать проект, который обещал совершить прорыв в деле регистрации данных пациентов в программах исследований по борьбе с онкологическими заболеваниями.

Клинические исследования открывают доступ к новейшим методам лечения. Для некоторых пациентов это означает, что они могут получить новые лекарства, способные сохранить им жизнь. Но пока еще дело дойдет до лекарств, для начала очень важно располагать исчерпывающими данными. И Нэт с Заком озаботились совершенствованием технологий их обработки.

Результаты каждого медицинского исследования собираются и структурируются, а затем становятся достоянием специалистов, интересующихся эффективностью как экспериментальных, так и уже зарекомендовавших себя методов лечения.

При всем этом в США в клинических исследованиях участвуют лишь 4 % всех онкологических больных. Данные о лечении остальных 96 % нигде специально не регистрируются, поэтому ни врачи-практики, озабоченные будущим своих пациентов, ни ученые, исследующие рак, не имеют к ним абсолютно никакого доступа.

Во FlatIron решили сделать так, чтобы доступ к исследованиям мог получить любой желающий. Нэт и Зак надеялись создать программное средство, которое позволило бы онкологическим клиникам помогать своим пациентам, подбирая подходящие экспериментальные программы: вручную заниматься этим крайне сложно, практически невозможно, что становится камнем преткновения на пути эффективного лечения. Пациенты, страдающие от распространенных форм рака, имеют возможность участвовать в исследованиях, направленных на переоценку стандартных методов лечения. Для тех же, кто вынужден бороться с редкими формами, доступны экспериментальные, узконаправленные программы. В мире столько онкобольных и одновременно столько программ, что их отслеживание становится вопросом жизни и смерти, причем в буквальном смысле.

Чтобы решить этот вопрос, компания решила провести «спринт», для чего собрала просто великолепную команду. В роли Распорядителя выступила доктор Эми Абернети, ведущий специалист FlatIron по медицинским вопросам. Глава фирмы Нэт Тёрнер посвятил «спринту» несколько часов, снабдив нас всей необходимой информацией. Кроме них в команду вошли также шестеро членов руководства – в основном онкологи и программисты. Компанию им составил Алекс Ингрэм, менеджер по продукту.

С утра мы по обыкновению начали с конца. Определение долгосрочной цели («Большее количество пациентов, вовлеченных в клинические исследования») особых проблем не вызвало, а потому мы быстро перешли к формулировке главных вопросов «спринта».

– Нам нужно торопиться, – произнесла Эми со своим неповторимым, наполовину австралийским (там она получила степень доктора медицины), наполовину северокаролинским (в этом штате она в течение нескольких лет изучала рак в Университете Дьюка) акцентом. – Если вам поставили диагноз, вы же не будете сидеть в ожидании, пока подвернется подходящая программа. Вам сразу же нужно будет начать лечение.

Джейк снял с маркера колпачок, призадумался на секунду, пытаясь сформулировать сказанное Эми в виде вопроса, а затем написал на доске – так, чтобы было видно каждому: «Сможем ли мы найти соответствия достаточно быстро?»

– В каждой клинике свои устоявшиеся порядки, – сказал Алекс, менеджер по продукту. – Ведь люди в ней работают бок о бок в течение многих лет. Поэтому мы должны предложить нечто такое, что однозначно было бы лучше статус-кво – иным способом мы цели не добьемся.

«Согласятся ли клиники поменять устоявшиеся порядки?» – написал Джейк.

Сформулировав вопросы, мы перешли к составлению карты. Майкл Марголис и Алекс Ингрэм, которые еще до «спринта» пообщались с сотрудниками онкологических клиник, при помощи Эми рассказали нам о том, как функционирует система регистрации пациентов для участия в исследованиях.

Чтобы подобрать для больного подходящую программу, врачам и координаторам исследований приходится досконально изучать его историю болезни и анализы крови, смотреть на мутации ДНК в раковых клетках и учитывать великое множество других показателей – определять, соответствуют ли они выдвигаемым требованиям, тем более строгим и специфическим, чем более современным и направленным становится лечение рака.

– Во всей стране находится лишь несколько человек, подходящих под каждую конкретную программу, – пояснила Эми. – Это все равно что искать иголку в стоге сена.

Выглядело это все крайне сложно и запутанно. И тем не менее, посвятив обсуждению час и внеся множество исправлений, мы сумели-таки составить простую карту:

В левой части были перечислены люди, участвующие в процессе регистрации: сам пациент, его врач (который играет решающую роль в выборе лечения) и координатор исследований от клиники (без него не обойтись хотя бы потому, что этот человек лучше остальных знает, насколько доступна та или иная программа). Кроме этого карта предусматривала запись пациента на прием, поиск персоналом клиники подходящей программы, сам прием, процесс регистрации и, наконец, начало лечения.

За каждым из этих несложных шагов скрывалось множество сложностей, препятствующих успешному подбору программы: перегруженный работой персонал, потеря необходимых данных, да просто отсутствие взаимопонимания, наконец. Как объяснила нам Эми, многие врачи, от которых пациенты надеются получить приглашение поучаствовать в исследованиях, подчас даже не знают, какие именно программы действуют в их собственных клиниках. Наличие карты позволяло нам смело двигаться дальше: обсуждение насущных проблем и намечаемых возможностей вполне можно было отложить на вторую половину дня.

Перед FlatIron Health стояла крайне сложная проблема. И все же им удалось составить простую и понятную карту. Примерно то же самое должно получиться и у вас. Не углубляйтесь в детали и нюансы – на данном этапе это не нужно. Лучше сосредоточьтесь на основных шагах, которые должен сделать ваш клиент, чтобы добраться от начала пути до его конца: в случае с FlatIron Health – от постановки диагноза до участия в подходящей программе.

Рассмотрим еще парочку примеров. (Для разнообразия попробуйте-ка самостоятельно определить, что именно объединяет все эти карты.)

«Спринтерам» из Savioke в понедельник предстояло структурировать всю имевшуюся у них информации о робототехнике, навигации, гостиничном деле и привычках постояльцев. Смотрите, что в результате получилось:

Команда Blue Bottle Coffee, в свою очередь, в первый день проанализировала информацию о выборе кофе, поддержке покупателей, особенностях работы кофеен и каналов дистрибуции. Их карта выглядела так:

Так что же объединяет все эти примеры? Во-первых, главным элементом везде является клиент. Во-вторых, основные действующие лица всегда перечисляются слева. В-третьих, каждая карта рассказывает настоящую историю, у которой есть завязка, кульминация и развязка. И, наконец, в-четвертых, во всех случаях мы имеем дело с очень простой схемой, состоящей исключительно из слов, стрелочек и нескольких квадратиков; при этом род деятельности компании большого значения не имеет. Теперь, когда вы знаете, как должна выглядеть карта, можете переходить к созданию своей собственной.

 

Создайте карту

Первый черновой вариант появится на вашей доске в понедельник утром, сразу же после того, как вы запишете там долгосрочную цель и вопросы для «спринта». Пусть это будет одна и та же доска. А теперь посмотрите, какому алгоритму мы следуем при составлении карты (не забывайте, что в конце этой книги имеется краткая памятка, поэтому нет никакой необходимости заучивать все наизусть).

1. Перечислите основных действующих лиц (в левой части карты)

«Действующие лица» – это главные персонажи вашей истории. В большинстве случаев это, конечно же, клиенты и потребители. Но бывает так, что действующими лицами становятся и другие люди, так или иначе связанные с вашим проектом: скажем, ваши специалисты по продажам или государственные чиновники. Или даже робот. Кто бы это ни был, не забудьте внести его в карту.

2. Напишите развязку (в левой части карты)

Обычно это легче, чем придумывать кульминацию. История FlatIron заканчивается началом лечения пациента. История Savioke – фактом доставки. История Blue Bottle – покупкой кофе.

3. Слова и стрелочки между ними

Основная функция карты – утилитарная, а не эстетическая. Она должна показывать вам путь, а не радовать глаз, поэтому вполне хватит слов, стрелочек и (иногда) квадратиков. Чтобы все это написать и нарисовать, особого мастерства не нужно.

4. Упрощайте

Ваша карта должна состоять из 5–15 шагов. Если получилось больше 20, вы, похоже, перемудрили. В этом случае попробуйте всей командой реструктурировать проблему – рассказать историю так, чтобы свести к минимуму количество возможных развилок.

5. Просите коллег о помощи

Рисуя карту на доске, постоянно спрашивайте у своей команды, правильно ли вы все делаете.

На первый (черновой) вариант у вас может уйти от 30 до 60 минут. Не удивляйтесь, если вам придется его менять, ведь понедельник на то и понедельник, чтобы обсуждать главную проблему вновь и вновь, а значит, коррективы будут неизбежны. Нам, например, ни разу не удалось составить правильную карту с первой попытки. Но ведь нужно же с чего-то начинать.

* * *

Ну что, вы, можно сказать, достигли первой важной вехи на своем пути. У вас уже есть начальные варианты долгосрочной цели, главных вопросов и карты – основные контуры вашего «спринта», те самые неизвестные, которые вы попытаетесь найти в ходе пятничного тестирования, а заодно и, в общих чертах, фабула, в соответствии с которой команда будет искать возможные решения и создавать прототип. Долгосрочная цель – это одновременно и стимул, и мерило успешности вашего «спринта».

Остаток понедельника вы посвятите общению с экспертами. Полученная от них информация расширит ваши представления о проблеме, что, вероятнее всего, обернется бóльшим количеством вопросов, очередными изменениями в карте, а возможно, и необходимостью переформулировать долгосрочную цель. Все без исключения члены команды должны делать личные заметки: благодаря им ваша карта будет обрастать необходимыми деталями и нюансами.

В понедельник после обеда ваша основная задача – собрать воедино все знания и умения, которыми располагает команда, чтобы составить из них цельную картину проекта. В следующей главе мы расскажем, как выжать максимум из экспертов, а заодно познакомим вас с поистине магическим способом ведения рабочих заметок.

 

Участники «спринт» – команды и так уже очень много знают о стоящих перед вашей компанией проблемах. Но это знание распределено между множеством людей. Кто-то из них больше остальных осведомлен о клиентах; другие лучше разбираются в технологиях, маркетинге, бизнесе в целом и так далее. При управлении компанией в обычном режиме возможность реально объединить усилия и воспользоваться всей имеющейся информацией возникает не так уж часто. Цель серии упражнений, о которой пойдет речь, – научить вас делать именно это.

Бóльшая часть утра в понедельник должна быть посвящена опросу экспертов. Мы понимаем под этим интервью с каждым участником «спринт» – команды, набранной из сотрудников различных подразделений, а также с одним-двумя привлеченными со стороны экспертами, которые обладают специальными знаниями. Каждый член команды во время интервью ведет свои собственные записи. При этом преследуются две цели: собрать информацию, необходимую для постановки задачи, которую предстоит решить в ходе «спринта», а также запастись материалом для решений, черновые варианты которых вы начнете разрабатывать во вторник.

Зачем тратить на все это так много усилий? Как и в других случаях, мы пришли к выводу о необходимости данного этапа, после того как совершили крупную ошибку. Когда мы еще только начали проводить первые «спринты», то полагали, что всю необходимую информацию нам предоставят генеральные директора и прочие руководители. Нам казалось вполне логичным, что Распорядители должны знать о проекте больше других. Однако выяснилось, что и они знают далеко не все – причем даже в тех случаях, когда сами управленцы были уверены, что обладают исчерпывающими сведениями о проекте.

Однажды мы проводили «спринт» в компании WalrusCo (чтобы защитить невиновных, опять приходится использовать вымышленные названия и имена). Мы выслушали все, что имели нам сказать генеральный директор и директор по продукту. Пребывая в полной уверенности, что отлично во всем разобрались, мы успели нарисовать на маркерной доске свою версию карты. Да и генеральный подтвердил, что мы «абсолютно, на 100 %» всё поняли верно.

Но тут вдруг в комнате появляется Венди (имя изменено). Кажется, что она просто излучает энергию. Рукава ее блузки закатаны по локоть, а когда она говорит, то прохаживается по комнате и потирает руки.

Венди управляет командой продавцов WalrusCo. Поэтому она лучше, чем кто бы то ни было, понимает реакцию клиентов на различных этапах процесса продажи. Она показывает пальцем на нашу диаграмму и замечает:

– Вот сейчас клиенты говорят себе: «Я никогда не слышал о компании WalrusCo. Почему я должен доверить номер своего банковского счета каким-то новичкам?» – Венди отпивает воды из бумажного стаканчика. – А вот тут, – она показывает еще одно место на карте, – мы просим клиента указать свой ИНН. Никто не способен воспроизвести его по памяти, так что людям придется покопаться в своих бумагах. Если к этому моменту мне не удастся заставить данного клиента проникнуться ко мне доверием, то можно считать, что продажа не состоится.

Все присутствующие лихорадочно записывают. Джейк подбегает к доске, прямо рукой стирает несколько строк, вносит предложенные Венди исправления и спрашивает:

– Вот так правильно?

Она бросает взгляд на часы, а затем на внесенные Модератором изменения.

– Правильно. – Венди комкает свой бумажный стаканчик и кидает его в урну. – Ну да, примерно так. Спасибо, что выслушали меня. – Затем она пожимает плечами, как будто извиняясь. – Мне пора идти, важный звонок.

А ведь генеральный директор WalrusCo был уверен, что мы учли абсолютно всё. Однако предложенные Венди изменения вынудили нас почти полностью переработать первоначальную карту. И не торопитесь объявлять генерального директора идиотом: считаю необходимым пояснить, что до прихода Венди карта достаточно точно отражала положение дел в компании. Просто потом она стала еще точнее. Венди помогла нам взглянуть на ситуацию с точки зрения реальных клиентов.

 

Никто не обладает всей полнотой информации

Венди продемонстрировала нам, что обычно у крупных проблем есть масса нюансов и, чтобы учесть все из них, необходимо принимать во внимание информацию из различных источников. Никто не может знать всего, даже генеральный директор. В реальности необходимые сведения неравномерно распределены между членами команды и по всей компании. Во время «спринта» вы должны собрать информацию и осмыслить ее, и самый быстрый и эффективный способ сделать это – опросить экспертов.

Правильный выбор экспертов сродни искусству. Если речь о вашей собственной команде, то вы, как правило, уже представляете, к кому стоит обратиться. Исходя из опыта, советуем провести интервью по крайней мере с одним экспертом в каждой из следующих областей.

Стратегия

Начните с разговора с Распорядителем. Даже если он не собирается постоянно присутствовать на протяжении всего «спринта», то утром в понедельник его участие обязательно. Примеры полезных вопросов, которые стоит ему задать: «Каковы критерии успешности для данного проекта?», «В чем состоит его уникальное преимущество, и какие перед компанией открываются возможность?», «В чем заключаются основные риски?».

Голос клиента

Кто больше других общается с клиентами? Кто может описать, как выглядит мир с точки зрения потребителей? Венди – яркий пример такого эксперта. Независимо от того, занимается ли данный сотрудник продажами, работает ли он в отделе клиентской поддержки, рекламы, маркетинга или где-то еще, высока вероятность того, что информация, которой этот человек располагает, будет иметь решающее значение.

Как все работает

Кто хорошо понимает механизм создания вашего продукта или услуги? В «спринт» – команде должны быть люди, непосредственно принимающие в этом участие: дизайнеры, инженеры, маркетологи. Компания Savioke проводила интервью со специалистами в области робототехники, Blue Bottle – с бариста, а FlatIron – с онкологами. Подумайте также о том, чтобы привлечь специалиста по финансам, эксперта в области технологий и логистики, маркетолога. Мы часто интервьюируем 3–4 таких специалистов, чтобы по-настоящему понять, как все работает на практике и как именно различные процессы сочетаются друг с другом.

Предыдущие попытки решить проблему

Часто в составе команды имеются люди, которым уже приходилось детально обдумывать возникшую проблему. Они могут располагать опытом неудачных попыток решить ее. У них также могут иметься собственные концепции и даже какие-либо наработки. Вам следует изучить идеи, которые возникали ранее. Часто в результате «спринта» удается находить эффективные решения, реализуя уже существующие, хотя и не вполне четко оформившиеся идеи, или же изменяя стратегии, которые прежде по тем или иным причинам не сработали. Так, например, в распоряжении компании Savioke и до начала «спринта» имелись все необходимые элементы «личности» их робота, однако «сборка» этих элементов в единое целое не проводилась.

Интервью с экспертами может напомнить «спринтерам» о фактах, которые ранее уже были им известны, но по каким-то причинам подзабылись. В результате неизбежно происходят озарения. Кроме того, проведение интервью с экспертами дает еще одно долгосрочное преимущество. Если вы консультируетесь с людьми в самом начале, они начинают ощущать свою вовлеченность в проект и ответственность за его результаты. И когда вы впоследствии приступите к реализации выбранного решения, то высока вероятность того, что эксперты, с которыми вы советовались на ранних этапах, будут среди ваших искренних сторонников.

 

Как опрашивать экспертов

На каждое интервью необходимо отвести полчаса, хотя во многих случаях времени понадобится даже меньше. Беседуя с экспертами, мы следуем простому сценарию, который позволяет провести интервью достаточно динамично.

1. Объясните задачи, которые должны быть решены в ходе «спринта»

Если эксперт не входит в «спринт» – команду, объясните, зачем вообще понадобилось организовать это мероприятие.

2. Сделайте обзор информации, представленной на доске

Проведите двухминутную экскурсию по маркерной доске, пояснив, в чем состоит долгосрочная цель, какие вопросы будут изучаться в ходе «спринта» и что изображено на карте.

3. Откройте дверь

Попросите эксперта рассказать вам все, что ему известно о данной проблеме.

4. Задавайте вопросы

«Спринт» – команда должна вести себя как группа репортеров, проводящих журналистское расследование. Попросите эксперта заполнить те участки на карте, в которых он является специалистом. Пусть он еще раз объяснит вам вещи, кажущиеся ему очевидными, и самое главное – укажет на допущенные ошибки. Не упустили ли вы при составлении карты какие-либо необходимые элементы? Может быть, он считает нужным поставить перед «спринтом» новые вопросы? Какие дополнительные возможности он видит? Очень полезно почаще спрашивать «Почему?» и «Можете рассказать об этом более подробно?».

5. Внесите изменения в свою карту

Запишите на доске новые вопросы. Откорректируйте карту. Если необходимо, уточните формулировку долгосрочной цели. Смысл интервью с экспертами – узнать нечто новое, что еще утром вам не было известно (или вспомнить забытое); поэтому смело вносите в свою карту необходимые изменения.

Вот, собственно, и всё. Вашим экспертам не нужно готовить для интервью какие-либо презентации, состоящие из десятков слайдов. Если у них уже есть готовый материал по интересующей вас теме – прекрасно. Однако очень часто не подготовленное заранее обсуждение карты является более эффективным. Некоторые эксперты чувствуют себя неуютно, когда им приходится импровизировать, но импровизация в такой ситуации по-настоящему полезна. Если вы имеете дело с настоящими профессионалами, они сообщат вам даже то, о чем вы бы никогда не догадались их спросить.

* * *

Итак, эксперты поделятся с вами огромным количеством информации. Но как не потерять ее? Когда на следующий день вы начнете работать над проектами решений, масса интересных деталей уже исчезнет из вашей кратковременной памяти. Записи, которые вы по ходу интервью делали на маркерной доске, безусловно, полезны, но их недостаточно. Стало быть, необходимы дополнительные заметки.

Представьте, что каждый участник «спринта» ведет свои собственные записи. Даже если кому-то вдруг удастся сделать действительно ценное наблюдение, то остальные члены команды могут о нем так никогда и не узнать. Ведь эти записи останутся в его собственном блокноте, не правда ли?

А что если бы вы стали волшебником? Вы взмахиваете волшебной палочкой, и листки с записями сами вылетают из блокнотов и складываются в одну большую стопку. Затем листки сами рвутся на части. Не забывайте, что это волшебство – поэтому наиболее интересные фрагменты сами собираются вместе и приклеиваются на стену для всеобщего обозрения. Прекрасная работа, волшебник! Тебе удалось не только собрать вместе записи, сделанные членами группы, но и выбрать из них самые важные и интересные; причем произошло это мгновенно.

Увы, нам далеко до волшебников. Но мы владеем методом, который позволит вам ничуть не хуже систематизировать индивидуальные заметки «спринтеров», причем сделать это достаточно быстро.

Метод называется «Как мы можем…» (сокращенно «КММ»). Он был разработан в 1970-е в компании Procter & Gamble, но мы узнали о нем от дизайнерского агентства IDEO. Суть здесь в следующем: каждый «спринтер» ведет свои записи на бумаге для заметок с липким слоем, по одной записи на листке. В конце дня участники сдают свои заметки, их сортируют и выбирают несколько наиболее интересных. Благодаря этому станет ясно, какие части карты нуждаются в доработке. А во вторник эти же самые приоритетные заметки помогут вам в поиске идей, которые можно будет использовать для создания набросков финального решения.

Итак, задавайте вопросы, которые начинаются с «Как мы можем…». Например, в случае с компанией Blue Bottle было бы логично спросить: «Как мы можем виртуально воссоздать опыт посещения кофейни?» или «Как мы можем добиться, чтобы кофе доставлялся потребителям в максимально свежем виде?».

Некоторым формулировка «Как мы можем…» представляется достаточно искусственной. В конце концов в реальной жизни большинство людей не склонны рассуждать подобным образом, а уж в сочетании с ведением записей на стикерах это и вовсе может выглядеть довольно глупо. Нам и самим так казалось, когда мы еще только-только познакомились с этим методом.

Но стоило лишь в первый раз применить его, как мы оценили, насколько подобная открытая формула помогает находить скрытый потенциал и предвидеть трудности, не зацикливаясь при этом на проблемах и не делая поспешных выводов. А поскольку все вопросы формулируются в одинаковом формате, становится возможным охватить одним взглядом и мгновенно прочитать заметки, которыми увешана целая стена (вы займетесь этим в понедельник во второй половине дня).

 

Ведение заметок в формате «КММ»

Каждый участник «спринт» – команды должен иметь свой собственный блокнот для заметок с отрывными клейкими листочками (желтого цвета, размером 7 на 12 см) и толстый (стираемый) черный маркер. Необходимость вписывать текст в ограниченное пространство таким маркером заставляет всех быть максимально лаконичными и формулировать свои мысли предельно ясно.

При ведении заметок следуйте следующему алгоритму.

1. В левом верхнем углу листка с клейкой поверхностью напишите «КММ».

2. Ждите.

3. Когда услышите что-нибудь интересное, сформулируйте это про себя в виде вопроса.

4. Запишите вопрос на листке с клейкой поверхностью.

5. Отделите этот листок и отложите его в сторону.

В результате у каждого участника образуется небольшая стопка таких заметок – их систематизацией вы займетесь позже.

Мы согласны, что поначалу при использовании этого метода испытываешь определенный дискомфорт, но со временем все без исключения команды, с которыми нам приходилось проводить «спринт», приобретали соответствующие навыки. Чтобы лучше проиллюстрировать, как «Опрос экспертов» в сочетании с методикой «Как мы можем…» работает на практике, предлагаем вам реальное интервью и заметки, которые были получены на выходе. Пример взят из «спринта», проводившегося в компании FlatIron. В интервью участвовал вице-президент FlatIron по медицинским стратегиям. Мы приведем здесь запись первых двух минут интервью (в полном виде оно заняло 15 минут).

Итак, Джейк задает вопрос:

– Так чего нам не хватает на нашей карте, Бобби?

– Я могу кое-что добавить вот сюда. – Бобби показывает на участок карты, где написано «Поиск подходящих программ». – Могу прокомментировать это как врач. – Бобби раздает всем распечатку, состоящую из трех страниц. – Это список общепринятых критериев, используемых при отборе пациентов для участия в клинических исследованиях. Когда нам надо определиться, мы сравниваем имеющуюся у нас информацию о пациенте с этим списком.

Страницы распечатки заполнены различными требованиями. Всего таких требований 54, начиная от «минимальный возраст пациента – 18 лет» и заканчивая «прошло минимум 4 недели с момента предыдущего приема сарграмостима (GM – CSF), интерферона alfa-2b или интерлейкина-2». Естественно, что представителям Google Ventures (Джейку, Брейдену и Джону) вся эта терминология не до конца понятна. Но общая идея вполне очевидна: в проекте необходимо учесть огромное число подобного рода критериев.

Алекс Ингрэм, менеджер по продукту компании FlatIron, поднимает глаза от списка требований и спрашивает:

– Клиники не располагают такой информацией по всем своим пациентам, я правильно понимаю?

Бобби кивает:

– Некоторые из этих критериев отражены у них в электронных базах данных, но многие отсутствуют.

– Напомните нам, что происходит, когда такой информации нет в электронной карте пациента, – просит Эми Абернети, ведущий специалист FlatIron по медицинским вопросам. Очевидно, что сама она знает ответ, но считает, что и остальным также важно понимать, о чем идет речь.

– Все зависит от ситуации, – говорит Бобби. – Например, при проведении многих клинических исследований выдвигается требование, чтобы у пациента отсутствовали симптомы сердечных болезней. Это достаточно расплывчатая формулировка, и она обычно означает, что у пациента не было недавно сердечного приступа. Подобного рода информация не всегда отражается в электронных медицинских картах. Поэтому кто-нибудь из врачей должен побеседовать с самим пациентом или с его кардиологом. Но в некоторых случаях онкологу все равно приходится действовать на свой страх и риск. – Бобби откладывает распечатку. – Чтобы отобрать пациента для участия в клинических испытаниях, нужно ответить на 10 или 20 открытых вопросов. А теперь умножьте их на число новых пациентов, поступающих каждую неделю, и на количество исследований в каждой клинике. – Он устало улыбается. – А если вы при этом еще и практикующий онколог, то вы и так завалены делами.

Все присутствующие согласно кивают. А затем начинают судорожно записывать свои мысли на стикерах.

Подведем итоги: Джейк дал старт интервью, поинтересовавшись у Бобби, что тот думает по поводу нарисованной на доске карты. Для остальных участников эта карта – тот контекст, с которым будет увязываться новая информация, что им предстоит услышать.

Затем члены команды задают множество вопросов. Слова Эми «напомните нам…» оказались очень полезными, поскольку в большинстве интервью обсуждается материал, который команда могла слышать и ранее. Это нормально. Повторное обращение позволяет всем освежить в памяти соответствующую информацию, а также может выявить новые детали. Кроме того, формулировка «напомните нам» помогает экспертам почувствовать себя более комфортно. В случае с Бобби это было необязательно, поскольку он опытный публичный оратор, но, задавая вопрос в такой форме, вы сможете вытащить информацию даже из самых робких членов команды.

А теперь давайте поговорим о заметках, возникших в результате этого интервью. Вот в самом общем виде описание проблемы, которую упомянул Бобби.

• Информацию, необходимую при отборе пациентов для участия в клинических исследованиях, не так-то легко найти в их медицинских картах.

• Внесение отсутствующей информации в медицинские карты требует массы времени и усилий.

• Приходится иметь дело с огромным количеством пациентов, а к участникам клинических исследований предъявляется масса требований.

Звучит не слишком вдохновляюще, правда? Однако пока Бобби говорил, члены «спринт» – команды были заняты тем, чтобы конвертировать эти проблемы в возможности в терминах «КММ». Вот некоторые из возникших у них вариантов:

Когда изучаешь список, составленный в формате «КММ», возникает совершенно иное настроение, чем при обычном прочтении перечня имеющихся проблем. По окончании интервью было крайне интересно увидеть все эти заметки собранными в одном месте и размещенными на стене. Каждая из них отражала ту или иную из озвученных перед «спринтерами» проблем, однако эти проблемы были уже сформулированы на языке возможностей.

Более того, на каждый из поставленных вопросов можно было ответить многими различными способами. Сами вопросы оказались не слишком расплывчатыми («Как мы можем реорганизовать систему здравоохранения в целом?»), но и не слишком узко направленными («Как нам разместить свой логотип в правом верхнем углу?»). Нет, вопросы в формате «КММ», возникшие по результатам интервью в компании FlatIron, были сформулированы достаточно конкретно, что позволяло генерировать многочисленные варианты подхода к проблеме. Во вторник эти заметки станут отличным источником вдохновения при создании предварительных набросков решений.

Интервью с Бобби является наглядной иллюстрацией того, как в рамках «спринта» должен проходить понедельник. Это, так сказать, базовая формула. Вы проводите интервью с экспертами, используя в качестве опорного материала имеющуюся у вас предварительную карту. Все члены команды независимо друг от друга ведут заметки, описывая возникающие проблемы на языке возможностей. К моменту, когда интервью завершится, у «спринтеров» накопится множество заметок (обычно от 30 до 100). К сожалению, эффективно использовать такое большое количество вопросов в формате «КММ» практически нереально. При составлении набросков решений человеческий мозг просто не в состоянии осмыслить и учесть так много потенциальных возможностей. Поэтому необходимо несколько сократить их количество.

 

Систематизируйте заметки «КММ»

Как только закончатся интервью с экспертами, все участники «спринта» должны собрать свои заметки и вывесить их на стене. Сначала их можно размещать без всякой системы.

Итак, сперва заметки на доске находятся в ужасном беспорядке. Но сейчас вы займетесь их классификацией. Совместно с остальными членами команды определите, есть ли среди записей относящиеся к одним и тем же темам, и сгруппируйте их на стене.

При этом заранее не известно, какие темы придется использовать в процессе систематизации. Они выявятся по мере сортировки заметок. Ну, допустим, вы участник «спринта» в компании FlatIron. Возможно, вы взглянули на стену и увидели, что в ряде заметок идет речь об электронных медицинских картах. Вы отбираете эти листочки и размещаете их рядом друг с другом. Готово: первая тема у вас уже есть.

По мере сортировки будет полезно сформулировать для каждой темы свое название. Напишите его на стикере и повесьте над соответствующей группой заметок. (Обычно в конце приходится создавать группу «Разное» для записей, которые не попали ни в одну из категорий. Среди них часто встречаются самые продуктивные идеи.)

Процесс сортировки может продолжаться бесконечно, поэтому необходимо вовремя остановиться. Вовсе необязательно стремиться к идеалу: 10 минут вполне достаточно, чтобы рассортировать все заметки по группам и перейти к определению приоритетов.

 

Голосуем за лучшие вопросы

Чтобы выявить наиболее продуктивные заметки, проведите голосование с помощью специальных меток-стикеров. Это наш любимый метод, позволяющий избежать долгих дискуссий, которые только напрасно отнимают время. Голосование с помощью меток выглядит так.

1. Выдайте по два круглых стикера каждому члену «спринт» – команды.

2. Распорядитель получает 4 стикера, потому что его мнение весит несколько больше.

3. Попросите всех еще раз освежить в памяти долгосрочную цель и вопросы для «спринта».

4. Попросите всех молча проголосовать за наиболее полезный, с их точки зрения, вопрос, сформулированный в терминах «КММ».

5. Разрешается голосовать за свои собственные вопросы или отдать оба голоса за один и тот же вопрос.

Как правило, в конце голосования определяются фавориты. Таким образом, становится понятно, какие из вывешенных на стене вопросов в формате «КММ» участники «спринта» считают лучшими.

Ну а теперь возьмите заметки, получившие наибольшее число голосов, снимите их со стены и перенесите на карту. Скорее всего, большинство этих заметок будут так или иначе соотноситься с определенным отрезком вашей «истории». Вот карта «спринта», проводившегося нами в компании FlatIron:

Описанный выше процесс определения приоритетов нельзя назвать идеальным: у «спринтеров» нет времени на детальное обсуждение, а при голосовании мнение проголосовавших первыми может повлиять на поведение остальных. И тем не менее эта методика позволяет получать на выходе достаточно качественные решения, к тому же сам процесс голосования осуществляется достаточно быстро. Это позволяет уделить больше времени наиболее важной задаче, которая должна быть решена в течение понедельника: определить точку приложения усилий в оставшиеся дни «спринта». Для этого нужно вновь вспомнить заявленную в начале долгосрочную цель, еще раз ознакомиться с вопросами, которые предполагалось решить, и изучить карту, дополненную наиболее продуктивными вопросами.

 

В 1948 году Мэри Тарп, молодой ученый-геолог, переехала в Нью-Йорк, чтобы приступить к работе на факультете геологии Колумбийского университета. Ей предстояло заняться составлением первой в мире детальной карты океанического дна. Хотя геолог располагала обширными сведениями о тысячах проведенных эхолокационных измерений, работа все равно продвигалась очень медленно и требовала особой тщательности. В тех случаях, когда в исходных данных имелись пропуски, Мэри приходилось восстанавливать отсутствующую картинку, опираясь на свои знания геологии и методы математического моделирования.

По ходу создания карты Мэри Тарп обнаружила нечто удивительное. То, что поначалу выглядело как отдельные вершины на дне океана, оказалось одной длинной цепью вулканических гор и глубоких расселин. При взгляде на проекции, которые ей удалось построить, это прямо-таки бросалось в глаза: широкая непрерывная горная гряда на дне океанов протяженностью тысячи миль.

Сегодня срединно-океанические хребты (так называется эта форма рельефа) увидеть очень легко – например, с помощью приложения Google Earth. В Атлантическом океане хребет обозначен извилистой голубой линией, начинающейся рядом с Гренландией, проходящей через Исландию и простирающейся далеко на юг. В районе крохотного острова Буве она сливается с другой зазубренной синей линией и поворачивает на восток, в Индийский океан. Она тянется и дальше, при этом одна гряда переходит в другую, соединяя океаны вокруг всей планеты.

Тарп была первой, кому удалось это увидеть. У нее возникла гипотеза, что хребет появился на месте огромного разлома в земной коре. В то время считалось, что любые теории о подвижности тектонических плит, из которых состоит земная кора, включая их роль в формировании континентов и материковых ландшафтов, являются не вполне научными фантазиями. Но спорить с составленной Мэри Тарп картой было невозможно. К концу 1960-х представление о том, что тектонические плиты находятся в движении, стало общепризнанным фактом.

К вечеру понедельника вам предстоит испытать почти те же ощущения, которые, вероятно, пережила Мэри Тарп в момент своего открытия. Тарп не ставила себе задачу найти срединно-океанический хребет, но, когда обобщила все имеющиеся у нее данные и составила окончательную карту, она просто не могла его не заметить. Точно так же после интервью с экспертами и выбора наиболее продуктивных вопросов самая важная часть проекта должна стать для вас очевидной – почти как разлом в земной коре.

Завершающая задача на понедельник – выбрать точку приложения усилий в оставшиеся дни «спринта». Кто ваш самый важный клиент и какой критерий после знакомства с вашим продуктом станет для него определяющим? Ваши последующие действия целиком зависят от этого решения. В течение всей недели вы будете фокусироваться именно на этой точке приложения усилий – как при создании набросков итогового решения, так и при изготовлении прототипа и его тестировании.

«Спринтеры» компании Savioke решили сосредоточиться на впечатлениях постояльцев гостиницы при общении с роботом-«дворецким» (а, скажем, не на реакции персонала отеля) и на моменте первой доставки роботом заказа в номер (а не на событиях в лифте или коридоре). Прочие детали тоже были достаточно важными, но самые большие риски и возможности возникают непосредственно перед дверью в гостиничный номер. Участники «спринт» – команды Savioke понимали, что если у них получится создать у постояльцев позитивное впечатление от первой встречи с роботом, то они смогут распространить этот опыт и на другие проекты.

В случае Blue Bottle было принято решение сфокусироваться на самой трудной целевой группе: клиентах, которым ранее никогда не приходилось бывать в их кофейнях, но которые хотели бы купить через интернет новые сорта кофе. Сотрудники Blue Bottle понимали, что если им удастся убедить таких клиентов воспользоваться их интернет-магазином, то можно быть уверенными, что и постоянные посетители сети кофеен Blue Bottle тоже станут приобретать кофе у них на сайте.

А как все происходило в компании FlatIron? Ну, там «спринт» – команде было из чего выбирать – список возможных целей оказался весьма обширным. Можно было сфокусироваться на подробном объяснении больным смысла клинических исследований, чтобы те не чувствовали себя подопытными кроликами. Или же сосредоточиться на оптимизации многочисленных процедур уже после того, как пациент согласился участвовать в испытаниях. Как вариант, можно было рассылать врачам напоминания, чтобы они не забывали рассказывать пациентам о существующих программах и предлагали к ним присоединиться. Словом, возможностей было множество, но Эми как лицу, принимающему решения, предстояло выбрать всего одну.

Значительную часть второй половины дня в понедельник мы провели, беседуя с ключевыми экспертами «спринт» – команды FlatIron. Джанет Донегэн, медсестра с двадцатипятилетним стажем, рассказала нам о специфике работы медперсонала в онкологических клиниках. С помощью инженеров-программистов – Флойда, Диджея, Эллисон и Чарли – мы погрузились в мир электронных медицинских карт. И с каждым интервью картина все более прояснялась.

У каждого была возможность поделиться своим мнением о том, на чем именно нам следует сосредоточиться. Бобби Грин, вице-президент по медицинским стратегиям, полагал, что оптимальным решением является разработка для врачей специальных электронных инструментов. Инженеры-программисты предлагали заняться оптимизацией работы координаторов клинических исследований. В пользу обеих точек зрения их сторонники выдвигали весьма веские аргументы.

Ближе к вечеру в понедельник на улице усилился снегопад, и все испытывали потребность в кофеине. С чашками кофе в руках мы собрались вокруг маркерной доски, где висела карта, не раз в течение дня подвергавшаяся многократным переработкам и уточнениям. Наиболее интересные заметки «КММ» были прикреплены рядом с соответствующими ее участками. Если смотреть со стороны, то карта могла показаться бессистемным нагромождением стрелок, надписей и стикеров. Однако нам она была столь же ясной и понятной, как диаграмма полета «Аполлона-13» Джину Кранцу из NASA.

Наконец пришло время принять окончательное решение. Эми предстояло определить лишь одну ключевую категорию заказчиков и один ключевой момент из изображенных на карте. Те из нас, кто не являлся сотрудником FlatIron, приготовились к долгой дискуссии. Но когда Джейк спросил Эми, готова ли она сделать выбор, та кивнула и взяла в руку маркер.

– Вот здесь и здесь, – сказала она и нарисовала на доске два кружка.

– Я говорю о координаторах клинических исследований, – продолжала она, – именно здесь находится верхняя часть «воронки», и именно на этом этапе мы можем оценить реальную возможность участия каждого пациента в той или иной программе. В этом состоит основная задача координаторов, так что нам не придется привлекать к себе их внимание, как это было бы в случае с врачами.

Члены «спринт» – команды, работавшие во FlatIron, согласно закивали, как будто выбор, сделанный Эми, был вполне очевиден. Мы посмотрели на Бобби. Вплоть до этого момента он весь день очень убедительно доказывал, что мы должны сфокусироваться на работе с врачами, поскольку именно они ближе всех к принятию решения о выборе тактики лечения. Как и Эми, Бобби был специалистом в области онкологии и долгие годы руководил профильной клиникой. Поэтому он знал, что говорит. И тем не менее Бобби согласился с мнением Распорядителя:

– Действительно, изменить сложившиеся привычки врачей очень трудно. В момент запуска наша система окажется еще весьма далекой от совершенства. Координаторы с бóльшим пониманием отнесутся к ошибкам, которые поначалу будут неизбежны.

– Я уверена, что мы выбрали правильную точку приложения усилий, – заключила Эми. – Если мы сможем помочь координаторам подбирать больше соответствий между пациентами и программами клинических исследований, это будет первый огромный шаг вперед.

За все время «спринтов», проводимых нами для стартапов, мы никогда не сталкивались с проблемами, сопоставимыми по сложности с оптимизацией подбора пациентов для клинических исследований. И все же для Эми точка приложения усилия была столь же очевидной, как срединно-океанический хребет. С ее позиции при взгляде на нашу карту решение бросалось в глаза. Оно оказалось достаточно убедительным и для остальных членов команды, чтобы те смогли принять его в качестве основного.

В принципе удивляться тут нечему. Эми не случайно была назначена Распорядителем. Она обладала огромным опытом и широким видением проблемы. Что касается остальных членов команды, то все они в течение дня получали одинаковую информацию, читали одни и те же заметки и договаривались внести одни и те же изменения в первоначальную версию карты. У каждого из них также была возможность высказать свое мнение. Таким образом, ко второй половине дня понедельника у «спринтеров» возникло ясное понимание того, в чем состоит реальная проблема, какие пути имеются для ее решения и какие риски могут их подстерегать. Так что оптимальная точка приложения усилий стала очевидной для всех.

После того как определены наиболее продуктивные вопросы «КММ», выбрать точку приложения усилий достаточно легко. Это именно то место на карте, где у вас в ходе «спринта» имеется максимальная возможность добиться максимальных результатов (при этом не исключено, что и риски в данном случае также окажутся максимальными).

 

Выбираем точку приложения усилий

 

Распорядитель должен выбрать одну категорию клиентов и одно событие на карте в качестве ключевых. На чем бы он ни остановился, именно этот выбор и станет решающим для всех остальных этапов «спринта» – как при составлении набросков решения, так и при создании прототипа и его тестировании.

Попросите Распорядителя принять решение

Лучше всего, если Распорядитель примет решение без затяжных дискуссий. В конце концов вы и так провели в обсуждениях целый день. В понедельник к вечеру большинство Распорядителей уже могут, подобно Эми, достаточно легко сделать выбор. Но иногда им требуется дополнительная информация. В этом случае опросите членов команды: какое решение, с их точки зрения, следует принять Распорядителю? (Опрос проводится быстро и таким образом, чтобы «спринтеры» не имели возможности обсудить друг с другом свои ответы.)

Как проводить блиц-опрос

Попросите каждого из участников «спринта» записать на листке бумаги свои приоритеты, а затем отметьте результаты голосования на карте. Если между выявленными точками зрения имеются существенные расхождения, следует кратко обсудить результаты голосования. Этой информации Распорядителю должно быть достаточно для принятия решения. После краткой дискуссии ему следует сделать окончательный выбор – определить точку приложения усилий для остальной части «спринта».

Выбрав эту точку, еще раз взгляните на исходные вопросы, которые планировалось решить. Как правило, ответить на все вопросы в рамках одного «спринта» невозможно. Однако по нашему опыту один или два из них обычно коррелируют с только что выбранной точкой приложения усилий. Например, во время «спринта» в компании FlatIron эта точка (координаторы, осуществляющие поиск пациентов для участия в клинических испытаниях) была связана с вопросом «Согласятся ли клиники поменять устоявшиеся порядки?». Мы надеялись получить ответ на него по итогам тестирования прототипа нашего будущего решения с привлечением реальных координаторов.

* * *

К концу понедельника вы должны получить следующие результаты. Во-первых, идентифицированы долгосрочная цель и вопросы, ответы на которые будут получены в процессе тестирования прототипа. Во-вторых, составлена карта событий, на которой точка приложения усилий обведена кружком. И наконец, все члены команды располагают одинаковой информацией и понимают цели, которые должны быть достигнуты в течение недели.

Во вторник вы перейдете к следующем у этапу – созданию предварительных набросков решений.

 

Модератору на заметку

1. С самого начала заручитесь разрешением группы выполнять эту функцию.

Возможно, оказавшись в роли Модератора, вы будете несколько нервничать. Но нервничают даже самые опытные Модераторы. А, поскольку проведение строго структурированных обсуждений практикуется лишь в немногих компаниях, такой формат может оказаться непривычным для членов вашей команды. Что предпринять, чтобы с самого начала все пошло так, как надо?

Полезно первым делом получить формальное разрешение «спринтеров» на выполнение вами данной функции (мы позаимствовали этот тактический прием у Чарльза Уоррена, бывшего сотрудника компании Google). Сообщите команде, что вы будете выполнять роль Модератора и что она заключается в контроле за временем и соблюдением процедур, поэтому остальным в процессе работы не придется на это отвлекаться. Затем просто спросите присутствующих: «Всех это устраивает?»

Не ждите, что все сразу радостно хором воскликнут «Да, конечно!». И тем не менее, поскольку ваша роль была заявлена очевидным образом, вы дали группе возможность своевременно выдвинуть возражения (в большинстве случаев возражений не возникает). Такой подход положительно сказывается на микроклимате внутри группы. И, что еще более важно, при выполнении своих обязанностей вы будете чувствовать себя комфортнее.

2. Постоянно ведите заметки.

Не хотим никого пугать, но для Модератора понедельник будет самым трудным днем. Мало того, что вам предстоит провести команду через все этапы, предусмотренные программой на понедельник, так еще придется параллельно выполнять одну простую, но жизненно важную функцию: записывать ключевые идеи на маркерной доске. Как говорит предприниматель Джош Портер: «Не дайте пропасть ни одной мысли».

В понедельник Модератор должен не расставаться с маркером. Ведь в течение всего дня вам предстоит синтезировать результаты обсуждения и конвертировать их на доске в соответствующие записи. В большинстве случаев вы сможете обойтись советами, которые мы даем в этой книге. Но реальность не всегда укладывается в предлагаемые нами шаблоны. Позвольте себе по мере необходимости импровизировать, например при составлении списков услышанных интересных фактов, при рисовании дополнительных диаграмм и т. д.

По ходу «спринта» не забывайте интересоваться у присутствующих: «Я правильно все записал на доске?» или «Как мне зафиксировать это?». А если обсуждение начинает буксовать, вы можете продвинуть его вперед, задав вопрос: «Как лучше записать то, о чем мы только что говорили, чтобы перейти к следующему этапу?»

Помните, что маркерная доска – это, по существу, коллективный мозг всей команды. И записи на ней должны быть четко организованы: так дело пойдет гораздо быстрее, и вы поможете всем проявить максимум своих интеллектуальных возможностей, больше запомнить и принять оптимальные решения.

3. Задавайте очевидные вопросы.

Модератор должен постоянно спрашивать: «Почему?» – а также задавать вопросы, ответы на которые могут быть всем известны. Эта тактика гарантирует, что все понимают ситуацию одинаково, и помогает выявить важные детали, о которых кое-кто из присутствующих может и не знать.

Когда мы втроем проводим «спринты» для стартапов, у нас есть одно не вполне справедливое преимущество: поскольку мы являемся внешними консультантами, то можем себе позволить вполне искренне задавать глупые вопросы. Но если вы исполняете роль Модератора «спринта», то вам тоже придется научиться вести себя как человеку со стороны.

4. Следите за физическим состоянием команды.

Не забывайте, что от уставших работников проку мало: они теряют энергию и не могут толком сосредоточиться. Вот некоторые из приемов, которыми пользуемся мы.

Делайте частые перерывы

Это очень важно. Мы предпочитаем организовывать десятиминутные перерывы каждые 1–1,5 часа, поскольку это тот предельный срок, в течение которого люди обычно в состоянии сосредоточиться на проблеме. Перерывы также дают всем возможность быстро перекусить или сделать себе кофе. Если ваша команда не испытывает чувства голода или симптомов кофеиновой ломки, работать с ней будет гораздо легче.

Перерыв на обед

Организуйте обед в 13:00, и, скорее всего, вам удастся избежать момента максимального наплыва клиентов в большинстве кафе или ресторанов. Кроме того, это позволит разделить день ровно на две половины, по три часа каждая: вы работаете с 10:00 до 13:00, а затем – с 14:00 до 17:00.

Предпочитайте легкие перекусы

Утром и в течение всего дня участники «спринта» должны иметь возможность несколько раз перекусить. Но ни в коем случае не предлагайте им плотный обед. Никаких буррито, пиццы, огромных сэндвичей или шведских столов, где можно есть без ограничений. На собственном печальном опыте мы убедились, что плотный обед может лишить команду энергии, необходимой, чтобы эффективно отработать вторую половину дня.

5. Примите решение и двигайтесь вперед.

Поскольку «спринт» длится целую неделю, его участникам необходимо принимать массу мелких и крупных решений. Когда речь идет о ключевых моментах (например, выбор точки приложения усилий в понедельник или наиболее перспективных проектов решений – в среду), мы предлагаем в качестве подспорья подробные сценарии. Но в некоторых других случаях вам придется действовать самостоятельно.

Медленное принятие решений высасывает из команды энергию и грозит нарушением сроков, в которые должны уложиться «спринтеры». Не разрешайте участникам увлечься непродуктивными дебатами, которые не продвигают вас вперед. Если решение принимается слишком медленно или является неочевидным, ваша задача как Модератора – привлечь к этому внимание Распорядителя. Он должен принять решение, чтобы команда могла двигаться дальше.