Компания SAP и ее продукт R/3

Компания SAP является ведущим производителем стандартного прикладного программного обеспечения, предназначенного для промышленных предприятий. За последнее десятилетие компания заявила увеличение объемов продаж и прибыли на 40 % в год. Объемы продаж в 1998 году составили 8,47 миллиардов долларов. По заявлению SAP, в мире насчитывается более 10,000 клиентов SAP и более 19,000 успешных инсталляций продуктов SAP. По всему миру с системами SAP работает более 1 миллиона пользователей. Согласно любому стандарту эти цифры впечатляют, прекрасно характеризуя дальновидность компании, а также значительную роль компании на стремительно развивающемся, благодаря появлению Интернета, рынке информационных технологий.

Двумя основными разработками компании SAP являются программные продукты, именуемые R/2 и R/3. Система R/2 функционирует на мейнфреймах таких производителей, как IBM, Siemens и т. д. Система R/3, которая является вариантом предыдущей версии системы клиент-сервер, анонсирована в 1992 году. Однако, после внесения ряда усовершенствований в версии 3.0 и 3.1, она стала ведущим продуктом компании, прибыли от которого составляют львиную долю общего годового дохода SAP. В этой книге термин «SAP» будет использоваться как в отношении компании, так и ее продуктов R/2 и R/3. Это не должно привести к путанице, потому что, контекст подскажет, какое именно значение имеется в виду в каждом конкретном случае. Также, если не будет иных оговорок, продукт SAP будет означать клиент-серверный продукт R/3.

Феноменальный успех SAP состоит в том, что системы SAP, при всей своей универсальности, могут быть легко адаптированы в соответствии с конкретными потребностями компании. Предприятия предпочитают готовые пакеты программ — такие, как SAP, вследствие их гибкости и возможности реконфигурации с целью удовлетворения большинства требований любой организации в какой бы то ни было отрасли. Система SAP может быть развернута на различных аппаратных платформах с сохранением всей своей обширной и интегрированной функциональности, гибкости в соответствии индивидуальным и специфичным требованиям компании, и обеспечении независимости от конкретных технологий, применяемых в компании. SAP реализует процессно-ориентированный (process-oriented) подход к предприятию. Знаменательно, что SAP с самого начала концентрировала свое внимание на разработке программного обеспечения для предприятия, интегрирующего все производственные процессы в масштабе предприятия. Кроме того, такая интеграция должна была явиться результатом применения обработки данных в режиме реального времени, нежели обработки в пакетном режиме, доминирующей ранее. Также, компания довольно рано взяла на вооружение многоуровневую структуру архитектуры приложений в качестве фундаментального принципа проектирования, с помощью которого можно реализовать наследуемую гибкость и открытость системы.

На каждом этапе своей истории SAP принимала смелые решения, применяя новейшие идеи и технологии в качестве основных стратегий для разработки своих продуктов, даже если такие концепции еще не успели зарекомендовать себя на рынке. Например, с самого начала была принята концепция централизованной базы данных предприятия, как и идея внесения обновлений в эту централизованную базу данных в режиме реального времени. Компания признала истинность того факта, что графический пользовательский интерфейс (Graphical User Interface, GUI) стал в фокусе внимания задачи обеспечения взаимодействия между системой и пользователями задолго до того, как это стало возможным благодаря новейшему оборудованию и технологиям без необходимости жертвовать таким критическим свойством системы как масштабируемость. Немаловажными пунктами в планах разработки и усовершенствования программных продуктов SAP являются такие аспекты, как интернационализация продуктов, например, поддержка мультивалютности. С самых первых версий, архитектура систем SAP подразумевала возможность поддержки множества языков.

SAP представляет собой одно из лучших системных ERP-решений, представленных на рынке на сегодняшний день, наряду с немногочисленной группой других программ подобного рода. За последние несколько лет характеристики систем, носящих имя ERP (Enterprise Resources Planning — планирование ресурсов предприятия) приобрели довольно ясные очертания. В этой главе мы подробнее рассмотрим сущность ERP-систем и причину их доминирующего положения в настоящее время.

 

Концепция систем планирования ресурсов в масштабе предприятия

Предприятие никогда не получает прибыли, соразмерной уровню его инвестиций в информационную систему (IS). Данный фактор хорошо известен как парадокс производительности в IT-индустрии. Это реальность, с которой приходилось мириться большую часть нашей профессиональной карьеры.

В течение нескольких последних десятилетий мы стали свидетелями вереницы многочисленных методологий, инструментальных средств и технических приемов, зародившихся в этой индустрии, и оказавших огромное влияние на саму суть и деятельность предприятий. Но среди этого беспорядочного движения, один факт остался незыблемым, а именно — недостаточное увеличение производительности, вне зависимости от масштаба и характера компьютеризации.

Однако с самого начала существует еще одна основная проблема, состоящая в количестве действительно успешно завершенных и реализованных приложений. Большинство из них было написано во время программного кризиса, охватившего группы информационного сервиса в 80-х. Причин для этого было несколько:

• С появлением PC-ориентированных функциональных возможностей, запросы пользователей стали сложнее и требовательнее.

• Как следствие, приложения стали более крупными и комплексными.

• Соответственно, производительность скорее падала, чем увеличивалась.

• Время разработки программного обеспечения возросло, увеличение затрат и времени стали обычной практикой.

• Высококвалифицированные профессионалы всегда были в цене, и это требовало увеличения затрат на содержание штата программистов; поэтому затраты на разработку систем неуклонно возрастали.

• Процент прекращения эксплуатации систем был очень высок.

В среднем, из общего числа IT-систем, находящихся в разработке, более половины прекращают свое существование, а из второй половины приблизительно две трети идут в разработку. Половина этих систем так никогда и не реализуется, а реализация другой четверти не доводится до середины. В свою очередь, из оставшейся четверти половина систем не способна обеспечить необходимый набор функциональных возможностей, и, вследствие этого, отбраковывается за ненадобностью. И лишь остаточная половина систем используется после внесения значительного количества модификаций, что влечет дополнительные задержки и издержки практически бесконечного процесса.

Одной из главных причин вышеперечисленных проблем являлась наследуемая слабость стадии приема и анализа требований. Считалось, что на данной стадии невозможно собрать корректные и полные требования. В результате, завершенные проекты не предлагали всей обещанной полноты функциональных возможностей, вынуждая возвращаться к стадии дополнительного анализа и доработки. Процесс сопровождения и усовершенствования был практически бесконечным, и с течением времени все труднее реализовывался. Вследствие того, что индивидуумы меняются как со стороны разработчиков, так и пользователей, системные требования менялись соответственно, продлевая весь процесс практически до бесконечности. Основная причина этого состоит в фундаментальном разрыве между людьми бизнеса и работниками IT/IS. Несмотря на попытки обеих сторон сократить этот разрыв, существует огромное расхождение между восприятием бизнес-пользователя и тем, что подразумевается системным персоналом; оба класса людей говорят на абсолютно разных языках. Даже при использовании системным персоналом методологий и инструментов для дополнительных спецификаций и описаний, пользователи не в состоянии в полной мере ратифицировать документированные требования вследствие неосведомленности о таких инструментах.

Судя по проводимым исследованиям, от 50 до 80 % ресурсов IT/IS расходуются на сопровождение приложений. Прибыли по отношению к инвестируемому капиталу в IT-отрасли были крайне низки в соответствии с любым стандартом и уровнем ожиданий. При бюджетах IT/IS, значительно превышающих возможности большинства организаций, существовала настоятельная необходимость в радикально новом подходе, результатом которого явились бы удобные и простые в использовании функциональные средства, разработанные на высоком профессиональном уровне и в установленные временные рамки. Это является своеобразной постмодернистской версией понятия «двух культур», введенного Ч.П.Сноу в середине прошлого столетия для обсуждения мира искусства и мира науки.

Традиционный процесс реализации программных решений, включающий разработку приложений, характеризовался следующими особенностями:

• Функциональное рассредоточение, задаваемое требованиями.

• Более позднее разрешение рисков.

• Более позднее обнаружение ошибок.

• Использование различных языков или артефактов на различных стадиях проекта.

• Большой процент отбраковки и необходимости дальнейшей доработки.

• Сложные взаимодействия с пользователями, не занятыми в сфере IT.

• Приоритет технических приемов над инструментальными средствами.

• Приоритет качества разработанного программного продукта над функциональностью как таковой.

• Значительный акцент на создании текущей правильной, полной и последовательной документации.

• Акцент на тестировании и периодическом просмотре.

• Большая работа в области контроля и управления изменениями.

• Многочисленные и разнообразные требования к ресурсам.

• Выполнение планов в авральном режиме.

• Особое внимание аспекту планируемой или ориентировочной целевой производительности.

• Унаследованные ограничения масштабируемости.

• Слабая интеграция между системами.

Многие альтернативные стратегии были задуманы как Автоматизированная Разработка Программного Обеспечения (Computer Aided Software Engineering, CASE) и прототипы, однако, ни одна из них не оказалась в состоянии преодолеть эти основные барьеры. В случае с CASE, существовали более точные условия для анализа и проектирования требований, и последующий процесс написания исходного кода, тестирования и создания документации был в значительной степени автоматизирован. Большее количество времени, посвященное проработке и определению требований с участием конечного пользователя, имело своей целью получение системы, максимально удовлетворяющей действительным требованиям пользователя. С другой стороны, прототипы разрабатывались для адресного сбора требований путем прямого участия конечного пользователя в процессе их определения. В основном такое участие фокусировалось на внешнем дизайне экранов и проектировании отчетов, поскольку данные элементы могли быть непосредственно визуализированы пользователем. Но ни одна из этих стратегий в действительности не разрешила проблему. ERP-системы оперируют абсолютно иным подходом, предоставляя наиболее полный и всеобъемлющий спектр функциональных возможностей внутри системы. При использовании системы персоналу компании нужно лишь отбирать то, что требуется на данный момент. Таким образом, ERP-системы способствуют значительному сокращению всего процесса приема требований. Традиционный жизненный цикл проекта, состоящий из анализа, проектирования, разработки, тестирования и реализации, трансформировался в цикл реализации ERP-программы, включающий стадии определения требований, анализа расхождений, конфигурации и адаптации, тестирования и реализации. На рис. 1.1 приведен сравнительный анализ затрат на разработку ERP-программ и традиционного программного продукта.

Рис 1.1. Сравнение затраченных усилий на разработку ERP и традиционного способа разработки программных продуктов.

В конечном счете, это привело к ERP-революции, что мы сейчас и наблюдаем.

В отличие от традиционных систем, ввод в действие ERP-системы подразумевает внедрение всеобъемлющих, заранее спроектированных приложений, характеризующихся:

• Превосходной архитектурой, процессно-ориентированным конфигурированием

• Непосредственным участием конечных пользователей в процессе разработки

• Ранним устранением рисков

• Ранним обнаружением пропусков и ошибок

• Повторяющимся жизненным циклом программы, ничтожным количеством брака и переделок

• Легко изменяемой и конфигурируемой функциональностью

• Непосредственной организацией работы сотрудников не занятых в сфере IT

• Приоритетом функциональности над методо-ориентированным инструментарием

• Качественной вариативностью и гибкостью предоставляемой функциональности

• Полным, максимально аккуратным документированием изменений в конфигурации и настройках

• Значительным акцентом на проверке интегрированности системы

• Постоянной демонстрацией функциональности на всех стадиях проекта

• Двойной категорией ресурсных требований: функциональной и технической

• Расписаниями, защищенными от «эффекта каскада» при долгосрочном планировании

• Демонстрациями производительности

• Более широкими возможностями для настройки самых различных параметров

• Эффективной интеграцией между системами.

Что такое ERP?

Итак, что такое ERP? Единого мнения о том, что стоит за этим понятием, нет. Еще большие споры возникают вокруг составляющих ERP-системы, методов ее использования, потенциального роста производительности труда, влияния на организацию работы в целом, сопутствующих затрат, необходимости найма сотрудников и того, чему этих сотрудников надо обучать. Характеристики ERP не ограничиваются продуктами ERP и соответствующими инструментами, представленными на рынке; кроме того, совершенно ясно, что ERP — это не технология, не метод и не логическая организация. Есть все основания, чтобы предположить, что определение ERP, описанное в данной книге, будет постоянно расширяться в будущем (см. раздел «Анатомия ERP-системы» в главе 2). Несмотря на все обилие толкований, ERP можно с уверенностью определить следующим образом:

Пакет прикладных программ «Планирование Ресурсов Предприятия» (Enterprise Resources Planning, ERP) это комплект заранее спроектированных, взаимосвязанных и готовых к внедрению прикладных модулей, которые обслуживают все деловые функции предприятия, при этом компоненты, их функциональность, легко могут быть сконфигурированы, перенастроены с учетом требований и нужд конкретного предприятия. Такой пакет ПО обеспечивает интегрированную в масштабе всего предприятия процессно-ориентированную работу с потоками информации в режиме реального времени.

Система ERP способна охватить всю деятельность предприятия и все же оставаться достаточно гибкой, потому что в сердце такой системы находится хранилище данных типа CASE, которое содержит детальную информацию обо всех заранее разработанных приложениях. Эти данные включают в себя все единицы информации, таблицы и программы, на основе которых работает система. Например, версия SAP 4.0В содержит более 800 определений процессов, хранимых примерно в 8000 таблицах хранилища. Они также имеют поддержку вспомогательных подсистем, которые на постоянной основе обеспечивают управление, функционирование, безопасность и обслуживание операций в этом пакете программ.

Пакеты программного обеспечения, производимые на серийной основе, в особенности такие, как ERP, считались оптимальным решением для преодоления кризиса информационных технологий в 80-х годах. Причин для этого было несколько:

• Система ERP обеспечивает оперативное утверждение и легализацию требований непосредственно самим пользователем

• Система ERP гарантирует постоянное качество функционирования системы

• Система ERP предоставляет интегрированную структуру информационной системы, которая образует единое целое

• Система ERP обеспечивает высокую степень стандартизации

• Система ERP позволяет обеспечить аккуратное и всеобъемлющее документирование системы

• Система ERP обеспечивает великолепное качество и результативность при сопровождении и развитии системы.

Десятилетие спустя компании, освоившие ERP, сообщают об опыте работы с такими системами. Опираясь на их опыт, можно утверждать, что таким компаниям действительно сопутствует успех в бизнесе. Теперь суть дела не в том, чтобы только изучить новую технологию; основная задача — применить эту новую технологию с пользой для дела и решить проблему инерции, страха перед переменами в масштабе всего предприятия или организации. Действительно, ERP обладает большим потенциалом для укрепления многофункциональности, согласованности работы, организации процессов и структуры, а главное — для повышения эффективности менеджмента на практике. В наши дни менеджер не задумывается, внедрять ERP или нет, менеджер задумывается над тем, когда внедрять ERP и какой пакет программ выбрать. По мере чтения этой книги У Вас не останется сомнений, что SAP R/3 — лучший среди других аналогичных программных продуктов.

Успех систем ERP основан на принципе многократного использования. Этот принцип зародился еще на заре компьютерной эры, когда стало понятно, что слишком много программных кодов приходится писать и повторно переписывать. Довольно скоро в большинство языков программирования были включены стандартные программы, то есть наборы кодов, которые можно было бы неоднократно использовать в авторской программе или группе программ. Появление баз данных еще более облегчило повторное использование стандартных программ, что привело к колоссальному взлету в среде информационных технологий. Похожим образом, появление компьютерных сетей позволило повторно использовать одни и те же программы с удаленных друг от друга компьютеров и рабочих станций.

Технология ERP перенесла концепцию многократного использования на функциональность приложений, входящих в стандартный комплект. Например, принцип работы SAP R/3 основывался на важнейшем обобщении, сделанном после наблюдений за работой предприятий одной отрасли. В системе SAP была создана стандартная база данных процессов, которые требуются в работе всех предприятий в определенной отрасли. В результате все, что требовалось от клиентов, пожелавших внедрить SAP — выбрать из этой базы те процессы, которые были нужны для их конкретных нужд. Если раньше, при использовании традиционных методов разработки и внедрения программных продуктов (Software Development Life Cycle, SDLC), основная часть затрат приходилась именно на фазу разработки и внедрения, то с появлением ERP усилия и затраты свелись главным образом к фазе внедрения.

Хотя, на первый взгляд, стоимость внедрения продукта ERP кажется выше, чем у традиционных систем, внедрение ERP происходит быстрее, следовательно, преимущества, которые дает подобная система, начинают приносить пользу значительно раньше. Знаменитая библиотека, состоящая из 800 лучших бизнес-процессов становится доступной благодаря SAP R/3 и позволяет, как из набора строительных блоков, которые могут быть задействованы любым пользователем, быстро и с минимальными затратами построить необходимую систему.

То, что предприятия, внедрившие ERP-системы не полностью, а только для части деловых функций и операций, не получили значительных преимуществ, остается признанным фактом, хотя исследований на этот счет не проводилось. Впервые в истории информационных технологий ERP-системы сделали очевидным тот факт, что деловые процессы и операции предприятия имеют гораздо большее, фундаментальное значение, чем данные или информация, задействованные в разных аспектах деятельности предприятия. Более важно, что ERP-системы подняли информационные технологии на качественно новый Уровень — если раньше они были простым средством реализации стратегии предприятия, то сейчас они — значительная часть бизнес-стратегии как таковой.

Таким образом, ERP-системы положили конец многолетнему статусу информационных технологий как вспомогательного средства. С другой стороны, сами информационные системы претерпели разительные изменения. Внедрение ERP-систем больше не составляет технологической проблемы — это является вопросом бизнеса, и они стали предвестниками новой смены роли информационных технологий в работе предприятия. Причина появления этой книги — необходимость пролить свет на эти коренные перемены, затронувшие саму сущность информационных технологий, их место в структуре предприятия. Ниже перечислены некоторые отличительные характеристики ERP:

• Системы ERP превращают обычное предприятие в информационно-управляемое

• Системы ERP воспринимают предприятие как глобальное

• Системы ERP отражают и имитируют интегрированную природу предприятия

• Системы ERP фундаментально моделируют процессно-ориентированные предприятия

• Системы ERP позволяют управлять предприятием в режиме реального времени

• Системы ERP делают информационные технологии частью бизнес-стратегии

• Системы ERP — это качественно новый подход к улучшению эффективности производства

• Системы ERP как товары на полках супермаркета

• Система ERP — это операционная среда, ориентированная на массовых пользователей.

Далее в этом разделе мы рассмотрим каждую из представленных характеристик; кроме того, необходимо обрисовать единую структуру, связывающую воедино все аспекты внедрения ERP. В разделе «Менеджмент через сотрудничество» я представлю унифицированную структуру для предприятия, где установлена ERP-система и сотрудничество играет важную роль. Данная глава завершится обсуждением того, как ERP-системы, такие, как SAP R/3, обеспечивают создание новой организационной архитектуры, столь необходимой предприятиям нового тысячелетия.

Системы ERP превращают обычное предприятие в информационно-управляемое

Все компьютерные системы и бизнес-решения прошлого использовали информацию, по большей части о прошедших событиях, исключительно в целях составления сводок и отчетности. Впервые в истории информационных технологий, системы ERP стали рассматривать информацию как ресурс предприятия. Но, в отличие от традиционных ресурсов, ресурсы информации, предоставляемые ERP-системой, могут быть многократно использованы, они одновременно доступны для самых разных целей и им не угрожает потеря или порча. Впечатляющие результаты по увеличению производительности работы предприятий с ERP-системами в действительности заложены именно в этой способности ERP-систем использовать информацию как неистощимый ресурс.

Системы ERP воспринимают предприятие как глобальное

В наше время, когда банкротства, слияния и приобретения целых компаний стали обычным делом, это очень важная характеристика.

В отличие от предшествующих версий систем, которые базировались на крупных компьютерах и автоматизировали основную деятельность предприятия, ERP-системы покрывают все нужды и требования предприятия, даже если компании работают в таких несопоставимых отраслях, как обособленные отрасли: производство, проектирование; обрабатывающая промышленность (химическая, лакокрасочная); сфера обслуживания (банковское дело, средства массовой информации) и т. д. Системы ERP позволяют руководству столь разнородных конгломератов эффективно управлять, не беспокоясь о совместимости приложений в тех или иных подразделениях.

Хотя это может показаться и не столь важным, ERP-системы обладают незаменимой функцией — безупречная, гладкая интеграция распределенных или удаленных операций. Об этой характеристике будет рассказано в следующем подразделе.

Системы ERP отражают и имитируют интегрированную природу предприятия

Вне зависимости от того, как организовано предприятие, какую структуру оно имеет, в основном предприятия функционируют интегрированно, как единое целое. Стремление компаний сохранить свои зоны влияния привело к появлению разношерстной армии информационных систем, которые появлялись, как грибы после дождя. В результате, неоднородность, нестандартность среди систем только усиливалась, что привело к появлению проблемы несовместимости, разбросу стандартов, трудностям создания интерфейсов, ограничению возможностей модернизации, высокой стоимости техподдержки, высокой стоимости использования систем, необходимости дорогостоящего обучения для персонала и администраторов систем, появлению непоследовательной, не всегда согласованной документации и т. д. То есть вместо усиления позиций предприятия, IS/IT системы только высасывали из него средства.

Глобальный, целостный подход ERP-системы к работе предприятия, который требует интеграции, приводит к искоренению неиспользуемых более процессов, таким образом сводя к минимуму неэффективность работы не только в аспекте информационных технологий и стратегии, но и на уровне актуальных функций. Четко ориентированные на лучшие в своем роде практики, продукты SAP демонстрируют отсталость и неэффективность рутинной, механической бюрократии внутри организации. Живой пример: финансовый отдел может стремиться к тому, чтобы свести к минимуму запасы готовой продукции, в то время, как отдел продаж прилагает усилия, чтобы поддерживать определенный резерв во избежание ситуаций, когда невозможно оперативно выполнить заказ из-за отсутствия продукции на складе.

Похожим образом отдел маркетинга может быть заинтересован в выпуске более разнообразных продуктов, чтобы удовлетворить требования рынка, в то время как производственный отдел может стремиться уменьшить количество вариантов продукции, для снижения затрат на реорганизацию производства и другие расходы. Такая ERP-система, как SAP R/3, является мощным средством решения подобных противоречий и позволит оптимизировать производство, устранив конфликтующие цели различных подразделений компании.

Системы ERP фундаментально моделируют процессно-ориентированные предприятия

По мере того, как организационные условия и внешняя среда приобретают все более сложный, всеобъемлющий, соревновательный характер, только процессы могут стать той структурой, на основе которой можно эффективно решить проблемы улучшения работы предприятия, разработки новых направлений деятельности и приспособляемости к постоянно меняющимся условиям внешней среды. Моделирование процессов позволяет действительно охватить динамику и характерную структуру бизнеса.

Традиционные системы хранят в основном только фрагменты дискретных групп данных, сконфигурированных заранее или в текущее время в соответствии с бизнес-процессами внутри организации. Такой взгляд на предприятие, при котором акцент делается на данные, характерен для традиционных IT-систем, но это самый неестественный подход к любой сфере деятельности человечества. Стабильность моделирования данных, закрепленная в традиционных информационных технологиях, может быть удобна для рядового персонала, работающего с системой, но именно поэтому данные непригодны для использования организаторами проектов внутри предприятий. Традиционным системам так и не удалось решить эту достаточно простую проблему, так как системы, основанные на развитии неизменных моделей обработки данных, при всей легкости обращения с ними, никогда не смогут соответствовать весьма динамичной природе бизнеса. Бизнес-процессы — вот самая важная часть реальности, которую игнорировали традиционные информационные системы. Фактически, моделирование деловых процессов, методологии и рабочая среда в традиционной информационной системе не должны даже так называться, потому что в действительности они всего лишь моделируют процедуры обработки данных на разных стадиях рабочих субпроцессов, которые в самой системе никак не отображались.

Системы ERP впервые за несколько десятилетий исправили эту фундаментальную ошибку. Хотя многие ERP-системы до сих пор не до конца избавились от наследия в виде ориентированного на данные подхода к работе, все большую силу набирает параллельное рассмотрение деловых процессов и деловых процедур. Именно в этом и состоит причина быстрого развития программ для групп пользователей и систем автоматизации потока операций Workflow внутри ядра архитектуры существующих ERP-систем.

Системы ERP позволяют управлять предприятием в режиме реального времени

Системы ERP сделали возможным создание модели предприятия в реальном времени, о чем раньше можно было только мечтать. До появления ERP компании понимали как преимущества, так и опасности работы с онлайновой системой, которая позволяла прямую регистрацию деловых транзакций, а также непосредственное обновление и запись данных в соответствующие мастер-файлы и файлы данных по транзакциям. Системы ERP сделали это возможным в масштабе всего предприятия, посредством распространения концепции «Точно в срок» (Just In Time, JIT) на все предприятие, что привело к громадному увеличению эффективности и продуктивности работы.

Любая система — это комплекс из многих подсистем и процессов, с разной продолжительностью жизненного цикла. Система, которая способна успешно взаимодействовать с другой системой в рамках гораздо более короткого, чем собственный, жизненного цикла, может считаться работающей в режиме реального времени. Это приведет к такому ускорению всех операций с клиентами, о каком раньше можно было только мечтать.

По аналогии с этим, чтобы в полной мере использовать преимущества интерактивных возможностей режима реального времени, на предприятии стоит ввести Стандартное Время Предприятия (Enterprise Standard Time, EST), которое можно задать на основе следующих факторов:

• Расположение главных часов, относительно которых ведется отсчет времени.

• Оптимальная продолжительность жизненного цикла, в днях или неделях, которая подходит для всех функций предприятия.

Все операции внутри предприятия можно было бы измерять относительно этого Стандартного времени EST. Компании, которые могут свести это время к минимуму, безусловно, укрепят свою конкурентоспособность на рынке. В немалой степени это возможно благодаря тому, что система ERP обеспечивает всем сотрудникам, участвующим в том или ином проекте, беспрепятственный доступ к нужной информации. Информация актуальна, только пока она является частью жизненного цикла EST; информация, предоставленная после окончания этого цикла, больше не является ресурсом для предприятия, и вскоре она становится просто материалом для записей и отчетности (см. последний параграф раздела «Информация как новый ресурс»). Последовательные усилия для сокращения Стандартного времени приведут к такому ускорению работы с клиентами, о котором ранее приходилось только мечтать.

Более того, быстрота реакции на события внутри предприятия, которую обеспечивает режим реального времени, в сочетании с описанной выше интеграцией в масштабе всего предприятия, также позволяет значительно увеличить объем одновременно протекающих процессов, что возможно только в таких ERP-системах, как SAP. Можно добиться ошеломляющего увеличения эффективности и пропускной способности системы благодаря ее способности обеспечивать параллельную работу многих взаимосвязанных процессов, которые, впрочем, не должны полностью или частично зависеть друг от друга. На предприятиях, использующих традиционные информационные системы, такие взаимосвязанные процессы обычно протекают не одновременно, а последовательно. Причина в том, что, как правило, управляют этим одни и те же сотрудники, которые просто вынуждены приступать к работе с тем или иным процессом в порядке следования. Например, возникает необходимость анализа серии заказов на поставку, то есть надо проанализировать продавцов и/или покупателей, доставку, счета-фактуры и т. д. Такие ERP-системы, как SAP, могут произвести все необходимые действия одновременно, опираясь на доступность всей актуальной, полной, непротиворечивой информации в системе.

Информационные технологии становятся частью бизнес-стратегии благодаря ERP

Появление продуктов SAP ознаменовало изменение роли информационных технологий, в отличие от предыдущих лет, когда эти технологии были всего лишь вспомогательным средством. Если кто-то в этом сомневается, то цена такого сомнения будет высока. В наше время информационные системы больше не равняются на бизнес-стратегию предприятия, они нацелены на усиление конкурентоспособности и стали преимуществом и необходимостью бизнеса. Из-за сложной обстановки, когда ситуация в бизнесе постоянно меняется, информационные технологии стали воплощением бизнес-стратегии!

Причина этого кроется в том, что информация стала жизненно важным ресурсом для предприятия и по важности не уступает традиционным ресурсам, таким, как рабочая сила, материалы, финансы и время.

Преимущества ERP по сравнению с более ранними подходами к улучшению эффективности

Системы ERP представляют собой самый современный подход к улучшению характеристик работы предприятия из всего, созданного в истории промышленности. Эти системы осуществили мечту об усовершенствованиях, которые ожидались от основанных на MRP-II систем «Планирование ресурсов производства» в 1970-х годах. Системы ERP сделали возможным сочетание «жесткого» подхода MRP-II с «мягким» подходом систем «Производство на мировом уровне» (World Class Manufacturing, WCM), широко распространенных в 80-х годах. Система WCM включала в себя такие мощные методы, как «Точно в срок» (ЛТ), «Тотальный контроль качества» (Total Quality Management, TQM), «Оценка эффективности» (Benchmarking), «Развитие человеческих ресурсов» (Human Resources Development), «Единичное производство» (Lean Manufacturing), а позднее, в 1990-х годах, еще и Реинжиниринг бизнес-процессов. В таблице 1.1 представлен список наиболее значительных усовершенствований производительности за несколько последних столетий. Системы ERP обеспечивают платформу — технологии и инструментарий — для внедрения более ранних усовершенствований.

ТАБЛИЦА 1.1

Хронология прорывов в улучшении производительности труда вплоть до XX века

Системы ERP как товары на полках супермаркета

Появление ERP означало начало конца для традиционных способов разработки информационных систем, вместе с которыми ушли в небытие выяснение требований к системе, языки программирования, разработка и тестирование программного обеспечения, и прочие атрибуты обычных способов создания информационных систем. Впервые на месте всего этого появилась понятная конечному пользователю модель того, что можно назвать «супермаркетом» компьютерных систем. Пользователю нужно всего лишь выбрать те функции, которые ему требуются, среди радующего глаз разнообразия продуктов на полках.

Таким образом, ERP похожа на супермаркет функций и процессов, среди которых надо просто выбрать нужные конкретной компании. ERP обеспечивает внедрение тщательно спроектированных, безупречно работающих систем непосредственно в мир пользователей, где не элитарность продукта определяет его ценность. Истинная ценность в том — где, когда и как он может работать на благо потребителя. По сути, это окончательное превращение IT-продуктов и услуг в обычный товар!

ERP как операционная среда, ориентированная на массовых пользователей

Если сравнить степень вовлеченности менеджеров и конечных пользователей в процесс внедрения традиционных систем, то уровень их участия во внедрении SAP может вызвать удивление. Система SAP включает в себя рабочие компьютеры сотрудников, и поэтому действительно является системой, ориентированной на конечного пользователя. В отличие от традиционных систем, где пользователи могли получить прямой доступ в систему только через строго ограниченное число терминалов, пользователи SAP напрямую участвуют во всех деловых операциях. Вследствие вовлеченности в работу значительной части персонала с момента начала внедрения, значительно возрастает вероятность того, что пользователи будут ладить с системой, а не «бороться» с ней. Кроме того, во время и после внедрения, пользователи упрощают и облегчают этот процесс.

 

Менеджмент через сотрудничество

В 1990-х годах деловая среда претерпела значительные и очень быстрые перемены. Теперь основным акцентом является нацеленность на потребителя, усиление и сбалансированность основных профессиональных качеств предприятий, что вынуждает их развивать способность изменяться и быстро реагировать на динамику конкуренции на мировом рынке.

Компании научились эффективно перестраиваться, упрощать свою структуру и усиливать интеграцию через традиционные функциональные границы между подразделениями. Все большее значение придается расширению полномочий сотрудников и созданию многофункциональных рабочих команд. В этой книге я выдвигаю предположение, что в наши дни мы становимся свидетелями самой фундаментальной трансформации способов ведения бизнеса за последнее столетие.

Эти перемены, в основном вызванные информационной революцией последних десятилетий, характеризуются доминирующей тенденцией к интеграции различных областей ведения как внутренних, так и внешних дел компании. Лейтмотив этой новой системы менеджмента — сотрудничество, что подразумевает изменения в организационной структуре. Обобщенно эту плеяду новых концепций и практик я называю «Менеджмент через сотрудничество» (Management by Collaboration, МВС). Такие ERP-системы, как SAP R/3, являются главными инструментами для создания новой организации работы, где такой менеджмент является основной движущей силой.

МВС основан на человеческих отношениях, которые по своей природе динамичны и постоянно развиваются. По мере того, как условия организационной среды все больше усложняются, объединяются, и, следовательно, приводят к усилению конкуренции, МВС обеспечивает надежную структуру для решения проблем улучшения производительности, развития потенциала и адаптации к изменчивой среде. МВС, в том виде, как эта концепция заложена в таких ERP-системах, как SAP, оказал значительное влияние на стратегию, структуру и культуру предприятия.

Истинный смысл Менеджмента через сотрудничество заключается в том, что этот тип управления по своей сути отвечает природному желанию человека иметь цель в жизни, его стремлению к взаимовыгодным отношениям и привязанностям, стремлению быть полезным для других, что, собственно, и составляет суть сотрудничества. Причем такие отношения возможны как между людьми, так и между отделами компании и даже между компаниями. Любые отношения подразумевают некую цель, и проявляются посредством различных действий, в основном командных; таким образом, отношения нацелены на достижение этой цели через соответствующие оптимальные действия.

Так как сотрудники компании, участвующие в таком процессе или отношениях, начинают играть более важную роль в работе предприятия, МВС не только укрепляет их мотивацию и профессионализм, но и развивает конкурентоспособность и возможность решать проблемы на уровне всей организации. МВС подчеркивает важную роль как топ-менеджеров, так и простых исполнителей. Таким образом, этот подход объединяет все предприятие посредством простых концепций, таких, как отношения, процессы, команда. Менеджмент через сотрудничество прекрасно подходит для решения традиционных управленческих задач, в том числе и для развития организации. Другие задачи включают в себя организационный план и структуру, определение ролей и концепцию работы, продуктивность и качество, каналы обмена информацией и культуру компании, а также такие моменты работы с сотрудниками, как их поведение, восприятие, ценности и мотивация.

Простое понятие сотрудничества приобрело громадное значение с увеличением роли бизнес-процессов и динамичных рабочих команд в операциях компании. Традиционные бюрократические структуры, для которых характерна высокая доля формализма, централизации и функциональной специализации, оказались слишком медлительными, косными и дорогостоящими, и поэтому не могли обеспечить конкурентоспособность. Такие структуры основывались на предположении, что все виды деятельности и задачи предприятия независимы друг от Друга, и могут быть разделены. Организации строились по иерархическому принципу в духе «приказ — контроль», и считалось неоспоримым фактом, что увеличив эффективность каждой организационной единицы, можно добиться максимальной эффективности всей организации.

С другой стороны, рабочим командам, напротив, присуща гибкость, приспособляемость, динамизм и сотрудничество, в них поддерживается дух новаторства, предпринимательства и оперативной реакции. За последние десятилетия даже в промышленных компаниях, традиционно приверженных бюрократическим принципам, появились и успешно работают рабочие команды разных видов — сверх-команды, самостоятельные рабочие команды (self-directed work teams, SDWT), кружки качества и т. д. Конкуренция и непрерывные изменения на мировом рынке, с которыми сталкиваются компании, приводят к упрощению и гибкости организации, в которой доминирующую роль играют динамичные рабочие команды.

Члены команды, представляющие различные функциональные единицы, имеют стимул для работы в условиях ограниченности времени и ресурсов, ради достижения одной четкой цели. Цель может быть различной — от улучшения эффективности, качества, продуктивности до резкого скачка в разработке нового продукта. Даже в традиционных компаниях увеличивается количество разного рода команд, организованных для осуществления различных функций, проектов, задач и роль их все более возрастает.

В различных компаниях появляется все больше и больше рабочих команд, у которых есть специальные знания, которые работают на 50 % автономно, и несут прямую ответственность перед конечными пользователями и другими командами. Член команды должен не только иметь более высокий, чем раньше, уровень профессионализма, но также уметь легко приспосабливаться и выполнять самую разнообразную работу. Персонал с расширенными полномочиями и существенно увеличенной менеджерской ответственностью (относящейся к информации, ресурсам, авторитетности, отчетности) стал причиной укрепления приверженности работников своему делу и большей их гибкости. Везде, где сотрудники увидели улучшение качества своей рабочей жизни, корпорации получили отдачу в виде роста качества, продуктивности или снижения затрат.

Поэтому, в течение нескольких последних лет выделился новый, не иерархический тип сетевой организации со свободным обменом информацией и децентрализацией полномочий для принятия решений. Это влечет за собой необходимость наличия канала для постоянного и унифицированного коммуникативного обмена между различными командами или функциональными группами. Такая ERP-система, как SAP R/3 предоставляет прекрасную операционную среду, которая обеспечивает этот процесс посредством следующих модулей: SAP Office (Офис), SAP Workflow (Автоматизация потока операций) и SAP Business Warehouse (Хранилище информации).

Информация как новый ресурс

Возросшая сложность, изощренность технологий производства и необходимость увеличивать разнообразие выпускаемой продукции оказали двойное действие на компании, породив насущную проблему координации и управления информацией. Деятельность, основанная на информации, теперь составляет значительную часть всей деятельности предприятия. Только организация, основанная на информации, может дать предприятию возможность выжить и успешно конкурировать на динамично изменяющемся мировом рынке. Только интегрированная, ультрасовременная информационная система, такая, как SAP R/3, может обеспечить (и обеспечивает) необходимое сотрудничество в масштабе всего предприятия.

Понятие основанной на информации организации, выдвинутое теоретиком менеджмента Питером Друкером, в наши дни стало реальностью; именно поэтому компании вынуждены устанавливать интегрированные в масштабе всего предприятия операционные среды, которые ориентированы и на индивидуальных пользователей и на рабочие группы. Только информационные организации могут хранить, использовать, анализировать и оформлять колоссальные объемы информации в масштабе всего предприятия, причем актуальная, своевременная, точная, упорядоченная информация должна оперативно обрабатываться, оформляться и предоставляться тем, кому она требуется внутри компании или за ее пределами.

Необходимо отметить, что в этом разделе мы говорим об информации, как о «движущей силе», а не основе работы предприятия. Причина кроется в том, что технология 1990-х годов позволяет нам использовать информацию как ресурс, законный аналог обычным, традиционным ресурсам. Мы обсудим это подробнее в разделе «Информация как новый ресурс».

Предприятие, ориентированное на процессы

Системы ERP позволяют организации функционировать как единый организм — благодаря интеграции всех функций, таких, как финансы и бухгалтерия, персонал и администрация, а также сегментов традиционной Цепочки начисления стоимости — заказ на покупку, производство товара, учет товара, сама покупка и т. д. В основном это возможно благодаря моделированию бизнес-процессов как базовых единиц предприятия, вместо моделирования данных, циркулирующих внутри него, как это делают традиционные информационные системы. Возможно, не всем ERP-системам Удается справиться с этим на 100 %, однако, избавившись от наследия традиционных систем, любая ERP-система придает фундаментальное значение бизнес-процессам, а не данным.

Сотрудничество и отношения между сотрудниками проявляются как Различные организационные процессы. В целом, процесс можно определить как совокупность ресурсов и видов деятельности, необходимых для получения определенного результата из определенных исходных данных. Процессы бывают внутренние и внешние, а также смешанные, они преодолевают функциональные разграничения, имеют начальную и конечную стадии и существуют на всех уровнях предприятия.

Роль процесса в успешной работе компании зависит от ценности вида сотрудничества, которое он обслуживает и представляет, имеется в виду ценность относительно удовлетворения потребителя. Другими словами, природа и степень ценности, которую процесс прибавляет продукту или услуге, получаемой потребителем, является лучшим показателем роли процесса в удовлетворении потребностей клиентов компании, или «сотрудничестве с потребителем».

Таким образом, Менеджмент через сотрудничество не только признает значение различных технологий и методологий, связанных с процессами — таких, как Инновация процесса (Process Innovation, PI), Улучшение бизнес-процесса (Business Process Improvement, BPI), Реконструирование бизнес-процессов (Business Process Redesign, BPRD), Реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Re-engineering, BPR), но и считает их фундаментальными, долгосрочными, неотъемлемыми функциями менеджмента компании как такового. С внедрением ERP основанное на сотрудничестве предприятие получает возможность провести улучшение бизнес-процессов, что является неотъемлемой частью усилий, направленных на тотальный контроль качества (TQM). Вопросы улучшения процессов буду рассмотрены подробнее в главе 6 «SAP и реинжиниринг предприятия».

Прибавление ценности как движущая сила предприятия

Бизнес-процессы можно рассматривать как основу прибавления ценности внутри организации, что традиционно относилось к ее различным функциям и подразделениям. Так как условия внутри организации и за ее пределами становятся все более сложными, усиливается глобализация и конкуренция, процессы — это ключ к эффективному решению вопросов улучшения результативности, расширения возможностей и способности адаптации к меняющимся условиям.

В рамках цепочки прибавления ценности (что, по сути, и является бизнес-процессом), анализ отсутствия или создания ценности (или, что хуже, причин ее разрушения), является самым важным определителем востребованности и эффективности той или иной стадии процесса. Понимание процессов (или стадий процессов), которые прибавляют или не прибавляют ценность, является существенным фактором при анализе, проектировании, оценке производительности и оптимизации бизнес-процессов в компаниях, проводящих Реинжиниринг Бизнес-процессов. В главе 6 будет описано, как Бизнес-Анализатор SAP R/3 обеспечивает среду для моделирования, анализа и оптимизации деловых процессов.

Ценности характеризуются такими определителями, как время (время цикла и пр.), гибкость (дополнительные возможности, возможность для клиента заказать комплектацию и пр.), оперативность реакции (срок разработки новой продукции, время подготовки к выпуску продукции, количество случаев, когда задача передается от одного исполнителя другому и пр.), качество (переделка, брак, выход продукции и пр.) и цена (прямые скидки, скидки по рекламным купонам, стимуляция приобретения продукции именно этой компании и пр.). Должен сказать, что я не обхожу вниманием затраты (материалы, труд, накладные расходы и т. д.) как определитель ценности. Однако эффективность затрат напрямую зависит от вышеперечисленных определителей ценности — времени, гибкости, оперативности реакции.

Если следовать этой формулировке, становится понятно, какой пробел существует в конкурентоспособности предприятия при отсутствии такой, основанной на процессах, нацеленной на потребителя ценности, какую обеспечивают связанные с продуктами или услугами компании процессы. Я буду называть такие определяемые потребителем характеристики ценности Критическими Определителями Ценности (Critical Value Determinants, CVD). Таким образом, мы можем разделить рынок для тех или иных продуктов и услуг, или групп продуктов, на основе наиболее значимых потребительских ценностей и соответствующих CVD.

Управление изменениями на предприятии

Осуществление стратегического планирования можно понять как создание стратегий для улучшения процессно-ориентированных критических определителей ценности (CVD) на основе измерения достоинств этих ценностей в плане их конкурентоспособности. Стратегии, созданные в результате анализа, создания и оптимизации процессов в свою очередь, приведут к концентрации усилий по перестройке всех соответствующих процессов на всех уровнях. Результатом может стать модификация или удаление некоторых процессов, или даже создание новых.

Начало изменений и реакция предприятия на их введение — вот две самых важных проблемы, с которыми сталкиваются современные предприятия. Способность менять бизнес-процессы является непосредственной частью сущности инновации. Традиционная концепция управления изменениями обычно понимала под изменением однократное событие. Но если предприятие стремится развить способность управлять изменениями как постоянной деятельностью, то без такой ERP-системы, как SAP R/3, не обойтись.

Система SAP R/3 позволяет вносить коренные изменения в крайне важные Для успеха предприятия процессы. Очень трудно менять бизнес-процессы, осуществляемые или непосредственно связанные с персоналом компании, просто потому что человеку всегда трудно меняться. Однако менять процессы, заложенные в компьютерной системе, достаточно легко.

Обучающаяся организация

Менеджмент через сотрудничество также лежит в основе понятия «обучающейся организации». Чтобы успешно конкурировать в постоянно меняющихся условиях, организация должна учиться и адаптироваться. Поскольку организация как таковая учиться не может, в действительности учиться приходится людям, эту организацию составляющим. Объем информации внутри предприятия огромен; один человек, даже с блестящим интеллектом и сильной мотивацией, не может запомнить и применить на практике всю информацию, необходимую для работы предприятия, причем этот объем информации непостоянен, он непрерывно растет и изменяется.

Единственный выход — сотрудничество в обучении, то есть разделение познавательного опыта среди членов единой команды. Это не только отвечает различиям в способностях и опыте у разных людей, но и позволяет им учиться одновременно, резко снижая затраты времени на процесс. Если рассматривать организационное познание как создание знания и управление этим знанием, то становится очевидно, что возникает необходимость обмена познавательным опытом между разными командами на уровне предприятия, и, на уровне команды, между членами.

Как описано в главе 4 «Другие важные аспекты SAP», система SAP R/3 обеспечивает средства и инструменты для быстрого внедрения научной информации в основные бизнес-процессы. Более того, во время такого внедрения, выраженного в виде создания или изменения различных параметров, SAP автоматически предложит выбрать параметры для конфигурации, которые позволят сделать новый вариант процесса абсолютно полноценным. Таким образом, ERP-система не только помогает в вопросе непосредственного решения проблем, она дает такой проблеме абсолютно новое определение. Существенная разница между двумя видами познания такая же, как между приспособленностью и приспособляемостью. Система ERP укрепляет приспособляемость предприятия к новым условиям, это автоматически превращает скрытую информацию в общедоступную, открытую для познания, анализа, выяснения и, возможно, улучшения.

Таким образом, возникает еще один аргумент в пользу сотрудничества внутри команд и между разными командами для эффективного содействия в обучающих процессах в целом по организации. Более того, отличие познания от простого обучения заключается в том, что реальная трансформация возможна только в результате познания. Опять же, это может осуществиться только посредством разного рода сотрудничества между командами, что становится очевидно, когда такие формы сотрудничества, встроенные в пакеты ERP-системы SAP R/3, внедряются на предприятии.

Виртуальная организация

Благодаря общему экономическому подъему и глобализации рынка, люди стали зарабатывать больше, что привело к заметному росту требований потребителя относительно разнообразия продукции и возможности заказывать комплектацию и характеристики покупаемых изделий. Кроме того, научно-технический прогресс, стремление к большей функциональности и надежности приводит к усложнению и самой продукции и технологий ее изготовления. Так как наращивание объемов, разнообразие и техническая изощренность — вещи взаимоисключающие, это неизбежно привело к совместным попыткам компаний добиться требуемого результата посредством увеличения гибкости, расширения производственных возможностей, минимизации рисков, снижения затрат на инвестиции, сокращения жизненного цикла продукции и т. д.

Такое сотрудничество, известное также как партнерство, партнерство в прибавлении ценности, партнерство по ресурсам, перемещение производств, производственные альянсы, виртуальные корпорации и т. п., послужило свидетельством того, что невозможно добиться максимальной результативности, только наращивая мощности подсистем, составляющих систему. Только такие пакеты ERP-программ, как SAP R/3, могут обеспечить надежную основу для поддержания виртуальной цепочки, охватывающей все аспекты такого рода сотрудничества. В главе 21, «За пределами предприятия», мы рассмотрим аспекты деловой активности, касающиеся отношений между компаниями.

Использование ресурсов других компании при производстве станет доминирующей тенденцией среди предприятий нового тысячелетия, вследствие чего компании будут концентрироваться на поддержании конкурентоспособности только в отношении своей базовой деятельности, а заботу о конкурентоспособности покупаемых ресурсов и функций на взаимовыгодной основе переложат на соответствующих партнеров. Поддержание и развитие основных, внутренних функций компании жизненно важно для успеха предприятия, эти функции нельзя делегировать, потому что компании как таковой просто не станет. С другой стороны, конкуренция в области вторичных функций перекладывается на те компании, для кого эти функции первичны и являются их основной деятельностью, их бизнесом, что также немаловажно для эффективности и результативности работы.

Большинство крупных производственных компаний мира в значительной степени стали «сборщиками систем». Самостоятельно они производят лишь некоторые специфические детали и узлы, а сборку готовой продукции осуществляют с использованием основных узлов и деталей (подсистем), которые закупаются у сети поставщиков. С точки зрения экономики, функция этих компаний — дизайн, маркетинг и обслуживание, а вовсе не производство как таковое. Для успешного существования и развития таких «виртуальных» компаний очень важно непрерывно справляться со сложностями управления этими отношениями на ежедневной основе. Система ERP предусматривает соответствующую функциональность и процессы, необходимые для управления и контроля над производством со значительной зависимостью от внешних ресурсов. Что еще более важно, только ERP-система дает возможность такому, основанному на сотрудничестве предприятию, существовать и развиваться в таких масштабах, какие были бы невозможны при традиционной организационной структуре. Подробнее об этом в последнем разделе этой главы: «Предприятие, основанное на сотрудничестве, или влияние организационной структуры на конкурентоспособность».

 

В чем незаменимость ERP?

Внедрение ERP дает следующие преимущества в технологии и ведении бизнеса:

• Оптимизирует и приводит к общему знаменателю конфликтующие цели, поставленные в разных отделах компании.

• Стандартизирует деловые процедуры и процессы, при этом охватывает все подразделения и подчиненные компании, значительно увеличивая производительность.

• Обеспечивает возможность знакомства с лучшими в мире деловыми практиками и результатами их внедрения.

• Меняет организацию работы предприятия: ориентация на функции заменяется созданием рабочих команд; обеспечивается взаимосвязанность и согласованность в исполнении функций, ориентирует работу на процесс, и, таким образом, создает новую, гибкую, однородную и надежно интегрированную структуру.

• Функционирует как интерактивное средство для внедрения всех типов программ и методологий, нацеленных на улучшение производительности, включая инновационные процессы, усовершенствования, бизнес-процессы и т. д.

• Функционирует как интерактивное средство стандартизации производства и улучшения качества продукции, в том числе использует методики «Контроль качества», «Тотальное управление качеством», «Кружки качества» (QC, QA, TQM).

• Ориентируется на процесс, и вследствие этого является идеальной средой для внедрения «Менеджмента, основанного на деятельности» (Activity Based Management, ABM) независимо от того, направлены ли усилия на управление бюджетом, затратами, повышение эффективности работы или улучшение качества.

• Обеспечивает бесперебойный канал информации для измерения прибыли, получаемой организацией, посредством мониторинга «Прибыли на инвестированный капитал» (Return on Investment, ROI), причем не только инвестиций как вложений денег, но и инвестиций в рабочую силу, материалы, время и информацию. Результат может выражаться как затраты, качество, эффективность взаимодействия, время, затраченное на цикл работы и т. д. Так, ERP может содействовать внедрению, например, балансовых табелей оценки в рамках предприятия.

• Без затруднений внедряет лучшие в своем роде деловые практики, обеспечивает благоприятные условия для оценки конкурентоспособности предприятия.

• Позволяет предприятию значительно усилить свое присутствие на рынке и даже освоить другую сферу деятельности без остановки основной деятельности или ухудшения ее качества.

• Дает возможность уполномоченным пользователям создавать данные в режиме реального времени с помощью прямых актуальных транзакций или процессов.

• Отправляет ответственным за операции сотрудникам самые последние данные и статусы проектов для быстрого и более эффективного принятия решений, по крайней мере, по повседневным вопросам; дает ответственным за операции сотрудникам полномочия на уровне актуальной работы (это автоматически исключает проблемы со сбором больших объемов информации, подготовкой и вводом данных, исправлением ошибок, созданием резервных копий и т. п.)

• Объединяет различную информацию, хранящуюся на предприятии, в одну всеобъемлющую базу данных.

• Позволяет вносить и обновлять данные в режиме он-лайн.

• Обеспечивает самые свежие, точные, последовательные и полные данные по операциям, которые можно ввести в хранилище данных для анализа и составления отчетности.

• Значительно снижает стоимость обслуживающих систем.

Как говорилось в предисловии к данной главе, все эти характеристики компаний, освоивших SAP, вытекают из того факта, что компании рассматривают организационные данные как ресурс, имеющий стратегическое значение для предприятия.

В следующем разделе мы рассмотрим этот аспект современных, интегрированных организаций.

 

Знание как новый вид капитала

Адам Смит положил начало промышленной революции, когда указал на труд и капитал, как на основные экономические определители богатства нации. Однако, в наше время масса затраченного труда и избыток материалов могут оказаться бесполезными, если вы не владеете соответствующим «ноу-хау» или технологией. В XXI веке самой важной технологией станет интеллект, и для компании важнее всего будет наличие и количество новаторов и рационализаторов, а также их самостоятельность и свобода для реализации своих устремлений. Новый век будет веком информационной экономики.

Такие ERP-системы, как SAP, трансформируют знания в головах управляющего и подчиненного персонала, профессионалов, в выраженную, открытую форму. Это напрямую относится к скрытому знанию, о котором говорят И.Нонака и Х.Такеучи в своей книге «Компания, создающая знание». Таким знанием могут быть идеи, интуиция, познавательный опыт, практический опыт, деловой опыт, концепции или концептуальные модели, аналогии и т. д. Авторы книги убеждают компании превратить иллюзорные, бессистемные, необработанные, пропадающие знания корпорации в открытую форму, когда знание можно закодировать, упорядочить и управлять им, как любым другим капиталовложением. Это может иметь форму документов, социологических исследований, аналитических отчетов, описаний концепций, внутренних предложений и т. д. Что особенно важно, знания в такой форме доступны для исследования и могут постоянно углубляться и развиваться дальше. Система SAP выступает как бесценное средство для придания знанию ясной, четкой формы.

 

Информация как новый ресурс

Рассмотрев в этой главе вопросы теории ERP-систем, можно утверждать, что их уникальность заключается не только во всеобъемлющей интеграции различных модулей, принципе однократного ввода данных, взаимосвязанности хранимых данных, возможности создания отчетов, непосредственном доступе к информации, ориентации на конечного пользователя и т. д. Уникальность ERP-систем является следствием того факта, что с их помощью информация становится пятым ресурсом (наравне с четырьмя традиционными видами ресурсов — рабочей силой, материалами, финансами и временем). Причем в отличие от других ресурсов, информация неистощима — ее можно копировать бессчетное количество раз безо всякого ущерба. Таким образом, если мы можем использовать информацию в качестве заменителя традиционных ресурсов (то, что мы имеем эту возможность будет показано ниже), мы можем использовать ее многократно без существенных дополнительных затрат. Среди всех ресурсов, это единственный ресурс, который терминологически бросает вызов универсальному закону увеличения энтропии, как это понимается в физике.

Традиционно, преимущество в конкуренции обеспечивала стратегия, основанная на следующих факторах:

• Стоимость — владение, использование, обучение, техподдержка и т. д.

• Время — время цикла, время между принятием решения и внедрением и т. д.

• Оперативность реакции — время подготовки, количество случаев, когда задача передается от одного исполнителя другому, количество очередей и т. д.

• Гибкость — изменения по желанию заказчика, дополнительные возможности, комплектация и т. д.

• Качество — переделка, брак, выход продукции и т. д.

• Инновация — новые потребности, интерфейсы, дополнения и т. д.

Последние десятилетия все старались (и до сих пор стараются) выжать как можно больше из этих факторов ценности. Сейчас остался лишь один новый, неиспользованный, но весьма ценный ресурс для стратегии конкуренции:

• Информация — точность, актуальность, последовательность, полнота, ясность, доступность, безопасность и т. д.

Например, метод «Точно в срок» (JIT) позволяет заказать и получить нужный материал в нужном месте в нужное время. Следовательно, это снижает расход рабочего времени, необходимого для того, чтобы сделать заказ, принять и хранить материалы и другие связанные с этим действия. Также снижается объем учета материалов, стоимость складирования, стоимость блокированных денег и т. д. Доступность свежайшей, подробной информации, к примеру, о производственных циклах, может использоваться для получения другой свежей и подробной информации о:

• Производственном плане для следующего цикла

• Требованиях к материалам для следующего цикла

• Отправке материалов для следующего цикла с центрального склада

• Запасах на складе для следующего цикла

• Материалы, которые надо заказать для следующего цикла и т. д.

Становится очевидно, что в конечном счете пропускная способность мощностей значительно увеличится, длительность бизнес-цикла сократится, а это равнозначно улучшению технологических процессов и/или продуктивности, которая обычно достигается посредством усовершенствованного использования ресурсов.

Традиционно, заметное увеличение пропускной способности и сокращение производственного цикла достигалось посредством освоения новых технологий, методов или процессов. Теперь информация, в той форме, как ее представляет ERP-система, то есть как ресурс предприятия, может рассматриваться по аналогии с топливом, на котором работают автомобили. Информация, доступная благодаря SAP R/3, значительно увеличивает скорость деловых процессов на предприятии.

Очевидно, что такие результаты стоят на порядок выше того, что могут обеспечить обычные компьютерные системы. Применение метода «Точно в срок» в масштабах всего предприятия, а не только в рамках производства, невозможно без современных интегрированных компьютерных систем, таких как ERP, получение точной, свежайшей, существенной и полной информации.

Можно продолжить эту аналогию. В любой отрасли, как и в случае с материалами для производства, компании необходимы огромные объемы заранее обработанной информации, причем информации точной, актуальной и цельной. Только полностью интегрированные ERP-системы, такие, как SAP R/3, могут обеспечить этот «материал» в необходимом объеме. Надо отдельно отметить, что только интегрированная ERP-система позволяет добиться эффективного превращения в ресурс и оптимального использования такой неосязаемой вещи, как информация, то есть превращение эфемерного ресурса во вполне осязаемый коммерческий продукт.

 

Системы ERP как хранители капитала знаний компании

Продавцы и консультанты, реализующие ERP-системы, настоятельно советуют потребителям не подгонять систему под свою организацию, а изменить организацию, насколько это возможно, чтобы освоить лучшие в своем роде практики, функции и процессы, заложенные в системе. Впрочем, внедрение ERP-систем должно ориентироваться на бизнес, а не подчиняться диктату технологических проблем.

Выживание и успех предприятия зависят от того, насколько его продукция будет отличаться от продукции конкурентов. В эпоху ориентации производства на нужды потребителя, предприятиям нужна не стандартизация и освоение общепринятых процессов, а способность динамично меняться, быть гибким, уникальным, индивидуальным. Так как ERP-системы включают в себя основы «теории бизнеса» по Питеру Друкеру, они также должны отражать различия в стратегиях и процессах предприятий. Это идет вразрез с общей тенденцией к обобщению процессов и стандартизации. Чтобы укрепить профессионализм, использовать преимущества, особенно конкурентные преимущества, компании не должны отказываться от соответствующих специфических процессов, эти важные варианты процессов надо включить во внедряемую ERP-систему, или интегрировать с ней посредством интерфейса (см. раздел «Интеграция приложений предприятия» в главе 21). Понимание этой основополагающей необходимости, а также того, что SAP не может быть «панацеей от всех болезней», легло в основу разработок Специальных Отраслевых продуктов SAP. После основания сайта mySAP.com, компания SAP окончательно отошла от единообразного, монолитного подхода к разработке систем и освоила комбинированную стратегию на рынке программного обеспечения.

Все эти уникальные ценные предложения и различные факторы по сути являются информационными средствами предприятия и включаются в ERP-систему. В число таких информационных средств также входят: правила и процедуры или методы ведения операций, анализ, принятие решений, параметры анализа, правила для определения кредитных рамок, сроки кредитов, структура скидок, рейтинги и т. п. Системы ERP регистрируют, поддерживают, отслеживают эти информационные средства, а также составляют по ним отчеты, что позволяет поддерживать актуальность и функциональность этих средств.

 

Предприятие, основанное на сотрудничестве, или влияние организационной структуры на конкурентоспособность

Как описано в этой главе, системы ERP обеспечивают концепцию и структуру для основанного на сотрудничестве предприятия. Это создает платформу для организации интегрированного, информационного, движимого процессами предприятия, работающего в режиме реального времени, что затрагивает многие аспекты традиционного организационного развития.

 Подход. ERP позволяет создать организацию, способную усилить свою конкурентоспособность посредством улучшения профессиональных качеств персонала для повышения оперативности и качества реакции на изменчивые условия бизнеса при оптимальных затратах.

 Стратегические цели. ERP обеспечивает постоянный доступ сотрудников ко всем относящимся к их обязанностям данным. Благодаря этому они могут непрерывно следить за общей работой предприятия в непосредственной связи со своим вкладом в общее дело. Это создает чувство причастности и прозрачности ситуации, что ранее было недостижимо.

 Культура. Системы ERP действительно позволяют управлять предприятием, основанном на сотрудничестве, ориентированном на прибавление ценности, причем в реальном времени. SAP позволяет изучать все происходящее в любой части предприятия, объединенного в систему, даже на ежедневной основе.

 Структура. Для предприятия нового тысячелетия, ERP-система обеспечивает видение ориентированной на ответственность организационной структуры, вместо существовавшей ранее структуры назначений и должностей. Новая структура обеспечивает молниеносную связь и взаимодействие всех членов организации, вовлеченных в ту или иную деятельность или процесс, независимо от их должности или принадлежности к тому или иному подразделению.

 Системы. ERP внедряет все основные системы и методы точно в необходимом объеме. Так обеспечивается полный контроль, не создающий помех в работе, что приводит к увеличению ценности продукта, поставляемого внешнему или внутреннему потребителю.

 Процессы. ERP делает возможным ориентацию предприятия на процесс, даже в случаях, когда это не совсем возможно физически — например, собрать всех членов одной команды в одном месте; кроме того, членам команды предоставляется возможность эффективного участия в других важных для дела процессах.

 

Резюме

В этой главе, я представил Менеджмент через Сотрудничество как объединяющую силу в рамках предприятия. Реальный потенциал этой концепции станет еще более очевидным, если мы выйдем за рамки предприятия. В последней главе данной книги, мы обращаем взгляд за пределы фирмы, чтобы представить партнеров по бизнесу (таких, как дистрибьюторы и потребители) как продолжение нашей организации на более высоком уровне, который я называю «Расширенным предприятием, основанном на сотрудничестве» (Extended Collaborative Enterprise, ЕСЕ). В этой главе я также представил емкое понятие «Компания, ориентированная на клиента» (Customer Triggered Company), в такой компании любая деятельность начинается после сигнала, который клиент подает с помощью щелчка компьютерной мышки в своем персонализированном Интерфейсе Интернет-пользователя предприятия (Web user-interfaces, WUI), — таком, как разработанный компанией SAP «mySAP.com — Рабочее Место». С запуском этого проекта компания SAP освоила симбиотическую стратегию, выходящую за рамки простой интеграции сотрудничества между предприятиями.

 

Анатомия ERP-системы

Функционал ERP-системы представляет собой огромный комплекс. В разделе «Что такое ERP» в главе 1 показано, что ERP-система рассматривает среду приложений как одно приложение. Интегрированное хранилище приложений содержит полный набор взаимосвязанной информации как относительно приложений, так и данных, которые будут находиться в работающей системе, что значительно облегчает документирование, тестирование и поддержку системы.

В этом разделе я сделаю краткий обзор различных системных составляющих полнофункциональной ERP, такой, как SAP R/3. Описание каждой системы проводится в двух аспектах — управление данными приложения и мета-данными, относящимися к конфигурации самой внедряемой ERP-системы.

Прилагается исчерпывающий список, который показывает сложность современных готовых систем. Этот список может выступать в роли справочника, когда мы рассматриваем вопросы оценки и выбора ERP-системы в других разделах данной главы.

Система хранения приложений

Система хранения приложений составляет основу ERP-системы. Она предоставляет важную информацию о структуре и дизайне приложения всем другим модулям и системам. В нем записываются сведения об информационной модели системы — сущность, атрибуты, отношения, процессы, пользовательские сценарии и т. п., кроме того, она активирует методологию поддержки и развития ERP-системы. В ней содержится информация о каждой программе, файле, единице данных в системе, в том числе информация о различных элементах и компонентах: название, назначение, тип и свойства, определяющие атрибуты, ведомость использования, доступные таблицы, цикл и время обработки, размер и т. д.

Кроме того, в этом модуле содержится устройство, проверяющее согласованность и непротиворечивость формулировок всех элементов и компонентов ERP-системы.

Хранилищу приложений необходимы подсистемы, моделирующие анализ и дизайн, а также графическая среда для представления требований к обработке операций компании. Графический модуль обеспечивает представление процессов в виде диаграмм, что дает возможность в случае необходимости быстрого внесения изменений. Детально прописанные требования могут быть заданы и записаны в соответствующей базе данных, анализ которой служит для целей определения отношений подчинения (зависимости), последовательности и непротиворечивости данных и процессов, анализа воздействия в результате тех или иных действий и т. д. Обычно все вместе это называется словарем данных и используется для поддержки базы данных и таблиц данных, или файловой структуры (в том числе, формирования и нормализации таблиц данных, индексов, ссылок, справок и т. д.).

Система управления графическим интерфейсом пользователя

Этот модуль предоставляет стандартные возможности менеджера презентаций — внешний вид, навигация в пределах экранов и между экранами, характеристики, свойства справки (помощь), исправление ошибок и т. п. Графический интерфейс (GUI) также контролирует структуру и работу диалога с пользователем, подтверждение изменений, сверки с таблицами, значения по умолчанию, списки возможных значений и т. д. Обычно эта система — одна из стандартных систем управления реляционными базами данных (RDBMS), таких, как Oracle, DB2 и пр.

Система управления меню

Система предоставляет возможность сделать тот или иной выбор в разных функциональных областях. Кроме того, она позволяет оперативно определить рамки выбора, доступные тому или иному пользователю, в зависимости от его прав доступа в различные области ERP-системы.

Система управления справкой

Система предоставляет специально запрошенную или обычную справку в любой области, или во время любого процесса. В любой момент она предоставит информацию об экранах, программах или процессах. В эту систему встроена возможность составления отчетов о предупреждениях и ошибках. Она также может диагностировать проблему, возникшую во время работы с системой и предложить пути ее устранения.

Система управления базами данных

Этот модуль отвечает за хранение информации, востребованной или предоставленной всеми остальными модулями ERP-системы. Обычно эта система — одна из стандартных систем управления реляционными базами данных, таких, как Oracle, DB2 и т. д.

Среда разработки языков IV поколения

Эта операционная среда обеспечивает возможность расширения или изменения функциональности ERP-системы для соответствия специфическим требованиям того или иного предприятия, в том числе стандартные инструменты для разработки, тестирования и документирования программ (в особенности программ ввода данных), а также устранения ошибок.

Система управления запросами

Система включает в себя обширные возможности для составления запросов по системным деталям, записанным в хранилище приложений (и словаре данных), в том числе по процессам, таблицам данных, программам и данным, записанным в таблицах базы данных приложений. Система управления запросами позволяет создавать экраны запросов, уточнять, к каким именно таблицам данных обратиться, какие поля и в какой последовательности показывать, провести отбор записей для просмотра и т. д.

Система управления отчетами

Система управления отчетами отчасти похожа на систему управления запросами, за исключением того, что данная система позволяет распечатывать результаты запросов. Также эта система задает параметры отчетов, настроенных в соответствии с требованиями конкретной компании к оформлению таких документов, как заказы на покупку, счета-фактуры и т. д. Эта система также предусматривает усовершенствованные инструменты для быстрого программирования таких параметров отчета, как вставка разделителей страницы, итоговых разделителей, параметры строк и др.

Система управления и администрирования приложений

Система помогает при установке, обновлении, поддержке других систем, управлении принтерами и т. д. Система управления и администрирования приложений взаимодействует с другими системами, управляя распределением программного обеспечения, конфигурацией, сменой версий и релизов, безопасностью и правами доступа, восстановлением утерянных данных, архивированием и т. д. Эта система также обеспечивает возможность выполнения таких операций, как отслеживание эффективности работы, создание резервных копий данных, фоновая обработка данных, создание задач и управление ими и т. д.

Система управления дистрибуцией программного обеспечения

Система позволяет автоматически модернизировать программное обеспечение клиента из единого центра. Эта система может изменять профили авторизации и прав доступа на терминалах различных пользователей.

Система управления конфигурацией

Система предназначена для конфигурации ERP в соответствии с особенностями организационной структуры компании. Это включает в себя категории физического местоположения, функциональные подразделения, прибыли и убытки бюджета предприятия, налоговый период, структуру налогообложения и скидки, категории потребителей, поставщиков и продукции и т. д. Вся последующая отчетность и анализ производится в строгом соответствии с настройками конфигурации, заданными в момент ее активации. Эта система также позволяет настраивать функции и процессы в масштабе ERP-системы в соответствии со специфическими требованиями конкретного предприятия.

Система управления изменениями

Регистрирует и проверяет все изменения, вносимые в систему. Это позволяет контролировать изменяемые или тестируемые компоненты системы, которые выпускаются в операционную среду для общего пользования. Также эта система позволяет собирать и отслеживать подробные данные о датах, сотрудниках и сроках, необходимых для внесения изменений. Это увеличивает и безопасность и эффективность соответствующих операций в ERP-системе.

Система управления версиями

Обеспечивает возможность отслеживания текущих версий различных систем, составляющих ERP-систему. Это позволяет оперативно диагностировать любые неполадки в работе, которые могут возникнуть из-за несовместимости систем, неправильно подобранных интерфейсов и т. д.

Система управления безопасностью и правами доступа

В интегрированной среде ERP, эта система отвечает за структуру безопасности и, следовательно, за права доступа к данным и процессам в системе. Это выражается в поддержке комплекса профилей дозволенного доступа, присвоении таких профилей, пользователям, идентификации пользователей в производственной среде, в системном окружении, отслеживании и документировании в журнале всей деятельности пользователя, то есть использованных программ и запрошенных данных; отслеживании попыток нарушения безопасности системы, изменении в профилях дозволенного доступа, паролях и т. д.

Система управления аудитом

Обеспечивает наблюдение за тем, какие программы используют и какие данные запрашивают пользователи, а также за работой и модернизацией системы, за управлением системой и внесением изменений в данные, ведет журнал учета сбоев и ошибок и т. д.

Система управления восстановлением потерянных данных

Позволяет определить запасные системы и серверы для восстановления потерянных данных, управляет процедурами пуска программ восстановления, активацией архивированных ресурсов и копий данных, процедурами полного восстановления данных и т. д.

Система управления архивами

Обеспечивает архивацию системных и операционных данных, необходимых для будущего использования, определяет детализацию данных, источников данных, сроков и частоту архивирования, цель архивирования системы и т. д.

Система управления коммуникациями

Обеспечивает работу коммуникационного слоя ERP-системы, в том числе такие функции этого слоя, как распределение процессов, баз данных, безопасность и т. д.

Прикладной программный интерфейс

Application Programming Interface (API) включает в себя стандартизованные интерфейсы для обмена данными между ERP и традиционными системами, с целью взаимодействия со специфическими приложениями, такими, как «Управление цепочками поставщиков» (Supply-Chain Management, SCM), «Управление отношениями с клиентами» (Customer Relationship Management, CRM), «Обмен электронными данными» (Electronic Data Interchange, EDI) и т. д., а также с системами управления проектами или научными и промышленными системами приложений. Эти интерфейсы могут работать как в пакетном, то есть асинхронном режиме, так и в синхронном режиме, например, с текущими операциями. Эти интерфейсы будут незаменимы, даже если ERP-система охватит все подразделения компании, расположенные в разных местах, кроме того, они необходимы для успешной работы таких технически изощренных процессов, как репликация данных, зеркальное отображение базы данных и т. д.

Система электронной документации

Позволяет использовать системную документацию в процессе работы, в частности, в контексте конкретной функциональности, что особенно важно. Также эта система позволяет отбирать подробную информацию по той или иной теме, запрашивать сведения по смежным темам и т. д.

Система печати документации

Служит для печати полных технических характеристик системы и структуры приложений. Кроме того, эта система позволяет обновлять документацию в зависимости от дополнений в функциональность или модернизации любой из вышеперечисленных систем.

Система управления электронным обучением, пособиями и демонстрациями

Обеспечивает электронное обучение работе с приложениями, тщательно, в полном объеме показывая как основные, так и дополнительные функции и возможности ERP-системы. Этот тренинг и демонстрация составляют основу курса обучения работе с системой. Имеется возможность измерить и оценить успехи пользователей в приобретении необходимых навыков.

Система автоматизации офиса

Поддерживает текстовые редакторы, форматирование документов, электронные таблицы и т. д. Система автоматизации офиса используется для записи аннотаций к системе или для управления проектами, создания шаблонов писем и т. д.

Система электронного документооборота

Эта система обеспечивает расширенные возможности коммуникации между ERP-системой и пользователем. Кроме того, предусмотрены прямые интерфейсы для взаимодействия с системой электронной почты, посредством которой персонал компании в процессе обработки информации получает сообщения о приближении заранее запланированных событий — таких, как создание заказов на закупку, напоминания о задолженностях, предупреждения о превышении кредита и т. д.

Эта система также обеспечивает рассылку необходимой почты сотрудникам и группам сотрудников, маршрутизацию почты в соответствии с последовательностью операций, рассылку необходимых напоминаний на разных этапах процесса работы, обработку запросов на права доступа, запросов на подтверждение и т. д.

Система складирования и анализа данных

Эта система обеспечивает отображение и перенос операционных данных из таблиц ERP в многомерные таблицы хранилища данных для анализа и других операций. Эта система включает в себя усовершенствованные инструменты для распознавания формата данных, а также для выявления сколько-нибудь значимой взаимосвязи между данными, полученными от разных подразделений организации.

Система управления внедрением проектов

Обеспечивает интегрированные возможности наблюдения, мониторинга и управления процессом внедрения ERP-системы. Эта система позволяет задавать рабочие шаги, определять отношения подчинения (зависимости) между различными частями системы, составлять график внедрения, оценивать необходимые усилия и затраты времени, прогресс, выполнение, тестирование и т. д.

 

Процесс принятия решения о приобретении ERP-системы

Этап оценки и отбора ERP-системы для внедрения в организации имеет огромное значение. Особого внимания требует оценка крайне сложных ERP-систем, таких, как SAP R/3, их функциональности и технологичности. При выборе ERP-системы необходимо найти тщательно сбалансированный компромисс между двумя противоречащими друг другу требованиями к ERP-системе — комплексностью и гибкостью, причем как на уровне функциональности, так на уровне технологии. Производственные компании работают по-разному, процесс производства может быть самым разнообразным, начиная с изготовления на заказ и заканчивая поточным производством. Поэтому в некоторых случаях, чтобы исключить возможность появления дефектов функциональности, компаниям стоит самим разработать то или иное приложение, а не покупать его.

В следующем разделе обсуждаются различные аспекты оценки ERP-систем. Непосредственному процессу выбора ERP-системы посвящена следующая глава.

Важные моменты оценки ERP-системы

Общие характеристики исследуемых ERP-систем:

• Исчерпывающая функциональность

• Простота использования

• Возможность внесения специфических изменений

• Контролируемость и надежность

• Простота установки

• Эффективность операций с системой

• Простота в управлении

• Открытая структура системы

• Открытые системные интерфейсы

• Свободный переход на евро

• Электронная документация и помощь в контексте любой ситуации

• Возможность модернизации и дополнения

• Технологии обучения работе с системой

• Требуемые навыки пользователей.

Список вопросов для оценки при выборе ERP

Процесс выбора подходящей ERP-системы заметно облегчается, если заранее заполнить подробные списки контрольных вопросов по всем основным пунктам оценки системы. Эти списки вопросов можно использовать для сбора нужной информации, которую затем следует проанализировать и руководствоваться результатами при выборе системы.

Таблицы 2.1 — 2.8 прилагаются для справочных целей:

• Вопросы, связанные с поставщиками ERP-систем, приведены в таблице 2.1.

• Вопросы, связанные непосредственно с продуктами ERP, приведены в таблице 2.2.

• Технические вопросы, затрагивающие ERP приведены в таблице 2.3.

• Вопросы по установке и работе с ERP приведены в таблице 2.4.

• Вопросы интеграции ERP и использования интерфейсов приведены в таблице 2.5.

• Вопросы техподдержки и обновления ERP приведены в таблице 2.6.

• Вопросы проверки и контроля ERP приведены в таблице 2.7.

• Вопросы ERP-стандартов и документации приведены в таблице 2.8.

Значение заголовков колонок в таблице приводится ниже:

• В наличии: указывает, что нужная функциональность полностью присутствует в стандартном варианте ERP-системы.

• Конфигурировать: указывает, что нужная функциональность недоступна в стандартном варианте системы, но может быть легко достигнута посредством конфигурации стандартного варианта ERP-системы.

• Модернизировать: указывает, что нужная функциональность запланирована в одном из будущих обновлений или в новой версии ERP-системы.

• Отдельно: указывает, что нужная функциональность недоступна, но ее можно получить, установив дополнительное программное обеспечение, интегрируемое с ERP-системами.

ТАБЛИЦА 2.1

Оценка ERP: поставщики систем

ТАБЛИЦА 2.2

Оценка ERP: вопросы о программном продукте

ТАБЛИЦА 2.3

Оценка ERP: технические вопросы

ТАБЛИЦА 2.4

Оценка ERP: вопросы инсталляции и работы с системой

ТАБЛИЦА 2.5

Оценка ERP: вопросы интеграции, интерфейсы

ТАБЛИЦА 2.6

Оценка ERP: вопросы модернизации и техподдержки

ТАБЛИЦА 2.7

Оценка ERP: вопросы аудита контроля

ТАБЛИЦА 2.8

Оценка ERP: стандарты и документация

Списки контрольных вопросов по функциональным требованиям к ERP

При оценке той или иной ERP-системы, необходимо провести анализ функциональных требований предприятия и сохранить эту информацию в виде списков для последующего рассмотрения. Такие списки удобно использовать при сравнении нескольких ERP-систем.

Для каждого функционального подразделения компании необходимо составить подробный список вопросов по функциональным требованиям. Вот примеры различных функциональных требований:

 Бухгалтерские функции:

Главная книга

Основные средства

Финансовая отчетность

Отчетность по движению денежной наличности

Себестоимость продукции

Анализ рентабельности

Система управления информацией

Анализ балансового отчета

Годовая финансовая отчетность

Примерный список требований к Главной книге показан в таблице 2.9.

 Функции работы с клиентами:

Основные данные по клиентам

Обработка заказов на покупку

Доставка заказов

Счета-фактуры по продажам

Подтверждения получения от клиентов

Проценты с дилерской деятельности

Прогнозирование продаж

 Функции работы с поставщиками:

Основные данные по поставщикам

Анализ поставщиков и материалов

Качество поставщика

Рейтинг поставщиков

Платежи поставщикам

Кредитный статус поставщиков

Отчеты по поставщикам

Книга поставщиков

 Функции работы с материалами:

Основные данные по материалам

Реквизиты закупок

Заказы на покупку

Позиции, которых нет на складе

Цены

Контроль качества

Книга закупок

Контроль инвентаризации

Инструменты и шаблоны

 Функции производства:

Основные данные по производству

Планирование требований к материалам

Планирование и расписание Рабочего центра

 Функции разработки:

Техническая спецификация материалов

Производственная спецификация материалов

ТАБЛИЦА 2.9

Функциональные требования в ERP-системе: Главная книга

 

Что необходимо учитывать при оценке ERP-системы

В этом разделе описываются различные ситуации, имеющие значение при оценке той или иной ERP-системы.

Функциональность и возможности ERP-продукта

При оценке поставляемых программных ERP-продуктов могут применяться те же критерии, что и при оценке качеств компании-поставщика. Критерии оценки продукта также включают в себя вопросы, представленные в таблице 2.2.

В отличие от традиционных компьютерных систем, которые при обработке операций предприятия ориентируются на данные, системы в масштабе всего предприятия делают акцент на процессы. Поэтому необходимо убедиться в том, что ERP-система способна конфигурировать, поддерживать и выполнять рабочие процессы в организации.

Поддержка стандартных процессов и лучших методов организации производственных работ

Компании с несколькими подразделениями и/или расположенные в нескольких значительно удаленных друг от друга офисах, развиваются по-разному; такое развитие может принимать индивидуальный характер и не вписываться в общий шаблон, охватывающий всю организацию. Система ERP обязательно должна иметь полную функциональность для интеграции этих укоренившихся отличий в операциях самостоятельных подразделений компании и предоставить лучшие в своем роде, готовые к использованию процессы, которые объединили бы различающиеся способы проведения деловых операций или процессов.

Стандартизация процессов, как правило, дает неоценимые преимущества для содержания системы, а также при проведении будущих модернизаций, обучении персонала, сопровождения и администрировании системы приложений ERP.

Система должна поддерживать настройку процессов

Такая функциональность обычно противоречит общей тенденции к стандартизации и внедрению общепринятых процессов. Но то, что выживание и успех компании зависят от ее способности поддерживать собственную индивидуальность, что ее продукция должна отличаться от продукции и услуг конкурентов, уже стало избитой, банальной фразой. Для укрепления своего профессионализма, для полного использования своих преимуществ компания не должна отказываться от тех процессов, которые составляют ее индивидуальность. Такие, коренным образом отличающиеся процессы

Следовательно, в дополнение к лучшим в своем роде процессам, ERP-система должна предоставлять базовую структуру и стратегию для интеграции специфических для данной компании (или даже для подразделения) процессов и функций. Как предлагается в главе 10 «Инициация проекта SAP», компания Должна рационализировать, стандартизовать, и, насколько возможно, использовать настройки процессов, доступные в системе SAP.

Необходимость в настройках может возникнуть по следующим причинам:

• Законы и правила, принятые в конкретной стране

• Законы и правила, принятые в конкретном регионе

• Требования к ведению дел, принятые в конкретной стране

• Стратегия и тактика бизнеса, принятая в конкретной компании

• Особенности ведения дел и операционные требования в разных подразделениях и разных офисах компании.

Поддержка исключительных процессов

Эти процессы также известны как особые ситуации или нестандартные процессы. Сценарии таких процессов в рамках организации могут возникнуть в результате особых или непредвиденных обстоятельств, возникающих в разные моменты времени. Система может воспринять такой сценарий как ошибку, или выполнить его после того, как пользователь идентифицирует этот процесс как исключительный. Например, почти каждая организация иногда вынуждена сделать исключение из правил, когда она выбирает поставщиков, или делает предложение потенциальному покупателю, поставляет продукцию задолжавшему, но верному клиенту, осуществляет просроченный платеж или частичный платеж по неподтвержденному счету-фактуре и т. д.

Исключительные процессы являются одним из главных объектов настроек в системе. Впрочем, как уже обсуждалось выше, решения по внесению изменений должны приниматься только после оценки возникающих в результате настройки сложностей по использованию, обучению, поддержанию данных и подчиненных процессов.

Надежность поставщика системы

Организация может остановить свой выбор на той или иной ERP-системе, основываясь на надежности программного продукта: этот вопрос рассматривается в следующем разделе. Однако, надежность компании-поставщика также имеет большое значение, потому что от нее зависит дальнейшая модернизация и развитие программных продуктов, что особенно важно в контексте стремительных перемен в технологии и требованиях рынка. Вопросы, касающиеся надежности компании-поставщика, приведены в таблице 2.1.

Архитектура и технология ERP

Система ERP должна внедряться с использованием новейших технологий, архитектуры и методологии. Поскольку технология продолжает динамично развиваться, особое значение приобретает архитектура системы, так как именно она позволяет модернизировать отдельные модули таких монолитных систем, как SAP, без остановки работы всей системы.

Трехслойная архитектура

Клиент-серверные вычисления дают огромные преимущества в отношении распределения нагрузки на систему, масштабирования и гибкости, необходимой для развития.

Трехслойная архитектура системы состоит из уровня презентаций, уровня приложений и уровня баз данных — и это оптимальная реализация режима клиент-сервер. Ниже приведены характеристики каждого уровня:

• Уровень презентаций управляет диалогом между конечным пользователем и каким-либо приложением, программой (см. следующий раздел «Графический интерфейс пользователя»).

• Уровень приложений осуществляет трансформацию данных, в чем, по сути, и заключается предназначение приложений.

• Уровень баз данных осуществляет хранение, обновление и предоставление данных с помощью программ, расположенных на уровне приложений. См. раздел «Принцип клиент-сервер» в главе 4.

Графический интерфейс пользователя

Возможно, покажется странным, что я рассуждаю о важности GUI, но ведь еще несколько лет назад стандартная функциональность такого интерфейса была недоступна, особенно для систем типа ERP, в которых акцент делался на гибкость, всеобъемлющую функциональность и возможность внесения изменений. Графический интерфейс пользователя позволяет системе приблизиться к пользователю, предоставив ему следующие возможности:

• Структурирование и размещение меню

• Облегчение движения курсора по экрану

• Навигация между разными экранами

• Предоставление справки (помощи) в контексте конкретной ситуации

• Вывод на экран сообщений о сбоях и ошибках.

Существует пять вариантов трехслойной архитектуры в сочетании с режимом «Клиент-Сервер»:

• Распределенное управление данными: данные разбиваются на две части — одна часть на терминале клиента, другая — на сервере.

• Удаленное управление данными: интерфейс пользователя и логические операции осуществляются приложениями на терминале пользователя, в то время как база данных находится на сервере. Это традиционная модель отношений «Клиент-Сервер».

• Дистрибуция внутреннего устройства программ: логические операции осуществляются приложениями и на терминале пользователя, и на сервере. Такой вариант больше всего подходит для распределенных предприятий.

• Удаленное представление: само приложение и база данных находятся на сервере, в то время как программы презентации работают на терминале пользователя.

• Распределенное представление: операции, связанные с представлением, осуществляются приложениями и на терминале пользователя, и на сервере; система управления представлением работает на терминале пользователя, а сервер программ представления распределен между сервером и клиентом.

Рис. 2.1. Типы архитектуры клиент-сервер.

На рис. 2.1 показано пять основных вариантов трехслойной архитектуры в сочетании с режимом «Клиент-Сервер». О слое GUI подробно рассказано в разделе «Архитектура SAP» главы 4. Системе SAP ближе последние два варианта.

С наступлением эры Интернета, необходимость в отдельном, независимом GUI-интерфейсе стала еще более очевидной и насущной.

Открытые системные интерфейсы и прикладные программные интерфейсы

Последние десять лет разработок в области информационных технологий показали важность открытости систем; это подразумевает, что системы, протоколы и интерфейсы не должны быть собственностью других разработчиков. Концепцию ERP-системы легко понять, но очень трудно реализовать. Разработка такого монолитного продукта за короткое время просто немыслима. Следовательно, интерфейсы и архитектура ERP-системы должны предусматривать возможность постепенного развития различных компонентов ERP-системы без негативных последствий для ее интегрированной функциональности.

Системы ERP должны обеспечивать возможность беспрепятственного взаимодействия с существующими на предприятии системами, а также со специализированными системами, такими, как SCM, CRM, Управление разработкой продуктов (Product Development Management, PDM), Автоматическая запись данных (Automatic Data Recording, ADR), сбор данных посредством штрих-кода, EDI, компьютерная телефония и т. д. Ни один поставщик систем не в силах создать набор программных продуктов, который включал бы в себя функциональности всех этих систем на основе одной фирменной системы.

Интернет-функциональность

Роль Интернета как главного средства взаимодействия и осуществления операций неуклонно возрастает, поэтому дизайн ERP-систем должен предусматривать не только возможность делового взаимодействия между компаниями, но и возможность персонализированного взаимодействия с конечными потребителями товаров и услуг. Архитектура ERP-системы должна обеспечивать возможность беспрепятственного переключения на Интернет-функциональность. Такая ERP-система, как SAP, обладает слоем пользовательского интерфейса, отделенным от других слоев, в которых протекает деловая деятельность компании (например, от слоя баз данных); такая система уже готова к тому, чтобы ее функциональность была доступна в рамках Интернет-браузера.

Внедрение и использование ERP

Так как все ERP-системы ориентированы на конечного пользователя, значительный акцент делается на легкость внедрения и использования системы, в особенности, на легкость управления и работы с системой для конечного пользователя.

Простота установки

Не стоит ожидать, что установка ERP-систем будет легкой, но в настоящее время все более популярной становится упорядоченная, основанная на различных меню инсталляция компонентов системы.

Что еще более важно, приложение, которое обеспечивает инсталляцию системы, должно успешно проводить этот процесс независимо от операционной системы, на основе которой проводится инсталляция, и независимо от других факторов (см. раздел «Установка SAP» в главе 11).

Простота конфигурации

После установки системы особое значение придается устройствам конфигурации, в соответствии с существующей или предполагаемой информационной инфраструктурой компании. Система должна предоставлять легкие для понимания пути и методы сбора подробной информации об IT-инфраструктуре, обусловленной спецификой компании. Основываясь на эмпирических или теоретических моделях, а также на информации, предоставленной на разных этапах, система должна обладать способностью предложить различные базовые значения (значения по умолчанию), которые определили бы конфигурацию установки системы для конкретной компании.

Простота операций

Система ERP должна предоставлять примерные процедуры и документацию для повседневных операций системы, а также обеспечивать автоматические процедуры создания резервных копий данных и восстановления данных в случае утраты или повреждения.

Простота управления пользователями

Так как ERP-система охватывает все предприятие и ориентируется на конечного пользователя, она должна обеспечивать полный контроль над правами доступа и профилями авторизации пользователей. В сравнении с традиционными информационными системами, количество и категории пользователей, работающих с ERP-системой, значительно изменились. Ранее пользование было ограничено системным персоналом или операторами по вводу данных, в то время как ERP-система ориентирована на конечных пользователей, осуществляющих все деловые операции и функции непосредственно в среде системы или с ее помощью.

Такая ERP-система должна предусматривать тщательно сбалансированные профили прав доступа, которые были бы ориентированы и на сотрудников, и на их функции, что необходимо в случае, если, к примеру, персонал работает по сменам, или меняется ролями.

Инвестиции и бюджет

Примерное соотношение всех расходов на внедрение SAP выглядит так:

• Компьютерное оборудование, инфраструктура х

• Лицензия SAP и другая программная инфраструктура х

• Проект внедрения SAP от 2 до 5 х

Примерное соотношение расходов непосредственно на Проект внедрения SAP:

Внешние консультанты 25%

Собственные консультанты 15%

Дорожные расходы и размещение 15%

Обучение 7%

Разное 3%

Непредвиденные обстоятельства 5%

Стоимость эксплуатации капитального оборудования, не связанная с собственно внедрением:

Ежегодные контракты на техподдержку 10%

Амортизация 20%

Инфраструктура ERP

Очень важный вопрос при внедрении ERP-системы — тип и мощность предполагаемого компьютерного оборудования, составляющего инфраструктуру системы — имеет большое значение для возможности проведения различных операций в масштабе всего предприятия.

Компьютерное оборудование

Это главная движущая сила, необходимая для функционирования ERP в масштабе всего предприятия. Природа ERP-систем требует либо монолитного сервера, либо совокупности серверов, каждый из которых специализировался бы на определенной части общей предполагаемой нагрузки на систему. Количество компьютеров в такой совокупности может соответствовать либо функциональным областям, либо количеству подразделений, которые система будет обслуживать. Размеры и мощность компьютеров в этой совокупности зависят от:

• Предполагаемой нагрузки на систему

• Количества терминалов, которые будут подключены к системе.

Системное программное обеспечение

Обычно решения по программному обеспечению принимаются одновременно с приобретением оборудования. Операционная среда системы должна обеспечивать независимость операций от сбоев, а также средства для автоматического создания резервных копий данных, репликаций и отображения данных в масштабе всей системы, а также средства автоматического восстановления утерянных или поврежденных данных.

Объединение в сети

Так как ERP-системы ориентированы на конечного пользователя, нагрузка на систему обычно предполагается значительная. Сеть должна обладать высокой пропускной способностью, чтобы не создавать помех работе, ведущейся с терминалов.

Сроки внедрения ERP

Время, необходимое для внедрения полного комплекта ERP-приложений в масштабе целого предприятия, всегда имеет большое значение. Для получения реальной отдачи, эта книга рекомендует организации осуществить внедрение ERP-системы по принципу «большого взрыва» (big-bang strategy), то есть одновременно внедрить все модули для поддержания всех деловых операций. Подробнее этот момент будет рассмотрен ниже. Рекомендуется внедрение следующих основных модулей: «Финансы и затраты» (Finance and Costing), «Управление материалами» (Materials Management), «Продажи и дистрибуция» (Sales and Distribution), «Планирование производства» (Production Planning), а также другие не менее важные модули — «Управление активами» (Assets Management), «Управление качеством» (Quality Management), «Обслуживание и ремонт» (Plant Maintenance), «Управление услугами» (Service Management), «Управление складами» (Warehouse Management) и пр.

Длительность ERP-проекта зависит от характеристик компании, в том числе от культурной, организационной и технической готовности, что обусловлено сложностью ERP-систем. Под культурной готовностью понимается видение предприятием своего будущего, и, в этом отношении, готовность к переменам. Организационная готовность подразумевает приверженность менеджеров своему делу, расширенные полномочия сотрудников, рационализированные практики и процедуры на предприятии, стандартизованные процессы и т. д. Техническая готовность подразумевает развитую инфраструктуру для компьютерного оборудования, коммуникации, обучение, справочные службы, автоматизацию офиса и т. д.

Причины технической изощренности ERP-продуктов кроются в необходимости удовлетворения требований масштабности одновременно с гибкостью и возможностью внесения специфических изменений для конкретных компаний. Перед внедрением ERP-системы очень важно иметь четкое представление о ее функциональности. В полностью интегрированной системе один неправильно настроенный процесс может непредсказуемым образом повлиять на работу других функций и привести к нежелательным последствиям. Такие последствия могут оставаться незамеченными вплоть до той стадии внедрения, когда начинается тщательное тестирование интеграции системы, или даже обнаружится только когда система уже будет в эксплуатации!

Именно поэтому усилия, направленные на обнаружение всех несоответствий между требуемой и реальной функциональностью системы, в сочетании с необходимостью конфигурации всех процессов интегрированной ERP-системы, становятся причиной того, что для внедрения требуется сравнительно больше времени.

 

Резюме

В этой главе я познакомил читателей с концепцией оценки и критериями для выбора подходящей ERP-системы. После оценки основных характеристик полноценной ERP-системы мы рассмотрели подробные списки вопросов, нацеленных на то, чтобы убедиться в технических и функциональных возможностях системы до непосредственного приобретения. В последних разделах главы я затронул некоторые аспекты ERP, имеющие принципиальное значение для любой системы, от которой требуется работа в масштабе всего предприятия.

 

Системы SAP для средних и малых предприятий

Большинство компаний, которые внедрят системы Планирования ресурсов предприятия (ERP) в новом тысячелетии, будут средними и малыми предприятиями. Средними и малыми предприятиями обычно считаются компании с оборотом от 200 миллионов долларов до 1 миллиарда долларов. Статьи бюджетов таких компаний, предназначенные на информационные технологии и их компьютерные ресурсы обычно весьма скромны. Ожидается, что именно такие компании смогут извлечь максимум преимуществ от внедрения ERP-систем. Одна из причин заключается в том, что эти компании не располагают достаточным опытом и постоянным профессиональным персоналом, чтобы своими силами разработать систему, охватывающую все предприятие.

Стремительные перемены на мировом рынке, а также способность реагировать на эти изменения оказали значительное влияние как на крупные компании, действующие на том или ином рынке, так и на средние и малые предприятия. Системы ERP обеспечивают базу для конкурентоспособности средних и малых предприятий, их соответствия стремительно меняющимся требованиям рынка, основу для успеха в следующих сферах:

• Улучшение отношений с клиентами и управление этими отношениями

• Сокращение времени циклов

• Улучшение качества

• Увеличение объемов продаж

• Увеличение прибыльности

• Сокращение сроков разработки новых продуктов и услуг

• Сокращение затрат труда на повседневные операции

• Усиление присутствия на рынке.

Внедрение ERP-системы на среднем и малом предприятии требует совершенно других знаний и навыков по сравнению с внедрением точно такой же системы на одной из корпораций-гигантов.

 

Процесс выбора ERP-системы

Целенаправленный выбор ERP-системы состоит в том, чтобы укрепить преимущества компании. Тщательный отбор наиболее приемлемой для данного предприятия системы очень важен, так как внедрение такой системы оказывает крайне благотворное влияние на общий уровень эффективности, результативности, перекрестной функциональности и сотрудничества в рамках всего предприятия.

Компания должна выбрать ERP-систему, основываясь на заранее определенных, заданных, согласованных критериях оценки систем. Процесс выбора должен проходить в соответствии с организационными принципами и политики компании вплоть до принятия окончательного решения.

Использование для этих целей списков контрольных вопросов оказалось очень полезным. В главе 2 «Оценка ERP-систем», уже обсуждались некоторые перечни контрольных вопросов. Списки вопросов должны дополняться или изменяться в зависимости от требований конкретной организации. Кроме того, в процессе обсуждения такие списки играют далеко не последнюю роль, так как они помогают сконцентрировать внимание на действительно важных вопросах. Далее в этой главе обсуждается роль математического подхода при сравнении ERP-систем.

Процесс выбора ERP-системы для предприятия включает в себя следующие этапы:

• Создание команды для выбора ERP-системы (подробнее см. в соответствующем разделе этой главы).

• Формулировка функциональных требований к предполагаемой системе, которая должна охватить все предприятие.

• Поиск и отбор подходящих ERP-систем.

• Подготовка подробных списков контрольных вопросов по различным классам характеристик и расположение их в порядке приоритетов; например, «необходимо», «очень желательно», «желательно», «необязательно, но желательно».

• Отбор тех доступных ERP-продуктов, которые больше всего соответствуют установленным требованиям по утвержденным критериям. Компания может также вступить в партнерские отношения с поставщиками, предоставив им списки контрольных вопросов.

• Оценка конечного списка ERP-продуктов с точки зрения требований, описанных в главе 2 «Оценка ERP».

• Отбор ERP-систем для демонстрации работы, встречи с поставщиками, проведения практических испытаний.

• Поручение поставщику проведения функционального и нагрузочного тестирования, непосредственное участие в тестах. Необходимо использовать одинаковые данные, которые предоставляются всем поставщикам для тестирования и последующего составления отчетов о результатах тестов.

• Сравнение и составление рейтинга различных ERP-систем на основе цифрового выражения обработанной, упорядоченной и проанализированной информации.

• Компиляция полученных из внешних источников рейтингов ERP-продуктов с результатами тестов, с учетом стоимости установки и эксплуатации ERP-системы, сроков, необходимых для внедрения системы, опыта и профессионализма компании-поставщика, а также рисков, связанных с внедрением каждой из ERP-систем.

• Подготовка отчета с рекомендациями для менеджеров.

Систематический подход, основанный на точной числовой оценке параметров, не только исключит возможность принятия ошибочного решения, но и сделает очевидными мотивы принятого решения. Отчет с рекомендациями предоставит ясный рейтинг ERP-продуктов и обоснования для такого рейтинга, а также доводы для принятия окончательного решения. На более поздних этапах внедрения, всем будет очевидно, почему выбор пал на эту, а не на другую ERP-систему. Такой подход позволит в любой момент времени проследить процесс принятия окончательного решения о внедрении конкретного ERP-продукта в компании.

 

Команда, ответственная за выбор

Внедрение таких всеобъемлющих систем, как SAP, может пройти успешно, только если все участники проекта мотивированы в своей работе. Все организаторы должны участвовать в принятии решения, а их мнения — учитываться во время планирования, организации, осуществления и управления внедрением ERP-системы для того, чтобы в дальнейшем обеспечить интерес к системе и вовлечение в работу с ней всего персонала организации. На предприятиях нового тысячелетия не должно быть ошибок, какие допускались при внедрении информационных систем в прошлом. Далее в этом разделе обсуждаются важнейшие составляющие команды, ответственной за выбор.

Функциональная команда

Функциональная команда — главная составляющая команды, ответственной за выбор. Она должна включать руководящих работников, осведомленных о деловых операциях компании, производственных технологиях, профессионализме компании и слабых местах в ее конкурентоспособности. Так как движущей силой проектов внедрения ERP-систем являются пользователи, то можно порекомендовать включить в отборочную команду представителей всех функциональных подразделений, которые впоследствии будут участвовать во внедрении системы. Желательно, чтобы все они имели опыт внедрения других, более ранних систем, таких, как Тотальный Контроль Качества (TQM), Реинжиниринг Бизнес-Процессов (BPR) и т. д.

Техническая команда

Члены этой команды должны иметь богатый опыт как минимум, в разработке и проектах по внедрению обычных приложений, а также разбираться в стандартных средах разработки и традиционных методологиях, используемых в жизненном цикле разработки программного обеспечения (SDLC). Они должны понимать основные причины использования ERP-системы, а также то, что движущей и направляющей силой являются функциональные пользователи.

Технологическая команда

Члены этой команды должны быть хорошо знакомы с последними достижениями в области компьютерного оборудования, сетей и систем, в особенности с вопросами мобильности, масштабирования и возможностей взаимодействия компьютерных сетей. Чтобы принять обоснованные решения по вопросам инфраструктуры для внедрения ERP-системы, они должны быть осведомлены о самых современных стандартах и протоколах передачи данных. В компетенцию этой команды также входит приблизительный прогноз нагрузки на систему и возможной реакции системы, вопросы совместимости, модернизации, сетевого трафика в локальных и глобальных сетях (LAN, WAN).

Члены технологической команды должны быть знакомы с системами архивации, резервного копирования и восстановления утраченных данных, а также ориентироваться в вопросах подготовки помещений, прокладки кабелей, установки и поддержки других устройств; отвечать остальным требованиям, необходимым для инсталляции ERP-системы.

Коммерческая команда

Члены этой команды должны иметь навыки ведения переговоров с поставщиками, составления и заключения контрактов, определения условий и сроков поставок, критериев акцептования и процедур утверждения; разбираться в вопросах гарантии качества, условий оплаты, условий лицензирования, в различиях версий и релизов, юридических тонкостях и налогообложении и т. д.

 

Сущность методологии выбора ERP-системы

Основа концепции ERP — автоматизация процессно-ориентированного предприятия, поэтому отбор процессов для внедрения на предприятии имеет большое значение. Команда, ответственная за отбор, примет решение в зависимости от того, насколько легко ERP-система может автоматизировать наиболее важные для предприятия процессы, и насколько гибкой будет система при внедрении других необходимых предприятию процессов.

Выбор процессов

Выбор процессов подразумевает систематическую компиляцию всех процессов и вариантов процессов, превалирующих на предприятии. Эти процессы могут принадлежать любому организационному уровню, не зависимо от того, компьютеризованы они или нет.

Составление карты процессов предприятия

Составление карты процессов предприятия подразумевает скрупулезное отслеживание и отбор процессов, наиболее важных для деловых операций компании. Это влечет за собой необходимость уточнения подробной информации о каждом процессе: название, назначение, ответственный за процесс сотрудник, описание процесса (в том числе описание типа исходных данных и результата процесса), качество и эффективность, подпроцессы, интерфейсы взаимодействия с другими функциями и системами, статус процесса (исключительный ли процесс), возможности для усовершенствования, анализ влияния предполагаемых сценариев и т. д. Скомпилированная карта процессов будет весьма полезной при подготовке функционального тестирования. Подробно составление карты процессов обсуждается в главе 6 «SAP и реинжиниринг предприятия».

Тестовые сценарии

Тестовые сценарии предоставляются поставщиком лицензионного продукта. Проводится тестирование тех процессов, которые считаются жизненно важными для деловых операций. В стандартной функциональности ERP-систем эти процессы не всегда поддаются конфигурированию.

Подход к работе с этими специально указанными процессами служит индикатором стабильности, объемности и гибкости ERP-систем. В ERP-системах могут быть следующие подходы к отслеживанию изменений в системе:

• Предусматривается включение нового процесса в стандартную функциональность системы.

• Предлагаются изменения для достижения этой функциональности и они соответствующим образом конфигурируются.

• Указывается, что эта функциональность будет предусмотрена в следующем запланированном релизе программного продукта.

• Предлагается установка дополнительных программных продуктов, произведенных другими фирмами, которые обеспечивают желаемую функциональность и сертифицированы как совместимые с устанавливаемой ERP-системой.

• Разрабатывается желаемая функциональность в ERP-системе в среде 3GL/4GL, которая использовалась при создании ERP-системы.

Системы ERP, которые поддерживают такие подходы, даже если их приходится вводить посредством переделок в системе, все-таки предпочтительнее других систем, где для получения той или иной функциональности приходится обращаться к компании-поставщику и ждать выпуска новой версии, или самостоятельно перепрограммировать систему для введения требуемой функциональности.

Нагрузочное тестирование

Эти тесты весьма схожи с функциональным тестированием, которому подвергаются традиционные системы. Такое тестирование подразумевает оценку ожидаемой нагрузки на систему в операционной среде и воспроизведение (симуляция) этих условий в тестовой среде с целью проверки, сможет ли система эффективно справиться с ожидаемой нагрузкой в условиях предлагаемой конфигурации. Это тестирование может также предусматривать оценку объемов данных, пропускной способности сетей LAN/WAN, а также оценку обслуживания центральными серверами интерактивных операций между серверами и терминалами. Для отчета о результатах тестов и характеристик работы системы, необходимо использовать общую для всех процессов шкалу оценки. Необходимые для оценки результаты можно получить, проведя полномасштабное тестирование либо на предприятии, либо в демонстрационном центре компании-поставщика.

 

Отчет о выборе ERP-системы

При составлении отчета о сравнении и выборе таких крупных, сложных, интегрированных систем, как ERP, провести сравнение функциональностей разных систем не так просто. Более того, участие сотрудников из разных функциональных подразделений компании в работе команды по выбору ERP также приводит к появлению самых различных мнений о каждом аспекте будущей системы.

Как упоминалось в разделе «Процесс выбора ERP», оптимальным решением будет максимально объективно зафиксировать все расхождения и варианты, затем оценить их по цифровой шкале. Математический подход — лучшее средство разрешения споров и выявления истинной ценности того или иного аспекта. Поскольку присвоенные значения — всего лишь сравнительные средства оценки по относительной шкале измерения, а не фактические данные, они помогают сконцентрировать обсуждение на полученных оценках точно определенных аспектов и моментов, связанных с выбором системы. Относительную шкалу и другие значимые факторы, ассоциированные с разными аспектами оценки систем, всегда можно переделать, пока они не удовлетворят всех или почти всех участников обсуждения. Окончательные выводы будут основываться на сумме многочисленных мелких согласований, достигнутых за все время обсуждения.

В следующем подразделе я рассмотрю математический подход к сравнению ERP-систем.

Сравнительная таблица ERP-систем

В таблице 3.1 представлен шаблон, который можно использовать при сравнении систем ERP. Команда по выбору ERP-системы может использовать этот шаблон в следующем порядке:

1. Подготовить список характеристик, которые, по общему мнению, имеют значение для будущей системы, с использованием информации, собранной в результате применения различных критериев оценки, как описано в главе 2.

2. Расположить характеристики в порядке убывания их важности, с согласия всех членов отборочной команды.

3. Принять решение, какие характеристики необходимы.

4. Принять решение, какие характеристики желательны.

5. Каждой из характеристик присвоить фактор важности по 10-балльной шкале — чем выше значение фактора, тем важнее данная характеристика для будущей системы. Характеристикам, признанным необходимыми, должен присваиваться фактор важности, близкий к 10. Примерная шкала оценки приведена ниже:

Жизненно важно = 10

Необходимо = 9

Крайне важно = 8

Очень важно = 7

Важно = 6

Имеет значение = 5

Требуется = 4

Весьма полезно = 3

Желательно = 2

Необязательно = 1

Решения по оценке той или иной характеристики должно приниматься с общего согласия.

6. Далее необходимо составить рейтинг различных ERP-систем по каждой из характеристик, по 5-балльной шкале, где 5 — отлично, 1 — неприемлемо. Хороший практический прием: определить, какая из систем лучше всего отвечает конкретной характеристике, и только этой системе присвоить 5 баллов относительно данной характеристики, а потом оценить оставшиеся системы:

Отлично = 5

Хорошо = 4

Посредственно = 3

Приемлемо = 2

Неприемлемо = 1

7. Поочередно подсчитать количество баллов, набранное каждой из систем по каждой из характеристик, умножив фактор важности характеристики (см. п. 5) на рейтинг системы в отношении этой характеристики:

Оценка = Фактор важности * Рейтинг

8. Подсчитать общее количество баллов для каждой ERP-системы.

Отчеты о функциональном и нагрузочном тестировании

Результаты функционального и нагрузочного тестирования можно включить как одну из характеристик при сравнении ERP-систем. Однако это стоит делать только в случае, если результаты тестов разных систем существенно отличаются.

Доклад с рекомендациями

Доклад с рекомендациями для менеджмента компании должен содержать сведения по следующим вопросам:

• Преимущества и недостатки выбранной ERP-системы на основе информации, собранной на основе критериев оценки, как описано выше в этой главе.

• Подробный профиль системы SAP R/3 представлен в следующей главе. По прочтении этой главы станет ясно, почему SAP R/3 опережает все остальные ERP-системы, представленные на рынке.

• Сравнительная таблица ERP-систем.

• Оценка стоимости внедрения ERP-системы и преимуществ, которые она даст. Эти выводы делаются на основе собранной в таблице 3.1. информации о затратах на оборудование, программное обеспечение, непосредственно на ERP-систему, создание сети, инсталляцию, обучение персонала, контракт на техподдержку, консультационные услуги при инсталляции, дорожные расходы, коммуникации и т. д.

• Расписание проекта внедрения, с указанием дат основных этапов. Обзор проекта внедрения для SAP R/3 подробно обсуждается в главе 5 «Цикл проекта внедрения SAP».

• Рекомендации для принятия решения.

 

Резюме

В этой главе обрисована методология выбора ERP-системы, которая максимально отвечала бы требованиям компании. Во второй части главы, я описал подготовку сравнительной таблицы ERP-систем и финального отчета с рекомендациями.

В следующих главах я расскажу о компании SAP AG и ее продукте — системе R/3, работающей по принципу «клиент-сервер». Я подробно рассмотрю архитектуру системы SAP R/3, ее структуру и дизайн, чтобы показать всю сложность и всеохватность этой системы. Главы 4–9 ясно показывают, почему SAP на протяжении последнего десятилетия остается лидером на рынке ERP-систем, а также предоставят доказательства моего предположения, что и в XXI веке SAP R/3 будет пользоваться самым большим спросом среди предприятий нового тысячелетия.

 

Компания SAP

Компания SAP является ведущим поставщиком стандартного программного обеспечения для бизнеса. На протяжении последнего десятилетия компания сообщала о ежегодном росте продаж и прибыли более 40 % в год. В 1998 году компания отчиталась об объемах продаж в размере 8,47 миллиардов долларов. Согласно отчетам компании, количество ее клиентов по всему миру превысило 10 000, для которых было произведено 19 000 установок системы с общим количеством пользователей более 300 000. С любой точки зрения, эти цифры впечатляют, прекрасно характеризуя дальновидность и доминирующую роль компании на стремительно развивающихся, благодаря появлению Интернета, рынках информационных технологий.

Феноменальный успех SAP стал возможен благодаря тому, что системы SAP при всей полноте охвата функций предприятия оставляют возможность конфигурации системы в соответствии с особыми потребностями заказчика. Организации предпочитают покупать такие готовые к использованию системы, как SAP, потому что эти программные продукты обладают необходимой гибкостью и могут быть настроены в соответствии с требованиями практически любой компании и любой отрасли. Системы SAP могут быть установлены на самом разнообразном компьютерном оборудовании (см. рис. 4.3), обеспечивая одинаково всеобъемлющую, интегрированную функциональность, а также гибкость при удовлетворении индивидуальных требований, обусловленных спецификой той или иной компании вне зависимости от особенностей технологий, задействованных в этой компании. Более того, SAP также внедряет процессно-ориентированный подход к работе предприятия.

Компания SAP предлагает два основных продукта: R/2 и R/3. Система R/2 используется на таких мейнфреймах, как IBM, Siemens и др. Система R/3, представляющая собой модификацию предыдущей системы, основанную на принципе «клиент-сервер», была представлена в 1992 году. Однако, благодаря значительным усовершенствованиям, предусмотренным в версиях 3.0 и 3.1, эта система стала флагманом среди продуктов компании SAP, обеспечивая ей львиную долю годовой прибыли. Схема системы SAP R/3 представлена на рисунке 4.1.

Далее в этой книге под термином «SAP» я буду подразумевать и компанию SAP и ее продукты — системы R/2 и R/3. Надеюсь, что это не приведет к путанице, поскольку значение слова всегда будет понятно из контекста. Также, кроме специально оговоренных случаев, под «продуктом SAP» будет подразумеваться система R/3, построенная по принципу «клиент-сервер».

Рис. 4.1.Строение SAP.

 

История SAP

Краткая хронология истории компании SAP AG выглядит так:

 1972 г. Пятеро системных аналитиков покидают компанию IBM и основывают Systemanalyse and Programmentwicklung («Системный анализ и разработка программ») в г. Маннхейм. Новая компания разрабатывает и представляет систему для ведения бухгалтерского и финансового учета, которая использует данные в режиме реального времени в масштабе интегрированного предприятия. Концепция системы основывалась на общности функциональных требований различных предприятий в пределах одной отрасли, выбранной создателями системы.

• 1973 г. Компания SAP представляет Систему «Управления материалами» (Material Management), вслед за которой появляются модули «Закупки» (Purchasing), «Управление запасами» (Inventory Management) и «Выписка счетов-фактур» (Invoice Verification). В соответствии с философией компании, модуль ММ напрямую, в режиме реального времени обменивается данными с модулем FI (Finance), что дает неоспоримые преимущества в работе.

• 1977 г. Компания получает новое название Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung («Системы, Приложения, Продукты для Обработки Данных») и из Маннхейма переезжает в новую штаб-квартиру в г. Валльдорф, где и располагается по сей день.

Компания SAP представляет модуль «Учет Активов» (Assets Accounting). У компании SAP появляются первые иностранные клиенты из Австрии. Компания SAP разрабатывает французскую версию бухгалтерского модуля. С этого времени интернациональность продуктов SAP становится отличительным признаком компании.

• 1978 г. Компания SAP представляет свою первую систему, охватывающую все предприятие, а именно R/2, работающую на мейнфреймах. Компания SAP разрабатывает модуль «Расчет затрат» (Cost Accounting).

• 1980 г. Продукты SAP занимают 50-е место в списке 100 лучших продуктов Германии.

• 1984 г. Компания SAP получает первого покупателя системы планирования и контроля производства. Начинается работа над созданием модулей «Управление персоналом» (Personnel Management) и «Обслуживание и ремонт» (Plant Maintenance).

• 1985 г. Компания SAP представлена в большинстве европейских стран и начинает наступление на рынки за пределами Европы, в частности, в Канаде, США, ЮАР и Кувейте.

• 1986 г. Компания SAP впервые представляет свой продукт R/2 на крупнейшей международной выставке информационных технологий «СеВIТ».

• 1987 г. Компания IBM объявляет о создании Системной архитектуры прикладных программ (Systems Application Architecture, SAA), которая представляет собой концепцию трехслойной структуры программных приложений, что влечет за собой возможность создания приложений, независящих от типа платформы, на которую они устанавливаются. С этого времени графические интерфейсы пользователя (GUI) выходят на первый план, в то время как стандартные системы управления базами данных (DBMS) отходят на второй план. В целом это соответствует эталонной модели открытых компьютерных сетей OSI Reference (Open Systems Interconnection Reference), появившейся в начале 1980-х годов.

Компания SAP принимает решение о разработке всех приложений для бизнеса в среде АВАР/4, хотя рабочая среда остается в языке С (Си).

• 1988 г. Компания SAP становится корпорацией, акции которой доступны широкой публике.

SAP открывает международный учебный центр в г. Валльдорф.

• 1989 г. Компания SAP представляет систему приложений R/3 на конференции CeBIT в г. Ганновер и организует первую конференцию SAPPHIRE в США.

 1992 г. Годовая прибыль SAP достигает 831 миллиона немецких марок, половина прибыли получена за пределами Германии. Система R/2 становится доступной во всем мире на 14 языках, включая русский.

Компания SAP представляет систему R/3, для платформы UNIX, работающую по принципу «клиент-сервер» в масштабе всего предприятия. Это важнейшее в истории компании событие приводит к взрывному росту прибылей.

 1993 г. Компании SAP и Microsoft (MS) начинают совместную работу по интеграции таких PC-ориентированных продуктов Microsoft, как Word, Excel, Project, Access с бизнес-приложениями, выпускаемыми компанией SAP. Компании SAP и MS адаптируют систему R/3 к среде Windows NT. Система SAP R/3 становится доступной на платформе Windows NT. Компания SAP America основывает центр по программным разработкам в г. Фостер Сити, в Силиконовой долине в США. Компания SAP представляет версию «Kanji» системы R/3.

 1994 г. Количество покупателей системы SAP R/3 достигает 1000. Разработка SAP R/3 получает сертификат ISO 9000.

Релиз 2.2 системы SAP R/3 содержит значительные усовершенствования в области логистики.

 1995 г. Количество пользователей системы SAP R/2 достигает 2000, пользователей системы R/3 во всем мире — 4000.

Компания SAP выпускает релиз 3.0 системы R/3, который знаменует настоящий прорыв в области функциональности, особенно в модуле «Планирование Производства» (Production Planning).

Компания SAP делает возможной установку системы R/3 на широко распространенной платформе IBM AS/400.

Компания SAP объявляет о создании вертикальных решений для обрабатывающей промышленности (в том числе, химической, фармацевтической, пищевой отраслей).

Компания SAP представляет решение Application Link Enabling (ALE), которое позволяет поддерживать связи между приложениями, работающими на различных компьютерах. ALE позволяет системам SAP развить ключевую стратегию компании — интеграцию в среде «клиент-сервер», возможную благодаря асинхронной связи между приложениями, распределенными по разным компьютерам, но тем не менее интегрированными посредством обмена сообщениями.

Для облегчения установки систем Компания SAP представляет полноценную среду внедрения, состоящую из Справочной модели R/3 (Reference Model), Бизнес-Навигатора R/3 (Business Navigator), Модели процедур (Procedure Model) и Руководства по внедрению (Implementation Guide). Компания SAP открывает центр сервиса и техподдержки в г. Валльдорф.

 1996 г. Компания SAP представляет структурную архитектуру с целью создания для пользователей возможности более быстрого и простого добавления функциональности в систему. В результате этого система становится более гибкой и открытой.

Компания SAP представляет приложения, работающие в сети Интернет. Компания SAP представляет методологию «Accelerated SAP» для ускорения процесса внедрения. Эта методология создана на основе опыта, накопленного за время тысяч установок систем SAP.

Компания SAP становится поставщиком номер один в области создания комплексных систем для производств.

 1997 г. Компания SAP приобретает до 750 новых клиентов в месяц. Компания SAP представляет TeamSAP.

Компания Motorola внедряет модуль SAP HR «Человеческие ресурсы» на 25 тысяч пользователей.

 1998 г. Компания SAP выпускает карты решений (SAP Solution maps) для девятнадцати отраслей.

Компания SAP выпускает SAP R/3 релиз 4.0

Компания SAP представляет программу EnjoySAP, нацеленную на облегчение изучения и понимания систем SAP, настройку системы под индивидуальные требования и удобную работу с системой в целом. Компания SAP объявляет о создании таких новых направлений, как SAP Customer Relationship Management (CRM), SAP Business Intelligence (BI), SAP Supply Chain Management (SCM), SAP Advanced Planner and Optimizer (APO), Management Cockpit, SAP Strategic Enterprise Management (SEM), SAP Business Information Warehouse (BW) и EnjoySAP.

 1999 г. Компания SAP в сети Интернет создает сайт mySAP.com, который расширяет возможности системы SAP.

Компания SAP представляет программу партнерства для внедрения приложений и оказания и услуг по аутсорсингу.

Компания SAP делает возможной приобретение лицензий на отдельные модули, в соответствии с текущими потребностями.

Примечательно, что с самого начала разработки SAP были нацелены на создание систем, работающих в масштабе всего предприятия, и интеграцию всех бизнес-процессов предприятия. Такая интеграция стала результатом обработки данных в режиме реального времени, вместо принципа пакетной обработки данных, доминировавшего в то время в этой области. Кроме того, достаточно быстро была принята модель многослойной архитектуры в качестве основного принципа построения, что позволило достичь гибкости и открытости систем.

На всех этапах своей истории компания SAP принимала ключевые решения, включая только что появлявшиеся идеи и технологии в стратегию развития своих продуктов, еще до того, как эффективность этих концепций подтверждалась на рынке информационных технологий. С самого начала было принято решение о создании централизованной базы данных, охватывающей все предприятие, и обновлении этой базы данных в режиме реального времени, несмотря на то, что преобладавшая в то время инфраструктура, ориентированная на мейнфреймы, плохо подходила для такой системной архитектуры.

Разработчики SAP быстро освоили философию Архитектуры Системных Приложений (SAA), которая являлась развитием модели OSI Reference для открытых компьютерных сетей, эта философия стала основным принципом, благодаря которому удалось обеспечить открытость и внутреннюю гибкость программных продуктов. Кроме того, они сразу поняли важность графического интерфейса пользователя, как главного элемента любого рода взаимодействия между системой и пользователем, поняли задолго до того, как компьютерное оборудование и программное обеспечение сделали возможным внедрение графических интерфейсов без значительного ущерба для крайне важной характеристики масштабируемости системы в зависимости от количества пользователей. Принцип интернациональности и такие связанные с ним вопросы, как поддержка мультивалютности, всегда стояли на повестке дня при разработке и усовершенствовании программных продуктов SAP. С самых ранних версий в основу архитектуры систем SAP была заложена поддержка многоязычности.

 

Значение SAP R/3

В оставшейся части этой главы я опишу выдающиеся свойства и преимущества системы SAP R/3 как ERP-системы. Хотя это и не было предметом обсуждения в главе 2 «Оценка ERP» и главе 3 «Выбор ERP», после тщательной оценки и выбора ERP-системы станет ясно, что по всем критериям системы SAP превосходят все остальные программные продукты на рынке информационных технологий. В этой главе описываются наиболее значимые характеристики системы SAP R/3, а также сопутствующих услуг, предоставляемых SAP. Некоторые аспекты, такие, как легкость запросов, удобства отчетности, электронная справка, документация, обучение и т. д. описываются в следующих главах книги. Передача необходимых навыков и знаний персоналу заказчика, вовлеченному в проект внедрения SAP, а также средства такой передачи — исчерпывающие учебные пособия, программы и сертификация, обсуждаются в главе 5 в разделе «Управление проектом».

Принцип «Клиент-сервер»

Принцип обработки данных, известный как «Клиент-сервер», подразумевает разделение нагрузки между несколькими синхронными или асинхронными программами, работающими совместно на одном или нескольких компьютерах. За последнее десятилетие такая архитектура стала очень популярной по причине значительной гибкости, которую обеспечивает этот подход к обработке данных. Приложения могут устанавливаться, конфигурироваться и функционировать на одном центральном компьютере, или распределяться среди нескольких компьютеров, в зависимости от типа приложений и испытываемой нагрузки. Более того, по мере изменений нагрузки и требований к обработке данных, соответствующие системы можно избирательно модернизировать. Такой подход к работе системы ведет к значительному улучшению характеристик эффективности при незначительности затрат и сохранении ранее инвестированных в компьютерное оборудование средств.

В системе SAP R/3 принцип «клиент-сервер» служит основой совместной работы несопоставимых компонентов программного обеспечения, существующих в рамках централизованной либо распределенной конфигурации на образующих сеть серверах. Обмен информацией между серверами может происходить как с помощью синхронной коммуникации от программы к программе, так и посредством асинхронного обмена сообщениями, или с помощью дистанционного использования SQL. Эти несопоставимые компоненты могут иметь своим назначением графическое представление, работу с приложениями или даже сохранение данных. Для индивидуальных областей работы также могут устанавливаться специальные серверы приложений. Назначение раздельных серверов позволяет сбалансировать нагрузку, но и провести конфигурацию отдельного сервера в соответствии с выполняемыми им функциями. Таким образом, достигается не только повышение пропускной способности системы и оперативности ее реакции, но и оптимизация затрат.

Трехслойная архитектура «клиент-сервер», для которой характерно распределение уровня презентации, уровня приложений и уровня базы данных среди различных компьютеров, в действительности представляет собой абсолютно жизнеспособную основу систем «клиент-сервер», работающих в масштабе всего предприятия. Впрочем, для таких интегрированных систем, как SAP R/3, реальным достижением становится успешное внедрение многоуровневой концепции «клиент-сервер» без потерь в интеграции данных и процессов в масштабе всей системы.

Всеобъемлющая функциональность

Система SAP R/3 включает в себя все бизнес-процессы нескольких отраслей промышленности и видов бизнеса. Организации могут использовать дробные операции дискретного или непрерывного характера, или оба типа одновременно.

В отраслях, для которых нехарактерно непрерывное производство, компании могут пользоваться операциями, основанными на размере партии товара, производственном цикле и т. д. Организации, работающие на рынке услуг, например, в области банковского дела и финансов (которых существует немало), нуждаются в унифицированной системе, охватывающей все несопоставимые виды деловой активности и позволяющей непрерывно управлять ими. Очевидно, что компании, ведущие дела в весьма отличающихся областях и разбросанные по всему земному шару, могут столкнуться со значительными трудностями в каждодневном управлении деловыми операциями, если на местах используются разные, несовместимые и не интегрированные системы.

Модули приложений системы

Стандартные модули приложений SAP обеспечивают функциональность, общепринятую и использующуюся в широком спектре отраслей. Эту функциональность можно примерно разделить на три основные группы: финансы, логистика и кадры. Финансовый блок SAP включает в себя такие модули, как «финансовая отчетность» (Financial Accounting), «Контроллинг» (Controlling), «Управление активами» (Assets Management), «Управление инвестициями» (Investment Management) и «Касса» (Treasury). Логистика SAP включает в себя такие крупные модули, как «Управление материалами» (Materials Management), «Планирование производства» (Production Planning), «Управление качеством» (Quality Management), «Обслуживание и ремонт» (Plant Maintenance), «Система проектов» (Project System), «Продажи и дистрибуция» (Sales and Distribution), «Управление услугами» (Service Management), «Управление складами» (Warehouse Management) и т. д. Кадровые модули SAP включают в себя «Планирование и развитие персонала» (Personnel Planning and Development), «Администрирование персонала» (Personnel Administration) и «Расчет заработной платы» (Payroll Accounting). Подробнее эти модули мы рассмотрим в главе 7 «Программный пакет SAP R/3».

Межфункциональные модули

Межфункциональные модули (Cross-application modules, СА), как и предполагает их название, не привязаны к каким-либо из упомянутых модулей, но при этом участвуют в самых различных аспектах работы системы во всем ее объеме. В число таких важных модулей входят:

• Модуль SAPOffice обеспечивает работу почты и интерфейсов в пределах системы SAP

• Модуль SAP Business Workflow обеспечивает функциональность потока операций, а также интерфейсы с системой SAP

• Модуль SAP Business Information Warehouse обеспечивает функциональность хранилища данных и взаимодействует с базой данных SAP через программный интерфейс

• Модуль SAP ArchiveLink обеспечивает архивирование данных из базы данных согласно требованиям.

Модуль SAP Business Engineer тоже считается межфункциональным модулем. Среди других модулей этого типа — «Сбор данных по заводу» (Plant Data Collection, PDC), «Системы контроля процессов» (Process Control Systems, PCS), интерфейсы IDoc для EDI, Application Link Enabling (ALE), интерфейсы автоматизированного проектирования CAD, «Системы управления документами» (Document Management Systems) так далее. Подробнее мы обсудим эти моду, ли в главе 19, «Усовершенствования и интерфейсы SAP».

Отраслевые решения

Существуют специфические требования, характерные для работающих в той или иной отрасли компаний. Система SAP предоставляет обширную совокупность специальных отраслевых вертикальных решений (Industry Solutions, IS), которые отвечают особым требованиям отрасли и прилагаются к основной системе R/3. Например, нефтегазовая компания может внедрить сочетание SAP R/3 и IS-Нефть, получив систему, которая удовлетворяет всем стандартным и специальным отраслевым требованиям. При разработке и усовершенствовании отраслевых решений компания SAP поддерживает партнерские отношения с консалтинговыми кампаниями, другими разработчиками программного обеспечения и со своими клиентами посредством отраслевых центров экспертизы (Established Industry Centers of Expertise, ICOE).

Компания SAP располагает решениями для множества отраслей промышленности, среди которых: нефтегазовая отрасль, химическое и фармацевтическое производство, торговля, здравоохранение, телекоммуникации, коммунальное хозяйство, проектирование и строительство, банковское дело и страхование, средства массовой информации, электроника и высокие технологии, государственный сектор и т. д. (см. разделы «Отраслевые решения» и «Карты решений SAP» в главе 9).

Возможность настроек

SAP обеспечивают всеобъемлющую функциональность, но ее реальное качество становится очевидным, когда у компании возникает необходимость быстро настроить систему в соответствии с требованиями. В SAP предусмотрены инструменты, с помощью которых компания может перекроить систему посредством конфигурации параметров во время установки системы.

Модуль SAP Business Engineer представляет собой полноценную среду для быстрого и эффективного анализа, дизайна и конфигурирования персональных бизнес-процессов. Здесь представлены 800 лучших деловых практик и сценариев, которые уже много раз упоминались в данной книге. Модуль Business Engineer предусматривает различные модели процессов и подходы к ним, причем в различной форме (в том числе, и в форме графического представления) для облегчения выбора нужных процессов. Выбор процессов автоматически встроен в соответствующее Руководство по внедрению (Implementation Guide, IMG), с помощью которого последовательно конфигурируется и настраивается система.

В разделе «Что такое ERP?» главы 1 упоминается среда разработки приложений, которая в системах SAP называется Business Engineering Workbench и функционирует как полноценное приложение, в состав которого входят:

• Справочная Модель R/3. Является частью хранилища данных R/3 и включает в себя следующие понятия: функция, процесс, поток информации, передача информации, организация, распределение, данные.

• Бизнес-Навигатор R/2.

• Анализатор R/3. Использует Справочную модель и матрицы выбора процессов для записи и анализа требований с целью нахождения оптимального решения.

• Модель процедур (в настоящее время вытеснена Методологией «Accelerated SAP», специально предназначенной для средних и малых предприятий). Обеспечивает методологию и технологию управления проектами внедрения SAP. Эта модель задает последовательность действий на различных этапах проекта. Каждое из этих действий может быть выполнено через интерфейс Руководства по внедрению.

• Руководство по внедрению (IMG).

• Модель Компании — полное внедрение SAP для модели компании «Международные Демонстрационные и Обучающие Системы» (International Demo and Education System, IDES), которая используется, главным образом, для демонстрации технологий и возможностей SAP, тестирования взятых из реальной практики сценариев, а также для обучения пользователей работе с системой.

Эти компоненты обсуждаются в разделе «Среда внедрения» главы 5 и разделе «Руководство по внедрению» главы 12.

Модификации функциональности не меняют систему SAP как таковую; SAP также обеспечивает модернизацию программы благодаря пользовательским наработкам с использованием АВАР/4 Development Workbench.

Лучшие практики

Система SAP включает в себя хранилище 800 лучших в своем роде практик, которые доступны для ознакомления и использования. Эти практики собирались компанией SAP на протяжении нескольких лет в процессе разработки хранилища R/3 с целью удовлетворения требований нескольких отраслей. Ценность этой библиотеки процессов можно понять по тому факту, что одно время компания SAP серьезно занималась внедрением упрощенных версий R/3, предназначенных для средних и малых предприятий. Однако работу над этой версией, которая называлась R/3 Lite, пришлось прекратить после того, как стало ясно, что требования малых и средних предприятий практически идентичны требованием больших корпораций. Более того, успех компании, не в последней степени обеспеченный внедрением SAP, может привести к быстрому росту малого или среднего предприятия и расширению его Деловой активности, что, в свою очередь, может потребовать усовершенствования функциональности, доступной лишь в полновесной версии системы R/3.

Интегрированность и операции в реальном времени

Система SAP обеспечивает интеграцию всех модулей в режиме реального времени благодаря своей единой, централизованной базе данных и стратегии немедленного обновления, которая затрагивает одновременно все логически взаимосвязанные процессы и модули. Это позволяет компании оперативно, без промедления, реагировать на стремительные Все решения, проекты и планы, основанные на информации, полученной в режиме реального времени, всегда наиболее точны и аккуратны, к тому же в режиме реального времени в них можно вносить дальнейшие изменения и уточнения.

Архитектура SAP

На рис. 4.2 представлены компоненты SAP как с точки зрения функциональности, так и инфраструктуры. С функциональной точки зрения самый верхний уровень — это уровень презентации, он состоит из графического интерфейса пользователя (GUI). Средний уровень — это уровень приложений, в котором протекает работа самих приложений, кроме того, по сути, это совокупность программных средств (middleware), обобщенно называемая Базис, от которой зависит интеграция всех приложений. Эта система включает в себя такие компоненты, как Рабочее место разработчика АВАР/4 (Development Workbench), инструменты администрирования системы и управления системой, системы авторизации и безопасности, а также общие для всех приложений компоненты. Нижний уровень состоит из сети, базы данных и операционной системы.

Рис. 4.2. Архитектура SAP.

Так как клиент-сервер — это, главным образом, концепция управления программным обеспечением, мы можем легко обрисовать функциональность сточки зрения трехслойной архитектуры внедрения SAP, когда компьютеры делятся на три функциональные группы, для обслуживания функций презентаций, приложений и баз данных соответственно. Система R/3 также допускает распределение функций уровней презентаций и приложений или приложений среди множества компьютеров. Обмен информацией между уровнями осуществляется с помощью стандартных протоколов, таких, как CPI–C или TCP/IP.

Уровень интерфейсов обеспечивает работу следующих служб: SAPGUI, SAPLOGON и SAP Session Manager. Уровень приложений обеспечивает работу таких компонентов, как: «Финансы» (Financials), «Логистика» (Logistics) и «Человеческие ресурсы» (Human Resources). Middleware-слой в рамках уровня приложений обеспечивает диалог, обновление базы данных, управление полномочиями, обмен сообщениями, доступ и обмен данными.

Уровень базы данных работает с SQL-сервисами. Уровень приложений подробно описан в главе 9 «Модули приложений SAP R/3», слой Middleware описывается в главе 7 «Основы администрирования SAP» и в главе 8 «АВАР для разработок настроек».

Масштабируемость

С технической точки зрения легко понять принцип масштабируемости SAP. Многослойная архитектура «клиент-сервер» позволяет системе SAP без затруднений масштабировать операции с конфигурации для нескольких сотен пользователей на конфигурацию для нескольких тысяч пользователей. В некоторых случаях такая необходимость может возникнуть в результате внедрения новых модулей SAP или других систем, совместимых с SAP.

Впрочем, SAP обеспечивает масштабируемость и с точки зрения бизнеса, когда среднее или малое предприятие может начать использовать лишь небольшой набор функциональностей, предусмотренных в системе SAP. В результате успешной работы компания может быстро вырасти и расшириться в смысле размера, типа и сложности деловых операций. Система SAP способна соответствовать темпам развития структуры и изменениям самой сущности компании, путем добавления функциональности в зависимости от изменения масштаба и вида деловой активности компании. В этом принципе «конфигурации по желанию» и состоит стратегия SAP, нацеленная на средние и малые предприятия.

Графический интерфейс пользователя (GUI)

SAPGUI — это стандартный графический интерфейс пользователя системы R/3. Принцип работы и определения компонентов SAPGUI не связан с системой представления, именно поэтому пользовательские интерфейсы SAP выглядят и Функционируют одинаково, вне зависимости от программ представления, использованных для той или иной инсталляции. Графические системы могут базироваться на любой платформе, в том числе MS Windows, OS/2 Presentation Manager, OSF/Motif и Apple Macintosh. Интерфейс SAPGUI включает в себя все графические возможности современных интерфейсов Windows — меню, панели задач, кнопки, переключатели, электронную справку, заданные списки значений полей и т. д.

Более того, система SAP не производит обмен полными графическими изображениями экранов между своими приложениями, поэтому объем циркулирующих данных минимален и при однократной передаче обычно не превышает 1 — 2 Kb. В результате нагрузка на сеть значительно снижается, что вносит значительный вклад в возможности масштабирования систем SAP.

Интернациональность

Как я уже упоминал в разделе 4.1 «История SAP», компания SAP всегда считала частью своей основной стратегии поддержку иностранных языков, а также решение вопросов, связанных с валютой, налогообложением, законодательством разных стран, их правилами импорта и экспорта в рамках систем SAP. Описанное выше внутреннее устройство методов представления также позволило сделать многоязычность неотъемлемой частью систем. Текст, появляющийся на экране, хранится в различных языковых вариантах и представление осуществляется непосредственно в момент показа текста в прямой зависимости от того, какой язык выбрал пользователь при входе в систему.

Компания SAP также предоставляет программы для разработки и усовершенствования функциональностей, обусловленных спецификой разных стран мира. По мере того, как все большее количество компаний начинает операции в самых разных точках земного шара, функциональности, обусловленные спецификой той или иной страны, становятся жизненно важными для достижения преимуществ, которые дает внедрение таких глобальных решений, как SAP R/3.

Репозиторий R/3

Как упоминалось в разделе «Анатомия ERP-системы» главы 2, Хранилище R/3 — это область данных, которая обеспечивает доступ ко всем типам разрабатываемых объектов системы SAP и концентрирует всю информацию о них. Такие объекты включают в себя модели данных и процессов, словарь АВАР/4, функциональные библиотеки, пользовательские расширения, объекты Рабочего места разработчика и т. д. Информационная система хранилища также предусматривает средство для предоставления исчерпывающей перекрестной справки в любой момент работы с любым из объектов.

Всеобъемлющая среда разработки приложений

Система SAP включает в себя централизованную интегрированную среду разработки с полным набором функций для пользовательской разработки, настройки и усовершенствования стандартной функциональности SAP.

Рабочее место разработчика АВАР/4

Усовершенствованный язык программирования бизнес-приложений Advanced Business Applications Programming (АВАР/4) — это полноценный 4GL для пользовательских разработок в среде SAP R/3. АРМ разработчика АВАР/4 предоставляет все необходимые средства, инструменты и подсказки для дизайна, разработки и тестирования содержащихся в приложениях таблиц данных, а также экранов, программ, запросов, отчетов и т. д. Словарь данных АВАР/4 — это сердце Рабочего места разработчика, в нем хранятся описания структур таблиц, которые повсеместно используются в системе. Это главное хранилище метаданных описано в разделе «Анатомия ERP-системы» в главе 2.

Дополнительно АРМ разработчика имеет хранилище объектов, в котором содержатся все объекты, находящиеся в стадии разработки — программы, динамические программы, документация и т. д. Это позволяет напрямую контролировать текущую разработку и тестирование программ. После того, как разработка завершена, активируется другой компонент — панель управления, который обеспечивает внедрение новых разработок или настроек в продуктивную систему или в другие системы SAP. Панель управления также предоставляет средства версионного контроля.

Открытая архитектура

Системы SAP обеспечивают мобильность и взаимодействие приложений, Данных и интерфейсов в масштабе компьютерной сети, потому что в этих системах используются международные стандарты и определения интерфейсов, сервисов и форматов данных.

Открытый характер архитектуры SAP обеспечивает гибкость системы, позволяющую работать одновременно с разными функциями и решениями на всех Уровнях, включающих:

Уровень графического интерфейса.

Уровень рабочей станции.

Уровень приложений.

Уровень баз данных.

Уровень внешних интерфейсов.

Уровень протоколов передачи данных.

Уровень оборудования и операционных систем.

На рис. 4.3 представлены различные платформы, которые поддерживает SAP.

Рис. 4.3. Платформы, которые поддерживает SAP R/3.

Мобильность

Система R/3 может использоваться на основе самых различных платформ. Независимость системы от платформы позволяет использовать разное оборудование и операционные системы для серверов представления, приложений и баз данных. Это дает огромные преимущества в том, что касается эффективности работы системы и затрат на ее поддержание. Именно поэтому установленные ранее системы всегда могут быть усилены новейшими разработками в области инфраструктуры (компьютерное оборудование, операционные системы, системы управления базами данных и т. д.) без перерывов в текущей работе системы. Благодаря архитектуре «клиент-сервер» R/3 также может работать на много-процессорных системах.

Возможность взаимодействия сетей

Открытые системные интерфейсы позволяют осуществить интеграцию SAP с другими приложениями с помощью ранее упоминавшихся стандартных интерфейсов — таких, как Object Linking Enabling (OLE) и Remote Function Call (RFC). Кроме того, система R/3 соответствует следующим международным стандартам:

• CPI–C для обмена данными между программами на разных компьютерах

• SQL и ODBC для доступа к базам данных

• TCP/IP сетевой протокол передачи данных

• RFC для высокотехнологичных интерфейсов программирования

• OLE/DDE и RFC для интеграции с приложениями на основе PC

• х.400/ х.500 как открытый интерфейс электронной почты

• Протокол EEDIFACT EDI для обмена структурными бизнес-данными на уровне приложений

• ALE для интеграции децентрализованных приложений на разных компьютерах в режиме он-лайн

• Открытые интерфейсы для взаимодействия с такими системами, как системы контроля процессов, системы сбора рабочих данных, CAD и т. д.

На рис. 4.4 представлены стандартные протоколы, которые использует SAP при работе в сетях, построенных по многослойной модели OSI.

Рис. 4.4. Протоколы, используемые SAP R/3.

Системные средства управления R/3

Каждому пользователю присваивается идентификатор и пароль, запрашиваемый при входе в систему. Концепция авторизации R/3 внедряется на базе объектов полномочий, которые могут быть самыми разными — от прав общего доступа до уровней доступа к конкретным таблицам, полям и значениям. Авторизация может определять права доступа к конкретной области данных, конкретному набору операций или к совокупности данных и операций.

Объект полномочий состоит из нескольких системных элементов, которые нуждаются в защите — например, данные по параметрам или конфигурации, основные данные, транзакции, задачи на обработку и т. д. Чтобы авторизация была эффективной, объекты авторизации группируются в заранее заданные профили полномочий. Система SAP поддерживает ряд стандартных профилей полномочий для широкого спектра приложений и операций. Этими профилями можно управлять по отдельности, присваивая тот или иной профиль конкретному пользователю. Пользователи также могут получить разрешение на создание, просмотр и изменение объектов авторизации. На более высоком уровне профили полномочий можно комбинировать для получения составных профилей — это необходимо для персонала, работающего в таких областях системы, которые не покрываются одним профилем полномочий.

Кроме того, система контроля версий в SAP полностью контролирует и управляет всеми программами, выпускаемыми в системную среду, а также всеми изменениями, которые время от времени приходится вносить в систему. Все эти действия невозможны без строгой проверки со стороны системы контроля версий. Также эта система осуществляет не менее строгую проверку в отношении версий всех продуктов разработки, внедряемых в системную среду. Эта система является частью концепции авторизации в R/3.

Все операции внутри системы R/3 записываются в журналы, эту информацию можно сортировать по пользователям или транзакциям. Похожим образом, любые изменения в профиле запуска системы R/3, а также в настройках, параметрах баз данных и операционной системы записываются и могут быть в дальнейшем проанализированы.

Чтобы гарантировать защиту системы от несанкционированного доступа, R/3 хранится в независимых структурах директорий, и для доступа в каждую из таких директорий необходима отдельная авторизация.

Сервисное обслуживание и поддержка

Компания SAP предоставляет компаниям полный пакет услуг на всем протяжении стадий внедрения и техподдержки системы R/3. Удаленным клиентам SAP оказывает необходимые услуги посредством серверов техподдержки SAP. распространенных по всему миру.

Онлайновая сервисная система

Услуга Online Service System (OSS) осуществляется, когда клиенты входят на ближайший к ним сервер техподдержки SAP. В основном это нужно для регистрации проблем с системой и поддержки доступа к информации, в частности, о решении зарегистрированных проблем. Кроме того, этот сервис функционирует как форум для распространения информации о последних выпусках программных продуктов, инсталляциях и модернизациях.

Сервис OSS также предусматривает круглосуточную «Горячую линию» для помощи пользователям в решении проблем, причем суть проблемы, а также вся сопутствующая информация записывается в журналы. Во время предоставления информации о проблеме, пользователь указывает, насколько для него эта проблема важна, а также как срочно необходимо решение (не срочно, средне, срочно и очень срочно). Если пользователь находится в продуктиве и решение проблемы имеет жизненно важное значение, SAP ответит сразу же — большинство проблем решается менее чем за час. Для быстрого решения персоналу технической поддержки SAP можно предоставить непосредственный доступ в систему пользователя. Посредством услуги OSS, пользователи могут загрузить пач-программы (которые обнаруживают и исправляют ошибки в системе), а также исправления кода программ уже известных ошибок в той версии SAP, которая внедряется у пользователя.

Раннее обнаружение

Раннее обнаружение или «EarlyWatch» — это услуга SAP, в рамках которой эксперты SAP из центров техподдержки подсоединяются к системе пользователя и собирают различные данные по разным аспектам и характеристикам работы системы и операций внутри системы. Эта информация обрабатывается и анализируется в целях диагностики фактических и потенциальных ошибок, а также возможных узких мест в системе. Это приносит огромную пользу в момент установки системы или внесения значительных изменений в инфраструктуру или конфигурацию той или иной системы.

Специалисты «EarlyWatch» анализируют инсталляции клиентов и предоставляют письменный отчет по оптимизации параметров системы, улучшению характеристик ее работы, а также указывают потенциально узкие места, которые могут возникнуть в будущем.

Партнерство ради развития

Партнерство было одной из главных движущих сил развития SAP. Компания SAP сделала партнерство стратегией своего развития не только в отношении деловых и технических партнеров, но и в отношении своих клиентов — такое партнерство стало причиной успеха программных продуктов компании на Рынке информационных технологий. В продуктах SAP сочетается горизонтальная функциональность решений SAP со сфокусированной, вертикальной функциональностью отраслевых решений, разработанных в сотрудничестве с лучшими в своей отрасли клиентами SAP.

До последнего времени компания SAP не считала, что внедрение — это ее специализация. Большинство проектов внедрения SAP осуществлялись силами таких партнеров SAP, как Большая шестерка (Big Six) аудиторских компаний, крупные разработчики информационных технологий и международные консалтинговые компании. Большинство их них разработали эксклюзивные практики услуг техподдержки и внедрения SAP.

Технологические партнеры включают в себя ведущих разработчиков программного обеспечения, которые поставляют стандартные компоненты многослойной архитектуры «клиент-сервер», свойственной внедрению SAP, в том числе поставщики операционных систем, баз данных и программного обеспечения для компьютерных сетей.

Остальные партнеры SAP — поставщики компьютерного оборудования, разработчики технологий, консалтинговые фирмы и традиционные компании, перепродающие те или иные продукты и услуги.

Партнеры-разработчики наравне с персоналом SAP участвуют в развитии и усовершенствовании системы R/3. Кроме того, SAP поддерживает партнерские отношения с другими независимыми разработчиками программного обеспечения, которые называются «партнеры по дополнительному программному обеспечению» (Complementary Software Program, CSP). Эти партнеры предоставляют такие специализированные решения, как системы автоматизированного проектирования (CAD), системы сбора данных по производству, системы контроля за процессами, системы контроля идентификации и доступа, системы сбора мобильных данных, гео-информационные системы (GIS) и т. д.

 

Другие важные аспекты системы SAP R/3

В этом разделе а кратко опишу некоторые аспекты системных операций SAP, которые не освещаются в литературе по SAP, но, по моему мнению, представляют огромный потенциал для значительного улучшения производительности систем. Эти аспекты также являются лучшей иллюстрацией того, насколько тщательно и безошибочно SAP спланировала свои системы для достижения практичности и удобства работы.

Документ SAP

По аналогии с целостностью документа бухгалтерской транзакции в бухгалтерских системах, SAP определяет концепцию Документа SAP (SAP Document). Документ SAP содержит всю информацию, относящуюся к той или иной транзакции, и при этом всегда сохраняет свою полную, исчерпывающую форму. Это дает огромные преимущества при отслеживании, аудите и поддержании истории документов.

Запись по образцу

Дизайн систем SAP ориентирован на взаимодействие через экраны при безусловном соблюдении принципа однократного ввода данных (после которого данные становятся доступны всем модулям и компонентам). Система признает важность момента ввода данных, и в еще большей степени способствует быстрому исполнению этой операции посредством устройства, которое называется Запись по образцу (Recording by Example, RBE).

Во время ввода данных при записи транзакции или другой основной записи, SAP R/3 автоматически предоставляет копию соответствующих данных из похожих записей, созданных ранее. Например, при создании записи о новом поставщике, система предложит пользователю создать ссылку на существующего поставщика, подробная информация о котором схожа с информацией о новом поставщике. После ввода номера существующего поставщика, система скопирует все данные о нем в запись о новом поставщике, после чего пользователь может подтвердить копирование данных в новую запись, или отвергнуть их и ввести новые. Эта инновация — практическое выражение принципа повторного использования, одного из основных принципов разработки программного обеспечения, который применяется даже на таком рутинном уровне, как ввод данных. В результате пользователь тратит гораздо меньше времени на набор информации на клавиатуре, а риск опечаток и случайного ввода неправильных данных сводится к минимуму. Кроме того, такой автоматический ввод стандартной информации гарантирует, что ни одно важное поле не останется незаполненным по недосмотру пользователя. В результате эффективность, результативность работы значительно повышается даже при таких рутинных операциях, как ввод информации.

Варианты

Вот еще один вариант принципа повторного использования. Группы Данных, которые часто востребованы, причем, возможно, даже в разных ситуациях, организуются в пакеты, каждый из который индивидуально идентифицируется как вариант. Такой пакет может впоследствии быть затребован и использован на различных стадиях процесса обработки данных. При этом нет необходимости повторно указывать все подробные параметры отдельных групп Данных, что снижает риск ошибок при вводе подробной информации. Варианты весьма полезны в таких ситуациях, как распечатка данных с использованием конкретного шаблона, внесение данных в записи, которое требует конкретного формата и т. д. Удивительно, насколько принцип повторного использования оживляет и убыстряет скучные рутинные операции.

Детализация отчетности по принципу погружения

Это еще одна функция, благодаря которой запросы и отчетность в системах SAP являются столь мощными инструментами. В системах SAP любой запрос или отчет можно выбрать простым щелчком мыши, чтобы получить сопутствующие данные по исходной транзакции. Пользователь может продолжать этот процесс дальше и дальше, или, другими словами, погружаться вплоть до уровня, где находятся необходимые пользователю сопровождающие сведения.

Например, находясь в клиентской выписке по счету, пользователю достаточно щелкнуть мышкой на любой сумме, чтобы тут же просмотреть соответствующий счет-фактуру, от него перейти к заказу клиента, далее перейти к подробным пунктам заказа и т. д. Просмотрев все интересующие его данные, пользователь легко может вернуться в первоначальный экран. Это особенно ценно для финансовой и бухгалтерской отчетности, где аудит всей цепочки операций становится доступен напрямую, без необходимости покидать программу отчетности или запросов, в которой работает пользователь в данный момент.

 

Последние стратегические инициативы SAP

За последние два года компания SAP взяла в свои руки инициативу по решению проблем, о которых сообщали клиенты компании. Такие инициативы основаны на обобщенном опыте тысяч проектов по внедрению системы, проведенных компанией SAP и ее партнерами за последние несколько лет. Результатом этих усилий стало увеличение эффективности внедрения, сокращение затрат времени, а также облегчение и упрощение работы с системами SAP.

TeamSAP

Идеология «TeamSAP» была создана для максимального использования ресурсов компании SAP и ее партнеров в трех ключевых областях — люди, процессы и продукты, с целью обеспечения максимальной выгоды для клиентов SAP. Эта идеология позволяет устанавливать системы SAP быстрее и с меньшими затратами, однако без малейшего ухудшения качества и преимуществ, которые дают системы SAP (см. главу 12, где описывается методология ускоренного внедрения SAP).

Методология внедрения AcceleratedSAP

Методология ускоренного внедрения AcceleratedSAP (ASAP) является процессовым компонентом концепции TeamSAP. Эта методология — исчерпывающее решение для оптимизации ресурсов, затрат средств и времени при установке систем SAP. Эта методология базируется на накопленном опыте тысяч внедрений SAP, проведенных за последние несколько лет, и включает в себя технические руководства по проведению всех стадий ускоренного внедрения, особенно на этапах составления схем бизнес-процессов и реализации внедрения Кроме того, эта методология включает в себя подробные планы проекта, которыми можно руководствоваться на всем протяжении проекта внедрения с целью оптимизации затрат времени, а также для гарантии качества и эффективности использования ресурсов.

SAP Ready-to-Run R/3

Программа Ready-to-Run (RRR) в рамках системы R/3 является дополнительным приложением к AcceleratedSAP, она специально задумывалась и разрабатывалась для средних и малых предприятий. Отличительная черта этой программы — комбинированное решение, состоящее из системы SAP R/3 и компьютерного оборудования соответствующего масштаба, на котором уже установлена система SAP. Эта инфраструктура содержит полноценное сочетание двух сред — операционной среды и среды разработки.

Компания SAP имеет несколько RRR-систем, которые поддерживают системную среду R/3 с масштабом от 12 до 200 пользователей. Дополнительно, программа RRR может предусматривать заранее подготовленные персональные компьютеры, или даже сетевые серверы и сетевое программное обеспечение. Многие процедуры, связанные с системными операциями, также поставляются уже готовыми; они задаются заранее, во время инсталляции.

Компания SAP также представила специальный инструмент под названием «Ассистент по системному администрированию» (System Administration Assistant) для помощи пользователю в осуществлении функций администрирования системы. Весьма полезно иметь уже установленную и работающую систему без задержек для того, чтобы обеспечить правильное определение и отладку функции администрирования.

EnjoySAP

Инициатива EnjoySAP направлена на дальнейшее повышение практичности и удобства пользования средой SAP R/3. Цель этой инициативы в том, чтобы позволить клиентам быстро настраивать пользовательские интерфейсы в соответствии с нуждами клиента, то есть в ускорении и облегчении выполнения любых нужных клиенту интерактивных задач.

MySAP.com

Компания SAP создала MySAP.com чтобы позволить клиентам проводить Деловые операции в сети Интернет. Этот сайт использует в качестве основы интерфейс EnjoySAP как для обычных транзакций пользователя, так и для транзакций, проходящих в Интернете в рамках системы SAP. Что более важно, MySAP.com для компании SAP стал шагом в область партнерского разделения ресурсов, ведь клиенты SAP могут переложить некоторые свои операции на ресурсных партнеров SAP. Впоследствии клиентам выставляется счет за конкретную операцию, вместо затрат на установку, управление и поддержку полного комплекта программных продуктов SAP.

 

Резюме

В этой главе мы рассмотрели различные аспекты SAP, доказывающие, что SAP — это лучшее ERP-решение на рынке информационных технологий. Хотя мы не во всем следовали критериям оценки ERP-систем, описанных в главе 2 «Оценка ERP», по прочтении этой главы превосходство SAP по всем этим критериям становится очевидным.

Продуманное использование Интернет-технологий для деловых операций уже стало важнейшим фактором успеха предприятий. Стремительное развитие электронной коммерции подразумевает, что такие выходящие за пределы компании возможности, как управление цепочкой поставок (SCM) и управление отношениями с клиентами (CRM) уже являются важнейшими условиями конкурентоспособности многих компаний. Компанию SAP всегда отличала дальновидность и ориентация на перспективу, что является движущей силой развития компании, которая стала безусловным лидером в области программного обеспечения для бизнеса. С появлением Интернета компания должна не только представить конкурентоспособные решения, но и продолжать модернизацию и развитие своих продуктов в условиях всемирной сети.

 

Цели и миссия проекта SAP

Миссия проекта SAP должна быть точно согласована с миссией и целями предприятия, определенными на ближайшие 3–5 лет. Проект внедрения SAP может сам являться миссией, которую можно сформулировать так:

Подготовить, внедрить и поддерживать систему SAP R/3 в масштабе всей организации в течение запланированного периода — двух лет, с участием всех организаторов деятельности компании к их полному удовлетворению. Цели проекта SAP можно выразить в следующих цифрах:

• Увеличение пропускной способности процессов на 30%

• Сокращение сроков инвентаризации на 30%

• Увеличение оборота товаров и финансов на 100%

• Увеличение выработки от 1 % до 3%

• Снижение временных затрат на транзакции на 50 %; это может относиться к получению или отправке платежей, оперативности реакции на внешние или внутренние запросы и т. д.

Поводы для внедрения SAP

На данный момент по всему миру насчитывается свыше 20 тыс. инсталляций SAP. Причины, почему было принято решение о внедрении SAP, бывают самыми разными, среди них:

• Существующие приложения имеют слишком много ограничений.

• Приложения должны функционировать на неоднородной инфраструктуре и компьютерном парке.

• Приложения должны обеспечивать единообразие пользовательских интерфейсов в масштабе всей организации даже на несовместимом компьютерном оборудовании.

• Приложения должны осуществлять все деловые операции в режиме он-лайн.

• Приложения должны обеспечивать доступ к данным в режиме реального времени.

• Приложения должны поддерживать межфункциональные процессы.

• Приложения должны обеспечивать гибкость настройки бизнес-процессов в зависимости от изменений на рынке.

• Приложения должны обеспечивать интеграцию внутренних систем организации с комплексами, которые взаимодействуют непосредственно с потребителем.

• Приложения должны обеспечивать независимость процессов от различий между системами или географических границ.

• Приложения должны поддерживать функциональность, обусловленную национальной спецификой той или иной страны.

• Приложения должны сокращать затраты времени на выполнение операций.

 

Инициация и планирование проекта

В таких ориентированных на бизнес проектах, как внедрение SAP, жизненно важно не только участие топ-менеджеров компании во всех стадиях проекта внедрения, но и их способность быть движущей силой всего проекта. Таким образом, инициация проекта начинается, когда назначается администратор проекта — обычно эта роль отводится генеральному директору компании. Далее необходимо сформировать команду по выполнению проекта, а также организационный и исполнительный комитет. Одновременно с этим необходимо назначить руководителя проектного офиса (Chief Project Officer), а также определить границы проекта.

Руководитель проектного офиса под руководством организационного и исполнительного комитетов должен сформировать команду для внедрения — в частности, назначить менеджеров, ответственных за различные участки работы и за различные модули. Также необходимо окончательно определить политику и правила управления проектом. Для проекта необходимо отвести отдельное помещение и определить персонал для поддержки проекта — менеджера по обучению и администраторов проекта. Эта команда будет отвечать за составление плана и расписание проекта внедрения, в том числе за определение необходимых действий, кадровые ресурсы, расписание мероприятий, их длительность и т. д.

Руководитель проектного офиса также должен сформировать еще одну команду, которая займется приобретением, установкой и использованием инфраструктуры, в том числе серверов и терминалов, сетевого оборудования и программного обеспечения, операционных систем, баз данных, систем автоматизации офиса и т. д.

 

Важнейшие факторы успеха

Успех проекта внедрения SAP зависит от самых различных факторов, каждый из которых рассматривается в этой главе.

Прямое участие топ-менеджеров

Внедрение SAP — это не информационно-технологический проект, а бизнес-стратегия. Как и в случае с другими проектами, формирующими бизнес-стратегию компании — разработкой новых продуктов, определением маркетинговой политики, реинжинирингом бизнес-процессов — проект внедрения SAP требует внимания и прямого участия ведущих менеджеров компании. Если это участие ограничивается лишь ранними стадиями проекта, почти наверняка в будущем возникнут трудности.

Один из важнейших моментов полноценного участия и заинтересованности топ-менеджеров компании в проекте SAP — это делегирование ключевых менеджеров из различных функциональных подразделений. Участие в информационно-технологических проектах может считаться не очень выгодной деятельностью для развития карьеры менеджеров, что особенно актуально для производственных компаний. Но это — иллюзия, и ее необходимо развеять, потому что внедрение SAP — вовсе не проект в области информационных технологий. Кроме того, количество сотрудников, пользующихся системой в повседневной работе, будет весьма значительно — и их непосредственное участие в проекте внедрения имеет огромное значение. Обеспечить это можно только посредством делегирования ключевых менеджеров компании для участия в проекте.

Точно очерченные рамки проекта

Для успеха проекта огромное значение имеет четко очерченная область, которую этот проект охватит. Любые двусмысленности и неясности ведут к дезориентации и распылению усилий и затрат. Всегда найдутся сторонники расширения проекта в том или ином направлении — несколько подобных расширений могут сильно повредить успешности проекта. Такое явление известно также как «расползание рамок проекта» — и руководитель проектного офиса должен быть бдительным, чтобы предотвратить такое расползание.

Максимально полный охват функций в рамках планируемого внедрения SAP

Как уже упоминалось, чем обширнее интеграция функций, чем больше процессов исполняется в режиме реального времени, тем выше конкурентоспособность организации. Именно поэтому очень важно, чтобы в систему SAP было включено максимальное количество функций. Такая стратегия «Большого взрыва» должна браться на вооружение в самом начале проекта внедрения SAP, например, во время составления схем бизнес-процессов. Из этого следует, что на пилотном участке проекта надо установить все базовые модули SAP — такие, как «Финансы и Контролинг» (FI–CO), «Управление материалами» (ММ), «Планирование производства» (РР) и «Продажи и дистрибуция» (SD).

Стандартизация бизнес-процессов

Каждый участок производства, каждый отдельный офис компании, со временем, как правило, приобретает свой неповторимый характер, свою культуру, что является результатом рекомендуемой компаниям политики смешивания среды компании с условиями внешней среды. Такие локальные практики всегда имеют много убежденных сторонников среди персонала, которые привержены этим практикам и гордятся ими. Подобные факторы часто становятся препятствием во время внедрения системы, охватывающей несколько офисов и других подразделений компании, расположенных в разных регионах — даже если это такая компьютерная система, как SAP. Поэтому необходимым предварительным условием является рационализация и стандартизация бизнес-процессов.

Прозрачность и беспрепятственный обмен данными на всех стадиях проекта SAP

Очень важный фактор — проект внедрения SAP должен быть достаточно прозрачным. Это подразумевает открытый доступ к информации о стратегии компании, причинах внедрения SAP, о самом проекте внедрения и команде, занятой в этом проекте, а также плане и расписании внедрения. Для этого можно либо выпустить специальный бюллетень, либо регулярно освещать связанные с проектом SAP вопросы и основные вехи этого проекта в обычной рассылке новостей, распространяемой внутри компании.

Выделение необходимых средств и ресурсов

После того, как компания приняла стратегическое решение о внедрении SAP, необходимо подготовить и утвердить бюджет и примерные затраты на проект внедрения в целом. Так как прямой зависимости расписания проекта от предварительных условий нет, любые изменения или задержки финансирования, а, следовательно, и использования ресурсов — негативно скажутся на успешном развитии проекта.

Во многих случаях финансисты или менеджеры задерживают санкцию на выделение ресурсов на той или иной стадии, на пилотном участке проекта или других участках ради оптимизации затрат. Надо отметить, что при запуске бизнес-проекта любые задержки в реализации стратегических программ только увеличивают скрытые издержки на период задержки проекта. Более того, в случае с таким интегрированным проектом, как SAP, от скрытых издержек страдает не только тот участок, на котором проект задерживается, но и вся компания в целом. Например, для компании, чей годовой оборот после внедрения SAP должен вырасти до 500 млн. долларов, каждый месяц задержки обойдется в 50 млн. долларов скрытых издержек.

Делегирование ключевых менеджеров всех подразделений компании на полный рабочий день

Реализация традиционных проектов в области информационных технологий обычно поручалась либо молодым, недавно принятым на работу сотрудникам, либо почти старикам, которые не играют важной роли внутри того или иного подразделения компании. И в том, и в другом случае это не слишком способствовало успешному достижению намеченных целей. Такой стратегический проект, как SAP требует участия ключевых работников всех подразделений компании, потому что SAP сможет работать с полной отдачей и принесет огромную выгоду, только если все предпосылки для установки были точно и аккуратно определены, а функциональность задана правильно. Предприятия нового тысячелетия, которые в отличие от огромных корпораций держат умеренное количество персонала, должны назначать для реализации проекта SAP самых лучших своих сотрудников, ибо после того, как все предпосылки заданы правильно, и система SAP начинает функционировать, она принесет гораздо большую выгоду не только в денежном выражении, но и в таких ресурсах, как информация, материалы, затраты труда и времени.

Своевременное создание инфраструктуры и ее доступность

Важной частью подхода к внедрению SAP, который описывается в этой книге, является то, что инфраструктура для внедрения — оборудование и сетевая инфраструктура, или человеческая инфраструктура в виде обучения и приобретения необходимых навыков — не должна рассматриваться как обычная инфраструктура для внедрения информационных технологий или отраслевых решений. Ее надо отслеживать и поддерживать, как любую другую (не информационно-технологическую) инфраструктуру. Любое несоответствие между ее готовностью к работе и требованиями системы SAP приведет к дальнейшим задержкам и, как следствие, к росту скрытых издержек.

Разработка плана изменений управления в масштабе всей компании

Как и любой другой стратегический план, внедрение SAP — яркий пример изменения организационной структуры, и именно в таком качестве его надо признать и запланировать. Имеет смысл параллельно с внедрением SAP составить программу изменений в менеджменте компании, чтобы предупредить растерянность и потерю ориентиров, что может затронуть значительное количество сотрудников. Если не принять меры вовремя, это может поставить под сомнение успех всего проекта.

Старшие менеджеры должны понимать, что в отличие от традиционных отраслевых решений и IT-систем, SAP в большинстве случаев не работает параллельно со старыми, установленными ранее системами в течение заданного отрезка времени, когда старые системы функционируют до тех пор, пока новая система не объявляется работающей и компания переключается в новый режим работы. Это происходит потому, что после ввода в строй системы SAP и транзакции, и актуальные операционные задачи исполняются целиком внутри SAP, и любой недостаток может иметь самые тяжелые последствия. Ситуация может быть очень тяжелой, как видно из опыта внедрения традиционных систем в прошлом: впрочем, именно это я и пытаюсь показать с помощью этой книги. Системы SAP — это не традиционные отраслевые решения и IT-проекты, SAP представляет собой принципиально иную модель компьютеризации предприятия (см. главу 1, раздел «Системы ERP как товары на полках супермаркета»).

Обучение членов команды SAP

Необходимо создать корпоративные программы обучения и уточнить, в чем именно оно будет заключаться, причем обучение может происходить на месте или сотрудники могут номинироваться на внешние программы обучения. Для предприятий нового тысячелетия, где расписание проекта короче, а персонала значительно меньше, особенно важно, чтобы все участники команды закончили обучение до непосредственного начала проекта; кроме того, их необходимо стимулировать к получению сертификации в своей области деятельности.

Обучение пользователей

Важно, чтобы будущие пользователи SAP имели ясное представление о системе, чтобы она стала им привычна и знакома. Планы обучения должны включать не только непосредственно программы обучения, но и курсы для актуализации знаний и навыков персонала. Иногда случается, что проект SAP почти завершен, а сообщество пользователей начинает испытывать трудности из-за разрыва во времени между курсами обучения, работой с системой и действительным запуском системы. В таком случае имеет смысл ввести обучающие курсы либо непосредственно перед запуском системы, либо по специальному расписанию, если запуск системы запланирован во всех офисах и удаленных друг от друга подразделениях компании. Когда система SAP будет запущена, любые промедления и недостатки навыков у персонала недопустимы, поэтому особенно важно, чтобы топ-менеджеры компании выделили соответствующие средства на случай экстренной необходимости в таких курсах. Когда система запущена, она должна сразу начать полноценно работать, потому что запасных вариантов не будет.

Настройка и управление интерфейсом между SAP и другими системами

Многие унаследованные системы компании, внешние системы и т. д. могут остаться за рамками проекта внедрения SAP, который не обязательно должен охватывать абсолютно все функциональные требования компании. В частности, это могут быть системы безопасности и управления правами физического доступа персонала в те или иные помещения, сбора данных по производству, системы контроля за процессами, CAD, системы перевода данных в цифровую форму и т. д. SAP имеет полноценную программу взаимодействия с такими системами через интерфейсы и квалифицированные программные продукты других фирм, для компаний со специфической специализацией и нестандартной продукцией. Расписание запуска этих интерфейсов должно быть составлено так, чтобы к моменту запуска SAP они были в состоянии полной рабочей готовности.

В случаях, когда периферийная или поддерживающая система может быть заменена соответствующей функциональностью SAP, организационный комитет по внедрению должен принять решение и запланировать внедрение такой функциональности. Учитывая плотность и насыщенность расписания проекта внедрения, комитет может принять решение о перенесении внедрения этой функциональности на более отдаленное время.

План перехода на SAP

Компания должна составить вспомогательный план перехода с более ранних систем на SAP, будь то информационные системы или нецифровые системы обработки данных. Это может подразумевать одновременную загрузку имеющихся данных в SAP. Одновременность ввода имеющихся данных может зависеть от их природы — это могут быть основные, неизменные данные, данные по транзакциям или открытые балансы для счетов Главной книги. Кроме того, это могут быть регулярные задачи по обработке данных, которые необходимо загрузить в системную среду SAP. Так как невозможно ввести всю информацию автоматически, можно использовать поэтапный подход— сначала загрузка данных, затем транзакций, затем статусов записей и т. д.

 

Стратегия внедрения

В этом разделе мы рассмотрим, какую стратегию должно освоить предприятие нового тысячелетия для проекта внедрения Системы ERP, «как товара на полках супермаркета».

Внедрение модулей SAP по принципу «Большого взрыва»

Организации стоит принять на вооружение стратегию внедрения по принципу «Большого взрыва», которая подразумевает одновременную установку и запуск всех базовых модулей SAP. Как уже указывалось в этой книге, если устанавливаются лишь отдельные модули, компания не может рассчитывать на реальные преимущества, которые дает ERP-система по сравнению с традиционными программными продуктами. Если компания не собирается использовать SAP как систему, которая служит исключительно для записи данных и составления отчетов, тогда ей просто необходимо установить все базовые модули, имеющие отношение к сфере ее деятельности. Заметим, что система SAP строится по модульному принципу и позволяет устанавливать различные модули независимо друг от друга. Но я настоятельно рекомендую избегать такого варианта, кроме случаев, когда этого требуют чрезвычайные обстоятельства. Последовательное внедрение системы «по порциям» должно быть отвергнуто, потому что отсрочки установки тех или иных базовых модулей влекут за собой отсрочку тех выгод и преимуществ, которые дает система SAP — и таким образом увеличиваются затраты.

Впрочем, необходимо уточнить, что рекомендуемая инсталляция по принципу «Большого взрыва» подразумевает стандартную конфигурацию SAP или, в крайнем случае, минимум настроек и изменений.

Приоритет внедрения базовых модулей

Стратегия внедрения подразумевает, что в первую очередь должны быть установлены максимально быстро именно базовые модули (хотя в зависимости от отрасли определение базового модуля может быть различным). Что касается остальных модулей и интерфейсов для взаимодействия с другими системами, их внедрение уместно после установки и отладки базовых модулей.

Внедрение стандартной функциональности SAP

Насколько возможно, необходимо избегать трудностей, связанных с индивидуальными настройками — то есть, внесением изменений посредством программирования в среде АВАР/4. Оценить необходимость дополнительного программирования и использовать это средство стоит лишь в крайнем случае. Компания SAP продолжает модернизировать свои программные продукты, и каждый раз при внедрении новых версий или релизов SAP внесенные изменения (ориентированные на конкретную версию системы) придется переделывать заново. Как и любое программное обеспечение, в промежутках между крупными обновлениями функциональности продукты SAP часто модернизируются технически, и, наоборот — на цикличной основе. Поэтому рекомендуется следующее:

• Использовать стандартную функциональность SAP

• Использовать гибкость системы SAP в отношении конфигурирования вариантов бизнес-процессов для внедрения вариативности бизнес-процессов

• Освоить обходные пути для достижения необходимой функциональности. Например, в отсутствии модуля «Человеческие ресурсы» некоторые финансовые функции управления персоналом могут исполняться, если представить сотрудников как клиентов компании

• Использовать сертифицированные компанией SAP программные продукты других фирм.

Внедрение SAP на пилотном участке с последующим разворачиванием на других участках

Эта стратегия подразумевает максимально полное внедрение функциональности на пилотном участке проекта и подготовку базовой конфигурации на первом участке. В дальнейшем эта конфигурация с минимальными изменениями распространяется на другие участки проекта. Необходимость в изменениях может возникнуть, например, при загрузке основных данных по различным наборам продукции, выпускаемым на различных участках производства. Таким образом, после внедрения на пилотном участке, усилия по внедрению SAP на других участках будут включать в себя:

• Установку SAP

• Функциональное обучение администраторов и конечных пользователей

• Обучение технического персонала функциям системного администрирования и управления Базисом SAP

• Загрузку имеющихся данных

• Тестирование.

Использование внешних консультантов для обучения своих функциональных и технических консультантов

Ни один внешний консультант не может знать функциональные и операционные требования компании лучше, чем ее сотрудники, обладающие достаточным профессионализмом и опытом работы на различных должностях, исполнения многообразных функций внутри компании. Внешних консультантов необходимо использовать для обучения сотрудников компании всем функциональностям и тонкостям навигации в системе SAP.

С учетом плотности расписания проекта, внешние консультанты должны обеспечить помощь в основных усилиях по внедрению проекта на стадии разработки схем бизнес-процессов и стадии реализации методологии AcceleratedSAP. Однако основной задачей внешних консультантов должна быть передача знаний и навыков работы с системой ключевым фигурам команды по внедрению, потому что именно члены этой команды будут ответственны не только за разворачивание проекта после внедрения на пилотном участке, но и за поддержку SAP в будущем. Как станет ясно из представленного ниже, это не так просто, как кажется. В последнее время наметилась выраженная тенденция — после приобретения необходимого опыта в SAP, ключевые сотрудники иногда увольняются и становятся независимыми консультантами SAP или поступают на работу в одну из консалтинговых фирм SAP.

Централизованная или децентрализованная конфигурация SAP

Обычно инсталляции SAP проходили на централизованном сервере баз данных, однако у предприятий нового тысячелетия с распределенными серверами баз данных может возникнуть необходимость в децентрализованной конфигурации. Как уже отмечалось в главе 4 «Решение SAP», система R/3 также допускает распределение уровня презентаций и уровня приложений среди нескольких компьютеров. Возможность внедрить многослойную концепцию «клиент-сервер» без потерь при интеграции данных и процессов в масштабе всей системы является огромным достижением таких интегрированных систем, как SAP. Компания SAP смогла добиться этого с помощью технологии Application Link Enabling (ALE), разработанной в 1995 году.

Пользователь как движущая сила функциональности

Коренное отличие проектов SAP от традиционных отраслевых решений и информационных систем заключается в том, что движущей силой проектов SAP является пользователь. Ключевые сотрудники функциональных подразделений компании, работающие в команде по внедрению, играют важнейшую роль в отслеживании и документировании существующих процессов, а также принятии решений по будущим процессам. Подход к отслеживанию и конфигурации желаемой функциональности напоминает методологию «Совместная разработка приложений» и методологию прототипирования, которые были Распространены в 80-е годы.

Список ресурсов для проекта внедрения SAP

Подобно функции «Список материалов» (Bill of Materials) в модуле «Планирование и контроль производства» (Production Planning and Control), можно дать определение общей версии этой функции — «Список ресурсов» (Bill of Resources, BOR), применительно к проекту внедрения SAP. Эта функция позволяет задать иерархию начальных данных, ресурсов и затрат как единую структуру. В данном разделе мы рассмотрим, какие ресурсы нужны для проекта внедрения SAP.

Компания SAP рекомендует методологию ускоренного внедрения — AcceleratedSAP, как основную методологию для средних и малых предприятий (которую мы подробно рассмотрим в части IV, «Стадия внедрения»). Оценщик проекта AcceleratedSAP определяет объем проекта и другие важные факторы — такие, как отвечающий требованиям профессионализм, стратегия внедрения и т. д., и в итоге указывает приблизительную длительность и стоимость проекта.

Финансы

Хотя делать какие-либо обобщения трудно, средняя стоимость проекта SAP для средних и малых предприятий может колебаться в рамках от 3 до 7 млн. долларов. Примерный расклад расходов выглядит так:

Инфраструктура — оборудование 30%

Лицензии на программное обеспечение 30%

Услуги по внедрению (внешние и внутренние) 40%

Материалы

Материальные затраты включают в себя:

• Оборудование: серверы (базы данных, приложения, сеть, электронная почта и т. д.) и клиентские персональные компьютеры

• Объединение в сеть: оборудование и программное обеспечение

• Программное обеспечение: ERP, пользовательский интерфейс GUI, операционная система, системы автоматизации офиса и т. д.

• Инфраструктура Project Office и SAP Center.

Кадры

Необходимые кадровые ресурсы:

• Топ-менеджеры

• Старшие менеджеры

• Технический персонал

• Персонал для системного администрирования и техподдержки

• Персонал администрации офиса

• Привилегированные пользователи

• Конечные пользователи.

Время

Сроки завершения проекта SAP для средних и малых предприятий в среднем составляют от 4 до 9 месяцев.

Информация

Важнейшим ресурсом, который необходимо ввести в систему, является документация всех бизнес-процессов предприятия. Это включает в себя документацию по каждому процессу, в том числе исходные данные для процесса, результат, длительность, затраты труда, частоту, механизм действия, назначение, интерфейсы, кто запускает процесс, кто отслеживает процесс и т. д.

Среда внедрения

Среда внедрения состоит из нескольких компонентов, которые описываются в следующих разделах.

Справочная Модель R/3

В справочной модели смоделированы и задокументированы все процессы, которые могут быть внедрены в SAP. Один и тот же процесс можно рассматривать с различных точек зрения. Для справки доступны следующие подходы к рассмотрению процессов:

• Функциональная модель

• Модель процессов

• Модель данных

• Организационная модель

• Модель потока информации

• Коммуникационная модель

• Модель дистрибуции.

Бизнес навигатор R/3

Этот компонент создает контекст для доступа к Справочной модели. Предусмотрено два различных вида:

• Процессовый вид

• Компонентный вид.

На рисунках 5.1 — 5.7 представлены образцы экранов для процессового и компонентного вида.

Функциональный вид рассматривает различные виды деятельности внутри функции в порядке сверху вниз, начиная с транзакций и вплоть до уровня моделей данных.

Процессовый вид в основном описывает подробности, относящиеся к тому или иному процессу.

Рис. 5.1. Процессовый вид справочной модели.

Рис. 5.2. Образцы процессов внутри справочной модели.

Рис. 5.3. Компонентный вид справочной модели.

Рис 5.4. Источники и назначение для образцов потоков информации.

Рис. 5.5. Выбор бизнес-процессов.

Рис. 5.6. Образцы бизнес-объектов.

Рис. 5.7. Образец диаграммы организации.

Анализатор R/3

Этот компонент используется для анализа требований компании и сравнения их с процессами, которые содержатся в библиотеке лучших в своем классе практик. Используя Справочную модель R/3 и матрицу отбора процессов, анализатор осуществляет исследование и выбор процессов SAP, подходящих для внедрения в компании.

Руководство по внедрению

Implementation Guide (IMG) — основной компонент среды внедрения SAP, который позволяет осуществлять настройки функциональности базовой системы SAP, причем система поддерживает различные версии Руководства — на Уровне предприятия, проекта или даже на индивидуальном уровне.

В каждом IGM система обеспечивает возможности для документации, аннотаций, расписания деятельности, управления ресурсами, отслеживания статуса проекта и т. д. См. также раздел «Руководство по внедрению» в главе 12.

Международная система демонстрации и обучения

International Demo and Education System (IDES) — это полное внедрение SAP для модельной компании. В основном эта система используется для демонстрации возможностей и технологий SAP, тестирования взятых из реальной жизни сценариев и обучения пользователей.

 

Методологии внедрения SAP

В идеальных условиях проект можно завершить в срок, уложившись в смету расходов, с наибольшей эффективностью. Очень важно иметь стандартный подход к системам и процедурам, чтобы помочь ранее не знакомым с SAP компаниям успешно провести внедрение. Такой подход (который называется «методология») может и не быть самым эффективным, но он гарантирует успех в оптимальных условиях. Компании выживают и развиваются не потому, что планируют идеальные или самые неблагоприятные условия, а потому, что они планируют оптимальные условия. В случае с внедрением SAP, методология внедрения должна обеспечить успех проекта в сложных условиях бизнеса, организационных и ресурсовых структур, предельных сроков и т. д. Методология внедрения имеет следующие аспекты:

• Моделирование бизнес-процессов: компания определяет желаемые или обязательные бизнес-процессы.

• Составление карты процессов предприятия относительно процессов, поддерживаемых SAP: компания указывает стандартные процессы и функциональности SAP, которые отвечают требованиям смоделированных процессов.

• Анализ пробелов: компания оценивает расхождения или пробелы между стандартной функциональностью SAP и требованиями смоделированных процессов.

• Окончательное определение рамок проекта внедрения SAP: компания определяет рамки внедрения SAP, то есть указывает, какие процессы будут внедрены вместе с SAP.

• Настройка системы SAP: компания конфигурирует базовые параметры SAP с помощью Руководства по внедрению, чтобы удовлетворить ранее установленным требованиям (см. раздел «Конфигурация через Руководство по внедрению» в главе 12). Все настройки осуществляются в клиенте 001.

• Тестирование настроенной системы SAP: функциональность сконфигурированной системы тестируется с использованием реальных данных.

Обнаруженные пробелы в функциональности могут устраняться с помощью следующих мер:

• Разработки обходных путей для достижения желаемой функциональности, осуществление соответствующей конфигурации.

• Программирования желаемой функциональности в ERP через пользовательские настройки.

• Установки дополнительных программных продуктов других фирм, сертифицированных на совместимость с системой SAP через Программу дополнительного программного обеспечения SAP (CSP).

• Отложенного внедрения данной функциональности до внедрения следующей версии SAP или следующей модернизации, в которой данная функциональность будет предусмотрена.

• Радикального изменения бизнес-процесса таким образом, чтобы он был совместим с функциональностью SAP и достижения того же самого результата.

• Модифицирование SAP напрямую, хотя это и не рекомендуется, потому что изменения в исходных кодах программы аннулируют гарантию SAP. Более того, модифицированное программное обеспечение может оказаться несовместимым с будущими версиями SAP.

В системе SAP предусмотрена полноценная среда R/3 Business Engineer для помощи при внедрении SAP. При моделировании бизнес-процессов SAP возможно использовать любой из следующих инструментов: IDS Sheer ARIS, Microsoft VISIO, IntelliCorp LiveModel и Enterprise Charter. Они базируются на Справочной модели R/3 и обеспечивают прямой интерфейс для взаимодействия с функциональностью системы R/3. Это значительно облегчает понимание системы, потому что позволяет начинать специфические транзакции SAP прямо из среды моделирования: с другой стороны, предоставленные этими системами модели процессов, обеспечивают полноценный контекст той или иной транзакции SAP.

Справочная модель R/3 и упомянутые выше инструменты используют рекомендованную SAP технологию моделирования, которая называется «Управляемая событиями последовательность процессов» (Event-Driven Process Chain, ЕРС). В своей основе эта технология моделирует процессы как упорядоченный набор процедур, которые запускаются событиями внутри системы. Эти события могут происходить в базах данных (например, обновление) или на экране — когда, например, пользователь выбирает пункт меню или нажимает ссылку на Web-странице.

Процедурная модель SAP

Это традиционная модель внедрения SAP, она полностью интегрирована с системой SAP. Эта модель была представлена в 1995 году, одновременно с системой SAP R/3 3.0. Иногда использование Процедурной модели SAP ставится под вопрос: возникает ощущение, что эта модель устарела, и от нее надо отказаться в пользу AcceleratedSAP. Однако надо учитывать, что методология AcceleratedSAP в основном рассчитана на средние и малые предприятия, в то время как для крупных компаний Процедурная модель SAP остается лучшей методологией внедрения SAP. Так как в этой книге мы в основном рассматриваем внедрение SAP для средних и малых предприятий, здесь я представлю краткое описание Процедурной модели SAP, которая идеально подходит для компаний с доходами от 1,2 млрд. долларов.

На рис. 5.8 схематически представлена Процедурная модель SAP.

Рис. 5.8. Процедурная модель SAP.

Процедурная модель SAP состоит их четырех фаз:

1. Организационный и концептуальный дизайн

• Подготовка проекта

• Организация среды разработки

• Обучение команды проекта

• Определение функций и процессов

• Определение интерфейсов и усовершенствований

• Концептуальный дизайн и организация проверки качества.

2. Детальный дизайн и установка системы

• Конфигурация основных параметров

• Установка организационной структуры

• Подготовка основных данных

• Конфигурация процессов и функций

• Внедрение интерфейсов и усовершенствований

• Установка отчетности

• Организация управления архивами данных

• Организация управления авторизацией

• Последнее тестирование

• Детальный дизайн и установка системы для проверки качества.

3. Подготовка к запуску

• Создание пользовательской документации

• Подготовка к запуску

• Установка системной среды

• Обучение конечных пользователей

• Установка системной администрации

• Загрузка данных

• Проверка качества перед запуском системы.

4. Операции с системой

• Техподдержка реальных операций

• Организация Справки и помощи

• Установка системных операций.

Методология AcceleratedSAP

AcceleratedSAP (ASAP) — это методология быстрого внедрения системы, представленная в 1996 году и предназначавшаяся в основном для американского рынка. Эта методология предусматривает большое разнообразие инструментов и утилит для облегчения процесса внедрения. Вот некоторые из них:

• Ассистент внедрения

• База данных вопросов и ответов (Question Answer Database, Q&Adb)

• Тематическая база данных

• Руководство

• База знаний

Методология ASAP детально обсуждается в ч. IV этой книги.

 

Управление проектом

Цель управления проектом — определить задачи, которые необходимо реализовать, контролировать выполнение проекта и отчитаться за ресурсы, затраченные на проект.

Организация проекта

Организация проекта состоит в формировании различных команд, которым по ручаются задачи внутри проекта. Это подразумевает назначение различных членов всех команд, назначен будут сформированы подкоманды для проведения анализа и дизайна системы, а также для документирования и тестирования различных модулей.

Контроль проекта

Крайне важно, чтобы работа всех команд и групп команд на разных участках проекта контролировалась для получения информации о выполнении (или отсутствии такового) в отношении

Запись времени

Запись времени подразумевает фиксирование затрат времени каждого члена команды на различные виды деятельности. Это важно не только в отношении внешних консультантов, но и в отношении сотрудников компании. Анализ времени, затраченного на различные виды деятельности, позволяет выявить затраты труда и финансов на обнаружение пробелов, их ликвидацию, переговоры с конечными пользователями, конфигурирование, документирование, функциональное и техническое тестирование, ликвидацию функциональных и технических сбоев и т. д.

Собрания

На собраниях членов команд, работающих над проектом, могут обсуждаться любые вопросы, связанные с проектом, в частности:

• Рамки проекта

• Стратегия проекта

• Формирование команд

• Расписание проекта, контрольные сроки

• Требования и бизнес-процессы

• Пробелы в функциональности

• Ликвидация пробелов в функциональности

• Вопросы, которые не удалось решить

• Решения по стандартизации

• Подготовка данных для тестирования, назначение дат

• Отчеты о тестировании

• Устранение ошибок, варианты устранения ошибок

• Документация и модернизация

• Модернизация программного обеспечения

• Расписание программ обучения

• Назначение членов команд на прохождение курсов обучения

• Доступность ресурсов, их использование

• Конфликты и их разрешение

• Профили пользователей, права доступа, авторизация

• Эффективность работы

• Поставщики сетевого программного обеспечения и оборудования

• Консультанты и поставщики услуг по внедрению

• Оплата счетов

• Отпуска и отставки.

Мониторинг проекта

Реальные затраты труда и времени необходимо регулярно сопоставлять с запланированными затратами. При обнаружении любых отклонений от плана, их нужно немедленно ликвидировать. Составление нового плана или расписания проекта возможно только после составления обзора проекта.

Обзоры проекта

Основное назначение обзоров проекта — выяснение хода проекта относительно запланированного расписания, причем прогресс сравнивается с показателями предыдущего обзора. Любые отклонения от намеченных сроков, любые задержки анализируются, выявляются их причины и применяются меры для исправления ситуации. Также в обзорах отражаются любые предложения по изменению стратегии проекта и любые непредвиденные проблемы, возникшие во время реализации проекта.

 

Внедрение SAP

В отличие от традиционных проектов по разработке программного обеспечения, внедрение SAP делится на три фазы: предвнедрение, внедрение и поствнедрение. Фаза предвнедрения рассматривается в главах 10 и 11. Внедрение с использованием методологии AcceleratedSAP (ASAP) рассматривается в главах с 12 по 17. Фаза поствнедрения обсуждается в главах 18 и 19.

Предвнедрение

Стадия предвнедрения подразумевает формирование проекта и организационного комитета, создание команды проекта внедрения, а также установку компьютерного оборудования и программного обеспечения SAP. Установка программного обеспечения включает в себя подготовку оборудования и инфраструктуры, установку операционных систем, баз данных, клиентского программного обеспечения и системы SAP R/3. Административная функция при внедрении SAP подразумевает системное администрирование, оперативное управление R/3, администрирование сети, баз данных, принтеров, профилей клиентов и пользователей, администрирование безопасности и т. д. Другой важный аспект деятельности на этом этапе — обучение команды проекта внедрения и других пользователей, от этого аспекта зависит успех всего проекта.

Обучение

Учитывая сжатые сроки проектов по внедрению SAP, компания SAP выделяет обучение как крайне важный компонент успеха любого такого проекта. Компания SAP предлагает широкий спектр курсов обучения, которые охватывают все организационные аспекты любого проекта SAP. Тематика этих курсов варьируется от общего обзора системы до тщательного изучения той или иной темы. Курсы обучения делятся на три уровня трудности:

• Уровень 1 — Одно-двухдневные курсы, знакомство с технологией R/3

• Уровень 2 — Трех-пятидневные курсы, обеспечивающие начальную специализацию в той или иной области

• Уровень 3 — Трех-пятидневные курсы, обеспечивающие глубокие познания в области, которая изучалась на уровне 2.

Курсы 1-го уровня предназначены для тех, кто принимает принципиальные решения по системе, эти курсы рекомендуется проходить до начала проекта внедрения.

Компания SAP также предлагает Академические курсы для партнеров SAP, которые длятся 5–7 недель и включают в себя интенсивное изучение того или иного модуля (FI, СО, HR, SD, АВАР, Basis и т. д.). На этих курсах рассматриваются самые важные аспекты того или иного модуля, начиная от знакомства с модулем и заканчивая тщательным изучением конфигурации и работы на примере торговой компании. Выпускники этих курсов получают звание «Сертифицированный консультант» по тому или иному модулю. Раньше эти курсы были открыты только для консалтинговых партнеров SAP, сейчас они открыты для всех клиентов SAP.

Инсталляция SAP

Инсталляция SAP подразумевает установку базовой лицензии SAP и настройку пользовательского интерфейса. Это позволяет системе SAP осуществлять строгий контроль над качеством и эффективностью.

Внедрение

Малым и средним предприятиям компания SAP рекомендует ускоренную методологию внедрения AcceleratedSAP, которая состоит из пяти этапов:

• Подготовка проекта

• Составление схемы процессов предприятия

• Реализация

• Окончательная подготовка

• Запуск и техподдержка.

Поствнедрение

Фаза после внедрения подразумевает установку таких служб системы, как Справка SAP, систем восстановления потерянных данных и архивных систем. После внедрения базовых модулей можно приступать к внедрению других модулей — таких, как Хранилище данных SAP (BW), SAP Документооборот (Workflow) и т. д., а также ознакомиться системной архитектурой SAP, которая позволяет просто и быстро добавлять новые функции в систему.

Для эффективной работы системы SAP важнейшую роль играет обучение команды внедрения и конечных пользователей.

 

Поддержка SAP

Поддержка системы подразумевает различные меры и действия для обеспечения доступности функциональности системы, а также для ее бесперебойной работы.

Это включает в себя проектирование, организацию и запуск «Справочной системы» (Help Desk) для сотрудников компании — пользователей SAP, которые смогут регистрировать свои жалобы и запросы и получать на них конкретные ответы, а затем использовать полученную информацию в работе (также с помощью привилегированных пользователей в своем подразделении).

Бесперебойная работа оборудования обеспечивается с помощью различных мер, в том числе системой восстановления утраченных данных и архивированием данных.

 

Развертывание SAP

После запуска SAP на пилотном участке, очень важно немедленно сосредоточиться на остальных участках проекта, на которых параллельно с последними стадиями внедрения на пилотном участке должна проводиться работа по обучению ключевых пользователей и подготовке данных для загрузки в SAP. Желательно, чтобы внедрение на остальных участках проводилось непосредственно сразу после внедрения на пилотном участке, чтобы использовать импульс от первого внедрения. Более того, любые задержки внедрения на остальных участках могут привести к тому, что ключевые члены команды по внедрению сконцентрируются на других задачах.

Если обучение привилегированных пользователей и подготовка данных для загрузки в SAP на остальных участках происходит параллельно с внедрением на пилотном участке, для внедрения системы на этих участках остается всего лишь предпринять следующие действия:

• Развернуть базовую конфигурацию, подготовленную на пилотном участке

• Провести тесты на интеграцию

• Обучить конечных пользователей на соответствующих участках

• Запустить систему.

 

Почему иногда проекты SAP могут быть не очень успешными

Существуют различные причины, почему проекты SAP могут оказаться не очень успешными, среди них:

• Интерес и вовлечение в проект топ-менеджмента оказались незначительными

• Отсутствие четко очерченных рамок проекта и ясной стратегии; слишком узконаправленный проект

• Внедрение процессов SAP, которые не были оптимизированы

• Решения об изменениях в процессах и процедурах не были выполнены, их проигнорировали или выполнили не полностью

• Недостаточная прозрачность и открытость проекта, недостаточная информация о проекте на всех его стадиях

• Недостаток средств и ресурсов — например, для обучения достаточного количества конечных пользователей.

• Ключевые менеджеры из подразделений компании не были делегированы для участия в работе команды по внедрению

• Поддерживающая инфраструктура и системы были установлены беспорядочно или с задержками

• Споры и конфликты внутри команды по внедрению долгое время не разрешались

• Сотрудники компании, вошедшие в состав команды по внедрению, не смогли найти общий язык с внешними консультантами

• У внешних консультантов были разногласия с менеджерами компании или с конечными пользователями

• У основных членов команды по внедрению были разногласия с сотрудниками, делегированными из подразделений компании

• План по управлению изменениями в масштабе всего предприятия не был выполнен

• Большая задержка между внедрением SAP на пилотном участке и разворачиванием SAP на остальных участках

• Сотрудники компании вяло участвуют в проекте по следующим причинам:

— Сотрудники чувствуют, что система внедряется слишком поспешно, что она не отвечает их требованиям и нуждам, и воспринимают все с недоверием

— Сотрудники чувствуют, что их недостаточно хорошо обучили

— Сотрудники с опаской относятся к своей будущей роли в системе

— Сотрудники боятся, что не смогут хорошо понять систему и научиться с ней работать

— Сотрудники обеспокоены отсутствием иерархических отношений в системе

— Сотрудники чувствуют, что их роль будет снижена до простых операторов ввода данных

• Ключевые члены команды по внедрению подали в отставку или покинули компанию

• Ключевые члены команды по внедрению противились разворачиванию системы на некоторых участках

• Консультантам не хватило профессионализма

• Слишком медленное принятие решений, относящихся к проекту

• Расползание рамок проекта.

Способы решения этих проблем могут быть разными в зависимости от специфики компании. Подходы к преодолению таких препятствий описываются в разделе «Управление организационными изменениями» в главе 14.

 

Резюме

В этой главе представлен обзор полного цикла внедрения SAP. Вопросы пред-внедрения будут обсуждаться в части III. В части IV будут обсуждаться различные фазы методологии AcceleratedSAP на этапе непосредственного внедрения. Вопросы, связанные с этапом после внедрения, рассматриваются в части IV — в главе 18 «Поддержка SAP» и главе 19 «Усовершенствования и интерфейсы SAP».

 

Происхождение реинжиниринга бизнес-процессов

Хотя BPR в большей степени относится к сфере информационных технологий, в своей основе это — бизнес-инициатива, нацеленная на максимальное удовлетворение как внешних, так и внутренних клиентов компании. Майкл Хаммер, который в 1990 году начал BPR-революцию, считает BPR «радикальной переменой в жизни предприятия», причем информационные технологии являются главным инструментом таких перемен. В широком смысле, BPR можно определить как переосмысление и изменение бизнес-процессов с целью достижения впечатляющих улучшений таких характеристик, как затраты, качество, обслуживание и быстродействие. Ниже приводятся некоторые из принципов, выдвинутых М.Хаммером:

• Организация работы вокруг желаемого результата, а не решение разрозненных задач.

• Передача контроля и принятия решений, а также всей сопутствующей информации в руки исполнителя.

• Назначение тех, кто заинтересован в результате, исполнителями этого процесса, что подразумевает также сбор и обработку всей сопутствующей информации.

• Информация о данных, пользователях и процессах должна быть одинаково доступна везде, как если бы она вся хранилась в одном централизованном хранилище.

Как становится ясно после прочтения этих принципов, внедрение SAP по принципу «большого взрыва» обладает почти всеми характеристиками, упомянутыми М.Хаммером.

Важнейший результат BPR — деловая активность предприятия начинает рассматриваться как нечто большее, чем простая совокупность конкретных функциональных задач, что породило ориентированный на процессы подход к бизнесу. Впрочем, BPR отличается от других приемов управления качеством (таких, как TQM, ISO 9000 и т. д.), которые в большей степени делают акцент на постоянном, продолжительном улучшении существующих на предприятии рабочих процессов и результатов на основе восходящего алгоритма. BPR же подразумевает дискретное, прерывистое достижение значительных улучшений через перестройку существующих или создание новых процессов на основе нисходящего алгоритма.

Когда речь идет о корпоративном управлении изменениями, среди всего диапазона методологий, от ISO 9000, TQM и ABM до BPR, внедрение SAP определенно ближе к BPR.

Внедрение SAP само по себе может привести к BPR, или к впечатляющим улучшениям в результате перестройки процессов, или к созданию совершенно новых процессов. Впрочем, все зависит от подхода конкретной компании. Некоторые компании, внедряя SAP, пытаются сохранить все свои процессы в неизменном виде — в таком случае кое-какие преимущества будут достигнуты, но BPR не произойдет. Для успешного осуществления BPR, во время внедрения SAP необходимо направление усилий менеджмента по нисходящему алгоритму, то есть, от результата к предпосылкам. В этом случае, план проекта и его расписание должны отражать BPR как одну из поставленных целей.

Подход к бизнес-процессам с точки зрения прибавления ценности

Как уже обсуждалось в разделе «Прибавление ценности как движущая сила предприятия» главы 1, бизнес-процессы можно рассматривать как основу принципа прибавления ценности, который традиционно ассоциируется с различными функциями или подразделениями. По мере того, как условия внешней среды и организационные условия становятся все более сложными, глобализованными, и как следствие, усиливается конкуренция, процессы становятся основой для улучшения характеристик работы, развития возможностей предприятия и приспособляемости к условиям внешней среды.

В рамках цепочки прибавления ценности (что, по сути, и является бизнес-процессом), анализ отсутствия или создания ценности (или, что хуже, причин ее разрушения), является самым важным определителем востребованности и эффективности той или иной стадии процесса. Понимание процессов (или шагов процессов), которые прибавляют или не прибавляют ценность, является существенным фактором при анализе, проектировании, оценке эффективности и оптимизации бизнес-процессов в компаниях, проводящих реинжиниринг бизнес-процессов. Принцип прибавления ценности можно определить так:

На рис. 6.1 представлено отношение между ценностью результата и ценностью затраченных ресурсов для бизнес-процессов предприятия, работающего на SAP, в сравнении с бизнес-процессами предприятия, работающего на традиционных информационных системах.

Как уже упоминалось в разделе «Информация как новый ресурс» главы 1, в рамках ERP-систем, подобных SAP, информация не только становится полноценным заменителем традиционных ресурсов — таких, как деньги, рабочая сила, материалы и время — она становится ресурсом, который можно использовать многократно. Это дает ясное объяснение, почему график, представляющий работающие на SAP организации (рис 6.1) взлетает вверх почти вертикально. Также из графика видно, что система начинает использовать информацию как ресурс, что дает огромные преимущества в производительности после того, как все базовые модули SAP запущены и полностью интегрированы. До этого момента система действует просто как очень эффективное средство записи информации (см. подраздел «Внедрение модулей SAP по принципу „Большого взрыва“» в главе 5).

Рис. 6.1. Отношение между ценностью результата и ценностью зат ресурсов для бизнес-процессов предприятия, работающего на SAP.

Ценность характеризуется следующими определителями:

• время (например, длительность цикла)

• гибкость (опции, настройки, композиция)

• оперативность реакции (время разработки и количество этапов производства)

• качество (переделки, брак, производительность)

• цена (скидки, уступки, скидки по купонам, другие методы стимуляции спроса).

Необходимо добавить, что я не обхожу вниманием затраты (такие, как материалы, труд и накладные расходы) и их роль в определении ценности, но в действительности затраты в большой степени зависят от других определителей — времени, гибкости, оперативности реакции и т. д.

Природа и степень прибавления ценности продукту или услуге — лучшее мерило для определения роли такого прибавления в росте общей конкурентоспособности компании. Это зависит от следующих факторов:

• Опытность потребителя в отношении похожих продуктов и услуг

• Ценность товаров и услуг, поставляемых конкурентами

• Возможности и ограничения технологической базы.

Впрочем, ценность по определению М. Портера в контексте концепции цепочки прибавления ценности в большей степени относится к затратам на разных этапах. Это скорее не цепочка ценности, а цепочка затрат. Кроме того, эта концепция М. Портера ориентирована на структуру, и поэтому является статической. В данном случае под ценностью я подразумеваю удовлетворение требований не только внешних, но и внутренних потребителей, что можно определить как минимальную общую стоимость приобретения, владения и использования.

Следуя этой формулировке, можно определить пробел в конкурентоспособности компании как разницу между ожидаемой потребителем ценностью и фактической ценностью процессов компании, связанных с тем или иным товаром или услугой. Следовательно, можно провести сегментацию рынка для того или иного товара или услуги, основываясь на главных потребительских ценностях и соответствующих определителях ценности, которые я называю критическими определителями ценности (Critical Value Determinants, CVD). Подробно эти определители рассматриваются в следующем разделе.

В соответствии с вышеизложенным, мероприятия по стратегическому планированию можно понимать как разработку стратегии улучшения основанных на процессах CVD. Разработка такой стратегии базируется на совмещенном сравнении эффективности этих ценностей и процессов, происходящих между компанией и потребителями. В свою очередь, эта стратегия и тактика, полученная в результате анализа, проектирования и оптимизации процессов, будет направлена на изменение всех ассоциированных бизнес-процессов на всех уровнях, то есть на модификацию или удаление существующих процессов и создание новых.

 

Реинжиниринг бизнес-процессов и AcceleratedSAP

Если компания использует методологию ускоренного внедрения (AcceleratedSAP), крайне нежелательно, если BPR совпадает с внедрением SAP. Рекомендуется сначала внедрить SAP в стандартной комплектации.

Когда компания использует методологию ускоренного внедрения (ASAP), Успех проекта зависит от того, насколько быстро она сможет внедрить изменения во внутренние бизнес-процессы, предусмотренные лучшими в своем классе бизнес-процессами системы SAP. После завершения проекта, можно будет взвешенно и обдуманно добавлять дополнительные функциональности, в то время как начальное внедрение стандартной функциональности SAP позволяет снизить затраты на техподдержку, значительно ускорить внедрение системы и быстрее получить пользу от громадных преимуществ, которые она дает.

 

Методология Реинжиниринга бизнес-процессов предприятия

В этом разделе мы рассмотрим полный цикл методологии Реинжиниринга бизнес-процессов предприятия и определим ситуации, в которых SAP может способствовать проводимому на предприятии BPR, состоящему из 8 этапов:

1. Разработка контекста для проведения BPR, в особенности для реинжиниринга бизнес-процессов предприятия. Далее необходимо указать причины реинжиниринга того или иного процесса, чтобы представить степень ценности для потребителя.

2. Определение сопутствующих бизнес-процессов предприятия.

3. Отбор бизнес-процессов для реинжиниринга.

4. Составление карты отобранных процессов.

5. Анализ карты процессов и определение возможностей для реинжиниринга.

6. Внесение изменений в отобранные процессы с целью улучшения их характеристик.

7. Внедрение измененных процессов.

8. Оценка и отладка внедренных процессов.

Восемь этапов методологии BPR представлены на рис. 6.2.

Рис. 6.2. Цикл методологии BPR.

Методология BPR — это не однократное мероприятие внутри компании. Она должна проводиться регулярно, полезно также осуществлять одновременно несколько проектов BPR в различных подразделениях компании. Методология BPR подразумевает Бизнес-Представление (Business Visioning), она способна определить пробелы и отобрать соответствующие процессы для реинжиниринга. Методология BPR открывает новые возможности и задачи, которые, в свою очередь, влекут за собой следующий цикл Business Visioning и последующий BPR соответствующих процессов. На рис. 6.3 представлен переменный бесконечный цикл этих двух видов деятельности.

Рис. 6.3. Переменный цикл Business Visioning и BPR.

Стратегическое планирование BPR

Все рынки в той или иной степени изменчивы. Динамические силы изменений покупательских ценностей ведут к изменениям в стратегических планах компании. Важность того или иного процесса для успеха деловой активности компании зависит от природы и степени прибавления ценности продукту или услуге, которую дает этот процесс. Следовательно, как указывалось выше, запас конкурентоспособности можно определить как разницу между минимально приемлемым ожиданием (Minimum Acceptance Value, MAV) заказчика и реальным значением, которое предоставляет компания. Рассмотрим описываемые в данном разделе концепции на примере времени реакции (Response Times, RT) компании на запросы внешних и внутренних потребителей. Компаниям, которые перекрывают порог MAV, суждено процветать; те компании, которые придерживаются уровня MAV, гарантируют себе выживание, в то время как компании, не дотягивающие до уровня MAV, вполне могут проиграть своим конкурентам.

Критические определители ценности (CVD) — это те необходимые условия, которым должна отвечать компания, если она желает закрыть пробелы в конкурентоспособности. В этом они близки к критическим факторам успеха (Critical Success Factors, CSF), действующим на уровне всего предприятия.

К критическим определителям ценности можно отнести следующие факторы:

• Время (время протекания процесса, длительность циклов и т. д.)

• Гибкость (изменения по желанию заказчика, дополнительные возможности, комплектация и т. д.)

• Оперативность реакции (затраты времени на разработку, частота передачи от одного исполнителя другому, очереди и т. д.)

• Качество работы (переделки, брак, производительность и т. д.).

Сегментация рынка производится на основе ценности, которую ожидает потребитель и соответствующих CVD. Такая сегментация рынка помогает при выработке корректирующих стратегических и тактических мероприятий, которые могут быть просто необходимы — например, при создании ориентированного на процессы бизнес-плана. В свою очередь, стратегический план может помочь определить важнейшие процессы, которые непосредственно влияют на критические определители ценности и должны подвергнуться изменениям или полному реинжинирингу.

Идентификация бизнес-процессов внутри компании

Все бизнес-процессы внутри компании идентифицируются и записываются. В целом, процесс можно определить как совокупность ресурсов и видов деятельности, необходимых для получения определенного результата из определенных исходных данных. Процессы бывают внутренние и внешние, а также смешанные, они преодолевают функциональные разграничения, имеют начальную и конечную стадии и существуют на всех уровнях предприятия, в том числе на уровне отдела, департамента, других подразделений организации, а также на уровне компании в целом. Практически, некоторые процессы даже выходят за пределы компании. В плане производительности и эффективности, процессы развиваются или наоборот, приходят в упадок.

Процесс может состоять из нескольких шагов, которые классифицируются следующим образом:

• Шаги, прибавляющие ценность

• Шаги, не прибавляющие ценности

• Шаги, обусловленные правилами и законами (рассматриваются как шаги, прибавляющие ценность).

Отбор бизнес-процессов для BPR

Важнейший момент при BPR — отбор необходимых процессов. Процессы необходимо отбирать, руководствуясь их прозрачностью, легкостью достижения поставленной цели и, в то же время, их потенциалом для улучшения определителей ценности.

Потребители всегда обратятся к той компании, которая предоставила им за их деньги максимальную ценность, именно поэтому минимально приемлемые ценности (MAV) должны быть детально расписаны.

В примере с оперативностью реакции — временем реакции (RT), MAV зависит от нескольких факторов, в том числе:

• Общего и специфического опыта потребителя относительно оперативности реакции компании в целом в данной отрасли, а также с конкретным товаром или услугой

• Времени реакции у конкурентов в данной отрасли, либо в отношении данного товара или услуги

• Влияния, которое оказывают технологические ограничения на предел времени реакции.

Как указывалось выше, MAV можно охарактеризовать через критические определители ценности (CVD); причем для составления профиля конкретного сегмента рынка необходимо от 4 до 6 определителей ценности. Критические определители ценности можно сформулировать, опираясь на данные, полученные из следующих источников:

• Потребительские обзоры, опросы

• Данные по лидерам в областях, свободных от конкуренции

• Характеристики работы лучших в своем классе компаний

• Данные, предоставленные внутренними потребителями.

Подробный анализ потребительской ценности выявляет пробелы, и помогает поставить цели для реинжининринга процессов. Ценностные пробелы могут быть следующих типов:

• Пробелы, возникающие в результате разного понимания приемлемого значения времени реакции у разных групп потребителей

• Пробелы в результате разницы между временем реакции компании в сравнении с ее конкурентами

• Пробел между минимально допустимым значением времени реакции (для определенной группы потребителей) в восприятии компании и в понимании группы потребителей.

Необходимо отметить, что анализ ценностных пробелов не должен быть одноразовым мероприятием и ограничиваться рамками цикла улучшения бизнес-процессов. Как и BPR, этот анализ должен продолжаться постоянно.

Конечная цель улучшения процессов — явное преимущество перед конкурентами — может быть достигнута, если удастся добиться лучших в своем классе характеристик работы компании в ключевых областях потребительской Ценности, а в остальных областях добиться хотя бы минимального уровня MAV.

Создание карт процессов

Карта процесса документирует движение единицы работы (может быть собственно единицей, пакетом, минимальной единицей услуги или действия, которую можно отследить отдельно от остальных), а также изменения, которые она претерпевает в рамках процесса. Карта процесса составляется на нескольких уровнях процесса, начиная с самого верхнего уровня компании, и документирует как прибавляющие, так и не прибавляющие ценность шаги процесса. По своей природе карта процесса может быть последовательной или параллельной. Есть две формы карты процесса:

• Карта потоков рабочих процессов

• Структура сбоев в потоках рабочих процессов.

Потоки рабочих процессов можно разделить на три категории: продолжительные, сбалансированные и синхронизированные потоки. Поток рабочих процессов может потерять синхронизацию по одной из следующих причин:

• шаги процессов или задачи производятся с разной частотой, это — несбалансированный поток рабочих процессов

• физическое разделение операций, которое служит причиной того, что работа выполняется пакетами, это — прерывистый поток рабочих процессов

• работа в пакетном режиме, который делает поток рабочего процесса скачкообразным

• слишком много времени занимает начало процесса или переход от одного шага процесса к другому, что ведет к накоплению работы на определенных стадиях и сопутствующим проблемам

• вариативность исходных данных в процессе — в разные моменты времени доступны исходные данные разного качества.

Все эти факторы ведут к увеличению расходов и затрат времени, а также снижают гибкость компании и оперативность реакции.

Используя анализ карты процессов и потока рабочих процессов с точки зрения прибавления ценности, можно добиться следующих результатов:

• идентифицировать и измерить существенные возможности для реинжиниринга

• установить минимальные требования к характеристикам работы, как точку отсчета для измерения полученных улучшений

• определить, какие инструменты могут оказаться наиболее эффективными при выполнении реинжиниринга.

Очевидно, что основная цель реинжиниринга процессов — устранение шагов, которые не прибавляют ценности и минимизация времени ожидания на различных этапах. Хорошее практическое правило — надо устранить от 60 % до 80 % не прибавляющих ценности шагов, чтобы их осталось как минимум в три раза меньше, чем прибавляющих ценность. Для первого цикла BPR это был бы очень неплохой результат.

Стратегия SAP заключается в интеграции всех деловых операций в единую систему для планирования, контроля, оптимизации и мониторинга компании. Система SAP включает в себя более 800 лучших в своей области практик и сценариев, которые призваны помочь компаниям реструктурировать свои процессы. Эти сценарии представляют собой логические модели для оптимизации специфических бизнес-процессов, их можно моделировать для первостепенных и вспомогательных видов деловой активности.

Системы SAP являются как бы проводником автоматической интеграции всех первостепенных и вспомогательных функций. Так, в логистике — это клиентский заказ, закупки, производство, упаковка, складирование, поставка, обслуживание, оплата и т. д. Компании достаточно просто распечатать соответствующие модели процессов и быстро, эффективно проанализировать наиболее важные из них. В дальнейшем, возможности настройки SAP помогут внедрить необходимые изменения.

Справочная модель SAP R/3 (Reference Model) помогает компаниям определить, какие процессы им нужны и разработать соответствующие решения. Такие бизнес-решения уже встроены в справочную модель, причем они доступны для рассмотрения не только с точки зрения процессов как таковых, но и с точки зрения организационной структуры, функциональности, информации и данных.

Для моделирования бизнес-процессов SAP позволяет использовать следующие инструменты: IDS Sheer ARIS, Microsoft VISIO, IntelliCorp LiveModel и Enterprise Charter. Эти инструменты полностью совместимы со Справочной моделью R/3 и могут напрямую взаимодействовать с функциональностью системы R/3. Справочная модель R/3 и упомянутые инструменты используют рекомендуемую SAP технологию моделирования, известную как диаграмма Event-driven Process Chain (ЕРС) — «Управляемая событиями последовательность процессов». Как и предполагает название этой технологии, она состоит из цепи заранее заданных процессов, запускаемых заранее заданным событием. Таким событием может быть действие пользователя, обновление базы данных или другой процесс ЕРС. Типичная диаграмма в ERP-системе состоит из следующих символов:

• Событие — шестиугольник

• Функция — прямоугольник с закругленными углами

• Информационные или материальные объекты — прямоугольник

• Организационные единицы — эллипс

• Контрольные потоки — пунктирная линия со стрелкой на конце

• Потоки информации или материалов — сплошная линия со стрелкой на конце

• Логические операторы — круг с символом внутри

• Присвоение — сплошная линия.

На рис 6.4 представлен список символов ЕРС. Пример диаграммы ЕРС представлен выше, на рис. 5.2.

Анализ бизнес-процессов для достижения значительных улучшений

Конкурентоспособность компании заключается в ликвидации максимального количества не прибавляющих ценности процессов и ситуаций, где возникают задержки. Ключ к ликвидации таких процессов лежит в определении причины появления этих процессов и последующей ликвидации этой причины.

Чтобы добиться значительных улучшений, необходимо проанализировать карты процессов по следующим параметрам:

• Сложность организационной структуры: обычно организационные проблемы служат значительным препятствием для эффективности процессов.

• Количество случаев, когда задача передается из одного подразделения в другое

• Движение работы: графики потока операций служат для выявления дистанций передвижений, т. е движения работы.

• Проблемы с процессами: некоторые факторы могут пагубно сказаться на продолжительности, сбалансированности и синхронности потока рабочих процессов, например — закольцованные шаги процессов при возвращении чего-либо на доработку, для исправления ошибок и т. д. Эти шаги процессов не прибавляют ценности. В целом, причины таких факторов могут быть следующие:

• Задержки при переходе от шага к шагу

• Несбалансированность начальных данных и результата процесса

• Изменчивость процессов

• Растянутость процессов.

Эти проблемы необходимо идентифицировать, измерить, проанализировать и разрешить с помощью новаторской методологии решения проблем.

Рис. 6.4. Символы, составляющие диаграмму Event-driven Process Chain (ЕРС).

Значительные улучшения процессов

Новаторские методы решения проблем подразумевают следующие стадии:

1. Определение проблемы.

2. Поиск альтернативных решений.

3. Оценка решений.

4. Внедрение лучшего решения.

5. Измерение полученного улучшения, его мониторинг. Проблемы бизнеса в основном разделяются на три категории:

• Системные проблемы (методы, процедуры и т. д.)

• Технические проблемы (инжиниринговые, операционные и т. д.)

• Проблемы человеческого фактора (навыки, обучение, прием на работу и т. д.).

Внедрение процессов, подвергшихся реинжинирингу

Внедрение процессов, подвергшихся реинжинирингу подразумевает внедрение следующих компонентов:

• Переработанное видение внешних условий, переработанная политика компании

• Переработанная стратегия и тактика

• Переработанные системы и процедуры

• Перестроенная коммуникационная среда

• Перестроенная организационная структура

• Перестроенная среда обучения.

После прочтения написанного выше, становится ясно, что SAP может играть ключевую, направляющую роль в планировании и проведении BPR предприятия. Почти во всех указанных выше областях система SAP может оказать неоценимую помощь через конфигурацию и настройку средств, задающих процессы и организационные структуры (см. раздел «Определение бизнес-процесса» в главе 14 и раздел «Базовая конфигурация и подтверждение» в главе 15).

Измерение характеристик работы процессов, подвергшихся реинжинирингу

Измерение характеристик работы любого процесса крайне важно, потому что из-за недостатка информации о характеристиках того или иного процесса было бы невозможно отличить радикальный эффект реинжиниринга процессов от обычного, постепенного улучшения в результате применения такой методологии, как Тотальное управление качеством (TQM). Измерение характеристик работы процессов необходимо, потому что:

• они являются основой для оценки эффективности процессов

• они мотивируют дальнейшие прорывы в улучшении процессов, что очень важно для будущей конкурентоспособности.

Измерения процессов, подвергающихся реинжинирингу, должны обладать следующими качествами:

• быть прозрачными

• быть осмысленными

• быть не очень многочисленными

• применяться последовательно и регулярно

• иметь количественное выражение

• проходить с участием персонала, непосредственно задействованного в процессе.

Система SAP поддерживает мониторинг и менеджмент сотен задаваемых пользователем измерений характеристик (Measures of Performances, MOP), которые служат индикаторами качества процессов. МОР могут изменяться в зависимости от условий рынка или по причине смещения акцентов и направленности ранее внедренных измерений. Важности оценки процессов предприятия, работающего на SAP, посвящена глава 20.

 

Приспособленность к переменам организаций, работающих на SAP

Организации, в которых SAP является движущей силой, обладают фундаментальной способностью управлять изменениями в деловых операциях. Эти изменения могут быть вызваны внешними условиями рынка, или могут быть запланированы и осуществлены по инициативе самой организации. Многие аспекты этой способности уже обсуждались в главе 1, «Предприятие нового тысячелетия». В этом разделе я расскажу о двух характеристиках предприятий, работающих с SAP, которые всего лишь внедрив SAP, добиваются эффекта реинжиниринга бизнес-процессов.

Операции SAP в режиме реального времени делают процессы прозрачными

Транзакции SAP в соответствующих функциональных областях обновляются сразу, будь то инвентаризация, учетные книги, бухгалтерия и т. д. Система SAP ведет к непосредственному реинжинирингу бизнеса с целью устранения всех задержек, отсрочек и минимизации времени, необходимого для обмена информацией между разными функциональными областями. Все записи фиксируются одновременно, чтобы обеспечить полный, согласованный вид всех транзакций; более того, это обеспечивает полную отчетность по управлению, материалам и финансам, что ведет к ясности, прозрачности всех функций системы SAP, и как следствие, самого предприятия.

В традиционных системах, которым не хватало интеграции, и которые ориентировались на пакетный принцип обработки данных, полная, согласованная картина транзакций и данных предприятия была доступна лишь в определенные, достаточно короткие периоды времени — обычно в конце месяца или года. В результате оставалась возможность «разболтанности» различных управленческих функций, что иногда даже приносило ущерб общей функциональности предприятия.

Осуществляя все транзакции в режиме реального времени, SAP минимизирует время, необходимое для реакции на изменения ситуации на рынке и принятия соответствующих мер. Как это ведет к увеличению эффективности работы предприятия, рассматривается в следующем подразделе.

Интеграция операций в SAP ликвидирует необходимость передавать задачи от одного исполнителя к другому.

Интеграция функций и процессов организации, которую обеспечивает SAP, ликвидирует необходимость передавать задачи из одного подразделения в другое. Последнее подразумевает составление и копирование соответствующих документов и передачу их в другое подразделение для обработки. На каждой стадии это порождает необходимость согласований, переговоров, перемещений вверх и вниз по цепочке шагов процесса и т. д. В целом это ведет к увеличению затрат времени и труда, росту накладных расходов, перегрузке путей передачи информации, и, в результате, к увеличению затрат. Интеграция, эта неотъемлемая характеристика SAP, ведет к исключению не прибавляющих ценности процессов и накладных расходов. Уменьшение длительности циклов ведет к тому, что ответственные за решения лица больше не раздувают планы, проекты, заявки и заказы на материалы и закупки, наряды-заказы и т. д. на случай непредвиденных обстоятельств. В целом, SAP помогает компаниям рационализовать расход ресурсов и повысить его эффективность. Однако, трудно дать гарантию того, что организация в порыве борьбы за строгую ответственность и отчетность не составит слишком строгие профили авторизации и прав доступа, что может негативно сказаться на преимуществах, которые дает заложенные в SAP прозрачность, интеграция и интерфейсы для взаимодействия в режиме реального времени.

 

SAP и управление изменениями

В описании проекта внедрения SAP в предыдущей главе уже упоминалось о том, что проект внедрения SAP ничем не отличается от любого другого проекта по улучшению эффективности работы предприятия. Благодаря полно-масштабному характеру этого проекта, внедрение SAP требует создания программы управления формальными изменениями на предприятии.

Инициаторы изменений — ядро команды

Ведущие сотрудники различных функциональных подразделений компании, участвующие в проекте SAP — это идеальные инициаторы изменений. Так как у этих сотрудников уже налажен общий язык с рядовыми работниками внутри своих подразделений, им легче всего осуществлять с ними обмен информацией. После конфигурации и составления карт процессов SAP в соответствии с их требованиями, ведущие сотрудники подразделений находятся в самом лучшем положении для того, чтобы собрать информацию по специфическим требованиям и опасениям рядовых сотрудников в своих подразделениях. Далее, изменения производятся еще легче, потому что ключевые фигуры команды по внедрению напрямую участвуют в обучении главных пользователей в своих подразделениях компании.

Проводники изменений — привилегированные пользователи

Привилегированные пользователи — основное звено при полномасштабном внедрении SAP и последующей работе с системой. Привилегированные пользователи обучаются ключевыми участниками команды по внедрению из своих подразделений. Обучение состоит из обзора соответствующего модуля (а также сопутствующих модулей) и наиболее важных для данного подразделения процессов.

Под руководством ключевых членов команды, привилегированные пользователи участвуют в полномасштабном тестировании и проверке интеграции системы с другими подразделениями компании. Это поможет главным пользователям понять преимущества полной интеграции, моментального обновления данных и прозрачности операций, которые являются неотъемлемыми характеристиками систем SAP. В дальнейшем привилегированные пользователи смогут передать опыт работы с реальной мощью системы (полученный, в особенности, во время тестов на интеграцию) конечным пользователям в своих подразделениях. Привилегированные пользователи станут, по сути, вестниками перемен, будут не только вносить изменения в процессы, но и демонстрировать новые процессы и связанные с ними преимущества в действии.

Действующие лица изменений — конечные пользователи

Привилегированные пользователи проводят обучение конечных пользователей в своих подразделениях, осуществляя обзор процессов в области работы конечных пользователей, разъясняя подробности работы этих процессов и программ, имеющих непосредственное отношение к повседневным обязанностям конечных пользователей.

Прозрачность и доступность информации из разных подразделений, которую обеспечивает SAP, всегда была хорошим стимулом к работе. Однако, осознание того, что вся информация интегрирована и обновляется моментально, заставляет сотрудников компании ощущать особую ответственность и дисциплину, потому что именно этого требует система от всех, кто с ней работает. Хотя к любым новым системам люди всегда относятся с подозрением, ощущение участия и владения системой, возникающее после знакомства с программой, быстро перевесит возможные опасения относительно системы SAP.

 

Резюме

В этой главе представлена концепция BPR и полный цикл этой методологии. Также определена роль SAP на различных этапах реинжиниринга процессов предприятия. Во второй половине главы освещаются аспекты управления изменениями, которые становятся возможными благодаря внедрению SAP. Оценка процессов и измерение характеристик работы подробно описываются в главе 20.