Общие советы

Не все знают, как удобнее в Excel переместиться на нужную ячейку! Необязательно курсор мыши тянуть до нужного вам столбца или строки. Можно всего лишь в поле имени (поле слева от строки формул, в котором отображается имя выбранной ячейки) прописать букву столбца и номер строки. Вот и все перед вами ваша ячейка.

Наверное, многие знают, что для того чтобы автоматически заполнить столбец ячеек одним и тем же содержимым, достаточно набрать его в первой ячейке, а затем, подведя курсор мыши к парвому нижнему углу ячейки и удерживая левую кнопку, выделить нужную область. А вот для того чтобы заполнить эту область следующими по-порядку цифрами (напр. 1, 2, 3, ...), в первой ячейке набрать первую цифру из этого ряда и выделять область удерживая "CTRL".

Быстро вставить несколько ячеек в Excel можно, если пометить ячейку, после которой надо вставить новые ячейки, поместить курсор мыши над правым нижним углом ячейки, нажать Shift (курсор поменяет вид) и, удерживая его, зажав левую кнопку мыши растянуть рамку на столько ячеек, сколько надо вставить.

В ячейке Excel может находиться более одной строки текста - можно вручную вставлять "разрыв строки" или абзаца. После нажатия Alt+Enter курсор внутри ячейки переносится на следующую строку. Процесс переноса на следующую строку можно автоматизировать, если отметить пункт "Переносить по словам" в закладке "Выравнивание" (Формат-Ячейки).

В Excel'e есть возможность защитить от изменения отдельный лист. Для этого надо выбрать пункт меню Сервис->Защита->Защитить лист. Если вы хотите подредактировать его, то защиту надо снять с помощью пункта меню Сервис->Защита->Снять защиту.

Для расчета формулы в какой-то ячейке Excel не обязательно перед формулой ставить знак "=". Вместо него можно поставить "+". При этом в формуле можно также использовать значения каких-то ячеек. Это может быть удобно для тех, кто осуществляет набор данных на малой цифровой клавиатуре.

Для того чтобы быстро просуммировать значение нескольких ячеек, идущих подряд в строке или столбце (без лишних движений мышкой, а только с клавиатуры), в ячейке, где нужно значение суммы, нажать "ALT"+"=" и Enter. При этом данные для суммирования будут браться из ячеек, идущих подряд, выше или левее той, в которой вы находитесь.

 

Горячие клавиши и комбинации клавиш

Некоторые горячие клавиши для Excel, позволяющие более комфортно перемещаться по листу, между листами и рабочими книгами:

PAGE DOWN - переход на один экран вниз;

PAGE UP - переход на один экран вверх;

ALT+PAGE DOWN - смещение на один экран вправо;

ALT+PAGE UP - смещение на один экран влево;

CTRL+END - переход в последнюю ячейку на листе;

CTRL+PAGE DOWN - переход на следующий лист;

CTRL+PAGE UP - переход на предыдущий лист;

CTRL+F6 - переход в следующую рабочую книгу или окно (это так же справедливо и для Word).

 

Пасхальное яйцо

В Excel2K гонки:

1. Запустите Excel 2000

2. Выберите "Save as web page" (сохранить как Web-страница) из меню File.

3. Выберите "Save: Selection: Sheet" (Сохранить выделенный лист)

4. Отметьте галочку "Add interactivity" (Добавить интерактивнось) и нажмите Save.

5. Выйдите из Excel.

6. Откройте получившийся файл в MS Internet Explorer 4/5.

7. Прокрутите вниз до строки 2000, колонки WC.

8. Выделите строку 2000 целиком и нажимайте Tab, пока колонка WC снова не выделится.

9. Удерживая нажатыми Shift - Ctrl - Alt щелкните мышкой по логотипу Microsoft в левом верхнем углу.

10. Используйте стрелки для управления машинкой, пробел для стрельбы, H - для включения фар, а О - для масла.

11. Выход из игры по Esc.

 

Общие советы

Чтобы не загружать огромный и медленный Word, можно применить следующий трюк. Откройте Проводник. Далее Сервис-Свойства папки. Выбираете в списке файлов расширение *.DOC (Документ Microsoft Word). Нажимаете кнопку Дополнительно. В открывшемся окне выбираем кнопку Создать. Появится еще одно окно, в котором пишем для поля Действие - "Открыть Wordpad'ом", а в поле Приложение, исполняющее действие - C:\Progra~1\Access~1\WORDPAD.EXE "%1". Теперь, при нажатии на doc-файле вы увидите в контекстном меню строч ку " Открыть Wordpad'ом". Аналогично можно вносить и другие улучшения для удобства работы с файлами.

Если вы не хотите, чтобы инициалы вашего босса в отчете улетели на другую строку, оторвавшись от фамилии, а слово руб было на другой странице после цифры - количества этих самых рублей, то используйте неразрывные пробелы - в Word'е они вставляются по сочетанию клавиш [Ctrl] + [Shift] + [Пробел]. То есть сочетание, например, слов Билл (Ctrl + Shift + Пробел) Гейтс всегда будет на одной строке, в отличие от Билл(пробел)Гейтс

Наиболее часто встречающиеся опечатки исправит функция Автозамена (Сервис - Автозамена). Если существует слово, которое часто вводится неправильно, можно ввести в окне Автозамены правильную и неправильную версии его написания. После того, как это будет сделано, Word будет исправлять ошибку автоматически, не спрашивая разрешения пользователя. Кстати говоря, Автозамену можно использовать не только для устранения опечаток, но и для быстрого ввода каких-нибудь слов и предложений. Так, например, если вам часто приходится набирать фразу "Microsoft Office", введите ее в окне Автозамены как правильный вариант, а как неправильный - Mic. Теперь после набора этих трех букв появится целая фраза.

Microsoft Word запоминает около тридцати действий пользователя. Их можно отменить последовательно или же все сразу. Нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Отменить, и выберите количество отменяемых действий. Ну, а для тех, кто умудряется ошибаться даже при исправлении ошибок, предусмотрена функция Вернуть (Redo), позволяющая отменить отмененные действия (извините за каламбур). Кнопка Вернуть также находится на панели инструментов, а с клавиатуры эта функция вызывается через CTRL+Y

Если в Word'е нажать Ctrl и крутить скроллинговое колесико мыши, то будет увеличиваться или уменьшаться масштаб с которым отображается лист на экране.

Если вы работаете с большим количеством документов, загруженных в Word, постоянно изменяя многие из них, но вполне может возникнуть ситуация, что вам, скажем, надо срочно отойти от компьютера. Естественно, есть опасения, что в случае, когда наступит сбой в электропитании или иная неприятная ситуация, может произойти потеря несохраненных данных. Но как сохранить все документы? По одному - но их много, и время уйдет немало. Закрыть Word и посохранять все по очереди? Тоже не быстро. Лучше нажмите Shift и кликните мышью на меню Файл - вы увидите там новый пункт меню: Сохранить все (или Закрыть все), который и следует выбрать в такой ситуации

Иногда, при наборе текста, забывают отключить клавишу CAPS LOCK, и тогда весь текст идет большими буквами. Или наоборот. Можно не поднимая головы напечатать приличный кусок текста не теми буквами. Что делать?

Выделите строку или абзац или весь текст. Удерживая клавишу Shift, кликайте на F3, тогда в зависимости от того какими буквами у вас набрано, будет меняться или первая буква, или на второй клик на F3 весь текст. Очень помогает и сберегает нервы.

Word запоминает и хранит в документе последние три места, где вводился или редактировался текст. Чтобы вернуться к одной из этих трёх позиций, нажмите нужное количество раз комбинацию клавиш "Shift"+"F5". При четвёртом нажатии курсор переместится на исходную позицию. Благодаря этому, при открытии уже имеющегося документа для возврата к месту, где работа была прервана, достаточно нажать "Shift"+"F5".

В больших Вордовских документах очень удобно ставить метки на различные места документа, выделяя ключевые слова цветом. Затем, чтобы быстро попасть в нужное место, откройте диалог поиска, нажмите кноку "Больше" для отображения всех функций поиска, и нажав кнопку "Формат" выбирите пункт "Выделение цветом" (в поле "Найти" должно быть пусто).

В Word'e можно перемещаться по предложениям назначив команде SentLeft и SentReght комбинации клавиш (Например, выбираем меню СЕРВИС, НАСТРОЙКА:, КЛАВИАТУРА:, в Категории: выбираем ВСЕ КОМАНДЫ, и в категории КОМАНДЫ находим нужную команду, назначаем клавиши и готово). Также можно и выделять по предложениям назначив командам SentLeftExtend и SentReghtExtend соответствующие комбинации клавиш.

В Word'e можно перемещать строки в тексте. Для этого надо выделить фрагмент текста, затем удерживая клавиши Shift+Alt перемещать его с помощью клавиш управления курсором "Стрелка вверх" и "Стрелка вниз". Переносить можно только строки целиком. А если удерживая эти клавиши нажимать "Стрелка вправо" или "Стрелка влево", можно менять стиль заголовка выделенного фрагмента.

Как ввести полужирный или наклонный текст в MS Word, не пользуясь мышью?

1. Поставить на всех вкладках автоформата (в Word 2000: Сервис|Автозамена) поставить галочки Заменять *полужирный* и _наклонный_.

2а. Если Вы хотите ввести полужирный текст, то его надо заключить в звездочки (*).

2б. Если Вы хотите ввести наклонный текст, то его надо заключить в символы подчеркивания (_).

Иногда Вам может попасть текст в MS Word который либо очень неумело набирали, либо коряво конвертировали из "Plain Text". В таком тексте в конце каждой строки стоит знак конца абзаца, а выравнивание сделано набором бесконечного числа пробелов. Такой текст форматировать очень сложно, при изменении размера бумаги, шрифта или отступов текст расползается в разные стороны и выглядит очень неаккуратно. Простые манипуляции в 5 минут приведут Ваш текст в гораздо более удобный для восприятия.

1. Выбираем "Replace" (Ctrl-H). В "Find What" ставим два пробела, в "Replace With" ставим 1 пробел, нажимаем "Replace All". Повторяем "Replace All" до тех пор, пока есть что-то что заменять. Все, от лишних пробелов мы избавились.

2. Теперь с абзацами. Выбираем "Replace" (Ctrl-H). В "Find What" ставим "^p^t" - т.е. поиск конца параграфа + табуляция, заменяем на "^l^t" - т.е. на переход на другую строку + табуляция - это будут наши начала абзацев.

3. Избавляемся от всех концов абзацев заменяя все "^p" на один пробел.

4. Формируем абзацы - заменяем все "^l" на "^p".

Все, теперь текст гораздо более близок к формату MS Word и над ним можно выполнять стандартные команды форматирования.

Если вы набираете текст и используете несколько шрифтов, им можно назначить комбинации клавиш в меню СЕРВИС, НАСТРОЙКА:, КЛАВИАТУРА:, в Категории: выбираем ШРИФТЫ, находим шрифт, назначаем клавиши.

Если вам нужно добавить сноску в документ, поместите курсор там, где вы хотите ее добавить и выберите Вставка -> Ссылка -> Сноска. В диалоговом окне Сноски в группе "Положение" выберите переключатель "сноски:" и нажмите кнопку Вставить. Напечатайте свою сноску в текстовой области, которая появится внизу страницы.

Если вам нужно, чтобы Word-2000 напечатал книжку на листах формата А4 с двух сторон по две страницы формата А5 на каждой стороне листа, то выберите: Файл -> Параметры страницы -> Зеркальные поля -> ОК ; Файл -> Печать -> (Масштаб)_число страниц на листе -> 2 страницы: (Страницы)_номера -> 16,1,2,15,14,3,4,13,12,5,6,11,10,7,8,9 - для 1 блока по 16 стр. 32,17,18,31,30,19,20,29,28,31,22,27,26,23,24,25 - для 2 блока по 16 стр. и т.д.

Вся книжка будет состоять из блоков по 16 страниц, напечатанных на 4 листах А4 с двух сторон. Листы перегибаются пополам и вкладываются друг в друга по номерам страниц.

Последний блок в книжке может быть укороченным и состоять из 3, 2 или 1 листа, поэтому и номера страниц для него нужно пересчитать отдельно.

Такую книжку удобно переплести как настоящую из типографии. Более подробно об этом можно прочитать в интересной и обстоятельной статье по адресу:http://klirik.narod.ru/izdat/articles/sp.htm

Чтобы комфортнее работать в Word'e при наборе большого текста перейдите к просмотру документа Меню ВИД, ОБЫЧНЫЙ (Ctrl+Alt+N), а для просмотра документа постранично Меню ВИД, РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ (Ctrl+Alt+P).

 

Выделение текста

Стандартные способы выделения текста

Для того, чтобы выделить предложение, нужно кликнуть на любом его слове при нажатой клавише CTRL. Если требуется выделить слово, на нем достаточно два раза щелкнуть мышью. Если щелкнуть три раза, выделится текущий абзац.

Способы выделения текста, используя отступ документа

Клик левой клавишей мышки на левом отступе документа:

Одинарный - выделить строку Двойной - выделить абзац Тройной - выделить весь текст. Одинарный при нажатом Ctrl - выделить весь текст. Последнюю операцию можно проделать также с помощью клавиш CTRL+A.

Если нажать ALT и начать выделение мышкой, то будет выделяться прямоугольный фрагмент текста

Чтобы выделить весь абзац, нужно поставить курсор в начало или конец абзаца и нажать Ctrl+Shift+стрелка вверх (если курсор стоит в конце абзаца), Ctrl+Shift+стрелка вниз (если курсор стоит в начале абзаца).

Проблемой многих является выделение большого участка, ведь при достижении указателем нижнего края окна документ начинает прокручиваться быстро, и остановить его в нужном месте очень непросто. Поэтому для выделения больших участков текста используйте клавишу Shift. Если она нажата, вы легко сможете выделить любой участок.

Многократное выделение.

Как быть, если тот текст, в котором надо провести замену, разбросан по всему документу? Тут бы подошло многократное выделение. В WordXP такая возможность есть - достаточно при выделении нового фрагмента удерживать клавишу Ctrl, и имеющееся выделение сброшено не будет

Копировать и перемещать участки текста можно не только с помощью буфера обмена. В рамках небольшого участка документа эти операции можно выполнять мышкой. Для перемещения выделите нужный участок и наведите на него курсор. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, потяните курсор на то место, куда необходимо вставить текст. Когда вы отпустите кнопку мыши, текст будет перемещен. Чтобы при помощи мышки скопировать текст, необходимо выполнять те же действия при нажатой кнопке CTRL. При этом возле курсора появится значок +.

 

Горячие клавиши и комбинации клавиш

Чтобы выделить в Word'е вертикальный блок текста, надо предварительно нажать комбинацию клавиш "Ctrl"+"Shift"+"F8". Кроме того, выделить вертикальный блок можно с помощью мышки, удерживая клавишу "Alt".

В Word работая в режиме кириллицы, иногда нужны знаки которые доступны лишь в режиме латиницы напр. @, $, & чтобы не переключать режимы достаточно нажать клавишу Alt + Ctrl + нужную (или Shft+Alt+Ctrl+нужная).

Горячие клавиши

Полужирный текст - нажимаем Ctrl+B (или в русскоязычном режиме - Ctrl+И). Выключается аналогично.

Курсивный текст - Ctrl+I или Сtrl+Y (в русском - Ctrl+Ш или Ctrl+Н).

Подчёркнутый текст - Ctrl+U (в русском - Ctrl+Г)

Текст с двойным подчёркиванием - Ctrl+Shift+D (Ctrl+Shift+в)

Текст, набранный капителями (уменьшенными заглавными буквами) - Ctrl+Shift+K (Ctrl+Shift+Л) (для изменения данных атрибутов у целого слова, его вовсе не обязательно выделять целиком. Достаточно лишь, чтобы курсор находился внутри слова).

Выравнивание абзацев:

- влево - Ctrl+q (Ctrl+й);

- вправо - Ctrl+r (Ctrl+к);

- по центру - Ctrl+e (Ctrl+у)

- по формату - Ctrl+j (Ctrl+о)

- маркированный список - Ctrl+Shift+L (Ctrl+Shift+д)

Сдвиг абзаца вправо Ctrl+M (Ctrl+ь)

Увеличение отступа слева (кроме первой строки) - Ctrl+T (Ctrl+е)

Печать документа (в Word и почти во всех других программах) - Ctrl+P (ctrl+З).

Несколько полезных замечаний для тех, кто печатает вслепую и ненавидит использовать мышь:

Изменить шрифт в тексте - нажимаем Ctrl+Shift+F (Ctrl+Shift+А), при этом активизируется окно смены шрифта в панели форматирования. Печатаем название нужного шрифта в этой панели (обычно достаточно нескольких первых символов - далее Windows достраивает имя автоматичеки) и нажимаем "Ввод".

Изменить стиль шрифта или абзаца - аналогично, нажимаем Ctrl+Shift+S (Ctrl+Shift+Ы), и вводим имя шрифта, например, "Заголовок 1". После нажатия "Ввод", к абзацу применяется введённый стиль, а если стиля не существует, то он создаётся на основании форматирования абзаца, где стоит курсор.

Ввод концевой сноски. Можно, конечно, для этого лезть в меню, но это опять подразумевает использование мыши! Гораздо проще нажать Ctrl+Alt+F (Ctrl+Alt+А), и в указанном месте текста сразу появится сноска, а курсор переместится к низу страницы, где вы сможете ввести её описание.

Очень легко удалить неиспользуемые кнопки с панели, просто вытащив их с панели мышкой при нажатом Alt, точно так же при нажатом Alt можно поменять расположение кнопок не залезая в окна опций и настроек (с нажатым Alt+Ctrl - можно сделать копию кнопки). Такими же манипуляциями можно кнопки поместить в меню и разделы меню в toolbar с кнопками.

Иногда возникает проблема и нужно изменить регистр букв, для этого становимся на слове в котором нужно изменить регистр (или выделяем несколько слов) и нажимаем Shift+F3 несколько раз, в зависимости как вы хотите: Все Буквы Большие В Начале Слов, ПРОПИСНЫЕ или строчные.

 

Пасхальное яйцо

Если в Word'e зайти в меню "Справка-О программе" и удерживая Shift - Ctrl - Alt нажать левой кнопкой мыши один раз на разделительную полосу, то появится логотип MS Word, убрать который можно только нажав по нему левой кнопкой мыши

Создайте новый документ и введите там строку =rand(200,99)

Затем нажмите и удерживайте Enter в течение 2-3 секунд. Появится фраза "Съешь ещё этих мягких французских булок, да выпей чаю.", сколько раз - считайте сами :).

Еще одна игрушка в Word97, из не документированных возможностей - Pinbаll:

1.Открыть Word. Создать новый документ.

2.Напечатать слово Blue, выделить его.

3.Выбрать в меню ФОРМАТ-ШРИФТ.Задать полужирное начертание и синий цвет.

4.Поместить курсор в конец слова Blue ввести один пробел.

5.Выбрать Помощь (или у меня, например,?) - О программе и удерживая CTRL+SHIFT щелкнуть левой кнопкой мыши по значку Word в иллюстрации на левой чаcти появившегося окна.

6. Клавиши Z - для удара левой лопаткой, M - для удара правой, Esc - выход.